Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai beim Schülerkongress am 27.03.2020
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Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai beim Schülerkongress am 27.03.2020 Stand: 4. Februar 2020 1. Datenschutz auf einen Blick Allgemeine Hinweise Wir freuen uns sehr, dass Sie fillip.ai nutzen! Uns ist bewusst, dass Sie uns bei der Nutzung der App auch personenbezogene Daten anvertrauen. Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Web-App benutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung. Datenerfassung bei der Nutzung der Web-App Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf fillip.ai? Die Datenverarbeitung auf fillip.ai für den Schülerkongress am 27.03.2020 erfolgt durch das Ministerium für Kultus, Jugend und Sport (Referat 21) Baden-Württemberg. Unsere Kontaktdaten finden Sie unten. Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie im Rahmen einer Veranstaltung eingeben. Andere Daten werden automatisch bei der Nutzung der Web-App durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Web-App betreten. Wofür nutzen wir Ihre Daten? Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Web-App zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Daten, die Sie im Rahmen von Veranstaltungen selbst eingeben, nutzen wir und der/die Veranstalter zur Veröffentlichung im Kontext der Veranstaltung. Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten? Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai beim Schülerkongress am 27.03.2020 Stand: 04.02.2020 1
2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen Datenschutz Die Betreiber dieser Web-App nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie diese Web-App benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E- Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Hinweis zur verantwortlichen Stelle Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung bei der Nutzung der Web-App fillip.ai im Rahmen des Schülerkongresses am 27.03.2020 ist: Ministerium für Kultus, Jugend und Sport (Referat 21) Thouretstrasse 6 70173 Stuttgart Telefon: 0711 279-2923 Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E- Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet. Datenschutzbeauftragter Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten: Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Der Datenschutzbeauftragte Thouretstrasse 6 70173 Stuttgart E-Mail: Datenschutzbeauftragter@km.kv.bwl.de Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai beim Schülerkongress am 27.03.2020 Stand: 04.02.2020 2
der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links- node.html. Recht auf Datenübertragbarkeit Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Betreiber senden, eine SSL-bzw. TLS- Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Auskunft, Sperrung, Löschung Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Widerspruch gegen Werbe-Mails Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Web-App behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor. 3. Datenerfassung bei der Nutzung der Web-App Server-Log-Dateien Der Provider der Web-App erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server- Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: • IP-Adresse • Datum und Uhrzeit der Anfrage • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT) • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite) • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode • jeweils übertragene Datenmenge • genutztes Endgerät Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai beim Schülerkongress am 27.03.2020 Stand: 04.02.2020 3
• Betriebssystem des Endgerätes • Verwendeter Browser • Sprache und Version der Browsersoftware • Websites, von denen das System des Nutzers zu unserer Web-App gelangt • Websites, die vom System des Nutzers aus unserer Web-App heraus aufgerufen werden Diese Daten werden technisch benötigt, um Ihnen die Inhalte der Web-App anzuzeigen und die Sicherheit unserer Web-App zu gewährleisten. Wir werten diese Daten ausschließlich zu statistischen Zwecken aus, um mögliche technische Fehler zu beheben und ggf. Angriffe und Sicherheitsrisiken identifizieren und abwehren zu können. Die Daten werden zu den genannten Zwecken einschließlich der IP-Adresse für einen Zeitraum von 7 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht. Falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, wird die Verarbeitung entsprechend eingeschränkt. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers oder sonstige Datenzusammenführung findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität der Web-App (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, §5 Abs. 4 LDSG BW). Dem Interesse des Nutzers wird dadurch Rechnung getragen, dass die Daten nicht zu seiner Identifizierung genutzt werden. Cookies Die Web-App verwendet teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Die einzelnen Browser-Anbieter haben hierzu Anleitungen online gestellt, Firefox z.B. HIER, Google für Chrome z.B. HIER. Sie können sich eine Beschreibung einzelner Cookies für jede Website auch über die Einstellungen Ihres Browsers anzeigen lassen. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Web-App eingeschränkt sein. Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO sowie §5 Abs. 4 LDSG BW gespeichert. Der Betreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt. Folgende technischen Cookies werden durch die Web-App eingesetzt: Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai beim Schülerkongress am 27.03.2020 Stand: 04.02.2020 4
Name Zweck Laufzeit Rechtsgrundlage
ARRAffinity Application Request Routing, Betrieb der bis zum Ende Art. 6 Abs. 1 lit. e.
Web-App über Microsoft Azure der Sitzung DSGVO, §5 Abs. 4
LDSG BW
sessionID Funktionalität, Nutzerfreundliche bis zum Ende Art. 6 Abs. 1 lit. e
Bedienung der Sitzung DSGVO, §5 Abs. 4
LDSG BW
Statistische Auswertung
Wir verarbeiten statistische Daten zu Userinteraktionen und zur Nutzung der Web-App insgesamt in
aggregierter Form, d.h. ohne Personenbeziehbarkeit für uns (z.B. Anzahl der angelegten, begonnenen
und abgeschlossenen Veranstaltungen; Anzahl der Teilnehmer*innen, die eine Veranstaltung
begonnen bzw. beendet haben; Seitenaufrufe; etc.). Die Daten werden ad hoc berechnet.
Digitale Beteiligung bei Veranstaltungen
Speicherung einer anonymen Geräte-ID
Beim Erstmaligen Aufruf einer Veranstaltung in fillip.ai wird eine zufällige, einmalige Geräte-ID
generiert, die auch auf Ihrem Endgerät (als Cookie oder im Local Storage) gespeichert wird. Bei der
Erzeugung der ID werden keine von Ihnen übertragenen Informationen genutzt. Diese Geräte-ID ist
vollständig anonym und insbesondere nicht mit Ihrer IP-Adresse verknüpfbar.
Wir nutzen diese anonyme Geräte-ID, um von Ihnen eingesandte Beiträge Ihrem Gerät zuordnen zu
können, solange die Geräte-ID dort gespeichert ist, damit Sie Ihre Beiträge z.B. bearbeiten und
löschen können, ohne einen Nutzeraccount zu erstellen. Außerdem nutzen wir die ID, um vom
gleichen Gerät eingesandte Beiträge einander zuordnen zu können.
Sie können die Geräte-ID jederzeit über die Einstellungen Ihres Browser löschen. Im so genannten
"Privates Surfen"-Modus Ihres Browsers wird die Geräte-ID automatisch beim Schließen des
Browserfensters gelöscht. Ansonsten wird die Geräte-ID auf Ihrem Gerät automatisch spätestens
sechs Monate nach Ihrem letzten Zugriff auf die Veranstaltung in der Web-App gelöscht.
Rechtsgrundlage für die Speicherung der anonymen Geräte-ID ist Ihre Einwilligung, die Sie beim
Aufruf der Veranstaltungsseite geben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), und unser berechtigtes Interesse an
der guten Nutzbarkeit unserer Web-App (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO). Dem Interesse des Nutzers wird
dadurch Rechnung getragen, dass die Geräte-ID vollständig anonym und zufällig erzeugt wird und sie
nicht zu seiner Identifizierung genutzt werden kann.
Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai
beim Schülerkongress am 27.03.2020
Stand: 04.02.2020 5Veröffentlichung von Beiträgen Wenn Sie sich mit fillip.ai durch Beiträge an einer Veranstaltung beteiligen, werden die Daten, die Sie im Verlauf der Nutzung einsenden, von uns gespeichert und veröffentlicht. Dabei werden neben den eingegebenen Inhalten auch Angaben zum Zeitpunkt der Erstellung der Beiträge, die zufällig erzeugte, anonyme Geräte-ID und, wenn Sie nicht anonym posten, der von Ihnen angegebene Name gespeichert. Mit den Beiträgen werden keine IP-Adressen oder sonstigen personenbezogenen Merkmale gespeichert, die Sie nicht selbst im Beitrag eingegeben haben. Mit dem Absenden Ihrer Beiträge stimmen Sie ihrer Veröffentlichung im Kontext der Veranstaltung zu. Dieses Einverständnis umfasst auch den/die Veranstalter, deren Kontaktdaten Sie auf der Seite der jeweiligen Veranstaltung finden. Die Beiträge und die damit verbundenen Daten werden gespeichert und verbleiben in unserer Web- App, bis die Beiträge bzw. die Veranstaltung vollständig durch den/die Veranstalter gelöscht wurde(n) oder die Beiträge aus rechtlichen Gründen gelöscht werden müssen (z.B. beleidigende Beiträge). Die Speicherung Ihrer Beiträge erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Anfrage per Kontakt-/Hilfeformular Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde. Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. 4. Weitergabe von personenbezogenen Daten Die Web-App fillip.ai wird von beta - Die Beteiligungsagentur GbR, Schlegelstr. 8, 04275 Leipzig angeboten und betrieben (Plattformbetreiber). Der Plattformbetreiber verarbeitet und speichert als Empfänger die Daten in unserem Auftrag auf der Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags zur Sicherstellung des Datenschutzes. Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai beim Schülerkongress am 27.03.2020 Stand: 04.02.2020 6
Für die Bereitstellung dieser Web-App wird Microsoft Azure, eine Cloud Computing-Plattform der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA genutzt. Die Dienste von Microsoft Azure werden allerdings über die Deutsche Telekom GmbH, Landgrabenweg 15, 53227 Bonn, als Hosting-Anbieter. Das Hosting und die Datenverarbeitung findet daher in Rechenzentren innerhalb Deutschlands statt. Sowohl mit Microsoft als auch mit der Telekom besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Plattformbetreiber zur Sicherstellung des Datenschutzes bei der Datenverarbeitung. Darüber hinaus geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet oder Sie haben zuvor ausdrücklich in die Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt. Wir legen Wert darauf, Ihre Daten innerhalb der EU / des EWR zu verarbeiten. Soweit es vorkommt, dass wir Dienstleister einsetzen, die außerhalb der EU / des EWR Daten verarbeiten, stellen wir sicher, dass vor der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ein angemessenes Datenschutzniveau beim Empfänger hergestellt wird. Damit ist gemeint, dass über EU- Standardverträge oder einem Angemessenheitsbeschluss, wie dem EU-Privacy Shield, ein Datenschutzniveau erreicht wird, dass mit den Standards innerhalb der EU vergleichbar ist. Datenschutzhinweise für die Nutzung von fillip.ai beim Schülerkongress am 27.03.2020 Stand: 04.02.2020 7
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