Absage nach Vorstellungsgespräch
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Absage nach Vorstellungsgespräch
Absagen auf Bewerbungen
Suchwort-
Wie Sie die bittere Nachricht
Service
diplomatisch verpacken – auch nach
dem Vorstellungsgespräch
Brief-Berater
Alarmierend hoch ist die Zahl der Arbeitslosen in Deutschland mit
aktuell
zirka 4,7 Millionen. Die Auswirkungen spüren wohl auch Sie: Nach der
Sommerpause stapeln sich die Bewerbungen auf Ihrem Schreibtisch.
Vielleicht sind Sie in der glücklichen Lage, einen Kandidaten einstellen
zu können. Der Mehrheit werden Sie aber absagen müssen. Lesen Sie A
in diesem Beitrag, wie Sie das konstruktiv und aufmunternd tun. B
C
D
Muster für diplomatische Absagen
E
Standardabsage auf unpassende Bewerbung ............................ Seite 05
F
Auf unspezifische Bewerbung, mit Ratschlag,
genauer auf die Stellenbeschreibung einzugehen ...................... Seite 07 G
H
An Bewerberin, die nur knapp bei der Vorauswahl
gescheitert ist .................................................................................. Seite 09
I
Mit Ratschlag, die Berufswahl zu überdenken ............................ Seite 11 J
K
Auf Initiativbewerbung, konstruktiv .............................................. Seite 13
L
Auf Initiativbewerbung, mit Bitte, die Bewerbung behalten
zu dürfen .......................................................................................... Seite 15 M
N
Persönlich, nach dem Vorstellungsgespräch .............................. Seite 17
O
Mit Alternativ-Vorschlag ................................................................ Seite 19
P
Mit einiger Verspätung .................................................................. Seite 21 Q
Auf Bewerbung um freie Mitarbeit, entschieden ........................ Seite 23 R
Auf Bewerbung um freie Mitarbeit, mit Bezug auf S
Arbeitsproben ................................................................................ Seite 24 T
U
Ihre Korrespondenz-Experten
V
Barbara Schreiter, Agentur für kreative PR, Berlin W
Judith Engst, Chefredakteurin des Brief-Beraters, Bonn
X
Y
Veit Schäfer, Kommunikationsberater, „Scribo“-Texte und Reden,
Z
Karlsruhe
ABB 1
6/2005 Seite 25Absagen auf Bewerbungen
Mit diesen Absagen an erfolglose Bewerber
vermitteln Sie Hoffnung – und ein gutes Bild
von Ihrem Unternehmen
Es ist nie schön, einem Menschen die Aussicht auf eine neue Arbeits-Stelle
nehmen zu müssen. Besonders schwer fällt es in Zeiten wie diesen, wenn
klar ist: Ein Bewerber kann nicht auf zig andere Optionen in der Zuversicht
zurückgreifen, dass es schon irgendwann mit der gewünschten Stelle klap-
pen wird.
Gerade hier ist es aber wichtig, zusammen mit einer Absage noch eine
andere Botschaft zu vermitteln als ein bloßes Nein – nämlich Aufmun-
terung. Damit sorgen Sie dafür, dass sich ein Bewerber trotz Absage gleich
besser fühlt. Und Sie tragen so auch entscheidend dazu bei, ein gutes Bild
von Ihrer Firma, Ihrem Verband oder Ihrer Institution in die Öffentlichkeit zu
transportieren.
Schon deshalb lohnt es sich, auch Absagen an Bewerber sorgfältig zu for-
mulieren.
Vermeiden Sie unpersönliche Bürokratensprache
So besser nicht!
„Bezugnehmend auf Ihre Bewerbung vom 25. August 20.. möchten
wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie bei der Besetzung der ausgeschrie-
benen Position leider nicht berücksichtigen konnten. In der Anlage
übersenden wir Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zu unserer
Entlastung zurück.“
Das schreiben Sie besser nicht, denn die bürokratische Ausdrucksweise
und die floskelhaften, unpersönlichen Formulierungen hinterlassen nicht
gerade den Eindruck eines modernen Unternehmens. Eher wird der
Empfänger solche Sätze mit Bürokratenmuff und Unfreundlichkeit verbin-
den. Frischen Wind bringen – auch bei Standardabsagen – einige persönli-
che und aufmunternde Worte, mit denen Sie auf die Bewerbung oder die
Situation des Bewerbers eingehen.
ABB 2
6/2005 Seite 26Absagen auf Bewerbungen
So bauen Sie Ihre Absage richtig auf
Die Absage auf eine Bewerbung bauen Sie immer nach dem gleichen
Grundmuster auf:
1. Absage mit Bezug auf die Bewerbung: Vermeiden Sie die Formulierung
„Bezugnehmend“. Da Sie die Bewerbungsmappe zurückschicken, brau-
chen Sie die Bewerbung nicht weiter zu charakterisieren; der Bewerber
weiß in der Regel, worauf er sich beworben hat. Ihre Absage verbinden Sie
mit einem freundlichen Dank für das Interesse an einer Mitarbeit.
2. Begründung oder Aussage zur Auswahl: Wenn es sich nicht gerade um
einen Kandidaten handelt, der in der engsten Auswahl war, brauchen Sie
die Gründe für Ihre Absage nicht offen zu legen. Aber ein paar Worte kön-
nen Sie schon darüber verlieren, warum Sie den Betreffenden nicht
genommen haben.
Tipp
Faustregel
Je mehr Kontakte es schon zwischen Ihrem Unternehmen und dem
Bewerber oder der Bewerberin gab, desto detaillierter und persön-
licher sollte die Absage begründet sein.
3. Beste Wünsche für die Zukunft: Diese gehören zum guten Ton und ver-
leihen selbst einem so unerfreulichen Schreiben wie einer Absage eine
freundliche Note. Eventuell passt auch hier – statt am Anfang des Briefs –
ein Dank für das Interesse an einer Mitarbeit in Ihrem Unternehmen.
Tipp
Bewerbungsmappe nicht kommentarlos einbehalten
Mit Ihrer Absage schicken Sie in der Regel die Bewerbungsmappe
zurück, allerdings ohne das ursprüngliche Anschreiben. Vielleicht
wollen Sie die eine oder andere viel versprechende Mappe behalten,
falls bald eine passende Stelle frei wird. Dann sollten Sie den
Kandidaten aber um Erlaubnis bitten, seine Unterlagen behalten zu
dürfen. Mehr dazu auf Seite 15.
ABB 3
6/2005 Seite 27Absagen auf Bewerbungen
Lieblose Bewerbungen: Nicht jede Absage müssen Sie indi-
viduell begründen
Auf Ihre Stellenanzeige hin werden sicher einige Bewerbungen eintreffen,
die überhaupt nicht zur ausgeschriebenen Stelle passen. Sie haben zwei
Möglichkeiten, darauf zu reagieren.
Die erste: Sie schicken die Bewerbungsmappe mit einer Standardabsage
zurück (siehe Muster rechts). Das können Sie ruhig tun, wenn Sie den
Eindruck haben, dass sich der Bewerber nicht die geringste Mühe gegeben
hat.
Die zweite Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie merken, dass Sie es mit
einem Anfänger zu tun haben, der noch nicht die nötigen Kenntnisse mit-
bringt. In diesem Fall können Sie „missionarisch“ tätig werden und Ihre
Absage mit ein paar Tipps verknüpfen. Sagen Sie dem Bewerber ehrlich,
warum Sie seine Bewerbung gar nicht erst näher in Betracht gezogen
haben und was er besser machen könnte. Mehr dazu auf der nächsten
Doppelseite.
Zunächst aber zur einfachsten Möglichkeit, der Standardabsage. Achten
Sie auch hier auf einen freundlichen, aufmunternden Ton:
Formulierungsbeispiel
Einleitung: Bezug auf Bewerbung und Absage
Vielen Dank für Ihr Interesse, als Assistentin in unserer Firma mitzu-
arbeiten. Bedauerlicherweise müssen wir Ihnen heute absagen.
Mittelteil: Kurze Begründung/Bemerkungen zum Auswahlverfahren
Der Zuspruch auf unsere Stellenanzeige war groß: Etwa 100
Bewerbungen haben wir bekommen. Jetzt konzentriert sich unsere
Auswahl auf diejenigen Bewerber, deren Qualifikationen am genaue-
sten unserem Anforderungsprofil entsprechen. Bitte seien Sie nicht
enttäuscht, dass Sie nicht dazugehören.
Schluss: Dank/gute Wünsche für die Zukunft
Auch wenn es diesmal nicht geklappt hat – wir wünschen Ihnen für
die Zukunft viel Glück bei der Suche nach einer geeigneten Stelle!
ABB 4
6/2005 Seite 28Absagen auf Bewerbungen
Standardabsage auf unpassende Bewerbung
Brado Systemtechnik GmbH
Hinter Halden 78, 12345 Kohleberg
Tel.: 01234 5678-910, Fax: 01234 5678-912
Herrn
Benjamin Oberhof
Berkehof 3
12345 Lauenberg
25. Sep. 20..
Ihre Bewerbung:
Leider müssen wir Ihnen absagen
Sehr geehrter Herr Oberhof,
Sie ahnen sicher, warum wir Ihre Bewerbungsmappe zurückschicken:
Wir können Ihnen die Stelle als Industriemechaniker, auf die Sie sich
beworben haben, leider nicht anbieten.
Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie noch nicht einmal die Chance zu
einem Vorstellungsgespräch bekommen haben. Wir wollen ehrlich sein:
Weil wir nur wenige Übereinstimmungen gefunden haben zwischen Ihren
Kenntnissen und Fähigkeiten und dem, was ein Kandidat für diese Stelle
aus unserer Sicht mitbringen muss. Das ist aber kein Urteil über Ihre
Qualifikationen.
Lassen Sie sich also von dieser Absage nicht entmutigen. Wir wünschen
Ihnen bei Ihrer weiteren Stellensuche alles Gute!
Freundliche Grüße
Svenja Kröger
Personalabteilung
ABB 5
6/2005 Seite 29Absagen auf Bewerbungen
Anfängerfehler: Wenn die Bewerbung überhaupt nicht zur
ausgeschriebenen Stelle passt
Streubewerbungen sind nicht erst ein Problem, seit die Arbeitslosenzahlen
so hoch sind. Viele Bewerber glauben, nur die Masse brächte den Erfolg,
und schicken die gleiche Bewerbung oft dutzendfach an verschiedenste
Unternehmen, Behörden und Verbände. Für Sie als Empfänger ist das
ärgerlich. Auf den ersten Blick sehen Sie: Der Kandidat hat überhaupt nicht
geprüft, ob er zur ausgeschriebenen Stelle passt. Trotzdem können Sie
seine Bewerbung nicht einfach wegwerfen, sondern müssen sie zurück-
schicken, was Zeit und Porto kostet. Schlucken Sie Ihren Ärger hinunter.
Sich unspezifisch auf alle möglichen Stellen zu bewerben ist ein typischer
Anfängerfehler. Der Bewerber weiß es einfach (noch) nicht besser. Weisen
Sie ihn lieber ehrlich auf diesen Mangel hin, dann erfährt er wenigstens,
was er falsch macht.
Formulierungsbeispiel
Guten Tag, Herr Neubauer,
es tut uns Leid, Sie enttäuschen zu müssen. Sie sind nicht in die
engere Auswahl der Bewerber gekommen, die wir zum
Vorstellungsgespräch einladen.
Ohne Ihnen zu nahe treten zu wollen: Wir hatten den Eindruck,
Ihre Bewerbung ist gar nicht speziell auf unser Stellenangebot
ausgerichtet, sondern eine von vielen gleichen Bewerbungen, die
Sie auf alle möglichen Stellenanzeigen hin versenden.
Wir – und andere Arbeitgeber auch – sind aber bei der Einstellung
dringend darauf angewiesen, zu erfahren, was einen Bewerber
genau für die ausgeschriebene Position qualifiziert.
Vielleicht berücksichtigen Sie diesen Vorschlag bei allen Bewer-
bungen, die Sie in Zukunft losschicken? Wir wünschen Ihnen
viel Erfolg dabei!
Freundliche Grüße
Tina Melchior
Personalreferat
ABB 6
6/2005 Seite 30Absagen auf Bewerbungen
Auf unspezifische Bewerbung, mit Ratschlag,
genauer auf die Stellenbeschreibung einzugehen
Äolus Energietechnik GmbH
Lindenallee 43, 12345 Blohfelden
Frau
Senta Braun
Hofweg 24
12345 Blohfelden
19. Sep. 20..
Ihre Bewerbung als Sekretärin
Sehr geehrte Frau Braun,
kaum haben Sie uns Ihre Bewerbungsmappe zugeschickt, schon kommt
sie mit einer Absage zurück. Schade, werden Sie sagen, wenigstens eine
Einladung zum Vorstellungsgespräch hatten Sie sich sicher erhofft.
Auch uns fällt es schwer, Bewerbern die Aussicht auf eine Anstellung bei
uns zu nehmen. Damit Sie jetzt nicht den Kopf hängen lassen, sondern
wissen, was Sie in Zukunft besser machen können, möchten wir Ihnen
einen Rat mit auf den Weg geben: Bei Ihrer Bewerbung fällt auf, dass Sie
nicht weiter auf die angestrebte Stelle eingehen. In Anschreiben und
Lebenslauf verlieren Sie kein Wort darüber, welche der geforderten
Qualifikationen Sie mitbringen, und sagen auch nicht, warum Sie gern bei
unserer Firma arbeiten würden.
Das ist es, was Ihnen einige Ihrer Mitbewerber voraushaben. Bitte verste-
hen Sie diese Aussage nicht als vernichtende Kritik, sondern als Anregung,
es künftig besser zu machen. Wenn Sie weniger Bewerbungen schreiben
und dafür jede einzelne genau auf den potenziellen Arbeitgeber zuschnei-
den, klappt es bestimmt auch bald mit einem Vorstellungsgespräch. Das
jedenfalls wünschen wir Ihnen von Herzen!
Mit bestem Gruß
Caspar Romanow
Geschäftsführer
ABB 7
6/2005 Seite 31Absagen auf Bewerbungen
Wer die Vorauswahl nur knapp nicht schafft, hat Interesse,
zu erfahren, wo er steht
Manchmal kommen auf eine Stelle massenhaft Bewerbungen. Sie müssen
eine Vorauswahl treffen, da Sie nicht alle Kandidaten einladen können. Hier
brauchen Sie nicht unbedingt offen zu legen, nach welchen Kriterien Sie
einige Bewerbungen aussortiert und andere in die engere Wahl gezogen
haben. Erfolglose, aber recht gute Bewerber muntern Sie auf, indem Sie
ihnen mitteilen, dass sie es nur knapp nicht in die nächste Runde geschafft
haben.
Alternative Formulierungen
Einstieg = Zahl der Bewerbungen
• Eine große Zahl Interessenten hat sich auf unser Stellenangebot
hin beworben.
• Etwa 150 Bewerbungen sind auf unser Inserat hin eingetroffen, und
noch immer kommen einige Nachzügler.
Mittelteil = Aussage zur Vorauswahl
• Da ist es schwer, bei der großen Zahl diejenigen Kandidaten auszu-
wählen, die wir zu einem persönlichen Gespräch einladen möch-
ten. Bitte sehen Sie es nicht als Abwertung, dass Sie nicht dazuge-
hören – Sie sind nur wenig hinter unseren Erwartungen zurückge-
blieben.
• Da fällt eine Auswahl schwer. Letztlich haben wir nur acht
Bewerber in die engere Wahl gezogen. Sie haben das Ziel, dazuzu-
gehören, nur knapp verfehlt.
Schluss = Gute Wünsche
• Das ist kein Grund, frustriert zu sein! Wir sind zuversichtlich – und
drücken Ihnen die Daumen –, dass es bald mit einem
Ausbildungsplatz klappt.
• Lassen Sie den Kopf nicht hängen! Ihre Qualifikationen sprechen
dafür, dass Sie nicht lange Arbeit suchend bleiben.
ABB 8
6/2005 Seite 32Absagen auf Bewerbungen
An Bewerberin, die nur knapp
bei der Vorauswahl gescheitert ist
Genatco Pharmaceuticals GmbH
Obere Schneise 17-19
12345 Rechtstadt
Frau
Tanja Spann
Elsternweg 25
12345 Weiblingen
14. September 20..
Ihre Bewerbung
Sehr geehrte Frau Spann,
vielen Dank für Ihre Bewerbung. Das Interesse an der Ausbildung zur
pharmazeutisch-technischen Assistentin bei uns teilten Sie mit vielen: Um
die drei ausgeschriebenen Ausbildungsplätze bewarben sich fast 100 junge
Menschen!
Die Auswahl unter so vielen Bewerberinnen und Bewerbern fiel uns nicht
leicht. Richtig schwer fällt es uns aber, Ihnen mitzuteilen, dass Sie nicht
zu den drei Glücklichen gehören, die wir einstellen werden! Mit Ihrem
persönlichen und schulischen Profil sind Sie aber nur wenig unter unserer
Messlatte geblieben.
Verlieren Sie nicht den Mut! Sie sind gut, und Sie haben Chancen –
davon sind wir überzeugt!
Mit freundlichen Grüßen nach Weiblingen
Konrad Förster
Abteilung Personal und Ausbildung
ABB 9
6/2005 Seite 33Absagen auf Bewerbungen
Sagen Sie ehrlich, wenn ein Kandidat in einem anderen
Beruf bessere Chancen hätte
Wenn Ihnen auffällt, dass ein Bewerber auf eine Stelle oder einen
Arbeitgeber fixiert ist, ohne dort große Chancen zu haben, weisen Sie
ihn darauf hin. Damit verbessern Sie seine Berufschancen entscheidend.
Nennen Sie einen möglichen anderen Arbeitgeber, reichen Sie seine
Bewerbung intern an die passende Abteilung weiter, oder geben Sie die
Bewerbung an externe Geschäftspartner weiter. In diesem Fall sollten Sie
sich aber vorher die Erlaubnis des Bewerbers einholen.
Alternative Formulierungen
Aussage Formulierung
Berufswahl • Offensichtlich sind Sie eine fähige junge Frau.
ungeeignet Nur als Buchhalterin können wir Sie uns nicht so
recht vorstellen, denn Ihr großes Talent sind
offenbar die Fremdsprachen. Wie wäre es mit
einer Berufsausbildung zur Groß- und
Außenhandelskauffrau?
Bewerbung • Wenn Sie besonders an einer Sozialversicherung
anderswo als Arbeitgeber interessiert sind, raten wir Ihnen,
aussichts- sich auch bei Landesversicherungsanstalten und
reicher Berufsgenossenschaften zu bewerben.
• Wenn Sie sich in diese Richtung bewerben wol-
len, können wir Ihnen unsere Partnerfirma Dorex
wärmstens empfehlen.
Bewerbung • Wir haben Ihre Bewerbung an unsere Außen-
intern weiter- handelsabteilung weitergereicht. Falls dort
gereicht Bedarf besteht, werden sich die Kollegen direkt
mit Ihnen in Verbindung setzen.
Bitte um • Aktuell sucht unser Geschäftspartner Dorex
Erlaubnis, noch Auszubildende in dieser Sparte. Gern
Bewerbung geben wir Ihre Bewerbung weiter. Sie müssten
weiterzugeben uns nur kurz Bescheid geben, ob Sie einverstan-
den sind.
ABB 10
6/2005 Seite 34Absagen auf Bewerbungen
Mit Ratschlag, die Berufswahl zu überdenken
Betriebskrankenkasse Flughafen Neustadt
Rheinuferpromenade 12a
12345 Neustadt
Herrn
Markus Zweifel
Kirchstr. 1
12345 Duisendorf
16. September 20..
Ihre Bewerbung
Sehr geehrter Herr Zweifel,
vielen Dank für Ihre Bewerbung um einen unserer Ausbildungsplätze.
Wir haben aber alle drei an andere Bewerberinnen und Bewerber verge-
ben, die uns geeigneter erschienen.
Den Ausschlag gaben dabei schließlich die größeren und besseren
Sprachkenntnisse Ihrer Mitbewerber. Nicht nur, dass wir zahlreiche aus-
ländische Mitglieder haben, in unserer Geschäfts-Stelle im Flughafen
suchen auch viele ausländische Fluggäste Rat und Hilfe in Sachen
„Krankenversicherung“.
Sind Sie eigentlich sicher, dass eine Büro- oder Verwaltungstätigkeit für
Sie das Richtige ist? Ihren Zeugnissen nach zu schließen liegen Ihre
Stärken doch vielmehr auf mathematisch-naturwissenschaftlichem Gebiet.
Wir wollen Sie nicht verunsichern, empfehlen Ihnen aber doch, Ihre
Berufswahl noch einmal zu überdenken. Wenn Sie möchten, vermitteln
wir Ihre Bewerbung gern weiter an das Kompetenz-Zentrum der Propeller-
Flugmotoren AG, mit der wir über unser Trägerunternehmen verbunden
sind. Geben Sie uns einfach Bescheid, wenn Ihnen das recht ist (Telefon:
01234 5678-123).
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Luft
Personalwesen
PS: Falls wir bis 1. Oktober nichts von Ihnen gehört haben, schicken wir
Ihnen Ihre Bewerbungsmappe zurück.
ABB 11
6/2005 Seite 35Absagen auf Bewerbungen
Absagen auf Initiativbewerbungen: Geben Sie den
Bewerbern eine konstruktive Rückmeldung
Viele Bewerbungen beziehen sich gar nicht konkret auf ein aktuelles
Stellenangebot, sondern werden auf gut Glück losgeschickt (Initiativbe-
werbung). Bei manchen ärgern Sie sich vielleicht, weil Sie den Eindruck
haben, der Absender weiß gar nicht recht, auf welches Einsatzgebiet seine
Bewerbung zielt. Bei anderen stimmt eigentlich alles, nur haben Sie keine
entsprechende Stelle frei oder keinen Bedarf an den angebotenen Leis-
tungen.
Auch wenn es ein paar Minuten mehr Zeit kostet, lohnt es sich, eine indi-
viduelle Absage zu formulieren. Schließlich steht hinter jeder Bewerbung
ein Mensch, der sich viel Mühe gegeben hat. Mit einer konstruktiven
Rückmeldung helfen Sie ihm vielleicht ein Stück weiter auf seinem Weg.
Und nicht zuletzt tragen Sie mit einer freundlichen, konstruktiven Absage
zum positiven Image Ihres Unternehmens bei.
Alternative Formulierungen für die Begründung
Wir setzen auf routinierte Programmierer mit viel Erfahrung mit der
XYZ-Software. Nehmen Sie es uns nicht übel: Einen „Neuling“ kön-
nen wir in diesem Bereich nicht einsetzen.
Sicher haben Sie auf unserer Website gesehen, dass sich unser
Angebot an besonders anspruchsvolle Kunden richtet, die ihre
Wohnung gern kostspielig und luxuriös einrichten. Ihr Schwerpunkt
liegt dagegen im Verkauf von Konsumgütern im unteren Preis-
Segment. Unserer Ansicht nach verträgt sich das nicht miteinander.
Wir arbeiten in diesem Bereich nur mit freien Mitarbeitern zusam-
men. Wenn Sie an gelegentlichen Jobs auf dieser Basis interessiert
sind, nehmen wir Sie gern in unsere Liste auf.
Über Ihr Interesse haben wir uns gefreut, auch wenn wir keine
passende Stelle für Sie haben. Aber mit Ihrer kreativen Bewerbungs-
mappe finden Sie sicher bald etwas Passendes.
ABB 12
6/2005 Seite 36Absagen auf Bewerbungen
Auf Initiativbewerbung, konstruktiv
Die Kreativen Werbeagentur GmbH
Bismarckallee 225, 12345 Römerstadt, Tel.: 01234 56789
Herrn
Thomas Schreiber
An der Bücherei 27
12345 Römerstadt
25. September 20..
Leider müssen wir absagen
Sehr geehrter Herr Schreiber,
haben Sie herzlichen Dank für Ihre Initiativbewerbung und für Ihre Mappe
mit den Arbeitsproben.
Ob „Kater Felix“ oder „Lieselotte Sicher“ als Versicherungsnehmerin –
die von Ihnen getexteten Mailings haben uns ausgesprochen gut gefallen,
ebenso Ihre Texte für die verschiedenen Broschüren und Kunden-
zeitschriften.
An Ihrer Qualifikation liegt es also nicht, wenn Sie Ihre Mappe trotzdem
heute von uns zurückerhalten. Der Schwerpunkt unserer Agentur liegt eher
im Bereich der grafischen Gestaltung. Für unseren gelegentlichen Bedarf
an Werbetexten haben wir bereits eine Gruppe von freien Mitarbeitern, mit
denen wir zusammenarbeiten.
Wir wünschen Ihnen, dass Ihre Mappe bei einer anderen Agentur nicht nur
genauso gut ankommt wie bei uns, sondern auch auf eine passende freie
Stelle für Sie trifft.
Mit den besten Grüßen
Peter MacIntosh
Geschäftsführer
ABB 13
6/2005 Seite 37Absagen auf Bewerbungen
Wenn Sie Initiativbewerbern trotz bester Eignung keine
Stelle anbieten können
Initiativbewerbungen, also solche Bewerbungen, die sich nicht auf ein kon-
kretes Stellenangebot beziehen, kommen oft dann, wenn beim betreffen-
den Arbeitgeber gerade gar keine Stelle frei ist. Das ist schade, denn eine
Initiativbewerbung zeugt von hoher Motivation, und oft bringen die Ab-
sender gute Qualifikationen mit.
Sie sollten geeigneten Kandidaten auch mitteilen, dass sie grundsätzlich zu
Ihrem Unternehmen oder Ihrer Institution passen würden. Falls Sie eine
Chance sehen, den entsprechenden Kandidaten später auf einer frei wer-
denden Stelle einzusetzen, fragen Sie ihn, ob Sie seine Unterlagen so lange
behalten dürfen.
Alternative Formulierungen
Auch wenn wir aktuell keine Einsatzmöglichkeit für Sie sehen, er-
scheinen uns Ihre Qualifikationen doch interessant. Deshalb werden
wir – Ihr Einverständnis vorausgesetzt – Ihre Mappe vorerst behal-
ten. Falls in den nächsten Monaten eine Stelle bei uns frei wird,
kommen wir wieder auf Sie zu.
Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Mitarbeit bei uns. Ihre Bewer-
bung ist interessant, kommt aber zu einem ungünstigen Zeitpunkt,
weil wir im Augenblick keine offenen Stellen im Bereich „technische
Entwicklung“ haben. Das kann sich aber in einem halben Jahr schon
wieder ändern. Dürfen wir Ihre Mappe so lange behalten? Dann
berücksichtigen wir Ihre Bewerbung gern auch bei künftigen
Auswahlverfahren.
Tipp
Bewerbung auf Wiedervorlage legen
Einbehaltene Bewerbungen sollten Sie von Zeit zu Zeit prüfen. Haben
Sie nach einem halben Jahr immer noch keine geeignete Stelle für
den Bewerber frei, schicken Sie ihm die Unterlagen zurück.
ABB 14
6/2005 Seite 38Absagen auf Bewerbungen
Auf Initiativbewerbung, mit Bitte,
die Bewerbung behalten zu dürfen
BFW
Kläranlagenbau GmbH
Am Hafen 30
12345 Reichhof
Herrn
Mario Freyberger
Mörikeweg 24
12345 Reichhof
1. Oktober 20..
Ihre Initiativbewerbung vom 26. September 20..
Guten Tag, Herr Freyberger,
offensichtlich bringen Sie im Bereich Marketing jede Menge Erfahrung
mit. Umso mehr bedauern wir, Ihnen heute eine Absage schicken zu müs-
sen. Im Augenblick ist in unserer Marketing-Abteilung keine Stelle frei.
Wenn Sie aber damit einverstanden sind, würde ich gern Ihre Bewerbungs-
mappe vorerst zu meinen Unterlagen nehmen. Sollte sich in absehbarer
Zeit Bedarf an einem Marketing-Spezialisten ergeben, melde ich mich
wieder bei Ihnen. Wenn ich nichts mehr von Ihnen höre, gehe ich davon
aus, dass Sie damit einverstanden sind.
Herzliche Grüße
Moritz Brandauer
Stellvertretender Geschäftsführer
ABB 15
6/2005 Seite 39Absagen auf Bewerbungen
Nach dem Vorstellungsgespräch: Eine persönliche
Begründung zeugt vom guten Stil Ihres Hauses
Es gibt viele Gründe, weshalb Sie sich schließlich für den einen und gegen
den anderen Bewerber entscheiden. Einmal sind es nur Nuancen, die den
Ausschlag geben. Einmal stellt sich aber auch erst im persönlichen
Gespräch heraus, dass der Bewerber nicht hält, was seine Unterlagen ver-
sprochen haben.
Wer in die engere Wahl kam und von Ihnen zum Vorstellungsgespräch ein-
geladen wurde, macht sich auf jeden Fall Hoffnungen, die Stelle zu bekom-
men. Deshalb ist es nur fair, wenn Sie Ihre Absage individuell formulieren
und eine Begründung mitliefern.
Stellen Sie zu Beginn Ihres Briefs in den Vordergrund, was Ihnen positiv
auffiel. Wie deutlich Sie anschließend Ihre Ablehnung begründen, hängt
dann vom Einzelfall ab. Als Faustregel gilt: Je positiver das Gespräch ver-
lief, desto klarer sollte die Begründung sein.
Alternative Formulierungen für die Begründung
Schade, mit Ihren bisherigen Erfahrungen und Ihren persönlichen
Fähigkeiten hätten Sie perfekt in unser Team gepasst. Nur – solide
Fremdsprachenkenntnisse sind für die ausgeschriebene Stelle unbe-
dingt notwendig. Da sind Sie nach unserer Einschätzung einfach
nicht sattelfest genug.
Manchmal sind es nur Nuancen, die den Ausschlag geben. In die-
sem Fall war es ein Auslandsaufenthalt, den eine Mitbewerberin
Ihnen noch voraushatte.
Ihre konzeptionellen Ansätze in der Landschaftsplanung halte ich für
hervorragend, und auch ihre Kenntnisse im Bereich geografische
Informationssysteme sind sehr fundiert. In der Kundenberatung geht
es aber auch darum, aktiv auf Menschen zuzugehen. Je nach Tempe-
rament liegt das nicht jedem. Wir haben uns – bei sonst gleicher
Eignung – für einen Kandidaten entschieden, dem das leichter fiel.
ABB 16
6/2005 Seite 40Absagen auf Bewerbungen
Persönlich, nach dem Vorstellungsgespräch
Special Investment AG
Königsweg 39a, 12345 Kronenburg, Tel.: 01234 56789
Herrn
Friedrich Schmitz
Gerhart-Hauptmann-Ring 124
12345 Kronenburg
23. September 20..
Ihre Bewerbung als Leiter der Kreditabteilung
Sehr geehrter Herr Schmitz,
manchmal ist es gar nicht so einfach, sich für den richtigen Bewerber zu
entscheiden.
Wir haben die Plus- und Minuspunkte für jeden Bewerber sorgfältig abge-
wogen. Auf der Haben-Seite (bilanztechnisch korrekt ja eigentlich auf der
Soll-Seite) bringen Sie einen überzeugenden Werdegang, sehr gute Quali-
fikationen sowie Zielstrebigkeit und Entschiedenheit mit.
„Und was hat nun gefehlt?“, werden Sie sich fragen. Aus unserer Sicht
einfach noch ein bisschen mehr persönliche Lebenserfahrung. Das spricht
selbstverständlich nicht gegen Sie. Hätten wir eine Position für dynami-
sche Nachwuchsführungskräfte zu besetzen, würden wir uns sofort für Sie
entscheiden. So haben wir aber einen etwas älteren und erfahreneren
Bewerber für die Position als Leiter unserer Kreditabteilung ausgewählt.
Vielen Dank, dass Sie sich bei uns beworben haben, und alles Gute für
Ihren weiteren beruflichen Weg!
Mit freundlichen Grüßen
Leonard Marburg
Vorstand
ABB 17
6/2005 Seite 41Absagen auf Bewerbungen
Falls Sie zusätzlichen Einsatz zeigen wollen: Bieten Sie
abgelehnten Bewerbern ein Provisorium an
Absage bleibt Absage, daran ändert keine Aufmunterung etwas. Bewer-
berinnen und Bewerber werden sie leicht als billigen Trost empfinden, es
sei denn, die Absage lässt erkennen, dass das Unternehmen wirklich Anteil
nimmt an der schwierigen Lage der Menschen, die auf der Suche nach
einer Stelle sind. Davon können konkrete Hilfsangebote überzeugen.
Manche Bewerberinnen oder Bewerber sind nicht auf einen speziellen Aus-
bildungsberuf oder ein bestimmtes Berufsziel fixiert. Ihnen ist womöglich
damit geholfen, wenn ihnen eine andere Chance geboten wird.
Auch mit „Strohhalm-Angeboten“ können Unternehmen einiges tun, um
jungen Leuten Mut zu machen.
Alternative Formulierungen
Bitte melden Sie sich noch einmal bei uns, falls es mit einem
Ausbildungsplatz doch so rasch nichts werden sollte. Wir haben
immer wieder Sonderaktionen, für die wir Aushilfskräfte brauchen.
Hierbei könnten Sie sich einiges Geld verdienen und daneben
weiterhin nach einem Ausbildungsplatz suchen.
In unserer Kurklinik „Am Sonnenwald“ in Bad Kniestein sind noch
mehrere Praktikumsplätze für angehende Krankenpflegerinnen frei.
Geben Sie uns bitte schnell Bescheid, falls das für Sie infrage kommt.
Wir sehen hier eine gute Chance für Sie!
Wir möchten dazu beitragen, Ihre Bewerbungschancen zu vergrößern,
und laden Sie deshalb zu einem unserer Bewerbungstrainings ein (s.
beigefügtes Faltblatt). Wenn wir Ihnen auch keinen Ausbildungsplatz
bieten können, so verhilft Ihnen das Training vielleicht anderweitig
zum Erfolg. Rufen Sie bitte an, falls Sie interessiert sind. Wir nennen
Ihnen dann Ort und Zeit des nächsten Bewerbungstrainings.
ABB 18
6/2005 Seite 42Absagen auf Bewerbungen
Mit Alternativ-Vorschlag
Profil
Sport- und Wanderschuhe GmbH
Hauptstraße 47 • 12345 Siegstein
Frau
Sophie Werth
Weitenau 11
12345 Goldhafen
26. September 20..
Ihre Bewerbung um einen Ausbildungsplatz
Guten Tag, Frau Werth,
wir können Ihnen leider keinen Ausbildungsplatz mehr anbieten, wie wir
zunächst gehofft hatten: Nach unserer Zwischennachricht vom 29. August
20.. zeigte sich, dass wir über die drei ausgeschriebenen Ausbildungs-
plätze hinaus aus personellen Gründen nun doch keine weitere Ausbil-
dungskapazität bereitstellen können. Leicht fällt uns diese Nachricht nicht,
das dürfen Sie uns glauben.
Wenn Sie aber nicht auf den Beruf der Einzelhandelskauffrau festgelegt
sind, geben wir gern Ihre Bewerbung an unsere Holding, die Globetrotter
AG weiter. Ihre Chancen, dort einen Ausbildungsplatz für den Beruf der
Bürokauffrau zu bekommen, halten wir für aussichtsreich. Bitte rufen Sie
mich unverzüglich an (Tel.-Durchwahl 789-345), falls Sie Interesse haben.
Höre ich bis zum 14. Oktober nichts von Ihnen, werde ich Ihnen Ihre
Bewerbungspapiere zurückschicken.
Mit freundlichen Grüßen
Freya von Hofstetten
Dr. Freya von Hofstetten
Personalreferentin
ABB 19
6/2005 Seite 43Absagen auf Bewerbungen
Wie Sie eine Absage formulieren, wenn der
Bewerber lange warten musste
Auf bis zu sechs Wochen Wartezeit sind die meisten Bewerber eingestellt.
Falls Sie den Eingang der Bewerbung mit einem Zwischenbescheid bestä-
tigt haben, sogar auf bis zu acht Wochen. Mehr als drei Monate sollten Sie
sich aber nicht mit der Bewerberauswahl Zeit lassen – erst recht nicht nach
einem Vorstellungsgespräch. Hier erwarten die Kandidaten eine schnelle
Antwort.
Aber natürlich kommen Verzögerungen aus vielfältigen Gründen vor.
Manchmal ist eine kleine Entschuldigung angebracht.
Alternative Formulierungen
Nach einem Zwischenbescheid
• Jetzt ist es leider endgültig: Wir sehen keine Möglichkeit, Sie
adäquat bei uns einzusetzen. Ich weiß, unsere Absage kommt spät.
Dafür hoffen wir umso mehr, dass sich in der Zwischenzeit schon
andere Arbeitsmöglichkeiten für Sie ergeben haben.
• Bitte entschuldigen Sie, dass wir Sie so lange haben warten lassen.
Bedauerlicherweise können wir Sie nicht bei der Besetzung der
ausgeschriebenen Stelle berücksichtigen, weil ...
Nach dem Vorstellungsgespräch
• Es tut uns wirklich Leid, dass Sie erst heute eine Nachricht von uns
erhalten. Wir haben einem Ihrer Mitbewerber den Vorzug gegeben.
Daran, wie spät dieses Schreiben kommt, können Sie sehen, wie
lange wir noch intern diskutiert haben und wie knapp es letztlich
herging.
• So lange wollten wir Sie eigentlich nicht warten lassen – schon gar
nicht, um Ihnen mitzuteilen, dass nicht Sie, sondern ein anderer
Kandidat das Rennen gemacht hat. Als kleiner Trost – und hoffent-
lich als Ansporn – soll Ihnen aber unser einhelliges Urteil dienen,
dass Sie wirklich sehr fähig und kompetent sind.
ABB 20
6/2005 Seite 44Absagen auf Bewerbungen
Mit einiger Verspätung
Kommunale Baugesellschaft mbH
Rathausstr. 2 • 12345 Oberhofen
Herrn
Anton Burkhart
In der Aue 44
12345 Launach
26. September 20..
Ihre Bewerbung vom 16. Juli 20..
Sehr geehrter Herr Burkhart,
lange haben wir Sie zwischen Hoffen und Bangen warten lassen – und nun
auch noch eine Absage! Nachdem wir alle Gespräche abgeschlossen
haben, ist die endgültige Wahl auf den Bewerber gefallen, der am meisten
Verwaltungserfahrung mitbringt. Bitte entschuldigen Sie, dass wir Ihnen
das erst jetzt mitteilen.
Natürlich wissen wir, dass Sie jetzt enttäuscht sind. Sie hatten ja bei unse-
rem Auswahltag gesehen, dass nur noch drei Kandidaten im Rennen
waren. Gut gefallen hat uns Ihre planvolle, sehr sachverständige Art und
die pragmatische Weise, wie Sie Problemlösungen finden. Nur die unkon-
ventionelle Weise, Entscheidungen auch einmal übers Knie zu brechen
und nicht mit den anderen Beteiligten abzustimmen, passt nicht richtig
zu einem Unternehmen in kommunaler Trägerschaft. Das war es, was
letztlich den Ausschlag gab.
Dennoch sind wir überzeugt: Einem Mann mit Ihren Fähigkeiten bietet
sich bald eine passende Berufsperspektive. In diesem Sinne wünschen wir
Ihnen viel Erfolg!
Freundliche Grüße nach Launach
Martin Rothe
Geschäftsführer
ABB 21
6/2005 Seite 45Absagen auf Bewerbungen
Wie absagen, wenn jemand sich um eine freie Mitarbeit
bewirbt?
Viele Selbstständige bewerben sich als „feste“ freie Mitarbeiter, um sich
wenigstens aus einer Quelle ein regelmäßiges Einkommen zu sichern. So
wenig willkommen Ihnen solche Angebote sein mögen, so viel Verständnis
sollten Sie dafür aufbringen: Werbung gehört zum Geschäft, und was
könnte bei einem freien Dienstleister besser funktionieren als eine Art
Bewerbungsmappe, mit der er auf seine Leistungen aufmerksam macht?
Als Faustregel gilt: Nicht bestellte Angebote müssen Sie nicht beantwor-
ten. Empfehlenswert ist aber, es dennoch zu tun, wenn Sie ein für alle Mal
klarstellen wollen, dass Sie kein Interesse haben (siehe Muster rechts).
Ein Muss ist eine Absage dann, wenn Sie selbst um eine Kurzvorstellung
oder um Arbeitsproben gebeten haben. Meist reicht eine E-Mail – es sei
denn, Sie haben hochwertige, aufwändig produzierte Arbeitsproben
bekommen. Diese sollten Sie mit einem Brief zurückschicken und darin die
Mühe würdigen, die sich der Bewerber gemacht hat (Muster Seite 24).
Formulierungsbeispiele
Aussage/Argument Formulierung
Kein Bedarf Danke für Ihr Angebot, uns im Bereich Grafik
zu unterstützen. Da wir aber bestens von
einer Werbeagentur betreut werden, sehen
wir keine Möglichkeit, daneben einen freien
Grafiker zu beschäftigen.
Aufgabe wird Kundenbetreuung ist Vertrauens-Sache. Des-
nicht an Externe halb hat die Geschäftsleitung beschlossen,
vergeben diese wichtige Aufgabe nicht an externe
Dienstleister zu vergeben.
Keine weiteren Bitte sehen Sie davon ab, uns weitere Ange-
Angebote er- bote zuzuschicken. Falls wir einmal Bedarf in
wünscht diesem Bereich sehen sollten, kommen wir
gern wieder auf Sie zu.
ABB 22
6/2005 Seite 46Absagen auf Bewerbungen
Auf Bewerbung um freie Mitarbeit, entschieden
An: michael.hoppenstaett@beispielwww.de
Betreff: Ihr Angebot möchten wir nicht in Anspruch nehmen
Sehr geehrter Herr Hoppenstaett,
Ihr E-Mail-Angebot haben wir bekommen. Danke für Ihr
Interesse, sich als freier Mitarbeiter künftig regel-
mäßig um unsere Rechner, unseren Server und unser Netz-
werk zu kümmern. Wir möchten es jedoch nicht in An-
spruch nehmen: Es ist eine grundsätzliche Entscheidung
von mir und den anderen Geschäftsführern, ausschließlich
eigene Mitarbeiter mit dieser Aufgabe zu betrauen. Wir
setzen in diesem Bereich keine externen Dienstleister
ein. Bitte sehen Sie daher von weiteren Angeboten ab.
Dennoch wünschen wir Ihnen für Ihre weitere Tätigkeit
viel Erfolg!
Mit freundlichen Grüßen
Gerlinde Hof
Geschäftsführende Gesellschafterin
Rotluff & Berger GmbH & Co. KG
Bahnhofstr. 229
12345 Grafenwörth
Tel.: 0123 456789-0
Fax: 01234 567689-12
E-Mail: info@beispielwww.de
ABB 23
6/2005 Seite 47Absagen auf Bewerbungen
Auf Bewerbung um freie Mitarbeit,
mit Bezug auf Arbeitsproben
Fotoagentur Rosenau
Lessingstr. 35 •12345 Partenhofen
Frau
Regina Meyer
Freie Fotografin
Künstlergasse 23
12345 Bad Seevensen
15. Sep. 20..
Ihre Bewerbung als freie Mitarbeiterin
Sehr geehrte Frau Meyer,
wer viel Mühe in ein Angebot steckt, hofft täglich beim Blick in den
Briefkasten auf eine positive Reaktion. Hat die Agentur Rosenau geschrie-
ben? Hat sie Interesse an meiner Arbeit, oder schickt sie eine Absage?
Leider ist es eine Absage geworden, und ich kann gut nachfühlen, dass Sie
jetzt enttäuscht sind. Doch passen Ihre Fotos einfach nicht zu dem, was
wir suchen. Bitte verstehen Sie dies nicht als Abwertung Ihrer Arbeiten,
sondern lediglich als Einschätzung in Bezug auf das, was bei unseren
Kunden gefragt ist.
Daher haben wir uns gegen Ihre freie Mitarbeit entschieden. Umso mehr
wünschen wir Ihnen aber, dass Sie bald anderswo mit Ihren Bildern zum
Zuge kommen. Besten Dank für Ihr Interesse! Ihre Arbeitsproben bekom-
men Sie mit gleicher Post zurück.
Mit freundlichen Grüßen
Margarethe von Rosenau
Inhaberin
ABB 24
6/2005 Seite 48Sie können auch lesen
