Handbuch für die eBIS Sendungsverfolgung der VVA Gruppe
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Handbuch für die
eBIS Sendungsverfolgung
der VVA Gruppe
Stand 23.07.2013
Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 1 von 10Inhaltsverzeichnis 1. Einführung ............................................................................................................................................ 3 2. Startseite ................................................................................................................................................ 3 3. Anmeldemaske ..................................................................................................................................... 4 4. Die Suchmaske ..................................................................................................................................... 4 5. Die Sendungsebene.............................................................................................................................. 7 6. Die Packstückebene ............................................................................................................................. 8 7. Die Positionsebene .............................................................................................................................. 9 8. Besonderheiten der neuen Sendungsverfolgung ........................................................................... 10 Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 2 von 10
1. Einführung In Jahr 2012 wurde die Sendungsverfolgung der VVA Gruppe abgelöst. Das alte System Tracy wurde abgeschaltet und die Sendungsverfolgung in das Vertriebsinformationssystem OPUS eBIS integriert. Der Name Tracy wurde durch eBIS Sendungsverfolgung ersetzt. Die eBIS Sendungsverfolgung ist nun unter www.vva-info.de zu erreichen. 2. Startseite Auf der Startseite der neuen Sendungsverfolgung muss ausgewählt werden, ob bereits ein User für die eBIS Sendungsverfolgung vorhanden ist. Sollte noch kein neuer User eingerichtet worden sein, muss dieser per Fax oder Brief beantragt werden. Die Zugangsdatenwerden innerhalb weniger Tage per E-Mail mitgeteilt. Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 3 von 10
3. Anmeldemaske Die Anmeldung erfolgt im eBIS System. Die Zugangsdaten wurden von der VVA nach erfolgter Freischaltung zugeschickt, das Passwort muss bei der ersten Anmeldung über den Link „Dann bitte hier anklicken“ angefordert werden. 4. Die Suchmaske Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 4 von 10
Folgende Suchfelder sind eingerichtet: Rechnungsdatum von/bis: Eingabe im Format TT.MM.JJJJ. Wird nur ein Feld gefüllt, wird ab, bzw. bis zu diesem Datum gesucht. Kundennummer: Eingabe ohne führende Nullen Verkehrsnummer Sendungsnummer Belegnummer Artikelnummer: Hierbei handelt es sich um die VVA interne Artikelnummer. Eingabeformat: 3-stellige Verlagsnummer + „/“ + 5-stellige Artikelnummer (xxx/xxxxx). Bestelldatum von/bis: Eingabe im Format TT.MM.JJJJ. Wird nur ein Feld gefüllt, wird ab bzw. bis zu diesem Datum gesucht. Bestellzeichen Verlagsnummer 5-stellige Sendungsnummer des WMS-Systems TLOG. 10-stellige Packstück-ID, diese befindet sich als Barcode auf dem Adressaufkleber und beginnt z.B. mit 302 oder 402 Barcode Transporteur: Hier kann der Identcode des Transportführers eingegeben werden. Es kann auch nach Teilen der Nummer gesucht werden. In der Suche können alle Felder kombiniert werden. Je mehr Einschränkungen gemacht werden, desto besser ist das Anzeigeergebnis. Es wird empfohlen immer auf das Faktur- bzw. Bestelldatum einzugrenzen, um möglichst schnell eine Trefferliste zu erhalten. In den Feldern Bestellzeichen und Barcode Transporteur muss nicht der gesamte Feldinhalt eingegeben werden, hier reicht ein Teil des Inhalts. In den Feldern Rechnungs- und Bestelldatum gibt es die Möglichkeit durch eine Kalenderfunktion mit klicken auf den Kalenderbutton die jeweiligen Tage auszuwählen. Durch einen Klick auf den jeweiligen Tag wird das Datum in das Suchfeld übernommen. Im Feld Artikelnummer gibt es die Möglichkeit über den Lupenbutton ein Formular für die Artikelsuche zu öffnen: Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 5 von 10
Im Suchformular für den Artikel kann über das Feld „Stichwortsuche“ sowohl nach Artikeltext, wie auch nach EAN oder ISBN gesucht werden. Der jeweilige Artikel wird durch einen Doppelklick in die Suchmaske der Sendungsverfolgung übernommen. Die Suche in allen Formularen wird durch klicken des Buttons oder durch Betätigung der Enter-Taste gestartet. Das Anfrageergebnis wird unterhalb des Suchformulars auf Sendungsebene angezeigt. Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 6 von 10
5. Die Sendungsebene
Die Standardspalten, die auf der Sendungsebene angezeigt werden, sind:
Ampelfarben geben den Status der jeweiligen Sendung wieder:
o Grün – es liegt eine Rückmeldung des Transporteurs vor, dass die Sendung übergeben
wurde
o Gelb – die Sendung ist im VVA/VM-Warenausgang gescannt worden
o Rot – die Sendung ist noch in der Kommissionierung
o Blau – Die Sendung wurde storniert
Rechnungsdatum
Transporteuer (Logo oder Text)
Sendungsnummer
Empfänger
Ort
VVA-Kundennummer
Lager wenn alle Packstücke einer Sendung im Warenausgang waren wird das
Warenausgangsdatum für das letzte Packstück angezeigt.Gesamtgewicht der Sendung
Anzahl Packstücke/Positionen/Exemplare
Verschiedene Kennzeichen die über die Anzeige von J = Ja, oder N = Nein bestimmte
Eigenschaften einer Sendung anzeigen:
o SS = Schnellschiene, Sendung mit hoher Priorität
o AK = Aktionskennzeichen, Novitätenauslieferung
o DO = Direktbeorderung, Lieferung im Auftrag des Buchhändlers direkt an einen Kunden
o SO = Sonderleistung, Zusatzleistungen die nicht zum Standard der VVA gehören und
Einfluss auf die Bearbeitungsgeschwindigkeit haben
o NA = Nachbearbeitung, Aufträge die vor Kommissionierbeginn manuell geprüft werden
müssen.
o TA = Terminauftrag, Aufträge die zu einem vom Kunden vorgegebenen Termin
fakturiert wurden
o TE = Anlieferungstermin, Aufträge die zu einem vom Kunden vorgegebenen Termin
angeliefert werden müssen.
Durch einen Doppelklick oder über den Navigationsbaum auf der linken Seite gelangt man in die
Packstückebene. Über den Navigationsbaum kann zusätzlich in die unterschiedlichen Ansichten
Sendung, Packstück oder Position gesprungen werden.
Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 7 von 106. Die Packstückebene
Die Standardspalten, die in der Packstückebene angezeigt werden, sind:
Ampel für Packstückstatus:
o Grün – es liegt eine Rückmeldung des Transporteurs vor, dass das Packstück übergeben
wurde
o Gelb – das Packstück ist im VVA/VM-Warenausgang gescannt worden
o Rot – das Packstück befindet sich noch in der Kommissionierung
o Blau – das Packstück wurde storniert
Laufende Packstücknummer
Status VVA/VM, Bearbeitungsstatus des Packstücks bei der VVA/VM
Status Transporteur, Bearbeitungsstatus des Packstücks beim Transportführer
Über den Doppelklick auf einen Pfeil , kann die Sendungsverfolgung des Transportführers
aufgerufen werden. Wird kein Pfeil eingeblendet, ist kein Aufruf der Sendungsverfolgung des
Transportführers möglich.
Soll-Gewicht des Packstücks (incl. Verpackung)
Ist-Gewicht des Packstücks
Gewichts-Differenz
Verpackungstyp (Karton, Palette, Behälter)
Anzahl Positionen/Exemplare
VVA/VM Packstück-ID/Identcode Transporteur/NVE Barcode
Durch einen Doppelklick auf ein Packstück gelangt man in die Positionsebene.
Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 8 von 107. Die Positionsebene Die Standartspalten, die in der Packstückebene angezeigt werden, sind: Verlagsname Menge KA – Kassettentyp: Hier wird unterschieden zwischen echten Kassetten und unechten Kassetten (fakturiert wird der Kassettentitel, ausgeliefert werden aber die Artikel einzeln) Artikel (angezeigt wird die ISBN. Ist diese nicht vorhanden die EAN ansonsten die VVA- Artikelnummer) Kassetten-Nr, wenn der Artikel zu einer unechten Kassetten gehört, wird hier die Artikelnummer der Kassette angezeigt. Bezeichnung Bestelldatum Bestellzeichen Belegnummer Eing. Datum, Datum an dem der Auftrag im System erfasst bzw. eingespielt wurde AA – Auftragsart, interne VVA/VM Information Verschiedene Kennzeichen die über die Anzeige von J = Ja, oder N = Nein bestimmte Eigenschaften der Position anzeigen: EDI – Bestellposition kam per DFÜ zur VVA/VM PA – Parken, Artikel wurde geparkt RM – Rückstellung, Artikel war vorgemerkt IV = Inventursperre, Artikel war in der Inventursperre, die Lieferung kann sich dadurch verzögert haben Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 9 von 10
Durch einen Klick auf Packstück im Navigationsbaum gelangt man auf die Packstückebene zurück, durch einen Klick auf Sendung im Navigationsbaum gelangt man auf das Suchergebnis. 8. Besonderheiten der neuen Sendungsverfolgung Persönliche Einrichtung der Maske In eBIS kann die Ergebnismaske individuell angepasst werden. Durch Festhalten der Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste und gleichzeitigem Verschieben kann die gesamte Spalte an die jeweilige Stelle verschoben werden. Gleichzeitig kann mit einem Klick auf den Spaltennamen die Sortierung verändert oder die nicht benötigte Spalten ausblenden werden. Bei Auswahl des Menüpunkts Spaltenwerden alle in der Sendungsverfolgung angelegten Spalten angezeigt. Durch einen Klick in die Checkbox vor der jeweiligen Spaltenbezeichnung, können Sie nicht benötigte Spalten ausblenden, oder auch ausgeblendete Spalten wieder sichtbar gemacht werden. Die individuellen Einstellungen müssen gespeichert werden, ansonsten wird die Sendungsverfolgung mit dem Standard Einstellungen angezeigt. Gespeichert werden die Einstellungen mit einem Klick auf den Speichern Button . Datenexport in Excel Jedes Suchergebnis in jeder Ebene (Sendung, Packstück, Position) kann nach Excel exportiert werden. Hierfür reicht ein Klick auf den Excel Button . Das Suchergebnis wird direkt in Excel angezeigt. Handbuch eBIS Sendungsverfolgung Seite 10 von 10
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