Grundlagen in der Anwendung von LibreOffice für die Formatierung englischsprachiger Hausarbeiten - Anglistisches Seminar der ...
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Grundlagen in der Anwendung von LibreOffice für die Formatierung englischsprachiger Hausarbeiten Anglistisches Seminar der Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg Annika Elstermann
Inhaltsverzeichnis Allgemeine Tipps ......................................................................................................................................... 2 LibreOffice-Download ............................................................................................................................. 2 Nützliche Tastaturkürzel.......................................................................................................................... 2 Formatierung übertragen ........................................................................................................................ 2 Einheitlichkeit .......................................................................................................................................... 2 Blocksatz mit Silbentrennung ...................................................................................................................... 3 Blocksatz einrichten ................................................................................................................................ 3 Silbentrennung ........................................................................................................................................ 4 Überschriften einfügen und formatieren .................................................................................................... 5 Formatvorlagen auf Überschriften anwenden ........................................................................................ 5 Inhaltsverzeichnis ........................................................................................................................................ 7 Leere Seite einfügen ................................................................................................................................ 7 Automatisches Inhaltsverzeichnis erzeugen ........................................................................................... 8 Deckblatt ................................................................................................................................................... 10 Seitenzahlen .............................................................................................................................................. 13 Version A: Deckblatt auf Seite 1 ............................................................................................................ 14 Version B: Inhaltsverzeichnis auf Seite 1 ............................................................................................... 15 Version C: Einleitung beginnt auf Seite 1 .............................................................................................. 16 Inhaltsverzeichnis aktualisieren ............................................................................................................ 17 Erste Zeile einrücken ................................................................................................................................. 18 Seitenränder .............................................................................................................................................. 21 Zeilenabstand ............................................................................................................................................ 22 Blockzitate ................................................................................................................................................. 23 Kleinigkeiten .............................................................................................................................................. 26 Anführungszeichen ................................................................................................................................ 26 Akzente & Apostrophe .......................................................................................................................... 28 Geschützte Leerzeichen ........................................................................................................................ 28 Dieses Dokument stellt keine präskriptive, allgemeingültige Formatvorgabe dar. Es soll lediglich die für englischsprachige Hausarbeiten notwendigen Grundlagen in der Benutzung von LibreOffice vermitteln und einen bewussten Umgang mit Textverarbeitungsprogrammen und Formatierung im Allgemeinen anregen. Für die formalen Kriterien zur Formatierung von Hausarbeiten (Seitenränder, Schriftart, Schriftgröße, Zitierstil, Länge, Seitenzahlen, Kapitelnummern, …) folgen Sie den individuellen Vorgaben der jeweiligen Dozierenden bzw. Professor_innen. Die Anleitungen in diesem Dokument geben Ihnen das Handwerkszeug, um diese Vorgaben umzusetzen. Weitere Informationen zum Erstellen von Hausarbeiten finden Sie im Studienführer. 1
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Allgemeine Tipps LibreOffice-Download LibreOffice ist eine kostenlose Open Source Office Suite, die für alle gängigen Betriebssysteme (Linux, Mac OS X, Windows) unter libreoffice.org heruntergeladen werden kann. Nützliche Tastaturkürzel STRG + A – alles markieren/auswählen STRG + C – ausgewählten Text kopieren STRG + X – ausgewählten Text ausschneiden STRG + V – kopierten oder ausgeschnittenen Text einfügen STRG + F – Suchen („Finden“) STRG + H – Suchen & Ersetzen (Für Mac OS X: CMD statt STRG) Formatierung übertragen 1. Text auswählen, der schon wie gewünscht formatiert ist, 2. Schaltfläche „Formatierung übertragen“ einmal klicken, Abbildung 1 3. Mit dem Übertragen-Cursor den Text markieren, auf den die Formatierung übertragen werden soll. Einheitlichkeit Achten Sie in Ihrer gesamten Arbeit auf Einheitlichkeit – auch bei der Formatierung. Stellen Sie vor der Abgabe sicher, dass die Schriftart von Deckblatt über den Text bis hin zu den Fußnoten gleich ist (oder zumindest aus der gleichen Familie stammt), dass Ihre Seitenränder oder Einzüge nicht zwischendurch wechseln, dass Überschriften auf der gleichen Ebene auch gleich nummeriert und formatiert sind, usw. 2
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Blocksatz mit Silbentrennung Blocksatz einrichten Wenn Sie anfangen zu schreiben oder bereits geschriebenen Text in ein neues Dokument einfügen, ist der Schriftsatz wahrscheinlich als Standard linksbündig eingerichtet (sog. Flattersatz). Das heißt der linke Rand ist eine gerade Linie, rechts „flattern“ die Zeilen dann in unterschiedlichen Längen auseinander. Abbildung 2 Wissenschaftliche Arbeiten sollten prinzipiell als Blocksatz formatiert sein. Markieren Sie Ihren gesamten Text (Strg+A) und klicken Sie auf die „Blocksatz“-Schaltfläche. Abbildung 3 3
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Silbentrennung Die Formatierung im Blocksatz kann dazu führen, dass der Abstand zwischen Worten in einzelnen Zeilen unschön in die Länge gezogen wird. Um das zu vermeiden, sollten Sie die Silbentrennung aktivieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und dann auf „Absatz“ … Abbildung 4 … setzen Sie im Reiter „Textfluss“ den Haken bei „Automatisch“ und passen Sie die anderen Einstellungen entsprechend an. Abbildung 5 4
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Überschriften einfügen und formatieren Fügen Sie Ihre Überschriften (jeweils für Einleitung, Hauptteil und Schluss, gegebenenfalls weitere Überschriften) zunächst als normalen Text ein. Abbildung 6 Formatvorlagen auf Überschriften anwenden Fügen Sie alle Überschriften für Kapitel und Unterkapitel ein, die Sie benötigen. Markieren Sie dann jeweils eine Überschrift und wählen Sie im Drop-Down-Menü links oben die Formatvorlage für „Überschrift 1“ aus. Abbildung 7 5
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Verfahren Sie für alle Kapitelüberschriften auf der gleichen Ebene (also nicht Unterkapitel) gleich. Abbildung 8 Markieren Sie anschließend Überschriften auf der darunterliegenden Ebene (also Unterkapitel) und wenden Sie die Formatvorlage „Überschrift 2“ an. Abbildung 9 Falls Sie noch darunterliegende Gliederungsebenen haben (z.B. in einer Bachelor- oder Masterarbeit), fahren Sie einfach mit „Überschrift 3“ fort, usw. – gegebenenfalls unter „Weitere Vorlagen“. Abbildung 10 6
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Inhaltsverzeichnis Voraussetzung für das automatische Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses ist die Formatierung der Kapitelüberschriften als solche (s.o.). Sollten Sie das noch nicht getan haben, folgen Sie den im vorherigen Abschnitt beschriebenen Schritten. Leere Seite einfügen Ihr Inhaltsverzeichnis soll auf einer eigenen, vom Text separaten Seite erscheinen. Platzieren Sie den Cursor vor „1. Introduction“… Abbildung 11 … und klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf „Seitenumbruch“. Abbildung 12 Alternativ können Sie auch direkt das Symbol „Seitenumbruch einfügen“ oder Strg+Enter nutzen. Abbildung 13 7
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Automatisches Inhaltsverzeichnis erzeugen Platzieren Sie den Cursor jetzt am Anfang der neuen, leeren Seite, also ganz oben links (sonst landet das Inhaltsverzeichnis hinter dem Seitenumbruch). Abbildung 14 Klicken Sie dann im Menü „Einfügen“ auf „Verzeichnis“. Abbildung 15 8
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 In dem Menü, das jetzt erscheint, können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen und zum Beispiel den Titel anpassen, der über dem Inhaltsverzeichnis angezeigt werden soll. Abbildung 16 Nun erscheint Ihr Inhaltsverzeichnis mit den Überschriften (unterteilt in die entsprechenden Ebenen), die Sie zuvor über die Formatvorlage als solche definiert haben, sowie den zugehörigen Seitenzahlen. Abbildung 17 Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis, damit alle Überschriften und Seitenzahlen den jeweiligen Stellen im Dokument entsprechen. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis, und dann auf die Schaltfläche „Verzeichnis aktualisieren“. Abbildung 18 9
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Deckblatt Fügen Sie (wie zuvor) einen Seitenumbruch vor dem Inhaltsverzeichnis ein, damit Sie das Deckblatt für Ihre Hausarbeit auf einer komplett leeren Seite erstellen können. Abbildung 19 Das Deckblatt ist in drei Elemente gegliedert: Kursdaten (oben links), Titel (mittig zentriert) und Ihre Daten (unten rechts). Klicken Sie zunächst in die obere rechte Ecke und geben Sie die Informationen zur Universität und dem Seminar, in dessen Rahmen Sie die Hausarbeit abgeben, ein. Wenn Sie den Zeilenumbruch mit Shift+Enter auslösen, müssen Sie nicht manuell den Abstand nach dem Absatz entfernen (da es dann keinen Absatz- sondern nur einen Zeilenumbruch gibt). Abbildung 20 (Auf Englisch: Heidelberg University, English Department, … – Einheitlichkeit ist wichtig, also mischen Sie nicht zwei verschiedene Sprachen.) 10
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Betätigen Sie dann ein paar Mal die Enter-Taste, bis Sie etwa auf der Mitte der Seite sind. Geben Sie den Titel Ihrer Hausarbeit ein, markieren Sie den Titel, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Zentrieren“. Für die deutlichere Sichtbarkeit können Sie den Schriftgrad des Titels vergrößern. Abbildung 21 Betätigen Sie die Enter-Taste erneut, bis Sie im unteren Drittel der Seite angekommen sind. Hier geben Sie nun Ihre Informationen (wieder im Standard-Schriftgrad) an. Markieren Sie diesen Abschnitt und richten Sie ihn rechtsbündig aus. Abbildung 22 11
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Deckblatt und Inhaltsverzeichnis sehen nun so aus: Abbildung 23 12
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Seitenzahlen Wo die Zählung Ihrer Seiten anfängt, hängt von den individuellen Vorgaben im jeweiligen Seminar ab. Da die mindestens notwendige sowie die höchstmögliche Seitenzahl davon abhängen, sollten Sie sich im Zweifelsfall lieber rückversichern, ob das Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis, oder die Einleitung auf Seite 1 beginnen sollen. Doppelklicken Sie in die Fußzeile am unteren Rand einer beliebigen Seite und wählen Sie „Seitenzahl einfügen“. Abbildung 24 Für alle weiteren Schritte markieren Sie etwas Text auf dem Deckblatt und klicken Sie unter „Format“ auf „Titelseite“. Abbildung 25 13
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Version A: Deckblatt auf Seite 1 Unabhängig davon, auf welcher Seite die Zählung tatsächlich beginnt, soll auf dem Deckblatt nie eine Seitenzahl erscheinen. Also auch wenn Deckblatt in der Zählung Seite 1 sein soll, ist die erste Seitenzahl, die sichtbar auftaucht, grundsätzlich Seite 2 im Inhaltsverzeichnis. Unter „Format“ > „Titelseite“ wählen Sie „Vorhandene Seiten zu Titelseiten umwandeln“ und setzen Sie keinen Haken bei „Nummerierung nach Titelseiten neu beginnen“. Abbildung 26 Wenn die Seitenzählung mit dem Deckblatt beginnen soll, sind die Seitenzahlen nun schon fertig: Auf dem Deckblatt ist keine sichtbare Seitenzahl, das Inhaltsverzeichnis beginnt auf Seite 2. Abbildung 27 14
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Version B: Inhaltsverzeichnis auf Seite 1 Wenn die Seitenzählung erst mit dem Inhaltsverzeichnis beginnen soll, wählen Sie unter „Format“ > „Titelseite“ zusätzlich zu „Vorhandene Seiten zu Titelseiten umwandeln“ auch „Nummerierung nach Titelseiten neu beginnen“. Abbildung 28 Auf dem Deckblatt ist keine sichtbare Seitenzahl, die Nummerierung beginnt nun am Inhaltsverzeichnis mit Seite 1. Abbildung 29 15
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Version C: Einleitung beginnt auf Seite 1 Wenn weder Deckblatt noch Inhaltsverzeichnis mitgezählt werden sollen und die Seitenzählung dementsprechend erst mit der Einleitung beginnen soll, wählen Sie unter „Format“ > „Titelseite“ „Vorhandene Seiten zu Titelseiten umwandeln“, stellen Sie die „Anzahl an Titelseiten“ auf 2 ein, und setzen Sie den Haken bei „Nummerierung nach Titelseiten neu beginnen“. Abbildung 30 Nun beginnt Ihre Einleitung der Zählung nach auf Seite 1, auf Deckblatt und Inhaltsverzeichnis werden keine Seitenzahlen angezeigt. Abbildung 31 16
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Inhaltsverzeichnis aktualisieren Wenn Sie die Seitenzahlen den Vorgaben entsprechend platziert haben (also nach Version A, B oder C), hat sich vermutlich mit der Zählung auch die Seitenzahl für Ihre Kapitelüberschriften geändert. Sobald die Formatierung der Seitenzahlen abgeschlossen ist, sollten Sie auch die Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste in das Inhaltsverzeichnis und dann auf die Schaltfläche „Verzeichnis aktualisieren…“. Abbildung 32 17
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Erste Zeile einrücken Das „Front Matter“ Ihrer Arbeit (also Deckblatt und Inhaltsverzeichnis) ist nun abgeschlossen, aber der Text selbst ist noch nicht ganz fertig formatiert. Zur leichteren Lesbarkeit sollte die erste Zeile nach einem Abschnittsumbruch leicht eingerückt sein. Wählen Sie den gesamten Text aus (allerdings nur den Text – also nicht Deckblatt oder Inhaltsverzeichnis), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie dann „Absatz“. Abbildung 33 Im folgenden Menü geben Sie im Reiter „Einzüge und Abstände“ unter „Erste Zeile“ Ihren gewünschten Einzug ein. Abbildung 34 18
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Nun sieht Ihr Text so aus: Abbildung 35 Allerdings soll nicht jede erste Zeile eingerückt sein – nur die, die auf einen Absatzumbruch folgen. Überschriften, die erste Zeile nach einer Überschrift, sowie die erste Zeile nach einem Blockzitat sollen nicht eingerückt sein. Das lässt sich über das Lineal am oberen Rand der Seiten sehr einfach manuell anpassen. Falls Sie das Lineal nicht sehen, klicken Sie unter „Ansicht“ auf „Lineale“. Abbildung 36 19
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Am linken Rand des Lineals sehen Sie zwei Markierungen. Die obere bestimmt, an welchem Punkt die erste Zeile eines Absatzes beginnt, die untere bestimmt an welchem Punkt alle anderen Zeilen eines Absatzes beginnen. Bei allen Absätzen, in denen die erste Zeile eingerückt ist, ist also die obere Markierung 1,25 cm weiter rechts als die untere Markierung. Abbildung 37 Wählen Sie nun immer jeweils eine Überschrift und die erste Zeile des darauffolgenden Absatzes aus… Abbildung 38 … und verschieben Sie die obere Markierung nach links bis sie wieder bündig über der unteren Markierung sitzt. Abbildung 39 Nun sind die Überschrift und die erste Zeile des Absatzes wieder linksbündig, während die ersten Zeilen der darauffolgenden Absätze wie gewünscht eingerückt bleiben. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Überschriften und Unterüberschriften. 20
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Seitenränder Je nach Seminar und Art der Arbeit können die Vorgaben für Seitenränder unterschiedlich sein (von 2,5 cm über 3 cm Korrekturrand bis hin zu 4 cm Rand für Bindungen bei Abschlussarbeiten). Um die Seitenränder anzupassen, markieren Sie Ihren gesamten Text (STRG+A), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, und wählen Sie dann „Seite“. Abbildung 40 Im Reiter „Seite“ können Sie bei Bedarf jeden Seitenrand einzeln einstellen. Abbildung 41 21
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Zeilenabstand Hausarbeiten sollten in der Regel mit 1,5-fachem Zeilenabstand formatiert werden (was die Länge Ihrer Arbeit signifikant ändern kann und dementsprechend unbedingt beachtet werden sollte). Markieren Sie den gesamten Text (nicht das Deckblatt) … Abbildung 42 … klicken Sie auf das Zeilenabstandssymbol klicken und wählen Sie „1,5“ aus. Abbildung 43 22
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Blockzitate Zitate aus Primär- oder Sekundärliteratur, die eine Länge von vier Zeilen überschreiten, werden als Blockzitate formatiert. Um das Blockzitat sichtbar vom restlichen Text abzuheben, wird es anders eingerückt. Markieren Sie dafür das Zitat… Abbildung 44 … klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und dann auf „Absatz“. Abbildung 45 23
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Im Reiter „Einzüge und Abstände“ geben Sie unter „Vor Text“ für den linken Einzug „0,6 cm“ ein und unter „Hinter Text“ für den rechten Einzug „0,75 cm“. Bei Blockzitaten wird die erste Zeile nicht eingerückt, also löschen Sie unter „Erste Zeile“ den Sondereinzug bzw. geben Sie „0,0 cm“ ein. Außerdem soll das Blockzitat im Gegensatz zum sonstigen Text mit einfachem Zeilenabstand formatiert sein, was Sie im selben Menü einstellen können. Abbildung 46 Die erste Zeile nach dem Blockzitat soll – wie das Blockzitat selbst – auch nicht eingerückt sein. Klicken Sie also in den Absatz, der unmittelbar auf das Blockzitat folgt… Abbildung 47 24
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 …und bewegen Sie die Markierung für den Erstzeileneinzug wie oben beschrieben nach links, bis sie bündig mit der unteren Markierung ist. Abbildung 48 So sieht das Blockzitat dann mit den umliegenden Abschnitten aus: Abbildung 49 25
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Kleinigkeiten Anführungszeichen Anführungszeichen sehen je nach Sprache unterschiedlich aus – „deutsche“ Anführungszeichen sind anders als « französische » oder “englische”. Achten Sie daher in einer englischsprachigen Hausarbeit darauf, englische Anführungszeichen zu verwenden. Englische Anführungszeichen sind – im Gegensatz zu deutschen – oben, und anders gedreht. Ersetzen Sie aber auf keinen Fall die Anführungszeichen mit zwei Apostrophen oder gar zwei Akzenten, damit sie eben oben sind. Abbildung 50 Wenn Sie die Korrektursprache richtig (also im Falle Ihrer Hausarbeit auf Englisch) eingestellt haben, setzt LibreOffice auch automatisch die entsprechend richtigen Anführungszeichen. Markieren Sie einfach zu Beginn des Schreibprozesses (und zur Kontrolle zwischendurch immer mal wieder) das gesamte Dokument, klicken Sie unten links auf die eingestellte Sprache … Abbildung 51 … und wählen Sie Ihre bevorzugte Varietät des Englischen aus. Gegebenenfalls müssen auf „Mehr…“ klicken… Abbildung 52 26
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 … und die Sprache im Reiter „Schrift“ auswählen. Abbildung 53 So sieht der automatische Output von LibreOffice aus, wenn die Sprache für die Korrekturhilfe auf Deutsch eingestellt ist bevor man Anführungszeichen setzt: Abbildung 54 So sieht der automatische Output von LibreOffice aus, wenn die Sprache für die Korrekturhilfe auf Englisch eingestellt ist bevor man Anführungszeichen setzt: Abbildung 55 27
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Akzente & Apostrophe Genauso wie Sie Akzente nicht als Ersatz für Anführungszeichen verwenden sollten, sollten Sie sie auch nicht anstelle von Apostrophen einsetzen. In Ihrer Hausarbeit nutzen Sie Apostrophe zum Beispiel vor dem Genitiv-s oder gelegentlich innerhalb von Zitaten: Marley’s death; O’Connor’s writing; “Such heavenly touches ne’er touch’d earthly faces”, … Der Akzent hat seine Daseinsberechtigung als diakritisches Zeichen über einem anderen Buchstaben: Gérard Genette, dénouement, vis-à-vis, … Wenn Sie also in Ihrer Hausarbeit über verschiedene Aspekte von Hamlets Gewissen schreiben möchten, schreiben Sie über Hamlet’s conscience, nicht Hamlet´s conscience. Akzent ` ´ Apostroph (Shift+#) Abbildung 56 Geschützte Leerzeichen Ein geschütztes Leerzeichen (non-breaking space) verhindert, dass zwei zusammengehörende Worte durch einen automatischen Zeilenumbruch getrennt werden. Das ist zum Beispiel nützlich für: Autor und Seitenzahl (Murray 93), Monat und Jahr (Juni 2018), Vor- und Nachname (Eva Müller), Paragraphenzeichen und Paragraphennummer (§ 118), Titel und Name (Prof. Dr. Müller), Herrschername und Ordinalzahl (Richard III), usw. In solchen Fällen soll nicht ein Bestandteil der Einheit rechts am Zeilenende und der andere links am Zeilenanfang stehen: Abbildung 57 Falls das passiert, löschen Sie einfach das normale Leerzeichen und setzen Sie stattdessen mit STRG+Shift+Leertaste ein geschütztes Leerzeichen, an dem der automatische Zeilenumbruch vermieden wird. Abbildung 58 28
Formatierung in LibreOffice: Grundlagen Stand: 2018-08-27, v.1.1 Weitere Informationen zum Erstellen von Hausarbeiten finden Sie im Studienführer (Kapitel 4). 29
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