Der Pendlerrechner 2.0 aus Arbeitnehmersicht - Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte

Proksch in SKW 23-24/2014, 1010

Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte

Der Pendlerrechner 2.0 aus Arbeitnehmersicht

Ermittlung von Entfernung bzw. Zeitdauer sowie Höhe von Pendlerpauschale und Pendlereuro

VON MAG. FRANZ PROKSCH*

In SWK-Heft 22/2014, 969 ff., wurden die wesentlichen Änderungen durch die
Novelle der Pendler-VO vom 24. 6. 2014, BGBl. II Nr 154/2014, behandelt. In diesem
Beitrag sollen spezielle Sachverhalte und Lösungsmöglichkeiten bei Ermittlung der
Entfernung und/oder Zeitdauer bzw. bei der Eingabe im Pendlerrechner 2.0 aus
dem Blickwinkel der Arbeitnehmer dargestellt werden. In Teil 3 soll auf jene
Punkte eingegangen werden, die für die Arbeitgeber für die Berücksichtigung des
Pendlerpauschales und des Pendlereuros im Rahmen der Lohnverrechnung
relevant sind.

1. Überblick

Der Pendlerrechner 2.0 wurde gleichzeitig mit der Kundmachung der Novelle der
Pendler-VO am 24. 6. 2014, BGBl. II Nr 154/2014, auf der Homepage des BMF
freigeschaltet und für Abfragen ab dem 25. 6. 2014 zur Verfügung gestellt. Mit dem
Pendlerrechner 2.0 wurde auf die Kritik seitens der Interessenvertretungen an der
Erstversion des Pendlerrechners vom Februar 2014 reagiert. Erklärtes Ziel des
Pendlerrechners ist es, den Anspruchsberechtigen ein einfaches Instrument zur
Ermittlung des Pendlerpauschales (PP) und des Pendlereuros (PE) zur Verfügung zu
stellen. Er dient zur Ermittlung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
und zur Beurteilung, ob die Benützung eines Massenbeförderungsmittels (öffentliches
Verkehrsmittel) zumutbar ist oder nicht. Der Pendlerrechner ermittelt auf Basis der
eingegebenen Informationen die Höhe von PP und PE auf Grundlage des im Zeitpunkt
der Eingabe aktuellen Wegenetzes und der aktuellen Fahrplandaten sowie nach den in
der Pendler-VO festgelegten, für alle Steuerpflichtigen in gleicher Weise geltenden
Kriterien. Gleichzeitig wird mit dem Ausdruck des vom Pendlerrechner ermittelten
Ergebnisses ein amtliches Formular (L 34 EDV) erzeugt, das sowohl bei der
Lohnverrechnung durch den Arbeitgeber als auch für die Geltendmachung im Rahmen
der Arbeitnehmerveranlagung grundsätzlich verbindlich ist. Ein Gegenbeweis ist nur im

Rahmen der Veranlagung und nur insoweit zulässig, als er sich nicht gegen jene
Verhältnisse richtet, die dem Pendlerrechner aufgrund einer abstrakten Betrachtung des
Individualverkehrs hinterlegt sind und auf einer typisierenden Betrachtung beruhen (z.
B. die hinterlegte Durchschnittsgeschwindigkeit).

2. Der Pendlerrechner 2.0 im Detail

Der Pendlerrechner ist eine webbasierte Anwendung, die auf Adressdatenbanken sowie
Datenbanken        der     verschiedenen        Massenverkehrsmittel       und    Routinganbieter
zurückgreift,   um       eine     objektiv   optimale    Verbindung   zwischen       Wohnung    und
Arbeitsstätte zu finden. Hierbei sind verschiedene objektive Parameter, wie z. B.
durchschnittliche         Fahr-      und     Gehgeschwindigkeiten,        hinterlegt,     die   auf
durchschnittlichen Erfahrungswerten beruhen. Das Pendlerpauschale ist – wie der Name
schon ausdrückt – eine pauschale steuerliche Förderung von Menschen, die längere
Wege zum Arbeitsplatz zurücklegen müssen. Dem Charakter eines Pauschales
entsprechend, können bei einer solchen abstrakten Betrachtung konkrete persönliche
(z. B. Umwege über Kindergarten oder Schule) oder zeitliche (z. B. Stau, Straßensperren)
Umstände keine Berücksichtigung finden.

Die folgenden wesentlichen Basisdaten sind im Pendlerrechner einzutragen:

      Wohnadresse,

      Adresse der Arbeitsstätte,

      Datum der Berechnung,

      Arbeitsbeginn,

      Arbeitsende,

      monatliche Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte,

      Vorliegen         der      Unzumutbarkeit        der   Benützung      eines      öffentlichen
       Massenverkehrsmittels wegen eingeschränkter Mobilität und

      ob der Arbeitgeber für die Zurücklegung dieser Strecke ein Kfz zur Verfügung
       gestellt hat.

2.1. Die Erfassung der Basisdaten

2.1.1. Erfassung der Adressen

Die Eingabe der Wohn- und der Arbeitsstättenadresse erfolgt grundsätzlich mit der
genauen Anschrift (Postleitzahl oder Ort sowie Straßenbezeichnung und Hausnummer).
Während der Eingabe wird ein Dropdown-Menü geöffnet, aus dem die genaue Anschrift
ausgewählt werden kann.

2.1.1.1. Adresse wird nicht angezeigt

Wird die richtige inländische Anschrift (z. B. die korrekte Hausnummer) nicht
aufgelistet, ist diese offensichtlich in den offiziellen Adressdatenbanken (noch) nicht
erfasst. Hilfsweise kann z. B. die Adresse des Nachbargebäudes ausgewählt werden
oder der Ort, an dem sich die Wohnung oder die Arbeitsstätte befindet, mithilfe
der „Auswahl aus Karte“ eingetragen werden. Hier kann mit der linken Maustaste eine
Fahne an der exakten Position, an der das Straßennetz an das Grundstückstück, auf
dem sich das gesuchte Gebäude (Wohnhaus, Arbeitsstätte) befindet, gesetzt werden.
Wird „Auswahl aus Karte“ genutzt, ist zwingend eine Begründung erforderlich. Eine
Begründung dafür könnte z. B. lauten: „Adresse nicht erfasst“ oder „Baustelle, noch
keine Anschrift vergeben“.

Bei Verwendung dieser Funktionalität wird empfohlen, eine hohe Zoomstufe zu wählen,
damit die Fahne auch an den exakten Punkt der Karte gesetzt werden kann. Für ein
korrektes Ergebnis ist die Fahne beim Eingang bzw. bei der Zufahrt direkt an einer
Straße zu setzen.

Ausländische Adressen sind im Pendlerrechner nicht erfasst. Wird vom Ausland ins
Inland oder umgekehrt gependelt, liefert der Pendlerrechner kein brauchbares
Ergebnis. Für die Geltendmachung von PP und PE ist das Formular L 33 zu verwenden.
Dasselbe gilt, wenn ein Ort nur über das Ausland zu erreichen ist, wie z. B. eine
Arbeitsstätte an einem Autobahngrenzübergang, die nur über die Fahrbahn in Richtung
Österreich zu erreichen ist und außer dieser Zufahrt keinen Anschluss an das
öffentliche österreichische Straßennetz hat (z. B. Hotel und Tankstelle „Servus
Österreich“ am Autobahngrenzübergang Walserberg).

2.1.1.2. Mehrere Gebäude und Anschriften am Firmengelände

Befindet sich das Unternehmen des Arbeitgebers auf einem größeren Firmengelände,
sind   mitunter     die   einzelnen     Betriebsgebäude   gesondert   in   den   offiziellen
Adressdatenbanken erfasst und werden auch bei der Eingabe im Pendlerrechner
aufgelistet (z. B. 8041 Liebenau [Graz], Liebenauer Hauptstraße 317). Einen Ansatz für
die Lösung der Frage, welche Adresse einzutragen ist, liefern die LStR 2002. Das BMF
definiert in den LStR 2002, Rz 293, die Arbeitsstätte als „(…) ein Büro, eine
Betriebsstätte, ein Werksgelände, ein Lager und Ähnliches“. Daran kann abgeleitet

werden, dass für die Berechnung des Pendlerpauschales und des Pendlereuros der
Haupteingang, an dem die Arbeitnehmer das Firmengelände überwiegend betreten
bzw. befahren, maßgeblich ist.

2.1.1.3. Es bestehen mehrere Wohnanschriften

Bestehen mehrere Wohnsitze, kann als Wohnanschrift der Familienwohnsitz oder die
Adresse der Wohnung angegeben werden, die der Arbeitsstätte am nächsten gelegen
ist (§ 16 Abs 1 Z 6 lit. f EStG 1988 i. V. m. § 4 Pendler-VO). Voraussetzung ist, dass die
entsprechende Wegstrecke auch tatsächlich zurückgelegt wird (vgl. LStR 2002, Rz 259).

Liegt kein Familienwohnsitz i. S. d. § 4 Pendler-VO vor, ist stets der zur Arbeitsstätte
nächstgelegene Wohnsitz maßgeblich.

Wochenpendler, welche die Voraussetzungen der doppelten Haushaltsführung erfüllen
(LStR 2002, Rz 341 ff.), können für den Kalendermonat die tatsächlichen Kosten der
Fahrten    zum     Familienwohnsitz     berücksichtigen.       Werden   Fahrtkosten       als
Familienheimfahrten (LStR 2002, Rz 354 ff.) berücksichtigt, kann kein Pendlerpauschale
für die Wegstrecke vom Familienwohnsitz zur Arbeitsstätte berücksichtigt werden.
Gegebenenfalls    steht   ein   Pendlerpauschale   für   die   Entfernung   von   dem     der
Arbeitsstätte nächstgelegenen Wohnsitz zur Arbeitsstätte zu. Alternativ kann, bei
Zurücklegen der entsprechenden Wegstrecke, anstatt der Familienheimfahrten ein
aliquotes Pendlerpauschale für die Wegstrecke vom Familienwohnsitz zur Arbeitsstätte
berücksichtigt werden.

2.1.1.4. Die Beschäftigung erfolgt für einen Arbeitgeber an mehreren Arbeitsstätten mit
verschiedenen Anschriften

Maßgeblich für die Ermittlung von PP und PE ist die Hauptarbeitsstätte. Das ist jene
Arbeitsstätte, an welcher der Arbeitnehmer langfristig (in der Regel im Kalenderjahr) im
Durchschnitt am häufigsten tätig wird. Ist die Hauptarbeitsstätte nicht eindeutig zu
ermitteln, weil der Arbeitnehmer gleich oft an mehreren Arbeitsstätten tätig wird, gilt
jene Arbeitsstätte als Hauptarbeitsstätte, die im Dienstvertrag als solche vereinbart ist
(LStR 2002, Rz 291).

Davon zu unterscheiden ist der Fall der vorübergehenden Dienstzuteilung oder der
Versetzung auf Dauer. In diesen Fällen liegen nämlich nicht mehrere Arbeitsstätten vor,

sondern die Arbeitsstätte hat gewechselt; hier sind mit dem Pendlerrechner die
Ansprüche auf PP und PE neu zu ermitteln, und dem Arbeitgeber ist ein neuer Ausdruck
des Ergebnisses des Pendlerrechners (L 34 EDV) zu übergeben (vgl. LStR 2002, Rz 292).

Änderungen der Verhältnisse für die Berücksichtigung dieser Pauschbeträge und
Absetzbeträge muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber innerhalb eines Monats
mittels neuen Ausdrucks des Ergebnisses des Pendlerrechners (L 34 EDV) melden
(vgl. § 16 Abs 1 Z 6 lit. g EStG 1988; LStR 2002, Rz 273).

2.1.2. Erfassung des Datums für die Berechnung, von Arbeitsbeginn und -ende

2.1.2.1. Datum für die Berechnung

Als Datum für die Berechnung ist ein typischer Arbeitstag einzutragen. Die Eingabe des
Datums eines Tages, der in der Regel kein Arbeitstag ist, ist unzulässig, und der
Arbeitgeber darf den Ausdruck aus dem Pendlerrechner mit einem solchen Tag auch
nicht berücksichtigen.

2.1.2.2. Arbeitsbeginn und -ende

Wie beim Datum für die Berechnung gilt auch für Arbeitsbeginn und -ende, dass
repräsentative Uhrzeiten anzugeben sind. Das ist bei festen Arbeitszeiten der im
Dienstvertrag festgelegte Beginn bzw. das festlegte Arbeitsende. Diese Zeiten sind auch
maßgebend, wenn die zeitlichen Umstände der Arbeitserbringung im Kalendermonat im
Wesentlichen gleich sind.

Beispiel

Im Dienstvertrag wurden als Arbeitszeiten Montag bis Freitag von 8:00 Uhr bis 12:00
Uhr und von 12:30 Uhr bis 16:30 Uhr vereinbart. Da die Arbeitsleistung überwiegend
zwischen 8:00 Uhr und 16:30 Uhr zu erbringen ist und die zeitlichen Umstände im
Kalendermonat im Wesentlichen gleich sind, ist als Arbeitsbeginn bzw. -ende 8:00 Uhr
bzw. 16:30 Uhr einzutragen.

Sind die zeitlichen Umstände nicht im Wesentlichen gleich, sind jene Umstände
maßgebend, die im Kalendermonat überwiegen.

Beispiel

Als Arbeitszeit wurde vereinbart: Montag bis Mittwoch von 8:00 Uhr bis 12:00 Uhr,
Donnerstag und Freitag von 12:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Da die zeitlichen Umstände von
Montag bis Mittwoch überwiegen, ist als Arbeitsbeginn bzw. -ende 8:00 Uhr bzw. 12:00
Uhr einzutragen.

Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen (z. B. Gleitzeit) ist als Arbeitsbeginn bzw. -ende ein
typischer   Arbeitstag   unter   Berücksichtigung   der   Normalarbeitszeit,   aber   auch
regelmäßiger Mehrarbeit einzutragen (vgl. LStR 2002, Rz 257).

Beispiel

Die Gleitzeitvereinbarung lautet wie folgt: Gleitzeitrahmen von 6:00 Uhr bis 19:00 Uhr,
Blockzeit von 9:00 Uhr bis 13:00 Uhr. A beginnt seine Tätigkeit regelmäßig um 6:30
Uhr und beendet seine Arbeitszeit meist um 15:00. B kommt regelmäßig um 8:45 Uhr
zur Arbeit und verlässt die Arbeitsstätte an den meisten Tagen um 17:00 Uhr.

A trägt in den Pendlerrechner 6:30 Uhr bzw. 15:00 Uhr und B trägt 8:45 Uhr bzw. 17:00
Uhr ein.

Bei Schichtdienst ist auf die überwiegend (z. B. im Kalenderjahr, Schichtturnus)
vorliegenden Verhältnisse abzustellen und daraus ein repräsentativer Arbeitsbeginn
bzw. ein repräsentatives Arbeitsende abzuleiten. Ist in diesem Zeitraum kein
Überwiegen feststellbar, bestehen keine Bedenken, analog zu § 2 Abs 4 der Pendler-VO
die für den Arbeitnehmer günstigere Variante zu berücksichtigen (vgl. LStR 2002,
Rz 262).

2.1.3. Anzahl der Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte im Kalendermonat

Es ist lediglich die entsprechende Anzahl der Fahrten anzugeben. Ist diese Anzahl in
jedem Kalendermonat unterschiedlich, muss für jeden Kalendermonat ein eigenes
Formular L 34 EDV beim Arbeitgeber abgegeben oder PP und PE müssen im Rahmen
der Veranlagung beantragt werden.

2.1.4. Vorliegen von Unzumutbarkeit wegen eingeschränkter Mobilität

Die Benützung eines Massenverkehrsmittels ist jedenfalls unzumutbar, wenn

      der Steuerpflichtige über einen gültigen Ausweis gemäß § 29b StVO 1960 in der
       Fassung des Bundesgesetzes BGBl. I Nr 39/2013 verfügt oder

      die Unzumutbarkeit der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel wegen dauernder
       Gesundheitsschädigung oder wegen Blindheit für den Steuerpflichtigen im
       Behindertenpass (§ 42 Abs 1 Bundesbehindertengesetz in der Fassung des
       Bundesgesetzes BGBl. I Nr 150/2002) eingetragen ist.

Die Auswahl ist mit „nein“ vorausgefüllt und muss bei Vorliegen der angeführten
Voraussetzungen geändert werden.

2.1.5. Hat der Arbeitgeber ein Kfz für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur
Verfügung gestellt?

Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Kfz (auch) für die Fahrten zwischen
Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt, besteht weder ein Anspruch auf ein
PP (§ 16 Abs 1 Z 6 lit. b EStG 1988) noch auf einen PE (§ 33 Abs 5 Z 4 EStG 1988). Auch
hier muss der Arbeitnehmer bewusst erklären, ob ein arbeitgebereigenes Kfz zur
Verfügung steht oder nicht.

2.2 Abschluss der Eingaben und Ausdruck

Mit der Schaltfläche „Berechnen“ wird die Ermittlung des zustehenden PP und PE gest-
artet. Das Ergebnis wird am Bildschirm angezeigt und kann ausgedruckt werden. Der
Ausdruck (L 34 EDV) gilt als amtlicher Vordruck gemäß § 16 Abs 1 Z 6 lit. g EStG 1988.

Der Ausdruck ist dem Arbeitgeber zur Berücksichtigung von PP und PE im Zuge der
Lohnverrechnung abzugeben.

Werden PP und PE im Rahmen der Veranlagung geltend gemacht, ist der Ausdruck vom
Arbeitnehmer aufzubewahren und auf Verlangen dem Finanzamt vorzuweisen.

2.2.1. Der Pendlerrechner liefert kein Ergebnis

Ein technischer Ausfall kann viele Gründe haben, die sowohl im Bereich des
Bundesrechenzentrums, des jeweiligen Anwenders als auch im Bereich des Providers
bzw. der Datenleitungen liegen können.

Sind die Eingaben plausibel und liefert der Pendlerrechner kein oder ein offensichtlich
falsches Ergebnis (z. B. in einem Ort werden die dort tatsächlich vorhandenen
Massenverkehrsmittel nicht berücksichtigt), ist die Eingabe zu einem späteren
Zeitpunkt zu wiederholen.

Liefert der der Pendlerrechner dauerhaft (über mehrere Wochen) kein Ergebnis
(Timeout, Fehlermeldung wegen Zeitüberschreitung), ist von dieser Fehlermeldung ein
Ausdruck zu erstellen und für die Inanspruchnahme des Pendlerpauschales und des
Pendlereuro der für derartige Fälle aufgelegte amtliche Vordruck (L 33) zu verwenden.

Das Formular L 33 ist mit beigeschlossenem Ausdruck der Fehlermeldung des
Pendlerrechners dem Arbeitgeber zu übergeben. Der Ausdruck dient als Nachweis, dass
der Pendlerrechner in diesem Fall kein Ergebnis liefern konnte.

2.2.2. Das Ergebnis des Pendlerrechners ist falsch

Der Gegenbeweis ist dann zulässig, wenn der Nachweis erbracht werden kann, dass der
Pendlerrechner    bei    der   Berechnung   der      Entfernung   zwischen   Wohnung    und
Arbeitsstätte oder bei der Beurteilung, ob ein öffentliches Verkehrsmittel unzumutbar
ist oder nicht, unrichtige Verhältnisse berücksichtigt. Die Nachweismöglichkeit
erstreckt sich jedoch nicht auf jene pauschalen Verhältnisse, die dem Pendlerrechner
aufgrund einer abstrakten Betrachtung des Individualverkehrs hinterlegt sind und auf
einer typisierenden Betrachtung beruhen (z.             B. die    hinterlegte Durchschnitts-
geschwindigkeit).

Dieser Gegenbeweis kann aber nur im Rahmen der Veranlagung erfolgen, nicht
hingegen bei Berücksichtigung von PP und PE durch den Arbeitgeber. Dies könnte z. B.
der Fall sein, wenn irrtümlich ein falscher Fahrplan des öffentlichen Verkehrsmittels, ein
nicht zur Verfügung stehendes öffentliches Verkehrsmittel oder eine Fahrtstrecke über
eine nicht öffentlich zugängliche Privatstraße bei der Abfrage mit dem Pendlerrechner
berücksichtigt wurde.

Kein falsches Ergebnis liegt vor, wenn die tatsächliche Fahrtroute nicht jener entspricht,
die der Pendlerrechner der Ermittlung von PP und PE zugrunde gelegt hat. Der
Pendlerrechner sucht mitunter aus einer Vielzahl von Möglichkeiten eine optimale
Kombination zwischen Individualverkehr und öffentlichem Verkehr. Dieses Ergebnis
muss nicht den Verhältnissen entsprechen, wie der Arbeitnehmer tatsächlich den Weg
zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zurücklegt.

Auf den Punkt gebracht

Der Pendlerrechner 2.0 soll zur einfachen Ermittlung von Pendlerpauschale und
Pendlereuro dienen. Auf Basis der vom Arbeitnehmer eingegebenen Informationen
ermittelt er die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, beantwortet die Frage
nach der Zumutbarkeit der Benützung eines Massenverkehrsmittels und berechnet

schließlich die Höhe von Pendlerpauschale und Pendlereuro. Dieses Ergebnis ist
grundsätzlich verbindlich; ein Gegenbeweis kann nur im Rahmen der Veranlagung
angetreten werden. Ein solcher Gegenbeweis erstreckt sich aber nicht auf pauschale
Verhältnisse, wie z. B. die Durchschnittsgeschwindigkeit, die dem Pendlerrechner
hinterlegt sind.

*

Mag. Franz Proksch ist Mitarbeiter im bundesweiten Fachbereich Lohnsteuer des BMF.

                             Proksch in SWK 23-24/2014, 1010