Abacus Lohn - Jahresendverarbeitung - Anleitung - OBT

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Abacus Lohn - Jahresendverarbeitung - Anleitung - OBT

Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung
Anleitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

Inhaltsverzeichnis
1        L56 Neues Jahr eröffnen                                                   3
2        Jahr 2018 provisorisch abschliessen                                       5
3        Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen                                    6
3.1      Programm L43 resp. L443 – Nationale Daten                                6
3.2      Programm L443 – Anpassungen Prämiensätze und/oder Höchstlöhne            7
3.3      Programm L441 – Firmenstammfelder                                        7
3.4      Programm L441 – Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder         7
3.5      Programm L32 – Lohndaten                                                 7
3.6      Programm L421 – Tabellen erfassen                                        7
3.7      Quellensteuertarife                                                      8
3.8      Familienzulagentabellen                                                  8
4        Nationale Auswertungen                                                    8
4.1      Prog. L2995 – elektronische Übermittlung empfohlen!                       8
4.2      Bereinigung L31 Stammdaten/Lasche Versicherungen                          8
4.3      AHV-/ALV-Abrechnung (Programm L2911)                                      9
4.4      UVG-Abrechnung (Programm L2921)                                           9
4.5      UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm L2922)                                9
4.6      KTG-Abrechnung erstellen (Programm L2923)                                 9
4.7      Revisionsprotokolle (Programm L293)                                       9
4.8      Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen:               9
4.9      FAK-Abrechnung (Programm L2941)                                          10
4.10     Familienzulagen-Auswertung (Programm L2945)                              10
4.11     Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm L2984)                10
4.12     LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung alle 2 Jahre, Programm L2981)        10
4.13     Quellensteuerabrechnung (Programm L2951)                                 10
4.14     PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm L2961)                             10
5        Lohnausweise                                                             12
5.1      Wegleitung                                                               12
5.2      Gültig seit Januar 2016: Deklaration Aussendienstanteil unter Ziff. 15   12
5.3      Lohnausweis Quellensteuer GE:                                            12
5.4      Aufbereitung der Lohnausweise                                            13
5.4.1    Programm L31 „Personalstamm“                                             13
5.4.2 Programm L414 „Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen”                   13
5.4.3 Programm L2971 „Lohnausweise aufbereiten“                                   13
5.4.4 Programm L2972 „Lohnausweise mutieren“                                      13
5.4.5 Programm L2974 „Lohnausweise Schweiz ausgeben“                              14
                                                                                       Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

6        Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss)                          15
7        Programm L381 Globalmutationen                                           16

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                                                                                       2|17

Anleitung Jahresendverarbeitung

1 L56 Neues Jahr eröffnen
Damit im neuen Jahr Lohnperioden eröffnet werden können, muss zuerst das neue Jahr eröffnet
werden. Ab Abacus Version 2017 wird hierfür im Prog. L56 automatisch ein Wizard gestartet.
Auch nach der Eröffnung des neuen Jahres können immer noch Lohnläufe im „alten” Jahr eröffnet
und verarbeitet werden.
Während dem Jahresabschluss L56 Jahresabschluss sollten keine weiteren Personen im selben
Mandant im Modul Lohn arbeiten. Falls Sie das Vorjahr 2017 zuerst abschliessen müssen, gehen
Sie in dieser Anleitung bitte zuerst auf Punkt 7/Jahr definitiv abschliessen.
 Flag muss auf „Jahr 2019 eröffnen“ stehen. Ansonsten muss das Vorjahr (also 2017) zuerst ab-
geschlossen werden.
 Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert wer-
den, falls bei Ihnen die Daten über Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen empfeh-
len wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen.
 "Stammdaten einlesen": In der Regel können die Nationalen Daten sowie die Familien-Zulage-
tabellen ins neue Jahr kopiert werden. Wir empfehlen, die Quellensteuer-Tabellen nicht zu kopie-
ren, sondern von der ESTV.ADMIN.CH-Homepage frisch zu importieren via L422 (siehe auch
Punkt 4.7).
 "Lohnwerte übertragen": Grundsätzlich werden alle Personalwerte (Lohndaten) ins neue Jahr
übertragen. Das Anwählen eines Feldes (Inhalt auf 0 stellen) ist hier also normalerweise nicht nö-
tig (mögliche Ausnahmen: Wertefelder für Lohnausweise oder Saldo-Felder, welche Anfang Jahr
mit Wert 0 starten sollen). Die Daten allfällig bereits eröffneter Lohnachsen im Folgejahr werden
nicht überschrieben.
 In der Regel sollten alle jahresabhängigen Tabellen ins neue Kalenderjahr kopiert werden,
welche im neuen Jahr NICHT ändern werden.
 bereits existierende Tabellen sollen nicht kopiert werden, da sonst bereits bestehende Tabellen
im neuen Jahr wieder mit den Werten des alten Jahres überschrieben werden
 neue, angepasste Tabellen im Anschluss importieren via Programm L422 (Tabellen einlesen)
 das Programm L423 (Tabellen in neues Jahr kopieren) kann auch zu einem späteren Zeitpunkt
durchgeführt werden

Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

         Mit OK bestätigen. In der Regel wird die Datensicherung jede Nacht durch die IT erstellt.

         Hier nur Felder anwählen, welche auf 0 gestellt werden sollen (= werden nicht ins neue Jahr übertragen)

               •     Sämtliche lokalen Tabellen sollten in der Regel ins neue Jahr kopiert werden.
               •     Tabellen Kinderzulagen können übernommen werden falls keine Änderungen.
               •     Quellensteuer-Tabellen am besten nie übernehmen, sondern immer neu einlesen.
               •     Icon "Blitz" nicht vergessen 

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Anleitung Jahresendverarbeitung

2        Jahr 2018 provisorisch abschliessen
Damit die Jahresendverarbeitung für ELM freigegeben wird, sollte das Jahr 2018 provisorisch abgeschlos-
sen werden. Nach dem provisorischen Abschluss können im "alten" Jahr 2018 keine Abrechnungen mehr
erstellt werden.
Falls dennoch ein Lohnlauf im Jahr 2018 eröffnet/abgerechnet werden muss, kann das Jahr 2018 wieder-
eröffnet werden. Bereits eingereichte Jahresenddokumente müssten dann allenfalls bei den Empfängern
storniert werden.

Beim provisorischen Abschluss besteht die Möglichkeit, die Abrechnungsdaten auf Vollständigkeit prüfen
zu lassen.

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Anleitung Jahresendverarbeitung

3 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen
Mindestens alle zwei Jahre überprüft der Bundesrat, ob die Renten ansteigende Preise und Löhne ange-
passt werden müssen. Letztmals wurden die Renten auf Anfang 2015 erhöht.
Die AHV/IV-Renten werden per 1. Januar 2019 der aktuellen Preis- und Lohnentwicklung angepasst. Dies
hat der Bundesrat an seiner Sitzung vom 21. September 2018 beschlossen. Die Minimalrente der AHV/IV
beträgt neu 1185 Franken pro Monat. Gleichzeitig werden Anpassungen im Beitragsbereich, bei den Er-
gänzungsleistungen und in der obligatorischen beruflichen Vorsorge vorgenommen.

Das Wichtigste in Kürze:

1. Säule
• Die minimale AHV/IV-Rente steigt von 1'175 auf neu 1'185 Franken pro Monat, die Maximalrente
von 2'350 auf neu 2'370 Franken (Beträge bei voller Beitragsdauer).
• Bei den Ergänzungsleistungen wird der Betrag für die Deckung des allgemeinen Lebensbedarfs
von 19'290 auf neu 19'450 Franken pro Jahr für Alleinstehende, von 28'935 auf neu 29’175 Fran-
ken für Ehepaare und von 10'080 auf neu 10'170 Franken für Waisen erhöht.
• Die Mindestbeiträge der Selbstständigerwerbenden und der Nichterwerbstätigen für AHV, IV und
EO werden von 478 auf neu 482 Franken pro Jahr erhöht, der Mindestbeitrag für die freiwillige
AHV/IV von 914 auf neu 922 Franken.
• Die Maximalbeiträge der Selbstständigerwerbenden und der Nichterwerbstätigen für AHV, IV und
EO werden von 23’900 auf neu 24’100 Franken pro Jahr erhöht.

2. Säule (BVG)
• Die BVG-Eintrittsschwelle steigt von 21'150 auf neu 21'330 Franken
• In der obligatorischen beruflichen Vorsorge wird der BVG-Koordinationsabzug von 24'675 auf neu
24'885 Franken erhöht.
• Der BVG maximal versicherte Jahreslohn beträgt neu 85'320 Franken.
• Der BVG minimal koordinierte Jahreslohn beträgt neu 3'555 Franken.

3. Säule a
• Der maximal erlaubte Steuerabzug im Rahmen der gebundenen Selbstvorsorge (Säule 3a) beträgt
neu 6'826 Franken (heute 6'768) für Personen, die bereits eine 2. Säule haben, respektive neu
34’128 Franken (heute 33'840) für Personen ohne 2. Säule.

UVG: keine Neuerungen per 1.1.2019 vorgesehen.

Eine Übersicht der Änderungen in den Sozialversicherungen finden Sie auf folgender Homepage:
https://www.bsv.admin.ch/bsv/de/home/sozialversicherungen/bv/grundlagen-und-gesetze/grundlagen/wich-
tige_aenderungen_ab_1_januar_2019.html

3.1 Programm L43 resp. L443 – Nationale Daten
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Umstellungen in der Abacus Lohnbuchhaltung im Prog. L443 unter "BVG" (Zeitachse auf Jahr 2019 set-
zen):

Die übrigen Parameter in den Nationalen Daten bleiben im 2019 unverändert.

Anleitung Jahresendverarbeitung

3.2 Programm L443 – Anpassungen Prämiensätze und/oder Höchstlöhne
Falls sich per 2019 Ihre Maxima im Bereich KTG und/oder UVGZ verändern, sollten die hinterlegten
Werte angepasst werden. Die Höchstwerte befinden sich direkt bei der Versicherung unter Pro-
gramm L443. Diese können auf Zeitachse Januar 2019 entsprechend mutiert werden.
Prog. L443: AHV, UVG, KTG und/oder UVGZ: Bei der jeweiligen Versicherung können im Register
„Beiträge“ (auf Zeitachse!) zudem die korrekten Beitragssätze überprüft/angepasst werden:

3.3 Programm L441 – Firmenstammfelder
Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der firmenspezifischen Sätze, z.B. Ansatz pro Kilometer, Es-
sensentschädigung etc.?

3.4 Programm L441 – Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder
Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der Abteilungs- und/oder geschäftsbereichsspezifischen
Sätze, z.B. Spesen-Ansätze, durchschnittliche Jahresarbeitszeit etc.?

3.5 Programm L32 – Lohndaten
Eingabe allfälliger Lohnänderungen für das neue Jahr. Ohne Änderungen werden automatisch die
Lohndaten des Vorjahrs übernommen.

3.6 Programm L421 – Tabellen erfassen
Überprüfen und Aktualisieren der Tabelleninhalte (z.B. neue BVG-Sätze, Quellensteuertarife, Famili-
enzulagen etc.).
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

3.7 Quellensteuertarife
Die Quellensteuertarife können wieder wie gewohnt auf der Internetseite heruntergeladen und einge-
lesen werden:
https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/direkte-bundessteuer/quellensteuer/dienstleistungen/tarife-
herunterladen.html
Eine separate Dokumentation zum Thema Quellensteuer kann Anfang Jahr via Internet-Link herun-
tergeladen werden:
http://classic.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/lohnbuchhaltung/

ELM 4.0 – Schnittstelle zu allen 26 Kantonen: Die XML-Schnittstelle wurde von Abacus mit Version
2015 ausgeliefert (Zertifizierung ELM 4.0). Bis zum Update 2015 und Umstellung ELM 4.0 kann die
Quellensteuerabrechnung nur in Papierform aufbereitet werden.

3.8 Familienzulagentabellen
Falls es Änderungen gibt, können die Tabellen können auf folgender Homepage heruntergeladen
und ins Abacus importiert werden. Ansonsten genügt es, wenn die Tabellen ins neue Jahr übertra-
gen werden (via Prog. L423).
http://www.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/lohnbuchhaltung/
Die alten Familienzulagen-Tabellen Nr. 15-19 werden von Abacus nicht mehr gewartet.
Familienzulagen: Tabelle 20-22 müssen vor dem Import via L422 entzippt werden.

4 Nationale Auswertungen
Alle Lohnläufe des betreffenden Auswertungsjahres müssen definitiv verbucht sein! Ab Abacus
V.2017 muss zudem das Jahr 2018 provisorisch abgeschlossen sein (via L56).
Hinweis: Abacus unterstützt bei den meisten Jahresendprogrammen die elektronische Schnittstelle
„ELM“ (Einheitliches Lohnmeldeverfahren). Die elektronischen Auswertungen erfolgen via Programm
L2995.

4.1 Prog. L2995 – elektronische Übermittlung empfohlen!
Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine ausführliche Anleitung zur ELM-Übermittlung Prog. L2995 zur
Verfügung (ELM_4_0_Wegleitung_Übermittlung.pdf, 48 Seiten)

4.2 Bereinigung L31 Stammdaten/Lasche Versicherungen
Wichtig zu wissen: Für sämtliche Jahresend-Auswertungen wird die Mitarbeiterzeitachse im Prog.
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

L31 bei Lasche „Versicherungen“ berücksichtigt. Wenn also z.B. der Versicherungscode nicht durch-
gängig für das ganze Jahr auf allen Zeitachsen hinterlegt wurde, wird dies zu Differenzen in der Jah-
resend-Abrechnung führen. Diese Zeitachsen-Funktion ermöglicht eine korrekte Ausweisung der
pflichtigen Lohnsummen bei allfälligen unterjährigen Code/Versicherungswechsel (z.B. Wechsel
UVG-Code von A3 auf A2 etc.)
Für Ausdrucke auf Papier (auch bei elektronischer Übermittlung via Prog. L2995 vorgängig auszu-
führen für Kontrolle und interne Ablage):

Anleitung Jahresendverarbeitung

4.3 AHV-/ALV-Abrechnung (Programm L2911)
1. Programm L2911, „AHV-/ALV-Abrechnung erstellen”, anwählen
2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen
3. in „Gestaltung“ Sachbearbeiter Name/Kontaktdaten hinterlegen
4. Liste AHV-pflichtiges Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken
5. Liste AHV-befreites Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken
6. Liste mit Aufrechnung Brutto-Lohnsummen (falls verwendet), Ansicht und/oder drucken

4.4 UVG-Abrechnung (Programm L2921)
1. Programm L2921, „UVG-Abrechnung erstellen”, anwählen
2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen
3. allenfalls in der Lasche „Versicherungen“ Selektion treffen, falls unterschiedliche Versicherun-
gen bestehen und diese separat abgerechnet werden müssen
4. in „Gestaltung“ Sachbearbeiter-Kontaktdaten hinterlegen

4.5 UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm L2922)
Gleiche Schritte wie UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die
vorgängige Definition der für die UVGZ benötigten Parameter (L443 Versicherung inkl. Basis, Hinter-
legung pro Mitarbeiter auf Zeitachse).

4.6 KTG-Abrechnung erstellen (Programm L2923)
Gleiche Schritte wie SUVA/UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vor-
gängige Definition der benötigten Parameter (L443 Versicherung inkl. Basis, Hinterlegung pro Mitar-
beiter auf Zeitachse).

4.7 Revisionsprotokolle (Programm L293)
1. Programm L2931, Lohnartenrekapitulation pro Monat
2. Programm L2933, Lohnkonto
Diese Protokolle werden für die AHV-Revision benötigt. Es wird je nach Personenanzahl ziemlich
viel Papier ausgedruckt. Evtl. vorab nur „Rekapitulation” anwählen (Menü „Gestaltung“ Journal De-
tails drucken Kreuz herausnehmen) und dann bei Bedarf des Revisors weitere Ausdrucke machen
(kann ohne Probleme auch zu einem späteren Zeitpunkt ausgedruckt werden).
Tipp: Die Revisionsprotokolle inkl. die Jahresend-Deklarationen können auch in ein PDF-Dokument
gedruckt und elektronisch abgelegt werden. In der Regel wird die elektronische Variante vom Revi-
sor/Revisorin bevorzugt.

4.8 Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen:
 Lohnartenliste mit Basenverteilung, aktueller Ausdruck Programm L4151
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

 AHV-/SUVA-Jahresabrechnung (wird jährlich ausgedruckt siehe oben)
(Programm L2911 und L2921)
 Kumulativjournal ganzes Jahr über alle Lohnarten jedoch nur Rekap Programm L221
(Rekap = in Gestaltung, Rekap Kumulativjournal ohne Detail; „Nachzahlungen
im abgerechneten Monat anzeigen“ aktivieren)

Anleitung Jahresendverarbeitung

4.9 FAK-Abrechnung (Programm L2941)
1. Prog. L414 Lohnartenzuordnung überprüfen: Welche Lohnarten bilden die Familienzulagen?

2. Programm L2941, „FAK-Abrechnung erstellen”, anwählen
3. Jahr sowie Monate (1-12) auswählen
4. im Menü Gestaltung die gewünschte „Lohnartengruppen“ wählen

4.10 Familienzulagen-Auswertung (Programm L2945)
Fakultativ, Übersicht nach Bedarf, via Gestaltung können zusätzliche Felder ausgewertet werden.

4.11 Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm L2984)
Im Abacus ist das Formular im PDF-Format hinterlegt und kann hier bequem aufbereitet werden

4.12 LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung alle 2 Jahre, Programm L2981)
Abacus bietet die Möglichkeit, die Statistik aufzubereiten und elektronisch via ELM an das Bundes-
amt für Statistik zu übermitteln. Details entnehmen Sie bitte der separaten Dokumentation, welche
wir auf unserer OBT-Homepage aufgeschaltet haben:
https://www.obt.ch/fileadmin/user_upload/dokumentationen/abacus-lohnstrukturerhebung-lse-elm-4-0.pdf

4.13 Quellensteuerabrechnung (Programm L2951)
1. Programm L2951, „Quellensteuerabrechnung erstellen” anwählen
2. Monatliche oder Quartalsweise Abrechnung wählen
3. Im Prog. L443 unter „Kantonseinstellungen“ Abrechnungsnummer hinterlegen
4. Allenfalls via L414 einmalig Lohnarten für Quellensteuer korrekt zuordnen
5. L2955: Formular TI ist ab Abacus Version 2015 integriert (Attestato-ricevuta)
6. L2959: Schnittstellen für Kt. GE und VD

4.14 PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm L2961)
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

1. in der Gestaltung müssen die PK-Abzugslohnarten angegeben werden
1. gewünschtes Layout z.B. „BVG-Abrechnung (Mitarbeiter-Informationen)“ wählen
2. zusätzliche Angaben Sachbearbeiter etc. hinterlegen
3. Export in Excel und/oder Ausdruck

Anleitung Jahresendverarbeitung

         Tipp
         Für alle Versicherungen: Diverse Ausgleichskassen und auch UVG-Versicherer etc. unterstützen in
         der Zwischenzeit die Möglichkeit von ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) oder allenfalls den
         elektronischen Upload via XML-Datei. Beide Varianten können mit der Abacus Software erstellt wer-
         den, sofern die nötigen Einstellungen und Vorbereitungen in Ihrem Mandanten durchgeführt worden
         sind. Für allfällige Unterstützung bei der Einrichtung steht Ihnen das Lohnsupport-Team von OBT
         AG gerne zur Verfügung. Auch die Wegleitung (48 Seiten) für die ELM-4-Übermittlung kann bei uns
         bezogen werden.
         Liste der aktuellen ELM-empfangsbereiten Versicherer (Stand 5.10.2018):
         https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/Empfaengerliste.pdf

         Im Programm L443 können die verschiedenen Versicherungen inkl. Adresse und Policen-Nummer
         hinterlegt werden. Diese Angaben werden wiederum direkt auf den Jahresend-Abrechnungen ver-
         merkt.

                                                                                                              Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Copyright © 2018 by OBT AG
                                                                                                             11|17

Anleitung Jahresendverarbeitung

5        Lohnausweise
5.1 Wegleitung
         Die Wegleitung, gültig ab 2018, finden Sie hier:
         https://www.estv.admin.ch/dam/estv/de/dokumente/bundessteuer/formulare/lohnausweis/LA-Weglei-
         tung_20180101.pdf.download.pdf/LA-Wegleitung_de_20180101.pdf

5.2 Gültig seit Januar 2016: Deklaration Aussendienstanteil unter Ziff. 15
         Geschäfts-/Servicefahrzeug:
         Neue Regelung betreffend Geschäfts-/Servicefahrzeug im Zusammenhang mit Umsetzung FABI
         (Angenommene Initiative „Finanzierung und Ausbau der Bahninfrastruktur“) :

         Konkret bedeutet dies, dass ab 2016 bei allen MA mit Geschäfts- oder Servicefahrzeugen, bei
         welchen bisher ein Kreuz im Feld F (Arbeitsweg bezahlt) deklariert wurde (= Servicefahrzeug oder
         Geschäftsauto/GA wird durch Arbeitgeber zur Verfügung gestellt), der prozentuale Anteil Aussen-
         dienst unter Ziffer 15/Bemerkungen bescheinigt werden muss! Die Unternehmen müssen sich
         überlegen, für welche Mitarbeitergruppe dies zutrifft und wie sie diesen Prozentsatz ermitteln und auf
         dem Lohnausweis ausweisen können.
         Wir empfehlen Kunden, welche von dieser Änderung betroffen sind, eine neue Lohnausweis- Bemer-
         kungen zu erfassen:

         "Anteil Aussendienst XX % effektiv" oder
         "Anteil Aussendienst XX % pauschal nach Funktions-/Berufsgruppenliste"

         Eine Übersicht der Pauschalansätze gemäss Funktions-/Berufsgruppenliste finden Sie hier:
         https://www.estv.admin.ch/dam/estv/de/dokumente/allgemein/Dokumentation/mitteilungen/Mittei-
         lung-002-D-2016_Beilage.pdf.download.pdf/Mitteilung-002-D-2016-d_Beilage.pdf

         Der Prozentwert für den Anteil Aussendienst kann als Lohnwert im Personalstamm erfasst werden,
         welchen man in der Lohnausweisbemerkung als Parameter hinzufügt. So ist es möglich, für alle Mit-
         arbeitenden den individuellen Anteil Aussendienst auf dem Lohnausweis zu deklarieren.

5.3 Lohnausweis Quellensteuer GE:
                                                                                                                   Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

         Zusätzlicher Bemerkungstext in Ziffer 15 ersetzt das bisherige Formular Attestation-Quittance in
         Genf. Kann via L443 in den Lohnausweisvorlagen (Menü "Lohnausweis", "Bemerkungen") definiert
         werden.

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Anleitung Jahresendverarbeitung

5.4 Aufbereitung der Lohnausweise
5.4.1 Programm L31 „Personalstamm“
In der Lasche „Lohnausweis“ bei allen Mitarbeitern überprüfen, ob eine Lohnausweisvorlage zuge-
ordnet ist.
Die Anpassung von Lohnausweisvorlagen erfolgt im Prog. L443. Für eine Kontrolle/Mutation der
Lohnausweisvorlagen siehe auch Kapitel Nr. 8 „L381 Globalmutationen“.

5.4.2 Programm L414 „Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen”
Dies ist grundsätzlich eine einmalige Tätigkeit und erfolgt meist bei der Einführung oder zu einem
späteren Zeitpunkt zusammen mit OBT. Es wird jedoch empfohlen, vor jeder Aufbereitung der Lohn-
ausweise diese Einstellungen zu überprüfen (z.B. falls unterjährig neue Lohnarten definiert wurden
etc.!).

5.4.3 Programm L2971 „Lohnausweise aufbereiten“
Der Switch unter den Kriterien „Bereits mutierte Felder neu aufbereiten“ (d.h. im Programm L2972
mutierte Mitarbeiter) muss in der Regel nicht aktiviert werden. Er ist nur wirksam, wenn jemand im
Programm L2972 bereits Lohnausweise mutiert hat und dies wieder rückgängig machen will. Das
heisst, der Lohnausweis wird einfach nochmals vollständig aufbereitet und die getätigten Änderun-
gen im Programm L2972 sind nicht mehr vorhanden.

5.4.4 Programm L2972 „Lohnausweise mutieren“
Dieses Mutationsprogramm wird nur benötigt, um Daten manuell zu ändern. In der Regel erübrigt
sich dieses Programm, wenn die Lohnausweisvorlagen im Personalstamm Programm L31/Lasche
Lohnausweis korrekt gespeichert wurden. Evtl. muss jedoch z.B. das Austrittsdatum eines einzelnen
Mitarbeitenden manuell angepasst werden, falls dieses in den Stammdaten nicht korrekt gesetzt
werden konnte.
Bemerkung: Diese Mutationen werden wieder gelöscht, sobald die Lohnausweise erneut
aufbereitet werden mit dem angekreuzten Flag unter Icon „Kriterien“ „Bereits
mutierte Felder neu aufbereiten“.

Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

5.4.5 Programm L2974 „Lohnausweise Schweiz ausgeben“
          Entsprechendes Kalenderjahr auswählen
          im Menü „Gestaltung“
             -    Druckeinstellungen angeben, ob mit oder ohne Formular gedruckt werden soll
             -    Anzahl Kopien definieren
             -    Abstand Mitarbeiteradresse vom linken Rand wählen (je nach Couvert-Fenster-Position)
             -    Firma und verantwortliche Person inkl. Tel.-Nummer und E-Mail wird aus Prog. L443/Fir-
                  meninformationen/Kontaktperson übernommen. Kann übersteuert werden.
             -    der Ausdruck des Barcodes auf dem Lohnausweis ist nicht zwingend, jedoch gemäss Weglei-
                  tung wünschenswert

          Vorschläge zum Ausdruck/Ablage

          für Arbeitgeber Reihenfolge/Sortierung nach Namen und im Ordner Register A-Z ablegen
          für Arbeitnehmer und Steuerbehörde in der Lasche Gestaltung 2 Kopien wählen
           und verschicken
          Kopie in Mitarbeiterdossier im Programm L31 ablegen (elektronisch)
          Abacus unterstützt die elektronische Aufbereitung ELM (Übermittlung an kant. Steuerämter)
          Speichern des Lohnausweises ins (elektronische) Mitarbeiterdossier:

                                                                                                             Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

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Anleitung Jahresendverarbeitung

6        Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss)
         Dieser Abschluss ist definitiv und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Aus diesem Grunde
         empfehlen wir Ihnen, den definitiven Abschluss erst ein paar Monate später, d.h. ca. im 1. oder 2.
         Quartal des neuen Jahres durchzuführen, nachdem man sich vergewissert hat, dass nichts mehr ins
         alte Jahr zu buchen ist.
          Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert wer-
           den, falls bei Ihnen die Daten in der Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen emp-
           fehlen wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen.

          Definitiver Jahresabschluss (Programm L56 „Jahresabschluss”)

          Vorjahr abschliessen. Danach können keine Lohnläufe mehr mit Datum Vorjahr abgerechnet wer-
           den.
          Personendaten nicht löschen. Daten mind. 10 Jahre behalten. Falls gewünscht, können via
           Wizard Abrechnungsdaten gelöscht werden (muss separat angewählt werden).

                                                                                                               Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

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Anleitung Jahresendverarbeitung

7 Programm L381 Globalmutationen
Gerade auf Beginn eines neuen Jahres gibt es diverse Mutationen im Personalstammbereich. Für
die Lohn- und Stammdaten besteht ein Programm, in welchem globale Mutationen durchgeführt wer-
den. Dieses Programm kann für globale wie auch individuelle Mutationen verwendet werden.
z.B. Global: Erhöhung Pauschalspesen um 20 Franken, Teuerungsausgleich pauschal 1% etc.
Individuell: z.B. neue Löhne, neue PK-Beiträge etc.

Tipp
Auch die Lohnausweisvorlagen können in diesem Programm auf bequeme Art überprüft und bei Be-
darf auch angepasst werden. Ebenso auch Kostenstellen, LSE-Statistikfelder, UVG-Codes, QST-
Codes, Zivilstands-Datum etc.
Wichtig: Wenn die vorgenommenen Änderungen in die Personaldaten übertragen werden sollen,
muss der Speicher-Button (oben links in vorgängiger Abbildung: rot markiertes Disketten-Symbol)
gedrückt werden.

Tipp 2:
Falls Sie die Option „AbaConnect“ lizenziert haben, können Sie diese Daten ins Excel exportieren,
dort bearbeiten und wiederum ins Abacus importieren!
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Bei Fragen
Sollten Sie Fragen zum Jahresabschluss haben, rufen Sie uns bitte an. Sie erreichen uns während
der Bürozeit unter der Service-Nummer 0844 80 35 35 oder via https://www.obt.ch/de/support/