Was sind die größten Herausforderungen bei der Arbeit im Homeoffice? - SNIC
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Was sind die größten Herausforderungen bei der Arbeit im Homeoffice?
Ergebnis des digitalen Meetings zum Thema „Hilfreiche Tools und Tipps für`s Homeoffice (02.04.20)
Tipps zur Schaffung von „Struktur“ im Homeoffice:
Zeitplanung
Hilfreich ist ein Tagesplan, der folgende Angaben enthält:
Wann wird gearbeitet?
Wann ist Pause?
Wann geht es in den Feierabend?
Was will ich an dem Tag unbedingt erreichen?
Falls notwendig: Wer erhält wann, wieviel Bandbreite?
Raumtrennung
Es empfiehlt sich, mit der Familie bzw. den Mitbewohnern folgendes abzustimmen:
Wo wird gearbeitet?
An welchen Orten findet das gemeinschaftliche Leben statt?
Wo bzw. wann darf es laut werden?
Idealerweise wird ein geschlossener Raum als dauerhafter Arbeitsort festgelegt. Um
Einschlafprobleme zu vermeiden, sollte das Schlafzimmer (wenn möglich) nicht gleichzeitig
als Arbeitszimmer dienen.
Teamarbeit/Kommunikation
Technische Hilfsmittel können ihr Potenzial nur dann entfalten, wenn sie sinnvoll in die
Arbeitsweise der Teams integriert werden. Teams sind daher herausgefordert, grundlegende
Aspekte ihrer Zusammenarbeit vorab zu klären.
Die folgenden Empfehlungen können zur Orientierung dienen:
Daily Standup: Stimmen Sie Ihre Tagesziele mit Ihren direkten Arbeitskollegen per Telefonat
oder Videokonferenz ab. Es empfiehlt sich, den Termin auf max. 30 Minuten zu begrenzen und
ihn nach Möglichkeit zu Beginn des Arbeitstages durchzuführen.
Empfehlungen für Adhoc-Abstimmungen:
o Dringende + komplexe Aufgaben: Videokonferenz bzw. Telefonat, Protokollierung z.B.
über ein Projekt-/Taskmanagement-Tool wie Trello oder Meistertask
o Dringende + wenig komplexe Aufgaben: Chat mittels Messenger-Tool oder E-
Mailkorrespondenz, Protokollierung z.B. über ein Projekt-/Taskmanagement-Tool
Nicht dringende, komplexe Aufgaben: Notiz in Task-/Projektmanagement-Tool
Bei kritischem oder sensiblem Feedback: direktes Gespräch suchen
Für grundsätzlichen Anliegen wie Krankmeldungen, Technik-Fragen oder Anregungen zu
Tools / Workflows sollten im Team konkrete Ansprechpartner benannt werden
Erreichbarkeit
Kommunizieren Sie Ihrem Team Ihre tägliche Erreichbarkeit. Hierzu bietet es sich beispielsweise an,
einen entsprechenden Status im Chat (Messenger-Dienst) anzugeben.
Bewegung
Es gibt zahlreiche Übungen und Geräte, die in der Arbeitspause nicht nur die Muskelkraft, sondern
auch die Ausdauer, Koordination und Beweglichkeit fördern. Sei es das Springseil aus Kindertagen oder
auch mal ein Online-Fitnesskurs.
Soziale Kontakte
Auch im Homeoffice sollte der soziale Austausch nicht zu kurz kommen. Führen Sie beispielsweise eine
wöchentliche „Happy Hour“ ein, in der MitarbeiterInnen berichten können, wie sie ihren neuen
Arbeitsalltag bewältigen, wie sie mit der Umstellung persönlich zurechtkommen etc. So lässt sich die
plötzliche Veränderung des Arbeitsalltags besser bewältigen. Damit jeder zu Wort kommt, sollten die
Webkonferenzen in nicht zu großen Gruppen durchgeführt werden.
Kinderbetreuung
Falls die Kinder noch sehr klein sind, ist ein ungestörtes Arbeiten gegebenenfalls erst in den
Abendstunden möglich. Die individuelle Situation sollte mit dem/der Vorgesetzten daher vorab
besprochen werden. Zudem sollte man sich und den Familienangehörigen etwas Zeit zu geben, um
sich an die neue Situation zu gewöhnen.
Tipps für die nötige „Disziplin“ im Homeoffice:
Selbstmanagement
Bei vielen Menschen wirkt es sich stark auf die Produktivität aus, wenn sie
auch im Homeoffice an gewissen Verhaltensweisen festhalten. Dazu
zählt, sich morgens für die Arbeit fertig zu machen und nach Feierabend
über die Kleidung eine Entspannungsatmosphäre zu erzeugen.
Motivation entsteht bzw. bleibt erhalten, wenn die Ziele des Teams für
das einzelne Teammitglied nachvollziehbar und wichtig sind. Um
motiviert zu sein und zu bleiben, muss jedes Teammitglied einen subjektiv
bedeutsamen Beitrag leisten, das Selbstvertrauen besitzen, diesen
Beitrag leisten zu können, und überzeugt sein, dass auch die anderen
Teammitglieder und die einbettende Organisation (z.B. die Teamleitung)
ihren Beitrag leisten werden.
Konzentration / Fokussierung
Insbesondere beim Arbeiten im Homeoffice besteht die Gefahr Zeit beim Surfen im Netz zu vertrödeln.
Es gibt Softwarelösungen (z.B. Rescue Time, Stay Focusd etc.), mit denen Nutzer überprüfen können,
wie viel Zeit sie auf welcher Website verbringen. Entsprechende Tools ermöglichen es auch, Seiten wieFacebook oder YouTube für eine bestimmte Zeit am Tag zu blockieren.
Häufig wird im Homeoffice auch weniger darauf geachtet regelmäßige Pausen einzulegen. Daher bietet
es sich an, einen Timer am Smartphone oder Rechner als Erinnerung einzurichten.
Gesundheitsexperten empfehlen alle 90 Minuten eine Pause einzulegen.
Tipps zur technischen Ausstattung des Homeoffices („Technik“):
Hardwareausstattung
Nach § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sind
Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete
Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten und
unterliegen somit auch konkreten Regeln. Dazu gehört auch, dass der
Arbeitgeber die Arbeitnehmer mit allen Mitteln ausstatten muss, die zur
Durchführung der Arbeit benötigt werden. Zu den gängigen
Kommunikationsmitteln im Homeoffice zählen beispielsweise PC, Notebook oder Smartphone. Der
Austausch vor allem von sensiblen Daten sollte dabei grundsätzlich über ein virtuelles privates
Netzwerk (VPN) erfolgen.
Softwaretools
Es sollten in jedem Fall die vom Arbeitgeber vorgesehenen Softwarelösungen für das Arbeiten im
Homeoffice genutzt werden. Grundsätzlich sind folgende Softwaretools sinnvoll:
Tools zur Durchführung von Videokonferenzen
Um den Erfolg der Videokonferenz zu ermöglichen, sollten organisationale als auch technische
Aspekte Berücksichtigung finden:
o Festlegung einer Agenda mit Zeitblöcken
o Abstimmung eines Moderators, Protokollanten, Timekeepers
o Verwendung von Headsets / temporäre Stummschaltung des eigenen Tons zur
Vermeidung von Störgeräuschen
o Handzeichen zur Ankündigung von Redebeiträgen / Nutzung der Chatfunktion für
Rückfragen
Messenger-Tools für den Büro-Chat
Entsprechende Tools (z.B. Slack, Microsoft Teams) sind in der Lage, die Kommunikation sowohl
einzelner Teams als auch des gesamten Unternehmens zusammenzuführen und den Status
des Mitarbeiters (z.B. anwesend, Pause, Feierabend) anzuzeigen.
Projekt-/Taskmanagement-Tools
Es empfiehlt sich, Aufgaben auf digitaler Ebene über Projekt-/Task-Management-Tools zu
verwalten. Hierbei ist es beispielsweise möglich, Arbeitsabläufe in Spalten auf einer Pinnwand
zu unterteilen und den Workflow über die Bereiche „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“
nachzubilden. Bereits in der kostenlosen Basis-Version verschiedener Anbieter (z.B.
MeisterTask, Trello) können mehrere Projekte angelegt und den MitarbeiterInnen individuelle
Zugriffsrechte vergeben werden.
Hinweis: Sie finden weitere hilfreiche Links zu Podcasts, Online-Guides, Software-Empfehlungen etc.
in unserer SNIC Facebook-Gruppe „Virtuelles Arbeiten: Hilfreiche Tools und Tipps“.Linksammlung: 10 wertvolle Tipps zur Selbstorganisation und Produktivität https://harald-schirmer.de/2020/03/18/10-tipps-for-better-homeoffice/ Informeller Austausch auch im Homeoffice https://harald-schirmer.de/2020/03/28/informellen-austausch-im-homeoffice- verbessern/?fbclid=IwAR24k2ZVieN1aIX5kiHBkZoDJXCNl13hS9BpI_lXSd7g3yHTb__PQdTd6CU Führung auf Distanz https://www.haufe.de/personal/hr-management/tipp-des-tages-zur-fuehrung-auf- distanz_80_512356.html?fbclid=IwAR0a03Mf9km6EDsby5DbGLR6F6ancBBhJCZQTVbJn4- JAAWdJsXLV_cqsBk In drei Minuten Tipps, wie das Arbeiten im Homeoffice leichter fällt - für Mitarbeiter und Chefs https://www.ardaudiothek.de/impuls-wissen-aktuell/so-geht-das-arbeiten-im-homeoffice- leichter/73398346?fbclid=IwAR346NosaGGMq5I1SnZ6G4NaZGrxsZBKM-fIpgU5-rxfC3XFfhI7tWuosfw ARD-Zukunftspodcast: Wie Corona unsere Arbeitswelt verändern könnte https://www.tagesschau.de/multimedia/podcasts/mal-angenommen- 101.html?fbclid=IwAR1alaTiywP_44pzxz9DZD3LA8Zkf2lLzcA1r7ST8OMHz2tc6NJw2cRIcmo Remote Guide für agile Teams [v 1.2] https://proagile.de/remote-guide-fuer-agile- teams/?fbclid=IwAR36l6ReApZGQlu8801pCOZFWMoxRnLw8eNq7M6h7h-XIGoO-VHcsx0YB8k Die Arbeit verlassen, wenn man nicht das Haus verlässt: Tipps against Burnout https://hbr.org/2020/04/3-tips-to-avoid-wfh- burnout?fbclid=IwAR3CLjKV2QrxNvkBxv67aWMa18WdG6pm0uIpo3csXLW6Q1vzlf1lRcg5K0g Der Podcast GOOD WORK ist eine lebendige Sammlung inspirierender und erkenntnisreicher Geschichten aus unserer Arbeitswelt https://humiq.de/podcast/?fbclid=IwAR12ukX1OIcfjmicksRrYDVtEs2yRiXR6bcvhr5NwIGlK2KcB_- 76hCe9qU 8 hilfreiche Video-Tools zusammengefasst https://www.zeit.de/digital/internet/2020-04/videotelefonie-videokonferenzen-coronavirus-online- tools-zoom-skype- facebook?fbclid=IwAR3qLuj6kAffLXLBevCg5jb9bNN478bBrRjvQJFMKJPeCQRPuOY0fUmUPd0 Sammlung von Remote Working & Learning Tools aus der #CorporateLearningCommunity https://padlet.com/Jansnet/9qq3ca3f7lc1?fbclid=IwAR2UfxNqhQsPOKHaJAU68VDGTkvqUc7lw0w7T DJDwZvl3z7biDngBhHXu6U Toolsammlung von Congressa für digitales Konferieren und Arbeiten https://docs.google.com/spreadsheets/d/1retD7xTjBeVuy7KI0kptX2JRg3Hht_Gcu0iweCia2TM/edit#g id=630266813
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