Die Ablösung des Lesesaals: Digitalisierung im Schweizer Bundesarchiv mit Hilfe von Kitodo.Production 3.0 - B.I.T. Online
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Finck | Kwasnitza FACHBEITRÄGE 165
Die Ablösung des Lesesaals:
Digitalisierung im Schweizer Bundesarchiv mit
Hilfe von Kitodo.Production 3.0
Matthias Finck, Stefan Kwasnitza
Finck | Kwasnitza
Einleitung
❱ Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) sichert die Mit einem neuen Online-Zugang lassen sich in Zukunft alle Angebote
Dokumentation staatlichen Handelns und macht sie des Schweizerischen Bundesarchivs ort- und zeitunabhängig nutzen.
zugänglich. Das BAR verfolgt dabei die Vision eines Sowohl analog als auch digital im Archiv vorliegende Dossiers können nun
durchgängig digitalen Archivs.1 Unabhängig davon online konsultiert werden. Ein Besuch im Lesesaal wird so mittelfristig
ob Dokumente analog oder digital im Archiv vorlie- nicht mehr nötig sein. Damit nähert sich das Bundesarchiv der Vision
gen: sie lassen sich online konsultieren. Dieser neue eines durchgängig digitalen Archivs. Voraussetzung dafür ist die mittels
Online-Zugang zum BAR wird in zwei Projekten umge- Kitodo.Production 3.0 realisierte archivspezifische Weiterentwicklung der
setzt: einem für das kundenorientierte Webportal und Digitalisierungsinfrastruktur.
einem für die Digitalisierungsinfrastruktur.
Für die Umsetzung des Projekts für den Aufbau der
Digitalisierungsinfrastruktur setzt das BAR auf die
Open Source Software Kitodo.Production. Kitodo.
Production ist das Workflowmanagementmodul der das Angebot vor Ort sukzessive reduziert wird. Eine
Kitodo-Suite2. Es unterstützt den Digitalisierungs- ausführliche Beschreibung dieses Vorhabens, die
prozess von verschiedenen Materialarten wie Akten, gleichzeitig Grundlage dieses Beitrags ist, befindet
Drucken, Periodika, Handschriften, Noten und Musi- sich im Abschlussband des DFG-Projekts zur Entwick-
kalien, Einblattmedien und Dokumentennachlässen lung von Kitodo.Production 3.0.4
und kann Workflows hoch individualisiert abbilden.
Im Rahmen eines dreijährigen DFG-Projekts ist die Den medienbruchfreien
Software Kitodo.Production bis Ende 2019 grundle- Informationskreislauf als Ziel
gend überarbeitet worden3. Das BAR hat diesen Re- Das BAR übernimmt und lagert seit 2009 digitale Ge-
launchprozess aktiv begleitet und die Anforderungen schäftsunterlagen und relationale Datenbanken der
an die Software in den Prozess eingebracht. Gleich- Schweizer Behörden. Mit dem Transfer von digitalen
zeitig wurden umfassend Entwicklungsmittel zur Ver- Geschäftsverwaltungsunterlagen (GEVER) ins Lang-
fügung gestellt, die auch den Relaunchprozess unter- zeitarchiv und immer kürzeren Zeitabständen zwi-
stützt haben. schen elektronischer Entstehung und Archivierung
Mit dieser entwickelten Infrastruktur auf der Basis wird es zukünftig wichtiger, auch der Verwaltung ei-
von Kitodo.Production 3.0 digitalisiert das BAR ana- nen schnelleren Zugriff auf ihre eigenen abgelieferten
loge Dossiers. Mit der Aufschaltung des Webportals Unterlagen zu ermöglichen.
kann das BAR einen Teil der Bestellungen digital aus- Der Zugang zum Archivgut der Eidgenossenschaft
liefern. Der Lesesaal steht weiterhin zur Verfügung. geschieht deshalb seit Herbst 2019 über ein neues
In den folgenden Jahren wird die Kapazität der Digi- Portal, das es den berechtigten Nutzenden ermög-
talisierungsinfrastruktur erhöht, während gleichzeitig licht, orts- und zeitunabhängig Auskunft zu erhalten,
1 Kwasnitza, S. (2020) : Auf dem Weg zum komplett digitalen Archiv. Online-Zugang und Digitalisierung «on-demand» im Schweizerischen Bundesarchiv.
In: Politik und Kultur, 3/2020, S. 19.
2 vgl. https://www.kitodo.org
3 Finck, M. (2019): Erfolgsfaktoren für konsortiale drittmittelfinanzierte Open Source Projekte – am Beispiel von Kitodo 3.0. In: B.I.T. online, 2/22,
b.i.t.verlag, S. 144 – 148.
4 Kwasnitza (2019): DIE ABLÖSUNG DES LESESAALS: DIGITALISIERUNG VON ARCHIVGUT ON-DEMAND –
Ein Werkstattbericht aus dem Schweizerischen Bundesarchiv. In Finck, M.; Hermann, E.: NORDBLICK – Forschung für die Wirtschaft – Sonderedition:
Abschlussbericht Kooperative Weiterentwicklung der quelloffenen Digitalisierungssoftware Kitodo.Production, 9/2019, Elmshorn.
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Abb. 1: Screen
shot der Status
übersicht der
Aufgaben eines
Digitalisierungs
auftrags mit
Prozessablauf
kette in Kitodo.
Production 3.0
zu recherchieren, Dokumente einzusehen, Digitalisie- Digitalisierungsteam des BAR scannt die Unterlagen
rungsaufträge zu erteilen und Einsichtsgesuche ein- und speichert sie im digitalen Archiv. Damit stehen
zureichen. die Unterlagen ab diesem Moment allen interessier-
Die nun entwickelte Lösung bietet eine Suche in Pri- ten Personen langfristig digital zur Verfügung. Eine
mär- und Metadaten, die Online-Identifizierung der Herausforderung ist bei der Digitalisierung nicht nur
Kunden im Bestellprozess und die anschließende die Menge der bestellten Dossiers, sondern die da-
rechtebasierte Auslieferung der Dokumente per mit verbundene – für das Archiv neue – Arbeitsweise:
Mausklick aus dem digitalen Archiv. Die Nutzenden Die quasi-industrielle Verarbeitung von Aufträgen.
können im neuen Webportal je nach Berechtigung Das Papier-Dossier wird in verschiedenen Schrit-
unterschiedliche Meta- und Primärdaten suchen. Me- ten auf der internen Digitalisierungsinfrastruktur
tadaten beschreiben dabei Bestände, Dossiers oder gescannt und via Ingest-Prozess im digitalen Archiv
Dokumente. Primärdaten sind die eigentlichen Un- abgelegt. Die Erzeugung des digitalen Objekts erfolgt
terlagen – unabhängig davon, ob digital entstanden neu von der Aushebung des Papier-Dossiers im Maga-
oder digitalisiert. Die Primärdaten sind im digitalen zin bis zum Ingest mit Kitodo.Production5.
Archiv gespeichert, und mittels OCR wird ein Volltext Das Workflowmanagement-System (WMS), das mit
erzeugt und in den Suchindex geladen. Hilfe von Kitodo.Production implementiert wurde,
Von diesen Neuerungen profitiert nicht nur jüngeres, löst die logistische Lieferung des Papier-Dossiers in
bereits digital produziertes Archivgut. Das BAR digi- die Scanningzone aus, in der zuerst geprüft wird, ob
talisiert Papier-Unterlagen auf Bestellung on-demand es sich tatsächlich um das bestellte Archivgut han-
und liefert diese ebenfalls über den Online-Zugang delt. Anschließend wird das Dossier für das Scannen
aus. In diesem Fall wird im System innerhalb des Be- vorbereitet und digitalisiert. Nach der Qualitätsprü-
stellvorgangs ein Digitalisierungsauftrag ausgelöst. fung des Digitalisats wird der erfolgreiche Abschluss
Bestellen Kundinnen und Kunden ein Papier-Dossier, per Statusänderung an das Bestellsystem zurückge-
erhalten sie es rund zwei Wochen später digitalisiert meldet und ein validiertes Submission Information
im Online-Zugang. Package (SIP) im Digitalen Langzeitarchiv (DIR) ge-
Die Digitalisierung „on-demand“ ist dabei eine he- speichert. Abbildung 1 zeigt exemplarisch den Sta-
rausfordernde Neuerung für das Archiv. Dabei kön- tusbericht der Aufgaben eines Digitalisierungsauf-
nen Kunden im Bestellvorgang wählen, ob Sie ein trags sowie die in Kitodo.Production implementierte
analoges Dossier digital oder im Lesesaal einsehen Prozesskette.
möchten. Wählen die Kunden „digital“, geht ein Auf- An diesem Beispiel kann man erkennen, dass die in
trag an die interne Digitalisierungsinfrastruktur: das Kitodo.Production 3.0 neu implementierte Workflow-
5 ggl. Meyer, S.; Wendt, K.; Finck, M. (2019). Insight Kitodo 3.0: Die rundum erneuerte Digitalisierungssoftware einfach mal ausprobieren. Vortrag auf dem
7. Bibliothekskongress in Leipzig 2019. https://opus4.kobv.de/opus4-bib-info/frontdoor/index/index/docId/16497
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Abb. 2: Screenshot
des neuen Workflow-
Editors von Kitodo.
Production 3.0
Abb. 3: Liste der
laufenden Aufträge
in Kitodo
Engine nicht nur komplexe Workflows mit vielen Pro- Nach erfolgter Aushebung des Papier-Dossiers im Ma-
zessschritten abbilden kann – hier sind es 12 Work- gazin prüfen die Mitarbeitenden das bereitgestellte
flowschritte vom Bestellvorgang bis zur Ablieferung Dossier. Die aus dem Bestellsystem automatisch in
des Digitalisats – sondern auch parallele Workflow- Kitodo.Production übermittelten Angaben sind dabei
schritte erlaubt. Diese Workflows lassen sich mit Hilfe mit der logischen Seitenstruktur des physischen Dos-
der neuen Workflow-Engine per Drag’n’Drop gestal- siers sowie den erfassten Metadaten zu vergleichen.
ten (vgl. Abb. 2). Letztlich gilt es, allfällig bestehende Schutzfristen und
die davon abhängende Zugänglichkeit zu kontrollie-
Archivspezifische Digitalisierung ren. Wurde zwar das korrekte Dossier geliefert, aber
Durch das hohe Maß an Flexibilität und Anpassbar- die verzeichneten Einheiten sind z. B. nicht in der rich-
keit der neuen Kitodo Version lassen sich nun auch tigen Reihenfolge erfasst, kann in der logischen Sei-
archivspezifische Anforderungen besser abbilden. Im tenstruktur die Reihenfolge der einzelnen Dokumente
BAR werden freigegebene Aufträge zur Digitalisies- im WMS angepasst werden (vgl. Abb. 4).
rung von Dossiers für die Mitarbeitenden im Webpor- Nach erfolgreicher Kontrolle wird das Dossier für
tal aufgelistet und nach einer vordefinierten Gewich- den Scanningprozess vorbereitet und sein Inhalt in
tung automatisch priorisiert. Die Digitalisierungsinf- Teilaufträge unterteilt. Dazu wurde in Kitodo.Pro-
rastruktur ruft – solange noch Kapazität vorhanden duction im Metadateneditor die Ansicht der Struk-
ist – in regelmäßigen Abständen den nächsten Auf- turen um die Darstellung eines rein physischen und
trag ab (vgl. Abb. 3 – Auftragsliste). eines rein logischen Strukturbaums ergänzt (vgl.
Das Webportal liefert jeweils den am höchsten priori- Abb. 4). Die Substrukturtrennung sowie die Doku-
sierten Auftrag inklusive des benötigten Sets an Me- mententrennung werden mithilfe entsprechender
tadaten. Der Auftrag erscheint nun im WMS und der Strukturtrennblätter vorgenommen, die mit Hilfe der
Status im Webportal wechselt auf „Für Aushebung Laufzettelfunktionalität von Kitodo umgesetzt wur-
bereit“. den. Die Unterteilung des Dossiers in Teilaufträge
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Abb. 4: Meta
dateneditor in
Kitodo.Produc
tion: Darstellung
der Strukturen,
Auswahl eines
Teilauftrages und
dazugehöriger
Scannertyp
Abb. 5:
Alternative
Konfiguration
des Meta
dateneditors mit
Galeriefunktion
ermöglicht die anschließende Verteilung eines Scan- von Kitodo genutzt werden und wie wichtig eine hohe
Auftrags auf mehrere Scan-Stationen und damit eine Anpassbarkeit ist. Während das BAR den Metadaten
bessere Auslastung der Infrastruktur, bestehend aus editor hauptsächlich nutzt, um die Dossierstrukturen
Einzugs- und Buchscannern. Die auf verschiedenen und die sich daraus ableitenden Aufträge abzubilden
Digitalisierungsstraßen abgearbeiteten Teilaufträge und zu pflegen (vgl. Abb. 4), spielt die Qualitätssich-
werden später vom System erkannt und automatisch tung der Digitalisate und die Erfassung der Metada-
am Prozessende in ihrer korrekten Abfolge zusam- ten bei wissenschaftlichen Bibliotheken oftmals eine
mengeführt. viel zentralere Rolle. Diesen unterschiedlichen An-
Die vorgängig eingelegten Strukturtrennblätter erzeu- forderungen kann der neue Metadateneditor gerecht
gen im Digitalisierungsvorgang eine Nachbildung der werden, indem er z. B. Galeriefunktionen aktiviert und
inneren Struktur eines Dossiers in Form von Struktu- die Metadatenpflege ins Zentrum stellt (vgl. Abb. 5).
relementen und generieren damit die für den Kunden
im Archivgutkontext wichtige Orientierung im ausge- Der Ingest- und Auslieferungsprozess
lieferten Endprodukt. Am Ende der durch Kitodo.Production gesteuerten
Diese Umsetzung des Digitalisierungsworkflows am Ablaufkette prüft die Qualitätssicherung die Vollstän-
BAR zeigt, wie unterschiedlich intensiv Funktionen digkeit der Dossier-Elemente und die Qualität der
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Scans: Schärfe, Ausschnitt, die Dokumenten- und Fazit
Substrukturtrennung, die erstellte Baumstruktur Im Gegensatz zu klassischen Archivinformationssys-
sowie die Zuordnung der Scans zu den bereits im temen wird das Zugangsmodul neu zum Mastersys-
Archivinformationssystem verzeichneten Einheiten. tem für die Verwaltung von Suchindizes, Bestelldaten,
Anschließend wird das Datenpaket mit den PREMIS- Digitalisierungsaufträgen und Nutzeraccounts. Im
Metadaten des Digitalisierungsprozesses ergänzt. selben System bewirtschaften die Mitarbeitenden die
Nach erfolgreicher Validierung gemäß den ISO-Stan- Prüfung und Freigabe der Bestellungen, steuern den
dards für die Langzeitarchivierung wird das Datenpaket Prozess der Einsichtsgesuche und verwalten die Zu-
als SIP in die angeschlossene Speicherlösung übertra- griffsberechtigungen der Nutzenden – ein Ansatz, der
gen und danach im Kitodo-WMS gelöscht. Die statis- zukünftig einen flexibleren Aufbau archivspezifischer
tische Auswertung der Auftragsdaten bleibt weiterhin IT-Systemlandschaften ermöglichen wird.
möglich. Auch diese Schritte wurden mit in Kitodo inte- Die Vorteile von Kitodo liegen für das BAR im rasch
grierten automatisch ablaufenden Skripten realisiert. anpassbaren Quellcode, der Interoperabilität mit an-
Die Lieferung an den Kunden erfolgt gleich wie bei deren Systemen durch offene Schnittstellen und der
den rein digital entstandenen Dokumenten über den Portierung internationaler Standards. Das BAR adap-
Download im Webportal. Beim Abruf der Unterlagen tiert die bestehende Software in Abstimmung mit der
aus dem angeschlossenen digitalen Langzeitarchiv Anwendergemeinschaft erstmals für den gesamten
werden dabei technische Transformationsschritte vor- Workflow im archivspezifischen Kontext: eine Ent-
genommen, wie z. B. die Umwandlung von JPG2000 wicklungsleistung, die über den offenen Quellcode
Dateien in PDFs mit hinterlegtem Volltext. Die Digi- auch für andere nutzbar bleibt.
talisate sind danach als verschlüsselte ZIP-Datei ver- Noch verfügt das BAR nicht über die Kapazität, um
fügbar, die sich mit separatem Passwort entpacken alle bestellten analogen Dossiers direkt zu digitali-
und im Offline-Viewer auf dem heimischen Computer sieren. Bis 2021 soll jedoch die Digitalisierungsin-
anzeigen lassen. frastruktur soweit ausgebaut sein, dass ein Besuch
Dank der OCR-Erkennung können Nutzende erstmals im Lesesaal nicht mehr nötig ist. Damit wird ein gro-
auch im Volltext der Primärdaten recherchieren. In ßer Schritt in Richtung eines durchgängig digitalen
der Schweiz arbeitet die Bundesverwaltung mehr- Archivs realisiert. ❙
sprachig. Deshalb werden bei der Eingabe eines
Suchbegriffs im Suchschlitz automatisch Synonyme
und Übersetzungsvorschläge in den vier Landesspra-
chen generiert. Die vorgeschlagenen Begriffe speisen
sich aus der implementierten Terminologie-Daten- Prof. Dr. Matthias Finck
bank ‘Thermdat’ der Bundesverwaltung und ergänzen lehrt an der NORDAKADEMIE Usability
bei Bedarf mehrsprachig die eigene Suche. Engineering und ist Inhaber der
Im Online-Zugang zum BAR können Nutzende seit effective WEBWORK GmbH.
2019 anonym, als registrierte oder als identifizierte NORDAKADEMIE Elmshorn
Person recherchieren. Regelsets steuern den Zugang: Köllner Chaussee 11
Je nach Status sind unterschiedliche Funktionen ver- 25337 Elmshorn
fügbar. Wer über eine Bewilligung für den Zugriff auf matthias.finck@nordakademie.de
geschützte Unterlagen verfügt, benötigt zu deren effective WEBWORK GmbH
Konsultation den Status als identifizierter Nutzen- Neuer Wall 18
der. Hat eine Person keine Berechtigung für einen 20354 Hamburg
finck@effective-webwork.de
Zugriff auf geschützte Akten, wird sie automatisch
in den Einsichtsgesuchsprozess umgeleitet. Die Su-
Stefan Kwasnitza
che in öffentlich zugänglichen Metadaten steht dabei stellvertretender Direktor
sämtlichen Nutzenden offen. Das Webportal und die Schweizerisches Bundesarchiv BAR
angeschlossene Kitodo-Digitalisierungsinfrastruktur Archivstrasse 24
ermöglichen es Interessierten somit, Archivgut auf 3003 Bern
der Plattform des Archivs zu recherchieren und, so- Schweiz
fern die Rechtslage es erlaubt, diese auszuwerten stefan.kwasnitza@bar.admin.ch
und weiterzuverarbeiten.
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