Vhs Schwabach Intranet für Dozenten Tutorial
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
vhs Schwabach
Intranet für Dozenten
Tutorial
Seite 1 von 17
Sehr geehrte Dozentin, sehr geehrter Dozent!
Die Volkshochschule Schwabach möchte Ihnen mit dem Zugang zu der eigenen internen Plattform,
dem Intranet für Dozenten, die Verwaltung und Planung Ihrer Kurse deutlich vereinfachen und
komfortabler machen. Zukünftig können Sie bequem von zu Hause aus z.B. die Anmeldestände
kontrollieren, Ausdrucke vornehmen oder auch mit den Teilnehmern in Kontakt treten. Sie können
Ihre Kurse planen und direkt an uns weitergeben. Wir können diese Daten ohne Umwege in unser
Verwaltungssystem übernehmen und Ihnen dann wieder zur Kontrolle bereitstellen. Damit Sie sich
schnell im Intranet zurechtfinden, haben wir Ihnen eine kurze Anleitung zusammengestellt. Wir
wünschen Ihnen bei Ihren ersten Schritten viel Erfolg und wünschen uns, dass Sie das Intranet
intensiv nutzen!
Ihre
Volkshochschule Schwabach
1. Erstanmeldung
Sie haben von uns bereits eine E-Mail mit Ihrem Login-Namen bekommen. Dieser setzt sich in der
Regel aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und dem vollständigen Nachnamen zusammen
(z.B. Max Mustermann = MMUSTERMANN). Bei Namensgleichheit mehrerer Dozenten wird eine
laufende Nummer angehängt.
Um das Intranet nun nutzen zu können, müssen Sie zuerst ein Passwort anfordern. Dies funktioniert
folgendermaßen:
Sie gehen auf unsere Homepage unter www.vhs.schwabach.de und rufen dort unter
ServiceLogin - BildschirmeLogin – KuferTools
Seite 2 von 17
den Anmeldebildschirm für das Intranet auf, der so aussieht
Damit Sie bei der ersten Anmeldung ein Passwort erhalten, tragen Sie auf diesem Bildschirm noch
keinen Login-Namen ein, sondern drücken direkt den Button Jetzt einloggen. Sie gelangen dann
auf einen gesonderten Anmeldebildschirm für das Intranet.
Auch hier müssen Sie noch keinen Login-Namen eingeben. Drücken Sie auf der linken Seite oben
den Button neues Passwort anfordern. Sie sehen dann diesen Bildschirm
Seite 3 von 17
Dort fügen Sie (wie gezeigt) Ihren Login-Namen (hier spielt Groß- oder Kleinschreibung keine Rolle)
ein, füllen die Sicherheitsabfrage (bitte Groß- und Kleinschreibung beachten) aus und bestätigen
dann den Button Passwort anfordern. Sie erhalten dann sofort eine E-Mail mit einem Passwort.
Das Passwort können Sie später jederzeit in Ihrem Profil ändern. Sie werden dann nach kurzer Zeit
wieder auf den Login-Bildschirm zurück geleitet und können sich dort nun mit Ihrem Login-Namen
und dem Passwort in das Intranet einloggen. Zukünftig können Sie Ihre Anmeldung dann direkt über
unsere Homepage über den Weg ServiceLogin - BildschirmeLogin – KuferTools
vornehmen.
Seite 4 von 17
2 Start ins Intranet
Sie gehen auf unsere Homepage unter www.vhs.schwabach.de und rufen dort unter
ServiceLogin - BildschirmeLogin – KuferTools
den Anmeldbildschirm für das Intranet auf, der so aussieht
Dort können Sie sich nun mit Ihrem Login-Namen und dem Passwort anmelden.
Seite 5 von 17
Nach dem Einloggen sehen Sie den Startbildschirm des Intranets, auf dem Ihnen zuerst aktuelle
Nachrichten angezeigt werden. Wir können hier sehr gezielt auch Nachrichten für bestimmte
Fachgruppen hinterlegen, die dann auch nur von Dozenten gelesen werden können, die in diesem
Fachbereich einen Kurs anbieten (z.B. Hinweis auf einen Englischvortrag nur für die
Sprachdozenten im Fach Englisch).
Sie haben nun folgende Möglichkeiten:
• Details zu Ihren Kursen einsehen
• Änderungen an Kursdaten weitergeben
• Neue Kurse planen (dabei können bisherige Kurse als Kopie genutzt werden)
• Eine Übersicht über alle stattfindenden Kurse eine Tages einsehen
• Ihre persönlichen Daten ändern
• Ihr Passwort ändern
• Aktuelle Nachrichten einsehen
• Zu unserer Homepage gelangen
Alle Daten werden regelmäßig aktualisiert, so dass Sie immer auf einen aktuellen Datenbestand
zugreifen können. Der Zugriff auf diese Daten ist nur Ihnen gestattet und auch nur für die Kurse
möglich, die Sie selbst leiten. Aus Datenschutzgründen können Sie auch nicht alle Angaben
einsehen, die uns zur Verfügung stehen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte oder die Nutzung der
Daten für andere Zwecke ist nicht erlaubt und wäre eine Verstoß gegen unsere vertraglichen
Vereinbarungen. Wir bitte Sie, den Datenschutz ernst zu nehmen und sensibel mit den
Informationen umzugehen!
Seite 6 von 17
2.1 Meine Kurse
Mit dem Button Meine Kurse gelangen Sie zu den Details Ihrer Kurse. Zuerst wird Ihnen eine
Listenübersicht (chronologisch) der Kurse angezeigt. Sie sehen hier Ihre Kurse des aktuellen
Semesters und evtl. auch des kommenden Semesters, soweit diese Kurse schon zur Ansicht frei
geschaltet wurden.
In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Ausdrucke zu erzeugen. Sie können
dabei mehrere Kurse selektieren, indem Sie das Kästchen links neben der Kursnummer anhaken.
Es sind folgende Ausdrucke möglich:
• Teilnehmer:
Anwesenheitsliste mit Kurstagen
Teilnehmerliste einzeilig (voreingestellt sind hier nur die angemeldeten Teilnehmer)
Weitermeldeliste
Die Listen werden erst dann vollständig erzeugt, wenn im jeweiligen Kurs die
Mindestteilnehmerzahl erreicht ist!
• Listen:
Liste Ihrer Kurse
Liste Ihrer Kurstage
Kursstammblätter
• Grafiken:
Wochenplan
Monatsplan
• Honorar:
Honorarübersicht
Honorarjournal (für bereits abgerechnete Kurse)
Übersicht Ihrer Honare für das Finanzamt (für bereits abgerechnete Kurse)
Seite 7 von 17
Bei fast allen Druckausgaben können Sie noch individuelle Einstellungen vornehmen. Die
Druckausgabe erfolgt immer im PDF-Format und kann auch für eine weitere Nutzung abgespeichert
werden.
2.1.1 Kursdetails
Über das kleine Lupensymbol mit dem roten Pluszeichen erreichen Sie die Detailübersicht eines
einzelnen Kurses.
Am unteren Rand haben Sie in dieser Übersicht folgende Funktionsbuttons:
• Feedback
Zu jedem Kurs können Sie uns direkt ein Feedback zurückgeben, dass uns per Mail dann
zugestellt wird.
• Teilnehmer
Sie können auf die Drucklisten zugreifen, die auch bei der Kursübersicht erreichbar sind
• ICS
Die Kurstermine können als i-Calendar-Datei heruntergeladen und in ein Terminsystem
übernommen werden
• Drucker
Sie erhalten ein Kursstammblatt im Querformat
• Seitenbutton
Sie können hier zwischen Ihren Kursen vor- und zurückblättern
• zur Übersicht
Sie gelangen zurück zur Kursübersicht
Seite 8 von 17
Im oberen Bereich der Seite sehen Sie folgende Karteireiter:
• Kursdetails
Eine Übersicht mit den wichtigsten Daten zu Ihrem Kurs einschließlich der Anzahl der bisher
vorliegenden Anmeldungen und auch Wartelistenteilnehmern. Die Angaben unter dem Punkt
„Termindetails“ können aufgrund technischer Umsetzungsprobleme nicht immer vollständig
angezeigt werden (wie im Beispiel oben zu sehen). Diese Daten werden alle halbe Stunde
aktualisiert.
Seite 9 von 17
• Inhalt
Hier sehen Sie den Text, wie er im Druckprogramm angezeigt wird. Der Text im Webauftritt
kann hier unter Umständen abweichen. Die Programmtexte (sowohl für das Druckprogramm
als auch den Webtext) eines laufenden Kurses können Sie im Bereich Kursplanung
nachbearbeiten und uns zur Einarbeitung übergeben. Diese Daten werden alle halbe Stunde
aktualisiert.
• Termine
Seite 10 von 17Unter diesem Punkt sehen Sie eine Auflistung der einzelnen Kurstage. Sie haben u.a. auch
die Möglichkeit, über den Button Termin-Absage an uns eine Nachricht zu schicken, damit
wir die Verlegung oder Absage einzelner Termine prüfen und dann auch durchführen
können. Diese Daten werden alle halbe Stunde aktualisiert.
• Teilnehmer
Dieser Reiter ist nur dann zu sehen, wenn für diesen Kurs die Mindestteilnehmerzahl
erreicht wurde!
Sie können die Teilnehmer (alphabetisch sortiert) mit Namen, Adresse und Telefonnummern
sehen. Es werden alle Teilnehmer mit folgenden Status angezeigt:
(A)ngemeldet, (F)irmenanmeldung, (U)mgemeldet oder (W)arteliste
Sollten Leerzeilen mit einem Status vorhanden sein, so liegt dies daran, dass die
Teilnehmerdaten in einem größerem Zeitabstand aktualisiert werden und erst zu einem
späteren Zeitpunkt (max. nach sechs Stunden) sichtbar sind.
Sie haben hier die Möglichkeit, einzelnen oder mehreren Teilnehmern eine E-Mail zu senden
(Button Sammel-E-Mail). Der Versand erfolgt aus einem internen Mail-Programm des Web-
Servers. Als Absender ist dann Ihre E-Mail-Adresse eingetragen. Eine Kopie der Mail wird
an unser Postfach vhs@schwabach.de versendet.
Die Ansicht der Liste können Sie über die Spaltenköpfe Ihren Wünschen nach sortieren.
Seite 11 von 17• Honorar
Hier sehen Sie die Honorarvereinbarungen, die wir mit Ihnen abgeschlossen haben.
2.2 Kursplanung
Über den Button Kursplanung haben Sie Zugriff auf Ihre laufenden Kurse, um die Programmtexte
evtl. nachbearbeiten zu können. Sie können aber auch neue Kurse planen und an uns weitergeben.
Seite 12 von 172.2.1 Kurs bearbeiten
In jeder Kurszeile sehen Sie links zwei Symbole. Das untere Symbol (Kalendersymbol) kann zwar
angeklickt werden, die Funktion „Termine“ steht aber nicht zur Verfügung. Mit dem oberen Symbol
(Schreibblattsymbol) können Sie auf die Kursdaten zugreifen und nun die Programmtexte
bearbeiten. Änderungen an anderen Daten sind nicht möglich (grau hinterlegte Felder).
Solange kein gesonderter Webtext vorhanden ist, wird der Text für das Druckprogramm auch für
den Webauftritt übernommen. Sobald Sie die Textänderungen durchgeführt haben, drücken Sie
unten auf den grünen Haken und übersenden dann die Änderungen an uns. Nach Prüfung durch
uns werden die Daten dann in das System übernommen. Eine Änderung am Text im gedruckten
Programm kann natürlich nur bis zum Redaktionsschluss eingearbeitet werden, jedoch werden die
Textänderungen im Webauftritt auch nach Drucklegung aktualisiert. Ein gesonderter Webtext macht
häufig dann Sinn, wenn es sich um einen sog. Parallelkurs handelt. Für diese Kurse wird im
Druckprogramm auf den Text des ersten Kurses verwiesen („Beschreibung siehe Kurs-Nr. XXX“).
Aus technischen Gründen wird deshalb bei den Parellelkursen kein normaler Programmtext erfasst.
Damit im Webauftritt immer der vollständige Beschreibungstext ausgewiesen wird, muss hier der
Webtext gesondert erfasst werden. Auch nachträgliche Ergänzungen, die nur für den Webtext
relevant sind, können dann dort direkt erfasst werden.
Seite 13 von 172.2.2 Kursplanung
Auf der Übersichtsseite der Kursplanung finden Sie den Button Kursvorschlag. Sie gelangen nun
zur Planungsseite für einen Kurs.
Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
a) Sie planen den Kurs auf Grundlage eines bereits bestehenden Kurses. Dann können Sie
über den Button Kurskopie auf eine Liste Ihrer Kurse des laufenden sowie vergangenen
Semester zugreifen. Es wird nur eine kleine Anzahl von Kursen angezeigt. Sollten Sie den
Kurs nicht finden, so können Sie über das Lupensymbol eine Suchfunktion aufrufen.
Seite 14 von 17Mit dem Ordnersymbol wählen Sie den gewünschten Kurs aus und alle zur Verfügung
stehenden Daten werden übernommen. Passen Sie nun die Angaben
- für Semester
- evtl. Titel und Programmtext
- 1. und letzter Kurstag (ein Kalender zur Auswahl wird angeboten, wenn Sie in das Feld
klicken)
- evtl. Beginn und Ende (Uhrzeit im Format hh:mm)
- evtl. Mindest- und Höchstteilnehmerzahl
- Alternativtermine
- evlt. Raumanforderungen
- evtl. Material
entsprechend an und können dann die Daten mit dem Button Absenden an uns schicken.
Der erfolgreiche Versand wird auf dem Bildschirm durch eine Meldung bestätigt. Für Ihre
Unterlagen können Sie sich die Planung auch noch einmal ausdrucken.
b) Sie planen ein neues Angebot und füllen alle Felder mit Ihren Angaben aus. Danach geht
die Planung wieder mit dem Button Absenden an uns.
Wir bearbeiten Ihr Kursangebot und entscheiden über die Aufnahme in das Programm. Wir
ergänzen dann die notwendigen Angaben, führen die Raumplanung durch, ermitteln die Kursgebühr
und legen das Honorar fest. Wenn von unserer Seite der Kurs vollständig im System eingestellt ist,
werden wir ihn für das Intranet frei geben, und Sie können ihn dann noch einmal Korrektur lesen.
2.3 Was ist heute wo
Unter diesem Menüpunkt finden Sie eine Übersicht über alle stattfindenden Kurse des aktuellen
Tages und können auch auf andere Tagesübersichten zugreifen
Seite 15 von 172.4 Persönliche Daten
Ihre persönlichen Daten können Sie ebenfalls einsehen und ggf. auch ändern.
2.5 Passwort ändern
Sie können jederzeit Ihr Passwort ändern. Bitte beachten Sie dabei die Mindestanforderungen an
das Passwort (min. 5 Zeichen lang, min. eine Zahl)
Seite 16 von 172.6 Aktuelle Nachrichten
Aktuelle Nachrichten werden von uns in das System eingestellt. Je nach Zielgruppe werden diese
Nachrichten an alle Dozenten gesendet oder sind nur für bestimmte Fachbereiche vorgesehen. Sie
sehen also alle Nachrichten allgemeiner Natur sowie Nachrichten aus dem Fachbereich, in dem Sie
Kurse abhalten. Persönliche Nachrichten, die die direkte Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der
Volkshochschule betreffen, werden nicht über diese Plattform versendet.
2.7 Weitere Möglichkeiten
Sie können aus dem Intranet über den Button Zu unsere Homepage direkt auf den öffentlichen
Webauftritt wechseln. Ebenso haben Sie direkten Zugriff auf das Impressum und die Allgemeinen
Geschäftsbedingungen.
Stand: Mai 2015
Seite 17 von 17Sie können auch lesen
