Releasewechsel im eProcurement Max-Planck-Gesellschaft
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eProcurement mit SAP SRM 7.0 in der
Max-Planck-Gesellschaft
Releasewechsel
im
eProcurement
https://sbportal.mpg.de
gültig ab
18. Oktober 2010
Zum 18.10.2010 wird die aktuelle SAP SRM 4.0 Landschaft abgelöst. Zu-
künftig kommt die neue SAP SRM 7.0 Lösung als Portallösung zum Einsatz.
eProcurement mit SAP SRM 7.0 in der
Max-Planck-Gesellschaft
Gründe für den Releasewechsel
Die bestehende eProcurement - Landschaft hat ein Alter erreicht, in dem der weitere
Support nicht mehr gewährleistet ist und zum Jahresende 2010 eingestellt wird. Daher
stellte sich die Herausforderung, die gesamte eProcurement - Plattform zu überarbeiten,
um damit ein zukunftsfähiges System für die nächsten Jahre herstellen zu können.
Das Projektteam „SAP SRM 7.0 Releasewechsel“ hat im Frühjahr 2010 die Arbeiten zur
Umstellung aufgenommen. Mehrere Institute waren in der Testphase intensiv in das
Projekt eingebunden. Dennoch kann es in der Startphase zu Einschränkungen kommen.
Hier sind wir bemüht mit gemeinsamen Anstrengungen für schnelle Hilfe zu sorgen. Wir
bedanken uns bereits an dieser Stelle für Ihr Verständnis und bekräftigen nochmals un-
ser volles Engagement für eine möglichst „ruhige“ Umstellung.
Der Releasewechsel
Wechsel und Modernisierungen führen immer zu Änderungen von Vertrautem und Einge-
spieltem. Als wesentliche Änderung ergibt sich der Einstieg über das SAP Portal.
Alle Anwender erhalten ein neues initiales Passwort per E-Mail am Starttag. Mit die-
sem melden Sie sich am Portal an und ändern dieses in Ihr persönliches Passwort.
Bekannte Funktionalitäten bleiben bei der Umstellung erhalten, einige Verbesserungen
haben Eingang in das neue System gefunden. Im Releasewechsel findet ebenfalls eine
Übernahme der Ihnen bekannten Einkaufswagen statt. Dabei sind folgende Punkte zu
beachten.
Alle offenen Einkaufswagen werden übernommen und automatisch erneut in den
Genehmigungsprozess eingesteuert. Manuell eingefügte adhoc-Genehmiger werden
dabei NICHT migriert und müssen manuell nachbearbeitet werden.
Alle gemerkten Einkaufswagen werden übernommen.
Alle geschlossenen Einkaufswagen aus den Jahren 2010 und 2009 werden über-
nommen. Die folgenden Jahrgänge werden zeitversetzt im Laufe des Novembers
übernommen.
Alle offenen Einkaufswagen, die älter als der 1. Januar 2010 sind, werden automa-
tisch geschlossen und auf „abgelehnt“ gesetzt.
Die wichtigsten Änderungen in Schlagworten
Die neue URL heißt https://sbportal.mpg.de
Unterstützte Browser MS Internet Explorer 8.0, Mozilla FireFox 3.6
Nachfolgend erläutern wir nun die wesentlichen funktionalen Änderungen, die bei der
Anwendung der neuen eProcurementlösung zu beachten sind. Weitere Informationen
finden Sie im Handbuch oder auch in Filmen, die die Anwendung des Systems beschrei-
ben. Diese finden Sie auf der Startseite des Portales.
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eProcurement über das Portal
Eine der ganz grundlegenden Änderungen in der Benutzung der eProcurementlösung
stellt die Bedienung über das Portal dar. Direkt nach Ihrer Anmeldung gelangen Sie da-
her nicht direkt in das SRM 7.0, sondern befinden sich im Portal.
Das Portal stellt Ihnen grundlegende Funktionalitäten zur Verfügung. Dazu gehören.
Personalisieren (in der obersten Zeile, nicht verwechseln mit Personalisierung)
Hier können Sie ihre Benutzerdaten im Portal pflegen. Speziell wird hier das Pass-
wort für das Portal gepflegt. Nach Betätigen des Links [Personalisieren] kommen Sie
auf einen Pflegedialog. Hier betätigen Sie den [Ändern]-Link und können dann – wie
oben erbeten – Ihr Passwort verändern. Dieses veränderte Passwort gilt nunmehr
auch für das SRM 7.0. Die eMail-Adresse ist wichtig, um Informationen aus dem Por-
tal und damit auch zurückgesetzte Passwörter erhalten zu können.
Employee Self-Services
Dieses ist der Einstieg in das SRM 7.0. Dort finden Sie dann die Funktionen zum Ein-
kaufen, so wie Sie diese auch aus dem SRM 4.0 bereits kennen. Ebenso wird hier die
Funktionalität zum Prüfen der Status von Einkaufswagen in Form der erweiterten Su-
che abgebildet. Unter diesem Punkt werden dann später auch weitere Funktionen
aufzufinden sein.
universelle Arbeitsliste (das ist die Tabelle)
In dieser Arbeitsliste werden alle Ihnen zugeordnete Aufgaben und Aktivitäten aufge-
listet. Eine Bearbeitung kann direkt aus der Tabelle erfolgen, so dass Sie sofort die
Ihnen zugeordneten Aufgaben erkennen und bearbeiten können. Diese Funktion er-
setzt die bisher im SRM 4.0 genutzte „Genehmigungsliste“.
Personalisierung (nicht verwechseln mit Personalisieren)
Hier pflegen Sie ihre SRM 7.0 spezifischen Daten, so z.B. auch Ihre E-Mailadresse,
die das SRM zwingend benötigt. Diese E-Mailadresse wird dann automatisch ins Por-
tal übertragen.
Damit sind die wesentlichen Änderungen beschrieben.
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Weiterentwicklung des SRM 4.0 in Richtung SRM 7.0
Im Rahmen der Weiterentwicklungen des SRM 4.0 in Richtung des SRM 7.0 haben sich
viele neue Funktionalitäten ergeben. Um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, stellen wir
kurz einen Ausschnitt dar.
Zu den neuen Funktionen und Abläufen gehören die folgenden Themen.
Einkaufen in 4 Schritten
Im Schritt [Vervollständigen und bestellen] sind die Daten für Genehmigungsart,
Genehmiger, VOL und Lieferant verschoben worden. Der letzte Schritt [Bestätigung]
schließt den Einkaufsprozess dann ab.
Kompakter Bildschirmaufbau durch Nutzung von Reitern
Durch die Nutzung von Reitern für die Detaildarstellung wird die Navigation in ein-
zelne Komponenten einer Bestellposition vereinfacht.
Deutliche Hinterlegung einer markierten Position
Die Positionen, deren Details bearbeitet werden, sind deutlich mit einem Balken in
Orange hinterlegt. In der Kopfzeile einer Position werden deren Daten nun wieder-
holt.
Nutzung von Links
Sind in Tabellen oder auf den Bearbeitungsmasken weiterführende Informationen
hinterlegt, so können diese durch einfaches Ansprechen des Links erreicht werden.
Einkaufswagen merken
Mit dem Knopf [Merken] kann sowohl der Einkäufer als auch der Genehmiger sich ei-
nen Einkaufwagen für die spätere Bearbeitung vormerken.eProcurement mit SAP SRM 7.0 in der
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Zusätzliche Funktionen in der neuen eProcurementlösung
Im Rahmen der Zusatzprogrammierungen wurden Anforderungen der Anwender über-
nommen, die über den seitens SAP bereitgestellten Standard hinausgehen. Dazu gehören
die folgenden Funktionen (siehe dazu die vorherige Grafik).
[Freitextposition hinzufügen]
Dieser Knopf fügt eine Freitextposition zum Einkaufswagen hinzu, ohne dass man
dazu in die Katalogübersicht zurückgehen muss. Damit vereinfacht sich der Ablauf
und man verbleibt im Schritt 2.
[Kontierungsdaten übernehmen]
Die Kontierungsdaten in der markierten Position werden bei allen anderen Positionen
einkopiert. Somit erspart man sich die Pflege einer jeden einzelnen Position.
[Lieferdatum übernehmen]
Das Lieferdatum der markierten Position wird in alle anderen Positionen übernom-
men, so dass auch hier eine Arbeitserleichterung erfolgt.
Direkte Anzeige des Genehmigungsfensters
Die Anwender prüfen damit für jeden Einkaufswagen den weiteren Genehmigungsab-
lauf.
Gefahrgutmeldung
Werden Gefahrgüter eingekauft, erfolgt zukünftig im Einkaufswagen ein Hinweis dar-
auf.
[Einkäufergruppe übernehmen]
Die Einkäuferggruppe der markierten Position wird in alle anderen Positionen über-
nommen, so dass sich auch hier der Arbeitsablauf vereinfacht.
Besonderheiten für Einkäufer
Möchte der Einkäufer am Ende des Genehmigungsprozesses vor Übergabe der Belege an
das Haushalts- und Rechnungswesen eine finale Freigabe für den Einkaufskorbs erteilen,
so muss in der Genehmigungsübersicht das Häkchen [Am Ende des Genehmigungspro-
zesses ein Workitem an Anforderer senden] gesetzt sein.
Dieses Häkchen ersetzt das Eintragen der eigenen Person in die Genehmigungskette.eProcurement mit SAP SRM 7.0 in der
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Veränderungen in der Genehmigung
Der Genehmigungsprozess ist weitestgehend wie im SRM 4.0 erhalten worden.
In der Genehmigung besteht jetzt zusätzlich die Möglichkeit zur [Rückfrage] (Setzen des
Knopfes in der Tabellenzeile), sollte es Nachfragen zu einer Bestellposition geben.
Durch das Auswählen des Links [Genehmigungsprozess] kann nun auf einen Blick der
aktuelle Genehmigungsstatus im Prozess und er aktuelle Bearbeiter abgelesen werden.
Wichtige Hinweise zur Nutzung der Browser
Das neue SRM 7.0 wird über ein zentrales Portal zur Nutzung bereitgestellt. Dabei sind
aktuelle Sicherheitsanforderungen zu beachten, die sich speziell auf die Nutzung des SRM
7.0 in Verbindung mit Browsern auswirken. Bitte beachten Sie dabei folgende Hinweise.
Deaktivieren Sie auf jeden Fall den Popup-Blocker Ihres Browsers.
Nutzen Sie bei der Bearbeitung von Links aus Ihrer E-Mail bitte nur die unterstützten
Browser.
Im Benutzerhandbuch sind weitere wichtige Hinweise für die Nutzung des Browsers
hinterlegt.
Für die Nutzung im SAP SRM 7.0 werden ausschliesslich der Internet Explorer 8 und
der Firefox 3.6 unterstützt.
Ansprechpartner
Ansprechpartner für die Nutzer des eProcurement - Systems sind die Einkaufsmitarbei-
ter/Innen der Institute. Bei Fragen kann sich der Einkauf an den SAP-Support wenden.
(Tel.: 089 2108-2222 oder E-Mail: sap-helpdesk@gv.mpg.de)
Zusätzlich wird für eine Übergangszeit von 4 Wochen nach Produktivstart folgende Mög-
lichkeiten zur telefonischen Beantwortung von Fragen angeboten.
(Tel.: 089 2108-2020).Sie können auch lesen
