Steuertipps für kleine Unternehmen - IHK Netzwerk Kleinunternehmen - IHK Rhein-Neckar
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Steuertipps für kleine Unternehmen IHK Netzwerk Kleinunternehmen
Agenda I. Abgrenzung Gewerbebetrieb/Freiberufler II. Gewinnermittlungsarten - Formen der Gewinnermittlung - Wechsel der Gewinnermittlungsart - Gründe für einen Wechsel - Übersicht III. Steuerarten - Umsatzsteuer - Gewerbesteuer - Einkommensteuer - Körperschaftsteuer 22. November 2018 2
Agenda IV. Sonderfragen - GWG-Abschreibungsvarianten - Geschäftswagen - Arbeitszimmer - Bewirtungskosten - Geschenke - Eigenbeleg - Investitionsabzugsbetrag (IAB) - Kassenführung 22. November 2018 3
I. Abgrenzung Gewerbebetrieb/Freiberufler 22. November 2018 4
I. Abgrenzung Gewerbebetrieb/Freiberufler
Abgrenzungskriterien (1/3)
• Liegt bei Ihnen Selbstständigkeit vor, dann müssen weitere Unterscheidungen getroffen werden, denn das
Einkommen-steuergesetz kennt drei verschiedene Arten von Gewinneinkünften:
• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft (§ 13, § 13 a EStG),
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG) und
• Einkünfte aus freiberuflicher (selbstständiger) Tätigkeit (§ 18 EStG).
• Sofern Sie sich mit Gewinnerzielungsabsicht (Anfangsverluste in den ersten Jahren schaden nicht) und
nachhaltig (d. h. mit Wiederholungsabsicht) wirtschaftlich betätigen und Ihre Einkünfte weder dem land-
und forstwirtschaftlichen noch dem freiberuflichen Bereich zugeordnet werden können, gehen Sie einer
gewerblichen Tätigkeit nach.
22. November 2018 5I. Abgrenzung Gewerbebetrieb/Freiberufler
Abgrenzungskriterien (2/3)
• Wesentlich für eine freiberufliche Tätigkeit, die im Gegensatz zur gewerblichen Tätigkeit nicht
gewerbesteuerpflichtig ist, sind nach herkömmlicher Ansicht vor allem fachliche Kompetenz durch eine
Berufsausbildung (z. B. abgeschlossenes Studium). In § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG ist eine Reihe konkreter Berufe
aufgezählt. Diese sog. »Katalogberufe« lassen sich in folgende Gruppen einteilen: Heilberufe, Rechts- und
wirtschaftsberatende Berufe, Technisch-wissenschaftliche Berufe und Medien- und Sprachberufe.
• Zu den freiberuflichen Tätigkeiten gehören neben den o. a. Katalogberufen auch »ähnliche Berufe«. Ein
ähnlicher Beruf liegt vor, wenn
• der Beruf einem bestimmten Katalogberuf in allen wesentlichen Punkten entspricht,
• der den Beruf ausübende Steuerpflichtige einen dem Katalogberuf vergleichbaren Ausbildungsstand
nachweist und
• bei einer gesetzlich vorgeschriebenen Erlaubnis für den Katalogberuf für den ähnlichen Beruf eine
vergleichbare berufsrechtliche Regelung besteht.
22. November 2018 6I. Abgrenzung Gewerbebetrieb/Freiberufler Abgrenzungskriterien (3/3) • Bei einer gemischten Tätigkeit (teils gewerblich, teils freiberuflich) eines Einzelunternehmers müssen die Einkünfte notfalls per Schätzung aufgeteilt werden; eine getrennte Buchführung ist nicht zwingend erforderlich. Wenn eine Aufteilung nicht möglich ist und das gewerbliche Element überwiegt, führt die gemischte Tätigkeit insgesamt zu gewerblichen Einkünften (z. B. Autoren mit Selbstverlag, Zahnärzte mit Dentallabor, etc.). • Dagegen wird eine aus Freiberuflern bestehende Personengesellschaft (z. B. Anwalts-Sozietät, Architekten- GbR, Arztpraxis), die gewerbliche Nebeneinnahmen erzielt, trotzdem insgesamt zum Gewerbebetrieb (Abfärberegelung gemäß § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG). Unschädlich ist nur ein ganz geringer Anteil gewerblicher Umsätze am Gesamtumsatz. Es färbt auch ab, wenn nur ein Gesellschafter kein Freiberufler ist. 22. November 2018 7
II. Gewinnermittlungsarten 22. November 2018 8
II. Gewinnermittlungsarten
Allgemeines
• Sie haben zwei grundverschiedene Möglichkeiten, die Einkünfte (Gewinn oder Verlust) aus Ihrer
gewerblichen Tätigkeit zu ermitteln:
• Sie erstellen eine doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
(Betriebsvermögensvergleich nach § 5 Abs. 1 EStG i. V. m. § 4 Abs. 1 EStG). Diese ist zwingend
vorgeschrieben, wenn
• Ihr Gewinn die Grenze von 60.000,00 € übersteigt oder
• Ihr Netto-Jahresumsatz über 600.000,00 € liegt (§ 141 AO). Die Grenzen gelten für Umsatz und
Gewinn des einzelnen Betriebs.
• Sie ermitteln Ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Diese
Möglichkeit haben kleinere Gewerbetreibende.
• Wer als Kaufmann im Handelsregister eingetragen ist (z. B. als GmbH), wird nach den Vorschriften des
HGB buchführungspflichtig – und damit entsteht auch steuerrechtlich die Verpflichtung, den Gewinn
über eine Bilanz zu ermitteln (§ 140 AO).
22. November 2018 9II. Gewinnermittlungsarten
Allgemeines
• Noch zu gewerblichen Tätigkeiten:
• Beim Überschreiten der Umsatz- oder Gewinngrenze müssen Sie erst dann zur Bilanzierung übergehen,
wenn Sie vom Finanzamt zur Buchführung ab Beginn des folgenden Jahres aufgefordert werden, meist
zusammen mit dem Einkommensteuerbescheid. Unternehmer können auch nach Ablauf des Jahres
zwischen beiden Arten der Gewinnermittlung wählen; das Erstellen einer Eröffnungsbilanz oder einer
doppelten Buchführung am Jahresanfang ist unschädlich. Aufgrund der Bilanzierungsvorschriften kann
sich ein ganz anderer Gewinn ergeben als bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
• Freiberufler ermitteln Ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
22. November 2018 10II. Gewinnermittlungsarten
Gegenüberstellung der Gewinnermittlungsarten
EÜR Bilanzierung
Gewinnermittlung Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen Gegenüberstellung von Aktiva und Passiva
und –ausgaben mit Gewinn- und Verlustrechnung
(Geldverkehrsrechnung) (Betriebsvermögensvergleich)
Zuordnung • Zu- und Abflussprinzip • Prinzip der wirtschaftlichen Veranlassung
• Keine Rechnungsabgrenzungs- und • Ausweis von Rechnungsabgrenzungs-
Rückstellungsposten und Rückstellungsposten
Verkäufe und Einkäufe • Erfassung zum Zeitpunkt der Zahlung • Erfassung zum Zeitpunkt der Lieferung
• Kein Ausweis von Forderungen und • Ausweis von Forderungen und
Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten
22. November 2018 11II. Gewinnermittlungsarten
Gegenüberstellung der Gewinnermittlungsarten
EÜR Bilanzierung
Bestandsveränderung • Keine Abbildung • Gewinnwirksame Erfassung
• Keine Verpflichtung zur Inventur • Inventur mit Bewertungsregeln für das
Betriebsvermögen
Umsatzsteuer Umsatzsteuer = Einnahme Gewinnneutral
Vorsteuer = Ausgabe
Vorteile • „einfacher“ und meist kostengünstiger • Höherer Informationsgehalt der Bilanz
als Bilanzierung und bessere interne und externe
• Keine Bewertungsproblematik Planungsgrundlage
• Keine Abw. von Handels- und • Periodengenaue Gewinnermittlung nach
Steuerbilanz wirtschaftlicher Verursachung
• Gezielte Ergebnissteuerung durch • Ausgleich von Ertragsschwankungen
Verlagerung von Einnahmen und • Glättungsfunktion durch
Ausgaben Forderungen/Verbindlichkeiten
• Liquiditätsschonung durch Steuerzahlung • Berücksichtigung von Risiken über
erst auf bereits verwirklichte Rückstellungen, Berücksichtigung von
Geschäftsvorfälle Wertverlusten und TW-Abschreibungen
22. November 2018 12II. Gewinnermittlungsarten
Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung
• Ein Wechsel muss erfolgen , wenn
• gewerbliche Nicht-Kaufleute die steuerlichen Wertgrenzen überschreiben (Gewinn > T€ 60;
Umsatz > T€ 600).
• Einzelkaufleute übersteigen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen die handelsrechtlichen
Wertgrenzen (Gewinn > T€ 60; Umsatz > T€ 600).
• Umwandlung bzw. Einbringung in Personen- oder Kapitalgesellschaft
• Betriebsaufgabe oder (Teil-)Betriebsveräußerung
• Nicht Bilanzierungspflichtigen können freiwillig wechseln
• durch eindeutige Wahlrechtsausübung,
• Zeitnah zu Beginn des Gewinnermittlungszeitraus durch Erstellung einer Eröffnungsbilanz und
Einrichtung einer kfm. Buchhaltung
• Der Wechsel bindet für drei Jahre; davor erneuter Wechsel zur EÜR nur bei Vorliegen eines besonders
wirtschaftlichen Grundes.
22. November 2018 13II. Gewinnermittlungsarten Mögliche Gründe für einen freiwilligen Wechsel • Rückstellungsbedarf (z.B. bei betrieblichen Risiken oder Pensionszusagen) • Thesaurierungsbesteuerung nach § 34a EStG • Höhere Schwellenwerte für Sonderabschreibungen und Investitionsabzugsbetrag • Abgrenzungsbedarf bei hohen Anzahlungen • Aussagekräftigere Zahlen für Bankkredite • Geplante Betriebsveräußerung 22. November 2018 14
III. Steuerarten 22. November 2018 15
III. Steuerarten Umsatzsteuer Allgemeines • Die Umsatzsteuer-Vorschriften gelten nur für Unternehmer. Das sind Personen, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben (§ 2 UStG). Selbstständig ist, wer seine Tätigkeit auf eigene Rechnung und Verantwortung ausübt. Eine Tätigkeit ist gewerblich oder beruflich, wenn sie nachhaltig, das heißt auf Dauer angelegt ist (Wiederholungsabsicht) und Einnahmen erzielt werden sollen. Selbst wenn Ihre Tätigkeit bei der Einkommensteuer wegen fehlender Gewinnerzielungsabsicht als Liebhaberei eingestuft wurde, können Ihre Umsätze der Umsatzsteuer unterliegen, falls Sie wie ein Unternehmer nachhaltig auf dem Markt auftreten. • Ihre unternehmerische Tätigkeit und damit die Umsatzsteuerpflicht beginnt mit dem ersten nach außen erkennbaren, auf eine Unternehmertätigkeit gerichteten Handeln. Dazu gehören auch schon Vorbereitungshandlungen, wie etwa die Suche nach Betriebsräumen. Deutsche Umsatzsteuer fällt nur an, wenn der Ausführungsort einer Lieferung oder sonstigen Leistung im Inland liegt und nicht im Ausland. • Ein Unternehmer mit verschiedenen Betrieben gilt umsatzsteuerlich als ein einziger Unternehmer und muss daher nur eine einzige Umsatzsteuererklärung abgeben. Wenn Sie Ihr Unternehmen beim Finanzamt anmelden, erhalten Sie für Ihre Umsatzsteuererklärung eine Steuernummer. Diese weicht nur dann von der Steuernummer für Ihre Einkommensteuererklärung ab, wenn sich Ihr Betrieb an einem Ort befindet, für den Ihr Wohnsitzfinanzamt nicht zuständig ist. 22. November 2018 16
III. Steuerarten Umsatzsteuer Soll- oder Istbesteuerung • Die Umsatzsteuer müssen Sie normalerweise bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem geliefert oder geleistet wurde, ans Finanzamt zahlen, und in dem Monat oder Vierteljahr beim Finanzamt voranmelden, in dem Sie die Rechnung geschrieben haben. Wann die Zahlung des Kunden bei Ihnen eingeht, spielt keine Rolle (sog. Sollbesteuerung oder Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten gemäß § 16 UStG). Ausnahme: Eine Erleichterung gibt es im Baubereich, in dem vor allem Handwerksbetriebe meist nicht den vollen Rechnungsbetrag erhalten, weil die Auftraggeber wegen möglicher Baumängel einen Sicherheitseinbehalt vornehmen. Erst wenn dieser später tatsächlich vom Kunden gezahlt wird, ist Umsatzsteuer darauf fällig. • Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie, statt der Sollbesteuerung , die sog. »Istbesteuerung« wählen, das heißt die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten gemäß § 20 UStG. Die Umsatzsteuer wird dann bis zum Widerruf durch das Finanzamt erst fällig, wenn die Zahlung bei Ihnen eingeht (Liquiditätsvorteil). Für den Vorsteuerabzug gilt die Istbesteuerung jedoch nicht. • Die Istbesteuerung beantragen Sie im Betriebseröffnungs-Fragebogen des Finanzamtes durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens bzw. später durch formloses Schreiben. In der Praxis erklären viele Unternehmer ihre Umsatzsteuer in den Umsatzsteuererklärungen einfach nach dem Istprinzip und das Finanzamt akzeptiert das stillschweigend. Bei der Betriebsaufgabe ist zwingend von der Ist- zur Sollbesteuerung überzugehen. 22. November 2018 17
III. Steuerarten
Umsatzsteuer
Rechnungen (1/2)
Rechnungsbeträge bis 250 Euro Rechnungsbeträge ab 250 Euro
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des
Leistungsempfängers
Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Rechnungsdatum Rechnungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer
genaue Angaben über Menge bzw. Umfang und Art der genaue Angaben über Menge bzw. Umfang und Art der
Lieferung oder Leistung Lieferung oder Leistung
Liefer- und Leistungsdatum
Nettobetrag (Entgelt), Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag Nettobetrag (Entgelt), Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag bzw.
bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft einen Hinweis
auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
22. November 2018 18III. Steuerarten Umsatzsteuer Rechnungen (2/2) • Hinweis auf einen vereinbarten Jahresbonus bzw. -rabatt; • die Angabe »Gutschrift« bei der Abrechnung über eine Leistung im Wege der Gutschrift (wenn also der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt). • Einzelheiten zu den Pflichtangaben bei Dauerschuldverhältnissen (Mietverträge, Wartungs- oder Pauschalverträge) siehe BMF-Schreiben vom 29.1.2004, BStBl. 2004 I S. 258 Tz. 40, 43. • Die Rechnung muss vom Aussteller nicht persönlich unterschrieben sein. Bei elektronischer Übertragung der Rechnung (per Computer-Telefax / Faxserver, E-Mail) ist für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers keine qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich. • Es besteht die Pflicht zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG). Sonst droht ein Bußgeld bis zu 5.000,00 € (§ 26a Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 UStG)! 22. November 2018 19
III. Steuerarten Umsatzsteuer Wann sind Sie im laufenden Jahr Kleinunternehmer? • Ihr Vorjahresumsatz war nicht höher als 17.500,00 € und • Ihr Umsatz im laufenden Jahr ist voraussichtlich nicht höher als 50.000,00 € (laut realistischer Prognose zu Beginn des laufenden Jahres). Liegt der tatsächlich erzielte Umsatz des laufenden Jahres entgegen der Prognose doch über 50.000,00 €, verlieren Sie Ihren Kleinunternehmer-Status erst im Folgejahr. Falls Sie später wieder unter die Grenze von 17.500,00 € rutschen, gelten Sie ab dem darauffolgenden Jahr erneut als Kleinunternehmer. Bei Existenzgründern wird die Grenze von 17.500,00 € ausnahmsweise auf das laufende, erste Jahr angewandt, da im Vorjahr kein Umsatz vorlag. Der Umsatz des ersten Jahres muss geschätzt werden, wobei der erwartete Umsatz ab Beginn der unternehmerischen Tätigkeit auf einen Jahreswert hochzurechnen ist. Ein angefangener Monat wird wie ein voller Monat gewertet. 22. November 2018 20
III. Steuerarten Umsatzsteuer Umsatzsteuervoranmeldungen (1/2) Keine Voranmeldung bei Vorjahres-Umsatzsteuer bis 1.000,00 € • Sie müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, wenn Sie im Vorjahr nicht mehr als 1.000,00 € Umsatzsteuer (nach Abzug der Vorsteuer) an das Finanzamt zahlen mussten. Existenzgründer müssen dagegen im Jahr der Unternehmensgründung und im folgenden Kalenderjahr immer monatliche Voranmeldungen abgeben (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Vierteljährliche Voranmeldungen bei Vorjahres-Umsatzsteuer zwischen 1.000,00 € und 7.500,00 € • Haben Sie im vorangegangenen Kalenderjahr an das Finanzamt mehr als 1.000,00 €, aber nicht mehr als 7.500,00 € an Umsatzsteuerzahllast abgeführt, müssen Sie jeweils bis zum 10. Tag nach Ende eines Quartals (= Voranmeldungszeitraum) eine vierteljährliche Voranmeldung für den abgelaufenen Anmeldezeitraum abgeben (also am 10. 4., 10. 7., 10. 10., 10. 1.) und innerhalb von drei Tagen die Zahllast überwiesen haben. Falls es allerdings im Vorjahr zu einem Überschuss zu Ihren Gunsten gekommen ist (Vorsteuerüberhang), sind vierteljährlich Voranmeldungen zu erstellen, es sei denn, Sie beantragen die Befreiung von der Abgabepflicht. 22. November 2018 21
III. Steuerarten Umsatzsteuer Umsatzsteuervoranmeldungen (2/2) Monatliche Voranmeldungen bei Vorjahres-Umsatzsteuer über 7.500,00 € • Hat Ihre Umsatzsteuerschuld im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 7.500,00 € betragen, müssen Sie monatlich eine Voranmeldung abgeben. Abgabetermin ist der 10. Tag nach Ende des Monats, für den die Voranmeldung gilt, mit einer Zahlungsfrist von drei Tagen. Bei einem Vorsteuerüberhang im Vorjahr von mehr als 7.500,00 € können Sie auch freiwillig monatliche Voranmeldungen abgeben (§ 18 Abs. 2 a UStG). Dauerfristverlängerung mit Sondervorauszahlung • Durch einen Antrag auf Dauerfristverlängerung (§ 46 UStDV) bekommen Sie einen Monat länger Zeit für die Umsatzsteuervoranmeldung (z. B. statt 10.4. jetzt 10.5.). Dieser auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck elektronisch zu stellende Antrag ist genehmigt, wenn Sie vom Finanzamt nichts hören. Er gilt bis zum Widerruf. 22. November 2018 22
III. Steuerarten Gewerbesteuer • Gewerbesteuer müssen Unternehmer bezahlen, die gewerbliche Enkünfte erzielen, soweit der Gewerbebetrieb im Inland betrieben wird. Der Einkommensteuerbescheid ist für die Gewerbesteuer aber nicht bindend. Jeder Gewerbebetrieb eines Unternehmers wird für sich betrachtet. Keine Gewerbesteuer fällt an, wenn Sie Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (Freiberufler) haben. Aber: Die Aufnahme eines gewerblich tätigen Gesellschafters in eine Personengesellschaft oder deren geringfügig gewerblichen Nebeneinkünfte machen aus den freiberuflichen Einkünfte gewerbliche Einkünfte (sog. Abfärberegelung). Betreiben Sie Ihr Gewerbe in der Rechtsform eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft, müssen Sie nur dann eine Gewerbesteuererklärung abgeben, wenn Ihr Gewerbeertrag den Freibetrag übersteigt. Eine GmbH muss dagegen immer eine Gewerbesteuererklärung erstellen. • Die Gewerbesteuer wird von der Gemeinde erhoben, in der Ihr Betrieb liegt. Von dieser erhalten Sie den Gewerbesteuerbescheid. Unterhalten Sie in mehreren Gemeinden eine Betriebsstätte oder haben Sie im Laufe des Jahres Ihren Betrieb in eine neue Gemeinde verlegt, müssen Sie bei Ihrem Betriebsfinanzamt auch noch eine Zerlegungserklärung abgeben. Das Betriebsfinanzamt verteilt dann den einheitlichen Steuermessbetrag auf die einzelnen Gemeinden. Darüber erhalten Sie dann einen Zerlegungsbescheid. 22. November 2018 23
III. Steuerarten
Gewerbesteuer
• Für die Gewerbesteuer müssen Sie vierteljährliche Vorauszahlungen leisten, und zwar am 15. Februar,
15. Mai, 15. August und 15. November. Die Vorauszahlungen ermitteln sich anhand Ihres Gewerbeertrags im
Vorjahr. Wenn Sie einen geringeren Gewinn erwarten, sollten Sie bei Ihrem Betriebsfinanzamt einen Antrag
auf Herabsetzung der Gewerbesteuervorauszahlungen stellen. Vorauszahlungen werden nur festgesetzt,
wenn sie mindestens 50,00 € betragen.
• Nach § 35 EStG erhalten Sie eine Ermäßigung bei der Einkommensteuer, wenn Sie Gewerbesteuer zahlen.
Ihnen wird also zumindest ein Teil der gezahlten Gewerbesteuer von der Einkommensteuer abgezogen, die
auf die gewerblichen Einkünfte entfällt. Das vermindert auch den Solidaritätszuschlag, nicht aber die
Kirchensteuer (§ 51 a Abs. 2 Satz 3 EStG). Der Anrechnungsbetrag errechnet sich wie folgt:
• Anrechnungsbetrag auf Einkommensteuer = Gewerbesteuermessbetrag × 3,8
22. November 2018 24III. Steuerarten Einkommensteuer 22. November 2018 25
III. Steuerarten Körperschaftsteuer • Körperschaftsteuer müssen juristische Personen (GmbH, AG, UG) zahlen. • Bemessungsgrundlage ist der handelsrechtliche Gewinn korrigiert um steuerliche Anpassungen. • Die Körperschaftsteuer beträgt einheitlich 15% („Flatrate“) zuzüglich Solidaritätszuschlag. • Es werden im Regelfall vierteljährliche Vorauszahlungen erhoben (10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember). 22. November 2018 26
IV. Sonderfragen 22. November 2018 27
IV. Sonderfragen
GWG-Abschreibungsvarianten
GWG = Geringwertige Wirtschaftsgüter; AfA = Absetzung für Abnutzung
GWG Abschreibungsvarianten
Bis 150 Euro 150 – 800 Euro 800 – 1.000 Euro
Normal
Variante 1 ohne Sofortabzug oder Normal Abschreibung
Abschreibung laut
Sammelposten laut AfA-Tabelle
AfA-Tabelle
Variante 2 mit Sofortabzug oder
Sammelposten Normal Sammelposten
Abschreibung
Hinweis: Änderung durch das Jahressteuergesetz 2018: Anhebung der GWG-Grenze von derzeit 800 Euro auf 1.000
Euro und Aufhebung der Poolabschreibung.
22. November 2018 28IV. Sonderfragen Geschäftswagen • Im Allgemeinen wird der Firmenwagen nicht nur für dienstliche Fahrten zur Verfügung gestellt, sondern er darf auch für private Fahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz genutzt werden. Dafür müssen Sie einen geldwerten Vorteil versteuern, den sog. Nutzungswert. • Die Ermittlung des steuerpflichtigen Nutzungswertes ist nach der Pauschalierungsmethode oder nach der Nachweismethode möglich. • Der Nutzungswert ist zu kürzen, wenn Sie für den Firmenwagen noch Zahlungen (an den Arbeitgeber) leisten oder Kosten selbst tragen müssen. Zu beachten ist, dass die Eigenleistungen (bspw. Benzinkosten) maximal bis zur Höhe des Nutzungswertes abgezogen werden können. Darüber hinaus ist ein Abzug nicht vorgesehen. • Die einfachste Methode ist die sog. 1 %-Regelung, bei der weder Sie Ihre Privatfahrten nachweisen noch die Gesamtkosten belegen müssen. Mit der Pauschalierungsmethode sind alle Privatfahrten und die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte mit dem Firmenwagen abgegolten. 22. November 2018 29
IV. Sonderfragen
Geschäftswagen
Nutzungswert-Ermittlung
• Der private Nutzungswert beträgt:
• für Privatfahrten monatlich 1 % des inländischen Listenpreises (steuerpflichtig sind damit im Jahr 12 %),
auf volle 100,00 € abgerundet.
• Für extern aufladbare Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge, die zwischen 01.01.2019 und 31.12.2021
angeschafft werden gilt folgendes:
• Private Nutzung: 1%- x halbierter(!) inländischer Bruttolistenpreis
• Fahrtenbuchmethode ist weiterhin zulässig, aber
• Halbierung der AfA bzw.
• Halbierung der Leasingkosten.
• Die Neuregelung wird auf 3 Jahre begrenzt.
22. November 2018 30IV. Sonderfragen
Geschäftswagen
Nutzungswert-Ermittlung
• Zum privaten Nutzungswert hinzugerechnet werden noch:
• für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: monatlich 0,03 % des Listenpreises pro
Entfernungskilometer (kürzeste benutzbare Straßenverbindung). Bei einem E-Bike (nicht aber bei einem
Elektrofahrrad / Pedelec) sind mit dem 1 %-Wert diese Fahrten abgegolten.
• Fahren Sie mit Ihrem Firmenwagen nicht täglich an Ihre ersten Tätigkeitsstätte im Betrieb, sind in
bestimmten Fällen jeden Monat nicht 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer zu versteuern,
sondern per Einzelbewertung nur die tatsächlich durchgeführten Fahrten jeweils mit 0,002 %. Diese
günstige Besteuerung kann durch Korrektur des Bruttoarbeitslohns in den Fällen gewählt werden, in
denen der Firmenwagen monatlich an weniger als 15 Tagen für die Fahrten zwischen Wohnung und
erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Die 0,03 %-Regelung geht nämlich von 15 Tagen aus (15 ×
0,002 % = 0,03 %).
22. November 2018 31IV. Sonderfragen Geschäftswagen Nutzungswert-Ermittlung • Die private Nutzung ist mit monatlich 1 % des Listenpreises auch dann anzusetzen, wenn der Dienstwagen tatsächlich nur gelegentlich genutzt wird. Das gilt auch, wenn die Nutzung des Dienstwagens mitten im Monat beginnt oder endet. Steht der Firmenwagen aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck nur gelegentlich (von Fall zu Fall) für nicht mehr als fünf Tage im Monat zur Verfügung, wird der Nutzungswert für Privatfahrten und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit 0,001 % des Listenpreises pro Fahrtkilometer berechnet. Steht Ihnen der Wagen einen vollen Monat nicht zur Verfügung (z. B. wegen Urlaub), ist für diesen Monat kein Nutzungswert zu versteuern. 22. November 2018 32
IV. Sonderfragen Geschäftswagen Nutzungswert-Ermittlung: Listenpreis-Ermittlung • Der inländische »Listenpreis« ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers für das Fahrzeug im Zeitpunkt seiner Erstzulassung (Datum siehe Kfz-Schein). Dieser umfasst auch die Mehrwertsteuer sowie die Kosten für werksseitig im Zeitpunkt der Erstzulassung eingebaute Sonderausstattungen, zum Beispiel Autoradio, Klimaanlage, Sonderlackierung, ABS, Diebstahlsicherungssystem und Satelliten-Navigationsgerät. Nicht zum Listenpreis gehören insbesondere die Kosten für ein Autotelefon inkl. Fernsprecheinrichtung, für Überführung und Zulassung sowie nachträglich eingebaute Sonderausstattungen wie etwa ein Flüssiggastank. Der Listenpreis ist auf volle 100,00 € abzurunden. • Der höhere Listenpreis ist leider unvermindert auch bei niedrigerem Kaufpreis anzusetzen, etwa wegen Rabatt oder Eigenanteils am Kaufpreis, ferner bei Gebrauchtwagen, (re)importiertem Fahrzeug, Leasingfahrzeug und schwerem Geländewagen. 22. November 2018 33
IV. Sonderfragen Geschäftswagen Nutzungswert-Ermittlung: Besonderheiten • Bei einem Unfall mit dem Firmenwagen gilt : Wird der Nutzungswert nach der 1 %-Regelung ermittelt und versteuert, ist damit der geldwerte Vorteil von Unfallkosten auf privater Fahrt nur abgegolten, wenn die Kosten abzgl. Erstattungen durch die Versicherung 1.000,00 € (zzgl. MwSt.) nicht übersteigen oder der Unfall auf einer beruflichen Fahrt ohne Alkoholeinfluss hatte. Ansonsten muss ein zusätzlicher geldwerter Vorteil in Höhe der übernommenen Unfallkosten versteuert werden. • Ist bei Anwendung der Pauschalmethode der private Nutzungswert höher als die Gesamtkosten des Arbeitgebers für das Fahrzeug, wird der Nutzungswert auf die Gesamtkosten begrenzt (sog. Kostendeckelung), vorausgesetzt, dass dies nachgewiesen wird. Damit wird aber immer noch ein Betrag versteuert, der einer Privatnutzung von 100 % (!) entspricht. Ein niedrigerer Wert kann nur mit der Nachweismethode erreicht werden. 22. November 2018 34
IV. Sonderfragen Geschäftswagen Nutzungswert-Ermittlung • Die Pauschalmethode ist im Vergleich zur Nachweismethode günstiger, wenn Sie den Dienstwagen in großem Umfang für Privatfahrten nutzen. • Ein Wechsel von der 1 %-Methode zur Fahrtenbuchmethode während des Jahres ist für dasselbe Fahrzeug unzulässig. Wird der Dienstwagen im laufenden Wirtschaftsjahr ausgewechselt, ist im Monat des Kfz- Wechsels der inländische Listenpreis des Kfz zugrunde zu legen, das Sie nach der Anzahl der Tage überwiegend genutzt haben. 22. November 2018 35
IV. Sonderfragen Geschäftswagen Nutzungswert-Ermittlung Der Nutzungswert bei der Fahrtenbuchmethode errechnet sich wie folgt: • Anteil der privat und zur ersten Tätigkeitsstätte gefahrenen Kilometer an den insgesamt gefahrenen Kilometer × Gesamtkosten des Fahrzeugs. Kürzung um die Entfernungskilometer zur ersten Tätigkeitsstätte gefahrenen Kilometer x 0,30 Euro. • Damit wäre der private Nutzungswert nur dann gleich den Gesamtkosten, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen zu 100 % privat und zu 0 % dienstlich nutzen würde. • Alle Fahrzeugkosten müssen durch Belege nachgewiesen werden. Maßgebend für die Gesamtkosten des Fahrzeugs sind die Kosten, die Ihrem Arbeitgeber für Ihren Firmenwagen entstehen. Dazu gehören die vom Arbeitgeber tatsächlich vorgenommene Abschreibung bzw. bei einem Leasing-Fahrzeug die gezahlten Leasing-Raten, ferner die Betriebskosten inkl. Umsatzsteuer (Benzin, Öl, Reifen, Reparaturen usw.), Kfz- Steuer, Kfz-Versicherungen, Finanzierungskosten, und Unfallkosten, wenn diese nicht höher als 1.000,00 € sind. Eine Leasingsonderzahlung, die für einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erbracht wird, ist auf die Laufzeit des Leasingvertrags zu verteilen. Nach Auffassung des BFH zählen auch vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten (z. B. für Benzin) zu den Gesamtkosten und können zum Ausgleich in der Steuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden. 22. November 2018 36
IV. Sonderfragen Geschäftswagen Fahrtenbuch (1/2) • Sie müssen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen, mit dem der Anteil Ihrer privaten Fahrten sowie der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte an der Gesamtfahrleistung nachgewiesen wird. Im Fahrtenbuch, das bei handschriftlicher Erstellung gebunden oder jedenfalls in einer geschlossenen Form vorliegen muss (keine losen Notizzettel, sondern z. B. Schreibheft), müssen die Eintragungen fortlaufend, d. h. zeitnah (7-Tage-Regel) erfolgen. Es reicht also nicht, am Jahresende ein Fahrtenbuch komplett nachträglich anhand von Unterlagen anzufertigen oder während den Fahrten besprochene Diktierkassetten später in Excel-Tabellen abzuschreiben. Es muss stets ununterbrochen geführt werden, Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum von einigen Monaten genügen nicht. Die dienstlichen und privaten Fahrten müssen gesondert eingetragen werden (bei den privaten Fahrten genügt die Kilometerangabe). • Kleinere Mängel dürfen nicht zur Ablehnung des Fahrtenbuchs und Anwendung der 1 %-Regelung führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Geringfügige Abweichungen bei den Kilometerangaben von einem Routenplaner schaden der Anerkennung des Fahrtenbuches nicht. Werden aber wesentliche Umwegfahrten nicht aufgezeichnet, ist das Fahrtenbuch zu verwerfen. 22. November 2018 37
IV. Sonderfragen Geschäftswagen Fahrtenbuch (2/2) • Akzeptiert wird auch ein elektronisches Fahrtenbuch, wenn dies die genannten Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllt. Eine mithilfe eines PC-Programms erstellte und ausgedruckte Datei muss Ihr Finanzamt nur anerkennen, wenn nachträgliche Änderungen an zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert und offen gelegt werden. Ein mithilfe »MS-Excel« erstelltes Fahrtenbuch wird deshalb nicht anerkannt. Schädlich ist es auch, wenn im Fahrtenbuch als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Excel-Listen präzisiert werden. • Das Fahrtenbuch müssen Sie nur dann vorlegen, wenn Sie hierzu von Ihrem Finanzamt aufgefordert. Es ist 10 Jahre lang aufzubewahren. • Da bei der Nachweismethode die genauen Werte erst am Jahresende feststehen, berechnet der Arbeitgeber den monatlichen Nutzungswert zunächst vorläufig, und zwar mit zunächst (1) / (12) des Vorjahresbetrages. Am Jahresende wird dann der tatsächliche Nutzungswert genau ermittelt. Den Differenzbetrag verrechnet der Arbeitgeber mit der nächsten Lohnabrechnung oder aber im betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich für seine Beschäftigten. Zum Ausgleich für die Versteuerung des Nutzungswertes können Sie Ihre Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen. 22. November 2018 38
IV. Sonderfragen
Geschäftswagen
Dienstwagen für Ehegatten mit Minijob
• Sachverhalt: Der Einzelunternehmer Fuchs (F) beschäftigt seine Ehefrau (E) als geringfügig Beschäftigte. Laut
Arbeitsvertrag tätigt E an 2 Wochentagen Kurierfahrten (z.B. zur Post, Bank sowie Lieferung von Paketen zu
Kunden und die Abholung von Ware beim Großhändler) und an einem Tag Home Office Büroarbeit.
• E erhält dafür ein Kfz, dass sie auch für private Zwecke nutzen darf.
• Die Bruttovergütung i.H.v. € 450,00 setzt sich aus dem geldwerten Vorteil von € 320,00 (BLP € 32.000,00
x 1%) und einem Lohn von € 130,00.
• Laut BP ist das Kfz kein Betriebsvermögen und das Arbeitsverhältnis nicht fremdüblich.
• Entscheidung FG Köln v. 27.9.2017: Arbeitsverhältnis ist zivilrechtlich wirksam, eindeutig und ernsthaft
vereinbart. Die tatsächliche Durchführung ist unstrittig. Vergütung ist unterteilt in Bar- und Sachlohn.
• Hinweis: Mindestlohn-Falle: Die Überlassung von Dienstwagen sind nicht berücksichtigungsfähig!
22. November 2018 39IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 1. Wann Raumkosten steuerlich anerkannt werden 2. Kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung 3. Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung 4. Was ist ein Arbeitszimmer? 5. Wann ist ein Arbeitszimmer häuslich? 6. Wie muss das Arbeitszimmer beschaffen sein? 7. Was alles zu den Arbeitszimmerkosten gehört 8. Die Ermittlung des Arbeitszimmeranteils 22. November 2018 40
IV. Sonderfragen
Arbeitszimmer
1. Wann Raumkosten steuerlich anerkannt werden
• Es handelt sich um ein häusliches Arbeitszimmer:
• Für die im Arbeitszimmer ausgeübte berufliche oder betriebliche Tätigkeit steht kein anderer
Arbeitsplatz zur Verfügung. Dann sind die Arbeitszimmerkosten maximal bis 1.250,00 € absetzbar.
• Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen und betrieblichen
Betätigung. Dann sind die Arbeitszimmerkosten in unbegrenzter Höhe absetzbar.
• Es handelt sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer (externes Büro). Die Arbeitszimmerkosten sind
hier in unbegrenzter Höhe absetzbar.
• Es handelt sich um einen beruflich genutzten häuslichen oder außerhäuslichen Raum, der kein
Arbeitszimmer ist. Die Raumkosten sind voll bzw. mit dem beruflichen Anteil absetzbar.
22. November 2018 41IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 2. Kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung • Bei Angestellten und Beamten, die einen Arbeitsplatz bei ihrem Arbeitgeber haben, muss objektiv ein bestimmter Bereich der beruflichen Tätigkeit nicht am Arbeitsplatz ausgeübt werden können. Subjektive Unannehmlichkeiten aufgrund der Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz spielen keine Rolle. Daher können den begrenzten Höchstbetrag von 1.250,00 € insbesondere folgende Arbeitnehmer geltend machen: Lehrer, Außendienstmitarbeiter. • Üben Sie nebeneinander mehrere berufliche und / oder betriebliche Tätigkeiten aus, muss für jede Tätigkeit geprüft werden, ob für diese kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht – und das immer unabhängig von der anderen Tätigkeit. Die Arbeitszimmerkosten können Sie bis zum Höchstbetrag bei der Tätigkeit abziehen, für die das Arbeitszimmer genutzt wird. • Auch wenn Ihnen für Ihre im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübte Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kann der Kostenabzug vom Finanzamt mit der Behauptung abgelehnt werden, dass das Arbeitszimmer nach Art und Umfang Ihrer Tätigkeit für die Einkünfteerzielung gar nicht erforderlich sei. Dies zu hören bekommen insbesondere Vermieter, die nur eine oder zwei Eigentumswohnungen im Arbeitszimmer verwalten. Das gleiche Argument wird gegen die Betreiber einer auf dem eigenen Hausdach installierten Fotovoltaikanlage verwendet, die damit gewerbliche Einkünfte erzielen. 22. November 2018 42
IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 3. Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung • Die Kosten Ihres häuslichen Arbeitszimmers werden in voller Höhe steuerlich anerkannt, wenn es der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit ist. Als Tätigkeiten kommen alle infrage, die zu Einkünften führen. Diese Bedingung erfüllen etwa Heimarbeiter mit zum Beispiel Telearbeit, Telefontätigkeit oder Übersetzungen, die ausschließlich zu Hause arbeiten. • Üben Sie Ihren Beruf nicht nur im Arbeitszimmer, sondern auch teilweise außer Haus aus – z. B. als Außendienstmitarbeiter –, bildet das Arbeitszimmer nur dann Ihren Betätigungsmittelpunkt, wenn Sie dort die für Ihren Beruf wesentlichen und prägenden Tätigkeiten verrichten. • Maßgeblich ist also der inhaltliche (qualitative) Schwerpunkt Ihrer beruflichen / betrieblichen Betätigung, während der zeitliche (quantitative) Umfang der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers nur ein Indiz für den Mittelpunkt ist. Daher kann das häusliche Arbeitszimmer selbst dann (noch) Mittelpunkt einer beruflichen Betätigung sein, wenn die außerhäuslichen Tätigkeiten zeitlich überwiegen. Ob Sie Ihre Einnahmen überwiegend im Arbeitszimmer oder im Außendienst erwirtschaften, spielt bei der Ermittlung des Mittelpunkts keine Rolle. 22. November 2018 43
IV. Sonderfragen
Arbeitszimmer
4. Was ist ein Arbeitszimmer?
• Ein Arbeitszimmer ist ein Arbeitsraum, in dem aus beruflichen Gründen vorwiegend gedankliche, schriftliche
oder verwaltungstechnische bzw. -organisatorische Arbeiten erledigt werden und das typischerweise wie ein
Büro eingerichtet ist. Ist der beruflich genutzte Raum kein Arbeitszimmer, sind die Kosten immer voll
absetzbar.
• Hier einige Beispiele, wann ein Arbeitszimmer vorliegt:
• Ein im Souterrain eines Einfamilienhauses büromäßig eingerichteter Raum zur Anfertigung von
ärztlichen Gutachten ohne Patientenbesuche ist ein Arbeitszimmer.
• Ein als Telearbeitsplatz büromäßig eingerichteter häuslicher Raum gilt grundsätzlich als häusliches
Arbeitszimmer und nicht als Betriebsstätte des Arbeitgebers.
22. November 2018 44IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 5. Wann ist ein Arbeitszimmer häuslich? • »Häuslich« ist Ihr Arbeitszimmer, wenn es eine bauliche Einheit mit Ihrem Wohnteil bildet, also in Ihrer Wohnung liegt. Häuslichkeit liegt aber auch vor, wenn sich das Arbeitszimmer außerhalb Ihrer Wohnung in einem zur Wohnung gehörenden Zubehörraum befindet (Abstell-, Keller- oder Speicherraum) und damit noch zu Ihrer häuslichen Sphäre gehört. Ohne Bedeutung ist, ob Sie die Wohnung, zu der das Arbeitszimmer gehört, gemietet oder zu Eigentum erworben haben. • Da ein Einfamilienhaus ein Haus mit nur einer Wohnung ist, wird ein Arbeitszimmer im selbst genutzten Einfamilienhaus immer als zum Wohnbereich gehörend, somit als »häuslich« angesehen. Daher ist auch ein im Keller oder im Dachgeschoss (Mansardenwohnung) gelegenes Arbeitszimmer immer häuslich, ebenso ein Archivraum • Ein Arbeitszimmer in einem ausschließlich selbst genutzten Zweifamilienhaus ist auch dann häuslich, wenn es sich im OG befindet und von der Wohnung im EG nicht direkt, sondern nur über einen separaten Treppenaufgang erreicht werden kann. Befindet sich dagegen das Zimmer in einem teilweise vermieteten Zweifamilienhaus und wird der separate Hauseingang auch von den Mietern genutzt, ist es außerhäuslich. 22. November 2018 45
IV. Sonderfragen
Arbeitszimmer
6. Wie muss das Arbeitszimmer beschaffen sein?
So gut wie ausschließliche berufliche Nutzung
• Die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers sind nur dann als Werbungskosten absetzbar, wenn der Raum
nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Die Finanzverwaltung hat hier eine Obergrenze von 10 % für die
unschädliche private Mitbenutzung festgelegt. Die berufliche Nutzung muss also über 90 % der
Gesamtnutzung betragen.
• Bei einer nicht nur unerheblichen privaten Mitbenutzung des häuslichen Arbeitszimmer (mindestens 10 %
der gesamten Nutzungszeit) liegen gemischte Kosten vor, die nach einem BFH-Beschluss nicht mit dem
beruflichen Zeitanteil als Werbungskosten abgesetzt werden dürfen. Eine Kostenaufteilung ist somit nicht
möglich.
• Berufliche Nutzung bedeutet, dass Sie Ihr Arbeitszimmer zur Erzielung steuerpflichtiger Einkünfte aller Art
oder zur beruflichen Weiterbildung nutzen, nicht aber in nennenswertem Umfang als Hobbyraum,
Kinderspielzimmer, Bügelzimmer oder Gästezimmer. Zeiten, in denen Ihr Arbeitszimmer ungenutzt bleibt,
sprechen weder für noch gegen eine berufliche Nutzung.
• Beispiel: Herr Dorn ist Angestellter mit einem Telearbeitsplatz im häuslichen Arbeitszimmer, in dem er an
5 Wochentagen insgesamt 30 Stunden pro Woche arbeitet. An den Wochenenden geht er im Arbeitszimmer
seinen Hobbys nach. Dafür fallen pro Woche 10 Stunden an. Das Arbeitszimmer wird somit an 40 Stunden pro
Woche genutzt, davon allerdings nur zu 75 % beruflich ((30) / (40) Stunden) und zu 25 % privat. Erfährt das
Finanzamt davon, wird es den Werbungskostenabzug gänzlich ablehnen, obwohl das Arbeitszimmer für Herrn
Dorn der Mittelpunkt seiner beruflichen Betätigung ist.
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Arbeitszimmer
6. Wie muss das Arbeitszimmer beschaffen sein?
Abtrennung von den übrigen Wohnräumen
• Arbeitszimmerkosten sind als Werbungskosten nicht absetzbar,
• wenn der häusliche Raum sowohl als Wohnzimmer, Schlafzimmer oder Küche wie auch als
Arbeitszimmer genutzt wird oder wenn das Arbeitszimmer durchquert werden muss, um in andere
häufig genutzte Wohnräume (z.B. Wohnzimmer, nicht aber Schlafzimmer) oder in den Garten zu
gelangen (zeitlich gemischte Nutzung);
• wenn in Wohnzimmer, Schlafzimmer oder Küche eine Arbeitsecke eingerichtet wurde, selbst wenn
der Arbeitsbereich durch ein Regal oder einen sonstigen Raumteiler abgetrennt ist. Auch ein
Arbeitsbereich auf einer offenen Galerie wird nicht anerkannt (flächenmäßig gemischte Nutzung).
• Das Arbeitszimmer muss ein oder mehrere separate Räume umfassen, die abgeschlossen, also von den
übrigen Wohnräumen durch eine Tür abgetrennt sind.
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Arbeitszimmer
6. Wie muss das Arbeitszimmer beschaffen sein?
• Einrichtung wie ein Arbeitsraum
• Das Arbeitszimmer muss wie ein Arbeitsraum eingerichtet sein, also beruflich genutzte Gegenstände
(Arbeitsmittel) wie Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Bücherschrank, Computer, Computertisch u. Ä. enthalten.
Eine Liege zum Studium von beruflichen Unterlagen im Liegen schadet nicht. Befinden sich auch Gegenstände
des privaten Bereichs im Arbeitszimmer, wie Hometrainer, Fernsehgerät, einziger Telefonapparat oder Bett,
gilt dies als private Mitbenutzung des Raumes.
• Das Finanzamt darf eine Besichtigung Ihres Arbeitszimmers verlangen, um Ihre Angaben zu überprüfen. Es
sollte Sie eine angemessene Zeit vorher benachrichtigen.
• Ausreichend große Wohnung
• Eine Obergrenze für die Arbeitszimmergröße gibt es nicht. Trotz des Arbeitszimmers muss aber noch
genügend Wohnraum für Sie und Ihre Familie verbleiben, sonst unterstellt das Finanzamt die private
Mitbenutzung des Arbeitszimmers.
• Bei Alleinstehenden wird ein Arbeitszimmer in einer 2-Zimmer-Wohnung im Allgemeinen anerkannt, zum
Beispiel 12 m2 bei einer 42 m2 großen Wohnung.
• Nicht beanstandet wurde bei einem kinderlosen Ehepaar ein Arbeitszimmer von 16 m2 in einer 70 m2 großen
Wohnung und bei einem Ehepaar mit einem Kind ein Arbeitszimmer von 35 m2 in einem Einfamilienhaus mit
einer Wohnfläche von 155 m2. Dagegen ist bei einem Ehepaar mit zwei Kindern die Anerkennung eines
Arbeitsraumes in einer 3-Zimmer-Wohnung wohl ausgeschlossen.
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Arbeitszimmer
7. Was alles zu den Arbeitszimmerkosten gehört
• Kosten des Arbeitszimmers selbst
• Voll absetzbar sind Ihre Aufwendungen für die Ausstattung des Arbeitszimmers. Dazu gehören
insbesondere Tapeten, Vorhänge, Gardinenleisten, Einbauschrank, Deckenbeleuchtung, Ofen,
Teppichboden. Beruflich genutzte Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Bücherschrank oder
Computertisch gehören nicht zur Ausstattung des Arbeitszimmers, sondern sind berufliche
Arbeitsmittel. Gegenstände zur Ausschmückung des Arbeitszimmers wie Bilder, Poster, Skulpturen,
Antiquitäten, Blumen oder Vasen sind nicht absetzbar – außer bei regelmäßigem Besucherempfang.
• Kosten für Renovierungsarbeiten und Schönheitsreparaturen im Arbeitszimmer gehören zu den
Arbeitszimmerkosten. Ansetzen können Sie auch Reinigungskosten für das Arbeitszimmer. Wenn Sie
keine Putzfrau haben, setzen Sie in Ihrer Kostenaufstellung stets einen Pauschbetrag für
Reinigungsmittel an, z. B. mindestens 60,00 € pro Jahr.
22. November 2018 49IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 7. Was alles zu den Arbeitszimmerkosten gehört Kosten der Wohnung bzw. des Hauses • Die Kosten Ihrer Wohnung bzw. Ihres Hauses, in dem sich Ihr häusliches Arbeitszimmer befindet, zählen in Höhe des Anteils der Arbeitszimmerfläche an der Gesamtwohnfläche der Wohnung / des Hauses zu den Aufwendungen für Ihr Arbeitszimmer. Es gilt die »Wohnflächenverordnung« (WoFlV) vom 25.11.2003. • Zur Gesamtwohnfläche zählen grundsätzlich nicht die Grundflächen von Zubehörräumen (z. B. Keller, Abstellraum, Waschküche). Sofern ein Zubehörraum aber baurechtlich zum dauernden Aufenthalt von Personen geeignet ist – also mit entsprechenden Lichtschächten versehene Fenster hat und an das Heizungssystem des Hauses angeschlossen ist –, ist es kein Neben-, sondern ein Hauptraum und seine Fläche zählt bei der Gesamtwohnfläche mit. Das ist von Vorteil, wenn sich Ihr Arbeitszimmer im Keller in einem solchen Raum befindet. • Die Kosten für gemischt genutzte Nebenräume wie Flur, Küche und Bad können aber nicht anteilig auf das Arbeitszimmer umgelegt werden und sind daher nicht absetzbar. 22. November 2018 50
IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 7. Die Ermittlung des Arbeitszimmeranteils • Befindet sich das Arbeitszimmer in einem Zwei- oder Mehrfamilienhaus, das Ihnen gehört und in dem Sie eine Wohnung selbst nutzen und die andere vermieten, müssen Sie die gesamte Wohnfläche des Hauses ermitteln und daraus den Arbeitszimmeranteil berechnen. Nur so können zum Beispiel die Kosten einer Dachreparatur sachgerecht auf das Arbeitszimmer aufgeteilt werden. • Wird nachträglich ein Arbeitszimmer geschaffen, zum Beispiel im Keller oder im bisher nicht ausgebauten Dachgeschoss, verliert der bisherige Raum seine Funktion als Nebenraum und muss – sofern er den baurechtlichen Vorschriften für Wohnraum entspricht – zukünftig als Wohnfläche erfasst werden. • Nutzen Sie zusätzlich zu Ihrem Arbeitszimmer außerhalb der Wohnung einen nicht zum dauernden Aufenthalt geeigneten Nebenraum im Keller oder Dachgeschoss als Archiv oder Lagerraum für Ihre beruflichen Belange, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie teilen nach der Wohnfläche auf und berücksichtigen nur die Fläche des Arbeitszimmers (also ohne Archiv- / Lagerraum). Oder Sie teilen nach der Nutzfläche auf. Dann dürfen Sie zwar die Fläche des Arbeitszimmers zzgl. der Fläche des Archiv- / Lagerraums ansetzen, müssen diese Fläche aber ins Verhältnis setzen zur gesamten Nutzfläche des Hauses (= Gesamtwohnfläche + Grundfläche aller Nebenräume im Keller etc.). 22. November 2018 51
IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 7. Die Ermittlung des Arbeitszimmeranteils Das betrifft Mieter mit Arbeitszimmer • Liegt Ihr Arbeitszimmer in Ihrer Mietwohnung oder Ihrem gemieteten Haus, dürfen Sie von der gezahlten Miete den Arbeitszimmeranteil als Werbungskosten ansetzen. Gleiches gilt für sämtliche zusätzlich gezahlten Mietnebenkosten (Strom- und Heizkosten, Wasser- und Abwasserkosten, Müllabfuhrgebühren, Grundsteuer, Gebäudeversicherungen usw.). Den Mietanteil für die Garage erkennen allerdings manche Finanzämter nicht an. Beiträge zu einer Hausratversicherung sind mit dem Arbeitszimmeranteil abziehbar, wenn diese die Einrichtungsgegenstände und Arbeitsmittel im Arbeitszimmer mitversichert. • Voll abziehbar sind die Mietzahlungen für ein außerhäusliches Arbeitszimmer. Haben Sie aber das Arbeitszimmer von einem Angehörigen gemietet und wird der Mietvertrag steuerlich nicht anerkannt, dürfen Sie auch die Miete nicht absetzen. • Aufwendungen für Schönheitsreparaturen sind nicht abziehbar, wenn sie für reine Wohnräume anfallen, etwa Wohnzimmer, Küche und Bad. Für »Allgemeinflächen« jedoch, wie Flur oder Treppenhaus, sind die Renovierungskosten anteilig dem Arbeitszimmer zurechenbar. • Ebenfalls mit dem Arbeitszimmeranteil abziehbar können noch weitere Ausgaben für die Wohnung sein, z. B. für einen neuen Briefkasten oder für Beratungs- und Prozesskosten z. B. bei einem Mietrechtsstreit, nicht aber die anteilige Kaution, da es sich hierbei nicht um eine endgültige Ausgabe handelt. 22. November 2018 52
IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 7. Die Ermittlung des Arbeitszimmeranteils Das betrifft Eigentümer mit Arbeitszimmer • Sie dürfen sämtliche Betriebskosten Ihres Hauses bzw. Ihrer Wohnung mit dem Arbeitszimmeranteil als Werbungskosten absetzen, z. B. Kosten für Strom, Heizung, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Grundsteuer, Gebäudeversicherungen, Grundrechtsschutzversicherung. Beiträge zur Instandhaltungsrücklage bei einer Eigentumswohnung sind allerdings nicht abziehbar. • Zahlen Sie als Immobilieneigentümer Schuldzinsen und sonstige Finanzierungskosten (z. B. Disagio) für Kredite, die zum Kauf, Bau, Aus-, An- oder Umbau, zur Aufstockung usw. oder zur Instandhaltung und Modernisierung der Immobilie aufgenommen wurden, können Sie in Höhe des Arbeitszimmeranteils die Schuldzinsen als Werbungskosten absetzen. Gezahlte Erbbauzinsen ebenfalls anteilig abziehbar. • Aufwendungen zur Instandhaltung, Instandsetzung und Modernisierung Ihres Hauses können Sie grundsätzlich als Erhaltungsaufwand im Jahr der Bezahlung mit dem Arbeitszimmeranteil sofort als Werbungskosten abziehen. Das sind zum Beispiel die Reparatur oder Erneuerung von Dach, Außenfassade, Haustür, Heizung, Fenster sowie der Allgemeinbereiche wie Flur, Diele und Treppenhaus. 22. November 2018 53
IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 7. Die Ermittlung des Arbeitszimmeranteils Das betrifft Eigentümer mit Arbeitszimmer • Aufwendungen für die Neuanlage des Gartens zählen nicht anteilig zu den Arbeitszimmerkosten, außer bei durch eine Hausreparatur verursachten Gartenschäden. • Bei einem Arbeitszimmer im selbst genutzten Objekt können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Hauses / der Wohnung, die anteilig auf das Arbeitszimmer entfallen, über die Gebäudenutzungsdauer abgeschrieben werden. Die Kosten für die nachträgliche Errichtung des Arbeitszimmers, etwa im Keller oder Dachgeschoss des eigenen Hauses, sind sofort in voller Höhe absetzbar, wenn der Rechnungsbetrag ohne MwSt. 4.000,00 € nicht übersteigt. Sind die Kosten höher, liegt nachträglicher Herstellungsaufwand vor, der den Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Hauses hinzuzurechnen ist und nur flächenanteilig über die Abschreibung abziehbar ist. 22. November 2018 54
IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 7. Die Ermittlung des Arbeitszimmeranteils Folgende Abschreibungsmöglichkeiten gibt es für Ihr Arbeitszimmer: • Die lineare Abschreibung nach § 7 Abs. 4 Nr. 2 EStG: Die niedrige lineare Abschreibung (AfA-Satz 2 % bzw. bei Fertigstellung vor dem 1.1.1925 2,5 %) setzen Sie immer dann an, wenn keine höhere Abschreibung möglich ist. • Die degressive Abschreibung nach § 7 Abs. 5 Nr. 2 EStG: Wer vor dem 1.1.1995 als Bauherr seinen Bauantrag gestellt oder als Käufer eines Neubaus bzw. einer Neubauwohnung den Kaufvertrag abgeschlossen hat, kann für sein Arbeitszimmer noch die degressive Abschreibung in Anspruch nehmen (AfA-Satz 8 Jahre × 5 %, 6 J. × 2,5 %, 36 J. × 1,25 %). • Die Restwertabschreibung nach § 7b EStG: Häuser und Eigentumswohnungen in den alten Bundesländern, die vor dem 1.1.1987 angeschafft oder fertiggestellt worden waren, wurden nach dem alten § 7b EStG gefördert. Der achtjährige Begünstigungszeitraum ist Ende 1993 endgültig ausgelaufen. Doch für das Arbeitszimmer können Sie weiterhin die sog. Restwertabschreibung nach § 7b Abs. 1 EStG geltend machen (AfA-Satz 2,5 %). 22. November 2018 55
IV. Sonderfragen Arbeitszimmer 7. Die Ermittlung des Arbeitszimmeranteils Folgende Abschreibungsmöglichkeiten gibt es für Ihr Arbeitszimmer: • Die erhöhte Abschreibung nach §§ 7h, 7 i EStG: Liegt Ihr Gebäude in einem Sanierungsgebiet oder in einem städtebaulichen Entwicklungsbereich oder steht Ihr Haus unter Denkmalschutz, können Sie für Ihre Baumaßnahmen (die zu Herstellungsaufwand führen) in Höhe des Arbeitszimmeranteils die erhöhte Abschreibung nach § 7h EStG oder § 7i EStG in Anspruch nehmen (bei Bauantrag ab 2004: AfA-Satz 8 Jahre × 9 %, 4 J. × 7 %). • Ebenfalls mit dem Arbeitszimmeranteil abziehbar können noch weitere Ausgaben für die Wohnung sein, beispielsweise für einen Feuerlöscher, einen neuen Briefkasten oder eine Putzfrau (die aber nicht die Ehefrau sein darf), ferner Beratungs- und Prozesskosten im Zusammenhang mit der Wohnung. 22. November 2018 56
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