QM manual for re-use centers
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CERREC project
waste recovery
QM manual
for re-use centers
In the CERREC – “Central Europe Repair & Re-use Centers and
Networks” – project, 9 partners from 7 countries (Austria, Germany,
Poland, Hungary, the Czech Republic, Italy and Slovakia) have joined
forces and made it their business to implement the new guidelines
of the European Waste Framework Directive regarding the “Prepara
tion for Re-use”.
QM-Handbuch für Wiederverwendungszentren
Im CERREC – „Central Europe Repair & Re-use Centres and
Networks“-Projekt haben sich 9 Partner aus 7 Ländern (Österreich,
Deutschland, Polen, Ungarn, Tschechien, Italien und der Slowakei)
zusammengeschlossen und sich zur Aufgabe gemacht, die neuen
Vorgaben der europäischen Abfallrahmenrichtlinie hinsichtlich
„Vorbereitung zur Wiederverwendung“ in die Tat umzusetzen.
Author/Autor
Dr.-Ing. Ralf Brüning, Managing Director Dr. Brüning Engineering, Brake/Germany
Dipl.-Geol. Martin Koch, bag arbeit e.V., Berlin/Germany
O ne of the goals is the implementation of Article
11 (1), first sentence, of the AbfRRL, which
requires: “If appropriate, the member states take
E ines der Ziele dabei ist die Umsetzung des
Artikels 11 (1) Satz 1 der AbfRRL, die fordert:
„Die Mitgliedstaaten ergreifen, soweit angemessen,
measures for the promotion of product re-use and Maßnahmen zur Förderung der Wiederverwendung
its preparation, in particular, through support of von Produkten und der Vorbereitung zur Wieder-
the establishment and encouragement of re-use and verwendung, insbesondere durch Förderung der
repair networks as well as through the implementa- Errichtung und Unterstützung von Wiederverwen-
tion of economic instruments, procurement criteria dungs- und Reparaturnetzen sowie durch Einsatz
or quantitative goals or other steps.” von wirtschaftlichen Instrumenten, Beschaffungskri-
In this context, a major problem is the fact that, to terien oder quantitativen Zielen oder durch andere
this day, institutions that comprehensively fulfill the Schritte.“
criteria of re-use centers do not exist and – as a Ein großes Problem dabei ist, dass bis heute weder
consequence – neither do networks. Furthermore, Institutionen vorhanden sind, die die Kriterien eines
most consumers perceive re-used goods as to be of Wiederverwendungszentrums umfassend erfüllen
minor quality. One reason for this is that, among noch folglich als Netzwerk existieren. Darüber
other things, there are no uniform quality standards hinaus dominiert unter den meisten Verbrauchern
for the field of re-use so far. The CERREC project die Wahrnehmung, dass wiederverwendete Güter
intends to change that and to introduce a uniform qualitativ minderwertig sind.
quality standard to turn the re-use sector into a core Eine Ursache dafür ist, dass u.a. bisher keine ein-
segment of waste management. With the aspired heitlichen Qualitätsstandards für den Wiederver-
extension of product life, the project pursues the wendungsbereich existieren. Das CERREC-Projekt
goal of minimizing waste and emissions and thus to will das ändern und einen einheitlichen Qualitäts-
go easy on natural resources. Furthermore, on the standard einführen, um den Wiederverwendungs-
local level, social added value shall be generated by Sektor zu einem Kernsegment der Abfallwirtschaft
the creation of jobs. zu machen. Durch die angestrebte Verlängerung
Starting points for this are repair and re-use centers der Produktlebensdauer verfolgt das Projekt auch
that already exist or need to be created. Their source die Ziele, Abfälle und Emissionen zu minimieren
of motivation is both the creation of jobs, the quali- und damit die natürlichen Ressourcen zu schonen.
fication of employees and the classical added value. Weiterhin soll auf lokaler Ebene durch die Schaffung
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The CERREC project wants to provide several tools von Arbeitsplätzen ein sozialer Mehrwert erzeugt
for such re-use centers, which enable the success- werden.
ful start-up and management of companies, while Ansatzpunkt dafür sind vorhandene oder neu zu
establishing a uniform standard in the re-use business. schaffende Reparatur- und Wiederverwendungszen-
Apart from constant knowledge transfer, these tools tren. Deren Motivationsquelle liegt sowohl in der
include, in particular, a quality guideline which will Schaffung von Arbeitsplätzen, der Qualifizierung von
be realized by means of the newly developed QM Beschäftigten als auch in der klassischen Wertschöp-
manual described below. fung. Für diese Wiederverwendungszentren will das
What is essential is that this QM manual was CERREC-Projekt mehrere Werkzeuge zur Verfü-
designed as a framework and primarily intended for gung stellen, die eine erfolgreiche Betriebsgrün-
the use of different re-use and repair centers as a basis dung und -führung ermöglichen und dabei einen
einheitlichen Standard
in der Wiederverwen-
dung etablieren. Zu die-
CERREC project wants to provide sen Werkzeugen gehört
several tools for such re-use centers neben einem konstanten
Wissenstransfer insbe-
sondere eine Qualitäts-
leitlinie, die mit dem
for the establishment of an in-house quality manage- nachfolgend beschriebenen, neu entwickelten QM-
ment system. Thus, it serves a golden thread for the Handbuch realisiert wird.
introduction, implementation and maintenance of an Wichtig dabei ist, dass dieses QM-Handbuch als
own QM system on the one hand and enough room Rahmenwerk konzipiert worden und primär darauf
for the adaptation to individual needs and expecta- ausgelegt ist, von den verschiedenen Wiederverwen-
tions of individual centers on the other hand. It dungs- und Reparaturzentren als Grundlage für den
therefore provides the possibility of being modified Aufbau und die Einführung eines eigenen Qualitäts-
by the individual centers in a way that individual and managementsystem genutzt zu werden. Somit gibt
country-specific circumstances can be mapped. es einerseits einen roten Faden für die Einführung,
This QM manual was drafted in the course of Work Umsetzung und Aufrechterhaltung eines eigenen
Package 5 “Quality Management and Accreditation QM-Systems und lässt gleichzeitig genug Raum
System for Re-use Networks and Centers”. The für die Anpassung an individuelle Bedürfnisse und
company Dr. Brüning Engineering was commis- Erwartungen der einzelnen Zentren. Es bietet daher
sioned with its preparation. die Möglichkeit, von den einzelnen Zentren so
Process-oriented quality
management according
to ISO 9000:2005
Prozessorientiertes
Qualitätsmanagement
gemäß ISO 9000:2005
Source/Quelle: ISO 9000:2005
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modifiziert zu werden, dass problemlos individuelle
und landespezifische Umstände abgebildet werden
können.
Dieses QM-Handbuch, mit dessen Erstellung die
Firma Dr. Brüning Engineering beauftragt wurde,
wurde im Zuge des Arbeitspakets 5 „Qualitätsma-
nagement und Akkreditierungssystem für Wieder-
verwendungsnetzwerke und -zentren“ angefertigt.
Das Qualitätsmanagement orientiert
sich an der Normenfamilie der ISO 9000
Beim Qualitätsmanagement handelt es sich grund-
sätzlich um Maßnahmen zur Lenkung und Steue-
rung von Prozessen. Diese müssen von der Leitung
einer Organisation angestoßen, durchgeführt und
überwacht werden. Um zum Erfolg zu führen,
müssen ausreichend Daten erhoben, analysiert und
verwertet werden. Der Erfolg besteht in der Verbes-
serung der Prozesse der Unternehmung und damit
der Verbesserung der Unternehmung selbst.
Das Projekt stützt sich bei der Umsetzung auf
das Qualitätsmanagement gemäß Normenfamilie
ISO 9000 ff. Es verfolgt dabei den prozessorientier-
ten Ansatz des Qualitätsmanagements, wie er in der
ISO 9000:2005 definiert wird.
Die „Allgemeinen Anforderungen“ nach Kapitel 4.1
Material flow in The quality management follows der Norm ISO 9001:2008 lauten:
recycling centers the ISO 9000 family of standards • F estlegen der für das QM-System erforderlichen
Materialfluss in den Basically, quality management is about measures Prozesse und ihre Anwendung
Wiederverwendungs for steering and controlling processes, which must • F estlegen der Abfolge und Wechselwirkungen
zentren
be initiated, carried out and monitored by the dieser Prozesse
management of an organization. In order for the • F estlegen der Kriterien und Methoden für das
management to be successful, sufficient data must be wirksame Durchführen und Lenken dieser Pro-
collected, analyzed and processed. Success consists zesse
in the improvement of the company’s processes and • S icherstellung der Verfügbarkeit von Ressourcen
thus in the improvement of the company itself. und Informationen
The implementation of the project is based on the • Ü berwachung, Messung und Analyse der Prozesse
quality management according to the ISO 9000 ff • T reffen von Maßnahmen zur Erreichung der
family of standards. It pursues the process-oriented geplanten Ergebnisse
approach of quality management as defined in • T reffen von Maßnahmen zur ständigen Verbesse-
ISO 9000:2005. rung der Prozesse
The “General Requirements” according to Chapter
4.1 of Standard ISO 9001:2008 are: Da sich die Prozesse und Verfahren einer jeden
• Determination of the processes required for the Organisation unterscheiden, sind auch die jeweiligen
QM system and their application Qualitätsmanagement-Systeme unternehmensspezi-
• Determination of the sequence and interaction fisch verschieden. Die ISO 9000er-Normenfamilie
of such processes bildet daher die Mindestanforderungen ab und stellt
• Determination of criteria and methods for the damit einen Rahmen für alle QM-Systeme dar.
efficient operation and control of such processes
• Determination of the availability of resources and Das CERREC-QM-Handbuch bildet einen
information Rahmen für die Einführung von QM-Systemen
• Monitoring, measuring and analysing of processes Da dieses QM-Handbuch den Wiederverwendungs-
• Implementing actions to achieve planned results und Reparaturzentren entsprechend große Freihei-
• Taking actions for the continuous improvement ten zur Gestaltung ihrer Arbeitsvorgänge lassen soll,
of the processes wurde das Hauptaugenmerk auf die Abbildung des
Materialflusses mittels Prozessdiagrammen gelegt, um
Since each organization maintains different processes den Zentren einen voll durchstrukturierten Ablauf-
and methods, even the respective quality manage- rahmen zu geben. Diesen können (müssen) die
ment systems differ according to the company. Zentren nach ihren Bedürfnissen erweitern. Zusätz-
Therefore, the 9000 family of standards illustrates lich wurden Arbeitsabläufe wie beispielsweise die
the minimum requirements that represent the frame- Sicherheitsprüfung von elektrischen Geräten nach
work for all QM systems. VDE 0701-0702 oder die Durchführung von Audits
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The CERREC QM manual provides a nach ISO 19011 abgebildet. Diese müssen um indi-
framework for the implementation of QM systems viduelle Arbeitsanweisungen durch die Wiederver-
As this QM manual is meant to allow re-use and wendungs- und Reparaturzentren ergänzt werden.
repair centers the respective freedom to design their Nachfolgend wird exemplarisch ein Teil des Materi-
work processes, the focus was on the mapping of alflusses vorgestellt. Als erstes wird dabei auf die ver-
the material flow by means of process diagrams. schiedenen Beschaffungsquellen für Gegenstände, die
They shall provide the centers with a fully struc- wiederverwendet oder zur Wiederverwendung vor-
tured process framework, which can (must) be bereitet werden sollen, eingegangen. Als Anfallstellen
extended by the centers according to their needs. kommen u.a. kommunale Sammelstellen, Spendenan-
In addition, work flows, such as the safety tests of nahmestellen für Privatpersonen oder Institutionen
electric devices according to VDE 0701-0702 or und Haushaltsauflösungen (Hausräumungen) sowie
the performance of audits according to ISO 19011, Sperrmüllsammlungen in Frage. Für die Vorsortierung
were mapped. They must be complemented by der Gegenstände am Anfallort wurde ein Entschei-
individual work instructions issued by the re-use dungsbaum geschaffen, mit dem die Mitarbeiter vor
and repair centers. Ort anhand von eindeutigen Kriterien die wieder-
Below, part of the material flow is presented as an verwendungsfähigen Gegenstände von den sonstigen
example. First of all, the various procurement sources Gegenständen trennen können. Nach der Erfassung
for articles which will be re-used or be prepared for von Grunddaten wie der Herkunft der Gegenstände
re-use shall be addressed. Collection points can be, und eine Dokumentation des Einverständnisses des
among others, municipal collection points, cherit- Letztbesitzers werden die Gegenstände, wenn es sich
able contribution offices for private individuals or nicht um Möbel, Textilien oder Haushaltgegenstände
institutions and for household clearances (evictions) handelt, einem Sicherheits- und Funktionstest nach
and bulky waste collection. For the presorting of der VDE 0701-0702 unterzogen.
the objects on site, a decision tree was developed Die weitere Bearbeitung und Behandlung der
according to which the employees can separate Gegenstände ist nach gängigen Gegenstandsklas-
reusable objects from other objects on the basis of sen aufgeteilt. Zu diesen gehören Möbel, elektri-
unambiguous criteria. sche Geräte, Textilien und Haushaltswaren. Da die
After the acquisition of basic data, such as the origin Beschaffenheit der Gegenstände dieser Klassen sehr
of the objects and the documentation of the last unterschiedlich ist, wurde für die Bearbeitung und
owner’s consent, the objects, provided it is not fur- Behandlung ein eigener Prozessablauf für jede Klasse
niture, textiles or household
articles, are subjected to a
safety and functional test
according to VDE 0701-
To allow re-use and repair centers the respective
0702. freedom to design their work processes
The further processing and
treatment of the objects is
divided according to common object classes. These entwickelt. Haushaltsgeräte werden i.d.R. nur gerei-
include furniture, electric appliances, textiles and nigt und die Bearbeitung von Textilien konzentriert
household goods. Since the quality of the objects sich auf eine möglichst genaue Sortierung und Ein-
of these classes varies considerably, a specific process schätzung von Qualität und Absatzmöglichkeiten.
flow for the processing and treatment of each class Die Bearbeitung und Behandlung von Möbeln und
was developed. In general, household goods are only elektrischen Geräten stellt den umfangreichsten Part
cleaned while the processing of textiles is focused dar, bei dem Eventualitäten wie die Unmöglichkeit
on an as precise as possible sorting and assessment der Demontage, Reparatur oder die Möglichkeit,
of quality and market opportunities. Processing and bzw. Notwendigkeit von technischen Aufrüstungen
treatment of furniture and electric appliances repre- berücksichtigt wurden.
sent the most comprehensive part, for which con- Nachdem das Bearbeitungsergebnis geprüft und die
tingencies, such as the impossibility of dismantling, Eignung zur Wiederverwendung festgestellt worden
repair or the possibility or necessity of technical ist, wird der Gegenstand im Verkaufsraum präsentiert
upgrade were taken into account. und ausgepreist. Über eine preisliche Kalkulation
After the processing result has been verified and the des dazu notwendigen Arbeitsaufwandes und einem
fitness for reuse has been determined, the object will Abgleich mit dem erzielten Verkaufspreis wird eine
be priced and presented in the sales room. Regular regelmäßige Kostenkontrolle verwirklicht. Dies ist
cost controlling is realized by means of a price calcu- notwendig, um die Wirtschaftlichkeit des gesamten
lation of the labor costs required for this process and Prozesses laufend zu verbessern. Als weitere wichti-
a comparison with the sales price obtained. This is ge Aufgabe des Vertriebs wurde die Erstellung von
necessary to continuously improve the efficiency of Präsentations- und Verkaufskonzepten identifiziert.
the entire process. The preparation of presentations Hier wurden Prozesse zur Erstellung, zum Test und
and sales concepts was identified as another impor- zur Einführung von Konzepten implementiert, um
tant task of the sales department. Here, processes for somit die Chance auf eine erfolgreiche Wiederver-
preparation, test and implementation of concepts wendung zu erhöhen.
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Presentation of electric were implemented to thus increase the chance for a Die Erfahrung zeigt, dass Kunden von Second-
appliances (left) and successful re-use. Hand-Läden erwarten, regelmäßig „etwas Neues“ zu
clothing (right) for re-use Experience shows that customers expect to regularly entdecken. Daher dürfen Gegenstände im Verkaufs-
Präsentation von discover “something new” in second-hand shops. raum eine gewisse Standzeit nicht überschreiten.
elektrischen Geräten (links)
Therefore, objects must not exceed a certain turna- An dieser Stelle wurde eine Standzeitkontrolle und
und Kleidung (rechts)
zur Wiederverwendung round time. damit verknüpfte Rabattierung implementiert. Wird
At this point, turnaround time control and related der Gegenstand innerhalb der möglichen Standzeit
rebates were implemented. If the object is sold verkauft, so steht ein standardisierter Ablauf der Ver-
within the possible turnaround time, a standard- kaufsabwicklung als Prozessdiagramm zur Verfügung.
ized sales handling process will be provided in the Für den Fall der Überschreitung der Standzeit und
form of a process diagram. If the turnaround time is der Entscheidung, den Gegenstand nicht (erneut)
exceeded and the decision is made not to (re-)store einzulagern, wird ein Entsorgungsablauf angestoßen,
the object, a disposal process will be initiated, which, der sich u.a. mit der Identifizierung, Sortierung und
among others, deals with the identification, sorting dem Vertrieb von Wertstoffen beschäftigt. An dieser
and sale of recoverables. Here, a control instrument Stelle wurde auch ein Kontrollinstrument integriert,
was integrated, which influences pre-sorting with a das mit Blick auf die entsorgten Gegenstände Ein-
view to the disposed objects in order to ensure the fluss auf die Vorsortierung nimmt, um die Aussortie-
sorting out of objects for which no interested parties rung von Gegenständen, für die keine Interessenten
were found. gefunden werden, sicherzustellen.
As re-use and repair centers usually concentrate on Da sich die Wiederverwendungs- und Reparatur-
their core business, i.e. the re-use, and deal with zentren i.d.R. auf ihr Kerngeschäft der Wiederver-
disposal only in exceptional cases, the search for wendung konzentrieren und nur in Ausnahmefällen
disposal partners was implemented as an additional mit der Entsorgung beschäftigen, wurde hier zusätz-
process. lich die Suche nach Entsorgungspartnern als Prozess
Apart from the material flow described above, implementiert.
further process flows, catalogues, check lists and Neben dem hier zuvor dargestellten Materialfluss
work instructions were prepared, which deal with wurden weitere Prozessabläufe, Kataloge, Check-
warehouse management, the performance of audits, listen und Arbeitsanweisungen erstellt, die sich mit
human resource management and the analysis of the der Lagerbewirtschaftung, der Durchführung von
economic environment. With this, the requirements Audits, dem Personalwesen und der Analyse der
of ISO 9001:2008 are fulfilled and the re-use centers wirtschaftlichen Umwelt beschäftigen. Damit wer-
have a comprehensive tool at hand for coping with den die Anforderungen der ISO 9001:2008 abge-
the day-to-day business. deckt und den Wiederverwendungszentren wird
ein umfassendes Hilfsmittel zur Bewältigung des
The QM manual provides the basis geschäftlichen Alltags zur Verfügung gestellt.
for an international quality standard
Based on the documents presented here, an inter- Das QM-Handbuch schafft die Grundlage
national quality standard was established, which für einen internationalen Qualitätsstandard
will sustainably enhance consumers’ confidence in Basierend auf den hier vorgestellten Dokumenten
re-use. In future, existing and newly founded re-use wurde ein internationaler Qualitätsstandard geschaf-
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companies will be able to establish their individual fen, der das Vertrauen des Konsumenten in die Wie-
QM systems with the help of this QM manual and derverwendung nachhaltig stärken wird. In Zukunft
adapt themselves to the respective public disposal können bestehende und neugegründete Wiederver-
system. wendungsbetriebe mithilfe dieses QM-Handbuchs
It is planned that, in regular meetings, representatives ihre individuellen QM-Systeme aufbauen und sich
of re-use centers from different countries exchange optimal auf das jeweilige öffentliche Entsorgungs-
their experiences gained with the QM system for system ausrichten.
the standardization and preparation of re-use. This Geplant ist, dass die Vertreter der Wiederverwen-
ensures that the QM manual and the related docu- dungszentren aus den verschiedenen Ländern ihre
ments will be further elaborated and improved to Erfahrungen mit dem QM-System für die Stan-
thus improve the quality of re-use itself and to adapt dardisierung der Wiederverwendung und der Vor-
to future legal, technical, economical, ecological and bereitung der Wiederverwendung in regelmäßigen
social changes. Treffen austauschen. Damit ist sichergestellt, dass
das QM-Handbuch und seine zugehörigen Doku-
www.dr-bruening.de; info@dr-bruening.de mente weiter ausgearbeitet und verbessert werden,
www.bagarbeit.de; info@bagarbeit.de um somit die Qualität der Wiederverwendung selbst
zu verbessern und sich künftigen rechtlichen, tech-
nischen, ökonomischen, ökologischen und sozialen
Veränderungen anzupassen.
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