E-POST DOCUGUIDE DOKUMENTE AUTOMATISCH VERSENDEN KUNDENPRÄSENTATION - Deutsche Post AG
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E-POST DOCUGUIDE DOKUMENTE AUTOMATISCH VERSENDEN KUNDENPRÄSENTATION Bonn, Mai 2021 Deutsche Post AG
docuguide ist Teil des Hybridpost-Portfolios und deckt spezielle Kundenbedarfe
mit Blick auf Automatisierung und Optimierung von Versandprozessen ab
Software-basierte Lösung zum Einsparen von Versandkosten
Hardware-basierte Lösung zum Einsparen von
und Vereinfachen des Briefversands
Versandkosten und Vereinfachen des Briefversands
Umfangreiche standardisierte Funktionalitäten für
Umfangreiche standardisierte Funktionalitäten
nationalen und internationalen Briefversand,
für nationalen und internationalen Briefversand
inkl. Einschreiben
Günstige Alles-Inklusive-Preise je Brief
Günstige Alles-Inklusive-Preise je Brief,
ohne Monatspauschale nutzbar E-POST E-POST und monatliches Grundentgelt
MAILER BUSINESSBOX
Webservice-Schnittstelle zur nahtlosen
Online-basierte Lösung (Software-as-a- E-POST Integration des hybriden Briefversands
Service) zum Automatisieren von Versand- BUSINESSAPI in individuelle Software-Lösungen
abläufen und Einsparen von Prozesskosten
Steigerung des Mehrwerts eigener Soft-
Anpassung an Kundenbedarf durch Standard-
ware durch medienbruchfreien Briefversand
module kombiniert mit hoher Prozessintegration
direkt aus der Anwendung
Günstige Alles-Inklusive-Preise je Brief und
Günstige Alles-Inklusive-Preise je Brief für Versender
monatliches Grundentgelt
und monatliches Grundentgelt für Software-Anbieter
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Briefe automatisiert versenden - für Kunden mit individuellen
Anforderungen beim Dokumentenversand
Individuelle Einrichtung und
Administration „as a Service“
Vollautomation wiederkehrender
Dokumentenprozesse
Komplett Cloud-basiert mit Zugang
über Webportal
Anwenderseitig installationsfrei
Multi-mandantenfähig
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docuguide bietet umfassende Leistungen für den automatisierten
Dokumentenversand bei einfacher Nutzbarkeit
Automatisierte Verarbeitung
Zusammenfassung von Dynamische Briefbögen und
Sendungen an einen Empfänger Duplexautomatik
Zusteuerung von Anlagen Konvertierung eInvoicing-Formate
Trennung nach Mandanten Umfassendes Rechte- und
Nutzermanagement
Automatisierter Versand
Vollautomatischer Versand (regelbasiert) Einfache Implementierung & Nutzung
eInvoicing und E-Mail Ausleitung (mit/
Client-seitig komplett installationsfrei
ohne Bouncing-Automatik)
Kundenindividuelle Anbindung & Einrichtung
Fax und SMS-Versand
Vertragsabschluss via Online-Registrierung
Einschreiben mit Status-Abfrage
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Ihr Einstieg in die Nutzung von docuguide erfolgt über eine einfache technische Implementierung Einfache Datenübertragung docuguide fungiert auf Kundenseite als virtueller Drucker. Alternativ können Daten auch per sFTP/https via Upload bereitgestellt werden. Multi-Kanal Ausleitung Nach Übertragung per Drucker bzw. Upload werden die Daten im Rechenzentrum verarbeitet und via hybridem Brief oder elektronisch (E-Mail, Webpor- tale, sFTP) bzw. Fax versendet. Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Mai 2021 5
Beispielhafte Kunden-Cases*
Branche/ • Personen- und Güterschienenverkehr • Weltweit tätiger führender Hersteller von • Kommunaler Energieversorger der Stadt
Unternehmens- Türen, Toren und Antrieben für privaten, Bad Tölz (Strom, Gas, Wasser, Fernwärme)
• Tochter DB ZugBus bedeutendster Nah-
gegenstand gewerblichen, industriellen Einsatz • Smart Home- und E-Mobility-Services
verkehrs-Anbieter in Region Alb Bodensee
• Versand von rd. 30.000 Mahnungen p.a. • Novoferm nutzt zentrale, Linux-basierte • Automatisierung manueller Versandpro-
für nicht bezahlte Schüler-Abos ERP-Lösung von SAP u.a. zur Ausgabe von zesse von Software-basiert erstellten
• Um Versandprozesse zu automatisieren Rechnungen, Angeboten, Auftrags- Rechnungen, Mahnungen, Abschlagsän-
und Zahlungsquote zu erhöhen, soll Ver- bestätigungen. derungen, Vertragsbestätigungen etc.
Herausforderung
Kunde sand der Mahnung automatisiert werden • Zur Prozessautomatisierung sollen diese • E-POST Formatvorlagen durch genutzte
• Die Mahnung soll um einen Zahlungs- Briefsendungen per E-POST versendet Software nicht umsetzbar
träger und GiroCode erweitert werden werden ohne Anpassung des SAP- • Je Sendungstyp eigener Briefbogen zu
Systems oder Einsatz neuer Software verwenden
• Druck des wöchentliche Mahnlaufs auf • Übermittlung Dokumente über virtuellen • Übermittlung Dokumente über virtuellen
dem virtuellen docuguide-Drucker Drucker an eine File-Ablage und Drucker an docuguide
• Automatische Zusteuerung Zahlungs- anschließend per sFTP an docuguide. • docuguide erkennt Sendungstyp,
Lösung träger mit Summe der offenen Posten und • Automatischer Versand einer hinterlegt passenden Briefbogen und
docuguide Verwendungszweck Übermittlungsbestätigung an auf dem bereitet Dokumente E-POST-konform auf
• Generierung und Einfügen GiroCode zur Dokument genannten Mitarbeiter • Übergabe der Sendungen mit vorge-
Erhöhung der Zahlungsquote • Formatkonforme Platzierung Absender- sehener Verarbeitungsart (schwarz/weiß,
• Druck und Zustellung der Sendungen zeile und Empfängeradresse und Farbe) an E-POST für Druck und
Übergabe fertiger Dokumente an E-POST postalische Zustellung
* Details unter https://portal.docuguide.com
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Kompletter, modular wählbarer Funktionsumfang und
individuell gestaltbare Verarbeitungsprozesse
Automatische Proaktives Reporting Dynamische XRechnung/
Duplexautomatik
Zusammenfassung per E-Mail Briefbögen ZUGFeRD
Vollautomatische
Dynamische Bedingte
Verarbeitung und Completion Check Mandantenreinheit
Kostenstellen Zusammenfassung
Versand
Dynamische Duplizieren von
Anlagensteuerung Zentralregulatoren
GiroCodes Dokumenten
Rückführung in DMS-
Dynamische
Dynamisches Splitting Systeme inkl. E-Mail Versand Einschreiben
Rechtevergabe
Steuerdaten
Rückseiten- Aussortieren von Passwortgeschützte
AD-Import Dubletten-Check
Automatik Dokumenten PDF
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Vorteile von docuguide (1/5)
Komfortabler Zugriff über intuitives Webportal
docuguide bietet ein Web-Portal, das über gängige Browser von überall zugänglich ist. Auf einer
übersichtlichen Benutzeroberfläche besteht Zugriff auf sämtliche Dokumente.
Steuerung ohne Webportal für globalen Intuitive Kompakte Darstellung aller
zusätzliche Software Zugriff Benutzeroberfläche relevanten Informationen
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Vorteile von docuguide (2/5)
Komplett automatisierte Verarbeitungsprozesse
Mandantenreine Verarbeitung und
Rechnungsstellung Automatische Briefbogenauswahl
Alle Dokumenteninhalte zur Steuerung
Automatische Anpassung des
Verwendbar:
Adressfelds für DV-Freimachung
z.B. Zusammenfassung auf
Kundennummer-Basis
Individuelle Prozesse auf Basis des
Dokumententyps
Anlagensteuerung z.B. auf Basis von
Dokumenteninhalten oder des
Dokumententyps
BezahlCode
Dynamisches Generieren von GiroCodes
und Befüllen von Zahlscheinen
Automatisiertes Splitting
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Vorteile von docuguide (3/5)
Umfangreiche Steuerungs-/Bearbeitungsmöglichkeiten Ihrer Briefe
PDF-Download
Massenbearbeitung
Massen-Anlagen
Kommentarfunktion
Einzelanlagen
Freigabe Work-Flow Löschen von
Dokumenten
Sprechende
Benennung
Detaillierte Vorschau der verarbeiteten
Weitreichende Steuerungsmöglichkeiten
Dokumente
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Mai 2021 10Vorteile von docuguide (4/5)
Umfassendes Rechtemanagement für Multi-User-Einsatz
Gruppenberechtigung
Für einfache Einzeluser-Verwaltung
Administrierbarkeit
AD-Extrakte importierbar für
Einfache Verwaltung der Rechte
automatisierte Verwaltung
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Mai 2021 11Vorteile von docuguide (5/5)
Weitreichende Reporting-Möglichkeiten für mehr Transparenz
Detaillierte Protokollierung der
CSV oder Excel-Report
Versande
Angepasste Reports direkt für Ihr ERP-
Custom-Reports per E-Mail
System
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Mai 2021 12Preisliste - Anbindung, Servicepauschale und Versandpreise
Servicepreise Tarif (alle Preise netto in Euro)
Anbindungsgebühr (einmalig) nach beauftragtem Aufwand (Stundensatz € 135)
Servicepauschale (monatlich) pro jur. Einheit1) 19,00 / 49,00
Versandpreise – physische Zustellung inkl. Produktion National
S/W - einseitig S/W - beidseitig Farbe - einseitig Farbe - beidseitig
Standard bis 20g, inkl. 1 Blatt 0,65 0,66 0,68 0,75
Kompakt bis 50 g, inkl. 4 Blatt 0,94 0,98 1,06 1,34
Groß bis 500 g, inkl. 10 Blatt 1,64 1,74 1,94 2,64
International2)
S/W - einseitig S/W - beidseitig Farbe - einseitig Farbe - beidseitig
Standard bis 20g, inkl. 1 Blatt 1,29 1,30 1,32 1,39
Kompakt bis 50 g, inkl. 4 Blatt 2,01 2,05 2,13 2,41
Groß bis 500 g, inkl. 10 Blatt 4,27 4,37 4,57 5,27
Druckpreise
S/W - einseitig S/W - beidseitig Farbe - einseitig Farbe - beidseitig
pro weiterem Blatt 0,04 0,05 0,07 0,14
1) Die Servicepauschale i.H.v. 19,00 EUR gilt pro juristischer Einheit ab einer Versandmenge von 10.000 Sendungen p.a.; Bei
geringeren Versandmengen, bei mehr als 1 Webnutzer oder bei Buchung von Premium-Druckqualität beträgt sie 49,00
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Mai 2021 EUR, ebenso bei Kombinationen dieser Optionen. Höhere Servicepauschalen sind nach individueller Vereinbarung möglich. 13
2) Beim internationalen Versand werden Beförderungsentgelt und Produktionspreis separat abgerechnet. Hier wird aus Dar-
stellungsgründen der resultierende Komplettpreis ausgewiesen. Das Beförderungsentgelt wird um 1% DV-Rabatt gemindert.Preisliste - Anbindung, Servicepauschale und Versandkosten
Elektronischer Versand
Digitale Sendung (E-Mail, sFTP, Webportal, etc.) 0,06
Fax (pro Seite) 0,07
Elektron. Rechnungsversand (X-Rechnung, ZUGFeRD) 0,291)
Briefzusatzleistungen (Einschreiben)
Zusatzleistungen (z. B. Einschreiben) können zu den Konditionen des Brief-Einzelversands gemäß aktuellem Verzeichnis „Leistungen und
Preise“ der Deutschen Post AG genutzt werden. Der Preis der jeweiligen Briefsendung richtet sich in diesem Fall nach dem im aktuellem
Verzeichnis „Leistungen und Preise“ für den Brief-Einzelversand angegebenen Entgelt (Briefversand plus Zusatzleistung) zzgl.
Produktion/Druck (Preise auf Anfrage).
1) Bei Nutzung des elektronischen Rechnungsversands wird zudem immer eine erhöhte Monatspauschale von 49,00 € berechnet.
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Mai 2021 14Starten Sie risikolos mit docuguide
durch einen kundenfreundlichen Onboarding-Prozess
Erst testen, dann entscheiden – kostenloser Test und Funktionsprüfung vor Vertragsabschluss
Protokollierung der Angebot
Produktvorführung Kostenloser Testbrief
Prozesse und Umsetzung
Erleben Sie die weitreichenden Nach der Produktpräsentation Zur sauberen Dokumentation Versand des Angebots nach
Möglichkeiten eines bestätigen wir Ihnen die und für die Erstellung des Prüfung aller technischen
automatisierten technische Machbarkeit, indem Angebots stimmen wir Ihre Voraussetzungen.
Dokumentenversands im Zuge wir einen Brief aus Ihrer detaillierten Verarbeitungs- Sie schließen den Vertrag ganz
einer kostenlosen und Fachanwendung an Sie und Versandprozesse in einem einfach per Online-
unverbindlichen versenden – kostenlos und Telefonat ab und halten sie Registrierung ab, und die
Produktpräsentation. unverbindlich. schriftlich fest. Umsetzung kann starten.
Kostentransparenz und bestätigte
Funktion vor Vertragsabschluss!
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Mai 2021 15Für Multikanal-Anwendungsfälle bietet docuguide mit der E-Mail Bouncing Automatik eine spezielle Funktionalität 1. Einfache Datenübertragung Kunde liefert Druckstrom bzw. PDF der Sendung über gewohnte Schnittstelle ein 2. E-Mail Versand Ausleitung der Sendung an Empfänger per E-Mail 3. Bouncing und Briefversand Bei Unzustellbarkeit Fehler- meldung an Versender und automatische Generierung eines Briefes aus der E-Mail mit postalischer Zustellung Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Mai 2021 18
Kontakt
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• und jeder anderen Geschäftspost
Installationsfreie Lösung der Deutschen Post AG. Vertrieb E-POST
Damit Sie kein Risiko eingehen, testen und bestätigen wir Ihnen die Deutsche POST AG
Funktionalität mit Ihrer Fachanwendung oder ERP-System, bevor Sie einen
Vertrag abschließen. Fon: +49 (0) 7161 – 65159 - 99
E-Mail: hello@docuguide.com
Bei Fragen kommen Sie einfach auf uns zu.
Produktvideo: QR-Code mit Ihrem Handy scannen
http://go.docuguide.com/film
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