Kendox InfoShare - Information starts living!
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Kendox InfoShare
Information starts living! Facts
Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist für den Einsatz in Unterneh- Umfassende DMS/ECM Lösung
men ausgelegt, die das Management von elektronischen Dokumenten, inkl. Vorgangsmanagement
Informationen, Akten und Prozessen nachhaltig optimieren wollen. Prozessmanagement für Akten
und Dokumente
Die sehr hohe Skalierbarkeit und Offenheit des Gesamtsystems garan- Revisionssicheres Archiv
tieren, dass sowohl kleinere Teams und Arbeitsgruppen als auch un-
Auch als Cloud Service verfügbar
ternehmensweite Anwendungen abgebildet werden können. Die Benut-
zer arbeiten dabei mit der Anwendung ihrer Wahl - entweder mit dem Integration mit Fachanwendun-
gen über offene Web-API
Windows Client, dem Web Client im Browser, nahtlos integriert mit einer
führenden Anwendung wie z.B. ERP-Systemen oder mit der hochmoder- Offene Architektur basierend auf
nen App für mobile Geräte. Dabei ist immer sichergestellt, dass die ver- Microsoft .NET
walteten Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform im Dokumen- Web Services und WCF Interface
tenarchiv verwaltet werden.
Dokumentenmanagement (oder auch ECM – Enterprise Content Manage-
ment) bedient dabei verschiedene Unterfunktionen: Dokumente werden
erfasst, im DMS System unter Compliance Gesichtspunkten archiviert
und mit bestehenden Geschäftsprozessen integriert. Zusätzlich werden
Dokumente mit bestehenden Fachanwendungen integriert, die Verwal-
tung der Dokumente mit verschiedenen Standardanwendungen sicherge-
stellt sowie der mobile Zugriff rund um die Uhr bereitgestellt.
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Kendox InfoShare
Effizientes Integrierter Revisionssichere
Dokumentenmanagement Vorgangsmanager Archivierung
Informationen werden in Unternehmen Geschäftsprozessmanagement steht Eine zentrale Anforderung an ein Do-
heute immer noch häufig an verschiede- bei vielen Unternehmen – unabhängig kumentenmanagementsystem ist die
nen Orten verwaltet. Ein übergreifender von Größe und Branche – ganz oben auf Archivierung und Langzeitaufbewahrung
Zugriff auf alle Information und eine ef- der Agenda. Die Prozesse im Unterneh- von Dokumenten nach Compliance-Ge-
fektive Zusammenarbeit zwischen Ab- men werden nicht nur effizienter und sichtspunkten.
teilungen ist oft nicht möglich. schneller, sondern vor allem auch flexib-
ler und transparenter. Alle Dokumente – unabhängig davon,
«Kendox InfoShare» unterstützt Sie da- wo sie entstehen – werden im «Kendox
bei, Dokumente und Akten einfach und Mit dem «InfoShare Process Manager» InfoShare Server» abgelegt und verwal-
schnell innerhalb des Unternehmens können Abläufe vordefiniert werden, so tet. Nur so ist sichergestellt, dass eine
zur Verfügung zu stellen. Typische Do- dass wiederkehrende Prozesse immer gesetzeskonforme Aufbewahrung der
kumentenmanagement-Funktionen wie gleich ablaufen und deutlich ist, an Dokumente gewährleistet ist. Dabei ist
z.B. Check-Out/Check-In, Versionierung, welcher Stelle sich der Gesamtprozess es unerheblich, wie die Dokumente ins
Annotationen und flexible Suchmöglich- aktuell befindet und wer gerade verant- System kommen. Das Einscannen von
keiten stehen Ihren Anwendern dabei wortlich ist. Zusätzlich können individu- Dokumenten wird ebenso unterstützt
unmittelbar zur Verfügung. Dokumente elle Abläufe auch ad-hoc definiert wer- wie die manuelle Archivierung von Do-
können so effizient abgelegt, revisions- den – der Benutzer kann bei Bedarf also kumenten und Emails aus den Stan-
sicher archiviert und vor allem schnell festlegen, welchen Weg beispielsweise dard-Anwendungen wie z.B. Microsoft
und einfach wiedergefunden werden. ein Dokument durchlaufen muss, um Office oder Outlook oder das automati-
letztendlich freigegeben zu werden. sche Ablegen von Inhalten aus Fachan-
wendungen.
Kendox InfoShare
Mobile Web Client
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Kendox InfoShare
Integration mit Fachanwendun- Digitale Akten und Vorgangsbearbeitung und
gen und Portalen Dokumentenmanagement Geschäftsprozesse
Dokumente entfalten ihren echten Mehr- Dokumente und Emails können mit Geschäftsprozessmanagement steht
wert erst dann, wenn sie in die richtigen «Kendox InfoShare» einfach in digitalen bei vielen Unternehmen – unabhängig
Geschäftsprozesse und Fachanwendun- Akten strukturiert und verwaltet werden. von Größe und Branche – ganz oben
gen eingebunden sind. Die offene Archi- Die Akten selbst sind dabei beliebig auf der Agenda. Die Prozesse im Unter-
tektur von «Kendox InfoShare» erlaubt konfigurierbar und passen sich an Ihre nehmen werden dadurch nicht nur effizi-
ein unkompliziertes Zusammenspiel der Prozesse an – und nicht umgekehrt! enter und schneller, sondern vor allem
verschiedenen Lösungen. Damit kann zum Beispiel über den auch flexibler und transparenter.
Bereits heute stehen zahlreiche Integ- «Kendox Client» oder bequem aus Genau hier setzt der «Kendox InfoShare
rationen mit führenden Fachprozessen Fachanwendungen heraus auf ganze Process Manager» an. Mit dem Process
und Standardanwendungen bereit, die Akten zugegriffen werden. Alle Informa- Manager können Abläufe vordefiniert wer-
dafür sorgen, dass ein nahtloser Zugriff tionen befinden sich an einem Ort, sind den, so dass wiederkehrende Prozesse
der Fachanwendung auf die richtigen einheitlich strukturiert und jederzeit immer gleich ablaufen. Zudem ist jeder-
Dokumente, Akten und Prozesse ge- transparent im Zugriff. Schnell, einfach zeit schnell ersichtlich, an welcher Stelle
währleistet ist. und bequem. sich der Gesamtprozess aktuell befindet
und wer gerade verantwortlich ist.
Dokumente und Akten in Akten, Dokumente und Vorgangsbearbeitung für
Fachanwendungen einbinden Prozesse verwalten Akten & Dokumente
Mobiler Zugriff auf alle
Dokumente erfassen Revisionssicher archivieren
Informationen
Dokumente scannen, Archivierung, Compliance, Mobiler Zugriff, Web Browser
Belegdaten extrahieren Langzeitaufbewahrung und Cloud Service
Mit «Kendox InfoShare Scan» lassen Alle Dokumente – unabhängig davon, Ortsunabhängiges Arbeiten verspricht
sich Papierdokumente automatisiert wo sie entstehen – werden im «Kendox große Vorteile: höhere Flexibilität, Nähe
und schnell erfassen, klassifizieren InfoShare Server» abgelegt und verwal- zum Kunden und Zugriff auf Unterneh-
und verschlagworten. Zusätzlich ist tet. So ist sichergestellt, dass eine ge- mensdaten rund um die Uhr. Wichtig
eine intelligente Erkennung von Kopf- setzeskonforme Aufbewahrung der Do- ist, dass mobile Anwendungen nahtlos
daten (z.B. Belegnummer und -datum, kumente gewährleistet ist. in die Unternehmensprozesse integriert
UID-Nummer, IBAN) möglich, um Doku- Ein flexibles und hoch-konfigurierbares sind und die mobilen Prozesse auch über
mente gezielt und automatisch gleich Metadaten Management sorgt dafür, unterschiedliche Endgeräte verfügbar
dem richtigen Geschäftsprozess zuzu- dass Dokumente und Akten recher- sind. Erst dann können Angebote, Rech-
ordnen. chiert und perfekt in Geschäftsprozes- nungen und Verträge schnell freigegeben
Mit «Kendox InfoShare Batch» werden se eingebunden werden können. Und und Unternehmensdaten einfach recher-
zusätzlich Spool-Files oder andere be- über das umfangreiche Sicherheitskon- chiert werden.
reits digital existierenden Dokumente zept wird selbstverständlich sicherge- Mit «Kendox InfoShare» kann einfach
regelbasiert verarbeitet, archiviert und stellt, dass Dokumente nur von denje- und unkompliziert mobil mit Daten und
bei Bedarf an die richtigen Prozesse nigen eingesehen werden können, die Dokumenten gearbeitet werden. Dar-
übertragen. Verlässlich, flexibel und über die notwendige Berechtigung dafür über hinaus kann mit «InfoShare as a
hoch-performant. verfügen. Service» der gesamte Betrieb des Un-
ternehmensarchivs ausgelagert werden,
so dass nicht einmal eine eigene Archiv-
infrastruktur aufgebaut werden muss.
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Kendox InfoShare
Digitale Akten Dokumente erfassen mit InfoShare Scan
Speziell auf die Verwaltung von digitalen Akten zugeschnit- «Kendox InfoShare Scan» ist die komfortable Lösung, um in
ten, erlaubt «InfoShare Digitale Akte» die sachlogische Zu- Papierform vorliegende Dokumente automatisiert und schnell
sammenfassung von Dokumente in Akten und Dossiers. Je zu erfassen, bei Bedarf in Einzeldokument zu trennen, zu
nach Geschäftsprozess und Anwendungsfall werden unter- klassifizieren, automatisiert oder manuell zu indizieren und in
schiedliche Gliederungen und Eigenschaften für die Akten «Kendox InfoShare» abzulegen. Ebenso können die erfassten
konfiguriert. So lassen sich schnell und einfach Akten für die Dokumente an Vorgangs- bzw. Workflowsysteme weitergeleitet
unterschiedlichsten Anwendungsfälle wie z.B. Personalakten, werden. Zusätzlich werden optional z.B. Kopfdaten von Formu-
Kundenakten, Lieferantenakten etc. umsetzen. laren automatisch eingelesen und verarbeitet.
Microsoft Office Email-Archivierung mit Outlook, Lotus Notes, Groupwise
Die Integration von «Kendox InfoShare» mit Microsoft Office Emails sind aus dem täglichen Geschäftsalltag nicht wegzu-
erlaubt die digitale Archivierung sowie die Recherche von Do- denken. Sie müssen – genauso wie alle anderen Dokumente
kumenten direkt aus Microsoft Office heraus. Ein zentrales – in der unternehmensweiten Informationsarchitektur berück-
Vorlagenmanagement sowie die Verwaltung von Textbaustei- sichtigt werden. Mit «Kendox InfoShare» nutzt der Anwender
nen sind hierbei Bestandteil für eine effiziente Arbeite mit seine gewohnte Umgebung, um Emails interaktiv zu archivie-
Word, Excel und PowerPoint. ren bzw. aus dem Archiv zu recherchieren.
Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten Universelle, offene Schnittstellen
«Kendox InfoShare» bietet Ihnen eine Reihe verschiedener Zu- Für «Kendox InfoShare» ist eine vollständig offene Schnittstel-
griffsmöglichkeiten. So können Sie mit dem «InfoShare Client» lensammlung verfügbar. Mit diesen Schnittstellen (Web Ser-
oder über Ihre Fachanwendung auf die Dokumente zugreifen. vices, WCF, REST, XML API) sind nahezu alle Funktionen für
Genauso können Sie mit der «InfoShare HTML5 App» und Ih- individuelle Anforderungen über die API ansprechbar. «Kendox
rem Web Browser, Tablet oder Smartphone direkt mit den ar- InfoShare» kann so schnell und einfach in Ihre bestehenden
chivierten Inhalten arbeiten – ortsunabhängig und jederzeit. Fachanwendungen integriert werden.
Umfassende Erweiterungsmöglichkeiten Rechtskonforme (revisionssichere) Archivierung
«Kendox InfoShare» ist durch weitere leistungsfähige Kompo- «Kendox InfoShare» ermöglicht die zentrale, unveränderbare,
nenten und ergänzende Module erweiterbar, um alle Aspekte verfälschungssichere und nachvollziehbare Archivierung von
eines vollumfänglichen Informationsmanagements abzubilden: geschäftsrelevanten Akten und Dokumenten. Dabei kann der
• Integration mit Microsoft Office, Outlook, Exchange gesamte Lebenszyklus von Dokumenten von der Erstellung bis
• Integration mit Microsoft SharePoint, CRM, Dynamics hin zur kontrollierten Vernichtung der Informationen gesteuert
• Geschäftsprozessmanagementlösungen (Workflow) werden.
• Lotus Notes/Domino Integration und Groupwise Email Neben Digitalen Signaturen unterstützt «Kendox InfoShare»
Ablage nahezu alle marktüblichen Speichersysteme wie zum Beispiel
• Digitale Akten (z.B. Bau-, Personal-, Projektakte) EMC Centera, EMC Celerra, FAST LTA Silent Cubes, GRAU DATA
• ERP und andere Fachanwendungen File Lock, Hitachi HCP, Tivoli Storage Manager, IBM DR550,
• SAP Archivierung, Migration und Integration iTernity - iCAS für HP und NetApp SnapLock.
• IBM i (AS/400) Integration inkl. Konvertierungsfunktionen
(AFPDS)
• Integration von CAD-Formaten und CAD-Systemen
• Compliance Storage Systeme
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Kendox AG Kendox AG Kendox GmbH
Hauptsitz Niederlassung Österreich Deutschland
Bahnhof-Strasse 7 Favoritenstraße 87/2 Paul-Reusch-Str. 2
9463 Oberriet SG 1100 Wien 46045 Oberhausen
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08/2021
www.kendox.com | info@kendox.com
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