CONDUCT CODE OF AUSGABE 2023
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CODE OF CONDUCT AUSGABE 2023
VOK DAMS WORLDWIDE
TALLINN
HAMBURG
BERLIN
LONDON FRANKFURT
NEW YORK BEIJING
PRAGUE
WUPPERTAL
VIENNA
BORDEAUX MUNICH
STUTTGART
MADRID
SHANGHAI
HONGKONG
DUBAI
SÃO PAULO
VOK DAMS worldwide ist eine international VOK DAMS ist ein Familienunternehmen in der
führende Kommunikationsagentur für Events zweiten Generation. Gegründet von Vok Dams
und Live-Marketing. An 19 Standorten gestalten 1975 in Wuppertal, liegen die Geschicke der
weltweit rund 300 Expert*innen Markenauf- Agentur seit mehr als 20 Jahren in den Händen
tritte für Events, Messen, Roadshows und Show- seines Sohnes Colja M. Dams. Die Verbin-
rooms. Immer öfter auch unter der Einbeziehung dung von Innovationskraft mit der Tradition
von Daten, sogenannten Data Driven Events. eines inhabergeführten Unternehmens macht
VOK DAMS zum Magneten für hochqualifi-
VOK DAMS hat Büros in Berlin, Frankfurt, zierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – für
Hamburg, München, Stuttgart und das Head- Talente, die Eigenverantwortung schätzen, Her-
quarter in Wuppertal. Hinzu kommen interna- ausforderungen suchen und Entwicklungs-
tionale Niederlassungen in Beijing, Hong Kong, möglichkeiten erwarten. Rund 300 Branchen-
Shanghai, Bordeaux, London, Wien, Madrid, expert*innen arbeiten global und rund um die
Tallinn, Prag, New York, São Paulo und Dubai. Uhr an der Entwicklung und Umsetzung von
spektakulären Live-Marketing Kampagnen.VORWORT
Unser Code of Conduct ist ein Leitfaden für Mehr noch: als Familienunternehmen legen
das gesamte Unternehmen VOK DAMS. Er gilt wir besonderen Wert auf ein werteorientiertes
für jede(n) von uns gleichermaßen. Ausgangs- und ökologisches, sozial verantwortungsvolles
punkt sind die vier Werte, die uns von Anfang Handeln. Unser Code of Conduct beschreibt
an leiten und unser Unternehmen zu dem daher mehr als nur eine Haltung, sondern
gemacht haben, was es heute ist: Leidenschaft, legt das Verhalten fest, das wir benötigen, um
Mut, Verantwortung und Respekt. nachhaltig erfolgreich zu sein und zu bleiben.
Er ist also kein „nice-to-have“ sondern ein klares
Leidenschaft ist das Ergebnis unserer Arbeit, Must-have, keine Willensbekundung sondern
und Leidenschaft beschreibt die Art, wie wir ein gelebter Kodex von Richtlinien und Regeln,
arbeiten. Mut meint, nicht immer den beque- der für uns alle gleichermaßen gilt – ganz
meren Weg zu gehen. Es meint auch, zur gleich, wo auf der Welt wir gerade arbeiten oder
eigenen Lösung zu stehen und mit unserem zu Hause sind.
Mut unsere Kund*innen anzustecken. Verant-
wortung übernehmen wir für unser Kund*- Man kann unseren Code of Conduct als die
innen, unsere Projekte und unser Team.Wir Niederschrift von allen Werten und Prinzipien
helfen einander und finden gemeinsam die verstehen, die uns immer schon ausgezeichnet
beste Lösung. Respekt ist eine Grundhal- haben. Im Einzelnen richtet er sich an die
tung den Kund*innen gegenüber und gegen- oberste Leitung, die Führungskräfte und alle
über unseren Kolleg*innen. Respekt heißt, sein unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie
Gegenüber ernst zu nehmen und sich mit gleichermaßen an unsere Freelancer*innen und
seinen Wünschen und Meinungen vorurteilsfrei unsere Geschäftspartner*innen. Er repräsen-
auseinander zu setzen. tiert zum einen den Anspruch an uns selbst, den
darin aufgeführten Werten und Grundsätzen
Gerade als internationale und agile Agentur gerecht zu werden. Er soll aber auch nach außen
wollen wir bestimmte Regeln und Richtlinien ein verantwortungsvolles Verhalten gegenüber
für unser Verhalten untereinander und unseren unseren Geschäftspartner*innen, Kund*innen
Geschäftpartner*innen gegenüber festlegen und unseren Beschäftigten signalisieren.
und damit auch gleichzeitig unsere Leistungs-
dimensionen Internationalität, Qualität, Krea- Mit Blick auf unser Markenversprechen „creating
tivität und Strategie nachweislich und einheitlich better results“ und unseren Werten haben wir
weiter stärken. uns als VOK DAMS verpflichtet, unser unter-
nehmerisches Handeln und unsere Dienst-
leistungen im Sinne der Nachhaltigkeit stetig
zu optimieren. Kurz: Kreative Leistungen, die
zielorientiert zu besseren und nachhaltigeren
Ergebnissen führen, das ist unser Anspruch.
Daher fordern wir unsere Mitarbeiter*innen
Colja M. Dams und Geschäftspartner*innen auf, dazu im Sinne
eines ganzheitlichen Ansatzes beizutragen.7
STANDARDS DER ZUSAMMENARBEIT
INHALT
Der Code of Conduct ist notwendigerweise Offenheit und Transparenz
breit angelegt und von Natur aus allgemein Wir führen einen offenen Dialog miteinander.
gehalten. Er soll nicht ausführliche Regelungen Wir vertuschen Fehlverhalten nicht. Mitarbei-
oder Verfahrensanweisungen ersetzen. Er soll ter*innen können sich jederzeit vertrauensvoll
vielmehr durch Nennung der Kernelemente an die Führungskräfte und die Geschäfts-
der individuellen und unternehmerischen Ver- führung wenden. Melden sie in gutem Glauben
antwortung allen Mitarbeitenden ein klares ein tatsächliches oder vermutetes Fehlver-
Verständnis für die bei VOK DAMS gültigen halten, dulden wir diesen gegenüber keinen
Grundsätze und ethischen Werte geben und Einschüchterungsversuchen oder Repressalien.
eine unumstößliche Leitlinie für Mitarbeiter- „In gutem Glauben“ verstehen wir so, dass
innen und Mitarbeiter sein. der Mitarbeitende überzeugt ist, dass seine
Darstellung der Wahrheit entspricht. Dies gilt
SOZIALE UND ÖKOLOGISCHE VERANTWORTUNG 9 Selbstverständliche Beachtung unabhängig davon, ob eine spätere Unter-
aller Gesetze suchung die Version des Mitarbeitenden bestä-
Die Beachtung der Gesetze und Vorschriften tigt oder nicht.
VERHALTEN GEGENÜBER KUND*INNEN sowohl unseres Heimatlandes Deutschland, als
Auch im privaten Bereich werden wir als
& GESCHÄFTSPARTNER*INNEN 12 auch aller Länder, in denen wir tätig sind, ist für
Repräsentant*innen von VOK DAMS wahr-
uns oberstes Gebot. Wir tun oder unterlassen
genommen. Deshalb wahren wir durch unser
nichts, was zu einem Gesetzesverstoß führen
DATENSCHUTZ & VERHALTEN IM WEB 13 würde. Ausnahmen hiervon sind nicht zulässig,
Verhalten und Auftreten in der Öffentlichkeit das
Ansehen des Unternehmens. Private Meinungs-
auch nicht aufgrund branchenüblicher oder
äußerungen stellen wir nicht in einen Zusam-
GELTUNGSBEREICH & UMSETZUNG 14 regionaler Gebräuche. Wenn es Unterschiede
menhang mit VOK DAMS.
zwischen den betreffenden Ländern jeweils
gibt, gilt die strengere Regelung.
DAS HINWEISGEBER-SYSTEM 15 Verstoßen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter im
Rahmen Ihrer Tätigkeit bzw. durch ihr Verhalten
Konstruktiver Teamgeist gegen bestehende Richtlinien, Regelungen
CODE OF CONDUCT ALS BESTANDTEIL Wir stellen vorhandene Lösungen immer wieder oder Vorschriften, haben sie mit disziplinari-
DES ARBEITSVERTRAGES 16 in Frage und entwickeln neue Ideen zum Wohle schen Maßnahmen zu rechnen. Diese werden
unserer Kund*innen. In der Zusammenarbeit schriftlich niedergelegt.
sind wir durch die Vielfalt unserer Mitarbei-
KONTAKT 17 terinnen und Mitarbeiter und deren Einsatz
erfolgreich. Darum fördern wir eine konstruktive
Teamarbeit. Gerade als agile Agentur ist dies
für uns elementar. Mehr noch, da wir in einem
„People’s business“ arbeiten, ist es für uns
besonders wichtig, dass wir gut zusammen-
arbeiten und uns professionell verhalten.8 9
SOZIALE UND ÖKOLOGISCHE VERANTWORTUNG
Umgang mit Firmenwerten Vermeidung von Interessenkonflikten Verbot der Kinderarbeit
Wir legen Wert darauf, dass mit den hergestellten Wir treffen Geschäftsentscheidungen ausschließ- Die Einhaltung der Menschenrechte und der Wir lehnen Kinderarbeit ohne Ausnahme strikt
Leistungen, den verwendeten Arbeitsmitteln lich im besten Interesse des Unternehmens. damit verbundenen Umwelt- und Sozialstan- ab. Unsere Mitarbeitenden und Geschäfts-
und dem geistigen Eigentum des Unterneh- Interessenkonflikte mit privaten Belangen oder dards ist für uns selbstverständlich. Gerade als partner*innen sind aufgefordert, sich an die
mens sorgfältig und verantwortungsbewusst anderweitigen wirtschaftlichen oder sons- internationale Agentur fühlen wir uns diesen Empfehlung aus den ILO-Konventionen zum
umgegangen wird. tigen Aktivitäten, auch von Angehörigen oder Standards verpflichtet – weltweit. Mindestalter für die Beschäftigung von Kin-
sonst nahestehenden Personen oder Organi- dern zu halten. Demnach soll das Alter nicht
Unsere Mitarbeitenden sind im Rahmen ihrer sationen müssen schon im Ansatz vermieden VOK DAMS ist 2013 dem UN Global Compact geringer sein als das Alter, mit dem nach dem
Aufgaben und Funktionen für den Schutz und werden. Handlungen und Entscheidungspro- beigetreten, einer Initiative für verantwortungs- Recht des Beschäftigungsortes die allgemeine
die sachgerechte Nutzung des Eigentums von zesse dürfen nur durch sachliche Erwägungen volle Unternehmensführung. Die Unternehmen Schulpflicht endet und in jedem Fall nicht unter
VOK DAMS, angeschlossener Unternehmen geprägt werden. des Netzwerks verpflichten Geschäftstätigkei- 15 Jahre. Die Rechte junger Arbeitnehmer unter
oder von Geschäftspartner*innen verantwort- ten an zehn universell anerkannten Prinzipien 18 Jahren dürfen nicht für Arbeiten eingesetzt
lich. Wir verwenden materielles und imma- aus den Bereichen Menschenrechte, Arbeits- werden, die schädlich für die Gesundheit, Si-
terielles Eigentum des Unternehmens oder normen, Umweltschutz und Korruptionsbe- cherheit oder Sittlichkeit von Kindern sind. Be-
von Geschäftspartner*innen ausschließlich für kämpfung auszurichten. sondere Schutzvorschriften sind einzuhalten.
Unternehmenszwecke, sofern eine private
Nutzung nicht ausdrücklich erlaubt wurde.
Umgang mit Vertraulichkeit / MENSCHENRECHTE UND Faire Entlohnung
vertraulichen Informationen KINDERSCHUTZ Das Entgelt für reguläre Arbeitsstunden und
Die Vertraulichkeit von Informationen, sowohl Überstunden muss dem nationalen gesetzli-
interne als auch von Kund*innen und Geschäfts- chen Mindestlohn oder den branchenüblichen
partner*innen, wahren wir stets. Nur ausdrück- Mindeststandards entsprechen, je nachdem,
lich als öffentlich gekennzeichnete Informa- Ausschluss von Zwangsarbeit welcher Betrag höher ist. Das Entgelt für
tionen teilen wir außerhalb von VOK DAMS. Überstunden muss in jedem Fall das Entgelt
Es darf keine Zwangsarbeit, Sklavenarbeit
für reguläre Stunden übersteigen. Soweit das
oder derart vergleichbare Arbeit eingesetzt
Neben den Vertraulichkeitsregularien unserer Entgelt nicht ausreicht, die Kosten des gewöhn-
werden. Jede Arbeit muss freiwillig sein und
Kund*innen gelten darüber hinaus auch die lichen Lebensunterhalts zu decken und ein
ohne Androhung von Strafe erfolgen. Die
Vertraulichkeitsregeln von VOK DAMS. Die jeweils Mindestmaß an Rücklagen zu bilden, ist der
Mitarbeitenden müssen jederzeit die Arbeit
strengere Regel ist konsequent anzuwenden. Lieferant verpflichtet, das Entgelt entsprechend
oder das Beschäftigungsverhältnis beenden
zu erhöhen. Den Arbeitnehmer*innen sind alle
können. Außerdem darf keine inakzeptab-
gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu
le Behandlung von Arbeitskräften, wie etwa
gewähren. Lohnabzüge als Strafmaßnahmen
psychische Härte, sexuelle und persönliche
sind nicht zulässig. Der Lieferant hat sicher-
Belästigung und Erniedrigung stattfinden. Die
zustellen, dass die Arbeitnehmer*innen klare,
Beauftragung oder Nutzung von Sicherheits-
detaillierte und regelmäßige schriftliche Infor-
kräften ist zu unterlassen, wenn beim Einsatz
mationen über die Zusammensetzung ihres
Personen unmenschlich oder erniedrigend
Entgelts erhalten.
behandelt oder verletzt werden oder die Ver-
einigungsfreiheit beeinträchtigt wird.10 11
SOZIALE UND ÖKOLOGISCHE VERANTWORTUNG
Gleichbehandlung, KLIMA- UND ARTENSCHUTZ
Faire Arbeitszeit Diskriminierungsverbot _die Umsetzung der Charta zum Thema des Der Schutz der Umwelt und des Klimas ist uns
Die Arbeitszeiten müssen den geltenden Ge- Als Mitglied der Charta der Vielfalt geben wir internen und externen Dialogs machen. ein wichtiges Anliegen. Ein verantwortungs-
setzen oder den Branchenstandards ent- das Versprechen, dass wir eine Kultur der Wert- _über unsere Aktivitäten und den Fortschritt voller Umgang bei der Erstellung unserer
sprechen. Überstunden sind nur zulässig, wenn schätzung einer und eines jeden Einzelnen, des bei der Förderung der Vielfalt und Wert- Dienstleistungen wird von unseren Mitarbei-
sie auf freiwilliger Basis erbracht werden wechselseitigen Vertrauens und gegenseitiger schätzung jährlich öffentlich Auskunft geben. tenden erwartet. Dies erreichen wir, indem wir
und 12 Stunden pro Woche nicht übersteigen, Achtung leben. Wir behandeln alle gleich, unge- kontinuierlich unser Verhalten und alle Prozesse
_unsere Mitarbeiter*innen bei der Umsetzung
während den Beschäftigten nach sechs aufei- achtet des Geschlechts, des Alters, der Haut- überprüfen und die erkannten Potenziale in die
der Charta einzubeziehen und alle Aktivi-
nanderfolgenden Arbeitstagen mindestens ein farbe, der Kultur, der nationalen, ethnischen Praxis umsetzen.
täten in Bezug auf Diversität transparent zu
freier Tag einzuräumen ist. Die wöchentliche oder sozialen Herkunft, der sexuellen Identität,
kommunizieren.
Arbeitszeit darf 48 Stunden nicht regelmäßig einer Behinderung, der Religionszugehörigkeit, Verbrauch von Rohstoffen
überschreiten. der Weltanschauung oder einer Schwanger- und natürlichen Ressourcen
schaft. Beförderungen sowie Neueinstellungen reduzieren
erfolgen immer frei von Diskriminierungen.
Der Einsatz und der Verbrauch von Ressourcen,
ARBEITSSCHUTZ UND -SICHERHEIT die in unserem Unternehmen eingesetzt
Das holistische Verständnis von DE&I (Diver-
Vereinigungsfreiheit sity, Equity und Inclusion, also Vielfalt, Gleich- werden, und die Erzeugung von Abfall jeder
Das Recht der Arbeitnehmer*innen, Organisa-
Gesundheitsschutz, Art, einschließlich Wasser und Energie, sind
berechtigung und Inklusion) ist ein entschei-
tionen ihrer Wahl zu gründen, ihnen beizutreten dender Faktor, der unseren Erfolg wesentlich
Sicherheit am Arbeitsplatz zu reduzieren bzw. zu vermeiden. Entweder
und Kollektivverhandlungen zu führen und zu beeinflusst und kann nur dann gewährleistet Wir halten alle Gesetze und Regeln, die geschieht dies direkt am Entstehungsort oder
streiken, ist zu respektieren. In Fällen, in denen werden, wenn wir die vorhandene Vielfalt die Gesundheit und Sicherheit am Arbeits- durch Verfahren und Maßnahmen, bspw.
die Vereinigungsfreiheit und Recht zu Kollektiv- erkennen und nutzen. Das betrifft die Viel- platz betreffen, ein. Unsere Führungskräfte durch die Änderung von Abläufen im Unter-
verhandlungen gesetzlich eingeschränkt sind, falt in unseren Teams und die vielfältigen gewährleisten eine gesunde und gefahrenfreie nehmen, durch die Verwendung alternativer
sind alternative Möglichkeiten eines unab- Bedürfnisse unserer Kund*innen sowie unserer Arbeitsumgebung. Durch Aufbau und Anwen- Materialien, durch Einsparungen, durch Recy-
hängigen und freien Zusammenschlusses der Geschäftspartner*innen. dung angemessener Arbeitssicherheitssysteme cling oder mithilfe der Wiederverwendung von
Arbeitnehmer*innen zum Zweck von Kollektiv- werden notwendige Vorsorgemaßnahmen Materialien.
verhandlungen einzuräumen. Arbeitnehmer*- Im Rahmen der Charta verpflichten wir uns: gegen Unfälle und Gesundheitsschäden,die sich
innen dürfen nicht aufgrund von Gründung, _eine Organisationskultur zu pflegen, die von im Zusammenhang mit der Tätigkeit ergeben
Beitritt oder Mitgliedschaft in einer solchen gegenseitigem Respekt und Wertschätzung können, getroffen. Übermäßige körperliche Umgang mit Energie-
Organisation diskriminiert werden. jeder und jedes Einzelnen geprägt ist. Wir oder geistige Ermüdung sind durch geeignete verbrauch/-effizienz
schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Maßnahmen zu verhindern. Der Energieverbrauch ist zu überwachen und
Arbeitnehmervertreter*innen ist freier Zugang diese Werte erkannt, geteilt und gelebt zu dokumentieren. Es sind wirtschaftliche
zu den Arbeitsplätzen ihrer Kolleg*innen zu Zudem werden die Beschäftigten regelmäßig Lösungen zu finden, um die Energieeffizienz
werden.
gewähren, um sicherzustellen, dass sie ihre über geltende Gesundheitsschutz- und Sicher- zu verbessern und den Energieverbrauch zu
_unsere Personalprozesse zu überprüfen und heitsnormen sowie Sicherheitsmaßnahmen
Rechte in gesetzmäßiger und friedlicher Weise minimieren.
sicherzustellen, dass diese den vielfältigen informiert und geschult. Den Mitarbeiter*innen
wahrnehmen können.
Fähigkeiten und Talenten aller Mitarbeitenden wird der Zugang zu Trinkwasser in ausrei-
sowie unserem Leistungsanspruch gerecht chender Menge ermöglicht sowie der Zugang
werden zu sauberen sanitären Einrichtungen.
Vereinbarkeit von Beruf _die Vielfalt der Gesellschaft innerhalb und Tierwohl
und Familie außerhalb der Organisation anzuerkennen, Wir beachten im Rahmen unseres unternehme-
VOK DAMS trägt durch familienfreundliche Ver- die darin liegenden Potenziale wertzuschätz- rischen Handelns die Grundsätze des Tier- und
einbarungen zu einer bestmöglichen Verein- en und für das Unternehmen gewinnbringend Artenschutzes. Diese sind unter Anerkennung
barkeit von Familie und Beruf bei. einzusetzen. des Washingtoner Artenschutzabkommens
(CITES) artgerecht zu gestalten, und wir richten
unser unternehmerisches Handeln danach aus.12 13
VERHALTEN GEGENÜBER KUND*INNEN
& GESCHÄFTSPARTNER*INNEN DATENSCHUTZ & VERHALTEN IM WEB
Wir verhalten uns unseren Kund*innen und Bei Geschenken, deren Wert 50 EUR übersteigt, Wir behandeln alle personenbezogenen Daten Social Media
Geschäftspartner*innen gegenüber fair und muss die zuständige Geschäftsleitung oder der unserer Kund*innen, Geschäftspartner*innen Das Social Web macht den Nutzer nicht mehr
ehrlich. Wir wollen auf der Basis von Vertrauen Compliance-Beauftragte informiert werden und unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum reinen Empfänger von Botschaften, sondern
eine langfristige und stabile Beziehung zu und eine Freigabe eingeholt werden. Ist dies mit größter Sorgfalt. Dazu zählen u.a. Namen, zum Publizisten von Inhalten – in Blogs, Social
unseren Kund*innen und Geschäftspartner*- nicht möglich, sind diese Geschenke grund- Adressen, Telefonnummern sowie Geburts- Networks, Online-Shops, auf Nachrichten-
innen aufbauen. Vertrauen ist für uns mehr als sätzlich abzulehnen. Geschenke können auch datum oder Informationen über den gegen- portalen etc. Damit wird der Nutzer aktiver
ein Wert, es ist ein Grundpfeiler für unseren Einladungen zu Essen oder Aktivitäten sein. wärtigen Gesundheitszustand. Teil der Markenführung und Unternehmens-
Erfolg. kommunikation. Dabei bleibt Geheimes natürlich
B | Spenden Informationssicherheit auch im Netz nicht geheim.
Wir halten uns an die mit unseren Kund*innen VOK DAMS spendet grundsätzlich nicht an Wir beachten die aktuellen Vorgaben bei
getroffenen Verträge und Vereinbarungen. politische Parteien, an Einzelpersonen oder an Die Rechte anderer sind zu respektieren:
VOK DAMS hinsichtlich des Datenschutzes und
Dies schließt neben den Einkaufsregularien Organisationen, deren Ziele unserer Unterneh- keine Zitate anderer Mitarbeitenden, keine
der Informationssicherheit.
auch Compliance-Richtlinien und Business- mensphilosophie widersprechen oder unsere Bilder ohne Zustimmung, keine Verletzung des
Ethics ein. Reputation schädigen. Die Vergabe von Spenden Wir alle sind dazu verpflichtet, zur Sicherung Urheberrechts (Bilder, Texte etc.). Wir werden
erfolgt stets transparent. der Daten alle Maßnahmen zu treffen, die keine peinlichen Fotos posten und schreiben
Wahrung von Betriebsgeheimnissen dazu geeignet sind, unsere IT-Systeme sowohl grundsätzlich nur über Sachverhalte, die man
Alle Geschäftsinformationen unserer Partner Bestechung und Korruption vor internem als auch externem Datendiebstahl auch selber kennt.
(Kund*innen, Lieferant*innen, Freelancer*innen) Wir dulden keinerlei Form von Korruption, zu schützen. Dies betrifft auch in der Firma
und ihre Betriebsgeheimnisse werden prinzi- Vorteilsname und Bestechung, unabhängig missbräuchlich verwendete Passwörter sowie
piell sensibel und vertraulich behandelt. davon, ob dadurch unser Firmenvermögen unautorisiertes Herunterladen von Dateien,
oder das Vermögen Dritter geschädigt wird. insbesondere von unangemessenem Material
Dokumente werden sachgerecht erstellt, aufbe- Wir sorgen durch Kontrollmechanismen dafür, aus dem Internet.
wahrt oder ggfs. nach dem Ende der Zusam- dass Bestechung, Diebstahl, Unterschlagung,
menarbeit vernichtet. Hierbei beachten wir die Betrug, Steuerhinterziehung oder Geldwäsche
aktuellen Vorgaben bei VOK DAMS hinsicht- vorgebeugt wird.
lich des Datenschutzes und der Informations-
sicherheit. Wir führen regelmäßige Schulungen Dies gilt insbesondere auch für Zahlungen von
unserer Mitarbeiter zu diesen Themen durch. umgangssprachlich bezeichneten „Schmier-
geldern“ bzw. „Beschleunigungszahlungen“ an
Annahme von Geschenken, Spenden Amtsträger (bei Behörden, Ämtern, Institu-
A | Geschenke an unsere Mitarbeitenden tionen etc.) für Genehmigungen oder anderen
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter for- Anliegen.
dern oder akzeptieren von Kund*innen oder
Unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist
Lieferant*innen keine persönlichen Vorteile, die
es untersagt, Gefälligkeiten jeglicher Art anzu-
das eigene Verhalten hinsichtlich der eigenen
nehmen oder zu erteilen (Bargeld, Reisen,
Tätigkeit für das Unternehmen beeinflussen
Geschenke etc.), die an einen ungebührlichen
oder beeinflussen könnten. Werden Geschenke
Vorteil gekoppelt sind (Auftragserteilung,
von Dritten angeboten, dürfen diese nur dann
Projektzuschlag etc.). Auch unsere Geschäfts-
angenommen werden, wenn sie allgemein
partner sind angehalten, Interessenkonflikte,
übliche Praxis sind und als Höflichkeit oder
die ein Korruptionsrisiko bergen, zu vermeiden.
Gefälligkeit anerkannt werden können (Werbe-
geschenke mit dem Logo des abgebenden
Unternehmens, wie zum Beispiel Kalender oder
Kugelschreiber).14 15
GELTUNGSBEREICH & UMSETZUNG DAS HINWEISGEBER-SYSTEM
Wir handeln in dem Bewusstsein, dass von Land Auch die Geschäftspraktiken unserer Ge- Jeder Mitarbeitende ist berechtigt und aufge- VOK DAMS wird jeden Hinweis ernst nehmen
zu Land die in den jeweils lokalen Vorschriften schäftspartner*innen und deren Lieferant*- fordert, Verstöße gegen diesen Verhaltens- und den Eingang und die folgende Bearbeitung
zum Ausdruck kommenden ethischen Standards innen müssen den geltenden Gesetzen ent- kodex oder die bei VOK DAMS geltenden dokumentieren. Der Compliance Officer wird
unterschiedlich sind. Sollten die Regelungen sprechen. Dies betrifft insbesondere Import, Richtlinien zu melden. VOK DAMS verpflichtet jeden Hinweis prüfen und bewerten. Die nach-
dieses Code of Conduct oder internationale Export, und inländischen Warenhandel, Tech- sich, es keinem Mitarbeitenden nachteilig folgende Bearbeitung ist abhängig von der Art
Rechtsvorschriften und Konventionen von lokal- nologien oder Dienstleistungen, aber auch anzulasten, wenn er der Unternehmensleitung des Hinweises und der Schwere des Vorwurfes.
en Vorschriften abweichen, gilt stets die stren- den Zahlungs- und Kapitalverkehr. Ein Verstoß oder einem leitenden Angestellten eine Verlet- Je nach Bewertung können sowohl interne
gere Regelung. gegen Wirtschaftsembargos sowie gegen zung oder eine vermutete Verletzung dieses Nachforschungen durchgeführt als auch ex-
Vorschriften der Handels-, Import- und Export- Kodexes mitteilt. Hinweise, Fragen und Regel- terne Prüfspezialisten hinzugezogen werden.
Verpflichtung der Unternehmensleitung kontrolle muss auch durch unsere Geschäfts- verstöße können jederzeit geäußert werden. Die Ergebnisse der Prüfung und die möglichen
VOK DAMS will seine Geschäfte hochkom- partner*innen ebenso ausgeschlossen sein wie Alle Hinweise werden vertraulich behandelt, Konsequenzen hieraus werden sachgerecht
petent und auf ethisch-moralischer Grund- eine Terrorismusfinanzierung. auf Wunsch auch anonym. dokumentiert.
lage betreiben. Dabei orientieren wir uns an
Fairer Wettbewerb Neben der Möglichkeit, sich jederzeit an eine Sofern es rechtlich und inhaltlich möglich und
den internationalen Regeln zum Schutz der
Führungskraft zu wenden, bietet VOK DAMS auch gewünscht ist, wird dem Hinweisgeber
Menschen- und Arbeitsrechte, den Normen und Wir fühlen uns dem fairen Wettbewerb ver-
zwei weitere Möglichkeiten im Rahmen eines ein Feedback über die Bearbeitung gegeben.
Grundprinzipien der ILO (International Labour pflichtet und halten uns an seine Gesetze und
Hinweisgeber-Systems: Einmal jährlich wird für die Geschäftsführung
Organisation) sowie den UN-Leitprinzipien für Regeln. Wir unterlassen Absprachen über
und die Gesellschafter ein Compliance-Bericht
Wirtschaft und Menschenrechte. Preise, Konditionen und Strategien mit Konkur- A | Interne Hinweise über die Mailadresse erstellt und vom Compliance Officer vorgestellt.
renten, Lieferant*innen, anderen Unternehmen compliance@vokdams.de werden an einen
Wir unterstützen das Ziel der Durchsetzung und Händler*innen, die einen fairen Wettbewerb vertraulichen Verteiler gesendet. Dort gilt
von Menschenrechten, Arbeits-, Sozial- und behindern. Wir nehmen an keinem wettbe- das 4-Augen-Prinzip. Ansprechpartner*innen
Umweltstandards in sämtlichen Prozessen mit werbswidrigen Boykott teil.
ist Deniz Inhanli. Alle Hinweise werden vertrau-
wirtschaftlicher Wertschöpfung.
lich behandelt.
Wir wollen es vermeiden, uns gegenüber
Einhaltung geltenden Rechts Kund*innen, Lieferant*innen oder Wettbewer-
B | Alternativ können Hinweise über das
Unsere Führungskräfte tragen bei der Erfüllung des ber*innen unzulässige Vorteile zu verschaffen.
externe Hinweisgeber-System bei der Wupper-
Verhaltenskodex eine hohe Verantwortung. Wir Ausschreibungen und Angebotsvergleiche
taler Rechtsanwaltskanzlei FR und Partner
verpflichten sie dazu, sich mit den Gesetzen, führen wir fair, marktgerecht und konform zu
gegeben werden. Unter der Mailadresse
Vorschriften und Regeln, die für ihren Verant- den gegebenen Regularien und Einkaufs-
complianceVD@fr-p.de wird jeder Hinweis
wortungsbereich relevant sind, vertraut zu systemen der Kund*innen durch. Wir beraten
aufgenommen, vorbewertet und entsprechend
machen und ausnahmslos einzuhalten. die Kund*innen aufgrund unserer Marktkennt-
dem Inhalt vertraulich an das Compliance-
nis und langjährigen Erfahrung.
Team von VOK DAMS oder die Geschäftsführung
Wir tun oder unterlassen nichts, was zu einem
weitergeleitet.
Gesetzesverstoß führen würde. Ausnahmen
hiervon sind nicht zulässig, auch nicht aufgrund Auf Wunsch werden die Hinweise anonymisiert
branchenüblicher oder regionaler Gebräuche. bearbeitet. Die beiden Hinweisgeber-Stellen
Wenn es Unterschiede zwischen den betreffenden sind ausdrücklich auch für Hinweise von ex-
Ländern gibt, gilt die strengere Regelung. ternen Parteien offen.16
CODE OF CONDUCT ALS BESTANDTEIL
DES ARBEITSVERTRAGES
KONTAKT
Code of Conduct als Bestandteil
der täglichen Arbeit
Dieser Code of Conduct ist für alle Mitarbei- Unsere Führungskräfte haben eine Vorbild-
terinnen und Mitarbeiter von VOK DAMS funktion. Sie haben die Aufgabe, die Einhaltung
verbindlich. Sie sind verpflichtet, nach diesen der Richtlinien sicherzustellen und zu überwa-
Richtlinien zu handeln. Fremdfirmen und Free- chen. Sie sind deshalb auch dafür zuständig, den
lancer*innen, die im Auftrag von VOK DAMS Code of Conduct ins Unternehmen zu tragen.
tätig sind, sind ebenfalls aufgefordert, diese Sie sorgen dafür, dass alle in ihrem Verantwor-
Richtlinien zu befolgen. tungsbereich über die Leitsätze regelmäßig
informiert werden, die Richtlinien verstehen
Im Sinne der Corporate Governance imple- und befolgen. Deshalb nehmen wir bei diesen
mentiert VOK DAMS die im Code of Conduct Mitarbeitenden den Kodex als Hauptpflicht Für alle Fragen zum Code of Conduct oder zu
genannten Grundsätze der Unternehmens- zum Bestandteil des Arbeitsvertrages. unseren Compliance-Regeln wendet euch
führung in seinen strategischen und operativen
bitte an:
Managementsystemen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wer-
den in regelmäßigen Abständen um die Bestä-
tigung ersucht, dass sie die Regeln des Kodexes
Deniz Inhanli
Commercial Director
verstanden, eingehalten und alle ihnen bekannt
Compliance Officer
gewordenen Verstöße gemeldet haben und
sich ihrer Verantwortung dafür bewusst sind, dInhanli@vokdams.de
dass auch ihre Mitarbeiter*innen die Regeln Tel. +49 202 38 907 204
des Code of Conduct einhalten.
AGENCY FOR EVENTS P +49 202 38 907-0 Management Board:
AND LIVE-MARKETING F +49 202 38 907-199 Colja M. Dams
VOK DAMS Events GmbH info@vokdams.de AG Wuppertal HRB 9892
Katernberger Straße 54 www.vokdams.de AUSTRIA – BRAZIL– CHINA – CZECH
42115 Wuppertal REPUBLIC – ESTONIA – FRANCE
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