InPoint CSS Content Server SAP - SAP Performance verbessern Dokumente einfacher nutzen Mehr Effizienz im Tagesgeschäft - Heilig und Schubert ...
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inPoint CSS Content Server SAP SAP Performance verbessern Dokumente einfacher nutzen Mehr Effizienz im Tagesgeschäft
MEHR
EFFIZIENZ
inPoint CSS Content Server for SAP
Kapitel 1 Durch Archivierung SAP Server entlasten Seite 3
Kapitel 2 Mit Dokumenten in SAP einfach arbeiten Seite 7
Kapitel 3 Dokumente außerhalb SAP nutzen Seite 13
Kapitel 4 Systemübergreifender Workflow Seite 19
Kapitel 5 Belegautomatisierung Seite 26
Kapitel 6 Archive migrieren Seite 28
certified for integration with SAP NetWeaver 7.00 (2004s)
via the SAP integration scenario BC-AL HTTP CS 6.20.
1
D I E E I N FA C H S T E A R T
MIT SAP® DOKUMENTEN ZU ARBEITEN
inPoint CSS Content Server for SAP inPoint CSS basic inPoint CSS enterprise
inPoint CSS Content Server for SAP SAP bleibt die führende Plattform SAP und externe Dokumentenlogistik
ist ein zertifiziertes Dokumentenver-
waltungs- und Archivsystem für SAP Auslagern von SAP REO Daten Dokumente aus dem SAP Archiv mit
Businessanwendungen und ist für zur SAP Serverentlastung. inPoint CSS enterprise Client nutzen.
mittelständische Unternehmen ebenso
geeignet wie für international tätige Ablegen von Journaldrucken. Datenaustausch zwischen
Konzerne. SAP und inPoint CSS enterprise.
Ablegen von PDF Dokumenten
Die Archivlösung inPoint CSS kann (z.B. Fakturen, Angebote, …). Einbindung von Drittlösungen wie
schrittweise von der einfachen Archivierung Scandienstleister und automatisierte
zur Systementlastung, bis zum komplexen Erfassen und Ablegen von Dokumenten Belegerfassung.
Enterprise Content Management System (z.B. Eingangsrechnung) mit
(ECM) ausgebaut werden. Unterstützung der SAP Modelle ‚frühes‘ Applikationsübergreifendes
und ‚spätes‘ Ablegen. Workflowmodul für einfache
Prüf- und Genehmigungsvorgänge.
Rechtskonforme Ablage auf allen
gängigen Speichersystemen.
Werkzeuge zur Migration von
Fremdarchiven nach inPoint CSS.
certified for integration
with SAP NetWeaver 7.00 (2004s)
via the SAP integration scenario
BC-AL HTTP CS 6.20.
2
KAPITEL 1
SAP SERVER ENTLASTEN MIT
inPoint CSS basic
3
D I E E I N FA C H S T E A R T
DER SAP® SERVER ENTLASTUNG
ARCHIVIEREN VON DRUCKLISTEN (ALF) UND PDF DOKUMENTEN
1 Nach Druck Dokument oder Liste
ruft SAP via http: request
inPoint CSS auf und übergibt
Damit Anwender Dokumente zu einem SAP Geschäftsfall auf Knopfdruck am Bildschirm Dokumente mit ARC_DOC_ID
anzeigen können, steht mit inPoint CSS die automatische Dokumenten- und Listenarchivierung
zur Verfügung (Drucken und Ablegen).
Bei Verwendung revisionssicherer Speichermedien unterstützt inPoint CSS Ihre GoBD Politik.
2 Archivierung entsprechend
Übergabeparameter (Medien)
3 Nach der Archivierung der Dateien
4 werden die Archivmetadaten
in der inPoint CSS DB gespeichert.
SAP inPoint
BC-AL ALF ALF
Server ARCHIVE LINK
CSS
PDF PDF
2 4 Rückmeldung von inPoint CSS
1 an SAP über erfolgreiche
Archivierung der Dokumente.
6 5 3
5 Verknüpfung der SAP Buchungszeile
mit der Archiv ARC_DOC_ID
6 Dokumentenaufruf in der
SAP Anwendung über
Archiv ARC_DOC_ID
4
D I E E I N FA C H S T E A R T
DER SAP® SERVER ENTLASTUNG
ARCHIVIEREN VON REO DATEN
1 Reo Daten Defintion
für Archivierung erfolgt in SAP
Start Archivaufruf (http request) .
Als smarte Archivlösung entlastet inPoint Content Server SAP (CSS)
die SAP Systemlandschaft durch Archivierung von Daten über die
zertifizierte SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink™.
Durch das Auslagern ist eine verbesserte Performance der SAP Umgebung
2 Archivierung entsprechend
Übergabeparameter (Medien)
sofort spürbar und die Backup Zeiten des SAP Servers werden drastisch verkürzt.
4 3 Nach der Datei Archivierung
werden die Archivmetadaten
in der inPoint CSS DB gespeichert.
SAP inPoint
Server CSS
BC-AL
ARCHIVE LINK
1 2 4 Rückmeldung von inPoint CSS
xxx|xxx|xxxx|xxx|xx… xxx|xxx|xxxx|xxx|xx… an SAP über erfolgreiche
Archivierung der Daten.
5 3
5 Vergleich REO Daten in SAP
mit REO Daten im Archiv.
Wenn zu 100% ident,
Austausch REO Daten
durch ARC_DOC_ID
5
D I E E I N FA C H S T E A R T
DER SAP® SERVER ENTLASTUNG
ARCHIVIEREN VON HOCHVOLUMIGEN OUTPUT AUFTRÄGEN
1 Massendruck mit SAP und Ablage
einer PDF Dokumentenversion mit
Sie drucken und versenden periodisch Dokumente im hochvolumigen Bereich und möchten PDF Kopien Indexdatei in temporärem Verzeichnis.
zum passenden Kunden in SAP aufrufen können.
2 Abholen der PDF Dokumente,
Aufbereiten der Indexdaten für
Archivierung und erzeugen der
ARC_DOC_ID.
BC-AL
ARCHIVE LINK 4
Archivierung entsprechend
Übergabeparameter (Medien).
SAP inPoint CSS
Server Server
Temp 3 Nach Archivierung auf inPoint CSS
Ordner 2 Medium werden die Archivmetadaten
in der inPoint CSS DB gespeichert.
5 1 3 4 Rückmeldung von inPoint CSS
an SAP über erfolgreiche
Archivierung der Dokumente.
5 Nach Ablage der in SAP erzeugten
Dokumente in inPoint CSS, können
sofort in der SAP Fachapplikation
die Dokumente zum Datensatz
angezeigt werden.
6
KAPITEL 2
M I T D O K U M E N T E N E I N FA C H A R B E I T E N
inPoint CSS basic
7
ABLAGESZENARIO
MIT BARCODE TECHNOLOGIE
Einsatzmöglichkeiten Frühes Ablegen mit Barcode
Sie setzen die Ablageszenarios mit Integration der Barcode-Technologie Bei dieser Methode erfolgt das Ablegen zeitlich vor der Erfassung des
ein, wenn Sie die Verknüpfung zwischen Dokument und Anwendungsbeleg Anwendungsbelegs. Das Dokument wird früh abgelegt, aber trotzdem
automatisieren, aber den Arbeits- und Papierfluss nicht umstellen auf Papier zum verantwortlichen Sachbearbeiter transportiert.
wollen. Das Dokument wird bei diesen Ablageszenarien weiterhin in Mit diesem Szenario ist es möglich, mehrere eingehende Dokumente mit
Papierform durch die Firma gereicht. genau einem Business-Objekt zu verknüpfen. Dafür muss auf mehreren
Dokumenten der gleiche Barcode aufgebracht sein. Nur für diesen
Zwei verschiedene Szenarien werden von ArchiveLink unterstützt: Sonderfall wird das Szenario i. d. R. eingesetzt.
Spätes Ablegen mit Barcode Zusätzlich ist es über die generischen Objektdienste möglich, einem
bereits existierenden Anwendungsbeleg den Barcode eines Dokuments
Das Ablegen erfolgt zeitlich nach der Erfassung des Anwendungsbelegs. zuzuordnen und somit nachträglich die Verknüpfung mit diesem
Das Szenario wird bei hohen Belegaufkommen genutzt, um den Dokument herzustellen. Informationen dazu finden Sie im Kapitel
Verknüpfungsvorgang zu automatisieren. Mit diesem Szenario ist es Anbindung an die generischen Objektdienste unter einem Objekt den
auch möglich, genau ein Dokument mit mehreren SAP-Business- Barcode eines Dokuments zuordnen.
Objekten zu verknüpfen.
Ziel dieser Praxis ist es, Papierarchive zu reduzieren und den Beleg zum
Geschäftsfall direkt in der SAP Business Applikation anzeigen zu können
8
D I E E I N FA C H S T E A R T
SAP® DOKUMENTE ANZUZEIGEN
Mit inPoint CSS abgelegte Dokumente werden direkt in der SAP Fachapplikation aufgerufen und im SAP Viewer angezeigt.
9D I E E I N FA C H S T E A R T
DOKUMENTE ZUZUORDNEN
BEISPIEL: SPÄTES ABLEGEN MIT BARCODE
1 Anbringen eines Barcodestickers
(eindeutige Beleg ID) am Beleg.
Sie setzen die Ablageszenarien mit Integration der Barcode-Technologie ein, wenn Sie die Verknüpfung
zwischen Dokument und Anwendungsbeleg automatisieren, aber den Arbeits- und Papierfluss nicht 2 Manuelle Verbuchung des
umstellen wollen. Das Dokument wird bei diesen Ablageszenarien weiterhin in Papierform durch die Beleges in der SAP Fachapplikation.
Firma gereicht. Erfassen der Beleg ID (Barcode)
mit Scanner Lesestift.
Das Ablegen erfolgt zeitlich nach der Erfassung des Anwendungsbelegs.
Das Szenario wird bei hohen Belegaufkommen genutzt, um den Verknüpfungsvorgang zu automatisieren.
Mit diesem Szenario ist es auch möglich, genau ein Dokument mit mehreren SAP-Business-Objekten zu 3 Die SAP-Anwendungskomponente
meldet nun die Business-Objekt-ID
verknüpfen. zusammen mit der ID des vom
Sachbearbeiter gescannten
Barcodes an ArchiveLink.
1
4 Der Beleg wird mit inPoint CSS
Scan App digitalisiert und im
2 inPoint Archiv abgelegt.
Der gescannte Barcode zum
Beleg wird gemeinsam mit der
3 4 5 Business-Objekt-ID in der
inPoint CSS Datenbank abgelegt.
BC-AL
ARCHIVE LINK
5 Der abgelegte Beleg kann nun
direkt aus der SAP Fachapplikation
aufgerufen und angezeigt werden.
10ABLAGESZENARIO
MIT SAP® BUSINESS WORKFLOW
Einsatzmöglichkeiten Ablegen und Erfassen weitergeleitet. Dieser ordnet es dem bereits
existierenden Beleg zu. Das Szenario eignet
Durch die Integration des SAP Business Das Ablegen des eingehenden Dokuments und sich für Dokumente, zu denen kein eigener
Workflow gelangt die richtige Arbeitsaufgabe die Erfassung des zugehörigen Anwendungs- Anwendungsbeleg erfasst wird (z. B.
zur richtigen Zeit automatisch an den belegs wird von einer Person ausgeführt. Begleitschreiben zu einer Rechnung) oder für
richtigen Bearbeiter. Folgende Workflow- Die Poststelle gibt das Dokument gleich an Dokumente, bei denen die Ablage erst zu
Szenarien werden von ArchiveLink unter- den zuständigen Sachbearbeiter weiter. einem deutlich späteren Zeitpunkt erfolgt, als
stützt: Dieser scannt es an seinem Arbeitsplatz ein die Belegerfassung. Das Szenario ist für
(sofern es noch nicht in elektronischer Form große Dokumentenmengen geeignet.
Ablegen für spätere Erfassung vorliegt), legt es ab und erfasst den Beleg.
Ablegen und Zuordnen
Das eingehende Dokument wird von einem Das Szenario eignet sich für besonders
Mitarbeiter der Poststelle eingescannt geschützte Dokumente, z. B. in der Das eingehende Dokument bezieht sich auf
(sofern es noch nicht in elektronischer Form Personalwirtschaft. Für die Bearbeitung einen bereits existierenden Anwendungs-
vorliegt) und in ein Ablagesystem abgelegt. großer Dokumentenmengen ist das Szenario beleg. Das Ablegen des Dokuments und die
Mittels SAP Business Workflow wird ein weniger empfehlenswert, da der Wechsel Zuordnung zum Beleg wird von einer Person
Verweis auf das Dokument an den zwischen Dokumentablage und Erfassen des ausgeführt. Die Poststelle gibt das Dokument
zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Anwendungsbelegs für den Arbeitsfluss und gleich an den zuständigen Sachbearbeiter
Dieser erfasst den Anwendungsbeleg. damit für die Effizienz störend ist. weiter. Dieser scannt es an seinem
Das Szenario eignet sich für große Arbeitsplatz ein (sofern es noch nicht in
Dokumentenmengen. Sie sparen Zeit und Ablegen für spätere Zuordnung elektronischer Form vorliegt), legt es ab und
Kosten, da die konventionelle Postverteilung ordnet es dem bereits existierenden Beleg zu.
im Unternehmen entfällt und somit eine Das eingehende Dokument bezieht sich auf Das Szenario eignet sich für besonders
schnelle Bearbeitung möglich ist. einen bereits existierenden Anwendungs- geschützte Dokumente, zu denen kein eigener
beleg. Das Dokument wird von einem Anwendungsbeleg erfasst wird.
Mitarbeiter der Poststelle eingescannt
(sofern es noch nicht in elektronischer Form
vorliegt) und abgelegt. Mittels SAP Business
Workflow wird ein Verweis auf das Dokument
an den zuständigen Sachbearbeiter
11D I E E I N FA C H S T E A R T
PA P I E R L O S Z U A R B E I T E N
BEISPIEL: ABLEGEN FÜR SPÄTERE ERFASSUNG
1 Das eingehende Dokument wird in
der Poststelle mit dem inPoint CSS
Scanclient eingescannt und im
Das Szenario eignet sich für große Dokumentenmengen. Sie sparen Zeit und Kosten, da die inPoint CSS Archiv abgelegt.
konventionelle Postverteilung im Unternehmen entfällt und somit eine schnelle Bearbeitung möglich ist.
2 Mittels SAP Business Workflow
wird ein Workflow Item erzeugt
und ein Verweis auf das Dokument
BC-AL an den zuständigen Sachbearbeiter
ARCHIVE
LINK
3 weitergeleitet.
Das SAP Workflow Item und der
digitalisierte Beleg sind über
1 2 inPoint ARCHIV-ID und
SAP ARC_DOC_ID verknüpft.
3 Eine papierlose Aufgabenbearbeitung
mit SAP Workflow ist dadurch möglich.
12KAPITEL 3
S Y N E R G Y AT W O R K
DOKUMENTE AUSSERHALB SAP NUTZEN
13SYSTEMÜBERGREIFENDE
D O K U M E N T E N V E R W A LT U N G
Einsatzmöglichkeiten
Manchmal werden SAP Applikationen nur in einem bestimmten
Fachbereich eingesetzt. Abteilungen ohne SAP haben dann keinen
Zugriff auf archivierte Belege.
Mit inPoint CSS enterprise lösen wir dieses Problem. Zusätzlich zur
Dokumentenanzeige im SAP Client können Dokumente auch mit dem
inPoint CSS enterprise Client genutzt werden. Dieser erlaubt, je nach
Berechtigung, das Finden und Anzeigen von Dokumenten auch außerhalb
der SAP Welt. Die Belegsuche erfolgt über Formulare oder Volltext.
Archiv plus
Bei der Enterprise Erweiterung wird das inPoint CSS Archiv im Rahmen
eines Projektes um zusätzliche Felder erweitert, um Dokumente aus
anderen Quellen wie MS-Office Dokumente, E-Mails usw. in der digitalen
Akte aufnehmen zu können.
Dabei können Informationen aus dem SAP Datenbestand ausgelesen und
zur Indizierung verwendet werden. Auf diese Weise können Dokumente
aus der SAP Welt und aus Drittsystemen in einem gemeinsamen
Repository geführt und abgefragt werden.
14ABLAGESZENARIO
E-MAILS MIT inPoint IN SAP® ABLEGEN
1 Start des Ablage
Dialog in der SAP
Fachbereich Applikation
2 E-Mail aus dem
Outlook Postfach in das
inPoint Ablagefenster
ziehen.
3 E-Mail einfach über
SAP Dokumentenklassen
Katalog klassifizieren
und mit OK zum SAP
Business Objekt ablegen.
15ABLAGESZENARIO
E-MAILS MIT inPoint IN SAP® ANZEIGEN
4 E-Mail befindet sich nun in der
Anlagenliste und kann wie jedes
andere Dokument geöffnet
werden.
5 Anzeige E-Mail und
Dateianhang im SAP Doc View
16SAP® DOKUMENTE
MIT inPoint SUCHEN UND ANZEIGEN
Stammdaten werden aus
SAP nach inPoint importiert
und synchronisiert.
Digitale Akten und Register
werden hierarchisch dargestellt.
Auflistung aller Dokumente
zur geöffneten Akte bzw.
Stammdatensatz.
Die gelisteten Dokumente
lassen sich wie in MS Excel
filtern, gruppieren und sortieren.
Ein Klick auf das Dateisymbol
öffnet das Dokument in einer
Dokumentenvoransicht.
17SAP® DOKUMENTE
MIT inPoint ÜBERALL NUTZEN
Wir finden, dass der Büroalltag
trotz Technik immer komplizierter
geworden ist. Das stört uns und
das wollen wir ändern. Deshalb
haben wir uns in den Kopf gesetzt
Softwarelösungen zu entwickeln,
die den Büroalltag wieder einfach
machen.
inPoint CSS steht als Ihr neuer
BackOffice Assistent dort zur
Verfügung, wo Dokumente
entstehen und genutzt werden:
inPoint Outlook App
inPoint Office App
inPoint Explorer App
inPoint Desk App
SAP Dokumente können daher
auf unterschiedlichem Weg
genutzt werden.
Die einfachste Art
mit Dokumenten zu arbeiten!
18KAPITEL 4
S Y N E R G Y AT W O R K
SYSTEMÜBERGREIFENDER
WORKFLOW
19D I G I TA L W O R K F L O W M A N A G E M E N T
LE SS PAP E R MORE P OWE R
Die Optimierung von Geschäftsprozessen gehört heute zu den Mit der Einführung von Workflow-Management werden
Schlüsselaufgaben eines jeden Unternehmens. Wer Prozesse richtig allgemein folgende Ziele verfolgt:
managt, kann diese nicht nur effizienter gestalten, sondern auch
deren Qualität verbessern und obendrein noch Kosten sparen. die Qualität der zu unterstützenden (Geschäfts-)Prozesse
soll verbessert werden,
In die Kategorie der anspruchsvollen Abläufe gehören zweifelsohne
Entscheidungsprozesse, insbesondere dann, wenn sie an Risiken (Geschäfts-)Prozesse sollen vereinheitlicht werden,
gebunden sind. Solche Prozesse wollen nicht nur optimal gestaltet
sein, sie basieren auch auf der Aufbereitung und Auswertung von die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten
Informationen, ohne die der Prozess selbst nicht abgeschlossen sollen reduziert werden,
werden kann.
die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden,
Trotz der zu erwartenden Vorteile scheitert die Einführung des
SAP Workflows oft an den damit verbundenen Kosten. Denn jeder Medienbrüche sollen vermieden werden und
Mitarbeiter, der in den SAP Workflow eingebunden werden soll,
muss auch über einen SAP Arbeitsplatz verfügen. Das Nachlizenzieren die Flexibilität der (Geschäfts-)Prozesse soll erhöht werden.
von SAP Arbeitsplätzen zwecks Einbindung von Mitarbeiter*Innen
in einfache Workflowaufgaben und der damit verbundene Erhöhung der Transparenz der (Geschäfts-)Prozesse
Schulungsaufwand lässt so manches ambitionierte Vorhaben in (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)
Schubladen verschwinden. Das Workflowmodul von inPoint CSS
enterprise ist eine wirtschaftliche Lösungsvariante.
20SYSTEMÜBERGREIFENDES
BUSINESSPROCESS MANAGEMENT
Der Reiz der H&S Workflowlösung besteht im Zusammenspiel zwischen der SAP und der H&S Dokumentenmanagement Welt.
SYSTEMÜBERGREIFENDER SAP WORKFLOW
1 Das eingehende Dokument wird in
der Poststelle mit dem inPoint CSS
Scanclient eingescannt, bzw. eine
Einen Businessprozess im SAP Workflow starten, mit inPoint CSS enterprise bearbeiten E-Mail aus dem Posteingangsfach
und in SAP beenden. Eine wirtschaftliche und einfach zu nutzende Vorgangsbearbeitung. im inPoint CSS Archiv abgelegt.
4
2 Mittels SAP Business Workflow
BC-AL
wird ein Workflow Item erzeugt.
1 ARCHIVE
LINK
2 Worflow Item und abgelegtes
inPoint Dokument werden verknüpft.
Als erste Aktion übergibt die SAP
3 Workflow Komponente die Aufgabe
an inPoint CSS enterprise.
3 Prüfung, Freigabe oder Rückstellung
erfolgt nun innerhalb inPoint CSS
enterprise.
4 Am Ende der inPoint CSS Vorgangs-
bearbeitung wird das Item mit allen
erforderlichen Daten an SAP
zurückgegeben.
21SYSTEMÜBERGREIFENDES
BUSINESSPROCESS MANAGEMENT
Mittels SAP Business Workflow wird ein Workflow Item erzeugt. Worflow Item und abgelegtes inPoint Dokument werden verknüpft.
Als erste Aktion übergibt die SAP Workflow Komponente die Aufgabe an inPoint CSS enterprise. Prüfung, Freigabe oder Rückstellung erfolgt
nun innerhalb inPoint CSS enterprise. Am Ende der inPoint CSS Vorgangsbearbeitung wird das Workflow-Item mit allen erforderlichen Daten
an SAP zurückgegeben.
Die inPoint Aufgabenliste
unterstützt Sie bei der
Verwaltung Ihrer Aufgaben.
inPoint Workflow Monitor
zeigt alle Informationen,
die für eine qualitative
Entscheidung erforderlich
sind.
Workflowaktionen können an
Bedingungen gebunden sein,
die mit dem intuitiven
Workflowdesigner gestaltet
werden.
Während der Aufgaben-
bearbeitung können weitere
Dokumente zur Fallbeurteilung
geöffnet, bzw. neue Dokumente
hinzugefügt werden.
22SYSTEMÜBERGREIFENDES
BUSINESSPROCESS MANAGEMENT
Selbst die Kontierung einer Rechnung kann im inPoint Workflow erfolgen.
Dabei finden Sie Unterstützung in automatischer Belegerfassung, um den Belegerfassungsaufwand um bis zu 80% zu reduzieren.
23SYSTEMÜBERGREIFENDES
BUSINESSPROCESS MANAGEMENT EVERYWHERE
Die Endanwender einer Prozesslösung können
nicht unterschiedlicher sein. Dies gilt auch für
die Endgeräte, welche in einer Unternehmung
zum Einsatz kommen.
Bei H&S steht die einfache Bedienung und eine
ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit bei jeder
Applikation im Vordergrund. Das integrierte
Portal passt sich sowohl den Endanwendern
als auch den Endgeräten an.
24D I G I TA L W O R K F L O W M A N A G E M E N T
N A C H H A LT I G E S P R O Z E S S D E S I G N
Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung
der Workflows erfüllt werden müssen. Der intuitive Workflowdesigner lässt keine Wünsche offen. Dank übersichtlicher Swimming Lanes sind
Prozesse und Teilprozesse auch nach Monaten und Jahren schnell an geänderte Situationen angepasst.
25KAPITEL 5
B E L E G A U TO M AT I S I E R U N G
26A U T O M AT I S I E R T E B E L E G E R FA S S U N G
PA P I E R , D I G I TA L , E G A L
Das manuelle Erfassen von Belegen ist auch heute noch gängige Praxis. Eine zeitaufwändige und fehleranfällige Methode, die durch den Einsatz
von Software zur Formularerkennung um den Faktor 4-5 optimiert werden kann. Verbessern Sie die Durchlaufzeiten von Geschäftsfällen in Ihrer
Organisation mittels Formularlesesystem, welche Belege in lesbare Daten transformiert. Die gewonnenen Daten werden dem SAP System übergeben.
Zusätzlich kann die weitere Verarbeitung in der inPoint e.Akte und angeschlossenen e.Prozessen erfolgen.
SCAN/OCR Noch effizienter sind elektronische
Rechnungen im ZUGFeRD Format.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht
E-MAIL
PDF/A
KLASSIFIKATION DATENIMPORT im Wesentlichen aus zwei Teilen:
(NACH FORMAT, NACH SAP
LAYOUT, INHALT) Aus einer visuellen Darstellung der
Rechnung für den Menschen und aus
maschinenlesbaren strukturierten
FAX Daten. Die visuelle Darstellung der
Rechnung erfolgt in Form von
DF/A-3. Die maschinenlesbaren
ABC strukturierten Daten im XML-Format
ZUGFeRD
werden dem PDF/A-3 als Anhang
XML DATENEXTRAKTION e.AKTE e.PROCESS beigefügt. Somit dient das PDF als
UND AUFBEREITUNG DMS WORKFLOW
Container sowohl für die visuelle
Darstellung als auch für die struk-
turierten Daten im XML-Format.
Weitere Informationen zu ZUGFeRD
e.COMPLIANCE
ARCHIV
27KAPITEL 6
ARCHIVE MIGRIEREN
28DI E E I NFACHSTE ART
D E R S A P ® A R C H I V M I G R AT I O N
ARCHIVE VON DRITTANBIETERN NACH inPoint MIGRIEREN
1 Der inPoint CSS Migration Client
liest über TOA01 Fremd Archivinhalte
aus und übergibt Dokumente, Daten
Bislang glich die Ablöse von Archiven einem Pferdewechsel in der Mitte des Flusses.
und Listen inPoint CSS Archive.
Mit inPoint CSS ist die Migration von Herstellern wie OPENTEXT, EASY, SER u.v.m. ein sicheres und
einfaches Unterfangen. Die Archivmigration läuft unauffällig im Hintergrund und deckt als
Nebenprodukt Fehler im Altarchiv auf (Dokumente ohne Metadaten / Metadaten ohne Dokument). 2 Archivierung entsprechend
Übergabeparameter (Medien)
inPoint CSS
4
3 Nach Archivierung auf inPoint CSS
Medium werden die Archivmetadaten
SAP ALT inPoint CSS in der inPoint CSS DB gespeichert.
Server ARCHIV MIG CLIENT
1 2 4 Rückmeldung von inPoint CSS
an SAP über erfolgreiche
Archivierung der Daten.
5 3
5 Nach vollständiger Kopie aller
Dokumente wird das Repository
auf das inPoint CSS Archive
umgeschaltet. Das Altarchiv
kann abgeschaltet werden.
29VIELLEICHT KENNEN SIE
UNSERE KUNDEN IM BEREICH SAP
Semiconductor industry AT Chemische Industrie DE Metallverarb. Industry DE Haushaltswaren Industrie DE Finanzwesen DE Maschinen/Anlagenbau DE
Maschinen/Anlagenbau DE Automotive DE Maschinenbau DE Elektronik DE Zellstoffindustrie DE Kommunale Verw. DE
Nahrungsmittel DE Einrichtung Ladenbau CH Luftfahrt DE Elektronik DE Anlagenbau DE Chemische Industrie AT
Flughafen Transport AT Versicherung AT Kommunale Verwaltung AT Telekom AT Verlagswesen AT Bauwesen AT
Finanzwesen AT Energiewirtschaft AT Stadtwerke Wien AT Mineralöl CH Lebensmittel CH Transport Logistik CH
Energiewirtschaft DE Einzelhandel AT Veranstaltung DE Maschinenbau DE Maschinenbau DE
30Die einfachste Art
mit Dokumenten zu arbeiten
H&S Heilig und Schubert Software AG H&S Heilig und Schubert
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inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation.
Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Texte auszugsweise aus Dokumentationen von SAP,
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gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und
Vollständigkeit der Angaben. DOCID-CRU20170420Sie können auch lesen
