InPoint SIGNATUR - H&S Heilig und Schubert
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Die einfachste Art
mit Dokumenten zu arbeiten.
inPoint SIGNATUR
D O K U M E N T E E I N FA C H U N D R E C H T S S I C H E R S I G N I E R E N
1
AT : + 43 (0) 1 21555 – 0 | DE : + 49 (0) 9122 87227 – 0 | info@hs-soft.com | www.hs-soft.com
i n P o i n t S I G N AT U R
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR
VIELE BEGRIFFE, EINE LÖSUNG
Datenschutz API Zwei-Faktor Authentifizierung Unkompliziert Platzhalter
Intern Digitale Akten Einfache elektronische Signatur Batchverarbeitung Elektronisch
Rechtssicher Digitale Signatur eIDAS Elektronische Signatur Signatur Workflow
inPoint SIGNATUR
Vertragsmanagement
Verträge
ZertES Signieren
Digital
Platzhalter
Fortgeschrittene elektronische Signatur Digital unterschreiben Qualität Extern
inPoint Beweiswert Qualifizierte elektronische Signatur inPoint Signatur Dokumente ZertES
Prüfprotokoll Signaturtypen Digitale Akten Einfach Vorlagen Rechtssicher
Mit digitalen Signaturen lassen sich sichere elektronische Signaturen (Artikel 3 Nr. 10 bis 12 eIDAS-Verordnung, bis Juli 2017 in § 2 des Signaturgesetzes) erzeugen. Die Begriffe digitale Signatur und elektronische Signatur sind jedoch nicht
inhaltsgleich: Erstens müssen (zumindest einfache und fortgeschrittene) elektronische Signaturen nicht zwangsläufig auf digitalen Signaturen basieren;
zweitens ist digitale Signatur ein mathematischer bzw. technischer Begriff, während elektronische Signatur ein juristischer Begriff ist. 2
Quelle: Wikipedia
i n P o i n t S I G N AT U R
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR
W E L C H E S I G N AT U R B R A U C H E I C H
Welche Art ist nun rechtlich anerkannt? Dies hängt zu aller erst von der Art des Dokumentes ab. Viele Länder sehen die elektronische Signatur als bindend an.
Allerdings gibt es Staaten und Vorschriften die eine verifizierte digitale Unterschrift fordern. Auch in der DACH Region herrschen bestimmte Vorschriften (z.B. eIDAS und ZertES), damit ein Dokument rechtskräftigt ist und in einem
Gerichtsverfahren standhalten kann.
Die Europäische Union Verordnung über elektronische Identifikations- und Vertrauensdienste (eIDAS) unterscheidet grundlegend nach drei verschiedenen Formen der Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften:
EINFACHE ELEKTRONISCHE FORTGESCHRITTENE QUALIFIZIERTE ELEKTRONISCHE
SIGNATUR ELEKTRONISCHE SIGNATUR SIGNATUR
• Einfach & unkompliziert – spart Zeit und Kosten • Basierend auf einer qualifizierten Verschlüsselung • Basierend auf einer qualifizierten Verschlüsselung mit
zusätzlichem Zertifikat eines qualifizierten EU-
• Geeignet für formfreie oder interne Vereinbarungen • Strengere Vorgaben mit 3 Kriterien:
Signaturerstellungsanbieters
mit geringen Risiko
• Muss eindeutig dem Unterzeichner
• Wird verwendet um die schriftliche Form auf Papier
• Sehr geringes Sicherheitsniveau zugeordnet sein
gemäß §126a BGB zu ersetzen
• Ersetzt die handschriftliche Signatur • Ermöglicht eine Identifizierung des
• inPoint SIGNATUR, powered by MOXIS, unterstützt
Unterzeichners
• Kann eine Graphik der Signatur sein oder einfach der standardmäßig die qualifizierte elektronische Signatur.
Name • Muss eine Manipulation der Dokumente und
Inhalte ausschließen
• Geringer Beweiswert
• Geeignet für formfreie Dokumente mit kalkulierbarem
Risiko
• Erhöhter Beweiswert
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i n P o i n t S I G N AT U R
D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
SIGNATUR WORKFLOW
Ihr Workflow kann mit inPoint SIGNATUR optimal abgebildet werden. Sie können festlegen, wie
viel Signaturen das Dokument benötigt, wer signiert und wie das Dokument verarbeitet wird.
QUALITÄT
inPoint SIGNATUR, powered by MOXIS, unterstützt standardmäßig die qualifizierte
elektronische Signatur (QES). Damit garantieren wir höchste Rechtsverbindlichkeit.
Unterschreiben Sie per Fernsignatur – zu 100% eIDAS- und ZertES-konform .
Zudem können alle 3 Signaturtypen mit unseren BCS Lösungen integriert werden, wie z.B. im
inPoint Vertragsmanagement
i n P o i n t S I G N AT U R
D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
BATCHVERARBEITUNG
Elektronisch unterschreiben, jederzeit und überall. Um den langwierigen Prozess effizienter zu
gestalten, können Sie mit inPoint SIGNATUR problemlos mehrere Dokumente mit mehreren
Unterzeichnern gleichzeitig signieren.
PLATZHALTER
Ein Platzhalter definiert, wo Ihre Unterschrift hingehört. Er ist individuell angepasst und einer
einzelnen Person oder Abteilung zugeordnet. Nach der Unterzeichnung wird der Platzhalter zu
einem Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift.
i n P o i n t S I G N AT U R
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR
D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
Fügen Sie Ihren Dokumenten eine einfache elektronische Signatur (Watermark) hinzu. In diesem Prozess können sowohl interne, als auch externe Personen beteiligt sein.
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i n P o i n t S I G N AT U R
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR
D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
Es besteht die Möglichkeit, zu einem freigegebenen Vertrag eine qualifizierte elektronische Signatur hinzuzufügen. Auch in diesem Prozess können sowohl interne, als auch externe, firmenfremde
Personen wie der Vertragspartner beteiligt sein.
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BEISPIELPROZ ESS D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
B E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
AUFTRAG ANLEGEN
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
neuenAuftrag
neuen Auftraganlegen
anlegen
5 Unterschreiben via
Fernsignatur
Überprüfung der
6
Signaturgültigkeit
B E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
WORKFLOW DEFINIEREN
PDF-Dokument hochladen 1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben via
Fernsignatur
Überprüfung der
Beispiel: zwei sequentielle Unterschreiber
6
SignaturgültigkeitB E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
P L AT Z H A LT E R A N B R I N G E N
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
Platzhalter via Drag & Drop anbringen EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben via
Fernsignatur
Überprüfung der
6
SignaturgültigkeitB E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
P L AT Z H A LT E R A N B R I N G E N
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
Das vorbereitete Dokument wird nun anbringen
SENDER
gemäß Signatur-Workflow an die
Unterschreiber gesendet EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben via
Fernsignatur
Überprüfung der
6
Signaturgültigkeit
© XiTrust – The eSignature CompanyB E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
DURCHSICHT DES DOKUMENTS
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben via
Vorgang starten
Fernsignatur
Überprüfung der
6
SignaturgültigkeitB E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
DURCHSICHT DES DOKUMENTS
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
Das empfangene Dokument kann 4
durchgesehen und entweder des Dokuments
unterschrieben oder abgelehnt
werden.
5 Unterschreiben via
Fernsignatur
Überprüfung der
6
SignaturgültigkeitB E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
UNTERSCHREIBEN
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben
via Fernsignatur
Überprüfung der
6
SignaturgültigkeitB E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
UNTERSCHREIBEN
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben
via Fernsignatur
Überprüfung der
6
Signaturgültigkeit
Beispiel: Fernsignatur mit der “Handy-Signatur”B E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
UNTERSCHREIBEN
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben
Der Signiervorgang wird über eine mobile
App und Fingerprint durchgeführt
via Fernsignatur
Überprüfung der
6
SignaturgültigkeitB E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
Ü B E R P R Ü F U N G D E R S I G N AT U R G Ü LT I G K E I T
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben via
Fernsignatur
Überprüfung der
6
Signaturgültigkeit
Die Gültigkeit der Signatur kann im Adobe Reader überprüft werdenB E I S P I E L P R O Z E S S - D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
Ü B E R P R Ü F U N G D E R S I G N AT U R G Ü LT I G K E I T
1 Auftrag anlegen
Signatur-Workflow
2
definieren
Platzhalter
3
anbringen
SENDER
EMPFÄNGER
Durchsicht
4
des Dokuments
5 Unterschreiben via
Fernsignatur
Das Dokument ist qualifiziert elektronisch signiert und Überprüfung der
6
somit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt SignaturgültigkeitinPoint
T E C H N I S C H E D AT E N
Technische Leistungsmerkmale
Betriebssystem: MS-Windows Win2008R2 (bis Win2012R2)
Clientunterstützung: (OS Win7, Win8 x32 und x64)
Clients verfügbar für: Stand Alone Windows App, WebApp und als PlugIn für MS-Outlook ab 2010, MS-Office ab 2010, MS-Explorer (übergreifende Funktionen mittels Active Sync Service)
Unterstützte Datenbank: MS SQL von 2012, ORACLE von 11g
Mehrsprachig - derzeit Deutsch, Englisch, Tschechisch (weitere Sprachen auf Anfrage)
Löschschutz von Dokumenten durch Verwendung von Archivierungszeiten und Unterstützung von rechtlich sicheren Speichermedien
Authentifizierung/Rechteverwaltung basierend auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar
Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen.
Zertifizierungen: Microsoft Gold Partner, SAP Certified (Integration with SAP NetWeaver)
Hardwarezertifikate für Storage Systeme: EMC, FAST LTA, iTernity, NetApp
Unterstütze Endgeräte
Android Mobile/Tablets: Chrome, IE Edge, Android Browser
iPhone/iPad: Safari, Chrome
Windows: IE Edge, Chrome, Firefox, Opera, IE11
Technische Leistungsmerkmale - Schnittstellen
SAP S/4HANA via the SAP integration scenario S/4-BC-AL 7.20, sowie SAP NetWeaver via the SAP integration scenario BC-AL 7.2
Anbindung an Microsoft Dynamics AX; BMD; CASYMIR; PENTA; AGRONIMIS; u.v.m.
NetInfo/ArcGis Integration zur geografischen netztopologischen Suche und Anzeige von Dateien (Bilder, Pläne, etc.)
Representational State Transfer (ReST)
20inPoint
T E C H N I S C H E D AT E N
FUNKTIONSUMFANG
Mandantenfähig mit unbegrenzter Anzahl von Dateien und Dokumenten
Wechseln Sie mit einem Klick zwischen Corporate Archive, persönlichem Archiv und Begegnungszone
Erstellen Sie eine Klammer um einen Geschäftsfall mit einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten wie PDF, MS-Office, Mediendateien, ...
Der bidirektionale Datenaustausch mit Drittsystemen reduziert den Aufwand für die Datenerhebung drastisch und garantiert die Datenkompatibilität
Platzieren Sie Dokumentverknüpfungen zu anderen digitalen Akten
Speichern Sie neue Dokumente per Drag & Drop in der digitalen Datei
Automatischer Import von Massendokumenten und Stichwortverzeichnis-XML-Metadaten (z. B. Rechnungen)
Einfache Navigation durch hierarchische Dateistruktur wie im MS Explorer
Finden Sie Geschäftsfälle und Dokumente durch Suche mit Formularen, oder über die Volltextsuche
Filtern, Sortieren, Gruppieren von Dokumenten innerhalb der digitalen Akte (so einfach wie in Excel)
Markieren Sie Dateien und Dokumente als Favoriten und öffnen Sie sie mit einem Klick
Verwalten und speichern Sie bevorzugte und komplexe Suchoperationen für schnelle Wiederholung
Dokumente im mitgelieferten Quick-View-Monitor anzeigen (skalieren, drehen, anheften)
Vergleichen Sie den Inhalt von Dokumenten und lassen Sie sich Unterschiede im Highlighting Verfahren anzeigen (optional)
Erstellen Sie neue Dokumente mithilfe der integrierten Vorlagenbibliothek
Starten Sie eine neue Workflow-Aufgabe direkt mit einem Dokument (optional)
Automatisches Erstellen von Versionen im Falle der Bearbeitung und Verwaltung des kompletten Verlaufs
Wiedervorlage mit Erinnerungsdienst in Outlook als E-Mail, Kalender und Aufgabe
Zeigen Sie die Beziehung einzelner Dokumenten als Karte oder in Listenform an
Stellen Sie Dokumente anderen Benutzern vorübergehend oder dauerhaft zur Verfügung inkl. individueller Berechtigung
Informieren Sie über neue oder bearbeitete Akteninhalte über RSS Feed und direktlink zum abgelegten Dokument
Offline Funktion für selbsttragendes Archiv mit Synchronisation und Konfliktmanagement
Berichterstellung zur Auswertung von Falldaten mit dem MS SQL Report Manager
21Die einfachste Art
mit Dokumenten zu arbeiten.
AT + 43 (0) 1 21555 - 0 H&S Heilig und Schubert Software AG
DE + 49 (0) 9122 87227 - 0 Goldschlagstraße 87-89, 1150 Wien, Austria
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