Verfahrens- und Förderrichtlinie - Zentrale DZHK-Biobanken Standort X/Y
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Stand 03.01.2023
Förderphase 2024-2028
Verfahrens- und Förderrichtlinie
- Zentrale DZHK-Biobanken [Standort X/Y] -
1 Ausgangslage
Das Deutsche Zentrum für Herz-Kreislauf-Forschung e.V. (DZHK) konzentriert sich darauf, neue Ansätze
aus der Herz-Kreislauf-Forschung schnellstmöglich in die klinische Praxis zu überführen (Translation), um
Diagnose, Prävention und Behandlung von Herz-Kreislauf-Erkrankungen zu verbessern. Neue Präventions-
, Diagnostik- oder Therapiekonzepte werden jedoch nur selten als solche entdeckt. Vielmehr entwickeln
sie sich in der Regel aus Forschungsprojekten, die das Ziel haben, grundlegende biologische Prinzipien und
ihre Rolle im Krankheitsgeschehen zu verstehen. Eine zentrale DZHK-Strategie ist es deshalb eine öffentlich
zugängliche, stetig wachsende Ressource von klinischen Daten, Bilddaten und Bioproben (= DZHK Heart
Bank1) zu etablieren, die in der Herz-Kreislauf-Forschung (z.B. für neue Biomarker) nachgenutzt werden
können. Um das zu erreichen, ist eine Erhebung klinischer Parameter, die Durchführung bildgebender Ver-
fahren und die Gewinnung, Verarbeitung und Einlagerung von Bioproben für jede vom DZHK geförderte,
klinische Studie verpflichtend. Alle diese Prozesse werden nach fest definierten, einheitlichen und stan-
dardisierten Vorgaben (DZHK-SOPs) in die Studienplanung integriert durchgeführt. Alle DZHK-Studien wer-
den dafür vor den Studienstarts an die klinische Forschungsplattform (CRP)2 angebunden, die den Rahmen
für ethische und datenschutzrechtliche Aspekte gibt sowie die Grundlage für die standardisierten Prozesse
und die einheitliche Datenerfassung in den zentralen DZHK-IT-Systemen bildet.
Die Bioprobensammlung der DZHK Heart Bank umfasst aktuell über 250.000 Bioproben, darunter Blutpro-
ben (Serum, EDTA-Plasma, Citratplasma, Buffy Coat) und Urinproben sowie etwa 7500 schockgefrorene
Stanzbiopsien, die für die zweckoffene Sekundärnutzung zur Verfügung stehen. Die Bioproben sind der-
zeitig noch dezentral an insgesamt ca. 60 verschiedenen Studienzentren in Deutschland gelagert.
2 Biobankprojekt
Seit Ende 2014 sind die Anzahl der multizentrischen DZHK-Studien und damit auch der Umfang der Biopro-
bensammlung der DZHK Heart Bank stetig angestiegen. Nicht nur der Umfang, sondern auch die Anzahl
der Nutzungsanträge auf die Ressource haben sich zunächst mithilfe von Förderinitiativen erhöht. Der Fo-
kus ist verstärkt darauf gerichtet, den Herz-Kreislauf-Forschenden einen effizienten Zugriff auf eine quali-
tativ hochwertige Bioproben-Ressource zu ermöglichen sowie den wissenschaftlichen Mehrwert der
Sammlung mit den sich stetig entwickelnden Anforderungen voranzutreiben. Eine adäquate Maßnahme
ist die enge Kooperation mit einer bereits etablierten Biobank, deren professioneller Logistik und wissen-
schaftlicher Expertise. Im ersten Schritt soll der DZHK-Probenbestand aus den dezentralen Lagern zentra-
lisiert werden. Nach aktuell gängigem Sicherungskonzept ist der Probenbestand zu gleichen Anteilen auf
zwei Biobanken an unterschiedlichen Standorten aufzuteilen.
1
https://dzhk.de/dzhk-heart-bank/
2 https://service4studies.dzhk.de/forschungsplattform/
1Stand 03.01.2023
3 Integration Biobanken in die klinische Forschungsplattform des DZHK
In zwei DZHK-Biobanken Standort X/Y sollen alle aktuell gesammelten und zukünftig weitere Bioproben
aus allen klinischen DZHK-Studien zentralisiert werden. Die dazugehörigen Bioprobendaten sind in einem
zentralen Laborinformationsmanagementsystem (DZHK-LIMS) erfasst und über die DZHK-Treuhandstelle
mit anderen Datenentitäten sowie dem Konsent- und Pseudonym-Management verknüpft. Die DZHK-
Transferstelle kann mithilfe der DZHK-Treuhandstelle auf bewilligte Nutzungsanträge hin, angefragte Bi-
oprobenarten definierter Patientenkollektive identifizieren und über die zukünftigen DZHK-Biobanken
Standort X/Y den Forschenden zur Verfügung stellen. Um dies zu gewährleisten, müssen die DZHK-Bioban-
ken Standort X/Y umfassend funktional und datenschutzrechtlich konform in die bestehende CRP3 inte-
griert werden. Dafür werden verschiedene technische und organisatorische Schnittstellen benötigt (siehe
Vorgaben Kapitel 7).
4 Wissenschaftliche Kooperation
Die enge Zusammenarbeit mit umfassend integrierten DZHK-Biobanken Standort X/Y, ermöglicht den ad-
ministrativen Aufwand einer Bioproben-Herausgabe an die Forschenden so zu minimieren, dass die Res-
source effizient genutzt werden kann, um gezielte Untersuchungen ausgewählter Patientenkollektive mit
Herz-Kreislauf-Erkrankungen durchzuführen. Zudem können qualitätssichernde Maßnahmen durchge-
führt werden. Dazu zählen Proben-Eingangskontrollen, durch die die Plausibilität der erfassten Probenda-
ten verifiziert wird, die Koordination von Analysen, um die optimale Qualität der Proben für die zahlrei-
chen, wissenschaftlichen Nutzungsmöglichkeiten zu garantieren sowie die Identifizierung und Umsetzung
von Prozessoptimierungen (Biobank-intern bzgl. der Integration in die CRP, aber auch extern in den DZHK-
Studienzentren). Neben der Qualitätssicherung können standardisierte Probenaufbereitungen und Analy-
semethoden nach neuestem, wissenschaftlichem Stand für die aktuelle Biomarkerforschung gemeinsam
entwickelt und durchgeführt werden. Auch die DZHK-seitige Entscheidung zur Anbindung anderer, exter-
ner Ressourcen soll ermöglicht werden. Das Kooperationsprojekt muss die notwendige Flexibilität für stra-
tegische Neuausrichtungen im klinischen Bereich des DZHK (Quantität Rekrutierung, Use & Access, Ände-
rungen an der CRP o.ä.) abbilden können und die damit verbundenen, geforderten Adaptationen innerhalb
des Gesamtkonstrukts.
Die Kernaufgaben der Biobanken sind:
▪ Zur Verfügungstellung der DZHK-Bioproben für wissenschaftliche Experimente
▪ Zentrale Versandkoordination (Versand ggf. auch international)
▪ Sicherung der Bioprobenqualität
▪ Koordination der Umsetzung wissenschaftlicher Projekte zur Weiterentwicklung und Erweiterung
der DZHK Heart Bank
5 Zuwendungsempfangende
Berechtigt zur Einreichung einer Vorhabensbeschreibung sind alle nationalen Biobanken.
3Die zentralen DZHK-Biobanken haben keine eigenen Nutzungsrechte an den Bioproben (und Daten). Probenherausgaben
erfolgen nur über das DZHK Use&Access Komitee und den definierten Prozessen im Rahmen der CRP.
2Stand 03.01.2023
6 Rahmenbedingungen
• Dauer: 5 Jahre (2024-2028)
• Finanzrahmen: 2 Mio. für beide Kooperationspartner (Biobanken)
• Verträge:
• Kooperationsverträge (inkl. Joint Controller) mit Teilen der DZHK-Forschungsplattform
und zwischen den beiden DZHK-Biobanken Standort X/Y
• Zuwendungsverträge Biobanken Standort X/Y und Max-Delbrück-Center (DZHK-Förder-
mittelmanagement)
• Aufstockungen: Im Rahmen der Anbindungsphase und insbesondere in der wissenschaftlichen
Entwicklungsphase sind noch nicht definierte, bedarfsabhängige Arbeitspakete vorgesehen.
Diese sollen bei Aufforderung durch das DZHK, zunächst Biobank-seitig konzeptioniert werden.
Nach erneuter Bewilligung durch das DZHK und DZHK-Fördermittelmanagement werden die be-
nötigten Kosten über Mittelaufstockungen finanziert.
7 Vorgaben
Folgende allgemeine Vorgaben zur Biobank-Ausstattung (Tabelle 1) und zur Projektumsetzung (Tabelle 4,
5, 6) sind für das Kooperationsprojekt relevant.
Lfd.-Nr. Spezifikation Beschreibung
A-A1 Verstetigung Eine dauerhafte Verstetigung der Biobank als Institution sollte
gesichert sein.
A-A2-1 Lagerkapazität Mit Start der Anbindungsphase sollte die Lagerkapazität für die
Bestandsproben vorhanden und direkt nutzbar sein. Es entste-
hen keine Verzögerungen durch die Beschaffungen von Lager-
kapazitäten bei der initialen Einlagerung von Seiten der Bio-
bank. Es werden keine Neubeschaffungen separat finanziert
(Bau eines Lagers).
A-A2-2 Lagerkapazität Mit Start der Betriebsphase ist ausreichend Lagerkapazität si-
chergestellt. Es entstehen keine Verzögerungen durch die Be-
schaffungen von Lagerkapazitäten von Seiten der Biobank. Es
werden keine Neubeschaffungen separat finanziert (Bau eines
Lagers). Auch die Voraussetzungen zur Erweiterung der Lager-
kapazitäten im Rahmen von Teilprojekten der Entwicklungs-
phase sind gegeben.
A-A2-3 Lagerkapazität Die Biobank verfügt über mindestens ein automatisiertes Lager,
-80° Freezer und Stickstofftank(s) zur Einlagerung des Proben-
bestands und weiterer Proben während der Betriebs- und Ent-
wicklungsphase.
3Stand 03.01.2023
A-A3-1 Lagergefäße Es können grundsätzlich verschiedene Lagergefäßtypen eingela-
gert und ausgelagert werden (mindestens Gefäße aus Abschnitt
7.1.2).
A-A3-2 Lagergefäße Etikettierte Aliquotgefäße müssen für ein automatisiertes La-
gersystem lagerfähig sein oder ggf. lagerfähig gemacht werden
(Label entfernen, enteisen). Die vorgegebene Herausgabezeit in
Tabelle 5 (A-KA5) ist auch für diese Gefäße einzuhalten.
A-A4-1 Automatisiertes Lager Die automatisierte Einlagerung der Aliquotgefäße (siehe in Ab-
schnitt 7.1.2) kann direkt oder durch Aufrüstung erfolgen.
A-A4-2 Automatisiertes Lager Die automatisierte Auslagerung der Aliquotgefäße (siehe in Ab-
schnitt 7.1.2) kann direkt oder durch Aufrüstung erfolgen.
A-A5-1 Labor intern Hausinternes Labor (in Klinik oder Biobank angesiedelt) kann
unkompliziert in Anspruch genommen werden. Das Labor wird
idealerweise regelmäßig für eine Zusammenarbeit genutzt. Es
gibt mindestens einen analytischen Schwerpunkt.
A-A5-2 Labore extern Externes Auftragslabor kann unkompliziert in Anspruch genom-
men werden. Es gibt idealerweise bereits Erfahrungen mit der
Zusammenarbeit und es bestehen gute Kontakte zu Laboren mit
verschiedenen analytischen Schwerpunkten.
A-A6 Ausfallsicherung Es können ein lokales Havariekonzept, Notfallmanagementplan,
Temperaturüberwachungsmaßnahmen der Lagergeräte und ein
Konzept zur Sicherung der Probendatenbestände vorgelegt
werden.
A-A7-1 Qualitätsmanagement Ein regelmäßiges friendly Audit (peer review) der Biobank wird
– Audit von extern durchgeführt.
A-A7-2 Qualitätsmanagement Eine Zertifizierung für z.B. die allgemeine Qualitätsmanage-
– Zertifizierung mentnorm DIN EN ISO 9001 oder für allgemeine Anforderungen
an eine Biobank nach DIN EN ISO 20387 sind vorhanden oder in
Planung. Mindestens alternative QM-Konzepte liegen vor.
Tabelle 1: Allgemeine Vorgaben
7.1 Arbeitsplanung
Für die Planung der Projektumsetzung werden drei inhaltlich und organisatorisch getrennte Phasen defi-
niert:
I. Die Anbindungsphase (einmalig) dient der technischen und organisatorischen Anbindung an die CRP
des DZHK, der Überführung der Bestandsproben in die Biobanken und der Vorbereitung der Betriebs-
phase. Die Phase enthält mindestens entsprechenden Vorgaben aus Tabelle 5.
II: Die Betriebsphase (fortlaufend) folgt der Anbindungsphase (ggf. überlappend) und enthält im We-
sentlichen die Durchführung der definierten Kernaufgaben. Die Phase enthält mindestens entsprechen-
den Vorgaben aus Tabelle 5.
4Stand 03.01.2023
III. Entwicklungsphase (bedarfsabhängig) ergänzt die fortlaufende Betriebsphase um die Konzeptionie-
rung und Umsetzung von Teilprojekten zur Weiterentwicklung der DZHK Heart Bank Ressource (Teilpro-
jekte nach DZHK-Vorgabe). Die Phase enthält mindestens entsprechenden Vorgaben aus Tabelle 5.
Die Abrechnung der Kosten erfolgt über eine Aufstockung separat nach Konzeptionierung und Freigabe
durch das DZHK und DZHK-Fördermittelmanagement (siehe Aufstockungen Abschnitt 6).
Aufgabenteilung der zwei zentralen DZHK-Biobanken Standort X/Y
Beide Biobanken sollen an den im Abschnitt 7.1.4 näher beschriebenen Kernaufgaben grundsätzlich zu
ähnlichen Anteilen beteiligt sein. Für die initiale Einlagerung des Bioprobenbestands werden die einsen-
denden Studienzentren so zugewiesen, dass beide Biobanken jeweils in etwa die Hälfte des Bestands
empfangen, verifizieren, ggf. für die automatisierte Einlagerung/Auslagerung vorbereiten und einlagern.
Abschließend tauschen beide Biobanken die Hälfte der Bioproben eines Patienten mit der anderen Bio-
bank aus, um das Sicherungskonzept vollständig umzusetzen.
Hochrechnungen zur Projektumsetzung
Proben Anbin- Anzahl ins- Hersteller/Artikelnummern
dungsphase gesamt
Aliquotgefäße / ~ 280.000 / Hauptanteil
Studienteilneh- ~ 13.500 • Azenta UK Ltd. 68-0701-10: 0.5ml External Thread Next-
mende Gen Jacket Tube with 2D code on Base, with Screw Cap
• Azenta UK Ltd. 66-51026: HighBase Jacket Tube Rack-96
with Low Profile LidLock
Einige
• Azenta UK Ltd. 68-030-10: 0.3ml Next-Gen External Thread
Jacket Tube with 2D Code, with Screw Cap
• Azenta UK Ltd. 68-0300-20: LowBase Rack-96 with Low Pro-
file LidLock
• LVL technologies DZNC-X03-BL-NS-BU-S: 0.3ml Außenge-
winde-Schraubverschluss, Datamatrix Codes auf Stirnseite
• LVL technologies DZNC-X03-BL-NS-SLC-S: 96er Rack im SBS
Format aus PC, Deckel mit Slide Lock Verschluss
• LVL technologies DZNC-X05-BL-NS-BU-S: 0.5ml Außenge-
winde-Schraubverschluss, Datamatrix Codes auf Stirnseite
• LVL technologies DZNC-X05-BL-NS-SLC-S: 96er Rack im SBS
Format aus PC, Deckel mit Slide Lock Verschluss
ca. 15.000 der Aliquote
• Azenta UK Ltd. 1.0 ml Ext. Thr. w Jacket Tube with Screw
Cap
• Azenta UK Ltd. 1.0 ml Ext. Thr. Tube with Screw Cap wit-
hout Jacket
5Stand 03.01.2023
Davon etiket- ~ 150.000 • Azenta UK Ltd. 68-0701-10: 0.5ml External Thread Next-
tierte Aliquot- Gen Jacket Tube with 2D code on Base, with Screw Cap
gefäße • Azenta UK Ltd. 66-51026: HighBase Jacket Tube Rack-96
with Low Profile LidLock
Primärgefäße ~ 11.000 Vollblut
• BD 367525: EDTA 10ml
• Sarstedt 01.1605.001: EDTA 7,5ml
PAXgene
• BD 762165: PAXgene 2,5 ml
Gewebeproben ~ 7500 FluidX 2D Coded Jacket Cryo Tubes 1.8 ml
Micronic 3 ml 2D Data-Matrix coded ext. Thr. Screw Cap tubes
Gasphase Stickstofftank
Anzahl versen- 17 DZHK Clinical Study Units (Proben aus anderen Zentren werden dort „vorzentra-
dender Studien- lisiert“)
zentren zum
Stand 01/2023
Tabelle 2: DZHK-Probenbestand zum Stand 01/2023 (retrospektiv)
Proben Betriebsphase Anzahl Hersteller/Artikelnummer
DZHK-Biobanking von laufen- ~ 112.000 Siehe mögliche Auswahl aus Tabelle 2, Aliquot-
den DZHK-Studien (Aliquotge- (~ 3500 Patienten) gefäße. Zusätzlich:
fäße ohne Etiketten) LVL technologies 4C-X05-BL-BU-P-S: MX500
Gen 3 und 96-Rack SAFE®= 4C-X05-BL-AW-P-L
Freigegebene Restmaterialien ~ 100.000
aus studienspezifischen Bio-
bankings (Aliquotgefäße ohne
Etiketten)
Auslagerungen für Forschungs- ~ 6000
projekte und Entsorgung (Ali-
quotgefäße, Primärgefäße)
Tabelle 3: Probenaufkommen Q2/2025 – Q4/2028 (prospektiv)
Technische Aspekte zur Projektumsetzung
Lfd.-Nr. Spezifikation Beschreibung
A-T1 Datenaustausch/Kom- Ziel ist es die Einlagerung in der Biobank, die Herausgabe und
munikation die Entsorgung von Bioproben unmittelbar im zentralen DZHK-
LIMS zu erfassen. Idealerweise wird hierfür eine (teil)automati-
sierte Datenübertragung genutzt. Das zentrale DZHK-LIMS ver-
fügt für einen Datenaustausch über eine CentraXX-XML sowie
6Stand 03.01.2023
CentraXX-FHIR-Schnittstelle (über REST). Auch können aus dem
CentraXX-DZHK-LIMS CSV-basierte Listenexporte erfolgen. Zur
Laufzeit der Anbindungsphase und voraussichtlich bis Ende
2026 wird das CentraXX-Release 3.X aktiv sein. Eine Anpassung
der Anbindung für die CentraXX-Version 4.X oder eine alterna-
tive LIMS-Software wird bedarfsabhängig eingeplant (siehe Auf-
stockungen unter Abschnitt 6).
Weitere Datenflüsse zur Kommunikation mit der DZHK-Treu-
handstelle und DZHK-Transferstelle sind dem Anhang 2 zu ent-
nehmen (Abbildung 2, 3, 4).
A-T2 Datenpunkte Informationen zu mindestens folgenden Datenpunkten müssen
für eine Bioprobe ausgetauscht werden können:
• LIMS-Pseudonym
• Studienzentrum
• Proben ID
• Probenvolumen mit Einheit
• Probenart
• Probengefäß
• Auslagerungsgrund
• Nummer Nutzungsprojekt
Tabelle 4: Vorgaben zur Konzeptionierung der technischen Anbindung
Spezifikationen zu den Kernaufgaben
Lfd.-Nr. Spezifikation Beschreibung
A-KA1 Technische Anbindung Technische Anbindung lokale Biobank(-software) an zentrales
DZHK-LIMS gemäß Tabelle 4:
• Erstellung Konzept (Definition Datenpunkte und Daten-
formate, Beschreibung und Abbildung der beteiligten
Systeme und Kommunikationswege/Datenströme, ggf.
verschiedene Optionen)
A-KA2 Zentralisierung Einmalige Überführung des DZHK-Probenbestands aus den
initial DZHK Clinical Study Units und Aufteilung der Proben ohne Un-
terbrechung der Kühlung zwischen den DZHK-Biobanken (siehe
Abschnitt 7.1.1 und Abschnitt 7.1.2 Tabelle 2).
• Erstellung Konzept (Datenaustausch Biobank und zentra-
les DZHK-LIMS, Versand und Priorisierung Standorte mit
hoher Auslastung, Durchführung Proben-Eingangskon-
trolle (siehe A-KA7), Übergangsregelungen zur Betriebs-
phase, insbesondere Herausgabeprozesse, Einlagerung
unterschiedlicher Gefäße, Bestandsaufteilung mit der
anderen Biobank)
7Stand 03.01.2023
A-KA3 Zentralisierung Regelmäßige Überführung des DZHK-Probenbestands aus den
fortlaufend DZHK Clinical Study Units und Aufteilung der Proben ohne Un-
terbrechung der Kühlung zwischen den DZHK-Biobanken (siehe
Abschnitt 7.1.1 und Abschnitt 7.1.2 Tabelle 3).
• Erstellung Konzept (Versand, Kommunikation mit Studi-
enzentren, Prozess Eingangskontrollen und Einlagerung
unterschiedlicher Gefäße, Datenaustausch Biobank und
zentrales DZHK-LIMS)
A-KA4 Entsorgung von In Kommunikation mit der DZHK-Treuhandstelle müssen bei Be-
Bioproben darf Bioproben aufgrund von Widerrufen/Studienausschlüssen
etc. entsorgt werden. Die Entsorgung muss im zentralen DZHK-
LIMS dokumentiert werden und eine Bestätigung der Entsor-
gung an die DZHK-Treuhandstelle zurückgemeldet.
A-KA5 Herausgabe von In Kommunikation mit der DZHK-Transferstelle müssen spätes-
Bioproben an Antrag- tens ab der Betriebshase fortlaufend Auslagerungsaufträge ab-
stellende gearbeitet werden. Die Herausgabe muss im zentralen DZHK-
LIMS dokumentiert werden. Die Probenauslagerung und Bereit-
stellung zum Versand an den Antragstellenden müssen spätes-
tens innerhalb von 14 Tagen abgeschlossen sein. Korrektur-
schleifen sind einzuplanen (z.B. leere Gefäße).
A-KA6 Wiedereinlagerung Sofern bei auslagerten Proben Restmengen verbleiben, müssen
von Restmengen diese vom Antragstellenden wieder zurück an die Biobank ge-
sendet werden. Die Restmaterialien müssen neu eingelagert
werden. Der Vorgang ist entsprechend im zentralen DZHK-LIMS
zu dokumentieren.
A-KA7 Qualitätssichernde Die Biobanken führen fortlaufend qualitätssichernde Maßnah-
Maßnahmen men durch:
• Proben-Eingangskontrollen (Datenplausibilität: Rack ID
passt zum Patienten, Anzahl Proben IDs stimmen mit
physischen überein, ggf. Aktualisierung der erfassten
Daten; hierfür kann auch die Kontaktaufnahme zu Per-
sonen in den einzelnen Studienzentren sowie IT-Sup-
port erforderlich sein.)
• Durchführung oder Koordination von projektspezifi-
schen Messungen zur Probenqualität nach DZHK-Vorga-
ben
• Optimierungen zur Übergabe an die DZHK GSt. für die
Umsetzung in den Rekrutierungszentren oder Studien-
zentralen
• Optimierungen Biobank-intern bzgl. der Integration in
die CRP (Bedarfe identifizieren, planen, umsetzen in Ab-
stimmung mit DZHK)
8Stand 03.01.2023
• Zuarbeiten für das Transferoffice zur Aufnahme von
strukturiertem Feedback zur Proben- und Datenqualität
vom Antragstellenden sind wünschenswert
A-KA8 Entwicklungsprojekte Umsetzung neuer Projektideen nach DZHK-Vorgabe:
• Konzeption (Aufgaben, Personal- und Finanzplanung) zur
Umsetzung von Teilprojekten, wie z.B. Einbindung exter-
ner Sammlungen oder Ergänzung/Erweiterung der aktu-
ellen DZHK Heart Bank um Daten und Probenarten, zent-
rale Probenaufbereitungen und Gewinnung von Analy-
sedaten/Messwerte mit Rückführung der Ergebnisse (A-
KA9).
A-KA9 Rückfluss von Mess- Es erfolgt eine Überführung der Analyseergebnisse in ein vom
größen/ DZHK bereitgestelltes System oder die Bereitstellung eines ge-
Analyseergebnisse eigneten Datenformats zur Übertragung.
Tabelle 5: Vorgaben zur Planung der Arbeitspakete
In Ergänzung zur Tabelle 5 kann Abbildung 1 (siehe Anhang 1) der Übersicht über die Prozesse dienen.
Aufgabenbereiche
Lfd.-Nr. Spezifikation Beschreibung
A-O1 Aufgabenbereich Pro- • Steuerung Biobank-Projekt
jektmanagement • Zentrale Kontaktperson für DZHK, Studienzentren, An-
tragstellende
• Management lokale Prozesse mit Schnittstellen zu Part-
nern im DZHK (GSt., LIMS-Betreiber, DZHK-Treuhand-
stelle, DZHK-Transferstelle und U&A-Office)
• Regelmäßiges Berichtswesen für DZHK-Fördermittelma-
nagement (z.B. Projekt, Meilensteine), mind. 1x/Jahr
• Finanzcontrolling
• Steuerung von Teilprojekten zur Weiterentwicklung,
inkl. Koordination Laboraufträge (intern/extern)
• Wissenschaftlicher Austausch mit DZHK
A-O2 Aufgabenbereich Bio- • Versandkoordination
bank • Probenempfangsmanagement
• Einlagerung
• Auslagerungen
• Entsorgung
• Kommunikation mit internem Projektmanagement,
DZHK GSt., LIMS-Betreiber, Studienzentren und Antrag-
stellenden
9Stand 03.01.2023
A-O3 Aufgabenbereich IT- • Lokales LIMS
Entwicklungsarbeiten • Schnittstelle zum zentralen DZHK-LIMS
und IT-Support • Ggf. Datenkonvertierungen
• Anpassungen/Optimierungen Datentransfers
• Controlling Datentransfers
• Kommunikation mit internem Projektmanagement,
DZHK GSt., LIMS-Betreiber, DZHK-Treuhandstelle und
DZHK-Transferstelle
Tabelle 6: Definitionen der Aufgabenbereiche für die Personalplanung
8 Verfahren zum Call
8.1 Ansprechpersonen
Die Verfahrensschritte 3.2-3.4 werden von der DZHK-Geschäftsstelle (Ansprechpartnerin ist Dr. Ivonne
Wallrabenstein, ivonne.wallrabenstein@dzhk.de, +49 30 346 5529 09) koordiniert. Der Verfahrensschritt
3.5, die zuwendungsrechtlich und administrative Umsetzung, wird durch das DZHK-Fördermittelmanage-
ment durchgeführt (Kontakt: fordermittelmanagement@mdc-berlin.de).
8.2 Einreichung
Der DZHK-Geschäftsstelle ist bis zum 31.03.2023 eine in deutscher Sprache verfasste Vorhabensbeschrei-
bung (siehe Template in Anlage) im DIN-A4-Format (1,15-zeilig, Arial 11) per E-Mail an bioban-
king@dzhk.de vorzulegen.
8.3 Eignungsprüfung
Nach Ende der Bewerbungsfrist werden die eingegangenen Anträge in der DZHK-Geschäftsstelle geprüft.
Hierbei werden die Vorhabensbeschreibungen auf formelle Aspekte der Antragseinreichung und hin-
sichtlich der fachlichen Vorgaben in Abschnitt 7 gesichtet. Bei vollständiger Nicht-Erfüllung eines der for-
mellen oder fachlichen Kriterien scheidet der Bewerber aus.
8.4 Strategische Entscheidung
Eine detaillierte Übersicht über alle geeigneten Anträge werden dem Research Coordinating Committee
des DZHK (RCC) zur strategischen Diskussion vorgestellt. Im RCC wird unter Beachtung von Interessen-
konflikten eine finale Entscheidung getroffen. Die Entscheidung wird nach Vorlage in der Mitgliederver-
sammlung veröffentlicht.
8.5 Förderung
Die Förderung erfolgt auf Projekt-Basis gemäß den Zuwendungsbedingungen des Bundesministeriums für
Bildung und Forschung (BMBF) sowie den DZHK-Bestimmungen. Die Einreichung eines förmlichen Förder-
antrags (AZA oder AZK) erfolgt nach Veröffentlichung der Entscheidung bis spätestens 30.09.2023 beim
10Stand 03.01.2023
DZHK-Fördermittelmanagement. Zur Erstellung von förmlichen Förderanträgen ist das elektronische An-
tragssystem "easy-Online" zu nutzen. Parallel wird die vorliegende Vorhabensbeschreibung aus der DZHK-
Geschäftsstelle zur weiteren Prüfung an das DZHK-Fördermittelmanagement weitergeleitet.
8.6 Zeitschiene
03/2023 Ende der Bewerbungsfrist
05/2023 Formelle und fachliche Eignungsprüfung der Anträge
06/2023 Präsentation Anträge zur Diskussion und Entscheidung im RCC
07/2023 Vorlage der Entscheidung in Mitgliederversammlung (Umlaufverfahren)
08/2023 Veröffentlichung Entscheidung
09/2023 Ende der Einreichungsfrist förmlicher Förderantrag bei DZHK-Fördermittelmanagement
und Abstimmung Kooperationsvertrag
10/2023 Förderprüfung und Zuwendungsvertrag durch DZHK-Fördermittelmanagement
01/2024 Projektstart
9 Inkrafttreten
Die Verfahrens- und Förderrichtlinie tritt mit Wirkung vom 09.01.2023 in Kraft.
Berlin, den 03.01.2023
Deutsches Zentrum für Herz-Kreislauf-Forschung e.V.
Anlage: Template Vorhabensbeschreibung „Zentrale DZHK-Biobank [Standort X/Y]“
11Stand 03.01.2023
Anhang 1 Integration
Abbildung 1: Einbindung der Biobanken in DZHK-Prozesse/CRP
rot: DZHK; blau = Zentrale DZHK-Biobanken
Anhang 2 Datenflüsse
Abbildung 2 Einbindung der Biobank in CRP (Datenströme Probenzentralisierung)
12Stand 03.01.2023
Abbildung 3 Einbindung der Biobank in CRP (Datenströme Probenherausgaben)
Abbildung 4 Einbindung der Biobank in CRP (Datenströme Probenentsorgung)
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