HAUS-MANAGER Was ist neu in Version 18.00?
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HAUS-MANAGER Was ist neu in Version 18.00? Die innovative und leistungsstarke Software zur Immobilienverwaltung Die Immobilienverwaltungssoftware HAUS-MANAGER wurde in Zusammenarbeit mit Branchenexperten entwickelt und erfüllt alle Anforderungen für den Einsatz in einer modernen und zeitgerechten Immobilienverwaltung. Bereits die preislich attraktive Basisversion deckt alle relevanten Bereiche für das Verwalten mehrerer Miet- und Wohnungseigentumsobjekte mit privaten, gewerblichen oder steuerbefreiten Bestandnehmern ab. Zur Zielgruppe zählen neben Immobilienverwaltungen auch Haus- und Wohnungseigentümer mit Selbstverwaltung.
Was ist neu in HAUS-MANAGER Version 18.00?
In dieser Version wurden neben zahlreichen Verbesserungen auch umfangreiche Neuerungen umgesetzt.
Die wichtigsten Eckpunkte finden Sie hier zusammengefasst.
HIGHLIGHTS
• Unterstützung für Windows 11 | Server 2022 | Office 2021
HAUS-MANAGER 18.00 ist mit den neuesten Betriebssystemen und Office-Paketen von Microsoft®
kompatibel. Windows 11 und Server 2022 bietet die gesamte Leistung und Sicherheit von Windows 10
mit einem neu gestalteten und aktualisierten Erscheinungsbild.
Copyright Microsoft®
Die Mindestanforderungen und weitere Informationen finden Sie auf www.microsoft.com.
• Vorschreibungsassistent: Anpassungstyp „Änderung aufgrund Abrechnung“
Mit dem neuen Anpassungstyp „Änderung aufgrund Abrechnung“ ist es möglich, mittels Vorschrei-
bungsassistent die Betriebskosten (oder andere Vorschreibungskomponenten) aus einer Abrechnung
als Basis für neue Bestandnehmervorschreibungen zu verwenden. Optional mit prozentualem Auf-
schlag.
• Mandanten-Neuanlage: Daten von einem anderen Mandanten übernehmen
Beim Einrichten der Hausverwaltung für neue Mandanten können die Grundeinstellungen nun auch aus
einem bestehenden Mandanten übernommen werden. Dies betrifft unter anderem den Buchhaltungs-
typ, den Kontenrahmen, die Vorschreibungskomponenten und bei WEGs auch die Rücklagen. Beachten
Sie dabei, dass Mandanten, die noch im HAUS-MANAGER Classic angelegt wurden, nicht als Quell-
Mandant dienen können.
• Löschen von Mandanten
Auf vielfachen Wunsch ist es nun möglich, nicht mehr benötigte Mandanten unwiderruflich zu löschen.
Bisher konnten diese Mandanten nur auf inaktiv gesetzt werden. Beachten Sie dabei, dass bei Daten-
banken, die noch mit dem HAUS-MANAGER Classic erstellt wurden, zuvor eine Datenbankübernahme
notwendig ist. Weitere Informationen dazu finden Sie im Benutzerhandbuch, im Abschnitt „In neue Da-
tenbank übernehmen“.
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4911 Tumeltsham 1050 Wien 94152 Neuhaus manager.software@schweighofer.com
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Fax: +43 7752 80715 Fax: +43 1 5455260 369 Fax: +49 8503 91498 379 www.schweighofer.com
Es gelten unsere Lizenzbedingungen sowie unsere Konditionen für Support und Wartungsverträge. Etwaige Irrtümer, Satz- und Druckfehler vorbehalten.
Was ist neu in HAUS-MANAGER Version 18.00?
HAUSVERWALTUNG
• Das neue Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetz
Mit dieser Programmversion wurden alle notwendigen Anpassungen umgesetzt, um den Änderungen
des Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetzes (HeizKG), in Kraft getreten am 05.06.2021, zu entspre-
chen. Wesentliche Neuerungen in Zusammenhang mit der Abrechnung betreffen die geänderten Pro-
zentverteilungen bei Heiz- und Warmwasserkosten bzw. verbrauchsabhängigen/-unabhängigen Kosten
sowie die gesonderte Berechnung von Kältekosten.
Für bestehende Anwender sind dadurch ggf. Änderungen bzw. Ergänzungen an den Abrechnungsein-
stellungen vorzunehmen. Weitere Details dazu entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch, welches
Sie im Programm unter „Hilfe / Benutzerhandbuch“ aufrufen können.
• Neue Kostenkategorie „Kältekosten“
In den Kostenkategorien finden Sie eine neue Einstellung „Kältekosten“. Damit können Sie auch Kälte-
kosten nach dem Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetz (HeizKG) abrechnen. Ein Beispiel dazu fin-
den Sie im Benutzerhandbuch, welches Sie im Programm unter „Hilfe / Benutzerhandbuch“ aufrufen
können.
• Kostendiagramm für Abrechnungen
Für Objekt- und Bestandnehmerabrechnungen kann optional ein Kreisdiagramm mit der Kostenvertei-
lung in Prozent ausgegeben werden.
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• Vorschreibungen bezahlen mittels QR-Code
Auf der Standard-Druckvorlage für Vorschreibung wird nun ein QR-Code ausgegeben. Es handelt sich
hierbei um einen zweidimensionalen Code, der sämtliche Informationen zur Abwicklung der Zahlung
enthält. Damit keine Verwechslungsgefahr besteht, finden Sie beim Code den Textverweis „Zahlen mit
Code“.
Und so funktioniert es: Der Bestandnehmer erhält die Vorschreibung mit dem QR-Code. Der Empfänger
kann diesen QR-Code mit seiner eBanking-App am Smartphone einscannen und so automatisch die
Überweisung durchführen. Für den Zahlenden ist es eine bequeme und unkomplizierte Art der Zahlung
und der Zahlungsempfänger profitiert von einer schnellen Überweisung und eindeutigen Zuordnung.
• Neue Option „Abrechnung - Aufbau immer anzeigen“
Für den Abrechnungsaufbau gibt es eine neue Option „Abrechnung - Aufbau immer anzeigen“. Damit
können Sie steuern, ob Ausgaben in der Abrechnung auch dann aufgelistet werden sollen, wenn keine
Ausgaben vorhanden sind. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Ihren Bestandnehmern bei-
spielsweise explizit mitzuteilen, dass in der Abrechnung keine Kosten für die Reinigung angefallen sind.
• Aktualisiertes Geb 1 Formular
Beim Exportieren von Geb 1 Formularen (Anmeldung über die Selbstberechnung der Gebühren für Be-
standverträge) wird die aktuelle Formularfassung mitgeliefert.
• Versorgbare Nutzfläche im Bestand
Um den Anforderungen des neuen Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetzes (HeizKG) zu entspre-
chen, gibt es in den Beständen ein neues Eingabefeld „Versorgbare Nutzfläche“. Weiters wurde der
Standard-Aufteilungsschlüssel „Beheizbare Nutzfläche“ in „Versorgbare Nutzfläche“ umbenannt.
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• Zinsliste: Infos über abweichende Belegempfänger
In der Standard-Druckvorlage „Zinsliste Querformat“ werden Informationen über abweichende Beleg-
empfänger, falls vorhanden, mitangedruckt.
• Rücklagenabrechnung: überarbeitete „Steuerliche Zusammenfassung“
In der Standard-Druckvorlage für „Rücklagen - Bestandnehmer“ wurde der Abschnitt „Steuerliche Zu-
sammenfassung“ überarbeitet, um Bestandnehmern und deren Steuerberatern einen Überblick über die
einkommensteuerrelevanten Beträge zu verschaffen.
• Fremdbelegnummer für Vorschreibungen
Im Formulardesign für Vorschreibungen befindet sich in der Registerkarte „Adressdaten / Weiteres“
jetzt das Feld „Fremdbelegnummer“.
• Kennzeichnungen für Bestandnehmer
Mit Hilfe der „Kennzeichnungen“ haben Sie die Möglichkeit, Bestandnehmer zu kennzeichnen und da-
durch für weitere Schritte wie die Erstellung von Serienbriefen oder den Export in eine Datei vorzumer-
ken. Dies ist dann hilfreich, wenn die Adressen für eine Aussendung in einer bestimmten Abteilung ge-
kennzeichnet werden, die Aussendung selbst jedoch von einer anderen Abteilung oder Person durchge-
führt wird. Zusätzlich kann über die Spaltendarstellung die Spalte (Kennzeichnungen) eingeblendet
werden.
Sie können Bestandnehmer, neben der normalen Datensatzliste, auch in Berichten wie Umsatzstatistik
oder anderen Datensatzlisten wie Verträgen und Debitoren-OPs kennzeichnen.
• Optionsleiste mit Zeitraumfilter für Abrechnungen
In den Listen der Objekt-, Bestandnehmer- und Rücklagenabrechnungen gibt es nun eine Optionsleiste
mit Zeitraumfilter.
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• Anmerkung für Abrechnung
In den Abrechnungen gibt es eine neue Registerkarte „Anmerkung“. Hier können für noch nicht abge-
schlossene Abrechnungen interne Vermerke hinterlegt werden. Diese Anmerkung wird auf den Stan-
dardausdrucken nicht mitausgegeben.
• Infomeldungen zur Abrechnung nun in der Zusammenfassung
Die bisherige Registerkarte „Infomeldungen“ in der Abrechnung wurde in die erste Registerkarte „Zu-
sammenfassung“ integriert. Damit können die wichtigsten Informationen zur Abrechnung auf einer Sei-
te abgerufen werden.
• Startdatum Objektkonto Rücklage
Das Startdatum der Rücklage lässt sich nun frei wählen und auch nachträglich verändern, wenn es be-
reits abgeschlossene Abrechnungen gibt.
FINANZBUCHHALTUNG
• Kennzeichnungen für Debitoren- und Kreditoren-OPs
Kennzeichnungen für Debitoren- und Kreditoren-OPs können aus den jeweiligen OP-Listen gesetzt wer-
den. Damit ergeben sich zusätzliche Kontroll- und Filtermöglichkeiten.
• Umsatzsteuerklärung bei abweichendem Wirtschaftsjahr
Die Jahresumsatzsteuerklärung für Österreich (U1) kann nun auch für Mandanten mit abweichendem
Wirtschaftsjahr (beispielsweise 01.07.2021 - 30.06.2022) erstellt werden.
• Bemessungsgrundlage von OPs
In den Bemessungsgrundlagen von OPs gibt es neben der bisherigen Bemessungsgrundlage (Brutto)
jetzt auch den Steuer- und Nettobetrag. Über die Spaltendarstellung (F6-Taste) lassen sich die beiden
neuen Spalten „Bemessungsgrundlage Netto“ und „Bemessungsgrundlage Steuer“ einblenden. Weiters
wurde in diesem Zusammenhang die Standard-Druckvorlage „OP-Liste Details mit Hausverwalter“ um
die Option „Bemessungsgrundlage“ erweitert.
• Kennzeichnungen für Buchungen und Stapelbuchungen
Kennzeichnungen für Buchungen und Stapelbuchungen können aus den jeweiligen Listen gesetzt wer-
den. Damit ergeben sich zusätzliche Kontroll- und Filtermöglichkeiten.
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• Erstellung von OSS Meldungen (One Stop Shop)
Der OSS bietet die Möglichkeit, sich in einem EU-Mitgliedstaat (Mitgliedstaat der Identifizierung = MSI)
zu registrieren und sämtliche unter die Sonderregelung fallende Umsätze über den MSI zu erklären und
die resultierende Umsatzsteuer zu bezahlen. Es müssen dazu die entsprechenden Mehrwertsteuersätze
erstellt und Erlöskonten angelegt und als OSS-Konten gekennzeichnet werden. Die Erstellung der Mel-
dung erfolgt aus der Liste der Mandanten über den Menüpunkt „Aktionen / OSS Meldung erstellen“.
• Buchungsschablonen in Kontobewegungen
Um die Zuordnung von Gegenkonten beim Einlesen von Kontobewegungen zu erleichtern, können bei
Kontobewegungen nun auch Buchungsschablonen hinterlegt werden. Damit ist es beispielsweise mög-
lich, eine Sammelrechnung der Gemeinde (die aus unterschiedlichen Aufwänden besteht), automatisch
auf die verschiedenen Gegenkonten aufzuteilen.
• Zuordnungen für Mahnungen
Ab dieser Programmversion können auch für Mahnungen die Zuordnungen verwendet werden. Das
heißt, abhängig vom erworbenen Programmumfang können Sie damit Dokumente, Termine, Aufgaben,
Journaleinträge, Notizen oder Nachrichten mit Mahnungen verknüpfen.
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FACILITY MANAGEMENT
• Arbeitsaufgaben: Aktion "Arbeitsaufgaben auf erledigt setzen"
Um mehrere Arbeitsaufgaben gleichzeitig auf erledigt zu setzen, gibt es in der Liste der Arbeitsaufga-
ben die neue Aktion "Arbeitsaufgaben auf erledigt setzen" mit Auswahl von Datum/Uhrzeit.
• Optionsleiste für Arbeitsschritte
Für Arbeitsschritte wurde die Optionsleiste hinzugefügt. Mit der Zeitraumauswahl ist es möglich für die
Datumsfelder „Erfasst am", „In Bearbeitung seit“, „Erledigt am“ und „Zu Erledigen bis“ nach Arbeits-
schritten zu filtern. Weiters ist es möglich, die Arbeitsschritte nach dem Status „Offen“, „In Bearbeitung“
oder „Erledigt“ zu filtern.
ALLGEMEIN
• Unterstützung von Screenreadern für sehbehinderte und blinde Menschen
In Zusammenarbeit mit der Firma Sehkreis GmbH aus Wien (www.sehkreis.at) wurden im Programm
Features integriert, um sehbehinderte und blinde Menschen bestmöglich bei der täglichen Arbeit mit
unserer Software zu unterstützen. Das bedeutet, dass der HAUS-MANAGER ab sofort den Screenreader
von Microsoft (standardmäßige Windows Komponente) und den kostenlosen Open Source Screenrea-
der von NVDA (www.nvaccess.org) unterstützt. Beide Screenreader können zusätzlich auch eine Braille-
zeile ansteuern, welche die Ausgabe der Daten zusätzlich in Blindenschrift ermöglicht. Diese Funktiona-
lität ist standardmäßig im Programm verfügbar - es ist dazu kein zusätzliches Modul erforderlich. Die
Bedienbarkeit über Tastatur und Tastenkürzel wurde entsprechend erweitert und verbessert.
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• Neue Tastenkürzel im Detailfenster
Die Navigationsschaltflächen im Detailfenster lassen sich nun mit den Tastenkombinationen Alt+Pos 1,
Alt+Bild auf, Alt+Bild ab und Alt+Ende bedienen. Eine aktuelle Übersicht aller Tastenkombinationen fin-
den Sie im Benutzerhandbuch.
• Benutzer aus der Schnellanmeldungsliste entfernen
Es ist im Anmeldefenster nun möglich, einzelne Benutzer, die in der Schnellanmeldungsliste aufschei-
nen, zu entfernen.
• Profilbild ändern
Systembenutzer können ihr Profilbild nun selbstständig unter den Menüpunkt „Verwaltung / Profilbild
ändern“ festlegen oder ändern.
• Live-Inhalte
Mithilfe sogenannter „Live-Inhalte“ können berechnete Werte von Feldern direkt am Dashboard, also
auf der Startseite des Programms, dargestellt werden. Diese Werte aktualisieren sich bei Änderungen
eigenständig. Ein paar praktische Anwendungsfälle wären beispielsweise:
◦ Anzahl der unverbuchten Vorschreibungen / Stapelbuchungen
◦ Anzahl der UVA, die noch nicht an das Finanzamt übermittelt wurden
◦ Anzahl der Journaleinträge seit Wochenbeginn
◦ Anzahl der ausstehenden Wertanpassungen bei Verträgen
◦ Höchstes Datum des letzten Mahnlaufs
◦ Niedrigstes Datum einer Erinnerung bei Terminen
◦ Durchschnittlicher “Hauptmietzins“ des aktuellen Monats
Um Live-Inhalte im Dashboard verwenden zu können, legen Sie diese zuvor in der Systemverwaltung
unter dem Menüpunkt „Live-Inhalte“ an.
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• Priorisierte Suchergebnisse in „Menü durchsuchen“
Bei der Suche von Seiten über die Dashboard-Suche „Menü durchsuchen“ werden nun auf dem Dash-
board befindliche Seiten bei den Suchergebnissen priorisiert. Bei der Suche nach beispielsweise "Best"
wird die Seite "Bestandnehmer" zuerst markiert.
• Schaltfläche „Speichern & Drucken“
Um den Komfort bei der Arbeit mit dem Programm zu erhöhen, ist es nun in allen Fenstern möglich,
die Daten mit nur einem Klick zu speichern und zu drucken.
• Erweitertes Benutzerhandbuch
Auch in dieser Programmversion wurde das Benutzerhandbuch aktualisiert und erweitert. Auf mittler-
weile über 600 Seiten finden Sie umfangreiche Informationen, Anleitungen und praktische Beispiele
zum richtigen Umgang mit dem HAUS-MANAGER.
VERTRAGSVERWALTUNG
• Anpassung aussetzen für
Es ist nun möglich, die Wertanpassung für eine bestimmte Anzahl an Monaten auszusetzen. Zusätzlich
können Sie zwischen dem Beginn-Zeitpunkten „Ab Vertragsbeginn“ oder „Ab Zahlungsänderung“ wäh-
len.
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• Anpassungsmonat für Wertsicherung
Die vorhandene Option „Anpassungsmonat“ wurde neben der bisherigen Monatsauswahl um „Monat
des Vertragsbeginns“, „Monat der letzten Zahlungsänderung“ und „Sofort, wenn möglich“ erweitert.
Damit lassen sich noch komplexere Wertsicherungskonstellationen berechnen.
DOKUMENTENVERWALTUNG | ORGANIZER
• Serverbasiertes Dokumentenmanagement
Neben dem bisherigen dateibasierten Ablagesystem für Dokumente können in Kombination mit dem
Modul Microsoft SQL Server - Anbindung Dokumente nun auch serverbasiert verwaltet werden. Dies
erhöht die Datensicherheit, erleichtert die Administration und beschleunigt die Recherchen im Doku-
mentenarchiv. Es ist hierbei auch ein Mischbetrieb von datei- und serverbasiertem Ablagesystem mög-
lich. Für die Erstellung von Serienbriefen bzw. nachträgliche Bearbeitung von Dokumenten muss weiter-
hin ein dateibasierter Dokumentenordner verwendet werden.
• Berechtigungen für Dokumentenordner
Der Zugriff auf die im HAUS-MANAGER festgelegten Dokumentenordner kann bei Bedarf für jeden Sys-
tembenutzer über Berechtigungen gesteuert werden. Es gibt dazu im Dokumentenordner die Option
„Berechtigungen verwenden“. Durch Aktivieren dieser Option kann in der Systemverwaltung eine eige-
ne Berechtigungsgruppe erzeugt werden, in der für jeden Ordner mit aktivierter Option die Berechti-
gungen individuell festgelegt werden können.
• Dokumente als PDF scannen
Zusätzlich zum Scannen von Dokumenten als Bilddateien können Dokumente auch als PDF-Datei ge-
scannt werden. Hierbei ist es auch möglich mehrseitige Dokumente in eine PDF-Datei zu scannen.
• Dateigröße von Dokumenten
Bei Dokumenten gibt es die neue Spalte „Dateigröße“, die die Dateigröße in Kilobyte (kB) anzeigt
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• Vorschreibungsversand per E-Mail
Für den automatisierten Versand von Vorschreibungen per E-Mail waren bisher die Nachrichtenprofile
verantwortlich. Ab dieser Programmversion werden diese von den Vorschreibungsversandprofilen ab-
gelöst und der Funktionsumfang erweitert. Bereits bestehende Nachrichtenprofile werden beim Pro-
grammupdate automatisch umgewandelt. Neben dem bisherigen Funktionsumfang können nun auch
Objekt- und Bestandnehmerabrechnungen und Objekt- und Bestandnehmer-Rücklagenabrechnungen
mitversendet werden.
Weiters gibt es bei Bestandnehmern nun die Möglichkeit, die Art des Vorschreibungsversands (als
Nachricht, als Brief oder unbekannt) festzulegen.
TELEBANKING
• E-Rechnung: ebInterface 6.0 verfügbar
Da das bisherige Format ebInterface 4.0 ab 01.01.2022 für den Datenaustausch mit Gegenstellen vom
Bund nicht mehr akzeptiert wird, wurde das neue Format ebInterface 6.0 integriert. Verwenden Sie ak-
tuell Zustellprofile mit den Einstellungen ebInterface 4.0, müssen diese auf 6.0 umgestellt werden.
• Feld „Exportiert am“ für Lastschrift/Überweisung
Im Detailfenster der Lastschriften und Überweisungen ist jetzt das Feld „Exportiert am" verfügbar.
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HAUS-MANAGER WEBPORTAL
• Webportal in neuem Design
Das HAUS-MANAGER Webportal wurde technisch und optisch überarbeitet und an die aktuellen Stan-
dards angepasst. Das neue Webportal basiert auf einer dynamischen Single-Page-Webanwendung mit
einem erweiterten Funktionsumfang.
• Funktion „Kennwort ändern“
Über die Funktion „Kennwort ändern“ ist es Weblogin-Benutzern (mit entsprechenden Rechten) mög-
lich, ihr Passwort eigenständig zu ändern.
• Funktion „Kennwort vergessen?“
Im Login-Fenster können Weblogin-Benutzer über die Schaltfläche „Kennwort vergessen?“ ihr Kennwort
selbst neu vergeben.
• Funktion „Profilbild ändern“
Weblogin-Benutzer können ihr Profilbild nun selbstständig festlegen oder ändern. Dazu klicken diese
nach der Anmeldung in der Sidebar auf das Profilbild.
• Aktivierungsstatus für Weblogins
Weblogins haben ab sofort einen Aktivierungsstatus. Dieser kann „Aktivierung ausstehend“, „Aktiviert“
oder „Deaktiviert“ sein.
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ANLAGENBUCHHALTUNG
Mit Programmversion 18.00 wurde auch das neue Modul „Anlagenbuchhaltung“ veröffentlicht. Mithilfe dieses
optional erhältlichen Zusatzmoduls erweitern Sie Ihren HAUS-MANAGER um eine moderne und flexible Anla-
genbuchhaltung, die es ermöglicht, die Anlagegüter eines Unternehmens in seiner gesamten Bandbreite zu
verwalten.
Ein besonderes Augenmerk bei der Umsetzung lag dabei in der genauen und vor allem raschen Erfassung der
verschiedenen Anschaffungs-, Abschreibungs- und den daraus resultierenden Buchungsvorgängen.
• Frei definierbare Abschreibungsarten mithilfe von Abschreibungsschemen
• Änderung der Abschreibungsart während der Nutzungsdauer
• Verbuchung von Teilzu- und Teilabgängen
• Frei definierbare Bilanzgliederungen
• Außerplanmäßige Abschreibung
• Lieferantenverwaltung
• Individuell anpassbare Berichte für Inventarliste, Anlagenspiegel, Zu- und Abgangsliste und
Anlagekalkulation
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Gerne erstellen wir ein persönliches, unverbindliches Angebot für Sie.
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