WebSession "Digitaler Posteingang - mit dem richtigen Partner die Potentiale nutzen" - Tropper Data Service AG
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WebSession „Digitaler Posteingang – mit dem richtigen Partner die Potentiale nutzen“
AGENDA
Unternehmensvorstellung Bodo Boer
Der digitale Posteingang Gerin Mönning, Bodo Boer
Digitalisierung Posteingang
Dennis Winkler, Creditplus Bank
Teilprojekt zur Automatisierung
Ausblick, Fragen Bodo Boer
50 JAHRE ERFAHRUNGEN IM DOKUMENTEN-MANAGEMENT
Gründung Hauptsitz
Neuenhagen
1966 Leverkusen
Ratingen
Dresden
Leverkusen
Mitarbeiter Standorte
350 5 München
KERNKOMPETENZEN - DIGITALE DIENSTLEISTUNGEN
IT-Services
Verarbeitungsprozess
Technologie
Schnittstellen
ECM Plattform enaio
Stammdaten
KI-basierte OCR
SmartFix/SmartInvoice
TDS WebArchiv Prozesse digitalisieren
Posteingang
Akten digitalisieren Rechnungseingang
Personalakten
Sachbearbeitung/Dispatching
Kreditakten
Bauakten etc.
AKTUELLE UND
GRUNDSÄTZLICHE
HERAUSFORDERUNGEN
https://twitter.com/itssusannewoelk/status/1244567833763340293/photo/1
4 TRENDS Corona New Work Outsourcing Digitalisierung
CORONA Anteil der im Homeoffice arbeitenden
Beschäftigten in Deutschland vor und während
der Corona-Pandemie 2020 und 2021
» Mitarbeiter im Home Office
» Kein Zugriff auf Papierakten, 27%
Posteingang, Rechnungen etc. 24%
» Wie kommt die zu bearbeitende 16%
17%
Post zeitnah ins Home Office? 14%
» Kunden, Mitarbeiter etc. warten
4%
ungern auf Antworten.
Vor der April 2020 Juni 2020 November Dezember Januar 2021
Corona-Krise (erster 2020 2020
Lockdown) (Lockdown
light)
Quelle:
Hans-Böckler-Stiftung
© Statista 2021NEW WORK
» Generell, nicht nur Home Office
» Räumliche Unabhängigkeit
» Zeitliche Flexibilität
» Co-Laboration
» Wandel der UnternehmenskulturDIGITALISIERUNG
Rückgang des
Effizienz durch digitale Prozesse
Papieraufkommens
Und: unterschiedliche Aber: viele Eingangskanäle mit
Zuständigkeiten und Zielsysteme unterschiedlichen
(Microsystems) müssen beliefert Datenformaten und
werden unklassifizierten InformationenOUTSOURCING
Quelle: https://press.siemens.com/global/de/pressemitteilung/siemens-etabliert-mobiles-arbeiten-als-kernelement- der-neuen-normalitaet
WAS GENAU
HEIßT EIGENTLICH
DIGITALER
POSTEINGANG?FRÜHES VS. SPÄTES SCANNEN
Arbeitsverteilung
Digitaler Prozess von kein Medienbruch Zugriff auf digitale
Anfang an. Einfache Umsetzung Dokumente
Stellvertretung
AutomatisierungOUTSOURCING POSTSTELLE Outsourcing der kompletten Poststelle • Raum, Mitarbeiter, Maschinen • alle Eingangskanäle • Botengänge, Kurierfahrten, Paket- und Warenausgabe einschl. Versand Teilaspekte davon • Scanstelle: Kunde behält Know-how • Dienstleister unterstützt bei Spitzen • Dienstleister übernimmt nur bestimmte Eingangskanäle
SPEZIALTHEMEN - VIEL MEHR ALS NUR BRIEFE SCANNEN …
Nachgelagerte
Indizierung von Belegen
Sachbearbeitung/DispatchingSPEZIALTHEMEN - VIEL MEHR ALS NUR BRIEFE SCANNEN …
✓TROPPER erhält Belege digital (App)
✓Prüfung und Buchung der Belege (Kostenart, MwSt.-Satz etc.)
✓Entlastung der Reisenden
✓tagesaktuelle Bearbeitung
✓hoher Automatisierungsgrad durch Barcodes, eindeutige
Formularnummern etc.
✓Entlastung der Fachabteilungen
✓TROPPER übernimmt neutral Funktion als Schnittstelle
✓Full Service (Versand, Digitalisierung, Hotline, Auswertung, Aufbereitung)
✓Papier und OnlineDIGITALISIERUNG POSTEINGANG TEILPROJEKT ZUR AUTOMATISIERUNG Mai 2021 Dennis Winkler
1. Vorstellung Creditplus Bank AG
Stand 2019
Creditplus Bank im Konzernverbund
51 MILLION
CUSTOMERS
142,000
EMPLOYEES
Stand 2020
!
▪ Mehr als 550.000 Kunden
▪ Mehr als 10 Mio. Kunden
▪ 721 Mitarbeiter
▪ € 90 Mrd.
Forderungsbestände ▪ € 4,6 Mrd. Forderungsbestände
▪ 9.540 Mitarbeiter ▪ 19 Filialen
▪ Vertreten in 19 Ländern ▪ Mehr als 20.000
Geschäftspartner
A1 A A+
21 © 2021 Creditplus Bank AGVision der CreditPlus mit Hilfe digitalen Posteingang
Wir möchten
eine schnellere Auszahlung,
Subline hinzufügen
eine Kosteneffizienzsteigerung und eine
(Teil-) Automatisierung des Auszahlungsprozesses
durch
Digitalisierung des Posteingangs,
(systemische) Workflowsteuerung und
kontinuierliche Prozessverbesserungen.
22 © 2021 Creditplus Bank AGZitate aus Gesprächen mit Kollegen aus Vorstudie
„Mein größter
„Gut, dass sich „Ein Kreditvertrag
Wunsch wäre,
endlich jemand wird 3-4 Mal in die
weg vom Papier“
darum Hand genommen“
kümmert!“
„Das müsste doch
auch automatisch
„Das Verscannen gehen“
dauert manchmal
3-4 Wochen“
„Es wäre toll, wenn
Nachläufer automatisch
zusortiert würden“
„Mir fehlt die
Transparenz ...“ „Das künftige
System soll flexibel
sein – nicht starr“
23 © 2021 Creditplus Bank AGWarum tun wir das?
(Teil-)Automatische
Auszahlung aller
Verträge bis Mitte Weniger
Digital und 2021 Schnittstellen
medienbruchfrei
Standardisierung und
Vereinheitlichung
Automatische soweit sinnvoll möglich
Dokumentation
aller Vorgänge Auszahlung 2.0
Taggleiche Auszahlung
(wenn alle Auflagen erfüllt)
Erhöhung der
(Prozess-) Erhöhung der Flexibilität
Transparenz bei Änderungen von
außen (Regulatorik)
24 © 2021 Creditplus Bank AGAuszahlungsprozess IST-Prozess
Posteingang
Filialen
Papierpost
manuelle manuelle teil-
Vorprüfung/ Auflagen- automatisierte nachträgliche nachträgliche
Stuttgart Verteilung prüfung Einbuchung Verscannung Archivierung
E-Mail/Fax
Offenbach
elektronische
Dokumente Laufwerk
25 © 2021 Creditplus Bank AGAuszahlungsprozess SOLL-Prozess
Posteingang
Filialen
Papierpost
automatisierte manuelle und/oder
Scan- sofortige sofortige Vorprüfung/ automatisierte automatisierte
Dienstleister Verscannung Archivierung Verteilung Auflagenprüfung Einbuchung
E-Mail
elektronische
Dokumente
26 © 2021 Creditplus Bank AGWesentliche Änderungen
• Papierdokumente und E-Mails gehen direkt beim
Scan-Dienstleister ein und werden taggleich digitalisiert.
• Die sichere Archivierung – auch von elektronisch eingegangenen Dokumenten –
erfolgt so früh wie möglich automatisch.
• Ein System zur Vorgangssteuerung stellt die automatische Verteilung, Weiterleitung,
Wiedervorlage und Dokumentation sicher
• Digital signierte Anträge können sofort bearbeitet werden
• Kreditverträge und Auflagen werden möglichst automatisiert geprüft und im Idealfall
automatisch ausgezahlt
• Manuelle Auflagenprüfungen erfolgen bei Bedarf am Bildschirm – alle notwendigen
Informationen stehen ohne Suchen zur Verfügung
• Ortsunabhängige Bearbeitung (Corona)
27 © 2021 Creditplus Bank AGFeedback neue Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter verweisen auf moderne und effiziente Prozesse und Systemlandschaften
Bei meinem alten AG mussten alle
Auch die gut umgesetzte Möglichkeit Kredite papierhaft eingereicht werden. Bei
im Homeoffice zu arbeiten, galt bei der Credit Plus ist alles in digitaler Form
meinem vorigen Arbeitgeber eher als vorhanden, somit spart man sich unnötig
Privileg.“ Aufwand und schont die Umwelt.“
Die Optimierungen für die Auszahlung sparen viel
.
Zeit und machen die Arbeit erheblich einfacher. Bei
Die Prozesse und Systemlandschaft halte
der CP benötige ich außerdem weitaus weniger
ich für effizient und gut strukturiert, anders
Programme um meine Arbeit erledigen zu können.
als bei meinem Vorarbeitgeber“
© 2021 Creditplus Bank AGVIELEN DANK! 29 © 2021 Creditplus Bank AG
POSTEINGANGSPROZESS
POSTEINGANGSVERARBEITUNG BERATUNG & KONZEPTION
WORAUF IST ZU ACHTEN?
Posteingang und Wer erstellt die
nachgelagerte Prozesse Dokumente?
✓ Erwartungshaltung der ✓ Extern vs. eigene Formulare
Kunden ✓ Einschreiben, gesiegelte
✓ Zeitkritisch, SLAs Dokumente, Pläne, Gerichts-
schreiben
✓ Inhouse, Postfach, Logistik
✓ Eingangsrechnungen vs.
✓ Dokumentenarten Handschrift
Mengenschwankungen Datenschutz/
im Zeitverlauf IT-Sicherheit
✓ Sommerloch, ✓ Negativlisten
Jahresendgeschäft ✓ AVV
✓ einmalige Aktionen ✓ Branchenspezifische
Regelungen?
✓ Verfügbarkeit der
DienstleistungenVORTEILE DIGITALISIERUNG POSTEINGANG
Planbares Dienstleister passt Schwankungen,
Budget sich ändernden SLAs, Qualität
Anforderungen an
Fokussierung Beratung Optimierung
KerngeschäftAUSZUG AUS UNSEREN REFERENZEN
Berliner
Ascensia Diabetes
Aldi Bayer AG Verkehrsbetriebe Berlinovo CreditPlus Bank
Care
(BVG)
Mediengruppe
Degewo Dresden IT Eurowings Gothaer Landesbank Berlin
RTL
Rheinische Santander
Sparkasse Leipzig SWR TÜV-Süd AG Vodafone GmbH
Versorgungskasse Consumer BankALLES SPRICHT FÜR EIN GEMEINSAMES PROJEKT
Branchenspezifische Verlässliche Persönliches
Erfahrung Integrität Engagement
Internationale Individueller Erfolgsorientierte
Standards Workflow PartnerschaftVielen Dank
Fragen
fürund
IhreFeedback.
Aufmerksamkeit!IHR ANSPRECHPARTNER
Gerin Mönning Bodo Boer
Key Account Manager Direktor Vertrieb
TROPPER DATA SERVICE AG
Marie-Curie-Str. 6 tel 0214 / 40 49 255
51377 Leverkusen mail vertrieb@tropper.deSie können auch lesen
