SEPA-Lastschriften mit Profi cash verwalten - Für Profi cash Versionen ab 10.5a Kurz vorab

SEPA-Lastschriften mit Profi cash verwalten
Für Profi cash Versionen ab 10.5a

Kurz vorab
Die SEPA-Thematik und auch diese Anleitung setzt Grundwissen voraus in der Behandlung
von SEPA-Lastschriften, deren Zuordnung zu Mandaten und der Terminierung. Wenn Sie sich
nicht sicher fühlen, informieren Sie sich bitte vorab zum Beispiel hier: www.gls.de/sepa

Wichtig: Das Mandat ist die wesentliche Basis des Lastschrifteinzugs im SEPA-Verfahren.
Jede Lastschrift wird einem Mandat zugeordnet. Aus einem Mandat und der Verwendung er-
geben sich die Buchungsregeln. Auch die einzelne Buchung hat Rückwirkung auf das Mandat.
Zum Beispiel hängt der Lastschriftsequenztyp erstmalig (first) nicht nur davon ab, ob ein
Mandat überhaupt zum ersten Mal verwendet wird, sondern muss auch verwendet werden,
wenn sich die Bankverbindung eines Zahlungspflichtigen ändert. Bei nicht korrekter
Verwendung der Sequenztypen und ohne gültige Mandate erhöht sich das Rückgaberisiko
auf 13 Monate.

Aus den Zusammenhängen ergeben sich die logischen Beziehungen der einzelnen
Datenbanken und die Abläufe in der Bearbeitung. Ohne Anlage eines Mandats lässt sich eine
SEPA-Lastschrift nicht buchen.

Profi cash unterstützt Sie bei der Mandatsverwaltung und der Erstellung der Mandatsbelege
sowie bei der Terminverwaltung.

Tipp: Wenn Sie einen der vielen neuen Feldnamen und Bezeichnungen nicht zuordnen
können oder verstehen, klicken Sie dieses Feld an und rufen Sie die passende Hilfe mit der
Funktions-Taste F1 auf.

Erster Start nach einem Update
Profi cash 10.5a enthält einen neuen IBAN Konverter. Nach dem Update auf die neue
Version, überprüft das Programm den aktuellen Datenbestand der Firma und gibt bei
möglichen kritischen Daten Hinweise aus. Prüfen Sie die Logbuchumstellung unter Datei ->
Protokolle.

Konfiguration/Einstellungen in Profi cash
Melden Sie sich als Master an und klicken Sie auf Stammdaten/Firmenkonfiguration.
Die Einstellung Zahlungserinnerung SEPA-Lastschrift steuert, wann Profi cash auf fällige
Lastschrifteinzugstermine in der Zahlungserinnerung hinweist. Profi cash beachtet das
anhand der Bankinformation errechnete spätmögliche Versanddatum.

Aus dem mit den Zahlungspflichtigen vereinbarten Fälligkeitstermin und dem Ver-
arbeitungstag der Banken ergibt sich das spätmögliche Versanddatum. Dieses liegt bei der
erstmaligen Einreichung einer Basis-Lastschrift bei den meisten Banken 6 Tage vor dem
Fälligkeitstermin. Wenn Sie hier 5 Tage einstellen, weist Sie Profi cash 5 Tage vor dem
letztmöglichen Übertragungstermin darauf hin. Sie können die Aufträge auch manuell früher
übertragen.

Die Mandatsvorbelegung
Ermöglicht u. a. eine automatische
Nummerierung und Vergabe der
Mandatsreferenz.
Sofern sich die Mechanismen für
Ihre Firma eignen, ermöglicht
Ihnen eine sinnvolle Vorbelegung
die programmgestützte Durch-
führung der Umdeutungslösung,
einer schnellen Wandlung der
Einzugsermächtigungen,
Erstellung neuer Mandate und
Ausdrucke.

Gläubiger-Identifikationsnummer erfassen
Wenn Sie SEPA Lastschriften einreichen möchten, benötigen Sie eine Gläubiger-
Identifikationsnummer. Diese müssen Sie rechtzeitig bei der Deutschen Bundesbank
beantragen. Mehr Informationen finden Sie unter www.gls.de/sepa. Bitte teilen Sie uns Ihre
Gläubiger Identifikationsnummer mit, falls noch nicht geschehen.

Im Menü Stammdaten/Gläubiger-Identifikation gelangen Sie in die Verwaltung der
Gläubiger-Identifikation. Über den Button Leeren/Neu gelangen Sie in die Erfassungsmaske
einer neuen Gläubiger-Identifikationsnummer.

SEPA-Mandate
Ihren Mandatsbestand verwalten Sie im Menü Stammdaten/Mandate.
Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung
Ihrer Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-
Lastschriftverkehr.

Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate ausdrucken oder per
E-Mail versenden. Auch die Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen
kann über die Mandatsverwaltung vorgenommen werden.

Mit Doppelklick direkt in der
Liste können Sie das aus-
gewählte Mandat bearbeiten,
kontrollieren und ggf. ändern.

Beachten Sie bitte, dass
Mandatsänderungen ggf.
den Zahlungspflichtigen
mitgeteilt werden müssen.

Erfassen von SEPA-Mandaten
Über Stammdaten -> Zahlungsempfänger/-pflichtige erfassen Sie neue SEPA-Lastschriften
und Mandate oder wählen Sie in der Mandatsliste den Button Neu an.

Suchen Sie den richtigen Zahlungspflichtigen über Suchen aus oder legen Sie einen
neuen Zahlungspflichtigen mit Leeren/Neu an.

Wollen Sie zusätzlich eine neue Konto- oder Bankverbindung zum gewählten
Zahlungspflichtigen anlegen, klicken Sie unten rechts auf Neu um die Bankverbindung
anzulegen. Wählen Sie Ändern um in die Verwaltung der Mandate des gewählten
Zahlungspflichtigen zu gelangen.

Sie sehen die gespeicherten Mandate
eines Zahlungspflichtigen unten am
Bildrand. Achten Sie darauf, dass der
Haken bei Lastschrift erlaubt gesetzt
ist. Wählen Sie nun Neu um
ein neues Mandat zu erfassen.
Geben Sie die Daten entsprechend ein,
ändern Sie ggf. die Mandatsreferenz
und das Mandatsdatum ab.

Gläubiger-Identifikationsnummer
Wählen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in Profi cash erfasst haben.

Mandatsreferenz und Mandatsdatum
Hier erfassen Sie die Mandatsreferenz Ihres Mandates. Das Mandatsdatum muss das
eindeutige Datum des Mandates sein oder das Datum der Umwandlung der
Einzugsermächtigung. Es darf keinesfalls in der Zukunft liegen.

Bezeichnung Gläubiger-ID dient Ihrer eigenen Orientierung und wird beim Zahlungsverkehr
nicht übertragen.

Angaben zum Lastschriftverfahren
Lastschriftart
Wählen Sie zwischen Firmen- oder Basis-Lastschrift.

Lastschriftsequenz
Wählen Sie hier aus welche Sequenz die Lastschrift haben wird, ob wiederkehrend (Standard)
oder eine einmalige Lastschrift. Bei einer einmaligen Lastschrift kann das Mandat nur für eine
einzige Buchung verwendet werden.

Zuordnungsschlüssel
Wenn Sie mehrere Mandate zu einem Zahlungspflichtigen verwalten, können Sie bei der
Umstellung über ein Erkennungsmerkmal im Verwendungszweck die Zuordnung zu
unterschiedlichen Mandaten steuern.

Beispiel: Sie ziehen die Mitgliedsbeiträge für einen Jugendsportverein ein und haben
getrennte Mandate für jedes Kind einer Familie eingeholt, weil Sie jedes Kind separat
abrechnen. Sie können dann z. B. den Namen des Kinds oder dessen Mitgliedsnummer
verwenden, um über den alten Verwendungszweck die Zuordnung der Mandate zu steuern.

Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten
Über den Button Drucken wird eine neue Maske angezeigt in der Sie das Mandat ausdrucken
bzw. per E-Mail versenden können.

Wählen Sie den Button Drucken, wenn Sie die Texterzeugung von Profi cash nutzen
möchten.

Die Umdeutungslösung
Bestehende, unterschriebene Einzugsermächtigungen können Sie einseitig in Mandate
umwandeln. Sie nutzen damit die sogenannte Umdeutungslösung. Erfassen Sie hierzu für
die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie diese. Anschließend
öffnen Sie die Mandatsverwaltung.

Über die Druck Funktion können Sie den Button Umstellung anklicken. Das angezeigte
Formular können Sie dann ausdrucken bzw. an Ihre Zahlungspflichtigen mailen.

Massenänderung
Ihren alten Zahlungsverkehr können Sie im Menü Stammdaten -> Massenänderung -> ZV-
Aufträge auf SEPA umstellen.

Sicherheitshinweis
Die Massenänderungsfunktion ist ein sehr
mächtiges Werkzeug um große Datenmengen
in einem Arbeitsgang umzustellen.

Erstellen Sie daher zur Sicherheit vor einer
Massenänderung immer eine frische Daten-
sicherung (Datei -> Datensicherung), damit Sie
eine fehlgeschlagene Änderung ohne Zeit-
und Datenverluste rückgängig machen können.

In der linken Spalte
Der Haken vor ändern bestimmt einerseits den Suchfilter, den Profi cash
verwendet, um die zu ändernden alten Aufträge zu finden, andererseits auch
das zu ändernde Merkmal des einzelnen Auftrages.

Wenn Sie mit Auftragsgruppen arbeiten, können Sie über die Auswahl der Auftragsgruppe
bestimmen, dass nur die Aufträge dieser Gruppe geändert werden können.

Im Beispiel sehen Sie, wie Lastschriften mit Einzugsermächtigung auf SEPA-Basis-
Lastschriften umgestellt werden können.
Achtung: SEPA-Euro Eillastschriften können bei uns nur eingereicht werden, wenn Sie eine
Vereinbarung mit uns geschlossen haben und Ihr Konto freigeschaltet wurde.

Die bisher verwendbaren 14 Verwendungs-
zweckzeilen können nicht vollständig
übernommen werden, da der Verwendungs-

zweck insgesamt unter SEPA nur 140 Zeichen
lang sein darf.

Bei Zahlungspflichtigen, bei denen bisher kein Mandat vorhanden ist, wird im nächsten
Dialog automatisch ein Mandat angelegt. Die Regeln der Vorbelegung haben Sie in der
Firmenkonfiguration (siehe oben) festgelegt, die Felder können Sie hier überschreiben
oder anschließend jeweils einzeln im Auftrag selbst ändern.

Erfassen Sie die Daten und auch das Mandatsdatum. Sie erhalten anschließend auch ein
Protokoll der Änderungen. Kontrollieren Sie die Daten der Mandate und Aufträge im Menü
Stammdaten -> Mandate und Tagesgeschäft -> ZV-Aufträge anzeigen -> ändern.

Ein Vorher-Nachher-Beispiel
Im Beispiel wurde ein Auftrag ohne vorher angelegtes Mandat auf eine SEPA-Basis-
Lastschriften umgestellt.

SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmenlastschrift])

Anlegen einer SEPA-Lastschrift
Die zweite Basis einer SEPA-Lastschriftbuchung ist neben dem zugrundeliegenden
Mandat der mit den Zahlern vereinbarte Fälligkeitstermin. Dieser muss – je nach
Vereinbarung – rechtzeitig vor Belastung mitgeteilt werden.
Haben Sie keine besondere Vereinbarung getroffen (z. B. die Verkürzung dieser Frist in Ihren
AGB) so muss die Vorabinformation mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin erfolgen.

Alle SEPA-Lastschriften sind terminierte Lastschriften, die abhängig vom Fälligkeitstermin
und Sequenztyp der jeweiligen kontoführenden Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen
müssen. Buchen Sie den ersten SEPA-Einzug (first) einer wiederkehrenden Basislastschrift,
dann planen Sie zu den 5 Target-Tagen einen separaten Buchungstag für die Verarbeitung
mit ein.

Unterschiede zwischen FinTS/HBCI und EBICS
Bei FinTS/HBCI können Sie die Lastschriften bereits bis zu 360 Tage vor Fälligkeit zu uns
übertragen. Wir „parken“ die SEPA-Lastschriften und übertragen diese am letztmöglichen
Buchungstag an die kontoführenden Banken.

Bei EBICS ist dies anders gesteuert. Die Buchung wird nach Prüfung direkt weiter-verarbeitet.
Hier ist eine Übertragung maximal 14 Tage vor Erreichen der Fälligkeit möglich.

Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Profi cash
gibt bei Unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus, so dass Sie ggf.
die Zahlungspflichtigen über den geänderten Zahlungstermin benachrichtigen können.

Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in Profi cash technisch als bankverwaltete,
terminierte Lastschriften hinterlegt und können wie diese verwaltet werden.

Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift erfolgt analog zu der Einzugsermächtigung über
Tagesgeschäft –> ZV-Aufträge – Neu erfassen. Im rechten Bereich, erfassen Sie die
Lastschriftart, über das Roll-Fenster-Menü wählen Sie, ob Sie eine Basis- oder eine
Firmenlastschrift anlegen wollen.

Im Feldbereich Termininformationen, stellen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin ein.
Im Bereich SEPA Zusatzinformationen, treffen Sie zum einen das zugeordnete Mandat und
zum anderen besteht die Möglichkeit eine sogenannte Ende-zu-Ende-Referenznummer für
den jeweiligen Auftrag zu registieren.

Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten
Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED wird automatisch
gesetzt, wenn das Feld nicht gefüllt ist.

Für die Bearbeitung der Rücklastschriften und deren Gebühren ist das Füllen des Feldes sehr
hilfreich und erleichtert die Zuordnung. Erfassen Sie deshalb die wichtigsten Daten Ihres
Verwendungszweckes im Ende-zu-Ende Feld (z. B Mitgliedsnummer oder
Rechnungsnummer).