ISHAPCARD: Alles was Sie für die Personalerfassung brauchen! - Rechtskonform dokumentieren - Auflagen erfüllen Pakete & Funktionen - Web-App & ...
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ISHAPCARD: Alles was Sie für die Personalerfassung brauchen! Rechtskonform dokumentieren – Auflagen erfüllen Pakete & Funktionen – Web-App & Android-App 1
Personalerfassung: Aufwändig, aber unbedingt erforderlich Personalerfassung: Die Dokumentation von Eigen- und Fremdpersonal auf Bauvorhaben ist durchaus zeitaufwändig und einigermaßen kompliziert. Zahlreiche Gesetze schreiben vor, was zu tun ist und Verstöße ziehen teils hohe Strafen nach sich. Die Personen auf dem Bauvorhaben vollständig und korrekt zu erfassen, ist daher unabdingbar. Wissen Sie, welche Gesetze und Bestimmungen Sie dabei befolgen müssen? Hier ist ein kleiner Auszug: • Arbeits- und aufenthaltsrechtliche Bestimmungen: Verfügen alle Arbeiter aus Drittstaaten über einen gültigen Aufenthaltstitel? Besteht eine gültige Arbeitsgenehmi- gung? Wann liegt ein Fall von Schwarzarbeit vor? Mit welchen Strafen ist zu rechnen? • Sozialrechtliche Bestimmungen: Werden die gesetzlichen Regelungen zur Verhinderung einer Unterentlohnung der Arbeiter und zur korrekten Abführung sozialversicherungsrechtlicher Abgaben eingehalten? • Datenschutzrechtliche Bestimmungen: Welche Maßnahmen sind zum Schutz personenbezogener Daten erforderlich? Wie weit gehen die Pflichten des Auftraggebers zur Dokumentation von Personen und Firmen auf einem Bauvorhaben? • Haftungsrechtliche Bestimmungen: In welchen Fällen kann es zu einer persönlichen Haftung als Auftraggeber für Fehlverhalten des Auftragnehmers kommen? Es ist den Bau-Fachleuten auf Ihren Projekten nicht mehr wirklich zumutbar, über all diese Gesetze Bescheid zu wissen – und Juristen sind derzeit (noch?) nicht fixer Bestandteil eines Baustellen-Teams. Dennoch verlangen die Prüfbehörden eine umfassende, vollständige und korrekt geführte Dokumentation. Auf den dahinterstehenden Zeitaufwand und die juristischen Schwierigkeiten nehmen sie dabei keine Rücksicht. Und die Strafen für fehlende Dokumente, nicht ange meldete Arbeiter oder Lohndumping werden ständig höher. Dass Sie dokumentieren müssen, steht wie Sie sehen überhaupt nicht zur Debatte. Aber wie viel Zeit Sie und Ihre Mit arbeiter damit verbringen, können Sie jedenfalls beeinflussen!
Einfacher geht‘s mit dem ISHAP System 1. A B C 1. Auftragnehmer übersendet die Personaldatensätze an den Auftraggeber Auftragnehmer Auftraggeber 2. Rückmeldung vom System, ob die Daten und A B C Dokumente der jeweiligen Arbeiter valide sind 2. 3. 3. Zusendung / Übergabe der Ausweise A 1. Bauleiter scannt auf Bauvorhaben Bauleiter 2. Arbeiter unterschreibt, wenn notwendig, 1. die Unterweisung A 3. Arbeitsantritt 2. 3. A 1. Arbeiter scannt Karte bei Zutrittslösung 2. Rückmeldung nach dem Ampelsystem 1. 2. 3. 3. Arbeitsantritt Bewertung nach dem Ampel-System Ihre Vorteile im Überblick Nach dem Scannen der Ausweiskarte wird Ihnen am • Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Smartphone das Foto der Person sowie der Datensatz- Bestimmungen Status angezeigt. • Dokumentenmanagement nach länderspezifischen Vorgaben • Unterschreiben der benötigten Personen dokumente direkt am Smartphone • Unterweisungssystem mit Texten für bis zu 29 Länder • Benachrichtigungssystem bei fehlenden oder ablaufenden Dokumenten • System zur Hinterlegung von Qualifika tions- und Ausbildungsnachweisen Ihrer Arbeiter • Erfassung sämtlicher Firmendokumente • Kombination mit unseren Zutrittslösungen (ISHAP Scan-Station, ISHAP Drehkreuz, Ergebnis grün: Alles ok! ISHAP Drehkreuzcontainer, ISHAP Schließzylinder) möglich Ergebnis orange: Unterweisung noch nicht unter- • Weniger Verwaltungsaufwand: Digitale schrieben, Unterschrift abgelaufen Erfassung der Anwesenheit und Selbst- kontrolle der Arbeiter Ergebnis rot: Dokumente fehlen, Scheinunternehmen, nicht angemeldet, gesperrt, etc. 3
Personal dokumentieren mit ISHAPCARD Die wichtigsten Funktionen Intelligentes Dokumentenmanagement Wer welche Dokumente vorlegen muss, ist aufgrund der geltenden Gesetze relativ kompliziert. Das Dokumenten mangement gibt Ihnen anhand weniger Basisinformatio- nen vor, welche Dokumente notwendig sind, damit ein Arbeiter legal auf Ihrem Bauvorhaben arbeiten darf. Abhängig von seiner Nationalität und dem Firmensitz sowie dem Firmentyp seines Arbeitgebers sind unter- schiedliche Dokumente pro Arbeiter notwendig: • Dokumente zur Feststellung der Identität des Arbeiters • Sozialversicherungsrechtliche Dokumente und Unterlagen • Aufenthaltsrechtliche Dokumente • Arbeitsrechtliche Dokumente hinsichtlich der Berech- tigung zur Aufnahme einer Tätigkeit • Notwendige Meldungen an Aufsichtsbehörden und Kontrollorgane Benachrichtigungssystem Ausweisnummern Check Diverse Personen- und Firmendokumente sind nur für Bereits bei der Erfassung der Personaldaten führt die einen begrenzten Zeitraum gültig und verfügen somit Software einen Check durch, ob die angegebene Ausweis- über ein Ablaufdatum. Beim Erfassen des Dokuments nummer bereits in Ihrer Kundendatenbank existiert und speichern Sie diese Ablaufdaten einfach ab bzw. bitten verhindert so die mehrfache Anlage desselben Arbeiters. Ihren Auftragnehmer um Übermittlung via ISHAPCARD LIGHT. Die Software erinnert Sie dann auf Wunsch wahlweise per Benachrichtigung direkt in der Software oder per E-Mail rechtzeitig daran, dass ein Dokument demnächst ungültig wird. So können Sie zeitgerecht reagieren. Social Insurance Check In Ö sendet das ISHAP-System in von Ihnen definierten Intervallen und zu von Ihnen definierten Bedin- gungen eine Anfrage an den Sozialversicherungsträger, ob die Person bei ihrem Arbeitgeber tatsächlich und im angegebenen Ausmaß angemeldet ist. Das ISHAP-System verlangt die verpflichtende Hinterlegung eines Dokuments zur Bestätigung der korrek- ten sozialversicherungsrechtlichen Anmeldung durch Ihren Auftragnehmer vor der erstmaligen Übersen- dung eines Personaldatensatzes. 4
Dokumentenfreigabe an das Kontrollorgan Für jedes Projekt gibt es innerhalb der ISHAP-Software einen sogenannten „BMF-Freigabebutton“. Mit dieser Schaltfläche können Sie die jeweilige Datenbank für einen begrenzten Zeitraum für die Finanzpolizei freigeben. Die Beamten können damit quasi eine Fernkontrolle durchführen, sodass – wenn es keine Auffälligkeiten gibt – keine Vor-Ort-Kontrolle stattfinden muss, die womöglich den reibungslosen Betrieb beeinträchtigen würde. BMF-FREIGABEBUTTON zeitlich begrenzte Freigabe für die Finanzpolizei Für jeden Personaldatensatz auf Ihrem Bauvorhaben besteht die Möglichkeit eine Übersendung des voll- ständigen Datensatzes mit allen hinterlegten Dokumenten per E-Mail an das zuständige Kontrollorgan auszulösen. So können die Dokumente rasch und einfach überprüft werden. Unterweisungssystem Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, standardisierte oder individuelle Unterweisungstexte zu hinterlegen, die für bis zu 29 Länder verfügbar sind. Je nach Nationalität des Arbeiters unterschreibt jener die Unterweisung damit in seiner Muttersprache, wodurch sichergestellt ist, dass er den Text verstanden hat. Werden Datensätze mittels Ausweisscan von ISHAPCARD LIGHT Kunden oder aus der Zentraldatenbank auf das Projekt übernommen, muss der Arbeiter jedenfalls eine Unterweisung unter- schreiben, da diese projektspezifisch ist. Firmendatenbank In der Firmendatenbank erfassen Sie alle Unternehmen deren Arbeiter für Sie bzw. auf Ihren Projekten tätig sind. Für österreichische Firmen stehen umfangreiche Abfragen zur Verfügung: Scheinunter nehmensliste BMF, HFU-Liste, WKO-Datenbank (Gewerbeberechtigung), Hauptverband (Dienstgeber- Beitragskontonummer). In der Firmendatenbank erfassen Sie alle Unternehmen deren Arbeiter für Sie bzw. auf Ihren Projekten tätig sind. Pflichtdokumente sowie Dokumente die zeitlich befristet sind, werden automatisch von Ihrem Auftragnehmer bei der erstmaligen Übersendung eines Personaldatensatzes via ISHAPCARD LIGHT ver- langt. Dabei ist auch die Eingabe eines Ablaufdatums – sofern für das jeweilige Firmendokument gesetz- lich erforderlich – durch Ihren Auftragnehmer verpflichtend durchzuführen. 5
Zutritts- und Zeiterfassungssystem Ausbildungs- und Qualifikationssystem für Da auf jedem Ausweis ein Barcode aufgedruckt ist, kön- den effizienten Personal-Einsatz nen die Ausweise für das Zutrittssystem und optional • Übersichtliche Auflistung und Darstellung sämtlicher auch zur Zeiterfassung genutzt werden, indem sie bei Ausbildungen und Qualifikationen Arbeitsbeginn und -ende gescannt werden. So sind auch • Effizienter Personal-Einsatz am Bauvorhaben weitere Auswertungen wie Wochen- oder Monatsberichte • Übersichtliche Darstellung und Auswertung dank möglich und man weiß jederzeit, wer auf dem Projekt einfacher Filtermöglichkeit aktuell tätig ist. • Upload der benötigten Dokumente zum Nachweis gegenüber Kontrollbehörden Inventar- / Verleihsystem / Schlüsselausgabe-System Über das ISHAP-System lassen sich Barcodes für Schlüssel oder wertvolle Maschinen erstellen. Ausgedruckt auf Schlüsselanhänger oder Etiketten und an den Gegen- ständen angebracht, können Sie diese dann über das ISHAP-System verleihen, indem Sie den Barcode des Gegenstandes und den Barcode auf dem Ausweis der ausleihenden Person scannen. So haben Sie immer den Überblick, welche Schlüssel bei welcher Firma sind oder wer sich eine Maschine ausgeliehen hat. ISHAPRISK – Die perfekte Risikobewertung für Ihre Sicherheit Anhand mehrfach bewährter Kriterien erkennt ISHAPRISK mögliche Risikofaktoren bei den Unternehmen Ihrer Auftrag- nehmer, noch bevor sie sich verwirklichen können. Hier können Sie von unserer umfangreichen Erfahrung profitieren und Ihr Risiko erfolgreich minimieren. Die Risikoanalyse ermittelt eine individuelle Sicherheitsbewertung auf Basis der von Ihnen definierten Kriterien und bietet Ihnen zahlreiche Funktionen: • Kundenspezifische Risikounternehmen, -personen und -adressen • Veränderungen handelnder Personen (HGf, GGf,…) • Veränderungen der Gesellschaft (Sitzverlegung, Umfirmierung,...) • Öffentliche Datenbanken/Register (HFU, Scheinunter- nehmen,…) • Gewerbe-Berechtigungen • Kriterien aus kundeneigenen Datenbanken Zusätzlich bietet Ihnen ISHAPRISK aufgrund der dahinterliegenden vollständig lizenzierten Firmendatenbank Zugriff auf sämtliche im Firmenbuch hinterlegten Daten und Unterlagen (Unterschriftsproben, Jahresabschlüsse, Firmenbuchaus züge,…) sowie die im GISA hinterlegten Gewerbeberechtigungen. 6
ISHAPCARD: Die Produktpakete im Überblick Welche Variante der ISHAPCARD Software für Sie am besten ist, hängt von einigen Faktoren ab: Sind Sie in erster Linie Auftragnehmer oder Auftraggeber (GU)? Haben Sie sehr viele kleine Baustellen oder realisieren Sie hauptsächlich große Bauvorhaben? Möchten Sie das Personal zentral, bspw. am Hauptfirmensitz erfassen oder soll dies auf der Baustelle erfolgen? Wir stellen Ihnen hier unsere Pakete im Überblick vor: ISHAPCARD LIGHT Diese kostengünstige Basisversion mit ISHAPCARD LIGHT+ den wichtigsten Funktionen eignet sich Mit ISHAPCARD LIGHT+ haben Sie zusätzlich am besten für Auftragnehmer, die für Produkte für die ÖGK Abfrage zur Überprüfung der Da- unterschiedliche Auftraggeber tätig sind Auftragnehmer tensätze Ihrer Subunternehmer integriert. und die vertraglichen Anforderungen die- Dank der vollautomatischen ÖGK-Abfra- ser erfüllen müssen. Profitieren Sie von ge wird überprüft, ob die Arbeiter Ihrer unserem intelligenten Dokumenten Sub-Unternehmer korrekt zur Sozial ISH management und senden Sie HT AP versicherung angemeldet wurden. LIG C AR Personaldatensätze direkt aus RD Die Eingangsbox für den Emp- D C A LIG der Software an Ihre Auftrag- fang von Personaldatensätzen AP HT ISH geber. Auch Sub-Sub-Unter Ihrer Subunternehmer hilft + nehmer können Sie mit Ihnen, Ihren Verwaltungs- ISHAPCARD LIGHT erfassen. aufwand zu reduzieren. ISHAPCARD ONE ISHAPCARD ZDB Für Einzelprojekte oder ARGEn Die Vollversion der ISHAPCARD IS H B ZD konzipiert ist ISHAPCARD ONE. Software bietet Ihnen eine AP RD A C RD A C Die Erfassung erfolgt direkt auf ON AP praktische Zentraldatenbank, mit dem Bauvorhaben, Baustellenaus- E IS H der Sie Eigen- und Fremdpersonal, weise werden vor Ort gedruckt, aus- Auftragnehmer und Bauvorhaben opti- gegeben und abgerechnet. Inkludiert sind mal verwalten können. Unternehmensweit alle Funktionen der ISHAPCARD Software gültige Zentralausweise verkürzen den wie Dokumentenmanagement, Benach- Produkte für Dokumentationsaufwand am Bauvorha- Auftraggeber richtigungssystem, Firmendatenbank, usw. ben, ein Zeiterfassungssystem, ein Modul zur Schlüsselausgabe und ein System zur Abrechnung der von Ihnen erstellten Aus- weise ergänzen den Funktionsumfang. 7
ISHAP Zutrittslösungen Baustellensicherheit wird ein immer drängenderes Problem. Vor allem, weil Bauherren und Generalunternehmen für die Sicherheit am Bau sowie alle rechtlichen Belange auf einer Baustelle zur Rechenschaft gezogen werden. Die ISHAP Zutritts lösungen sind nicht nur einfach und praktikabel im täglichen Einsatz, sondern entsprechen auch höchsten Sicherheits standards. Alle Zutrittslösungen werden vorab technisch für das gewünschte Bauvorhaben eingerichtet. Ein Stromanschluss und eine Daten-SIM-Karte genügt und die ISHAP Zutrittslösungen sind für Sie einsatzbereit. Die Verbindung zum Internet wird über das integrierte LTE-Modem hergestellt. ISHAP Drehkreuz ISHAP Scan-Station Die für außen geeignete Dreh- Die ISHAP Scan-Stationen sind kreuzlösung dient zur temporären eine kostengünstige Lösung Arealab sicherung und ist funkti- zur Erfassung der Anwesenheit onell an unsere Software, insbe- und Selbstkontrolle der Arbei- sondere an die bewährten ISHAP ter. Der Terminal ist ebenfalls Parameter fehlende Dokumen- an die bewährten ISHAP Pa- te, abgelaufene Dokumente, etc., rameter gekoppelt und zeigt gekoppelt. Das bedeutet, wenn etwa Dokumente feh- mittels LED-Anzeige nach Anhalten der NFC-Karte den len oder abgelaufen sind, verweigert das Drehkreuz Datensatz-Status „rot“ oder „grün“ an. Zusätzlich steht automatisch den Zutritt zum Bauvorhaben. Sie können Ihnen eine detaillierte Zutrittsauswertung für Ihr Bauvor- aber auch selbst in ISHAPCARD durch Deaktivierung / Ak- haben zur Verfügung. Somit ist jederzeit nachvollziehbar, tivierung eines Personaldatensatz jederzeit entscheiden, welche Person wann wie viel Zeit auf Ihrer Baustelle ver- welchen Personen Sie gerne Zutritt gewähren möchten. bracht hat. ISHAP Drehkreuzcontainer ISHAP Schließzylinder Die mietbare Drehkreuz-Container-Kombi ermöglicht die Der mietbare ISHAP Schließzylinder sichert im Innen perfekte Zugangssicherung für Ihr Bauvorhaben. In den bereich den Zutritt für Ihr Bauvorhaben bzw Ihren Bau- Sicherheitscontainer ist das ISHAP Drehkreuz bereits in- container. Der batteriebetriebene ISHAP Schließzylinder tegriert und Platz für die Einrichtung eines Büros für Ih- wird dazu von einem System-Techniker gemeinsam mit ren Portier steht auch zur Verfügung. Selbstverständlich dem Wireless Gateway (einem speziellen LTE Router) vor ist auch diese Lösung funktionell an unsere Software, ins- Ort direkt für Sie bei einer bestehenden Türe montiert und besondere an die bewährten ISHAP Parameter fehlende in Betrieb genommen. Selbstverständlich ist auch diese Dokumente, abgelaufene Dokumente, etc., gekoppelt. Lösung funktionell an unsere Software, insbesondere an die bewährten ISHAP Parameter fehlende Dokumente, abgelaufene Dokumente, etc. gekoppelt. Die Türe lässt sich nur öffnen, wenn beim Datensatz-Status der Person „Alles OK (grün)“ ist. Andernfalls wird der Zutritt verwei- gert, das LED leuchtet „rot“ und die Türe bleibt versperrt. In Kooperation mit 8
ISHAPCARD: Im Ausland Die bewährte ISHAPCARD Personaldokumentation steht Ihnen nun auch für Bauvorhaben in Deutschland und der Schweiz zur Verfügung. ISHAPCARD Deutschland ISHAPCARD Schweiz Ihre Vorteile im Überblick: Ihre Vorteile im Überblick: • Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Bestimmungen • Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Bestimmungen • Dokumentenmanagement nach deutschen Vorgaben • Dokumentenmanagement nach Schweizer Vorgaben • Unterschreiben der Mindestlohnbestätigung und • Erfassung sämtlicher relevanter Personen- und Unterweisung direkt am Smartphone Firmendokumente • Erfassung von Arbeitsstunden und Mindestlohn • Kombination mit unseren Zutrittslösungen • Erfassung sämtlicher relevanter Firmendokumente (ISHAP Scan-Station, ISHAP Drehkreuz und • Kombination mit unseren Zutrittslösungen ISHAP Drehkreuzcontainer) möglich (ISHAP Scan-Station, ISHAP Drehkreuz und • Weniger Verwaltungsaufwand: digitale Erfassung ISHAP Drehkreuzcontainer) möglich der Anwesenheit und Selbstkontrolle der Arbeiter • Weniger Verwaltungsaufwand: digitale Erfassung der Anwesenheit und Selbstkontrolle der Arbeiter Für die Erweiterung Ihrer ISHAPCARD Software Lizenz kontaktieren Sie einfach den ISHAP Vertrieb unter der Nummer +43 (0)1 236 4132-98. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen! 9
Die ISHAP HoloCard • Eine Karte für alle: Die HoloCard ist für alle Auftraggeber und alle Bauvorhaben in Österreich 3 Jahre lang gültig (exklusiv für Kunden aus Österreich). • Fälschungssicher dank Hologramm • Prüfung der Daten (Dokumente / Foto) durch ISHAP: nach Anforderung der HoloCard werden die Dokumente und das Foto durch ISHAP geprüft. Dadurch sparen Sie Aufwand für Nachbearbeitungen • Ausweisdruck am Bauvorhaben entfällt: Dadurch können sich die Kosten reduzieren, die Ihnen Ihr Auftraggeber weiterverrechnet. Bitte halten Sie dazu mit Ihrem Auftraggeber Rücksprache, ob er bei Verwendung der HoloCard vergünstigte Konditionen anbietet. ÖGK SBBG-Abfrage Unternehmen Anmeldestatus? (Scheinunternehmen) intern gesperrt? Person Name Unterweisung ING. MAXIMILIAN berechtigt? MUSTERMANN vorhanden? Firma MUSTER FIRMA GMBH MUSTERSTRASSE 12/34 1234 MUSTERORT Sozialversicherungsnr. Gültig bis 0000 00 00 00 01/2020 Personendokumente Personendokumente Person abgelaufen? vorhanden? gesperrt?
Funktionsumfang & Pakete ISHAPCARD LIGHT LIGHT+ ZDB ONE Intelligentes Dokumentenmanagement Welche Dokumente müssen pro Arbeiter erfasst werden? P P P P Benachrichtigungssystem Erinnerungsfunktion bei ablaufenden oder fehlenden Dokumenten P P P P Check der Ausweisnummer zur Vermeidung von Mehrfachanlagen P P P P Überprüfung des Anmeldestatus beim Sozialversicherungsträger durch automatische Abfragen bzw. verpflichtende Übermittlung P P P von Firmendokumenten durch den Auftragnehmer Firmendatenbank P P P Darstellung von Sub-Sub-Verhältnissen P P P Dokumentenfreigabe an das Kontrollorgan Gibt die Daten der eigenen Datenbank für begrenzte Zeit für die Finanzpolizei frei P P Unterweisungssystem (projektbezogene sicherheitstechnische Unterweisungen in mehreren Sprachen) P P P Erfassung von Auftragnehmern (Subunternehmern) P P P P Personal-Datensätze empfangen P P P Personal-Datensätze senden P P P Inventar- und Verleihsystem Verwaltung und Verleih von Inventargegenständen P P (wie z.B. Maschinen und Werkzeug) Schlüsselausgabe-System Verwaltung und Zuordnung von ausgegebenen Schlüsseln (z.B. Wohnhausanlage) P P Zutritts- und Zeiterfassungssystem (Ausweis-Scan mit Smartphone, Barcodescanner oder Drehkreuzsystem) P P ISHAP HoloCard für Eigenpersonal bei Unternehmen mit Sitz in Österreich auftraggeber- und projektübergreifend im In- und Ausland drei Jahre gültig Mitarbeiterausweise P P P Zentralausweise (unternehmensweit gültig) P Projektbezogene Ausweise (bspw. Baustellenausweise) P P Abrechnungssystem für Ausweise P P Einheiten (z. B. Baustellen) anlegen und Personal zuordnen P Telefon- und E-Mail-Support P P P P ISHAP Vertrieb ISHAP Support +43 (0)1 236 4132-98 +43 (0)1 236 4132-99 vertrieb@ishap.at support@ishap.at 11
ISHAP Personaldokumentations GmbH +43 (0)1 236 4132-0 Giefinggasse 6/2/2.4, 1210 Wien +43 (0)1 236 4132-50 www.ishap.at office@ishap.at Fotos: © Adobe Stock, ISHAP 12
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