Die Cloud-Lösung als globale Lösung - projekt0708
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© RATIONAL AG
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Concur Expense | ExpenseIt | Native SAP Integration | Audit | Intelligence
Die Cloud-Lösung als globale Lösung
© 2020 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.
In nur acht Monaten revolutioniert RATIONAL sein Expense Management
und wechselt dank SAP-Concur-Lösungen in die Cloud.
Quick Facts
Unternehmen: Mitarbeiter: Implementierungs- Eingesetzte SAP-Concur-Lösungen:
RATIONAL AG 2.200 weltweit Partner: • Concur Expense • ExpenseIt
Branche: Reisen: projekt0708 GmbH • Audit • Intelligence
Industrie ca. 1.500 monatlich
weltweit
Bereit für die Zukunft!
Als Weltmarktführer für Profiküchenausstattung steht die RATIONAL AG permanent vor
großen Herausforderungen und Entscheidungen, wenn es um die zukünftige Ausrichtung der
Unternehmensstrategie geht. Mit dem Wechsel von der bisherigen On-Premise-Lösung
zu cloudbasierten SAP-Concur-Lösungen, ist dem Unternehmen ein entscheidender
Schritt Richtung digitaler Neuausrichtung auf globaler Ebene geglückt.
Bereits in wenigen Monaten ist es RATIONAL gelungen, sein
Expense Management für erste ausgerollte Standorte,
komplett zu automatisieren und nahtlos an sein bestehendes
Mehr Rentabilität
Finanzsystem an zu binden. Zudem führte der Wechsel von der
dank automatisierter,
bisher eingesetzten On-Premise-Anwendung zu cloudbasierten
effizienter Prozesse statt
SAP-Concur-Lösungen zu einer Vielzahl positiver
manueller, fehlerhafter
Veränderungen: vereinfachte Spesenabrechnungen gehören
On-Prem-Lösung.
nun ebenso zum Alltag bei RATIONAL wie die sichere Einhaltung
internationaler Richtlinien und die Gewissheit, auf globaler
Ebene sicher und schnell agieren zu können.
Zukünftig besteht der größte Vorteil der Cloud für RATIONAL Mehr Resilienz
in der Einbindung der Lösung in eine ganzheitliche, globale dank exakter Datenverwertung,
Gesamtstrategie. Unternehmensbereiche wie Finance, Sales um global schnelle, einheitliche
und HR können weltweit von den Erkenntnissen profitieren, Entscheidungen treffen zu
die ihnen digitale SAP-Concur-Lösungen liefern – für mehr können.
Rentabilität und Resilienz.
Die drei Fokusthemen von RATIONAL:
#1 #2 #3
Wechsel von unterschiedlichen Schnelle und unkomplizierte Einbindung der SAP-Concur-
On-Prem-Lösungen in eine Implementierung Lösung in die Gesamtstrategie
globale Cloud
NUR 8 MONATE
Mit SAP-Concur-Lösungen ist es der RATIONAL AG in nur wenigen Monaten
deutschlandweit gelungen, den Wechsel von der veralteten On-Premise-
Anwendung zur modernen Cloudlösungen zu vollziehen und die intelligente
Anbindung des Expense Managements ans Finanzsystem umzusetzen.
Bereits ein Jahr später wurden sieben weitere Standorte ausgerollt.
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Die Ausgangslage
Mit mehr als 1.500 Geschäftsreisen und 300 Abrech- Die Folgen:
nungen pro Monat, bedeutet eine On-Premise-Lösung
• Hoher, manueller Zeitaufwand
für RATIONAL einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand
im Travel-Backend sowie hohe Mehrkosten aufgrund • Fehlerhafte Abrechnungen
eines unübersichtlichen Expense Managements. Zudem • Keine einheitliche Expense-Lösung
sorgen unterschiedliche Lösungen in verschiedenen
• Keine zentrale Administration möglich
Ländern weltweit für Einschränkungen im globalen
Prozess.
Die Zielsetzung
RATIONAL benötigt eine einheitliche, einfach
umsetzbare, effiziente und absolut transparente
Cloudlösung zur weltweiten Konsolidierung des
immens wichtigen Expense Managements. Dabei
spielt das Thema Compliance eine entscheidende
Rolle, da richtlinienkonformes Arbeiten auf globaler
Ebene enorme Auswirkungen auf sämtliche Budget
hat. Als Pilotprojekt wurde Deutschland ernannt.
Nach dem erfolgreichen Roll-out in Deutschland
sollen alle 27 Standorte weltweit folgen.
27
Standorte
Die Ziele: weltweit
• Wechsel in die Cloud
• Schnelle Implementierung
Vorher
• Globale Konsolidierung
• Fehlerminimierung 120.000
• Sicheres Wachstum verschiedene, teils manuelle
Abrechnungen weltweit.
Einbindung in bestehende
SAP-ERP Lösung und
Wechsel von OnPrem
in die Cloud
© 2021 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.„Durch den Wechsel von der On-Premise-Lösung
in die Cloud ist RATIONAL nun deutlich flexibler,
was die weiteren Roll-outs betrifft.“
Anton Novac
Managing Consultant bei
projekt0708 GmbH
Ein Change-Projekt voller Vorteile
Die Transformation im Überblick
Implementierung
Das erfahrene Münchner-IT Dienstleistungs- und Beratungs
unternehmen projekt0708 wurde kurzerhand mit der Planung
und Ausführung des gesamten Implementierungsprozesses von
RATIONAL beauftragt. Nach einer gemeinsamen Festlegung
spezifischer Anforderungen wurde ein Roll-out-Plan entwickelt –
mit Deutschland als Pilotprojekt.
Roll-out
Bereits acht Monate nach der Entscheidung zur digitalen
Transformation, erfolgt nach erfolgreicher Implementierung
und ständiger Betreuung durch SAP Concur und dem
Implementierungspartner projekt0708, der Roll-out in
Deutschland.
Auswirkungen
Durch die Verknüpfung eines intelligenten Reisekosten-
managements mit dem eigenen Finanzsystem, erhöht die
RATIONAL AG noch im schwierigen Corona-Jahr 2020 ihre
Datentransparenz, gewinnt in Echtzeit Überblick über
sämtliche Kosten, verbessert die Compliance und stärkt
ihre unternehmerische Flexibilität, um auf die besonderen
Herausforderungen während der Coronakrise – und
darüber hinaus – schnell und sicher reagieren zu können.
„Durch SAP Concur und die Unterstützung von
projekt0708 konnten wir die Automatisierung von
Reisekostenverbuchungen unter der Einhaltung
von steuerrechtlichen Vorgaben erreichen.“
Florian Vogg
Teamleiter SAP FI-Projekte bei RATIONAL AG
© 2021 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.Darum SAP-Concur-Lösungen
Die Entscheidung für den Wechsel zu einer Cloudlösung
fällt vielen Unternehmen nicht einfach, da oftmals
Zweifel an der technischen Komponente überwiegen.
Der RATIONAL Case beweist jedoch, dass diese Zweifel
mit einer intelligenten Cloudlösung von SAP Concur
unbegründet sind.
Die Zukunft gehört intelligenten Unternehmen. Sie
automatisieren und digitalisieren ihre Prozesse, um
• weltweit schnellen und verlässlichen Einblick in Daten
zu erhalten
• in jeder Situation flexibel und eigenbestimmt handeln
zu können
• wachstumsorientiert und effizient zu agieren
• Mitarbeitern optimale, zukunftsorientierte
Bedingungen zu bieten
Nach dem erfolgreichen Wechsel zu SAP-Concur-Lösungen
und dem Wechsel in die Cloud, hat sich bei RATIONAL bereits
in kürzester Zeit viel verändert:
Optimierte Prozesse Hohe Benutzerfreundlichkeit
Dank der Harmonisierung aller Prozesse – über Während die On-Premise-Lösung nur webbasiert
alle Standorte hinweg – lassen sich verfügbar war, können Reisende mit der SAP-
unternehmensweite Ausgaberichtlinien definieren Concur-App nun Belege unterwegs
und einheitliche Ausgabetypen zentral im System abfotografieren und Abrechnungen virtuell
verwalten. Hinterlegte Mehrwertsteuersätze für einreichen. Mit der Einführung des intuitiveren
Lebensmittel erleichtern die Erfassung und User Interface für die SAP-Concur-Lösungen
machen Abrechnungen minimal fehleranfällig. verbessert RATIONAL die Benutzerfreundlichkeit
und steigert die Motivation seiner Mitarbeiter.
Fundiertes Reporting Intelligente Roll-outs
Waren früher nur Auswertungen auf Basis von Die Roll-outs in den ersten Standorten brachten
Kostenstellen möglich, können nun früh wichtige Learnings für den weiteren
aussagekräftige Reportings und Analysen für Change-Prozess. Für die anstehenden
jedes Land erstellt werden. Damit werden nicht Implementierungen werden die Ausgangslagen
nur die Ausgaben nachvollziehbar, sondern auch, an den einzelnen Standorten genauestens
wie viele Reisen überhaupt stattgefunden haben. analysiert, länderspezifische Besonderheiten
Zudem vereinfachen Reportings die Steuerprüfung definiert und Systemanforderungen festgelegt.
enorm.
© 2021 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.Der Blick in die Zukunft
Auf Basis des erfolgreichen Wechsels plant RATIONAL ein voll integriertes,
intelligentes und über alle Standorte hinweg einheitliches Ausgaben
management. Dass die Transformation schnell abgeschlossen sein wird,
beweisen folgende Zahlen: Nur zwölf Monate nach dem erfolgreichen
Pilotprojekt, wurden bereits sieben weitere Standorte mit einem zukunfts
weisenden Expense Management von SAP-Concur-Lösungen ausgerollt.
So geht RATIONAL noch gefestigter in die Zukunft.
Zudem prüft RATIONAL die Einbindung von Concur Travel, um auch die
Buchung von Geschäftsreisen direkt an das Finanzsystem anzuschließen
und die Reisekostenabrechnung noch einfacher zu machen.
„Den Unterschied hat für uns die Professionalität
der SAP-Concur-Lösungen gemacht. Sie war
ausschlaggebend für unseren Wechsel in die Cloud.“
Pia Arndt
People Partner Sales & Supporting Processes/
Projektleitung SAP Concur bei RATIONAL AG
© 2021 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.Auf diese SAP-Concur-Lösungen setzt RATIONAL
Concur Expense
Erfassung, Analyse und Reporting von Reisekosten: alles mit Expense.
Mehr Informationen unter concur.de/reisekostenabrechnung.
ExpenseIt
Mit abfotografierten Belegen werden Ausgaben automatisch erfasst und
den richtigen Kostenstellen zugeordnet. Weitere Informationen unter
concur.de/resources.
Audit
Externe Überprüfung der Reisekostenabrechnungen gemäß Unternehmensvorgaben.
Weitere Informationen unter concur.de/reisekostenaudit.
Intelligence
Die kombinierte Analyse von Reise-, Spesen-, Rechnungs- und Kreditkartendaten
in einem einzigen Business-Intelligence-System verschafft einen klaren Überblick
über alle Ausgaben. Mehr Informationen unter concur.de/reporting.
DER IMPLEMENTIERUNGSPARTNER
Die projekt0708 GmbH ist ein innovatives IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, das sich auf
SAP-Cloudlösungen für HXM (SAP SuccessFactors), SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) und
SAP-Concur-Lösungen spezialisiert hat. Darüber hinaus verfügt projekt0708 über Expertisen in der Mobilisierung
und Vereinfachung von Geschäftsanwendungen auf Basis neuester SAP-UI-Technologien, wie etwa SAP Fiori.
ÜBER RATIONAL
Die RATIONAL-Gruppe ist der weltweite Markt- und Technologieführer für die thermische Speisenzubereitung in
Profiküchen. Das 1973 gegründete Unternehmen beschäftigt mehr als 2.200 Mitarbeiter, davon über 1.100 in
Deutschland. Seit dem IPO im Jahr 2000 ist RATIONAL im Prime Standard der Deutschen Börse gelistet und heute
im MDAX vertreten. Das Unternehmen versteht sich als innovativer Lösungsanbieter, dessen Anspruch es ist, seinen
Kunden das beste Werkzeug zum Kochen zu bieten. Mit über 1.000.000 Geräten im Markt sind die RATIONAL
Kochsysteme zum Standard in den Profiküchen der Welt geworden.
© 2021 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.Über Concur (Germany) GmbH SAP®-Concur®-Lösungen sind weltweit führend im Überprüfung aller Transaktionen, sehen Unternehmen, Bereich der Buchung und Abrechnung von was sie ausgeben – und vermeiden so fehlende Posten Geschäftsreisen. Im Fokus steht dabei die konsequente im Budget. Dank SAP-Concur-Lösungen gehören lästige Vereinfachung und Automatisierung alltäglich anfallender Arbeitsschritte der Vergangenheit an und wichtige Prozesse. Die beliebte SAP Concur mobile App begleitet Aufgaben werden vereinfacht. So unterstützen die Mitarbeiter auf ihren Geschäftsreisen und Ausgaben SAP-Concur-Lösungen Unternehmen dabei, immer werden direkt in die Reisekostenabrechnung übertragen. wieder aufs Neue das Maximum herauszuholen. Durch die Integration von Daten in nahezu Echtzeit und Weitere Informationen finden die Verwendung von künstlicher Intelligenz zur Sie auf concur.de oder im SAP-Concur-Blog. Folgen Sie SAP Concur Erfahren Sie mehr unter www.concur.de © 2021 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP SE oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP SE oder einem SAP-Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen übernehmen keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. Insbesondere sind die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen in keiner Weise verpflichtet, in dieser Publikation oder einer zugehörigen Präsentation dargestellte Geschäftsabläufe zu verfolgen oder hierin wiedergegebene Funktionen zu entwickeln oder zu veröffentlichen. Diese Publikation oder eine zugehörige Präsentation, die Strategie und etwaige künftige Entwicklungen, Produkte und/oder Plattformen der SAP SE oder ihrer Konzernunternehmen können von der SAP SE oder ihren Konzernunternehmen jederzeit und ohne Angabe von Gründen unangekündigt geändert werden. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stellen keine Zusage, kein Versprechen und keine rechtliche Verpflichtung zur Lieferung von Material, Code oder Funktionen dar. Sämtliche vorausschauenden Aussagen unterliegen unterschiedlichen Risiken und Unsicherheiten, durch die die tatsächlichen Ergebnisse von den Erwartungen abweichen können. Dem Leser wird empfohlen, diesen vorausschauenden Aussagen kein übertriebenes Vertrauen zu schenken und sich bei Kaufentscheidungen nicht auf sie zu stützen. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE (oder von einem SAP-Konzernunternehmen) in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Zusätzliche Informationen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite https://www.sap.com/corporate/de/legal/copyright.html.
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