AIDA WEB - WORKFLOW // - DAS "VIRTUELLE PERSONALBÜRO"
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// AIDA Web - Workflow //
Das „virtuelle Personalbüro“
AIDA
AIDA Web - Workflow Zeitwirtschaft Zutrittsberechtigung Betriebsdatenerfassung Auftragsabrechnung
I N H A LT
ÜBERBLICK - AIDA WEB ZEITEN DIREKT BUCHEN
Ihr „virtuelles Personalbüro“ für Arbeits-, Kostenstellen-, Projekt–
effektive Arbeitsabläufe 3 zeiten per Mausklick erfassen 7
SELBSTAUSKUNFT WEITERE FUNKTIONEN
Persönliche Informationen Newsticker, HTTPS-Verschlüsse-
jederzeit bequem abrufen 4 lung, Barrierefreiheit 8
ABTEILUNGSAUSKUNFT PIZ - DAS WEB-TERMINAL
Mitarbeiterinformationen für Zugang zum AIDA Web auch
Vorgesetzte direkt verfügbar 5 ohne eigenen PC 8
WORKFLOW
Anträge (z.B. Urlaub) online
stellen und genehmigen 6
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Ü B ER B L I C K - A I D A W E B
In allen Bereichen gilt heute die Menüs zahlreiche Funktionen zur NICHT NUR FÜR‘S BÜRO
gleiche Vorgabe: Arbeitszeit soll Verfügung - vom Einblick in die ei-
Jeder PC im firmeninternen Netz-
möglichst effektiv genutzt und genen Zeitkonten bis zu direkten
werk kann für den Zugriff auf
unproduktive Tätigkeiten auf ein Buchungsmöglichkeiten (siehe
AIDA Web berechtigt werden - z.B.
Minimum reduziert werden. nachfolgende Seiten).
auch für Heimarbeiter, Dienstrei-
sende usw. Für Mitarbeiter ohne
Bei herkömmlicher Personalorga- INDIVIDUELL ANPASSBAR
eigenen PC (z.B. gewerbliche) sind
nisation bleibt dennoch tagtäglich
Die Freigabe der ausführbaren spezielle Web-Terminals erhältlich
unnötig viel Zeit und Geld „liegen“
Funktionen kann für jeden Teil- (siehe Seite 8).
- nicht nur im Personalbüro, son-
nehmer individuell erfolgen, d.h.
dern bei jedem einzelnen Mitar-
jeder sieht nur das bzw. darf nur Der Zugang ist auch mobil per
beiter.
das, wofür ihm die Berechtigung PDA/MDA, Handy oder Notebook
erteilt wurde. möglich.
AIDA Web unterstützt Sie des-
halb mit einer Vielzahl innovativer
ZUKUNFTSSICHERHEIT
Funktionen zur effektiven Abwick- GENERELLE VORTEILE
lung zahlreicher personalbezo- AIDA Web wird kontinuierlich
gener Abläufe. Entlastung des Personalbüros an der Praxis / den Anwendern
orientiert weiterentwickelt und
Schluss mit der Zettelwirtschaft
WAS IST AIDA WEB? (keine Papier-/Druckkosten) funktionell ergänzt. Diese Infor-
mationsbroschüre stellt deshalb
AIDA Web ist ein Modul der Zeiter- Keine Warte-/Wegezeiten
nur eine grobe Übersicht bzw. Mo-
fassungs-/Zeitwirtschaftslösung, Kürzere Bearbeitungszeiten mentaufnahme des verfügbaren
auf das die Mitarbeiter direkt von
Keine manuellen Übertragungs- Leistungsspektrums dar. Für nähe-
ihrem PC-Arbeitsplatz aus per fehler re Informationen steht Ihnen Ihr
Web-Browser zugreifen können.
Alles unabhängig von der Verfüg- AIDA Partner natürlich gerne zur
Nach der Anmeldung (per Pass-
barkeit anderer Mitarbeiter Verfügung.
wort) stehen den Mitarbeitern in
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SEL B ST A US K UN F T
Um ständige zeitaufwändige Rück- KONTOSTÄNDE NACHRICHTEN
fragen bei den Vorgesetzten bzw.
Übersicht der gewünschten per- Das Personalbüro kann für jeden
im Personalbüro zu vermeiden,
sönlichen Konten; z.B. Gleitzeit, Mitarbeiter individuelle Mittei-
können Mitarbeiter ihre persön-
Resturlaub, genommener Urlaub, lungen hinterlegen, welche die-
lichen Daten und Auswertungen
verplanter Urlaub. sem zu einem beliebigen Datum
selbstständig einsehen.
angezeigt werden (z.B. „Bitte noch
LST-Karte nachreichen.“ o.ä.).
Die am häufigsten verwendeten,
individuell einstellbaren Optionen
PASSWORTÄNDERUNG
und Anzeigen sind nachfolgend
aufgeführt: Unkompliziert und schnell, vor
allem wenn z.B. aus Sicherheits-
MONATSJOURNAL gründen regelmäßige Passwort-
wechsel vorgeschrieben sind.
Detaillierte Übersicht aller Bu-
chungen eines Monats (Auswahl
ARBEITSNACHWEISE
verschiedener Monate möglich).
Angezeigt werden unter anderem Mitarbeiter, die Auftrags– bzw.
Tageswerte (Soll-/Istzeit, Saldo), Projektzeiten buchen oder im
Gleitzeit-/Überstundenkonto etc. Nachhinein verteilen (s. Seite 7),
ANOMALIEN
können sich diese als Auswertung
PERSÖNLICHER KALENDER Übersicht von Unregelmäßig- anzeigen lassen.
keiten, wie vergessene Buchungen
Jahresübersicht mit Anzeige aller
oder unentschuldigte Fehltage. Weitere personenbezogene Aus-
eingetragenen Fehlgründe (Ur-
Erinnert den Mitarbeiter daran, wertungen können bei Bedarf in-
laub, Krankheit, Feiertage etc.),
hierfür noch Korrekturanträge per dividuell erstellt und zugewiesen
sowie der Urlaubskonten.
Workflow (s. Seite 6) zu stellen. werden.
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A B TE I LUN G S A US K UN F T
Vor allem Vorgesetzte sind zur INFORMATIONSTABLEAU ANOMALIEN
Ausübung ihrer Führungstätigkeit
Gibt Auskunft über die aktuellen Übersicht vordefinierter Besonder-
regelmäßig auf aktuelle Personal-
Anwesenheitsstati der Mitarbeiter heiten im Buchungsbetrieb (z.B.
daten angewiesen.
(grün = anwesend, rot = abwe- wenn Buchungen vergessen wur-
send, gelb = auf Dienstgang etc.). den, ein Mitarbeiter trotz eingetra-
Im AIDA Web können sie diese be-
Weiterhin sieht man: genem Fehlgrund anwesend war,
quem abrufen. Dabei sind jeweils
usw.). Anomalien können auch
nur die Mitarbeiter sichtbar, für
ob eine Person z.B. krank oder im automatisch per E-Mail an den
die man zuständig bzw. berech- Urlaub ist (Fehlgrund) und wann Vorgesetzten gemeldet werden.
tigt ist (z.B. die eigene oder auch sie wiederkommt
mehrere Abteilungen, Gruppen
etc.). den Auftrag/ das Projekt bzw. die SONSTIGE AUSWERTUNGEN
Kostenstelle, worauf diese Person
momentan angemeldet ist Praktisch alle im AIDA-Programm
GRUPPENKALENDER enthaltenen Listen können zur An-
Vor allem in der Telefonzentrale, sicht im AIDA Web bereitgestellt
Zeigt sowohl fest eingetragene
aber auch an anderen Stellen, die werden, z.B.
als auch beantragte (noch nicht
genehmigte) Fehlgründe (Urlaub, oft schnelle Auskünfte über anwe-
sende Mitarbeiter geben sollen, An-/Abwesenheitslisten
Dienstreise etc.) der Mitarbeiter in
einer selektierbaren Monatsüber- bietet das Webtableau stets die Ampellisten (zeigen farblich die
nötigen Informationen. Über-/Unterschreitung von Gleit-
sicht an. Bei Urlaubsanträgen sieht zeitkontogrenzen an)
man z.B. sofort, ob im fraglichen
Zeitraum bereits jemand anderes MITARBEITERDATEN Urlaubslisten
Urlaub beantragt oder genehmigt Auch der Zugriff auf Daten ein- etc.
bekommen hat. Fehlgründe und zelner Mitarbeiter ist für die
Wochenpläne (Personaleinsatz) Welche Daten / Listen jeder Ein-
Vorgesetzten problemlos möglich
können hierüber auch direkt ein- zelne sehen darf, ist individuell
(Journale, Kontostände etc.).
getragen / geplant werden. einstellbar.
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W OR K F LO W
Herkömmliche Fehlzeitanträge in ANTRAGSARTEN über neu eingestellte Anträge
Papierform sind unwirtschaftlich. bzw. wenn sich deren Bearbei-
Je nach Einstellung können z.B.
Sie können verloren gehen oder tungsstatus ändert.
Anträge gestellt werden für:
falsch eingegeben werden; die Be-
arbeitung dauert zu lang und das Urlaub GENEHMIGUNGSSTUFEN
ganze Papier muss auch noch im
Vergessene Buchungen (Kom- Müssen Anträge durch mehrere
Haus hin und her geschickt und men, Gehen, Pausen etc.) Personen genehmigt werden, ist
archiviert werden.
Dienstgänge/-reisen hierfür eine entsprechende Rei-
Mit AIDA Workflow können Sie Gleitzeitabbau henfolge festlegbar.
sich das sparen. Überstunden
Zusätzlich besteht die Möglich-
DER ABLAUF IM ÜBERBLICK Zeitnachträge keit, „Kollegen“ zu definieren,
Stornierung bzw. Änderung be- welche dem Antrag vor dem Vor-
Die Mitarbeiter wählen die ge-
wünschte Antragsart aus, geben reits eingetragener Fehlgründe gesetzten zustimmen müssen
ihre Daten ein und schicken den (Teamvertreter-Regelung).
Antrag ab. BEMERKUNGEN / ANLAGEN
Dieser geht direkt an den zustän- Zu allen Anträgen können Erläu- STELLVERTRETER
digen Vorgesetzten, der nur noch terungen / Begründungen einge- Jedem Vorgesetzten kann ein
per Mausklick die Genehmigung geben werden (warum wird der (oder mehrere) Stellvertreter zu-
erteilen muss. Antrag gestellt?). Bei Fehlgrund- geordnet werden, der automatisch
Genehmigte Anträge werden anträgen lassen sich zusätzlich Zugriff auf die noch zu bearbei-
sofort vollautomatisch vom AIDA- Dateien (z.B. Belege) anfügen. tenden Anträge des Vorgesetzten
Programm verarbeitet.
erhält, wenn dieser abwesend ist
Der betroffene Mitarbeiter erhält E-MAIL-BENACHRICHTIGUNG (Dienstreise, Urlaub etc.). Der Zu-
eine entsprechende Bestätigung griff ist auch direkt per Mausklick
und ist so jederzeit über den Sta- Auf Wunsch informiert AIDA Web
die Beteiligten per E-Mail aktivierbar.
tus seines Antrages informiert.
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Z E I TEN D I RE K T B U C H EN
SELBSTKORREKTUR Es ist nicht immer sinnvoll, effizi- Bei Bedarf sind mit Projektende
ent oder möglich, per Ausweis an auch Stückzahlen zurückmeldbar.
Berechtigte Mitarbeiter können
Hardware-Terminals zu buchen.
persönliche Zeiten bzw. Bu-
Daher bietet AIDA Web zusätzlich PROJEKTZEITVERTEILUNG
chungen auch ohne Durchlauf der
umfangreiche Direktbuchungs-
Genehmigungshierarchie direkt Alternativ können Zeiten auch
funktionen.
korrigieren bzw. nachtragen (z.B. nachträglich auf die Projekte ver-
nach längerer Tätigkeit außer teilt werden.
ANWESENHEITSZEITEN
Haus).
Kommen AIDA listet hierzu pro Tag die
Für Vorgesetzte sind zudem Kor- Gehen noch offene (nicht verteilte)
rekturen ihrer Mitarbeiter und das Anwesenheitszeit auf, die der
Zuweisen spezieller Lohnarten / Pause / Dienstgänge Mitarbeiter dann entsprechend
(mit Bemerkungsfeld)
Zuschläge möglich. den Projekten zuweist. Für Bemer-
KOSTENSTELLENWECHSEL kungen steht zudem ein Textfeld
MEINE ANTRÄGE zur Verfügung.
Erspart aufwändiges manuelles
Selektierbare Übersicht aller Nacherfassen. Die Arbeitszeiten Dadurch wird eine lückenlose
eigenen Anträge mit Angabe des werden automatisch in die ent- Rückmeldung gewährleistet und
jeweiligen Bearbeitungsstatus sprechenden Kostenstellenkonten es gehen keine Zeiten mehr „ver-
(beantragt, genehmigt, abgelehnt verbucht. loren“.
etc.).
PROJEKT-/AUFTRAGSZEITEN FAVORITEN
DOKUMENTATION
Die direkte Zuordnung der Zeiten Für jeden Mitarbeiter kann weiter-
Alle Anträge werden gesondert zu den jeweiligen Projekten hin individuell festgelegt werden,
protokolliert, so dass jederzeit erfolgt durch Beginn-/Ende- welche Projekte er über AIDA Web
nachvollziehbar ist, wer wann wel- Buchungen. überhaupt buchen / sehen darf.
chen Antrag bearbeitet hat.
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W E I TERE P ERSON A L - I N F OR M A T I ONS - Z ENTRU M ( P I Z )
Art.-Nr 997.362-9I — Die geschützten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber — Technische Änderungen und Weiterentwicklungen vorbehalten.
F UN K T I ONEN D A S W E B - TER M I N A L
NACHRICHTENTICKER EINE LÖSUNG FÜR ALLE ihn freigegebenen Funktionen
nutzen.
Allgemeine Nachrichten wer- In vielen Unternehmen hat ein
den in Form eines Laufbandes Teil der Mitarbeiter keinen
aboutpixel.de / Titelfoto (Frau): Konstantin Gastmann / Wiese (Seite 4+5): Rainer Sturm / Himmel (Rückseite): benih / Strandfoto (Seite 6+7): damilogez
EINFACHSTE BEDIENUNG
angezeigt. Zugriff auf einen PC.
Selbst PC-unerfahrene Mitar-
HTTPS-VERSCHLÜSSELUNG Das gilt im Besonderen für beiter kommen mit der intu-
Alle Abfragen, Anträge etc. den gewerblichen Bereich. Um itiven Bedienung per Touch-
erfolgen per HTTPS, um den diesem Mitarbeiterkreis den Screen leicht zurecht. So muss
Schutz der Personaldaten zu Zugriff zu ermöglichen wurde zur Anmeldung nur der berüh-
gewährleisten. AIDA-PIZ mit einfacher Touch- rungslose Ausweis vorgehalten
screen-Bedienung entwickelt. werden (alternativ per Pass-
„BARRIEREFREIHEIT“ Es verknüpft die Möglichkeiten wort).
eines Zeiterfassungsterminals
Zur Optimierung der Über- mit einem Auskunftsterminal Neben den üblichen Web-Work-
sichtlichkeit und Bedienung
für alle gewünschten Informa- flowfunktionen kann auch der
orientiert sich AIDA Web an den
tionen, sowie die papierlose Zugriff auf viele andere Dienste
Richtlinien des Behinderten-
Antragstellung für Urlaub, realisiert werden (z.B. für E-
gleichstellungsgesetzes.
Gleitzeitabbau, Zeitnachträge, Mails, Kantinensysteme etc.).
Single Sign-on Überstunden etc.
Das PIZ ist in verschiedenen
Durch Anmeldung im Netzwerk An einem organisatorisch Ausführungen erhältlich: z.B.
über Windows Login sind Sie günstigen Ort aufgestellt, kann komplett als Standsäule oder
auch sofort im AIDA Web ange- sich so jeder Berechtigte bei als Tisch- bzw. Einbaugerät
meldet. Bedarf einloggen und die für (mit separatem Touch-Screen).
Einkauf und Verkauf Lohnanreizsysteme Fertigungssteuerung Personaleinsatzplanung
www.aida-orga.de
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