Remote-Work - Chancen & Herausforderungen für Mitarbeiter und für Unternehmen - Impulsvortrag 11.03.21 im IHK Regionalausschuss für den Kreis ...

Remote-Work - Chancen & Herausforderungen
 für Mitarbeiter und für Unternehmen

Impulsvortrag 11.03.21 im IHK Regionalausschuss für den Kreis Recklinghausen
  Carsten Bieker – edv-anwendungsberatung zühlke & bieker gmbh (zubIT)

Was ist zu tun, damit Remote-Work im
   Unternehmen erfolgreich ist?                                                 1/2
▪ Unternehmen ist verantwortlich für die
  Arbeitsausstattung & Datenschutz
   ✓Technische Lösungen für den Zugriff
    (VPN, Remote Desktop-Lösungen (RDP, Citrix etc))
    => möglichst keine Daten lokal auf den Endgeräten der Mitarbeiter
   ✓Ausstattung im Home-Office (Endgerät und Bildschirm)
   ✓Organisatorische Richtlinien
    z.B. Datenschutzrichtlinie Mobiles Arbeiten (Muster erhältlich)

▪ Unternehmen ist verantwortlich für die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze
   ✓Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice
    (folgend aus EuGH Verpflichtung der Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter
    zu messen)

                                                                                               6

Zeiterfassung auch im HomeOffice
▪ Als Web-Anwendung im Intranet (Web-Booking)
  oder als App auf dem PC oder Smartphone

                                                7

Was ist zu tun, damit Remote-Work im
   Unternehmen erfolgreich ist?                                    2/2
▪ Plattform zum Informationsaustausch
  und Unterstützung für die Remote-Mitarbeiter
   ✓ Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente & Informationen
   ✓ Klare Informationsstruktur (Wo finde ich/speichere ich was)
     -> Single Point of Truth

▪ Definition der unternehmensinternen Kommunikationswege und Werkzeuge
   ✓ IP-basierte Tk-Anlage, Kollaboration z.B. mit MS Teams

▪ Herausforderung Mitarbeiterführung
   ! Persönlicher Eindruck geht verloren
   ! Physische & Psychische Belastung schwerer zu erkennen

   ✓ Führung benötigt viel Empathie
   ✓ Gezielte Ansprache & Motivation nötig

                                                                         8

Unternehmensportal für Mitarbeiter
Beispiel TER Plastics POLYMER Group, Herten
                            ▪ hier mit Microsoft Sharepoint
                            ▪ Gesicherter Zugriff aus dem
                              HomeOffice und Tochter-
                              gesellschaften im Ausland
                            ▪ 2 Faktor-Authentifizierung und
                              Compliance-Prüfung
                            ▪ Abbildung der gesamten Organisation
                              in eigenständigen Teams (Hier „Nylon“,
                              „PC“, „HR“, „Logistik“, „IT“ etc)
                            ▪ Die Teams organisieren sich in Ihrem
                              eigenen Bereich eigenständig (unter
                              Berücksichtigung einer
                              Unternehmensinformationsrechtline)
                            ▪ Dokumente und Daten schnell direkt
                              per Volltextsuche entsprechend der
                              Mitarbeiterechte verfügbar
                                                                 9

Unternehmensportal für Mitarbeiter
hier Team-Seite für das Team „IT“
                             ▪ Zugriff auf Anleitungen und
                               Prozessdokumentation
                             ▪ Anwendungen direk per
                               QuickLink verfügbar
                             ▪ Richtlinien, ChangeLog

                                                         10

Prozesse & Dokumente konsequent digitalisieren
Dokumentenarchiv / DMS
                             ▪ Gemeinsamer Zugriff auf
                               Dokumente / ggfl.
                               revisionssicheres Archiv
                             ▪ z.B. Microsoft Sharepoint
                               oder separates
                               Dokumentenmanagement
                               system (DMS)

                                                           11

Softwarebasierte Telefonanlagen
Einbindung mobile/Remote Mitarbeiter

                         ▪ Remoteanbindung an die TK-
                           Anlage („telefonieren wie aus
                           dem Büro“)
                         ▪ Verfügbarkeitsanzeige
                         ▪ Programmierte Rufweiterleitung
                           eingehender Anrufe „(Kein Ruf
                           geht verloren“)

                                                            12

Kollaborationswerkzeuge zur Zusammenarbeit
Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten
                        z.B. Microsoft Teams, Slack etc.
                        ▪ Verfügbarkeitsanzeige
                        ▪ Gemeinsame Arbeit an Projekten,
                          gemeinsamen Dateien und
                          Aufgabenlisten
                        ▪ Einbindung wichtiger Kunden und
                          Lieferanten
                        ▪ Ganze neue Möglichkeiten der
                          Zusammen- / Projektarbeit

                                                            13

Förderprogramme
 Digitalisierung und Arbeitsorganisation
▪ Potentialberatung
   ▪ Themen Arbeitsorganisation & Digitalisierung
     https://www.mags.nrw/potentialberatung
   ▪ Freie Wahl des Experten/Beraters
   ▪ Förderung 50% (max. EUR 500 für 10 Tage)
   ▪ Vorstellung/Freigabe durch Beratungsstelle
     WIN Emscher-Lippe, IHK und Wirtschaftsförderungen
▪ Programm unternehmenswert:Mensch (uWM)
   https://www.unternehmens-wert-mensch.de/
   ▪ Individuelle Prozessberatung KMU < 250 Mitarbeiter
     durch autorisierte Prozessberater
   ▪ Alleiniger Ansprechpartner WIN Emscher Lippe GmbH
▪ Weitere Programme BUND/LAND und KfW/NRW.BANK
   ▪ Digital jetzt! – Bund https://www.digitaljetzt-portal.de/
   ▪ Mittelstand Innovation & Digital (MID)
     https://www.mittelstand-innovativ-digital.nrw/
   ▪ Zinsvergünstigte Digitalisierung und Innovationskredite der KfW
                  und NRW.BANK
                                                                       14

Zusammenfassung – Die Chancen überwiegen
▪ Mobiles Arbeiten bietet viele Chancen zur Erhöhung der
  Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität unter Berücksichtigung der
  individuellen Anforderung des Mitarbeiters (Work-Live-Balance)
▪ Herausforderungen lassen sich technisch und organisatorisch bewältigen
▪ Hausaufgaben zur Digitalisierung müssen gemacht sein
   ▪ Daten und Prozesse konsequent digitalisieren
   ▪ Passende Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge einführen
   ▪ Mitarbeiter einbeziehen, Unterstützung anbieten und schulen
▪ Führung der Mitarbeiter erfordert mehr Empathie und individuelle Ansprache
  durch Unternehmer bzw. Vorgesetzte
     => Individuelle Lösung je Unternehmen / je Mitarbeiter ist zu finden
                                                                               15

Trotz Digitalisierung: Der Mitarbeiter im Mittelpunkt
Empoyer your employees

       Aus Keynote Microsoft CEO Satya Nadella zur Eröffnung der Industriemesse Hannover   16

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

                    Ihr Ansprechpartner
                    Carsten Bieker
                    Tel. +49 2361 90543-12
                    c.bieker@zubIT.de
                  edv-anwendungsberatung
                       zühlke & bieker gmbh
                                martinistr. 11
                       45657 recklinghausen

                                                 17