ZERTIFIZIERUNGS-VERFAHREN - COSMOS
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TS004(GC)v06de
TS004(COS)v02de – v. 26/02/2015
ZERTIFIZIERUNGS-
VERFAHREN
COSMOS
Ziel des vorliegenden Dokuments ist es, die wichtigsten Schritte des Zertifizierungsverfahrens zu
beschreiben. Dieses Dokument ist Teil Ihres Zertifizierungsvertrages.
Der geltende Standard ist auf http://www.ecocert.com/en/organic-cosmetics-and-wellness oder
http://www.cosmos-standard.org/ verfügbar oder wird auf Anforderung zugesendet.
Dieses Dokument wurde vollständig überarbeitet, Modifikationen werden nicht angezeigt.
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Präambel
Ecocert Greenlife ist eine Tochtergesellschaft der Ecocert-Gruppe, die 2009 gegründet
wurde. Sie befasst sich mit der Kontrolle und Zertifizierung von Non-Food-Produkten
(Kosmetik, Wasch- und Reinigungsmittel, Farben, Raumdüfte, Textilien, etc.).
Sie haben die Zertifizierung nach dem COSMOS Standard beantragt. Mit diesem
Dokument erläutert Ihnen Ecocert Greenlife die unterschiedlichen Schritte für die
Zertifizierung Ihrer Produkte gemäß den Anforderungen des Programms.
Zertifizierung durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle ermöglicht es Ihnen, die
Konformität Ihrer Produkte mit den Zertifizierungsanforderungen zu bestätigen.
Zertifizierung ist ein freiwilliger Prozess. Jedes Unternehmen ist für die Erfüllung dieser
Anforderungen verantwortlich. Dieses Dokument ersetzt nicht die geltende Verordnung
und wir erinnern daran, dass eine Zertifizierung durch Ecocert Greenlife keine Zertifizierung
der Konformität mit der Verordnung ist.
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INHALTSVERZEICHNIS
I. Definitionen ....................................................................................................... 5
II. Geltendes Programm ......................................................................................... 5
III. Zugang zur Zertifizierung .............................................................................. 5
Anwendungsbereich unserer Dienstleistung: In welchem Fall sollte ich eine
Zertifizierung beantragen? ................................................................................... 5
Restriktionen ............................................................................................... 6
IV. Die Schritte des Zertifizierungsverfahrens ....................................................... 6
A. Ihr Zertifizierungsantrag ............................................................................... 6
1. Zusammensetzung Ihres Zertifizierungsantragdossiers .................................. 6
2. Nichtdurchführbarkeit eines Antrages........................................................... 7
B. Vertragliche Verpflichtung ............................................................................. 7
1. Erstellung Ihres Kostenvoranschlags ............................................................ 7
3. Formalisierung Ihrer Verpflichtung............................................................... 8
Erst-Evaluierung .......................................................................................... 8
1. Dokumentarische Evaluierung und Vorbereitung der Vor-Ort-Kontrolle ............. 8
2. Vor-Ort-Kontrolle ...................................................................................... 8
3. Zusammenfassung Ihrer Kontrolle ............................................................... 9
4. Evaluierung der umgesetzten Korrekturmaßnahmen ...................................... 9
Abweichungen und Korrekturplan ................................................................... 9
1. “Kleine” Abweichungen .............................................................................10
2. “Große” Abweichungen..............................................................................10
3. Korrekturplan ..........................................................................................10
Überprüfung der Evaluierungsergebnisse und Zertifizierungsentscheidung ..........10
Zertifizierungsdokumente .............................................................................11
Überwachung und Weiterführung der Zertifizierungsverfahrens .........................11
1. Regemäßige Überwachung ........................................................................11
2. Durchführung des Kontrollplans vor-Ort ......................................................12
3. Überwachungs-Evaluierungen ....................................................................13
1. Übersicht: Schritte des Zertifizierungsverfahrens..........................................14
Erneuerung der Zertifizierung .......................................................................15
1. Fortsetzung der Zertifizierung unter Bedingungen ........................................15
2. Aussetzung der Zertifizierung oder zurückgestellte Zertifizierung ...................15
3. Minderung des Anwendungsbereiches der Zertifizierung ................................15
4. Entzug der Zertifizierung ...........................................................................15
Anerkennung von anderen Zertifizierungsstellen .............................................16
Änderungen betreffend der Zertifizierung .......................................................16
1. Änderungen im Zertifizierungssystem (neue oder geänderte Anforderungen) ...16
2. Änderungen des Geltungsbereiches Ihrer Zertifizierung .................................17
3. Aufschub Ihrer Zertifizierung .....................................................................17
Beendigung der Zertifizierung .......................................................................17
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1. Ende der Vertragslaufzeit und die Auswirkungen auf Ihre Zertifizierung...........17
2. Spezifischer Fall einer Kontrolle des Lagerbestands und Lagerabverkaufs ........18
V. Beschwerden und Einsprüche ........................................................................18
Beschwerden ..............................................................................................18
Einsprüche .................................................................................................19
Ihre Verpflichtung gegenüber Forderungen von Dritten ....................................19
VI. Verwendung von Verweisen auf die COSMOS Zertifizierung, auf Ecocert und auf die
mit dem Markenzeichen (Ecocert und andere) verbundene Dienstleistung....................19
Anhang I: Definitionen ..........................................................................................21
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I. Definitionen
Anhang I erläutert die Begriffe, die in diesem Dokument verwendet werden.
II. Geltendes Programm
Der COSMOS Standard wurde auf europäischer Ebene durch BDIH, Cosmebio, Ecocert,
ICEA und Soil Association, die Gründungsmitglieder des COSMOS-standard AISBL (eine
internationale gemeinnützige Vereinigung mit Sitz in Belgien) sind, entwickelt, um
einheitliche Anforderungen und Begriffsbestimmungen für die Bio- und Naturkosmetik zu
definieren. Es ist ein privates Programm.
Ecocert Greenlife ist für die Zertifizierung nach diesem Programm akkreditiert und bietet
diese Dienstleistung in Frankreich und im Ausland durch seine Tochtergesellschaften an.
Dokumente des COSMOS Programms sind folgende:
- der geltende COSMOS Standard, inklusive der “Technical Guide”, der “Labelling
Guide” und der “Control Manual”,
- das gegenwärtige Zertifizierungsverfahren,
- die Kennzeichnungsregelungen
- die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs)
Alle diese Dokumente sind frei auf unserer Webseite erhältlich
http://www.ecocert.com/en/organic-cosmetics-and-wellness oder http://www.cosmos-
standard.org/ oder werden auf Anforderung zugesendet.
III. Zugang zur Zertifizierung
Anwendungsbereich unserer Dienstleistung: In welchem Fall sollte
ich eine Zertifizierung beantragen?
Antrag nicht
Bezugsberechtigte Antrag obligatorisch
obligatorisch
Sie sind nur Vertreiber: Sie
verkaufen Produkte anderer
Marken und Sie sind nicht
Sie sind Markeninhaber verantwortlich für das
Vertreiber/
oder verantwortlich für das Inverkehrbringen
Markeninhaber Inverkehrbringen Sie sind bereits bei einer
anderen Zertifizierungsstelle
verpflichtet, die Mitglied bei
COSMOS ist.
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Sie stellen Produkte für
einen einzigen
Sie sind verantwortlich für Markeninhaber her (welcher
das Inverkehrbringen der unter das
Produkte, die Sie Zertifizierungsverfahren
Hersteller/ herstellen fällt).
Subunternehmer und/oder Sie sind bereits bei einer
(Rohmaterialien oder anderen Zertifizierungsstelle
Fertigprodukte) Sie arbeiten für zwei oder verpflichtet, die Mitglied bei
mehrere Markeninhaber, COSMOS ist.
die bereits bei Ecocert
verpflichtet sind Allerdings muss die
Evaluierung dieser Aktivität
umgesetzt werden.
Lohnunternehmer müssen sich nicht verpflichten.
Lohnunternehmen Allerdings muss die Evaluierung dieser Aktivität
umgesetzt werden
Komplexe Spezialfälle
(Unternehmensgruppen, Bitte kontaktieren Sie ECOCERT für weitere
Super- und Informationen zur Verpflichtungserklärung
Hypermärkte, …)
Restriktionen
Ecocert Greenlife kann einen Antrag auf Zertifizierung verweigern, wenn grundlegende
oder bekannte Gründe, wie illegale Aktivitäten oder wiederholte Nicht-Konformitäten von
Zertifizierungsanforderungen, unangemessenes Verhalten, ausstehende Zahlungen, etc.,
vorliegen.
IV. Die Schritte des Zertifizierungsverfahrens
Die Dienstleistung basiert auf einem jährlichen Zyklus. Sie führt, wenn die
Zertifizierungsanforderungen erfüllt werden, zur Erteilung bzw. Erneuerung eines
Zertifikates, welches Sie ermächtigt, Produkte mit einem Verweis auf die COSMOS
Zertifizierung und/oder Ecocert und/oder Ecocert Greenlife in den Verkehr zu bringen.
Die Schritte des Zertifizierungsverfahrens sind folgende (und werden folgend erläutert):
Antrag Erst-Evaluierung Überprüfung
vertragliche Ihrer Aktivitäten Ihrer Akte und Überwachung
/Überprüfung Verpflichtung (dokumentarisch Zertifizierungs- Ihrer Aktivitäten
des Antrags und Vor-Ort) entscheidung
A. Ihr Zertifizierungsantrag
1. Zusammensetzung Ihres Zertifizierungsantragdossiers
Um Ihnen alle notwendigen Dokumente für das Zertifizierungsverfahren zur Verfügung zu
stellen, senden wir Ihnen die folgenden Unterlagen:
- die aktuelle Version des Standards
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- einen Vorerhebungs-Fragebogen und zugehörige Antragsformulare
- das Zertifizierungsverfahren (dieses Dokument)
- die Gebührentabelle
Wir bitten Sie, uns die Fragebögen/Antragsformulare komplett ausgefüllt zurück zu
senden, um die notwendigen Informationen für die Antragsprüfung zu erhalten.
Der Antrag wird auf Durchführbarkeit und zur Einordnung Ihres Projektes geprüft. Ziel ist:
- sicherzustellen, dass Sie über alle Anforderungen des Standards informiert sind
- zu gewährleisten, dass alle in den Formularen notwendigen Angaben erfolgt sind
- die Durchführbarkeit der Zertifizierung Ihrer Produkte anhand Ihrer Daten zu
überprüfen.
2. Nichtdurchführbarkeit eines Antrages
Eine Zertifizierung kann in folgenden Fällen nicht durchgeführt werden:
- Nichtübereinstimmung mit den allgemein geltenden Regelungen für Kosmetika
- Interessenskonflikt, welcher die Unparteilichkeit unserer Entscheidungen in Frage
stellt
- Geografische Lage, die es uns nicht ermöglicht, die Zertifizierung technisch
durchzuführen oder ein Risiko für die Beteiligten bedeutet,
- Mangel an qualifizierten Personal, das die spezifischen Anforderungen Ihrer Anfrage
erfüllen kann,
- Vertragskündigung nach einer Sanktion durch Ecocert vor weniger als 3 Jahren
- Entzug des Zertifikates durch eine andere Zertifizierungsstelle nach dem COSMOS
Standard
B. Vertragliche Verpflichtung
1. Erstellung Ihres Kostenvoranschlags
Der Zertifizierungsdienst für die Kosmetik erstellt auf Grundlage Ihres Antrages einen
individuellen jährlichen Kostenvoranschlag, unter Berücksichtigung Ihrer spezifischen
Aktivität (Hersteller, Subunternehmer, Markeninhaber, Lohnunternehmer, usw.). Dieser
Kostenvoranschlag listet detailliert die Kosten für die dokumentarische Evaluierung, vor-
Ort-Kontrollen, Überprüfung des Kontrollberichtes und Zertifizierungsentscheidung auf.
Kosten für Kontrollen, Probenahmen oder Analysen, die im Evaluierungsplan nicht
vorgesehen sind, sind entsprechend im ersten Kostenvoranschlag nicht enthalten.
Sie erhalten diesen Kostenvoranschlag zusammen mit den Allgemeinen
Geschäftsbedingungen und Tarifen innerhalb von 15 Tagen. In komplizierten Fällen ist
möglicherweise etwas mehr Zeit erforderlich.
2. Welche Dokumente gehören zu Ihrem Vertrag?
Der Zertifizierungsvertrag besteht aus den aktuellen Versionen der folgenden Dokumente:
- die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
- dieses Zertifizierungsverfahren
- der COSMOS Standard, inklusive der “Technical Guide”, der “Labelling Guide” und
der “Control Manual”,
- die Kennzeichnungsregelungen für die Zertifizierung
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- der Kostenvoranschlag
3. Formalisierung Ihrer Verpflichtung
Mit Rücksendung des unterschriebenen Kostenvoranschlages gilt der Vertrag als
geschlossen.
Mit der Unterzeichnung des Kostenvoranschlages stimmen Sie den Allgemeinen
Geschäftsbedingungen einschließlich der Einhaltung der Anforderungen des Standards zu.
Erst-Evaluierung
Während der ersten Kontrolle werden die Aktivitäten im Rahmen der Zertifizierung geprüft,
um die Übereinstimmung mit den Anforderungen des Standards sicherzustellen.
1. Dokumentarische Evaluierung und Vorbereitung der Vor-Ort-
Kontrolle
Ihr Dossier wird einem Zertifizierungsbeauftragten zugeordnet, der Ihr erster
Ansprechpartner für alle Angelegenheiten wird. Er sendet Ihnen die nötigen Formulare für
die Vorbereitung Ihres Erst-Audits und die spezifischen Unterlagen für Ihre Aktivität zu.
Diese Dokumente werden von Ihrem Zertifizierungsbeauftragten geprüft und zur
Vertiefung unserer Kenntnisse über Ihre Aktivität und Sammlung aller notwendigen
Informationen für die Vor-Ort-Kontrolle verwendet.
Inhaltsstoffe, Rezepturen, Etiketten, Verpackungen, Reinigungsprodukte und
Kommunikationsmittel, welche auf Ecocert/Ecocert Greenlife oder COSMOS verweisen,
müssen ECOCERT Greenlife vor jeder Verwendung zur Genehmigung vorgelegt werden.
Sobald Ihr Antrag bearbeitet wurde, wird das Zulassungsaudit angewiesen.
Der zuständige Kontrolleur plant mit Ihnen den Kontrolltermin. Ungefähr 10 Tage vor der
Kontrolle erhalten Sie einen Kontrollvorbereitungsplan zum Ablauf der Kontrolle und für
die Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen.
Der Kontrollplan und die notwendigen Dokumente werden gemäß der ECOCERT Verfahren
im Hinblick auf Ihre Position und der von Anderen im Prozess der Entwicklung (Herstellung
oder Vertrieb von Produkten), festgelegt.
Um die Kontrolle vorzubereiten, können Sie diesen Leitfaden zu Rate ziehen.
2. Vor-Ort-Kontrolle
Vor-Ort-Kontrollen werden durchgeführt, um die Konformität der Produkte mit den
Anforderungen des Standards zu überprüfen. Sie werden an allen im Prozess der
Zertifizierung der Produkte involvierten Standorten vorgenommen: Herstellung,
Verpackung, etc.
ECOCERT Greenlife führt die Audits nach einem je nach Ihrer Aktivität festgelegten
Kontrollplan durch (s. G.2).
Folgende Schritte werden bei der Kontrolle durchgeführt:
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- Eröffnungsbesprechung: Der Kontrolleur erklärt die Ziele und die verschiedenen zu
überprüfenden Punkte, bestätigt den Anwendungsbereich der Kontrolle und den
Kontrollplan,
- Dokumentarische Evaluierung,
- Betriebsbesichtigung und Befragung von Mitarbeitern,
- Abschlussbesprechung: Der Kontrolleur gibt eine Zusammenfassung der Vor-Ort-
Kontrolle.
Im Falle einer Analyse wird jedwede Probenahme in Beisein eines Repräsentanten Ihres
Unternehmens durchgeführt, der die entsprechenden Dokumente unterschreibt. Ecocert
Greenlife bestimmt die Art der Analyse und das Labor, welches diese durchführt.
Falls notwendig, kann Ecocert Greenlife entscheiden, eine Probe in Ihren Räumlichkeiten
zu belassen. Diese Probe sollte nur im Falle einer Gegenanalyse verwendet werden. In
diesem Fall, können Sie, ein Vertreter von Ecocert Greenlife oder ein Gerichtsvollzieher die
Probe zu einem von Ecocert Greenlife beauftragten Drittlabor, gemäß den Anweisungen
von Ecocert Greenlife, senden. Die Abrechnung erfolgt analog Ihrem jährlichen
Kostenvoranschlag oder zu den realen Kosten.
3. Zusammenfassung Ihrer Kontrolle
Während der Kontrolle können Abweichungen zu den Anforderungen des Standards
festgestellt werden. Diese Abweichungen erfordern sogenannte Korrekturmaßnahmen von
Ihnen, um die Konformität zu erreichen.
Sie erhalten am Ende der Kontrolle detaillierte Informationen zu den Abweichungen und
zu den zusätzlich notwendigen Evaluierungsaufgaben, die zur Überprüfung der erfolgten
Korrekturmaßnahmen erforderlich sind.
4. Evaluierung der umgesetzten Korrekturmaßnahmen
Um Ihr Interesse an einer Fortsetzung der Zertifizierung zum Ausdruck zu bringen, müssen
die erforderlichen Korrekturmaßnahmen für jede Abweichung innerhalb der vorgegebenen
Zeit erfolgen. Die vorgeschlagenen Maßnahmen müssen sachbezogen und umfassend sein,
um den Zertifizierungsprozess fortsetzen zu können. Ansonsten werden wir Sie bitten,
andere Maßnahmen vorzuschlagen.
Abhängig von den zusätzlich notwendigen Evaluierungen, die Ecocert Greenlife zur
Überprüfung der umgesetzten Korrekturmaßnahmen erbringen muss, können folgende
Maßnahmen notwendig sein:
- eine neue Vor-Ort-Kontrolle
- weitere Probenahmen und Analysen,
- zusätzliche dokumentarische Evaluierungen
Abweichungen und Korrekturplan
Während der Kontrolle können Abweichungen zu den Anforderungen des Standards
festgestellt werden. Diese werden in 2 Kategorien klassifiziert:
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1. “Kleine” Abweichungen
Eine kleine Abweichung ist eine Abweichung, die die Eigenschaften des zu zertifizierenden
Produktes nicht verändert. Das bedeutet, dass sie nicht die Konformität des zu
zertifizierenden Produktes in Bezug auf die Prinzipien des Standards und dessen
wichtigsten Anforderungen verändert (s. Vorwort des Standards) und nicht irreführend für
den Verbraucher ist.
2. “Große” Abweichungen
Eine große Abweichung ist eine Abweichung, die die Eigenschaften des zu zertifizierenden
Produktes verändert oder ändern wird. Das bedeutet, dass sie die Konformität des zu
zertifizierenden Produktes in Bezug auf die Prinzipien des Standards und dessen
wichtigsten Anforderungen verändert und/oder als irreführend für den Verbraucher
betrachtet werden kann.
3. Korrekturplan
Die Korrekturpläne listen die möglichen Abweichungen auf und klassifizieren diese nach
ihrem Schweregrad (“große” oder “kleine” Abweichungen). Sie identifizieren auch für jede
Abweichung die Auswirkung auf die Zertifizierung. Die notwendig zu ergreifenden
Maßnahmen und die Antragsmodalitäten werden ebenso aufgeführt. Die Konsequenz für
die Zertifizierung wird je nach Art und Schwere der Abweichung sowie dessen Vorkommen
und Betrugsrisiko definiert.
Geeignete Maßnahmen können sein: (s. Punkt H für weitere Details)
- Fortsetzung der Zertifizierung unter Bedingungen
- Minderung des Anwendungsbereiches der Zertifizierung
- Aussetzung der Zertifizierung
- Widerruf der Zertifizierung
Überprüfung der Evaluierungsergebnisse und
Zertifizierungsentscheidung
Der Kontrollbericht und Ihre vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen werden dem
zuständigen Zertifizierungsbeauftragten weitergeleitet, welcher die Vollständigkeit des
gesendeten Berichtes überprüft. Sie erhalten dann die Zertifizierungsentscheidung mit den
Analysenergebnissen (falls zutreffend), die auf Grundlage des von Ecocert Greenlife
festgelegten Korrekturplanes, dem Kontrollbericht und weiterer relevanter Dokumente
erstellt wird.
Der Zertifizierungsbeauftragte identifiziert Abweichungen als behoben auf Basis der
gesammelten Nachweise (in Dokumenten oder durch Vor-Ort Beobachtungen, wenn
zutreffend) und die Einhaltung des Korrekturplans.
Im Falle einer positiven Zertifizierungsentscheidung, sendet Ihnen Ihr
Zertifizierungsbeauftragter die Zertifizierungsdokumente.
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Im Falle einer negativen Zertifizierungsentscheidung, informiert Sie Ihr
Zertifizierungsbeauftragter schriftlich unter Angabe der Gründe. In diesem Fall können Sie
eine neue Zertifizierung beantragen, beginnend mit Punkt A.
Falls notwendig, wird Ihr Zertifizierungsbeauftragter die Abweichungen den
Zertifizierungsmanagern vorlegen, um deren Meinung einzuholen. Während dieser Zeit
wird die Zertifizierungsentscheidung ausgesetzt.
Wenn der Verdacht besteht, dass Sie Produkte vermarkten oder planen zu vermarkten, die
nicht konform zu dem Standard sind, aber eine Verweis auf die Zertifizierung geben, kann
Ecocert Greenlife die Aussetzung der Zertifizierung der betreffenden Produkte verlangen.
Vor einer solchen Zertifizierungsentscheidung werden Sie informiert und gebeten, eine
eigene Stellungnahme abzugeben.
Zertifizierungsdokumente
Zertifizierungsdokumente können nur nach oder gleichzeitig mit folgenden Punkten
ausgestellt werden:
- die Entscheidung vorliegt, die garantiert, dass die Zertifizierung erfolgt ist,
- die Zertifizierungsanforderungen erfüllt wurden.
Diese Zertifizierungsdokumente (Zertifikat, Bescheinigungen für Sub-, Lohnunternehmen)
vermitteln oder erlauben die Identifikation der folgende Punkte:
- Name und Adresse von Ecocert Greenlife
- Datum der Zertifizierung
- Ihr Name und Adresse
- Laufzeit der Zertifizierung
- Liste der zertifizierten Produkte (COSMOS NATURAL oder NATURAL ORGANIC) / Ihre
kontrollierten Verfahren
Kosten die entstehen, wenn in Erwartung einer noch nicht erfolgten Zertifizierung z.B.
Etiketten gedruckt oder Produkte hergestellt werden, fallen in Ihre Verantwortung und
können nicht an Ecocert Greenlife weiterberechnet werden.
Nur der Zertifikatsinhaber darf einen Verweis auf die Zertifizierung seiner Produkte geben.
Überwachung und Weiterführung der Zertifizierungsverfahrens
1. Regemäßige Überwachung
Die Zertifizierung wird automatisch jährlich erneuert, wenn Sie Ecocert Greenlife nicht über
die Kündigung des Zertifizierungsvertrages unter den Bedingungen der aktuellen
Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Kenntnis setzen.
Auf der Basis der von Ihnen zur Verfügung gestellten und/oder von uns während der
Kontrolle oder anderer Untersuchungen erhaltenen Informationen, aktualisiert Ecocert
Greenlife Ihre jährliche Zertifizierungsgebühr.
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Während des Überwachungszeitraumes wird der Kontrollplan durchgeführt. Dieser
beinhaltet:
- Überwachungskontrolle(n) Vor-Ort (die festgelegten Korrekturmaßnahmen zur
Behebung vorheriger Abweichungen werden überprüft)
- Dokumentarische Überprüfungen, wenn Änderungen bei Dokumenten, die während
des Erst-Evaluierung geprüft wurden, erfolgt sind oder im Falle von neu zu
zertifizierenden Produkten
- jährlicher Analyseplan (falls relevant)
2. Durchführung des Kontrollplans vor-Ort
Der Kontrollplan definiert den Typ und die Häufigkeit der erforderlichen Kontrollen gemäß
Ihrer Aktivität und einigen weiteren Kriterien.
Vertriebseinheiten werden einmal jährlich kontrolliert, da sie keine Produktionsschritte
durchführen.
Einheiten, die Produktionsschritte durchführen (ausgenommen Lohnunternehmen) werden
im ersten Jahr zweimal und danach ein bis zweimal jährlich kontrolliert. Die Anzahl der
Kontrollen hängt von der Risikoanalyse für die betreffende Einheit ab.
Jedesr Zertifizierungsantrag eines Hersteller/Subunternehmens wird geprüft, um die
verbundenen Risiken abzuschätzen und damit die Anzahl der Kontrollen pro Jahr und die
Gesamtkontrollzeit festzulegen.
Folgende Kriterien werden dabei berücksichtigt:
- Geschäftstyp (Rohstoff-Hersteller, Make-up Hersteller, etc.)
- Anzahl der zu zertifizierenden Produkte
- Anzahl der verwendeten Inhaltsstoffe
- Schwere der festgestellten Abweichungen im Vorjahr
- Vorhandenes Qualitätsverfahren in Ihrem Unternehmen
Unternehmenstyp Zulassungsaudit Erneuerungsaudit
Markeninhaber/Vertreiber 1 Kontrolle/Jahr 1 Kontrolle/Jahr
Hersteller/Subunternehmen 2 Kontrollen/Jahr 1 oder 2 Kontrollen/Jahr
abhängig von der
Risikoanalyse
Lohnunternehmen 1 Kontrolle/Jahr 1 Kontrolle/Jahr
Dieser Kontrollplan gilt für alle Unternehmen, in Frankreich und im Ausland. Zusätzliche
und ergänzende Kontrollen können dem anfänglichen Kontrollplan hinzugefügt werden.
Wenn die Frist für eine Kontrolle nicht eingehalten wird, behält Ecocert sich das Recht vor,
Ihre Zertifikate auszusetzen, auch dann, wenn das Ablaufdatum von solchen Zertifikaten
nach der gesetzten Frist für die betreffende Kontrolle liegt.
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3. Überwachungs-Evaluierungen
Die Umsetzung und Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen, die infolge von vorherigen
Abweichungen eingeleitet wurden, werden überprüft.
Die Überwachung umfasst auch die Überprüfung von Änderungen bei den
Zertifizierungsanforderungen und beim Umfang der Zertifizierung. Aus diesem Grund
müssen Sie Ecocert Greenlife unverzüglich über jedwede Änderung in Ihrem System
(Herstellung, Verarbeitung, Qualität) oder beim Sortiment der zu zertifizierenden Produkte
informieren.
Während der Überwachung wiederholen sich die Schritte C, D, E und F.
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4. Übersicht: Schritte des Zertifizierungsverfahrens
SIE ECOCERT GREENLIFE
2. Sendung:
• Standard/
1. Anforderung von Informationen
über die Kosmetik-Zertifizierung Kennzeichnungsvorschriften
• Antragsformulare
• Zertifizierungsverfahren
A. Prüfung
des Antrags
4. Evaluierung Ihres Erst-Antrages
3. Rücksendung der ausgefüllten bzw. Erneuerung
Formulare (für einen ersten Antrag oder Wenn Ihr Antrag nicht zulässig ist, teilen
die fortlaufende Aktualisierung der wir Ihnen dies in unserer Antwort mit.
Informationen) Sendung von Vertragsunterlagen:
(Kostenvoranschlag + AGB)
B. Verpflichtungs- 5. Verpflichtungserklärung (durch
Unterzeichnung des Kostenvoranschlags)
erklärung
7. Sendung der für die dokumentarische
6. Dokumentarische Überprüfung
Überprüfung der Unterlagen nötigen
Sendung der Formulare, die zur
C. Dok. Überprüfung Informationen (zur Genehmigung der
Vorbereitung der Kontrolle erforderlich
Inhaltsstoffe, Etiketten, Rezepturen,
sind.
Verpackungsartikel…)
8. Evaluierung der Durchführbarkeit
einer Kontrolle (Vollständigkeit des
Dossiers, Verfügbarkeit des Kontrolleurs…)
und Beauftragung des Kontrolleurs
9. Kontrolle vor Ort
D. Erst-Kontrolle Erfassung und Feststellung
von Abweichungen.
Vorschläge für
Korrekturmaßnahmen.
Gegenzeichnung des
Kontrollberichtes
Eventuelle Probenentnahme
10. Überprüfung der
Evaluierungselemente
Beurteilung der Effizienz der
E. Überprüfung vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen.
Ihrer Akte und Überprüfung der vorgelegten Unterlagen
Zertifizierungs- und bei Bedarf Beschluss einer
entscheidung ergänzenden Kontrolle (zurück zu
Schritt 8).
11. Sendung der nötigen Unterlagen für
Überprüfung des Kontrollberichtes und
die Aufhebung der Abweichungen.
anderer relevanter Dokumente
12. Zertifizierungs-
entscheidung
Erteilung, Verweigerung,
Fortsetzung, Aussetzung,
Minderung, Entzug der
Zertifizierung
Sie müssen ECOCERT Greenlife über jede
13. Überwachung
. Änderung im Verfahren, der Rezeptur, Ausstellung der
Jährliche Vertragsrevision: zurück zu
der Etikettierung informieren…: zurück Zertifikate
F. Überwachung Schritt 3.
zu Schritt 3
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Erneuerung der Zertifizierung
Wenn keine Abweichungen während der Überwachung festgestellt werden, wird eine
Zertifizierungsentscheidung getroffen und Ihr Zertifizierungsbeauftragter stellt Ihre neuen
Zertifizierungsdokumente aus.
Wenn Abweichungen während der Überwachung oder auf andere Weise festgestellt
werden, werden diese von Ecocert Greenlife geprüft und es werden geeignete Maßnahmen
ergriffen.
Basierend auf dem Korrekturplan und dem Ausmaß und der Schwere der festgestellten
Mängel, kann Ecocert Greenlife folgende geeignete Maßnahmen ergreifen:
1. Fortsetzung der Zertifizierung unter Bedingungen
Bedingungen zur Fortsetzung der Zertifizierung können z.B. sein:
- Verstärkte Überwachung durch neue Kontrollen oder zusätzliche Analysen
- Aufschub der Zertifizierung, um Ihnen die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen
zu ermöglichen
- Etc.
Wenn die geforderten Bedingungen in der vorgegebenen Zeit nicht erfüllt werden, kann
Ecocert Greenlife den Prozess der Aussetzung oder Entzug der Zertifizierung beginnen und
die Zertifizierungsunterlagen entsprechend aktualisieren.
2. Aussetzung der Zertifizierung oder zurückgestellte
Zertifizierung
Dies beinhaltet die Unterbrechung der Zertifizierung für einen bestimmten Zeitraum oder
bis zur Sicherstellung der Konformität der Produkte. Wenn das Produkt bisher nicht
zertifiziert wurde, wird Ihre Zertifizierung zurückgestellt. Die Aussetzung kann ein oder
mehrere Produkte und/oder Chargen betreffen. Abweichungen müssen innerhalb der
festgesetzten Frist durch die geforderten Schritte behoben werden.
In jedem Fall, kann kein Hinweis auf die Zertifizierung für die betreffenden Produkte
gegeben werden bis die Abweichungen behoben wurden. Die betreffenden Produkte
werden während der Aussetzung der Zertifizierung von Ihren Zertifizierungsdokumenten
entfernt.
3. Minderung des Anwendungsbereiches der Zertifizierung
Dies bedeutet die sofortige und endgültige Aufhebung der Zertifizierung für einen Teil der
Produkte und/oder einer Charge. Die Produkte werden als konventionell eingestuft und
dürfen keinen Hinweis auf die Zertifizierung führen. Diese Entscheidung kann auf
Abweichungen, die während der Kontrolle festgestellt wurden oder auf Ihre Anfrage, wenn
Sie für ein oder mehrere Produkte die Zertifizierung nicht fortsetzen möchten,
zurückgeführt werden (Stornierung).
In jedem Fall werden die Produkte ohne vorherigen Hinweis vom Zertifikat entfernt.
4. Entzug der Zertifizierung
Dies bedeutet die sofortige Aufhebung der Zertifizierung für alle Ihre Produkte. Sie können
keinen Hinweis auf die Zertifizierung für irgendeines Ihrer Produkte geben.
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Diese Entscheidung wird auch durch die Kündigung des Vertrages mit Ecocert Greenlife
begleitet.
Ein Produkt ohne Zertifikat oder mit ausgesetzter/entzogener Zertifizierung darf keinen
Hinweis auf die Zertifizierung führen. Dieses Verbot gilt auch für alle anderen
Kommunikationsmaterialien.
Die Aussetzung oder der Entzug Ihrer Konformitätsdokumente bedeutet das sofortige Ende
der Gültigkeit dieser Dokumente. Sie tragen die Verantwortung dafür, Ihre Kunden
umgehend darüber zu informieren, dass ihre Produkte nicht mehr zertifiziert sind und die
Verwendung Ihrer Zertifizierungsdokumente einzustellen.
Anerkennung von anderen Zertifizierungsstellen
Der COSMOS Standard wurde auf europäischer Ebene von Zertifizierungsstellen (BDIH –
Deutschland, Ecocert – Frankreich, ICEA – Italien) in Zusammenarbeit mit Fachverbänden
(Cosmebio – Frankreich, Soil Association – England) entwickelt.
Aufgrund Ihrer Einwilligung zur Harmonisierung, müssen die Zertifizierungsstellen die nach
dem COSMOS Standard ausgestellten Zertifikate der anderen zugelassenen
Zertifizierungsstellen anerkennen. Darüber hinaus müssen Zertifizierungsstellen
Dokumente und Informationen für die gesamte Verarbeitungskette oder Teile davon
übernehmen (hinsichtlich der Vertraulichkeit) um die Zertifizierung des Endproduktes zu
gewährleisten.
Wenn große Abweichungen festgestellt werden, wird Ecocert Greenlife die anderen
Zertifizierungsstellen über die Entscheidung informieren.
Im Fall, dass einige Abweichungen eine Ablehnung des Zertifikates mit sich bringen oder
wenn die Antragsprüfung nicht akzeptabel ist, wird Ecocert Greenlife den COSMOS-
standard AISBL informieren. In diesem Fall wird die Antragsprüfung bei keiner der anderen
zugelassenen Zertifizierungsstelle möglich sein.
Änderungen betreffend der Zertifizierung
1. Änderungen im Zertifizierungssystem (neue oder geänderte
Anforderungen)
Ecocert Greenlife verpflichtet sich, Sie per Email über Änderungen bei den Dokumenten
und Modalitäten zur Umsetzung beim COSMOS Zertifizierungsprogramm zu informieren
und die aktuelle Version des Standards auf der ECOCERT oder COSMOS Webseite zur
Verfügung zu stellen.
In einigen Fällen gelten die geänderten Bestimmungen mit sofortiger Wirkung, während in
anderen Fällen Übergangsmaßnahmen durch Ecocert Greenlife umgesetzt werden können.
Es liegt in Ihrer Verantwortung diese Änderungen umzusetzen und in der von Ecocert
Greenlife deren Umsetzung zu überprüfen.
Wenn Änderungen nicht umgesetzt werden, kann Ecocert Greenlife dies als Abweichung
werten, welche, bei Nichtkorrektur, in einer Minderung, einer Aussetzung oder auch einem
Entzug Ihrer Zertifizierung münden kann (s. §H).
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2. Änderungen des Geltungsbereiches Ihrer Zertifizierung
Es liegt ebenso in Ihrer Verantwortung Ecocert Greenlife umgehend über jedwede
Änderung, die eine Auswirkung auf Ihre Konformität bezüglich der
Zertifizierungsanforderungen hat, zu informieren.
Beispiele für solche Änderungen können folgendes beinhalten:
- rechtlicher, kommerzieller oder organisatorischer Status oder Eigentumsrechte,
- Organisation und Management,
- Modifikationen beim Produkt oder Herstellungsverfahren
- Kontaktadresse und Produktionsstandorte,
- Etc.
Die Änderungen wirken sich auf Ihre Zertifizierung aus (Änderung des Geltungsbereiches
des Zertifikates, Aussetzung, Entzug…) und kann möglicherweise zu einer zusätzlichen
Kontrolle oder einer erweiterten Kontrolle führen (im Falle eines neuen
Produktes/Verfahrens).
3. Aufschub Ihrer Zertifizierung
Wenn Sie planen Ihre Aktivität vorübergehend einzustellen (Stillstand Herstellung,
Verpackung oder Verkauf von Ecocert Greenlife zertifizierten Produkten), bieten wir Ihnen
die Möglichkeit, Ihre Aktivität und unsere Dienstleistung für 1-2 Semester aufzuschieben.
Ihr Vertrag behält während dieses Zeitraums seine Gültigkeit. Ecocert Greenlife muss
umgehend über eine Einstellung Ihrer Aktivität informiert werden.
Ihre Zertifizierungsdokumente sind während dieser Periode nicht mehr gültig. Sie können
daher nicht länger Produkte herstellen und verkaufen, die einen Bezug auf die COSMOS
Zertifizierung noch Ecocert/Ecocert Greenlife geben, ungeachtet der
Kommunikationsunterstützung (Etikettierung, Webseite, Kommunikationsdokumente,
etc.). Am Ende dieser Aufschubperiode wird das Zertifizierungsverfahren mit Schritt 1
wieder aufgenommen – Antragsprüfung gefolgt von einer Erst-Genehmigungs-Kontrolle,
wie für jeden Erstantrag.
Beendigung der Zertifizierung
1. Ende der Vertragslaufzeit und die Auswirkungen auf Ihre
Zertifizierung
Sie können jederzeit die Zertifizierung für alle oder einen Teil Ihrer Produkte beenden.
Wenn Sie die Zertifizierung für alle Ihre Produkte einstellen und gleichzeitig den Vertrag
beenden möchten, muss dies entsprechend den in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen
vorgeschriebenen Konditionen erfolgen.
Die Beendigung der Zertifizierung für alle oder einen Teil Ihrer Produkte und der Ablauf
Ihres Vertrages hat mit sofortiger Wirkung das Ende der Gültigkeit Ihrer Zertifikate für die
betreffenden Produkte zur Folge.
Folglich dürfen Sie ab den Ablaufdatum für die Zertifizierung (und ggf. Beendigung des
Vertrages) keine Produkte mit dem Verweis auf die COSMOS Zertifizierung und/oder
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Ecocert und/oder Ecocert Greenlife herstellen und vermarkten. Die Zertifizierung von
Produkten, die bereits vermarktet wurden und noch auf dem Markt erhältlich sind, ist nicht
betroffen.
2. Spezifischer Fall einer Kontrolle des Lagerbestands und
Lagerabverkaufs
Wenn Sie über einen Lagerbestand von konformen Produkten verfügen, die einen Bezug
auf die COSMOS Zertifizierung oder Ecocert oder Ecocert Greenlife geben und eine
Zeitraum für den Abverkauf benötigen, der über das Ende der Gültigkeit Ihrer Zertifizierung
hinausgeht, informieren Sie uns bitte über den erwarteten Abwicklungszeitraum.
Ecocert Greenlife wird Ihren Antrag prüfen und Ihren Vertrag ggf. verlängern, um Ihnen
den Abverkauf des Lagerbestandes der konformen Produkte zu ermöglichen. In diesem Fall
ist eine jährliche kostenpflichtige Kontrolle als “Vertreiber” notwendig.
Der Vertrag und das Zertifikat bleiben daher in Kraft bis zu dem mit Ihnen vereinbarten
Zeitpunkt, der Ihnen den Abverkauf des Lagerbestandes der zertifierten Produkte
ermöglicht.
In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, Ecocert Greenlife zu kontaktieren, um die geltenden
Bedingungen der genauen Terminierung für Ihr Unternehmen zu klären.
Während eines solchen Vertragsverlängerungszeitraumes sind Sie nicht berechtigt, neue
Produkte mit Verweis auf die COSMOS Zertifizierung und/oder Ecocert und/oder Ecocert
Greenlife herzustellen.
V. Beschwerden und Einsprüche
Sie können eine Beschwerde über unsere Dienstleistung bei Ecocert Greenlife einreichen
oder Einspruch gegen eine von Ecocert Greenlife getroffene Zertifizierungsentscheidung
erheben.
Ecocert Greenlife ist verpflichtet, Ihnen den Erhalt der Beschwerde oder des Einspruchs zu
bestätigen und diese dann in einem angemessenen Zeitrahmen gemäß den internen
Verfahren zu bearbeiten.
Beschwerden
Jede beliebige Person kann eine Beschwerde bei Ecocert Greenlife einreichen. Beschwerden
können die dokumentarische Validierung, andere Kunden, die Dienstleistung von Ecocert
Greenlife, u.a. betreffen.
Der Beschwerdeführer erhält in jedem Fall innerhalb von 8 Tagen eine Antwort.
Alle Beschwerden und die erfolgten Maßnahmen werden vom Qualitätsmanager erfasst. Es
erfolgt eine regelmäßige Analyse, um unsere Dienstleistung zu verbessern.
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Einsprüche
Sie können schriftlich bei der Abteilung für die Kosmetikzertifizierung Einspruch gegen eine
Zertifizierungsentscheidung erheben.
Ihr Einspruch muss folgende Form wahren:
- in schriftlicher Form erfolgen (Brief oder Email),
- innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt der Zertifizierungsentscheidung erfolgen,
- hinreichend begründet sein: neue Punkte, die Ecocert Greenlife bis dahin nicht
bekannt waren, müssen vorgelegt werden.
Wenn der Einspruch zulässig ist, wird dieser von der Abteilung für die
Kosmetikzertifizierung bearbeitet.
Wenn Ihr Einspruch abgewiesen wird, können Sie in zweiter Instanz beim COSMOS
Zertifizierungsprogramm Committee Einspruch erheben. Dieser zweite Einspruch muss
innerhalb von 15 Tagen ab Empfang der Ablehnung Ihres ersten Einspruchs erfolgen.
Einsprüche haben keine aufschiebende Wirkung auf die bereits gefassten Beschlüsse, die
Gegenstand des Einspruchs sind. Diese Beschlüsse gelten daher, bis eine neue
Entscheidung nach Evaluierung Ihres Einspruchs erfolgt.
Ihre Verpflichtung gegenüber Forderungen von Dritten
Die Verwaltung von Forderungen von Dritten, die direkt an Sie gerichtet werden, fällt unter
Ihrer Verantwortung. Sie müssen ein Verzeichnis aller Beschwerden, die einen Bezug zu
der Einhaltung der Zertifizierungsanforderungen haben, führen und diese Aufzeichnungen
Ecocert Greenlife zur Verfügung stellen. Diese Aufzeichnungen müssen einen Überblick
über die geeigneten zu ergreifenden Maßnahmen geben und diese Maßnahmen müssen
dokumentiert werden.
VI. Verwendung von Verweisen auf die COSMOS Zertifizierung, auf
Ecocert und auf die mit dem Markenzeichen (Ecocert und andere)
verbundene Dienstleistung
Die Kennzeichnungsvorschriften für die COSMOS Zertifizierung, für Ecocert/Ecocert
Greenlife und dazugehöriger Markenzeichen sind im folgenden Dokument festgelegt:
TS006(COS) - Kennzeichnungsvorschriften.
Der Missbrauch der Marke oder der fehlerhafte Verweis auf die COSMOS Zertifizierung oder
auf Ecocert oder Ecocert Greenlife durch den Kunden kann zur Anwendung geeigneter
Maßnahmen führen, wie Minderung, Aussetzung oder Entzug der Zertifizierung. Ecocert
Greenlife ist ebenso verpflichtet, die entsprechenden Behörden zu informieren.
Hier einige Fälle, die auftreten können :
- Das Logo oder die Referenz auf die COSMOS Zertifizierung oder auf Ecocert oder
Ecocert Greenlife erfolgt auf nicht-konformen Produkten.
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- Das Logo oder die Referenz auf die COSMOS Zertifizierung oder Ecocert oder
Ecocert Greenlife erfolgt auf Produkten, die nicht Bestandteil des
Zertifizierungsantrages oder im Zertifizierungsverfahren sind.
- Generell, die Kennzeichnungsregeln und Etikettierungsvorschriften werden nicht
eingehalten (bitte lesen Sie die entsprechenden Vorschriften, die Sie auf unserer
Webseite oder auf Anfrage von uns erhalten).
* *
*
Ecocert Greenlife steht Ihnen für weitere Fragen jederzeit zur Verfügung.
ECOCERT GREENLIFE
BP 47
32600 L’ISLE JOURDAIN
Customer relationship service
+33 (0)5 62 07 51 09 or by email: cosmetiques@ecocert.com
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Anhang I: Definitionen
Einspruch: Schriftliche Anfrage des Kunden an Ecocert Gruppe, eine von der Ecocert
Gruppe getroffene Zertifizierungsentscheidung erneut zu überprüfen.
Zertifizierung: Ausstellung eines Zertifizierungsdokumentes (s. Definition).
Zertifizierungsdokument: Dokumente, die dem Kunden zur Bescheinigung der
Konformität der Produkte mit dem Zertifizierungsprogramm ausgestellt werden.
Zertifizierungsanforderung: Spezifische Anforderung, die vom Kunden erfüllt sein muss,
als Voraussetzung zur Schaffung und Aufrechterhaltung der Zertifizierung.
Zertifizierungsprogramm: Reihe von Anforderungen, Regeln und Verfahren, die durch den
Programmeigentümer festgelegt wurden und von der Ecocert Gruppe umgesetzt werden
müssen.
Zertifizierungsstandard: Technisches Dokument, welches die zu erfüllenden
Produktanforderungen, Evaluierungsmethoden und Verfahren für die Kommunikation
bzgl. der Zertifizierung festlegt.
Kunde: Person oder Organisation, die durch Unterzeichnung einer
Dienstleistungsvereinbarung eine Dienstleistung der Eccoert Gruppe in Anspruch nimmt.
Beschwerde: Ausdruck der Unzufriedenheit, anders als Einspruch, durch eine Person oder
Organisation an die Ecocert Gruppe, in Zusammenhang mit der Aktivität der Gruppe und
in Erwartung einer Rückmeldung.
Korrekturplan: Liste der Abweichungen, bezogen auf die Zertifizierungsanforderungen
und die Auswirkung auf die Zertifizierungsentscheidung. Der Korrekturplan kann durch
zusätzliche Evaluierungen ergänzt werden, die zur Erfüllung der Anforderungen
notwendig sind.
Korrekturmaßnahmen: Maßnahmen, die zur Behebung von Abweichungen oder anderen
unerwünschten Situationen ergriffen werden.
Evaluierungsplan: Beschreibung der Anzahl und Arten der Evaluierungen, die während
eines Auswertungszyklus Anwendung finden, um die Konformität der Produkte zu den
Anforderungen, basierend auf der Unternehmensart, zu gewährleisten.
Abweichung: Nicht-Erfüllung einer Anforderung.
Überwachung: Die Wiederholung der Bewertung, Überprüfung und
Zertifizierungsentscheidung gemäß des Zertifizierungsprogrammes als Basis für die
Aufrechterhaltung der Zertifizierung.
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