HAUPT VER SAMM LUNG 2020 - INFORMATION VIRTUELLE - TRATON
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INFORMATION VIRTUELLE HAUPT VER SAMM LUNG 2020
Inhalt
Information 4–19
1. Durchführung der Hauptversammlung als
virtuelle Hauptversammlung 6
2. Voraussetzungen für die Zuschaltung
zur virtuellen Hauptversammlung 7
3. Hinweise zum Zugang und zur Nutzung
des Aktionärsportals 7–8
4. Ausübung des Stimmrechts durch
(elektronische) Briefwahl 8–10
5. Vertretung durch die von der TRATON SE
benannten Stimmrechtsvertreter 10–12
6. Vertretung durch bevollmächtigte Dritte 12–14
7. Ergänzende Informationen 14–17
8. Datenschutz 17–19
2 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 3Information
Information zur Sehr geehrte Aktionärin, sehr geehrter Aktionär,
virtuellen ordentlichen herzlichen Dank für Ihr Interesse an unserer Hauptver-
Hauptversammlung der sammlung 2020. Zusammen mit dieser Broschüre dürfen
wir Ihnen Ihre Zugangskarte überreichen. Die Zugangs-
TRATON SE am Mittwoch, karte enthält unter anderem Ihre individuellen Anmelde-
dem 23. September 2020,
daten, mit denen Sie oder Ihre Bevollmächtigten das
Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen können.
um 10.00 Uhr,
Dieses Merkblatt enthält wichtige organisatorische Hin-
in 80995 München weise zur Durchführung der Hauptversammlung als virtu-
elle Hauptversammlung, zur Übertragung der virtuellen
Hauptversammlung, zum Aktionärsportal, zu den Mög-
lichkeiten der Stimmrechtsvertretung durch die von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, der Stimm-
abgabe per Briefwahl, zur Vertretung durch bevollmäch-
tigte Dritte, zur Frage- bzw. Widerspruchsmöglichkeit
sowie weitere ergänzende Informationen und Hinweise
zum Datenschutz. Um einen reibungslosen Ablauf der
virtuellen Hauptversammlung und eine ordnungsgemäße
Stimmrechtsausübung zu gewährleisten, bitten wir Sie,
die nachfolgenden Informationen sowie die zusätzlich in
der Einberufung enthaltenen Hinweise zu beachten.
4 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 51. Durchführung der Hauptversammlung als 2. V
oraussetzungen für die Zuschaltung zur
virtuelle Hauptversammlung virtuellen Hauptversammlung
Das am 28. März 2020 in Kraft getretene Gesetz über Maß- Zur Zuschaltung (über das Aktionärsportal) zu der Haupt-
nahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stif- versammlung sind Sie berechtigt, wenn Sie sich als Aktionär
tungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der bei der Gesellschaft anmelden und bei der Gesellschaft
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C19-AuswBekG) einen besonderen, durch das depotführende Institut ausge-
eröffnet die Möglichkeit, ordentliche Hauptversammlungen stellten Nachweis Ihres Anteilsbesitzes einreichen. Weitere
des Jahres 2020 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder Informationen zur Anmeldung können Sie den Aktio-
ihrer Bevollmächtigten abzuhalten (virtuelle Hauptver- närshinweisen, die in der Einladung zur Hauptversamm-
sammlung). Angesichts der auf nicht absehbare Zeit andau- lung nach den Beschlussvorschlägen aufgeführt sind,
ernden COVID-19-Pandemie, der vom Bayerischen Staats- entnehmen.
ministerium für Gesundheit und Pflege insoweit
beschlossenen Verhaltensregeln und des Ziels der Vermei- Als ordnungsgemäß angemeldeter Aktionär wird Ihnen
dung von Gesundheitsrisiken für die Aktionäre, die internen anstelle der herkömmlichen Eintrittskarte eine Zugangs-
und externen Mitarbeiter sowie die Organmitglieder der karte ausgestellt und zugeschickt. Die Zugangskarte ent-
Gesellschaft hat der Vorstand der TRATON SE mit Zustim- hält unter anderem Ihre individuellen Anmeldedaten
mung des Aufsichtsrats beschlossen, von der Möglichkeit (Zugangsnummer und Zugangscode), mit denen Sie oder
der virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen. Ihre Bevollmächtigten das Aktionärsportal der Gesellschaft
nutzen können. Das Aktionärsportal der Gesellschaft ist
Sie oder ihre Bevollmächtigten können daher an der unter folgender Internetadresse erreichbar:
ordentlichen Hauptversammlung der TRATON SE am
23. September 2020 nicht physisch teilnehmen. Die Haupt- www.traton.com/hauptversammlung
versammlung wird am 23. September 2020, ab 10.00 Uhr,
unter der Internetadresse
3. H
inweise zum Zugang und zur Nutzung des
www.traton.com/hauptversammlung Aktionärsportals
für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Die Gesellschaft bietet für Aktionäre, die sich fristgerecht
Bevollmächtigten über das Aktionärsportal der Gesell- zur Hauptversammlung angemeldet haben, die Möglich-
schaft in voller Länge live in Bild und Ton übertragen. keit eines Aktionärsportals. Die Nutzung dieses Aktionärs-
portals steht ab dem 2. September 2020 („Nachweis-
Die Eröffnung durch den Versammlungsleiter und die Rede stichtag“) bis zum Ende der Hauptversammlung am
des Vorstands können auch von sonstigen Interessierten in 23. September 2020 zur Verfügung. Den entsprechenden
Echtzeit über das Internet verfolgt werden. Unter derselben Link zum Aktionärsportal finden Sie auf der Internetseite
Internetadresse steht nach der Hauptversammlung eine unter
Aufzeichnung der Eröffnung durch den Versammlungsleiter
und der Rede des Vorstands, nicht aber der gesamten www.traton.com/hauptversammlung
Hauptversammlung, zur Verfügung.
6 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 7Die Zugangskarte enthält hierfür Ihre individuellen Anmel- Für die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl stehen das
dedaten (Zugangsnummer und Zugangscode). Falls Sie Aktionärsportal oder das auf der Zugangskarte enthaltene
mehrere Zugangskarten erhalten haben und Sie dafür Briefwahlformular zur Verfügung. Ein entsprechendes
jeweils Ihr Stimmrecht über das Aktionärsportal ausüben Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft
wollen, starten Sie das Aktionärsportal bitte für jede Karte unter www.traton.com/hauptversammlung zum Down-
neu. load bereit.
Mit diesen Anmeldedaten und nach Bestätigung der Sollten der Gesellschaft innerhalb der gesetzlich vorgege-
Nutzungsbedingungen können die Aktionäre über das benen Frist bekanntmachungspflichtige Anträge von
Aktionärsportal am 23. September 2020 ab 10.00 Uhr Aktionären zugegangen sein, sind diese über die Internet-
(MESZ) die Hauptversammlung in voller Länge live per seite der Gesellschaft unter www.traton.com/hauptver-
Bild- und Tonübertragung verfolgen. Außerdem können sammlung zugänglich. Sie können zu diesen Anträgen
die Aktionäre über das Aktionärsportal bis zum Beginn über das Aktionärsportal während der Hauptversamm-
der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung am lung ebenfalls Ihr Stimmrecht ausüben.
23. September 2020 einen Dritten bevollmächtigen oder
Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter Bitte beachten Sie, dass zu jedem Beschlussgegenstand
der Gesellschaft erteilen bzw. die Bevollmächtigungen jeweils nur eine Stimmabgabe erteilt werden darf. Sofern
widerrufen oder ändern oder die erteilten Weisungen Sie zu einzelnen Tagesordnungspunkten keine oder keine
widerrufen oder ändern. Ebenfalls können die Aktionäre eindeutige Stimmabgabe per Briefwahl vornehmen, kön-
über das Aktionärsportal bis zum Beginn der Abstim- nen die Stimmen zu diesen Tagesordnungspunkten nicht
mungen am Tag der Hauptversammlung am 23. Septem- als gültig berücksichtigt werden.
ber 2020 ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Abgege-
bene Stimmen können im Aktionärsportal bis zum Die mittels des Briefwahlformulars vorgenommene
Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversamm- Stimmabgabe muss bis spätestens zum 22. September
lung am 23. September 2020 widerrufen oder geändert 2020, 24.00 Uhr (MESZ) bei der Gesellschaft unter folgen-
werden. Bitte beachten Sie, dass Sie in Vorbereitung bzw. der Anschrift eingegangen sein (per Post mit beiliegen-
im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung über das dem Freikuvert):
Aktionärsportal auch Fragen einreichen oder Widerspruch
zu Protokoll erklären können (siehe dazu die weiteren TRATON SE
Erläuterungen unter 7. Buchstaben c) und d)). c/o Computershare Deutschland GmbH & Co. KG
Computershare Operations Center
80249 München
4. A
usübung des Stimmrechts durch Fax: +49 89 30903-74675
(elektronische) Briefwahl E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihre Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmel-
Stimmen in Textform oder im Wege elektronischer Kom- dung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können,
munikation abgeben (Briefwahl). werden nicht berücksichtigt.
8 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 9Die Stimmabgabe mittels Briefwahl ist auch über das Gegenanträgen oder nicht eindeutig erteilte Weisungen
Aktionärsportal bis zum Beginn der Abstimmungen am werden nicht berücksichtigt.
Tag der Hauptversammlung am 23. September 2020 mög-
lich. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder Sollten der Gesellschaft innerhalb der gesetzlich vorgege-
eine Änderung etwaiger zuvor im Wege der Briefwahl benen Frist bekanntmachungspflichtige Anträge von Akti-
erfolgten Stimmabgaben über das Aktionärsportal mög- onären zugegangen sein, sind diese über die Internetseite
lich. Dies gilt auch für mittels des Briefwahlformulars der Gesellschaft unter www.traton.com/hauptversamm-
vorgenommene Stimmabgaben. Bitte beachten Sie hierzu lung zugänglich. Sie können zu diesen Anträgen ebenfalls
auch die Hinweise unter 7. Buchstabe e). Weisungen zur Stimmrechtsausübung über das Aktionärs-
portal während der Hauptversammlung erteilen.
Auch Bevollmächtigte können sich der Briefwahl bedie-
nen. Die Regelungen zu Erteilung, Widerruf und Nachweis Stimmrechtsvertreter können nicht beauftragt werden,
der Vollmacht bleiben unberührt. Fragen oder Anträge in der Hauptversammlung zu stellen.
Im Vorfeld der Hauptversammlung ist die Erteilung einer
5. Vertretung durch die von der TRATON SE Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter
benannten Stimmrechtsvertreter mittels der auf die Vorderseite der Zugangskarte gedruck-
ten Vollmacht möglich. Ein entsprechendes Formular
Wenn Sie Ihre Stimmen nicht per Briefwahl abgeben steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
möchten, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Stimmrecht in www.traton.com/hauptversammlung zum Download
der virtuellen ordentlichen Hauptversammlung entspre- bereit.
chend Ihren Weisungen durch von der Gesellschaft zu
diesem Zweck benannte Stimmrechtsvertreter ausüben Die mittels Vollmachts- und Weisungsformular vorgenom-
zu lassen. Als jeweils einzelvertretungsberechtigte mene Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter und
Stimmrechtsvertreter, die jeweils das Recht zur Erteilung Erteilung von Weisungen an sie bereits im Vorfeld der
von Untervollmachten haben, wurden Herr Rolf Woller Hauptversammlung müssen aus organisatorischen Grün-
und Herr Alexander Buschmann, beide Mitarbeiter der den der Gesellschaft bis 22. September 2020, 24.00 Uhr
TRATON SE, benannt. Die Stimmrechtsvertreter sind (MESZ) (Datum des Eingangs), zugehen. Die Bevollmächti-
durch Ihre Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung gung und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft
befugt, soweit Sie ausdrückliche Weisungen zu den ein- benannten Stimmrechtsvertreter mittels Vollmachts- und
zelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt haben. Weisungsformular sind ausschließlich an folgende Adresse
Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Ihren zu richten (per Post mit beiliegendem Freikuvert):
Weisungen abzustimmen.
TRATON SE
Die Stimmrechtsvertreter unserer Gesellschaft können c/o Computershare Deutschland GmbH & Co. KG
trotz erteilter Vollmacht Ihr Stimmrecht nur dann vertreten, Computershare Operations Center
wenn Sie zu mindestens einem Tagesordnungspunkt oder 80249 München
Gegenantrag eine Weisung erteilt haben. Fehlende Fax: +49 89 30903-74675
Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten oder E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
10 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 11Bitte beachten Sie, dass wir auf die Postlaufzeiten keinen Vollmachtserteilung bei den jeweils zu Bevollmächtigen-
Einfluss haben. den zu erfragen und sich mit diesen abzustimmen.
Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft Wird mehr als eine Person bevollmächtigt, so kann die
benannten Stimmrechtsvertreter können auch elektronisch Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder
über das Aktionärsportal der Gesellschaft bis zum Beginn mehrere von diesen zurückweisen.
der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung am
23. September 2020 erteilt, geändert oder widerrufen wer- Für die Bevollmächtigung eines sonstigen Dritten bieten
den. Bitte beachten Sie hierzu auch die unter 3. erteilten sich, unbeschadet der Gültigkeit anderer gesetzlich zulässi-
Hinweise sowie die weiteren Hinweise unter 7. Buchstabe e). ger Arten der Vollmachtserteilung, insbesondere folgende
Verfahren an:
6. Vertretung durch bevollmächtigte Dritte a) Vollmachtserteilung über das Aktionärsportal
Aktionäre können Ihre versammlungsbezogenen Aktio- Bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptver-
närsrechte und/oder Ihr Stimmrecht auch durch weitere sammlung können Vollmachten elektronisch über das
Bevollmächtigte, z. B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktio- passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft
närsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden. Bitte beach-
sonstigen bevollmächtigten Dritten, ausüben lassen. Auch ten Sie hierzu auch die unter 3. erteilten Hinweise.
in diesen Fällen sind jeweils eine fristgemäße Anmeldung
und der Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstich- b) Vollmachtserteilung mittels der Zugangskarte
tag erforderlich. Bevollmächtigte Dritte können das
Stimmrecht ihrerseits durch Briefwahl oder Vollmacht und Gerne können Sie das von uns zur Verfügung gestellte Voll-
Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft machtsformular auf der Rückseite der Zugangskarte ver-
ausüben (siehe oben). wenden. Dieses sieht auch eine Unterbevollmächtigung vor.
Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nach- Bitte stimmen Sie zudem mit Ihrem Vertreter ab, ob er tat-
weis der Bevollmächtigung gegenüber der TRATON SE sächlich zur Vertretung bereit ist.
bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht
nach § 135 AktG erteilt wird. Die Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft oder
der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung gegenüber
Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung der Gesellschaft ist der Gesellschaft an die folgende
nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Adresse zu übermitteln:
Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder sons-
tige geschäftsmäßig Handelnde) sind in der Regel TRATON SE
Besonderheiten zu beachten. Aktionäre, die eine Voll- c/o Computershare Deutschland GmbH & Co. KG
macht zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG ertei- Computershare Operations Center
len wollen, werden gebeten, etwaige Besonderheiten der 80249 München
Fax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
12 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 13Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht, b) Zugänglich zu machende Unterlagen
deren Änderung oder Widerruf durch eine Erklärung
gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg, so muss Die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
diese aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis zugänglich zu machenden Unterlagen werden auf der
zum 22. September 2020, 24.00 Uhr (MESZ) (Datum des Internetseite www.traton.com/hauptversammlung ver-
Eingangs), zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft öffentlicht.
per E-Mail oder per Fax ist auch bis zum Beginn der
Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung am c) Fragemöglichkeit der Aktionäre im Wege der
23. September 2020 noch möglich. elektronischen Kommunikation
Die Rechteausübung durch einen Bevollmächtigten sowie In einer virtuellen Hauptversammlung haben die Aktionäre
die Zuschaltung über das Aktionärsportal setzen voraus, lediglich die Möglichkeit, Fragen im Wege der elektroni-
dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der schen Kommunikation zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3
Zugangskarte übersandten individuellen Anmeldedaten C19-AuswBekG). Der Vorstand kann festlegen, dass Fragen
erhält. Auch in diesem Fall ist der Nachweis der Bevoll- spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung einzurei-
mächtigung gegenüber der Gesellschaft erforderlich. Der chen sind. Hiervon hat der Vorstand der TRATON SE mit
Nachweis der Bevollmächtigung ist auf den oben beschrie- Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht. Über
benen Wegen an die Gesellschaft zu übermitteln. die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand
gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 C19-AuswBekG nach pflichtge-
mäßem, freiem Ermessen.
7. Ergänzende Informationen
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können Fragen
a) Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, d.h.
bis zum Ablauf des 20. September 2020, 24.00 Uhr (MESZ),
Mitteilungspflichtige Anträge von Aktionären (Gegenan- über das unter der Internetadresse www.traton.com/
träge) zur Tagesordnung unserer Hauptversammlung sowie hauptversammlung zugängliche Aktionärsportal der
Wahlvorschläge, die fristgerecht bei uns eingegangen sind, Gesellschaft einreichen. Eine Einreichung von Fragen auf
können Sie auf der Internetseite www.traton.com/hauptver- einem anderen Übermittlungsweg ist nicht möglich. Nach
sammlung einsehen. Die Gesellschaft wird nach den Ablauf der vorstehend genannten Frist können Fragen
§§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge nicht mehr eingereicht werden.
und Wahlvorschläge von ordnungsgemäß angemeldeten
Aktionären im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen der Beantwortung
so behandeln, als ob sie in der Hauptversammlung gestellt der Fragen gegebenenfalls auch der Name des die Frage
worden wären. Dies gilt auch für Gegenanträge zu Tages- übermittelnden Aktionärs genannt wird, wenn dem nicht
ordnungspunkten, die aufgrund von zulässigen und recht- ausdrücklich bei jeder Frage widersprochen wird.
zeitig gestellten Ergänzungsanträgen zur Tagesordnung auf
Verlangen einer Minderheit von Aktionären gemäß
§ 122 Abs. 2 AktG auf die Tagesordnung gesetzt worden sind.
14 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 15d) Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll Erhält die Gesellschaft für ein und denselben Aktienbe-
stand mehrere Stimmabgaben per Briefwahl oder erhält
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimm- sie diese auf verschiedenen Übermittlungswegen, wird die
recht selbst oder über Vollmachtserteilung ausgeübt zuletzt erteilte formgültige Stimmabgabe per Briefwahl als
haben, können vom Beginn der Hauptversammlung bis zu verbindlich erachtet. Wenn auf unterschiedlichen Über-
deren Schließung durch den Versammlungsleiter am mittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen
23. September 2020 über das unter der Internetadresse eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abge-
www.traton.com/hauptversammlung zugängliche Aktio- geben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge
närsportal der Gesellschaft auf elektronischem Wege berücksichtigt: 1. per passwortgeschütztem Aktionärs-
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung portal, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. in Papierform. Bei
zu Protokoll des Notars erklären. nicht formgültig erteilten Stimmabgaben per Briefwahl
ist die Stimmabgabe per Briefwahl ungültig.
e) Weitere Hinweise zu Briefwahl und Vertretung durch
die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
8. Datenschutz
Erhalten die Stimmrechtsvertreter für ein und denselben
Aktienbestand mehrere Vollmachten und Weisungen oder Bei Anmeldung für die virtuelle Hauptversammlung,
erhalten sie diese auf verschiedenen Übermittlungswegen, Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht sowie im Rahmen
wird die zuletzt erteilte formgültige Vollmacht mit den ent- der Nutzung des Aktionärsportals und der Zuschaltung
sprechenden Weisungen als verbindlich erachtet. Wenn zu der virtuellen Hauptversammlung verarbeitet die
auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander TRATON SE, Dachauer Str. 641, 80995 München als Ver-
abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar antwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-
ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in fol- Grundverordnung (DS-GVO) personenbezogene Daten
gender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per passwortge- der Aktionäre (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-
schütztem Aktionärsportal, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der
4. in Papierform. Bei nicht formgültig erteilten Vollmachten Aktien und Nummer der Zugangskarte) sowie gegebe-
werden die Stimmrechtsvertreter die Stimmen in der nenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter,
Hauptversammlung nicht vertreten. um Aktionären oder Aktionärsvertretern die Zuschal-
tung zu und Ausübung ihrer Rechte im Zusammenhang
Soweit neben Vollmacht und Weisungen an die von der mit der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter für ein und Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für
denselben Aktienbestand auch Briefwahlstimmen vorlie- die Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung der
gen, werden stets die Briefwahlstimmen als vorrangig TRATON SE erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verar-
angesehen; die Stimmrechtsvertreter werden insoweit von beitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 118 ff.
einer ihnen erteilten Vollmacht keinen Gebrauch machen Aktiengesetz (AktG). Die TRATON SE erhält die personen-
und die betreffenden Aktien nicht vertreten. bezogenen Daten der Aktionäre in der Regel entweder
von diesen selbst oder über die Anmeldestelle von dem
Kreditinstitut, das die Aktionäre mit der Verwahrung ihrer
Aktien beauftragt haben (sog. Depotbank).
16 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 17Die von der TRATON SE für die Zwecke der Ausrichtung der Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren personen-
virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister bezogenen Daten im Zusammenhang mit der virtuellen
verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre Hauptversammlung und zu Ihren Rechten nach der
und Aktionärsvertreter ausschließlich nach Weisung der DS- GVO können jederzeit auf der Internetseite
TRATON SE und nur soweit dies für die Ausführung der www.traton.com/hauptversammlung abgerufen oder
beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Mit diesen unter folgender Adresse angefordert werden:
Dienstleistern sind Auftragsverarbeitungsverträge nach TRATON SE
Art. 28 DS-GVO abgeschlossen worden. Alle Mitarbeiter Dachauer Str. 641
der TRATON SE und die Mitarbeiter der beauftragten 80995 München
Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der E-Mail: dataprotection@traton.com
Aktionäre und Aktionärsvertreter haben und/oder diese
verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu Für allgemeine Anmerkungen und Rückfragen zu der
behandeln. Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen
Aktionäre und Aktionärsvertreter den Datenschutzbeauf-
Die TRATON SE löscht die personenbezogenen Daten der tragten der TRATON SE unter:
Aktionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den TRATON SE – Datenschutzbeauftragter
gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die perso- Dachauer Str. 641
nenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der 80995 München
Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind,
die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen
Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und Mit freundlichen Grüßen
keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
TRATON SE
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktio- Der Vorstand
näre und Aktionärsvertreter als Betroffene das Recht,
Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen
Daten zu erhalten, die Berichtigung oder Löschung ihrer
personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der
Verarbeitung zu beantragen sowie die Datenübertragung
an sich selbst oder einen von ihnen benannten Dritten zu
verlangen. Zudem steht den Betroffenen ein Beschwerde-
recht bei den Aufsichtsbehörden zu. Werden personen-
bezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f)
DS-GVO verarbeitet, steht den Betroffenen ein Wider-
spruchsrecht zu. Zur Geltendmachung dieser Rechte steht
den Betroffenen insbesondere folgende E-Mail-Adresse
zur Verfügung: dataprotection@traton.com.
18 TRATON virtuelle Hauptversammlung TRATON virtuelle Hauptversammlung 19TRATON SE Dachauer Straße 641 80995 München www.traton.com/hauptversammlung
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