Ingentis org.manager bei der Mainova AG - Automatisiertes E-Mail-Reporting: Gesteuerter Versand von Personalauswertungen
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Ingentis org.manager®
Success Story
bei der Mainova AG
Automatisiertes E-Mail-Reporting:
Gesteuerter Versand von Personalauswertungen
Im Zuge ihrer Digitalisierungs-Strategie suchte die Mainova AG nach einem automatisierten Informationssystem, das
per E-Mail vorbestimmte Personaldaten an Führungskräfte, Mitarbeiter und Gremien verteilen kann. Zwar nutzte der
Frankfurter Energiedienstleister zu diesem Zeitpunkt bereits Ingentis org.manager zur Visualisierung wichtiger HR-Daten.
Jedoch sollte die gesteuerte E-Mail-Distribution dazu verhelfen, Verantwortliche schnell und ohne Suchaufwand
auf explizite Umstände hinzuweisen und Ihnen turnusmäßig Standardreports zur Verfügung zu stellen. Dies war der
Startschuss für die Entwicklung des automatisierten E-Mail-Reportings in Ingentis org.manager.
Die Herausforderung
In der Vernetzung von Daten, Dingen In der Vergangenheit hatte die Mainova
und Menschen sieht die Mainova unter- turnusmäßig Standardauswertungen in
nehmerische Chancen – sei es der Erfolg Excel-Listen gesammelt, aufbereitet und
neuer Lösungen und Formen der Kunden- per E-Mail verteilt oder auf Laufwerken
interaktion am Markt oder höhere Effizi- abgelegt – alles manuell und mit hohem
enz durch digital unterstützte Prozesse. Zeitaufwand verbunden.
Um etwa die Prozesse ihrer Personalab- Während die Standardauswertungen
teilung zu optimieren und zu erweitern, mit einigem Aufwand umgesetzt werden
hat die Mainova deshalb ein integriertes konnten, gab es darüber hinaus eine an-
Personalinformationssystem eingeführt, dere Art der Analyse, die wie ein weit ent-
das Entscheidungsträgern und Inter- ferntes Zukunftsszenario erschien: Das
essensvertretern maßgeschneiderte, Berichtwesen für Ereignisse, also das
bedarfsgerechte Informationen zukom- automatisierte Informieren über perso-
men lässt. Darunter fallen Datenvisua- nalwirtschaftlich relevante Sachverhal-
lisierungen in Form von HR-Dashboards te. Ein Beispiel für ein solches Ereignis
oder Organigramme und auch Listen mit ist die Überschreitung von Regelwerten
operativ wichtigen Details für das Cont- wie etwa einer definierten Krankenquo-
rolling und für HR-Business-Partner. te. Da solche Ereignisse nicht vorherseh-
Das klingt zunächst nicht außerge- bar sind und nicht zu einem fixen Datum
wöhnlich oder neu. Jedoch stellen die eintreten, wäre ihr Monitoring und das
HR-Manager bei der Mainova eine be- Reporting darüber ohne Prozessautoma-
sondere Anforderung an das integrierte tisierung nicht zu bewältigen.
Personalinformationssystem: Wertvolle
Kennzahlen und Hinweise sollen auto- Mit dem neuen org.manager-Feature
matisiert und proaktiv an ihre vorbe- sollten nun Standardauswertungen er-
stimmten Empfänger versendet werden, leichtert und Ereignisauswertungen
ohne dass sie erst gesucht und zusam- möglich gemacht werden.
mengetragen werden müssen.
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Die Lösung
„Keine von uns betrachtete Lösung konnte unseren Zeitgesteuertes Reporting
Wunsch realisieren, beliebig aufbereitete HR-Kennzahlen Die Mainova nutzt das automatisierte Verteilerwesen auf
ereignis- oder zeitgesteuert an dynamisch abgeleitete zwei Arten. So setzt dieses zum einen E-Mails in Form von
Adressaten zu versenden. Dies wurde erst durch Ingen- Regelreportings zu fixen Stichtagen ab.
tis org.manager möglich. Dieser erlaubt nicht nur die
Ausgabe beliebiger Perspektiven in voller Visualisie- Ein typischer Anwendungsfall ist hier die Information
rung, sondern auch den anschließenden Versand per über Home Office-Tage oder Betriebsjubiläen in einer
Mail“, erinnert sich Jonas Brauburger, zuständig für die Übersichtstabelle an die HR-Business-Partner sowie Voll-
HR-IT-Strategie und Weiterentwicklung operativer Perso- zeitäquivalent- und Headcountmeldungen an das interne
nalanwendungssysteme der Abteilung HR-Prozesse und Rechnungswesen. Die Darstellung erfolgt monats- und
-Dienstleistungen (M3-PP). jahreskumuliert sowie zum Vortag der Berichtserstellung.
Überschreiten die Werte einen vordefinierten Schwellen-
Dabei fiel die Wahl mit org.manager sogar auf eine be- wert, werden sie – je nach Auswertung – zudem zur Früh-
kannte Anwendung. Die Mainova nutzt das Organi- warnung mithilfe eines Farbcodes hervorgehoben.
gramm-Tool unter anderem bereits zur Visualisierung, im
Vergütungsmanagement und für einen interaktiven Plan- Darüber hinaus setzt die Mainova dieses Standardre-
stellen- bzw. Jobfamilienkatalog. porting ein, um Führungskräfte über die Gleitzeitkon-
tenstände und weitere Kennzahlen der Personalzeitwirt-
Nun wurde die Anwendung um die automatisierte Zustel- schaft, wie Produktivstunden oder Urlaubskontingente
lung von Auswertungen erweitert. Nach dem Export der der jeweils zugeteilten Organisationseinheit, zu infor-
Berichte als PDFs ermittelt die Anwendung, an welchen mieren.
Empfänger die Dokumente versendet werden sollen und
liefert sie aus. Dabei wird mithilfe von Auswertungswe- Auch hier kommen Farbcodes zum Einsatz, um das Über-
gen und Bedingungen definiert, welche Daten für wel- schreiten festgelegter Schwellenwerte aufzuzeigen.
chen Rezipienten bestimmt sind.
Beispiel für die Auswertung von Gleitzeiten bei der Mainova AG (Musterdaten).Ereignisgesteuertes Reporting
Neuer Bestandteil des HR-Berichtwesens bei der Maino- Auch verhilft Ingentis org.manager zu einer verbesser-
va ist das ereignisgesteuerte Reporting. Dieses erfolgt ten Datenpflege. So unterliegt die Eingabe der Daten im
nicht zwingend in regelmäßigen Abständen, sondern Personalsystem einigen organisatorischen Vorgaben, die
dann, wenn eine vordefinierte Begebenheit eingetreten jedoch über die nativen Features von SAP HCM nur unzu-
ist. Liegt diese vor, so erhalten die Führungskräfte eine reichend darstellbar sind.
Hinweismeldung.
Dies betrifft unter anderem Namenskonventionen für
Diese Art der Auswertung kommt – neben genannter Planstellen, die Zuordnung von Jobfamilien oder Tätig-
Krankheitsquote – zum Beispiel beim Thema Home Office keitsfeldern, Stellenwerte von Planstellen oder die richti-
zum Einsatz. Mitarbeiter können innerhalb eines defi- ge Zuordnung von Mitarbeiterkreisen zwischen Planstel-
nierten Kontingents pro Jahr von zu Hause aus arbeiten. len und Mitarbeitern. Mithilfe von Ingentis org.manager
Droht eine Überschreitung, so folgen Hinweismeldungen werden tägliche Konsistenzprüfungen durchgeführt. Tre-
an die zugeordnete Führungskraft sowie den zuständigen ten dabei Fehler auf, werden die zuständigen Sachbe-
Fachbereichsbetreuer, um auf die baldige Ausschöpfung arbeiter direkt über das betroffene Organisationsobjekt
des jeweiligen Mitarbeiters aufmerksam zu machen. und den Fehlertyp informiert.
Ein weiterer Anwendungsbereich ist das Fehlzeitenma-
nagement. Nicht verrechnete Zeiten, sogenannte NV-
Zeiten, geben an, wenn Produktivzeiten nicht vollständig
im System angerechnet wurden, weil ein Mitarbeiter vor
dem Beginn oder nach dem Ende der Rahmenarbeitszeit
sticht.
Beispiel für die Auswertung der Krankenquote monatlich, jährlich und täglich (Musterdaten).
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Pläne für die Zukunft
Für die Zukunft möchte die Mainova Bei den ereignisgesteuerten Warn-
die Funktionalität des automatisierten hinweisen gibt es ebenfalls noch Be-
Reportings noch umfassender einset- darfe: Geplant sind beispielsweise
zen. So sollen sukzessive zusätzliche Benachrichtigungen, wenn interne Perso-
Regelmeldungen etabliert werden, die nalwechsel erfolgen, ein Renteneintritt auf
zielgerichtet über weitere betriebliche einer Schlüsselposition bevorsteht oder
Kennzahlen informieren oder auch um in- Urlaubstage zum Jahresende noch nicht
dividuelle Organigramme oder Listen von verplant sind. Auch über den Versand elek-
Erst-/Brandschutzhelfern zu versenden. tronischer Grußkarten bei Geburtstagen
oder Jubiläen wird derzeit intern diskutiert.
„Langfristiges Ziel ist es, dass jeder
dank Ingentis org.manager vollständig
Über die Mainova AG diejenigen HR-Daten automatisch über Self-
Als Hessens größter Energiedienstleister versorgt
Services oder Broadcasting erhält, die er
die Mainova AG mehr als eine Million Menschen
in der Rhein-Main-Region zuverlässig mit Strom, für seine Tätigkeit benötigt und hinsichtlich
Erdgas, Wärme und Wasser: Sie liefert die Energie des Datenschutzes und im Rahmen seiner
für die Lebensqualität und Wirtschaftskraft der Tätigkeit auch einsehen darf“
Metropolregion zuverlässig rund um die Uhr, an
365 Tagen im Jahr. Die Mainova ist jedoch nicht
Jonas Brauburger
nur Lieferant, sondern auch Energie-Erzeuger. HR-IT-Strategie und Weiterentwicklung
So werden unter anderem mit dem Frankfurt operativer Personalanwendungssysteme
Airport der größte Flughafen des europäischen
Festlandes sowie die zahlreichen Hochhäuser
der Mainmetropole und die „Server-Farmen“ des
weltweit größten Internet-Knotens versorgt.
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