UMGANG MIT DATEN IN DER VOLKSSCHULE - HANDREICHUNG
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Stadt Zürich
Schul- und Sportdepartement
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Tel. 044 413 85 11
Fax 044 413 88 48
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Rechtsdienst
Sabine Class, lic. iur.
Direktwahl 044 413 88 03
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UMGANG MIT DATEN IN DER VOLKSSCHULE
HANDREICHUNG
Schulamt Schulgesundheitsdienste Fachschule Viventa
Kreisschulpflegen Jugendmusikschule Sportamt DepartementssekretariatINHALTSÜBERSICHT Seite
1. EINLEITUNG: DATEN, INFORMATIONEN, PERSÖNLICHE DATEN 3
2. VOM AMTSGEHEIMNIS ZUM ÖFFENTLICHKEITSPRINZIP 4
3. BEHÖRDLICHE INFORMATIONSTÄTIGKEIT 5
3.1. Informationstätigkeit von Amtes wegen
3.2. Informationstätigkeit auf Gesuch hin
4. EINSCHRÄNKUNG DES ANSPRUCHS AUF INFORMATIONSZUGANG 6
4.1. Einschränkung des Anspruchs auf Informationszugang aufgrund rechtlicher
Normen
4.2. Einschränkung des Anspruchs auf Informationszugang aufgrund einer Interes-
senabwägung
5. DER UMGANG MIT BESONDEREN PERSONENDATEN: DATENSCHUTZ 8
5.1. Besondere Personendaten im Schulbereich
5.2. Voraussetzungen der Personendatenbearbeitung
5.3. Voraussetzungen der Personendatenweitergabe
5.4. Regeln im Umgang mit besonderen Personendaten
5.5. Praktische Umsetzung
5.6. Datenaustausch zw. mit der schulischen Förderung eines Schülers Befassten
5.7. Auskunft an Eltern ohne elterliche Sorge
5.8. Internet-Veröffentlichung von Schülerfotos & Film-Aufnahmen des Unterrichtes
5.9. Rechte der Betroffenen
6. ANZEIGE- UND AUSKUNFTSPFLICHT VON SCHULPFLEGEN, SCHULLEITUN-
GEN UND LEHRPERSONEN 15
6.1. Das Amtsgeheimnis
6.2. Die Entbindung vom Amtsgeheimnis
6.3. Verhältnis Amtsgeheimnis – Datenschutz
6.4. Die Anzeige- und Auskunftspflichten im Einzelfall
7. AMTS- UND BERUFSGEHEIMNIS - BESONDERE SCHWEIGEPFLICHTEN 19
8. VERFAHREN AUF ZUGANG ZU INFORMATION 21
8.1. Zuständigkeit
8.2. Form des Gesuchs
8.3. Gesuchsbehandlung
8.4. Gebühren
9. DATENAUFBEWAHRUNG UND DATENVERNICHTUNG 24
10. UNTERSTÜTZUNG BEIM UMGANG MIT INFORMATIONEN UND DATEN 25
10.1. Beauftragte Öffentlichkeitsgrundsatz
10.2. Informationen zum Thema
21. EINLEITUNG: DATEN, INFORMATIONEN, PERSÖNLICHE DATEN
Dürfen wir auf die Homepage unserer Schuleinheit Porträtaufnahmen aller Schülerin-
nen und Schüler stellen? Können wir mit Eltern auf elektronischem Weg korrespon-
dieren? Sollen wir einer ausserkantonalen Schulbehörde die Abklärungsberichte des
schulpsychologischen Dienstes auch gegen den Willen der Eltern eines Schülers zu-
stellen, wenn dieser in die betreffende Gemeinde umzieht? Solche Fragen stellen
sich Schulbehörden, Schulleitungen und Lehrpersonen häufig.
Gemeinsam haben diese Fragen, dass sie den Umgang mit Daten und Informationen
im Schulbereich betreffen.
Als Daten oder "Informationen" gelten nachfolgend alle Aufzeichnungen, welche die
Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, unabhängig von ihrer Darstellungsform
und ihrem Informationsträger. Nicht als Informationen gelten Aufzeichnungen, die
nicht fertig gestellt oder die ausschliesslich zum persönlichen Gebrauch bestimmt
sind, wie z. B. Vorentwürfe, persönliche Notizen oder Ideenskizzen.
“Personendaten“ sind ebenfalls Informationen, nämlich solche, die sich auf eine be-
stimmte oder bestimmbare Person beziehen. Speziell zu erwähnen sind die „Beson-
deren Personendaten“. Gemäss §3 Informations- und Datenschutzgesetz (IDG)
sind dies die
a. Informationen, bei denen wegen ihrer Bedeutung, der Art ihrer Bearbeitung oder
der Möglichkeit der Verknüpfung mit anderen Informationen die besondere Gefahr
einer Persönlichkeitsverletzung besteht, wie Informationen über
1. die religiösen, weltanschaulichen, politischen oder gewerkschaftlichen Ansich
ten oder Tätigkeiten,
2. die Gesundheit, die Intimsphäre, die Rassenzugehörigkeit oder die ethnische
Herkunft,
3. Massnahmen der sozialen Hilfe,
4. administrative oder strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen.
b. Zusammenstellungen von Informationen, die eine Beurteilung wesentlicher Aspek
te der Persönlichkeit natürlicher Personen erlauben.
Die Unterscheidung zwischen Informationen, Personendaten und besonderen Perso-
nendaten ist in Bezug auf den Umgang mit diesen Daten wichtig.
32. VOM AMTSGEHEIMNIS ZUM ÖFFENTLICHKEITSPRINZIP
Die neue Kantonsverfassung (KV) gewährleistet in Art. 17 das Grundrecht auf Zu-
gang zu amtlichen Dokumenten. Gleichzeitig verpflichtet Art. 49 KV die Behörden, die
Öffentlichkeit von sich aus über ihre Tätigkeit zu informieren.
Kantonsverfassung
Art. 17 (Zugang zu amtlichen Dokumenten)
Jede Person hat das Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten, soweit nicht ü-
berwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.
Art. 49 (Transparenz)
Die Behörden informieren von sich aus und auf Anfrage über ihre Tätigkeit, soweit
nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.
Mit diesen Bestimmungen verankert die Kantonsverfassung den Öffentlichkeits-
grundsatz, d. h. den freien Zugang zu amtlichen Dokumenten und das Recht jeder
Person, in Behördenakten Einsicht zu nehmen, solange keine Geheimhaltungspflicht
für ein bestimmtes Dokument besteht, der Einsichtnahme also keine überwiegenden
öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen. Auch wenn der Öffentlich-
keitsgrundsatz durchaus Ausnahmen kennt, so wird damit doch ein grundsätzlicher
Wandel, ein Paradigmawechsel, vollzogen, indem das Amtsgeheimnis nicht mehr
die Regel, sondern die Ausnahme bildet.
Der Grundsatz der Transparenz für die Behördentätigkeit ist im Informations- und Da-
tenschutzgesetz (IDG) und der zugehörigen Verordnung (IDV) per 1. Oktober 2008
umgesetzt worden:
Informations- und Datenschutzgesetz
§ 14. (Informationstätigkeit von Amtes wegen)
1
Das öffentliche Organ informiert von sich aus über seine Tätigkeiten von allgemei-
nem Interesse.
2
Es stellt Informationen über seinen Aufbau, seine Zuständigkeiten und über An-
sprechpersonen zur Verfügung.
3
Über hängige Verfahren darf das öffentliche Organ nur informieren, wenn dies zur
Berichtigung oder Vermeidung falscher Meldungen notwendig ist oder wenn in einem
besonders schweren oder Aufsehen erregenden Fall die unverzügliche Information
angezeigt ist.
4
Es macht ein Verzeichnis seiner Informationsbestände und deren Zwecke öffentlich
zugänglich. Es kennzeichnet Informationsbestände, die Personendaten enthalten.
Aktuell wirkt sich diese Änderung im Schulbereich beispielsweise auf den Umgang
mit den Schulevaluationsberichten aus. Bisher waren sie nur den Lehrpersonen, Mit-
arbeitenden und Leitungen der evaluierten Schule sowie der zuständigen Kreisschul-
pflege zugänglich. Neu stellt sich nun die Frage, ob ein grösserer Kreis Zugang zu
diesen Informationen haben sollte, und gegebenenfalls wie der Informationszugang
zu gestalten sei.
43. BEHÖRDLICHE INFORMATIONSTÄTIGKEIT
Die behördliche Bekanntgabe von Informationen kann von Amtes wegen oder auf
Gesuch hin erfolgen.
3.1. Informationstätigkeit von Amtes wegen
Die öffentlichen Organe orientieren von sich aus über
- ihren Aufbau, Zuständigkeiten und Ansprechpersonen
- sowie über ihre Informationsbestände
- ihre Tätigkeiten von allgemeinem Interesse
- nur ausnahmsweise über hängige Verfahren
3.2. Informationstätigkeit auf Gesuch hin
Anspruch auf Information hat jedermann.
Die zuständige Stelle prüft das Gesuch (Interessennachweis, Anhörung Dritter)
und entscheidet innert 30 Tagen.
Lehnt sie das Gesuch ab, erlässt sie eine Verfügung.
Für Ihren Informationsaufwand stellt sie Rechnung.
Aus der Definition von Informationen als Aufzeichnungen folgt, dass nur bereits be-
stehende Informationen zugänglich zu machen sind. Es besteht mit anderen Worten
kein Anspruch von Gesuchstellenden darauf, dass Informationen besonders aufberei-
tet werden. Z. B. kann eine gesuchstellende Person nicht verlangen, dass vorhande-
ne statistische Angaben miteinander verknüpft oder auf zusätzliche Kriterien hin aus-
gewertet werden. Andererseits steht es dem öffentlichen Organ frei, die Information
im Einzelfall in eine für den Zugang geeignetere Form zu bringen, soweit sich da-
durch keine materiellen Änderungen am Inhalt der Information ergeben.
54. EINSCHRÄNKUNG DES ANSPRUCHS AUF INFORMATIONSZUGANG
Das öffentliche Organ verweigert die Bekanntgabe von Informationen ganz oder teil-
weise oder schiebt sie auf, wenn eine rechtliche Bestimmung oder ein überwiegen-
des öffentliches oder privates Interesse entgegensteht (Interessenabwägung) (§23
IDG),
z. B. wenn
- die Information Positionen in Vertragsverhandlungen betrifft (lit. a)
- die Bekanntgabe den Meinungsbildungsprozess des öffentlichen Or-
gans beeinträchtigt (lit. b)
- die Bekanntgabe die zielkonforme Durchführung bestimmter behördli-
cher Massnahmen beeinträchtigt (lit. c und e)
- Die Bekanntgabe die Beziehungen unter den Gemeinden, zu einem
andern Kanton, zum Bund oder zum Ausland beeinträchtigt (lit. d).
4.1. Einschränkung des Anspruchs auf Informationszugang aufgrund rechtlicher
Normen
Rechtliche Normen, die eine Einschränkung des Anspruchs auf Informationszugang
rechtfertigen, können beispielsweise besondere gesetzliche Geheimhaltungspflichten
wie Steuer- und Bankgeheimnis, die Schweigepflicht der Fürsorgebehörden oder der
Schulärzte sein.
4.2. Einschränkung des Anspruchs auf Informationszugang aufgrund einer Interes-
senabwägung
Einschränkungen können sich auch aufgrund einer Interessenabwägung ergeben.
Dabei werden im konkreten Fall die gegenläufigen Interessen festgestellt und gewich-
tet.
Von den in § 23 Abs. 2 IDG aufgeführten Beispielen öffentlicher Interessen, die ge-
gen die Zugänglichkeit einer Information sprechen können, ist insbesondere auf das
in lit. b erwähnte Interesse an einer ungestörten Meinungsbildung des öffentlichen
Organs hinzuweisen.
Die Verordnung hält hierzu fest, die Information könne insbesondere dann einge-
schränkt werden, wenn der Meinungsbildungsprozess politisch umstrittene Fragen
betreffe oder die betreffenden Geschäfte Gegenstand späterer Rechtsstreitigkeiten
bilden könnten (§ 2 Abs. 1 IDV).
§ 23 Abs. 2 lit. b IDG läuft praktisch darauf hinaus, dass während laufender Entschei-
dungsverfahren, d.h. bis zur Entscheidfindung des zuständigen öffentlichen Organs,
über die fragliche Angelegenheit nicht informiert werden und vor allem kein Informati-
onszugang gewährt werden muss. Das gilt nicht nur für verwaltungsinterne Informati-
onen (Entwürfe, Anträge und dergleichen), sondern auch für extern eingeholte Gut-
achten, Berichte und Ähnliches. Zweck dieser Einschränkung ist die möglichst freie
interne Kommunikation bis zum Zeitpunkt des abgeschlossenen Entscheidungspro-
zesses des öffentlichen Organs. Allerdings statuiert § 23 Abs. 2 lit. b IDG nicht etwa
6eine Geheimhaltungspflicht. Es steht im Ermessen der betroffenen Behörde, auch
schon vor Abschluss eines Entscheidungsprozesses über diesen zu informie-
ren und z. B. ein in diesem Zusammenhang eingeholtes Gutachten – Urheber-
rechte vorbehalten – zu publizieren.
Nach abgeschlossener Erörterung und Entscheidung sind die Informationen in der
Regel zugänglich. Für die Entscheide des Stadtrates ist aber ein weiterreichender
Schutz des Meinungsbildungsprozesses entsprechend jenem des Regierungsrates
(§ 2 Abs. 2 IDV) geschaffen worden, so dass die Anträge, Mitberichte und Besonde-
ren Stellungnahmen der Departemente und der Kanzlei auch nach der Beschlussfas-
sung durch den Stadtrat von der Bekanntgabe ausgeschlossen bleiben. Gemäss der
Weisung zur IDV haben die kommunalen Exekutiven das Recht, für ihre politische
Meinungsbildung eine solche Regelung zu erlassen. Als kommunale Exekutive sind
in der Stadt nicht nur der Stadtrat, sondern auch die weiteren Exekutivorgane wie
Schulpflege und Schulkommissionen, Sozialbehörde und Vormundschaftsbehörde
anzusehen. Hingegen besteht keine Rechtsgrundlage, um diesen Schutz des Mei-
nungsbildungsprozesses auch auf hierarchisch tiefer stehende Stellen auszudehnen
und z. B. eine entsprechende Bestimmung für die Departemente bzw. deren Ge-
schäftsleitungen vorzusehen. Hier sind vielmehr die Grundsätze des IDG anzuwen-
den.
Gemäss § 23 Abs. 2 lit. c IDG liegt ein öffentliches Interesse an der Geheimhaltung
von Information dann vor, wenn die Bekanntgabe die Wirkung von Untersuchungs-,
Sicherheits- oder Aufsichtsmassnahmen gefährdet. Konkret bedeutet dies zum Bei-
spiel, dass das Einsatzdispositiv der Polizei für den unfriedlichen Ordnungsdienst bei
Demonstrationen nicht öffentlich zugänglich gemacht zu werden braucht.
Die Form, in welcher Informationen aufgezeichnet sind, spielt für allfällige Einschrän-
kungen des Informationszugangs keine Rolle. Ob z. B. E-Mails und andere elektro-
nisch übermittelte Informationen auf Gesuch hin offen zu legen sind, lässt sich daher
nicht generell beantworten, sondern ist unter inhaltlichen Gesichtspunkten und nach
Massgabe der soeben skizzierten Bestimmungen im Einzelfall zu prüfen. Massge-
bend ist zunächst, ob es sich um Informationen im Sinn von § 3 IDG handelt (oder al-
lenfalls nur um nicht fertig gestellte Aufzeichnungen), und, wenn eine Information vor-
liegt, ob an ihrer Geheimhaltung ein überwiegendes öffentliches oder privates Inte-
resse besteht.
Bei der Einschränkung des Anspruchs auf Informationszugang aufgrund privater In-
teressen ist insbesondere auf den Schutz der Besonderen Personendaten hinzu-
weisen.
75. DER UMGANG MIT BESONDEREN PERSONENDATEN: DATENSCHUTZ
5.1. Besondere Personendaten im Schulbereich
- Zeugnisse
- Abklärungsunterlagen
- Diagnostische Berichte
- Aufsätze, Prüfungen und deren Bewertung
- Korrespondenz über Schüler / Schülerinnen und Lehrpersonal
- Schüler-/Schülerinnendossiers
- Personaldossiers
- Fotografien von Schülern / Schülerinnen und Lehrpersonal
usw.
5.2. Voraussetzungen der Personendatenbearbeitung
KUMULATIV:
- Gesetzliche Grundlage
- Bearbeitung zum Zweck, der bei der Beschaffung angegeben wurde, ersicht-
lich war oder gesetzlich vorgesehen wird.
- Die Bearbeitung muss für die Aufgabenerfüllung geeignet und erforder-
lich, bzw. im Fall von besonders schützenswerten Daten unentbehrlich
sein.
- Die Daten müssen richtig und vollständig sein.
- Die Daten sind i. d. R. bei der betroffenen Person zu beschaffen.
- Schutz der Daten durch angemessene Massnahmen.
5.3. Voraussetzungen der Personendatenweitergabe
ALTERNATIV:
- Gesetzliche Grundlage
- Die Daten werden zur Erfüllung der öffentlichen Aufgabe benötigt.
- Einwilligung der betroffenen Person oder die Einwilligung kann vorausge-
setzt werden.
- Die betroffene Person hat ihre Daten allgemein zugänglich gemacht.
Der Vollständigkeit halber ist darauf hinzuweisen, dass das IDG in hängigen Verfah-
ren der Zivil-, Verwaltungs- und Strafrechtspflege nicht gilt (§ 2 Abs. 1 IDG), da in die-
sen Bereichen entsprechende Spezialbestimmungen existieren.
5.4. Regeln im Umgang mit besonderen Personendaten
Wenn Sie besondere Personendaten bearbeiten, wenn Sie Daten weitergeben, sind
Vorsicht und Sorgfalt oberstes Gebot.
Das bedeutet ganz allgemein:
> Bearbeiten Sie nur Daten, die für Ihren Auftrag nötig sind.
> Geben Sie nur Daten weiter, die für den Auftrag der Empfänger nötig
8sind.
> Schützen Sie Daten organisatorisch und technisch gegen unbefugten
Zugriff.
Wo auch immer Sie mit Daten arbeiten, ob in der Schule, zu Hause oder anderswo,
beachten Sie in Bezug auf die Datensicherheit folgende Richtlinien:
> Halten Sie Personendaten unter Verschluss.
> Sichern Sie Ihren PC mit einem Passwort.
> Verschicken Sie keine Personendaten per E-Mail.
> Übermitteln Sie die Daten direkt dem Empfänger.
Also: Vorsicht beim Telefonieren und Faxen.
> Notieren Sie in der Schulchronik keine persönlichen Daten der Schüle-
rinnen und Schüler.
> Erzählen Sie keine vertraulichen Informationen weiter, die Sie erfahren
haben.
> Teilen Sie Verhalten und Leistungen der Schülerinnen und Schüler an
einzelne Kolleginnen und Kollegen nicht unbedacht vor versammeltem
Kollegium im Lehrerzimmer mit.
> Achten Sie bei Gesprächen im Bus, im Restaurant usw. darauf, dass
nicht auf die Person geschlossen werden kann. Verwenden Sie keine
Namen.
5.5. Praktische Umsetzung
Klassenliste
Klassenlisten sind Auszüge aus den Klassenverzeichnissen. Sie werden zum Bei-
spiel für Fachlehrerinnen und Fachlehrer, für Verkehrserziehung, Zahnpflegeunter-
richt, Bibliothek, Projektwochen, Lager oder Sportanlässe benötigt.
Für Klassenlisten genügen folgende Angaben:
- Schulhaus
- Klasse
- Klassenlehrerin, Klassenlehrer
- Vorname
- Name
- Adresse
- Telefon
Benötigen Sie als Fachlehrerin, als Fachlehrer zum Beispiel für Sport oder Hauswirt-
schaft weitere Angaben über einzelne Kinder, fragen Sie direkt nach Dispens, Ess-
gewohnheiten, Allergien, Asthma, Herzkrankheiten usw.
Klassenalarm
Für die rasche Informationsweitergabe in der Klasse ist der Klassenalarm eine sehr
beliebte und verbreitete Einrichtung. Dazu benötigt man lediglich:
- Name
- Vorname
- Telefon
9Schülerbeurteilung / Grundlagen für Förder- und Selektionsmassnahmen
Die Schülerbeurteilung erfolgt anhand unterschiedlichster Daten. Beurteilt werden
nicht nur Leistungen in der Sachkompetenz, sondern auch Verhaltensweisen. Als
Entscheidgrundlage dient eine Fülle von besonders schützenswerten Daten im Sinne
des IDG:
> Arbeiten, Prüfungen, Lernkontrollen und Selbstbeurteilungen der Schülerinnen und
Schüler,
> schriftlich festgehaltene Beobachtungen, Noten und Beurteilungen der Lehrerin,
des Lehrers (Lernberichte, Beobachtungsbogen, Zeugnisse, handschriftliche Noti-
zen).
Auskunft an Aufsichtsbehörde / Schullaufbahnentscheide; Rekurse
Sie erteilen den Aufsichtsbehörden die Auskünfte, die sie für ihren Auftrag benötigen.
Je nach Sachverhalt entscheidet bei Rekursen betreffend Schullaufbahnentscheiden
die Schulleitung, die Kreisschulpflege oder der Bezirksrat. Diese Gremien erheben
die Daten, die für ihren Entscheid nötig sind. Es sind ihnen alle Informationen und
Personendaten einzureichen, die Grundlage für den Entscheid dargestellt haben, ge-
gen den Rekurs erhoben wird.
Auskunft an Lehrmeister, externe Beratungsstellen
Als Grundsatz gilt: Geben Sie keine Auskunft ohne Einverständnis der Betroffenen,
ausser Sie sind gesetzlich zu einer Auskunft verpflichtet.
5.6. Datenaustausch zwischen mit der schulischen Förderung eines Schülers Be-
fassten
Die Zusammenarbeit mit anderen Lehrpersonen, Eltern, der Schulleitung, den
Behörden und weiteren Personen im Umfeld der Schule gehört zum Berufsauf-
trag jeder Lehrperson (§ 18 Abs. 3 Lehrerpersonalgesetz und § 2 Abs. 2 VSG). Es ist
geradezu ein Grundmerkmal der modernen geleiteten Schule, dass die Lehrperson
kein Einzelkämpfer mehr ist, sondern im Team unter Führung der Schulleiterin/des
Schulleiters arbeitet (vgl. § 44 VSG).
Entsprechend sieht z.B. § 32 VSG vor, dass über Schullaufbahnentscheide die be-
troffenen Lehrpersonen, die Schulleitung und die Eltern gemeinsam entscheiden.
§ 33 Volksschulverordnung (VSV) präzisiert hiezu, dass für die erforderliche Gesamt-
beurteilung neben den kognitiven Fähigkeiten sowie dem Arbeits-, Lern- und Sozial-
verhalten auch die persönliche Entwicklung der Schülerinnen und Schüler berück-
sichtigt wird. Dabei werden die Beurteilungen aller mit der Schülerin oder dem Schü-
ler befassten Lehrpersonen einbezogen, auch die Beurteilung von Fachlehrpersonen,
wenn sie für den Entscheid massgebend sind.
Für die Anordnung von sonderpädagogischen Massnahmen sieht das neue VSG
in § 37 ebenfalls den „runden Tisch“ vor, indem der Entscheid über solche Massnah-
men von Lehrpersonen, Schulleitung und Eltern gemeinsam getroffen wird. In der
Regel wird dabei eine sonderpädagogische Fachperson oder die Schulpsychologin /
der Schulpsychologe beratend beigezogen. Kann keine Einigung erzielt werden oder
10bestehen Unklarheiten, wird eine schulpsychologische Abklärung durchgeführt, die
von der Schulpflege auch gegen den Willen der Eltern angeordnet werden kann.
Zur Zeit ist für sonderpädagogische Massnahmen und den Beizug des Schulpsycho-
logischen Dienstes noch das gestützt auf § 12 (altes) VSG erlassene Reglement über
die Sonderklassen, die Sonderschulung und Stütz- und Fördermassnahmen (Son-
derklassenreglement, LS 412.13) massgebend. Auch dieses sieht ausdrücklich die
„enge Zusammenarbeit der Lehrer, Therapeuten und Abklärungsstellen“ untereinan-
der und mit den Eltern vor (§ 62, siehe auch § 31 und 11).
Eine noch verstärkte Pflicht zur Zusammenarbeit von Lehrpersonen wird sich auf-
grund der integrativen Ausrichtung des neuen sonderpädagogischen Angebots erge-
ben. In dessen Zentrum steht die integrative Förderung, d.h. die gemeinsame Un-
terstützung der Schülerinnen und Schüler durch die Förderlehrperson und Regellehr-
person (§ 34 Abs. 2 VSG). Die in die Vernehmlassung gegebene, noch nicht definitiv
erlassene Verordnung über die Sonderpädagogischen Massnahmen sieht dabei in ih-
ren §§ 3 und 4 ausdrücklich eine enge Zusammenarbeit, Koordination und Absprache
zwischen der Förderlehrperson, welche die heutige heilpädagogische Fachlehrperson
ablösen wird, und der Klassenlehrperson vor.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass es zum gesetzlich geregelten
Normalfall gehört, dass verschiedene Lehrpersonen und neu auch die Schulleitung
sowie nötigenfalls weitere Fachpersonen mit der Schulung eines Kindes befasst sind.
Für den dabei notwendigen Datenaustausch auch von besonders schützenswerten
Personendaten der Schülerin / des Schülers sind dabei unseres Erachtens grund-
sätzlich die Voraussetzungen erfüllt. Zudem wird in aller Regel auch von der Einwilli-
gung der Eltern, die ja zur Zusammenarbeit verpflichtet sind, ausgegangen werden
können, doch ist diese nicht Voraussetzung für den zur Erfüllung des gemeinsamen
Schulungsauftrags von Lehrpersonen, Schulleitung und bestimmten weiteren Fach-
personen im konkreten Fall unter diesen Personen notwendigen Datenaustausch.
Informationen zum Umgang mit Schülerdaten im Zusammenhang mit dem Verfahren
„Schulische Standortgespräche“ sind auch dem entsprechenden Merkblatt der Bil-
dungsdirektion zu entnehmen.
5.7. Auskunft an Eltern ohne elterliche Sorge
Im Rahmen der Zusammenarbeit der an der schulischen Förderung eines Kindes Be-
teiligten bestehen Unsicherheiten im Verhalten gegenüber geschiedenen oder ge-
trennt lebenden Elternteilen. Art. 275a Abs. 2 ZGB gesteht den Eltern ohne elterliche
Sorge ausdrücklich ein Auskunftsrecht zu.
Schweizerisches Zivilgesetzbuch
Art. 275a
1
Eltern ohne elterliche Sorge sollen über besondere Ereignisse im Leben des Kindes
benachrichtigt und vor Entscheidungen, die für die Entwicklung des Kindes wichtig
sind, angehört werden.
112
Sie können bei Drittpersonen, die an der Betreuung des Kindes beteiligt sind, wie
namentlich bei Lehrkräften, Ärztinnen und Ärzten, in gleicher Weise wie der Inhaber
der elterlichen Sorge Auskünfte über den Zustand und die Entwicklung des Kindes
einholen.
3
Die Bestimmungen über die Schranken des persönlichen Verkehrs und die Zustän-
digkeit gelten sinngemäss.
Demnach können diese bei Drittpersonen, die an der Betreuung des Kindes beteiligt
sind, wie namentlich bei Lehrkräften, Ärztinnen und Ärzten, in gleicher Weise wie der
Inhaber oder die Inhaberin der elterlichen Sorge Auskünfte über den Zustand und die
Entwicklung des Kindes einholen, und zwar ohne dass der sorgeberechtigte Elternteil
anwesend ist.
Im Schulbereich sind bezüglich Auskunftsrecht folgende Punkte zu beachten:
Solange keine gerichtlichen oder vormundschaftlichen Anordnungen bezüglich
Sorgerecht getroffen sind, haben beide Elternteile - auch wenn sie nicht den
gleichen Wohnort haben - die elterliche Sorge inne und sind in gleicher Weise
zu informieren. Mit andern Worten: Wohnen die Kinder bei nur einem Elternteil, be-
deutet dies nicht, dass dieser Elternteil alleine sorgeberechtigt ist.
Als Drittpersonen, die an der Betreuung des Kindes beteiligt sind, gelten die
Schulleitung, die Lehrpersonen, die Schulpsychologinnen oder Schulpsychologen
sowie allfällige Therapeutinnen oder Therapeuten. Nicht dazu gehört die Schulpflege
(anders jedoch vor wichtigen Entscheiden, siehe unten), welche nicht direkt an der
Betreuung des Kindes beteiligt ist, sondern vor allem die allgemeine Organisation
und Führung des Schulkreises wahrnimmt.
Auskünfte an den Elternteil ohne elterliche Sorge haben sich auf den Zustand
und die Entwicklung des Kindes in dem von der Drittperson betreuten Bereich (schu-
lischer oder therapeutischer Bereich) zu beschränken. Erzieherische Fragen sowie
Auskünfte über die familiären Verhältnisse sind demnach auszuklammern.
Der Elternteil ohne elterliche Sorge hat die Auskunft bei der Drittperson einzuholen
(so genannte „Holschuld“). Allerdings genügt ein einmaliges Begehren, um durch
die Lehrperson regelmässig orientiert zu werden. Allenfalls kann die Art und Weise
des Informationsflusses zwischen Lehrperson und Elternteil ohne elterliche Sorge
schriftlich festgehalten werden.
Grundsätzlich sind Drittpersonen berechtigt und verpflichtet, dem Elternteil ohne el-
terliche Sorge auf dessen Verlangen die genannten Auskünfte zu erteilen. Es ist Sa-
che des sorgeberechtigten Elternteils, die Auskunft erteilende Drittperson über allfäl-
lige Einschränkungen (gerichtliche oder vormundschaftliche Anordnungen - und nur
solche - können in seltenen Fällen das Auskunftsrecht einschränken) zu informieren.
Allenfalls kann ein Auszug aus dem Scheidungsurteil oder der Verfügung der Vor-
mundschaftsbehörde verlangt werden.
Anders verhält es sich, wenn für das Kind wesentliche Entscheidungen anstehen:
Beispielsweise vor Schullaufbahnentscheiden muss der nicht sorgeberechtigte El-
12ternteil von der entscheidenden Instanz, z. B. der Schulpflege, benachrichtigt und an-
gehört werden (Art. 275a Abs. 1 ZGB).
(Vgl. auch das entsprechende Merkblatt „Auskunftsrecht der Eltern ohne elterliche
Sorge“ des VSA: www.volksschulamt.zh.chFotos von Sporttagen, Schülerdiscos und anderen Schulanlässen im Internet
Das Recht am eigenen Bild ist auch bei der Aufnahme und Verwendung von solchen
Bildern zu beachten. Allerdings ist es wohl praxisfremd, das Fotografieren bei sol-
chen Anlässen vom Einverständnis jedes einzelnen Teilnehmers abhängig zu ma-
chen. Allgemeine Abbildungen, bei denen einzelne Schüler oder auch Lehrer sozu-
sagen als Teil der Umgebung bzw. der Veranstaltung erscheinen, dürfen unseres Er-
achtens auch ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung der einzelnen Abgebildeten
gemacht und ins Internet gestellt werden. Problematischer sind individuelle Einzelbil-
der, die eine oder einige wenige Personen bewusst hervorheben und individuell port-
rätieren. Hier würden wir empfehlen, wenn nicht bereits bei der Aufnahme, so doch
zumindest vor der Veröffentlichung im Internet das ausdrückliche Einverständnis der
betreffenden Personen einzuholen, zumal nicht einfach unterstellt werden kann, dass
diese mit der Veröffentlichung auch in einer allenfalls unvorteilhaften oder verfängli-
chen Pose einverstanden sind.
Videoaufnahmen im Sportunterricht
Der zielgerichtete Einsatz der Videokamera im Sportunterricht der Oberstufe ist mei-
nes Erachtens im Einverständnis mit den betroffenen Schülerinnen / Schülern grund-
sätzlich zulässig. Allerdings deckt der Unterrichtszweck, also das Erlernen von richti-
gen Bewegungsabläufen und Sporttechniken anhand von deren Visualisierung, kei-
nen weitergehenden Gebrauch des Videos. Die Lehrperson muss also die Aufnah-
men nach der Unterrichtslektion bzw. den Unterrichtslektionen wieder löschen. Will
sie die Aufnahmen aufbewahren und anderswo wieder zeigen, so muss sie ausdrück-
lich darauf hinweisen und hiezu die Einwilligung der betreffenden Schülerinnen /
Schüler einholen.“
5.9. Rechte der Betroffenen
- Einsichtsrecht (mit Ausnahmen)
- Recht auf Berichtigung oder Vernichtung unrichtiger Daten
- Recht auf Sperrung der eigenen Personendaten
146. ANZEIGE- UND AUSKUNFTSPFLICHT VON SCHULPFLEGEN, SCHULLEITUN-
GEN UND LEHRPERSONEN
6.1. Das Amtsgeheimnis
Behörden, Schulleitungs- und Lehrpersonen unterstehen der Schweigepflicht (§ 71
Gemeindegesetz, LS 131.1; § 51 Personalgesetz, LS 177.10). Sie sind verpflichtet, in
Amts- und Dienstsachen Verschwiegenheit zu beobachten, soweit es sich um Tatsa-
chen und Verhältnisse handelt, deren Geheimhaltung das Interesse der Gemeinde
oder der beteiligten Privaten erfordert. Die Mitglieder der Schulpflege und die Schul-
leitungs- und Lehrpersonen sind somit von Gesetzes wegen verpflichtet, grundsätz-
lich alles im Zusammenhang mit ihrer Arbeit Gehörte, Gesehene und Gelesene ver-
traulich zu behandeln.
6.2. Die Entbindung vom Amtsgeheimnis
Art. 320 Ziff. 2 Strafgesetzbuch (StGB) gewährt demjenigen Straffreiheit, der geheim-
haltungspflichtige Tatsachen mit schriftlicher Einwilligung seiner vorgesetzten Behör-
de preisgibt. Dies bedeutet, dass die Schulleitungs- und Lehrpersonen bei der Schul-
pflege, die Schulpflegemitglieder beim Bezirksrat um Entbindung vom Amtsgeheimnis
nachzusuchen haben. Stellt sich die Frage der Zeugnispflicht in Zivil- oder Strafpro-
zessen kann die Ermächtigung zur Aussage vom Präsidenten oder der Präsidentin
der zuständigen Behörde verfügt werden.
Im entsprechenden behördlichen Schreiben muss festgehalten werden, gegenüber
wem die Gesuchstellerin oder der Gesuchsteller zur Äusserung ermächtigt ist. Die
Einwilligung darf jedoch nicht beliebig, sondern nur zugunsten von Interessen erfol-
gen, die im konkreten Fall höher einzustufen sind als das Geheimhaltungsinteresse.
Eine Ermächtigung ist durch mindestens den Präsidenten bzw. die Präsidentin zu un-
terschreiben und kann wie folgt aussehen:
„Entbindung vom Amtsgeheimnis von Frau/Herr ..........................................................
Frau/Herr............................ ‚ Lehrperson im Schulhaus......................... wird im Sinne
von Art. 320 Ziff. 2 StGB für die Einvernahme im Prozess in Sachen...........................
von der Schweigepflicht entbunden.“
6.3. Verhältnis Amtsgeheimnis – Datenschutz
Liegt eine gesetzliche Grundlage zur Bekanntgabe von Daten vor, ist keine Entbin-
dung von der Schweigepflicht im Sinne von Art. 320 Ziff. 2 StGB erforderlich. Die be-
troffenen Personen entscheiden selbständig, ob sie die Daten bekannt geben wollen
oder nicht. Obwohl sie dem Amtsgeheimnis gemäss Art. 320 StGB unterstehen, ma-
chen sie sich in diesem Fall nicht strafbar; die gesetzliche Grundlage gilt als Rechtfer-
tigungsgrund.
Beispiel: Die Schulpflege übermittelt der Vormundschaftsbehörde Daten einer Schü-
lerin, die von den Eltern seit längerer Zeit weder betreut noch beaufsichtigt wird und
regelmässig zu spät oder gar nicht zum Unterricht erscheint. Die in § 51 Volksschul-
gesetz (VSG; LS 412.100) statuierte Meldepflicht, stellt die notwendige gesetzliche
Grundlage für diese Datenweitergabe dar (vgl. auch Ziff. 2.4).
15Benötigt ein öffentliches Organ zur Erfüllung seines gesetzlichen Auftrags Informatio-
nen, so kann es im Einzelfall um Amtshilfe nachsuchen. Auch in diesem Fall ist für
die Auskunft gebende Person keine Entbindung von der Schweigepflicht notwendig.
Die Strafbarkeit entfällt, da ein Rechtfertigungsgrund vorliegt. Selbstverständlich
muss fallweise die Verhältnismässigkeit geprüft werden. Die Ermächtigung zur Be-
kanntgabe der Daten besteht nur, wenn diese zur Erfüllung der Aufgabe der anfra-
genden Stelle notwendig und geeignet sind.
Beispiel: Liegt bei einer Gemeinde ein Einbürgerungsgesuch vor, hat diese laut kan-
tonaler Bürgerrechtsverordnung u. a. abzuklären, ob der Gesuchssteller oder die Ge-
suchsstellerin in die schweizerischen Verhältnisse eingegliedert und mit den schwei-
zerischen Lebensgewohnheiten, Sitten und Gebräuche vertraut ist. Hat die Einbürge-
rungskommission der Gemeinde konkrete Hinweise erhalten, dass ein Schüler sich
nicht für die Einbürgerung eigne, da er in der Schule durch wiederholte Gewalttätig-
keit gegenüber anderen Schülerinnen und Schülern und Sachbeschädigungen auffal-
le, kann sie die Schule (Schulpflege oder Schulleitung) anfragen, ob zu diesem
Sachverhalt Angaben gemacht werden können. Diese Auskunft kann die Schulpflege
oder Schulleitung im Rahmen der Amtshilfe gewähren.
Willigt eine betroffene Person (oder bei Schülerinnen und Schülern die Sorgeberech-
tigten) im Einzelfall ein, können Daten ebenfalls ohne Entbindung von der Schweige-
pflicht bekannt gegeben werden. Die Einwilligung gilt als Rechtfertigungsgrund.
6.4. Die Anzeige- und Auskunftspflichten im Einzelfall
Anzeigepflicht von strafbaren Handlungen
Gemäss § 21 Strafprozessordnung (StPO; LS 321) haben Behörden und Beamte ih-
nen bekannt gewordene strafbare Handlungen anzuzeigen, die sie bei der Ausübung
ihrer Tätigkeit wahrnehmen.
Voraussetzung dieser Anzeigepflicht ist ein erheblicher und konkreter Tatver-
dacht. Ausgenommen von der Pflicht, aber zur Anzeige berechtigt, sind Beamte, de-
ren berufliche Aufgabe ein persönliches Vertrauensverhältnis zu einem Beteiligten
oder zu einem seiner Angehörigen voraussetzt.
Aus dieser gesetzlichen Bestimmung geht hervor, dass Lehrpersonen, Schulpsycho-
loginnen und -psychologen, Schulärztinnen und Schulärzte sowie Schulsozialarbeiter,
die auf das Vertrauen der Schülerinnen und Schüler angewiesen sind, um ihre Tätig-
keiten gut erfüllen zu können, nicht verpflichtet, aber berechtigt sind, ihnen be-
kannt gewordene strafbare Handlungen von Schülerinnen und Schülern oder deren
Eltern und Geschwister anzuzeigen. Auf die Schwere des Delikts kommt es dabei
nicht an. Die Lehrperson, Mitarbeitende des SAD oder SPD bzw. der Schulsozialar-
beiter hat - allenfalls nach Rücksprache mit der Schulleitung oder Fachpersonen, de-
nen sie den Fall anonym schildern kann - zu entscheiden, ob in Anbetracht der kon-
kreten Umstände, der gesamten Situation des betreffenden Kindes oder Jugendli-
chen und der Art und Schwere des Delikts eine Anzeige als sinnvoll und notwendig
erachtet wird oder nicht. Verzichtet eine Lehrperson auf eine Strafanzeige, entbindet
sie dies nicht davon, pädagogisch zu handeln.
16Aussagepflicht als Zeugin oder Zeuge in einem Strafprozess
Grundsätzlich können Schulpflegemitglieder, Schulleitungspersonen und Lehrperso-
nen Zeugen im Sinne von § 128 StPO sein. Sie unterliegen der allgemeinen Zeug-
nispflicht und haben einer Vorladung des Gerichts Folge zu leisten. Da sie aber dem
Amtsgeheimnis unterstehen, setzt ihre Aussage eine schriftliche Ermächtigung der
vorgesetzten Behörde (Schulpflege oder Bezirksrat) voraus. In der Vorladung als
Zeuge liegt das Gesuch um Ermächtigung zur Aussage. Es ist Sache der vorgelade-
nen Person, den Entscheid der vorgesetzten Behörde einzuholen. Die Behörde wägt
bei ihrem Entscheid das Interesse an der Notwendigkeit der Zeugenaussage zur
Wahrheitsfindung gegen das Interesse der Verwaltung sowie allenfalls Privater an
der Geheimhaltung bestimmter Umstände ab.
Aussagepflicht in einem Zivilprozess
Gemäss § 159 Ziff. 2 Zivilprozessordnung (LS 271) dürfen in einem Zivilprozess (z.B.
in einem Scheidungsverfahren) Aussagen über Amtsgeheimnisse verweigert werden,
solange die zuständige Behörde den Zeugen nicht zur Aussage ermächtigt bzw. vom
Amtsgeheimnis entbunden hat. Der Zeuge hat den entsprechenden Entscheid bei der
zuständigen Behörde einzuholen; das Gesuch kann auch vom Gericht direkt bei der
zuständigen Behörde gestellt werden. Die Behörde wägt das öffentliche Interesse
und jenes privater Beteiligter an der Geheimhaltung gegen das Interesse an der
Wahrheitsfindung im Prozess ab.
Ein denkbarer Fall im Volksschulbereich ist, dass eine Lehrperson vom Gericht ein-
geladen wird, im Scheidungsverfahren von Eltern einer Schülerin oder eines Schülers
auszusagen. Da die Schulpflege für die Entbindung vom Amtsgeheimnis zuständig
ist, hat die Lehrperson sofort nach Erhalt der gerichtlichen Vorladung die Präsidentin
oder den Präsidenten der Schulpflege zu kontaktieren.
Gemeinsam ist zu überlegen, ob die Lehrperson überhaupt aussagen möchte, ob sie
aufgrund ihrer Wahrnehmungen aus der Lehrtätigkeit prozessrelevante Aussagen
machen kann und ob diese dem Wohl des Kindes dienen würden. Diese verschiede-
nen Punkte sind gegeneinander abzuwägen, wobei das Kindswohl am stärksten zu
gewichten ist. Anschliessend hat die Schulpflege - selbstverständlich am besten in
Übereinstimmung mit der Lehrperson - zu entscheiden, ob diese vom Amtsgeheimnis
entbunden werden soll oder nicht.
Anzeige- und Auskunftspflicht gegenüber Jugendsekretariat bzw. Vormund-
schaftsbehörde
Gemäss § 60 Einführungsgesetz zum Schweizerischen Zivilgesetzbuch (ZGB; LS
230) sind Schulpflegen, Schulleitungen und Lehrpersonen, welche in Ausübung
ihrer Tätigkeit Kenntnis von einem Fall erhalten, der das vormundschaftliche Ein-
schreiten geboten erscheinen lässt, verpflichtet, bei der Vormundschaftsbehörde
Anzeige zu erstatten. § 51 Volksschulgesetz (LS 412.100) hält zudem fest, dass die
Schulpflege die Vormundschaftsbehörde oder das Jugendsekretariat zu informieren
hat, wenn das Wohl einer Schülerin oder eines Schülers im Sinne von Art. 307 ZGB
(Gefährdung des Kindeswohls ohne dass die Eltern Abhilfe schaffen) gefährdet ist.
Aufgrund dieser gesetzlichen Bestimmungen ist die Schulpflege verpflichtet, die Vor-
mundschaftsbehörde zu informieren, wenn die Probleme einer Schülerin bzw. eines
17Schülers nicht nur schulischer Art sind und von der Schulbehörde aufgrund ihrer Kompetenzen nicht oder nicht alleine gelöst werden können. Die Vormundschaftsbe- hörde ist darauf angewiesen, gerade auch von einer Schulbehörde Informationen zu erhalten, um einem Kind die aus fürsorgerischer oder vormundschaftlicher Sicht not- wendige Hilfe zukommen zu lassen. (Vgl. auch das entsprechende Merkblatt „Anzeige- und Auskunftspflicht von Schul- pflegen, Schulleitungen und Lehrpersonen“ des VSA: www.volksschulamt.zh.ch
7. BERUFSGEHEIMNIS BZW. BESONDERE SCHWEIGEPFLICHTEN
7.1. Schulärztinnen / Schulärzte vs. Schulinterne Therapeutinnen / Therapeuten
Was spezifische berufliche Schweigepflichten betrifft, so können im Schulbereich
solche für Berufe der Gesundheitspflege relevant sein. Die Schulärztinnen/ Schul-
ärzte unterstehen grundsätzlich der strafrechtlich geschützten ärztlichen Schweige-
pflicht gemäss Art. 321 StGB. Zu prüfen ist zudem, inwieweit die kantonale „Verord-
nung über die Berufe der Gesundheitspflege“ (LS 811.31), die für Angehörige dieser
Berufe eine generelle Schweigepflicht (§ 4) festsetzt, im Schulbereich zur Anwen-
dung kommt. Von den hier in Betracht fallenden Angestellten werden ausdrücklich
nur die Logopädinnen/Logopäden erwähnt, nicht aber die Psychomotorikthera-
peutinnen/-therapeuten und die schulischen Heilpädagoginnen/Heilpädagogen.
Generell gegen eine Anwendung dieser Verordnung auf die Schule spricht, dass § 3
lit. e allgemein „die Schulung und Beschäftigung körperlich und geistig Behinderter“
von ihrem Anwendungsbereich ausnimmt. Umso mehr muss das gelten für die auf
die Behebung schulischer Defizite ausgerichtete Sonderpädagogik der Volksschule.
In jedem Fall ist aber davon auszugehen, dass für die öffentlich-rechtlich ange-
stellten Lehrpersonen - neben den schulischen HeiIpädagoginnen/Heil-
pädagogen werden auch die Therapeutinnen und Therapeuten der Logopädie
und Psychomotorik als Fachlehrpersonen angestellt - die besonderen Vor-
schriften der Schulgesetzgebung, die sie zur Zusammenarbeit mit den Regel-
klassenlehrpersonen und der Schulbehörde verpflichten, vorgehen.
Von eher marginaler Bedeutung ist, dass die Schulbehörde neben Logopädie und
Psychomotorik als dritte Therapieart auch eine Psychotherapie anordnen kann, mit
deren Durchführung selbständige Psychotherapeutinnen und -therapeuten beauf-
tragt werden. Diese werden grundsätzlich von der Verordnung über die Berufe der
Gesundheitspflege erfasst und unterstehen zudem der „Verordnung über die nicht-
ärztlichen Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten“ (LS 811.61), die in § 3
ebenfalls eine besondere berufliche Schweigepflicht statuiert. Klar nicht unter diese
Verordnungen fallen hingegen die Schulpsychologinnen und –psychologen des
städtischen Schulpsychologischen Dienstes, der keine Therapien durchführt: Bis-
her waren die Schulpsychologischen Dienste kantonalrechtlich lediglich in dem (ge-
stützt auf die Sonderschulungs-Bestimmungen des Volksschulgesetzes) erlassenen
sog. Sonderklassenreglement geregelt (was das Verwaltungsgericht als genügende
gesetzliche Grundlage anerkannt hat). Neu wird der Schulpsychologische Dienst nun
in § 19 des Volksschulgesetzes selber verankert. Gemäss § 15 VSV hat die Bil-
dungsdirektion dabei nähere Bestimmungen u. a. über die Organisation dieser Diens-
te und die anzuwendenden Verfahren und Methoden zu erlassen.
7.2. Einzelne Fragen
Visitation und Besuch
Es gehört zu den Aufgaben der Schulleitung sowie der gemeindlichen und kantona-
len Schulbehörden, Therapiesitzungen zu besuchen. Geben Sie diesen Personen
Einblick in Ihre Unterlagen, soweit sie zur Erfüllung des Auftrages oder für die Beur-
19teilung der Qualität der Therapie von Bedeutung sind.
Praktikantinnen und Praktikanten dürfen Therapiesitzungen nur besuchen, wenn zu-
vor eine gültige Zustimmung erteilt worden ist.
Hospitieren
Hospitieren innerhalb des Fachteams ist problemlos. Lehrpersonen, Praktikantinnen,
Praktikanten, Schnupperbesucherinnen oder Schnupperbesucher sind jedoch darauf
aufmerksam zu machen, dass sie dem Amtsgeheimnis unterstehen und keine Infor-
mationen weitergeben dürfen. Sie dürfen Therapiesitzungen nur mit dem Einver-
ständnis der betroffenen Person oder ihrer gesetzlichen Vertreter besuchen.
Bild- und Tondokumente
Fotos, Video- und Tonaufnahmen von Therapiesitzungen dürfen nur gemacht wer-
den, wenn die Betroffenen vor der Aufnahme über die Verwendung informiert wurden
und sie schriftlich zugestimmt haben.
208. VERFAHREN AUF ZUGANG ZU INFORMATION
Das Verfahren für die Bearbeitung von Gesuchen, mit denen Zugang zu Informatio-
nen verlangt wird, wird im Gesetz und in der Verordnung und ergänzend in der Ver-
ordnung zum Öffentlichkeitsgrundsatz ÖGV detailliert geregelt (vgl. §§ 24 bis 29 IDG,
§§ 7 bis 15 IDV, siehe auch §§ 16 bis 19 IDV sowie StRB Nr. 1053 vom 10.9.2008).
Aus diesen Vorschriften und den zugehörigen Erläuterungen ergibt sich insbesondere
Folgendes:
8.1 Zuständigkeit
Zuständig für die Behandlung von Informationsgesuchen sind in der Stadt Zürich je-
weils jene Verwaltungsstellen welche in der Sache selbst, um die es bei der betref-
fenden Information geht, zuständig sind (Art. 2 Abs. 1). Dabei kann es sich um
Dienstabteilungen, Dienststellen, Ämter usw. handeln. Es sind normalerweise auch
die Stellen, welche die fraglichen Informationen erzeugt oder als Hauptadressat er-
halten haben.
Wird das Gesuch an eine andere Stelle gerichtet, so überweist diese das Gesuch
umgehend der zuständigen Stelle.
Betrifft ein Gesuch mehrere Stellen oder kommen mehrere Stellen als zuständige
Stelle in Frage, sprechen sie sich über die Behandlung des Gesuches ab (Art. 2 Abs.
2). Können sie sich nicht einigen, muss der Kompetenzkonflikt auf dem Dienstweg
entschieden werden.
Soweit bei der Behandlung von Gesuchen formelle, rekursfähige Verfügungen zu er-
lassen sind, richtet sich die Zuständigkeit nach den bestehenden departementsinter-
nen Kompetenzregeln.
8.2 Form des Gesuchs
Das Gesuch kann schriftlich oder mündlich gestellt werden. Mündliche (formlose) Ge
suche sind (nur) zulässig, wenn
- keine Anhörung Dritter erforderlich ist, von denen Personendaten oder als
vertraulich klassierte Informationen betroffen wären
- wenn keine vertieften Abklärungen erforderlich sind, und
- wenn die Gesuchsbearbeitung nicht mit besonderem Aufwand verbunden ist.
Wenn die Voraussetzungen für eine formlose Gesuchstellung nicht erfüllt sind, ist das
Gesuch schriftlich zu stellen, wobei eine E-Mail dieser Anforderung grundsätzlich ge-
nügt. Je nach Inhalt des Gesuchs muss bei der elektronischen Anfrage allerdings ei
ne Authentifizierung der oder des Gesuchstellenden vorgenommen werden können.
8.3 Gesuchsbehandlung
Formlose, d. h. mündliche Anfragen können ebenso oder auf elektronischem Weg
beantwortet werden, wenn der Inhalt der verlangten Information dies zulässt.
Der Zugang zu Informationen auf schriftliches Gesuch erfolgt durch Einsichtnah-
me beim öffentlichen Organ oder durch Zustellung von Kopien. Die Beantwortung auf
elektronischem Weg ist nur zulässig, wenn dabei keine Personendaten unbefugter-
weise an Dritte gelangen können (vgl. §§ 9 bis 12 IDV).
Sofern sich das Gesuch auf bereits veröffentlichte Informationen bezieht, genügt
ein Verweis auf diese Veröffentlichung. Die Publikation im Internet gilt als Veröffentli-
21chung in diesem Sinn.
Betrifft das Gesuch Personendaten oder als vertraulich klassierte Informationen,
die Dritte betreffen, und soll der Zugang zur Information gewährt werden, so gibt das
öffentliche Organ den Dritten Gelegenheit zur Stellungnahme (vgl. § 26 IDG). Der
Zugang zu besonderen Personendaten darf nur gewährt werden, wenn die betroffene
Person ausdrücklich zustimmt.
Der Schutz vor übermässig aufwändigen Gesuchen wird einerseits und in der Re-
gel über die Erhebung von Gebühren erreicht. Andererseits kann das öffentliche Or-
gan auch den Nachweis eines schutzwürdigen Interesses verlangen, wenn die Bear-
beitung eines Gesuchs unverhältnismässigen Aufwand verursachen würde.
Zugangsgesuche sind grundsätzlich innert 30 Tagen zu behandeln (§ 28 IDG).
Kann die Behörde die Frist nicht einhalten, hat sie dies der gesuchstellenden Person
vor Fristablauf mitzuteilen, unter Angabe der Gründe und unter Hinweis auf die Bear-
beitungsdauer.
Eine formelle Verfügung ist einerseits dann zu erlassen, wenn die Behörde den Zu-
gang zur gewünschten Information einschränken, verweigern oder aufschieben will,
andererseits dann, wenn sie den Informationszugang gegen den Willen eines betrof-
fenen Dritten gewähren will. Der Rechtsschutz gegen solche Verfügungen richtet
sich nach dem kantonalen Verwaltungsrechtspflegegesetz. Stadtintern steht zunächst
die Einsprache (Rekurs) an den Stadtrat zur Verfügung (Art. 66 Gemeindeordnung).
8.4 Gebühren
Die Bearbeitung von Gesuchen auf Informationszugang ist grundsätzlich gebüh-
renpflichtig (§ 29 IDG). Die Gebühren sollen den Zeitaufwand für die Bearbeitung
des Gesuchs sowie die Kosten für Kopien usw. abdecken. Andererseits soll das Ver-
fahren für den Zugang zu Informationen einfach, schnell und kostengünstig sein, um
dem Zweck des Öffentlichkeitsgrundsatzes zu entsprechen. Daher sieht § 29 IDG die
Gebührenfreiheit vor, wenn der Informationszugang einen geringen Aufwand
verursacht, für die Bearbeitung von Gesuchen, welche die eigenen Personendaten
betreffen sowie unter Umständen bei Gesuchen, die wissenschaftlichen Zwecken
dienen.
Im Einzelnen richten sich die Gebühren für Gesuchsbehandlungen durch kommunale
Dienststellen nach § 35 IDV, dem Anhang der IDV sowie der Verordnung über die
Gebühren der Gemeindebehörden vom 8. Dezember 1966. Die Gebührenordnung
gemäss IDG/IDV ist nur massgeblich, wenn im konkreten Fall keine spezialgesetzli-
che Rechtsgrundlage für die Informationsbeschaffung vorgeht (wie dies z. B. für Be-
scheinigungen des Einwohnermeldeamtes oder für die Archive des Kantons und der
Stadt der Fall ist). Gebühren unter Fr. 50.– werden nicht erhoben; zudem ist auf die
Gebührenerhebung zu verzichten, wenn die Kosten der Erhebung den Gebührenbe-
trag überschreiten.
Wird ein Gesuch um Informationszugang ganz oder teilweise abgelehnt, kann
22von einer Gebührenerhebung abgesehen oder die Gebühr herabgesetzt werden.
Übersteigen die voraussichtlichen Gebühren den Betrag von Fr. 500.–, so informiert
die Behörde die gesuchstellende Person über die zu erwartende Gebührenhöhe und
weist darauf hin, dass das Gesuch nur bearbeitet wird, wenn das Gesuch innert zehn
Tagen ausdrücklich bestätigt wird. In diesen Fällen kann die Behörde zudem eine
angemessene Vorauszahlung – eine Kaution – verlangen (§ 29 Abs. 3 IDG).
In der Praxis empfiehlt es sich, die Gesuchstellenden grundsätzlich immer dann auf
die Gebührenpflicht und die ungefähre Gebührenhöhe hinzuweisen, wenn die Bear-
beitung des Gesuchs voraussichtlich einen Aufwand erfordert, der die Freigrenze von
Fr. 50.– übersteigen dürfte. Damit kann die Bearbeitung von Gesuchen vermieden
werden, die in Kenntnis der voraussichtlichen Gebühr gar nicht gestellt worden wä-
ren.
239. DATENAUFBEWAHRUNG UND DATENVERNICHTUNG
Wenn Sie die Klasse abgeben, wenn ein Kind die Klasse verlässt, benötigen Sie die
gesammelten Daten nicht mehr. Entweder geben Sie sie zurück oder vernichten sie.
Nur in bestimmten Fällen bewahren Sie Daten für eine festgelegte Zeit auf.
Datenrückgabe an Schülerin oder Schüler:
- Schülerarbeiten (Schülerordner, Hefte, Arbeitsblätter, Zeichnungen)
- Prüfungen, Lernkontrollen, Tests; aber keine Standardaufgaben
- Selbsteinschätzungen
Datenrückgabe an Eltern:
- Zeugnisse
- Lernberichte
Datenrückgabe an Kreisschulpflege zur Archivierung:
- Notentabellen und Absenzkontrolle nach jedem Schuljahr oder nach der Klassen-
abgabe
Datenvernichtung:
Vernichten Sie alle Daten, die Sie nicht abgeben müssen, also zum Beispiel
- Beobachtungs- und Beurteilungsunterlagen nach Ablauf der Rekursfrist für das
letzte Zeugnis
- Förderplanungen
- Korrespondenzen über das Kind
Achtung! Personendaten gehören weder in den Papierkorb noch in die Altpa-
piersammlung. Entsorgen Sie gedruckte oder notierte Daten in einem Akten-
vernichter. Löschen Sie elektronisch gespeicherte Daten vollumfänglich.
Die Unterlagen aus dem Verfahren «Schulische Standortgespräche» beispielsweise
sind nur so lange aufzubewahren, bis die sich aus dem Standortgespräch ergebende
Massnahme abgeschlossen ist, spätestens jedoch bis zwei Jahre nach Abschluss
des letzten Standortgesprächs. Danach sind sie zu vernichten. Ansonsten gelten
nicht für alle Schülerakten die gleichen Archivierungsvorschriften. Massgebend ist der
Muster-Registraturplan für Schulgemeinden des Kantons Zürich (vgl. nachstehend
«Weiterführende Information»).
Der Muster-Registraturplan für Schulgemeinden des Kantons Zürich (herausge-
geben vom Staatsarchiv des Kantons Zürich) gibt detailliert Auskunft betreffend die
Archivierung von Schülerakten: www.staatsarchiv.zh.ch > Archivierungshilfen für
Behörden > Gemeindearchive > Hilfsmittel.
Angaben zum Datenmanagement finden sich zudem im Ordner „Führung und Zu-
ständigkeiten“, Kapitel K 44.
2410. UNTERSTÜTZUNG BEIM UMGANG MIT INFORMATIONEN UND DATEN
10.1. Beauftragte Öffentlichkeitsgrundsatz
In allen Departementen ist eine geeignete Person bezeichnet worden, die als «Beauf-
tragte/Beauftragter Öffentlichkeitsgrundsatz» für Auskünfte und Beratung der betrof-
fenen Stellen des Departements in enger Zusammenarbeit mit dem Berater für Da-
tenschutz und Datensicherheit und dem Kommunikationsleiter des Departements zur
Verfügung steht. Sie berät die mit Einsichtsgesuchen befassten Stellen und sorgt in-
nerhalb des Departements für einen einheitlichen und korrekten Umgang mit diesen
Gesuchen. Zudem erstellt sie eine Statistik, in welcher die Gesuche inhaltlich und
nach Bearbeitungsaufwand erfasst werden.
Im Schul- und Sportdepartement fungiert Sabine Class, Juristin im Rechtsdienst, als
Beauftragte Öffentlichkeitsgrundsatz. Bis städtische und departementale Hilfsmittel
zur Verfügung stehen und sich eine Entscheidpraxis gefestigt hat, werden die Dienst-
stellen gebeten, eingehende Gesuche um Informationszugang in Zusammenarbeit
mit ihr zu behandeln. Sabine Class steht Ihnen zudem jederzeit für Auskünfte und
Beratung zur Verfügung (sabine.class@zuerich.ch, 044 413 88 03).
10.2. Informationen zum Thema:
- Informations- und Datenschutzgesetz (IDG), Handreichung für Schulen,
Volksschulamt Bildungsdirektion Kanton Zürich
- Merkblatt Umgang mit Schülerdaten,
Volksschulamt Bildungsdirektion Kanton Zürich
- Merkblatt „Zuweisung zu sonderpädagogischen Massnahmen der Regel-
schule“, Volksschulamt Bildungsdirektion Kanton Zürich
- Merkblatt „Anzeige- und Auskunftspflicht von Schulpflegen, Schulleitungen und
Lehrpersonen“, Volksschulamt Bildungsdirektion Kanton Zürich
- Merkblatt „Auskunftsrecht der Eltern ohne elterliche Sorge“,
Volksschulamt Bildungsdirektion Kanton Zürich
- „Muster-Registraturplan für Schulgemeinden des Kantons Zürich“,
Staatsarchiv des Kantons Zürich, www.staatsarchiv.zh.ch > Archivierungshilfen für
Behörden > Gemeindearchive > Hilfsmittel
- Ordner „Führung und Zuständigkeiten“, Kapitel K 44.
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