Green Panther und Young Creatives Panther 2019 Ausschreibungsunterlage für die Events Young Creatives Panther & Green Panther 2019 - WERBE.at
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Green Panther und Young Creatives Panther 2019
Ausschreibungsunterlage für die Events Young Creatives Panther
& Green Panther 2019
Der Steirische Werbepreis
Am 14.November 2019 wird zum 31. Mal der steirische Kreativpreis „Green Panther“ für
ausgezeichnete Kommunikationsleistungen vergeben. Der Green Panther ist mit mehr als
260 Einreichungen pro Jahr einer der größten Werbepreise Österreichs. Beim steirischen
Kreativpreis können Mitglieder der Fachgruppe Werbung & Marktkommunikation und der
Fachvertretung der Film- und Musikwirtschaft der Wirtschaftskammer Steiermark sowie
gewerbliche Kreativunternehmen mit beliebigem Standort innerhalb und außerhalb
Österreichs, sofern die Auftraggeber/-innen der eingereichten Arbeiten ihren
Unternehmensstandort in der Steiermark haben, einreichen.
Ziel dieser Veranstaltung ist die Erhöhung des Bekanntheitsgrades, die Zahl der
Einreichungen zu toppen und das Event an sich auch für Auftraggeber interessant zu
gestalten.
Der schnellste Filmpreis Österreichs
Der Young Creatives Panther ist der schnellste Filmpreis Österreichs. Nach der
Veröffentlichung des Briefings haben die Teilnehmer/-innen 72 Stunden Zeit, ein Webvideo
zu einem vorgegebenen Thema zu produzieren. Es sind also nur drei Tage Zeit für Idee,
Buch, Dreharbeiten und Postproduktion. Teilnahmeberechtigt beim Young Creatives
Panther sind junge Unternehmer/-innen, Hobby-Filmemacher/-innen, Video-Blogger/-
innen, Studentinnen und Studenten sowie Schüler/-innen, die 2019 noch nicht ihr 25.
Lebensjahr vollendet haben. Ein Gewerbeschein ist nicht Voraussetzung, ebenso wenig ein
Wohnsitz in der Steiermark
Aufgaben der Bieterin/des Bieters (Leistungsbeschreibung)
Beim Leistungskatalog handelt es sich um keine taxative sondern um eine beispielhafte
Aufzählung der Leistungen. Für die Erfüllung des Auftrags sind auch etwaige
darüberhinausgehende erforderliche Leistungen zu erbringen, die im Rahmen der
Angebotslegung näher erörtert werden. Leistungsinhalt ist die gesamte Planung,
Gestaltung und Abwicklung inkl. sämtlicher für die Umsetzung erforderlicher Leistungen,
für folgende Events:
1. Young Creatives Panther – YCP Clubbing
Veranstaltungsort: Graz (Ort ist noch offen)
Die Location-Raummiete (Kostenrahmen: max. € 2.000 brutto) ist nicht Teil des
Leistungsinhaltes ― übernimmt die Fachgruppe.
1Termin: Oktober 2019 (Beginn: ca. 19:30 Uhr)
Teilnehmer: ca. 400 Personen
Ticketing: Software nicht vorhanden
Bisheriger Ablauf (die Fachgruppe begrüßt innovative Vorschläge):
Begrüßung der Gäste/Eröffnung der Veranstaltung
Interviews mit dem Fachgruppen-Obmann, der Sponsoren-Vertreter (Stadt), Vertreter der
Jury (im Vorfeld Briefing der angeführten Personen)
Vorstellung der 10 Nominierten, Präsentation der Videos und Bekanntgabe der 3 YCP-
Gewinner
Überreichung der Preise und Urkunden an die YCP-Teilnehmer.
Preisgelder und Produktionskosten für Urkunden sind nicht Teil des
Leistungsinhaltes ― übernimmt die Fachgruppe.
Bekanntgabe bzw. aussergewöhnliche Präsentation der Nominierten für den Green Panther
2019 (5 Nominees pro Kategorie), Bereitstellung von Geschenken für die Nominierten
Cateringkonzept und anschließendes Clubbing
2. Green Panther-Gala
Veranstaltungsort: Seifenfabrik Veranstaltungszentrum, 8010 Graz
Termin: 14.11.2019 (Beginn: ca. 19:30 Uhr)
Die Location-Raummiete ist nicht Teil des Leistungsinhaltes ― übernimmt die
Fachgruppe.
Teilnehmer: ca. 600 Personen
Ticketing: Software nicht vorhanden
Award-Zeremonie mit kreativem Konzept sowie nachfolgendes get-together inkl.
Darbietung der eingereichten/nominierten Arbeiten in einem eigenen Bereich.
Bisheriger Ablauf (die Fachgruppe begrüßt innovative Vorschläge):
Begrüßung der Gäste/Eröffnung der Veranstaltung
Interviews
Präsentation der einzelnen Kategorien (Bekanntgabe der Kategorie, Präsentation der fünf
Nominierten pro Kategorie, Bekanntgabe der drei Gewinner, Überreichung der Preise)
Cateringkonzept und Afterparty/Clubbing
2Der Leistungsumfang wird in folgende Bereiche geteilt:
I. Event, Grafik, Organisation (GP & YCP 2019)
II. Video & Film
III. Annual
I. Zum Leistungsumfang Event, Grafik, Organisation gehören insbesondere:
• Kreativkonzept: Erstellung eines nachhaltigen Kreativkonzepts, das einen
konzeptionellen Rahmen über beide Veranstaltungen spannt: Durchführung der
Veranstaltung inkl. der organisatorischen, technischen und künstlerischen
Gesamtkoordination sowie Location-Findung im Falle der YCP-Clubbing.
• Green Panther-Ausschreibungsunterlagen, Einladungen & Werbemittel:
- Grafikanforderungen: Überarbeitung und Adaptierung der bestehenden
Ausschreibungsunterlagen, Drucksorten (wie z. B. Folder, Einladungen,
Reminder-Postkarte, Plakate, Leitsystem vor Ort, Urkunden, GIF-Files für
digitale Anwendungen wie z. B. Social Media, Ausstattung für Green Panther
Gala), Werbemittel und Trophäen im Rahmen des vorgegebenen Green Panther
sowie Young Creatives Panther-Designs (siehe CD Manual).
Die Grafikleistungen sind nach den CD-Vorgaben der Fachgruppe professionell
umzusetzen.
Die Produktionskosten für die Green Panther-Trophäen sind nicht Teil des
Leistungsinhaltes ― übernimmt die Fachgruppe.
- Organisation und Betreuung des Drucks sowie Koordination aller Aussendungen
(z. B.: Einladungsversand) in Abstimmung mit der Fachgruppe und in
Zusammenarbeit mit dem Druckpartner.
Die Produktionskosten und Postversandspesen sind nicht Teil des Leistungsinhaltes
― übernimmt die Fachgruppe.
• Eventplanung, Eventmanagement, Eventdesign
- Konzeption/Organisation: Programm, Moderation, Setup, Dreh- und Regieplan
(inkl. Regieführung bei den Veranstaltungen) Grafikarbeiten (siehe Punkt
„Green Panther-Ausschreibungsunterlagen, Einladungen & Werbemittel“), Video
(siehe Punkt „Video/Film“), Transporte, Ticketing, Veranstaltungsausstattung
(Parkplätze), Personal (Empfang, Garderobe, Catering, DJ), Versicherungen,
AKM etc.
- Laufende Projektkommunikation aller Projektbeteiligten (Fachgruppe, PR-
Agentur, Jury- und Einreichbegleitung)
• Ablauforganisation und –koordination
- Erstellung eines Eventdrehbuches (inkl. Regieführung und vorheriges Briefing)
3• Catering
- Entwicklung eines Cateringkonzepts für beide Veranstaltungen
• Gästemanagement - Ticketing
- Dem Kreativkonzept entsprechendes Online-Gästemanagement &
Ticketingsystem (Mindest-Systemanforderung: Online-Payment (Bezahlsystem
mittels Kreditkarte und Sofortüberweisung)
- Koordination und Organisation der Registrierung bei den Veranstaltungen (inkl.
Abendkassa)
Abzug der Ticketeinnahmen im Zuge der Endabrechnung.
• Event- und Pressefotografie:
- Bereitstellung eines Event- bzw. Pressefotografens
Die Pressefotos müssen am Tag des Events bis 23:00 Uhr bereitgestellt und an
einen vorgegebenen E-Mail-Verteiler verschickt werden.
• Sponsoring
- Ausarbeitung eines Sponsoring-Konzeptes: Eine Aufstellung der möglichen
(geplanten) Sponsoringeinnahmen für die Fachgruppe inklusive
Provisionsvorstellung der Agentur ist auszuarbeiten.
o Betreuung des Fundraisings
o Erstellung von Sponsorenpaketen
o Akquisition von Sponsor-Geldern im Mindestumfang von 20.000 Euro
brutto
o Betreuung von Geld- und Sachsponsoring
o Erstellung und Führung einer Master-Sponsoren-Liste in Abstimmung mit
der Fachgruppe
Ausgenommen sind folgende Förderer: Land Steiermark (Wirtschaft, Tourismus,
Europa, Wissenschaft und Forschung), Stadt Graz (Ressort Wirtschaft), Creative
Industries Styria, Fachvertretung der Film- und Musikwirtschaft, Medienfabrik Graz,
Alpenländische Schilderfabrik.
II. Zum Leistungsumfang Video & Film gehören insbesondere:
• 1 Jurierungs-Video
Dokumentation der Jury (in den Jurierungsräumlichkeiten, Dauer: 1 Tag).
Kurzstatements der Jurymitglieder zu den einzelnen Gewinnern. Länge des fertigen
Clips: 120 bis 180 Sekunden
• 12 Nominierungs-Videos
Visualisierung von max. 5 Einreichungen pro Kategorie anhand der
Einreichunterlagen (digitales Material). O-Ton einer an der Kreation beteiligten
Person (Aufnahmemöglichkeit an einem von der Filmproduktion vorgegebenen Ort).
Länge eines fertigen Clips mit 5 Nominierungen: 120 bis 180 Sekunden
4• 12 Sieger-Videos (werden bei der Gala kurz nach den Nominierungsvideos gezeigt)
Bekanntgabe der Gewinner von Silber und Bronze (Typo-Animation), anschauliche
Visualisierung der Sieger-Arbeit in der jeweiligen Kategorie sowie jeweils 1
Kurzstatement eines Jurymitglieds zur Siegerarbeit. Länge des fertigen Clips: 30 bis
45 Sekunden
Hierbei handelt es sich um eine beispielhafte Aufzählung — Die Fachgruppe begrüßt
alternative Vorschläge.
• Mitschnitte und Video-Dokumentationen bei den Events
• Bereitstellung von verschiedenen Bild-/Videoformaten
• Im Angebotsumfang haben folgende Punkte enthalten zu sein:
- Konzept/Treatment, Briefings, Koordination und Produktionsleitung
- Dreharbeiten (inkl. Visagist/-in)
- Technik und Ausstattung (Audio, Licht, Kamera)
- Postproduktion inkl. Off-Sprecher/-in und Musik (Sounddesign)
- Colour Grading
- Motiondesign bzw. Animationen (Logos und Bildmaterial rechtefrei
beigestellt)
- Visagist/-in, Hair & Make-up Artist
- Reisekosten und sonstige Spesen
- Nutzungsrechte für Zuspielung bei der Green Panther-Gala und
Veröffentlichungen im Rahmen der PR-Maßnahmen (auch Internet) für den
Green Panther und die Fachgruppe.
III.Zum Leistungsumfang Annual gehören insbesondere:
• Konzeptionierung
- Grafische Anlehnung an das Jahresthema des Green Panther 2019,
Präsentation der Gewinner und Nominierten sowie der Jury und Sponsoren
• Einholen der Vorwörter und allgemeiner Beiträge in Abstimmung mit der
Fachgruppe
• Lektorat und Bildbearbeitung (Bilddaten werden zur Verfügung gestellt)
• Anzeigenbewirtschaftung
- Akquisition von mindestens 10 bezahlten Werbeanzeigen in Abstimmung mit
der Fachgruppe
• Produktion
- von ca. 1.200 Annuals (Hardcover), ca. 160 Seiten (die Fachgruppe behält
sich das Recht vor, den Druck- und Papierpartner auszuwählen)
- Druckbetreuung (Koordination und Gesamtabwicklung mit unserem
Druckpartner)
5Die Freigabe zum Druck des Annuals erfolgt nach Abstimmung mit der
Fachgruppe.
Ein Belegexemplar kann jederzeit in der Fachgruppengeschäftsstelle
angefordert werden.
Die Druckkosten sind nicht Teil des Leistungsinhaltes ―
übernimmt die Fachgruppe.
• Lagerung der Bücher
- Bereitstellung und Verteilung der Annuals am Galaabend in Goody bags,
Abholung und ordnungsgemäße Verwahrung der Restbestände nach der Gala.
• Abpacken und Versand von ca. 500 Annuals an einen beigestellten Verteiler
Begleitbriefe werden von der Fachgruppe beigestellt, die Versandkosten
sind nicht Teil des Leistungsinhaltes ― übernimmt die Fachgruppe
• Kostenübersicht inkl. Produktionskosten
Die Durchführung des Auftrags erfolgt in enger Kooperation und regelmäßiger
Abstimmung mit der Fachgruppe. Nach Vergabe des Auftrags ist mit den
zuständigen Vertreterinnen und Vertretern der Fachgruppe in einem
Auftakttreffen die detaillierte Vorgehensweise zu erläutern und abzusprechen.
Mit dem Angebot ist eine plausible und realistische Zeitplanung für die
Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung vorzulegen, die einen
termingerechten und reibungslosen Ablauf gewährleistet.
Allgemeine Bestimmungen betreffend die Ausschreibung
Die Fachgruppe Werbung & Marktkommunikation der Wirtschaftskammer Steiermark
beabsichtigt, die oben beschriebene Leistung in Form einer Direktvergabe mit vorheriger
Bekanntmachung gem. § 47 BVergG 2018 idgF zu vergeben.
Dabei wird folgender Ablauf festgelegt:
1.Phase: Interessenbekundung
Die Frist für die Interessenbekundung endet am Mittwoch, 27.2.2019, 00:00 Uhr. Alle
Interessenbekundungen müssen bis zu diesem Zeitpunkt per E-Mail oder per Post in der
Fachgruppengeschäftsstelle eingelangt sein.
Von den eingelangten Interessenbekundungen werden die 4 am besten bewerteten zur 2.
Phase eingeladen, wobei die Auswahl nach folgenden Kriterien (in der Reihenfolge ihrer
Bedeutung) erfolgt:
• Darstellung der zur Auftragserfüllung erforderlichen Kompetenz und Kapazität
• Referenzen & Erfahrungenwerte
• Darlegung der Motivation, an der Ausschreibung teilzunehmen
6Ein Briefingtermin (zur Abklärung allfälliger Fragen vor Angebotslegung und Präsentation)
findet am Freitag, 1.3.2019, 10:00 Uhr, in der WKO Steiermark, statt.
2. Phase: Aufforderung zur konkreten Angebotslegung mit Präsentation
Das zu erstellende Angebot ist in Einzelpositionen aufzuschlüsseln, aus denen sowohl die
Honorare für Eigenleistungen der Bieterin/des Bieters, als auch etwaige Kosten für
Auftragnehmer/-innen der Bieterin/des Bieters (= Subunternehmen) hervorgehen. Die/Der
Bieter/-in tritt für die Kosten des Subunternehmens in Vorlage.
Die Angebotsfrist endet am Donnerstag, 28.3.2019, 12.00 Uhr. Alle Angebote müssen bis
zu diesem Zeitpunkt schriftlich und von dem/der Bieter/-in unterfertigt per Post in der
Fachgruppengeschäftsstelle eingelangt sein. Alternativ- und Abänderungsangebote sind
nicht zugelassen.
Es ist beabsichtigt mit den jeweiligen Bietern, die ein Angebot gelegt haben, eine
Präsentations- und Verhandlungsrunde durchzuführen
Bei der Auswahl jenes Unternehmens, dem der Auftrag im Wege des Vergabeverfahrens
(Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung) erteilt wird, werden folgende Kriterien (in
der Reihenfolge ihrer Bedeutung) herangezogen:
• Kreativkonzept
• Preis-/Leistungsverhältnis
• Detaillierte Planung für die Verwendung des Gesamtbudgets (inkl. Leistungen
Dritter)
• Sponsoring-Konzept
Für jene 3 Unternehmen, deren Angebote in der 2. Phase nicht berücksichtigt werden, ist
eine Abschlagszahlung in Höhe von EUR 1.500,- brutto vorgesehen.
Mit der Abwicklung des Green Panther 2019 beauftragte Unternehmen sind für dieses Jahr
von der Einreichung zum Green Panther ausgeschlossen.
Kontaktdaten:
Wirtschaftskammer Steiermark
Fachgruppe Werbung & Marktkommunikation
Mag. Hanna Lepuschütz
Körblergasse 111-113 | 8010 Graz
T 0316/601-795|E werbe@wkstmk.at
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