PARIS - Telefonbuch Partnerinformationssystem - Dokumentation für die Pflege des elektronischen Telefonbuchs
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Bern, Mai 2008, Version 1.0
PARIS – Telefonbuch
Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs
Rektorat
Stab Universitätsleitung
Projekt PARIS
PARIS – Telefonbuch
Partnerinformationssystem – Dokumentation für die Pflege des elektroni-
schen Telefonbuchs
Dierk Matthäus Bettina Marcolli
Medizinische Fakultäti Hochschulstrase 4
Murtenstrasse 11 CH-3012 Bern
CH-3010 Bern paris@id.unibe.ch
paris@id.unibe.ch
Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung .........................................................................................................................3 2. Supportorganisation und Umsysteme............................................................................3 2.1 Eingangskanäle Mutationswünsche ...................................................................................3 2.2 Übersicht betroffene Systeme ............................................................................................3 2.3 Klassifikation, Zuständigkeiten und Bearbeitung ................................................................4 3. FACTScience und Unitel2 ...............................................................................................6 3.1 Anzeige von Personen und Einrichtungen – Telefonbuch-Flag ..........................................6 3.2 Anzeige von Rollen ............................................................................................................7 4. Systematik zur Fehlerbestimmung unitel2.....................................................................9 5. Neuaufnahmen durch Sigma.........................................................................................16
Bern, April 2008
PARIS – Telefonbuch
Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs
1. Einleitung
Dieses Dokument beschreibt das Vorgehen von Mutationen in FACTScience im Zusammenhang
mit dem elektronischen Telefonbuch unitel2. Dabei handelt es sich in erster Linie darum, welche
Mutationen vorgenommen werden müssen, eher als dass beschrieben wird, wie die Mutationen
vollzogen werden. Für solche Fragen dient das Dokument „Basisdokumentation PARIS“. Ausser-
dem sei im Basisdokument auf das Kapitel „Verträge“ hingewiesen, welches weiteren Einblick in
den Aufbau der Datenbank gibt und für ein besseres Verständnis sorgen dürfte.
Im Folgenden befassen sich die Kapitel 2 und 3 mit grundsätzlichen Themen zum Aufbau des Te-
lefonbuchs, während Kapitel 4 eine Systematik zur Fehlerbestimmung beinhaltet – über ein Frage-
und Antwortsystem wird man zur richtigen Lösung geführt.
2. Supportorganisation und Umsysteme
Die Mutationswünsche treffen über eine einzige Stelle ein, nämlich über das HELPDESK der In-
formatikdienste der Universität Bern.
2.1 Eingangskanäle Mutationswünsche
Es existieren folgende Eingangskanäle für Supportanfragen und Mutationswünsche:
• E-Mail: Anfragen gelangen über unitel@unibe.ch herein. Sie gelangen damit in die Queue
unitel des Ticketsystems OTRS, betrieben vom Helpdesk.
• Telefon: Anfragen gelangen über die Helpdesk-Telefonnummer 031 631 49 99 herein.
• Paris-Viewer: Anfragen gelangen über den Paris-Viewer herein. Diese Anfragen müssen
aktiv abgeholt werden! Dazu Kapitel 5 beachten.
2.2 Übersicht betroffene Systeme
In folgender Liste ist dargestellt, welche Korrekturen grundsätzlich in welchem System vorgenom-
men werden bzw. wo gemeldet werden müssen:
Objekt Leitsystem Bemerkungen
Name Persiska / FACTS- Wenn der Name korrekt ist, aber z.B. gewünscht
cience wird, dass der Mittelname nicht angezeigt wird,
können die Felder „Nachname / Vorname für Tele-
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fonbuch“ verwendet werden.
Büronummer Telefonzentrale telefon@bt.unibe.ch; tvm.ph2@insel.ch
Uni / Insel
Institution IDB, FACTScien- Wenn einer Person die falsche Einheit zugeordnet
ce, andere Syste- ist, wird dies über die Rolleverschiebungen gelöst
me im Zentralbe- und nicht über Änderungen an den Institutionen.
reich
Adresse FACTScience
Telefonnummer Telefonzentrale telefon@bt.unibe.ch; tvm.ph2@insel.ch
Uni / Insel
Faxnummer FACTScience
Mailadresse FACTScience Prüfen, ob die angegebene Mailadresse existiert
und funktioniert!
Webseite Institution FACTScience
2.3 Klassifikation, Zuständigkeiten und Bearbeitung
Das Helpdesk klassifiziert, bearbeitet und verteilt die Mutationsanfragen in der Queue unitel wie
folgt:
Fall Aktivität Zuständig
1 Einfache Mutationen in FACTScience, die mit der Systematik Helpdesk
lösbar sind
2 Mutationen von Telefon- und Büronummern im Uni-Telefonkreis Telefonzentrale Uni
031 631 xx xx telefon@bt.unibe.ch
Telefon 8111
3 Mutationen von Telefon- und Büronummern im Insel-Telefonkreis Telefonzentrale Insel
031 632 xx xx tvm.ph2@insel.ch
Telefon 111
4 Mutationen bei den Strukturen der Aufbauorganisation, z.B. Queue: paris
Strukturänderungen, neue Kostenstellen Zuständig: Stab UL
5 Komplexe Fälle, Fragen und Wünsche, die weitere Massnahmen Queue: paris-spezial
benötigen Zuständig: Informatik-
dienste, Urs von Ler-
ber, Dierk Matthäus
Im folgenden Schema ist der Verarbeitungsprozess einer Anfrage beschrieben:
Seite 4/18Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Seite 5/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs 3. FACTScience und Unitel2 Die Unitel2-Darstellung einer Person, kann über folgenden Link kontrolliert werden (zuunterst in jedem Personeneintrag): Dasselbe gilt für die Einrichtungen: Für die Anzeige im Unitel2 gelten in den zwei folgenden Kapiteln aufgeführten Regeln: 3.1 Anzeige von Personen und Einrichtungen – Telefonbuch-Flag Sowohl auf Einrichtung, als auch auf Person und Rolle existiert ein Attribut „Im Telefonbuch zei- gen“. Dieses muss in allen drei Elementen auf „Ja“ gesetzt sein, damit eine Geschäftsadresse im Unitel2 gezeigt wird. Ist das Telefonbuch-Flag für eine Einrichtung auf „Nein“ gesetzt, so wird diese als Ganze unsicht- bar. So können Organisationseinheiten, die nicht gezeigt werden sollen, z.B. solche, die nicht zur Universität Bern gehören, pauschal unsichtbar gemacht werden. Ist das Telefonbuch-Flag für eine Person auf „Nein“ gesetzt, erscheint diese nicht im Telefonbuch. Seite 6/18
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3.2 Anzeige von Rollen
• Aktivität: Rollen müssen aktiv sein, d.h. der Rollenbeginn muss vor dem Tagesdatum und
das Rollenende nach dem Tagesdatum (inklusive) liegen, damit eine Rolle angezeigt wird.
• Relevante Rollentypen: Nur Rollen der Typen, die als relevant gekennzeichnet sind, wer-
den angezeigt. Dies geschieht im Konfigurationswerkzeug von FACTScience. Die relevan-
ten Rollentypen enthalten den Parameter TELEFONBUCH=J.
• Unsichtbare Rollentypen: Rollenbezeichnungen werden generell vor der vCard ange-
zeigt. Ausnahme: der Rollentyp enthält den Parameter SUPPRESS=J (z.B. für Rollentypen
MitarbeiterIn und MitarbeiterIn akademisch). Mit den Parametern TELEFON-
BUCH=J,SUPPRESS=J wird eine Rolle (d.h. deren Kontaktangaben) im Telefonbuch ge-
zeigt, aber die Rollenbezeichnung nicht.
• Reihenfolge: Zuerst werden Hauptgeschäftsadressen angezeigt, die allen vorgängig be-
schriebenen Kriterien entsprechen. Danach werden weitere Rollen (Nebenrollen) ange-
zeigt, d.h. solche, für welche das Attribut „Haupt-Geschäftsadresse“ den Wert „Nein“ hat.
Die Rollen werden innerhalb der beiden Gruppen in absteigender Hierarchiestufe ange-
zeigt (Attribut Kategorie auf dem Rollentyp im Konfigurautionswerkzeug). Es handelt sich
um dieselbe Reihenfolge, in welcher die Rollen in FACTScience angezeigt werden.
• Umfang: Bei Hauptgeschäftsadressen werden alle verfügbaren Kontaktdaten wiedergege-
ben. Bei Nebenrollen nur allfällige direkte Telefonnummer und Mailadressen, sofern diese
von denjenigen in der Hauptgeschäftsadresse abweichen.
• Privatadresse: Existiert keine Hauptgeschäftsadresse, aber eine Nebenrolle, die den oben
aufgeführten Kriterien genügt, wird an erste Stelle die Privatadresse angezeigt. Andernfalls
wird die Privatadresse nicht gezeigt, auch wenn sie vorhanden ist.
Im Diagramm auf der folgenden Seite sieht man, aus welchen Attributen sich eine Hauptgeschäfts-
adresse im Unitel2 aus FACTScience zusammensetzt.
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Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs
Felder aus FACTScience, die
dem Adresseintrag entsprechen
bei einer Haupt-
Geschäftsadresse
Seite 8/18Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Weitere Details zu den Regeln findet man auch im Konzept zum Unitel2. 4. Systematik zur Fehlerbestimmung unitel2 In der Folge werden die häufigsten Fehlanzeigen im unitel2 aufgeführt, die Fehlerquellen einge- kreist und die Fehlerbehebung in FACTScience beschrieben. Klicken Sie um weiterzukommen jeweils auf denjenigen Link in der rechten Spalte, welcher der korrekten Antwort entspricht. Immer mit Frage 1 beginnen! Frage 1 Eine Person erscheint im Unitel2, aber die Daten sind falsch Frage 9 Eine Person sollte im Unitel2 erscheinen, tut es aber nicht Frage 2 Eine Person erscheint im Unitel2, sollte es aber nicht Frage 24 Frage 2 Die Person findet sich in FACTScience und wurde mit Name und Vorname gesucht Frage 4 Die Person findet sich nicht in FACTScience Lösung 1 Frage 3 Name und Vorname sollen im Telefonbuch abweichend von den Angaben in Per- Lösung 2 siska geführt werden Name und Vorname sind falsch und müssen korrigiert werden Lösung 15 Frage 4 Die Person hat den Eintrag „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Nein“ gesetzt Lösung 3 Die Person hat den Eintrag „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Ja“ gesetzt Frage 5 Frage 5 Die Person hat keine Rolle zur gewünschten Einrichtung Lösung 4 Die Person hat eine Rolle zur gewünschten Einrichtung Frage 6 Frage 6 Die Person hat eine Rolle zur gewünschten Einrichtung, die Rolle hat aber den Lösung 3 Eintrag „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Nein“ gesetzt Die Person hat eine Rolle zur gewünschten Einrichtung, die Rolle hat den Eintrag Frage 7 „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Ja“ gesetzt Frage 7 Das Ende-Datum der Rolle ist abgelaufen oder das Beginn-Datum liegt in der Zu- Frage 11 kunft Die Rolle ist weder abgelaufen noch beginnt sie in der Zukunft Frage 8 Frage 8 Die zugeordnete Einrichtung hat den Eintrag „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Ja“ ge- Lösung 7 Seite 9/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs setzt Die zugeordnete Einrichtung hat den Eintrag „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Nein“ Lösung 6 gesetzt Frage 9 Es wird an erster Stelle eine Privatadresse gezeigt, sollte aber eine Geschäftsad- Frage 10 resse zu einer bestimmten Institution stehen Die erste Adresse ist eine Geschäftsadresse, diese ist falsch Frage 14 Die zweite oder eine der folgenden Adressen sind falsch Frage 19 Die Person erscheint doppelt im Telefonbuch Lösung 17 Frage 10 Die Person besitzt eine Geschäftsadresse zur gewünschten Institution Frage 7 Die Person besitzt keine Geschäftsadresse zur gewünschten Institution Frage 13 Frage 11 Die Rolle hat einen Vertrag zugeordnet Frage 12 Die Rolle hat keinen Vertrag zugeordnet Lösung 5 Frage 12 Der zugeordnete Vertrag ist abgelaufen, aber es existiert ein anderer Vertrag, der Lösung 8 auf dieselbe Einrichtung oder eine Stufe darüber/darunter lautet und noch nicht beendet ist. Dieser Vertrag hat eine andere Anstellungsnummer. Er kann als Nach- folgevertrag des der Rolle zugeordneten Vertrages betrachtet werden. Der zugeordnete Vertrag ist abgelaufen und es existiert kein anderer Vertrag, der Lösung 9 auf dieselbe Einrichtung (oder eine Stufe darüber/darunter) lautet und noch nicht beendet ist. Frage 13 Die Person besitzt eine Rolle auf einer Einrichtung, die hierarchisch direkt unter Lösung 10 oder über der gewünschten Einrichtung liegt oder eine andere Abteilung derselben Einrichtung betrifft. Diese Rolle ist offensichtlich die gemeinte / gewünschte Rolle und enthält auch die korrekten Kontaktdaten Die Person besitzt keine Rolle in der „Nähe“ der gewünschten Einrichtung Lösung 4 Frage 14 Es wird an erster Position die falsche Institution gezeigt Frage 25 Es wird an erster Position die richtige Institution gezeigt, aber deren Daten sind Frage 16 falsch Frage 15 Die falsche Rolle hat den gleichen Vertrag zugeordnet wie die richtige Rolle Lösung 23 Die falsche Rolle hat einen anderen Vertrag zugeordnet wie die richtige Rolle Lösung 11 Seite 10/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Frage 16 Die Postadresse, Website, Telefonnummer oder Faxnummer der Institution stim- Frage 27 men nicht für die angezeigte Person Name oder Vorname oder direkte Kontaktdaten sind falsch (Tel./Fax. direkt, e-Mail, Frage 17 Raum) Frage 17 Die Telefonnummer oder Büronummer ist falsch Lösung 13 Die E-Mail-Adresse ist falsch Lösung 14 Name oder Vorname sind falsch Frage 18 Die Faxnummer ist falsch Lösung 22 Andere Daten auf der Person oder Rolle sind falsch (z.B. Titel) Lösung 24 Frage 18 Es existiert kein Vertrag für die betroffene Person oder der jüngste Vertrag der Lösung 16 Person ist abgelaufen Es existiert ein aktiver Vertrag für die Person Frage 3 Frage 19 Es erscheinen Rollen, die nicht angezeigt werden sollen Frage 20 Es erscheinen Rollen doppelt Frage 21 Frage 20 Die überflüssige Rolle entspricht nicht der Realität Lösung 18 Die überflüssige Rolle entspricht zwar der Realität, sollte aber nicht im Telefon- Lösung 19 buch erscheinen. Die überflüssige Rolle ist abgelaufen, d.h. nicht mehr aktiv Frage 22 Frage 21 Die doppelten Rollen haben dieselben Rollentypen und auch sonst die gleichen Lösung 18 Werte oder eine der Rollen ist spezifisch (z.B. Sekretariat) und die andere unspezi- fisch (MitarbeiterIn oder MitarbeiterIn akademisch). Die unspezifische Rolle ist dann überflüssig. Die doppelten Rollen entsprechen effektiv verschiedenen relevanten Rollen der Frage 23 Person an derselben Einrichtung (z.B. Institutsleiter und Blockunterricht-Leiter). Frage 22 Die Rolle hat einen Vertrag zugeordnet Lösung 9 Die Rolle hat keinen Vertrag zugeordnet Lösung 20 Frage 23 Die Anzeige aller doppelten Rollen ist effektiv sinnvoll Lösung 21 Die Anzeige aller doppelten Rollen ist nicht sinnvoll Lösung 3 Seite 11/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Frage 24 Die Person hat zwar mal an der Universität Bern gearbeitet, dies gehört aber der Frage 22 Vergangenheit an. Die angezeigte Rolle ist aber noch als aktiv eingetragen (Ende- Datum fehlt oder in der Zukunft) Die Person hat keinen direkten oder anzuzeigenden Kontakt mit der Universität Lösung 19 Bern und soll generell nicht angezeigt werden. Frage 25 Die Person besitzt eine andere Rolle als Zweitadresse zur richtigen Einrichtung Frage 26 Die Person besitzt keine andere Rolle als Zweitadresse zur richtigen Einrichtung Lösung 10 Frage 26 Die falsche Rolle hat einen aktiven Vertrag zugeordnet Frage 15 Die falsche Rolle hat keinen aktiven Vertrag zugeordnet Lösung 23 Frage 27 Die Institution besitzt tatsächlich mehrere Postadressen und die Person ist der fal- Frage 28 schen Adresse zugeordnet Die Institution hat nur eine Adresse, deren Angaben aber falsch erfasst sind Lösung 12 Frage 28 Die Institution besitzt bereits eine „verwandte“ Organisation (z.B. eine untergeord- Lösung 10 nete Abteilung oder andere Abteilung auf gleichem Niveau), die die korrekte Ad- resse besitzt Die Institution hat noch keine untergeordnete Abteilung o.ä, auf welcher die korrek- Lösung 25 te Adresse erfasst ist Zurück zu Frage 1 Lösungen Lösung 1: Person und Personenrolle zur gewünschten Einrichtung mit allen notwendigen Attributen erfassen. Auf der Personenrolle Hauptadresse = „J“ setzen. Prüfen, ob die Einrichtung das Attribut „Im Tele- fonbuch zeigen“ auf „Ja“ hat. Rolle muss aktiv sein (nicht abgelaufen). Lösung 2: Felder „Name für Telefonbuch“ oder „Vorname für Telefonbuch“ auf der Person mit den Bezeich- nungen für das Telefonbuch ausfüllen. Lösung 3: Attribut „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Ja“ setzen Lösung 4: Seite 12/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Personenrolle zur gewünschten Einrichtung erfassen. Hauptadresse = „J“ setzen. Prüfen, ob die Einrichtung das Attribut „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Ja“ hat. Rolle muss aktiv sein (nicht abgelau- fen). Lösung 5: Das Ende-Datum der Rolle löschen bzw. das Beginn-Datum so setzen, dass es nicht mehr in der Zukunft liegt. Lösung 6: Die Person ist einer Einrichtung zugeordnet, deren Sichtbarkeit im Unitel2 ausgeschaltet wurde. Es sind vertiefte Abklärungen bei der betroffenen Einrichtung, ggf. bei übergeordneten Instanzen, der Abteilung Kommunikation oder im Zentralbereich vorzunehmen, ob sie ins Uni-Telefonbuch aufge- nommen werden soll. Wenn Ja, dann ist das Attribut „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Ja“ zu setzen. Wenn Nein, dann kann die Person nicht angezeigt werden. Ev. hilft eine zusätzliche Rolle der Per- son zu einer anderen, sichtbaren Einrichtung (ev. übergeordnete Einrichtung), den individuellen Fall zu lösen. Lösung 7: Die der Person zugeordneten Rolle wurde wahrscheinlich als nicht relevant für das Telefonbuch eingestuft, d.h. die Rollendefinition besitzt den Parameter TELEFONBUCH=J. Dies kann im Konfi- gurationstool von FACTScience nachgeschaut werden: Konfiguration Æ Systemdefinitionen Æ Personen Æ RT Definition der unterschiedlichen Personenrollentypen Æ Rollentyp suchen. Abklä- ren, ob die Rollendefinition als für das Telefonbuch relevant eingestuft werden soll. Wenn ja, den Parameter TELEFONBUCH=J auf der Rollendefinition eintragen. Wenn nein: Der Person ggf. ei- nen anderen Rollentyp zuordnen oder eine zweite Rolle mit einem sichtbaren Rollentyp anlegen. Lösung 8: Den Vertrag, der als Nachfolgevertrag des der Rolle zugeordneten Vertrages betrachtet werden kann (trotz abweichender Anstellungsnummer und Kostenstelle), manuell der Rolle zuweisen: Rol- le zur Bearbeitung öffnen und Vertragsnummer im Feld „zugehöriger Vertrag“ auswählen. Ende- Datum löschen – es wird beim Speichern automatisch dem Ende-Datum des Vertrages angepasst. Lösung 9: Die Rolle sollte offensichtlich nicht an einen Vertrag gekoppelt sein – ihre Laufzeit entspricht nicht der Laufzeit des Vertrages. Die Rolle zur Bearbeitung öffnen. Den zugeordneten Vertrag löschen und das Ende-Datum löschen bzw. korrekt setzen. Lösung 10: Die Rolle an den gewünschten Ort verschieben. Im Navigationsbaum im linken Fensterteil wählen, rechte Maustaste Æ Ausschneiden. Gewünschte Einrichtung wählen rechte Maustaste Æ Einfü- gen. Geht das Einfügen nicht, so ist der Rollentyp auf dem Einrichtungstyp nicht zulässig: Konfigu- rationswerkzeug Æ Einrichtungen Æ Rollentyp dem Einrichtungstyp zufügen, wenn sinnvoll. Seite 13/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Lösung 11: Die Person besitzt eine falsche Hauptgeschäftsadresse. Die zuerst im Telefonbuch angezeigte Rolle suchen und das Attribut „Haupt-Geschäftsadresse“ auf „Nein“ setzen. Soll die Adresse gar nicht, also auch nicht als Zweitadresse erscheinen, das Attribut „Telefonbuch“ ebenfalls auf „Nein“ setzen. Korrekte Rolle zur Hauptgeschäftsadresse suchen und Attribut „Haupt-Geschäftsadresse“ auf „Ja“ setzen. Lösung 12: Kontaktdaten der Institution überprüfen (ggf. Sekretariat der Institution anfragen) und korrigieren. Lösung 13: Telefonnummern und Büronummern können direkt auf der Rolle mutiert werden. Mutationen müs- sen aber auch immer an die Telefonzentralen gemeldet werden, welche die Nummern pflegen, da die Daten in FACTScience aus diesen Quellen stammen und Änderungen ausserhalb des Quell- systems nicht nachhaltig sind. Lösung 14: E-Mail-Adressen auf der Rolle können direkt mutiert werden. Ev. kontrollieren, ob eine falsche E- Mail-Adresse noch auf anderen Rollen eingetragen ist. Lösung 15: Mutationen an Personalien, d.h. Name und Vorname, sowie Privatadresse müssen bei Persiska gemeldet werden. Lösung 16: Mutationen an Personalien können direkt auf der Person vorgenommen werden. Lösung 17: Personen mergen. Dazu prüfen, ob die Personen tatsächlich identisch sind und nicht ggf. tatsäch- lich zwei verschiedene Personen gemeint sind (z.B. Personalnummer). Die aufzulösende Person wählen und Berichte Æ System Æ Person mergen auswählen. Im Bericht die Personennummer (PK_FPS_NR) der Person eingeben, in welche die gewählte Person übergeführt werden soll, oder 0 drin lassen, wenn die Personen exakt gleich heissen und exakt zwei Einträge existieren. Nach dem Mergen allfällige doppelte Rollen löschen. Lösung 18: Die Rolle kann gelöscht werden. Wenn untergeordnete Elemente dranhängen, die nicht verloren gehen sollten, oder das Löschen nicht geht, weil ein Konto, Lehrbeiträge oder dergl. dranhängen, sind diese Informationen umzuhängen an eine andere bestehende Rolle. Rolle links im Navigati- onsfenster wählen, dann Berichte Æ System Æ Rolle mergen wählen. PK_FPR_NR der Rolle ein- geben, an welche diese angehängten Einträge umgehängt werden sollen. Lösung 19: Seite 14/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Attribut „Im Telefonbuch zeigen“ auf „Nein“ setzen Lösung 20: Das Ende-Datum der Rolle in die Vergangenheit setzen (wenn bekannt, effektives Ende-Datum einsetzen). Lösung 21: Den Benutzern erklären, wieso mehrere Rollen auf dieselbe Einrichtung eingetragen sind. Auf die unterschiedlichen Rollenbezeichungen hinweisen. Lösung 22: Faxnummer auf der Personenrolle korrigieren. Kontrollieren, ob die neue Nummer nicht mit der Faxnummer der zugeordneten Einrichtung übereinstimmt. In diesem Fall handelt es sich um einen Institutsfax und auf der Rolle ist keine Faxnummer einzutragen. Lösung 23: Rolle zur falschen Einrichtung löschen. Rolle zur richtigen Einrichtung: Atttribut „Haupt- Geschäftsadresse“ auf „Ja“ setzen. Lösung 24: Attribute auf Rolle bzw. Person korrigieren. Bei Änderung des Titels, akademischen Grad ebenfalls anpassen und Kompatibilität mit der Personenkategorie kontrollieren und diesen ggf. ändern (mit rechter Maustaste auf Person Æ Ändern Personentyp) Lösung 25: Zu der Organisation eine untergeordnete Organisation (i.d.Regel eine Abteilung) erfassen und hier die zweite Adresse erfassen, welche derjenigen der Person entspricht. Danach Lösung 10. Bei- spiel: Betrieb und Technik. Zurück zu den Fragen Seite 15/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs 5. Neuaufnahmen durch Sigma Bei Neuinstallationen von Telefonanschlüssen werden die Personen in der Telefonzentrale Sigma eingetragen und zusätzlich die FACT-ID der Person (PK_FPS_NR) in Sigma eingetragen, um eine eindeutige Synchronisation zwischen Sigma und Paris zu gewährleisten. Dabei gelangen gelegentlich Neumeldungen an die Telefonzentrale, deren zugehörigen Personen in Paris noch fehlen, weil z.B. keine oder noch keine Anstellung in Persiska erfasst wurde. In die- sem Fall wird von Sigma automatisch ein Eintrag im Paris-Viewer erzeugt, welche dem Helpdesk anzeigt, dass eine neue Person zu erfassen ist. Diese Meldungen sind periodisch, d.h. 1-2 Mal pro Woche abzuarbeiten. Dazu hat man sich mit dem Campus-Account beim Paris-Viewer anzumelden. URL = https://webapps.unibe.ch/a3ublogin2/login.jsp?appid=parisviewer Geben Sie anschliessend im Feld „Herkunft“ den Wert „sigma“ ein. Kreuzen Sie die Severity „War- ning“ an. Zusätzlich können Sie ev. nach dem von-Datum filtern (alle Meldungen jünger als dieses Datum). Dann starten Sie die Suche: Seite 16/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Danach müssen Sie alle Fälle durcharbeiten, die den Titel „Neuer Eintrag einzufügen aus Sigma“ haben: Der Eintrag wird mit „Bearbeiten“ geöffnet. Die Person wird in Paris gesucht und bei Bedarf neu angelegt. Dasselbe gilt für die Rolle, die aus dem Eintrag abzuleiten ist. Achten Sie bei neuen Ein- tragungen darauf, dass Sie das Flag „Haupt-Geschäftsadresse“ der Rolle auf „Ja“ setzen. Ergänzen Sie ggf. weitere Informationen, die aus dem Eintrag ersichtlich sind, direkt auf der Rolle (z.B. Büronummer, Telefonnummer), damit die Angaben direkt im Unitel2 sichtbar werden. Danach schliessen Sie den Eintrag, d.h. klicken den Status „Geschlossen“ an und speichern: Seite 17/18
Bern, April 2008 PARIS – Telefonbuch Dokumentation für die Pflege des elektronsichen Telefonbuchs Anschliessend wird der nächste Eintrag bearbeitet bis zum Ende der Liste. Seite 18/18
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