Verhaltenskodex der Deutsche Pfandbriefbank AG (Anweisung)
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der Konzern zur Anwendung der Empfehlungen der „Regie-
Verhaltenskodex der rungskomission Deutscher Corporate Governance Kodex“
gemäß § 161 AktG mit der Maßgabe des Grundsatzes
Deutsche Pfandbrief- „Comply or Explain“ verpflichtet.
Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie diesem Kodex
nach Wort und Sinn folgen. Mit Mitarbeitern sind alle
bank AG (Anweisung) Vorstände, Aufsichtsräte, alle Managementebenen und alle
internen und externen Mitarbeiter des Konzerns gemeint.
Stand: Februar 2016
Die in diesem Kodex aufgeführten Regeln, Standards und
Anweisungen stellen Mindestanforderungen für alle Kon-
1. Einführung zerneinheiten dar. Sollten zusätzliche oder strengere
Der hier vorliegende Verhaltenskodex (Kodex) für den Kon- Grundsätze oder Regeln in Konzerneinheiten, -töchtern, -
zern Deutsche Pfandbriefbank legt den ethisch-rechtlichen niederlassungen etc. anzuwenden sein, behalten diese
Rahmen fest für unser Verhalten untereinander und im Ver- lokale Gültigkeit. In auslegungsbedürftigen Fällen in denen
hältnis zu unseren Kunden und Geschäftspartnern, Wettbe- der vorliegende Wortlaut mit gleichen im Konzern gültigen
werbern und der Öffentlichkeit. Indem wir mit allen diesen Regelwerken konkurriert, geht der gesetzliche Wortlaut und
Gruppen transparent, fair, verantwortungsbewusst und eh- der Wortlaut der einschlägigen, mit dem Betriebsrat abges-
rlich mit dem erforderlichen Grad an Können, Professiona- timmten Arbeitsanweisungen diesem Kodex vor.
lität und Integrität umgehen, bilden wir die Grundlage für
unseren Geschäftserfolg. Wir erwarten, dass alle Mitarbeiter die ihnen obliegende
berufliche Verantwortung innerhalb und außerhalb der Bank
Der vorliegende Verhaltenskodex dient daher der freiwilligen stets mit größtmöglicher Professionalität und Integrität
Selbstkontrolle und stellt eine Orientierungshilfe für die Mi- wahrnehmen. Dies beinhaltet auch, dass die Mitarbeiter
tarbeiter dar. Er umfasst die unverzichtbaren Anforde- sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich alles
rungen, die wir an alle Mitarbeiter unseres Konzerns stellen. vermeiden, was Kunden, Lieferanten, anderen Mitarbeitern
Gleichzeitig schafft er den Rahmen für alle Regelwerke im oder dem Konzern oder seinen Eigentümern Schaden
Konzern. zufügen könnte.
Die geltende Rechtsordnung und alle behördlichen Der Vorstand der Deutsche Pfandbriefbank AG wird diesen
Vorschriften, die in den jeweiligen Rechtsräumen gelten, in Kodex regelmäßig überprüfen, um seinen Nutzen in der sich
denen der Deutsche Pfandbriefbank Konzern tätig ist, bilden ständig ändernden Geschäftswelt zu sichern. Der Vorstand
die Grundlage für alle Unternehmensentscheidungen und verpflichtet sich, ein „best practice”-Umfeld sicherzustellen.
unser tägliches Handeln. Wir wollen mit den richtigen Mitar- Jeder Mitarbeiter des Konzerns muss eventuelle Zusatzre-
beitern am richtigen Platz effizient und zum Nutzen unserer gelungen der jeweiligen Geschäftseinheit zu diesem Verhal-
Kunden und der Konzerngesellschaften und ihrer Ei- tenskodex einhalten.
gentümer arbeiten. Wir honorieren Leistung und sanktionie-
ren Fehlverhalten konsequent und angemessen. 2. Einhalten von Regeln/Gesetzgebung/Anweisungen
Wir erwarten selbstverständlich von allen Mitarbeitern, dass
Dieser vorliegende und konzernweit gültige Verhaltenskodex sie Gesetze, interne Anweisungen und regulatorische An-
beschreibt das von allen Mitarbeitern erwartete Verhalten, weisungen/Richtlinien der lokalen Aufsichtsbehörden befol-
unabhängig vom jeweiligen gesetzlichen Umfeld, in dem die gen, die die Konzerngesellschaften im jeweiligen geset-
Konzerngesellschaften geschäftlich tätig sind. Wir erwarten, zlichen Umfeld betreffen.
dass jeder Mitarbeiter sich im Einklang mit den Grundsätzen
und Werten, wie sie in diesem Kodex ausgeführt sind, ver- Der Konzern agiert offen und transparent gegenüber den
hält. Die Aktivitäten des Konzerns und aller Mitarbeiter un- Aufsichtsbehörden und stellt eine pünktliche, vollständige
terliegen – außer den gesetzlichen und regulatorischen und nicht irreführende Berichterstattung sicher.
Rahmenbedingungen – sowohl diesem Kodex als auch
anderen internen Regelwerken und Prozessen, die diesen Integrität und Ehrlichkeit sind Grundprinzipien im Handeln
Kodex unterstützen und ergänzen. Darüber hinaus hat sich und Verhalten der Mitarbeiter.ment, das eine effiziente und zielgerichtete und schnelle
Die folgende kurze Checkliste soll Mitarbeitern helfen, in Bearbeitung von Beschwerden sicherstellt.
Situationen, die von bestehenden Anweisungen, Prozessen
oder Regeln nicht abgedeckt sind, Entscheidungen zu tref- Der Konzern unterstützt keinerlei Geschäftspraktiken, die
fen: unserer Reputation schaden können oder bei denen der
• Bin ich befangen (Conflict of Interest)? Verdacht besteht, dass der Kunde dadurch gegen unsere
ethischen Standards verstößt oder ungesetzlich handelt.
• Widerspricht mein Verhalten dem kurz- oder lang-
fristigen Interesse der Unternehmen des Konzerns, Es wird nicht toleriert, wenn Mitarbeiter in wettbe-
seiner Kunden oder seiner Eigentümer? werbswidrige Vereinbarungen, Entscheidungen oder kon-
zertierte Aktionen verwickelt sind.
• Wird mein Verhalten eine Gesundheits-, Sicher-
heits- oder Lebensgefahr für jemanden zur Folge
haben? Sollte ein Mitarbeiter Kenntnis davon erlangen, dass ein
Kunde potenzieller Kunde, oder sonstiger Geschäftspartner
• Wird die öffentliche Wahrnehmung meines Verhal-
tens womöglich dem Ruf des Konzerns schaden? (z.B. Zulieferer) möglicherweise in illegale oder rufschädi-
gende Aktivitäten verwickelt ist, sind der zuständige Vors-
• Würde der Konzern Kunden verlieren, wenn diese
von einem solchen Verhalten wüssten? tand und Compliance zu informieren. Der zuständige Vors-
tand wird – unter Einbindung von Compliance – jeden Fall
• Für Rückfragen und in Zweifelsfällen stehen die ört-
individuell prüfen lassen. Zur weiteren Untersuchung können
lich zuständigen Compliance Officer als Ansprech-
partner zur Verfügung. auch zusätzliche Organisationseinheiten im Konzern bei-
gezogen werden (z.B. Revision, Rechtsabteilung, Kreditbe-
reich)
3. Beziehung zu Kunden / Lieferanten / Aktionären / Inves-
toren und Wettbewerbern Die Liste illegaler oder sonstiger rufschädigender Aktivitäten
beinhaltet u.a.:
3.1. Kundenbeziehung
• Geldwäsche
Unsere Kunden sind der Grundstein unseres Geschäftes.
Alle Mitarbeiter müssen sich jederzeit integer, transparent • Terroristenfinanzierung
und ehrlich im Umgang mit Kunden und allen anderen • Drogenhandel
Parteien, mit denen unsere Firma verkehrt, verhalten. Der • Handel mit illegalen Waffen
Konzern verpflichtet sich zu einer offenen und professionel- • Verletzung von Menschenrechten
len Handlungsweise mit erstklassigem Service für ihre Kun-
• Menschenschmuggel
den. Der Konzern überprüft regelmäßig die Kunden-
Servicelevels und arbeitet ständig daran, den Maßstab für • Warenschmuggel
guten Service zu erhöhen. Unter Professionalität versteht • Bestechung von Regierung oder anderen Amtsträ-
der Konzern die Einbeziehung der erforderlichen gern
Kenntnisse, von Wissen und Qualifikationen, um Aufgaben • Vorteilsgewährung und -annahme
auf effiziente, kompetente und nachhaltige Art zu erledigen. • Steuerdelikte
• Illegale oder unberechtigte Nutzung von Eigentum,
Die Interessen der Kunden müssen geschützt werden, und einschließlich Landbesitz
es muss sichergestellt werden, dass das Kundenvertrauen
• Marktmissbrauch, zum Beispiel Marktmanipulation
aufrechterhalten wird, indem Informationen über die Kunden oder Insiderhandel
selbst, deren Konten und deren Geschäfte vertraulich be-
• Alle Arten der organisierten Kriminalität
handelt werden. Durch gebotene Sicherheitsstandards in
Bezug auf Informationen über Kunden, Mitarbeiter, Ak- • Umweltverschmutzung einschließlich übermäßiger
tionäre und alle Interessengruppen werden alle Aufzeich- Emission, illegaler Abfallentsorgung sowie jegliche
Art der damit verbundenen Urkundenfälschung
nungen und Daten geschützt. Dies trifft auch für die körper-
liche Unversehrtheit aller Interessengruppen zu. • Illegale Nutzung von Arbeitskraft einschließlich
Zwangsarbeit und Kinderarbeit
Unsere Kunden werden in allen geschäftlichen Aspekten fair
behandelt. Dazu gehören auch ein hoher Servicestandard
sowie ein angemessenes und gutes Beschwerdemanage-Die oben genannte Liste ist nicht vollständig, jedoch re- alle lokalen Gesetze und aufsichtsrechtlichen An-
präsentativ dafür, dass der Konzern sich von jeglichen ille- forderungen eingehalten werden.
galen oder sonstigen rufschädigenden Praktiken distanziert.
4. Interessenskonflikte
Bei unseren angebotenen Produkten und unserem Auße- Der Konzern ist bestrebt, sicherzustellen, dass Interessen-
nauftritt werden die Menschenwürde und die Integrität der konflikte vermieden oder angemessen behandelt werden.
Kultur unserer Kunden beachtet. Interessenkonflikte können mehrere Formen annehmen. Die
Behandlung möglicher Interessenkonflikte zwischen ver-
3.2. Beziehung zu Lieferanten schiedenen Kunden ist in den jeweiligen Anweisungen der
Wir ergreifen alle notwendigen Maßnahmen, um eventuelle Konzernunternehmen geregelt. Ein Interessenkonflikt kann
Interessenskonflikte zwischen Lieferanten und dem Konzern aber auch dadurch entstehen, dass sich Interessen aus
bzw. einzelnen Mitarbeitern zu vermeiden bzw. dort, wo externer Mandatstätigkeit oder die persönlichen / privaten
diese auftreten, zu lösen. Interessen eines Mitarbeiters tatsächlich oder scheinbar mit
den Interessen des Konzerns oder unserer Kunden überla-
3.3. Beziehungen zu Aktionären und Investoren gern. Dies ist regelmäßig dann der Fall, wenn ein Mitarbeiter
Der Konzern weiß das von Investoren und Eigentümer in ihn private Interessen wahrnimmt oder Entscheidungen trifft, die
gesetzte Vertrauen zu schätzen. Deshalb zeichnet der Kon- es ihr / ihm schwer machen, die dienstlichen Aufgaben ob-
zern dafür verantwortlich, jektiv oder wirksam zu erfüllen bzw. wenn die Wahrnehmung
• ein professionelles und gewissenhaftes Manage- privater Interessen mit Nachteilen und Verlusten zu Lasten
ment einzusetzen, um eine nachhaltige gleichwohl der Bank verbunden sein kann. Daher müssen alle Mitar-
wettbewerbsfähige Rendite für die Anlage unserer beiter gegenwärtige oder offensichtliche Interessenkonflikte
Aktionäre/Investoren sicherzustellen vermeiden.
• entsprechend gesetzlicher Anforderungen alle rele-
vanten Informationen gegenüber unseren Aktionä- Interessenkonflikte jeglicher Art sollen umgehend dem
ren/ Investoren offenzulegen Compliance Officer gemeldet werden. Dieser wird solche
• als Treuhänder die Anlage der Aktionäre / Investo- Konflikte untersuchen, Abhilfemaßnahmen bestimmen und,
ren zu bewahren, zu schützen und zu mehren wo nötig, den entsprechenden Vorgesetzten einbinden.
• die Anfragen, Vorschläge, Beschwerden und for- Betroffene Mitarbeiter können aufgefordert werden, am
mellen Eingaben der Aktionäre/Investoren zu be- Entscheidungsprozess nicht teilzunehmen. Alternativ kann
achten. je nach Situation beschlossen werden, dass Transaktionen
oder Kontakte von Mitarbeitern nachweislich zu Marktbe-
3.4. Wettbewerber dingungen erfolgt sind.
Der Konzern unterstützt das Konzept des freien, fairen,
nachhaltigen und ethischen Wettbewerbs. Daher gelten im In Zweifelsfällen stehen die örtlich zuständigen Compliance
Konzern die folgenden Regelungen: Officer als Ansprechpartner zur Verfügung.
• geistiges und sachliches Eigentum wird anerkannt,
4.1 Private Immobiliengeschäfte
• Wirtschaftsinformationen mittels unehrlicher, illega-
Wenn ein Auftrag seinem Inhalt nach typischerweise in der
ler oder unethischer Methoden zu erlangen, werden
nicht toleriert und abgelehnt, Form ausgeführt wird, dass die Bank einen Dritten mit der wei-
teren Erledigung betraut, erfüllt die Bank den Auftrag dadurch,
• der Erhalt von oder die Teilnahme an fragwürdigen
dass sie ihn im eigenen Namen an den Dritten weiterleitet (wei-
Zahlungen, Anreizen oder Begünstigungen, um
Wettbewerbsvorteile zu erlangen, werden nicht to- tergeleiteter Auftrag). Dies betrifft zum Beispiel die Einholung
leriert und abgelehnt, von Bankauskünften bei anderen Kreditinstituten oder die Ver-
wahrung und Verwaltung von Wertpapieren im Ausland. In
• Absprachen mit Wettbewerbern in Bezug auf
proprietäre Informationen, Geschäftspläne oder diesen Fällen beschränkt sich die Haftung der Bank auf die
Themen wie Preisfindung und Vertriebsstrategien sorgfältige Auswahl und Unterweisung des Dritten.
sind verboten,
• wir stellen sicher, dass Werbematerial und Marke- 4.2 Persönliches oder privates Interesse von Mitarbeitern
ting fair, ehrlich und nicht irreführend sind und dass Nebentätigkeiten im Namen des Konzerns oder im Privatin-
teresse bedürfen der Zustimmung des zuständigen Berei-chleiters sowie des Personalbereichs. In Zweifelsfällen über 4.6. Regelung der Annahme von Geschenken und Bewir-
die Vereinbarkeit ist Compliance hinzuzuziehen. Wir be- tungen
grüßen es, wenn sich unsere Mitarbeiter im öffentlichen Wir erwarten, dass jegliche Annahme von Geschenken im
Interesse engagieren. Öffentliche Mitteilungen oder Publika- Rahmen der üblichen Geschäftstätigkeit, die den Wert der
tionen im Namen des Konzerns bedürfen vorab der Zustim- lokal gesetzten Grenzen übersteigen, dem Vorgesetzten
mung des zuständigen Bereichsleiters und des Leiters der und dem Compliance Officer gemeldet wird. Bevor Mitar-
Unternehmenskommunikation. Dieses Zustimmungserfor- beiter die Annahme einer Einladung oder Bewirtung in
dernis gilt auch für eine unentgeltliche Tätigkeit, die nach Art Erwägung ziehen, müssen sie die Genehmigung des örtli-
oder Umfang die Interessen des Konzerns beeinträchtigen chen Kompetenzträgers sowie von Compliance einholen,
kann. Die Arbeitsverträge enthalten daher eine Klausel zum sobald der Wert die lokal festgesetzten Grenzen übersteigt.
Thema „Nebentätigkeiten“. Der Konzern wird seine Zustim- Nähere Informationen befinden sich in der Anweisung Com-
mung zu Nebentätigkeiten nur verweigern, wenn die Inte- pliance des Konzerns. Generell dürfen Mitarbeiter keine
ressen des Konzerns beeinträchtigt sind. Geschenke, Unterstützungen, Bewirtung oder Service erbit-
ten oder akzeptieren, die in irgendeiner Form ihre Position
Bei persönlichem Kontakt mit Kunden ist darauf zu achten, oder jegliche Geschäftsentscheidung durch oder für den
den geschäftlichen Bereich zu versachlichen; private Kon- Konzern kompromittieren könnten oder den Anschein dazu
takte und auch freundschaftliche Beziehungen dürfen nicht geben. Geschenke dürfen nur unter Beachtung der ge-
den Blick dafür verstellen, dass geschäftliche Interessen im nannten Meldegrenzen angenommen werden, wenn dies in
Vordergrund stehen und stets Vorrang haben. einer offenen und transparenten Art und Weise erfolgt.
4.3. Persönliche Finanzen
Im Einklang mit einem professionellen Geschäftsgebaren 4.7. Vorteilsannahme und Vorteilsgewährung
sind alle Mitarbeiter angehalten, ihre persönlichen Finanzen Mitarbeiter dürfen weder Vergünstigungen oder Anreize erbitten
jederzeit ordentlich zu führen. oder akzeptieren noch Vergünstigungen oder Anreize anbieten
oder geben, wenn hierdurch ein Interessenkonflikt mit ihren
4.4. Persönliche Kontoführung Verpflichtungen gegenüber dem Konzern, dessen Kunden,
Persönliche Transaktionen von Mitarbeitern dürfen sich nicht Lieferanten oder sonstigen Parteien entstehen könnte.
gegen die Interessen der Kunden oder gegen die Interessen Vorteilsannahme, Vergünstigungen und Anreize sind u.a.:
des Konzerns richten. Im Falle eines Interessenkonfliktes • Kredite oder sonstige finanzielle Vorteile
muss eine umgehende Offenlegung gegenüber dem
• Gelegenheiten, Gewinne oder Einkommen zu ge-
Vorgesetzten erfolgen sowie die schriftliche Genehmigung nerieren, zu erhalten oder zu erhöhen
des Compliance Officers eingeholt werden. Persönliche
• Gelegenheiten, Verluste oder Kosten zu vermeiden
Transaktionen, die unlauter erscheinen oder womöglich die
oder zu reduzieren
Glaubwürdigkeit des Konzerns oder seiner Mitarbeiter
• Geld oder sonstiges Vermögen oder Geschenke,
beeinträchtigen, sind verboten
Service, Informationen
4.5. Politische Spenden Praktische Beispiele einer Vorteilsannahme u.a.:
Im Umgang mit Vertretern von Regierungen und öffentlichen • ganz oder teilweise bezahlter Urlaub (zum Beispiel
Stellen müssen alle Handlungen unterlassen werden, die Flug, Auto, Hotel, Urlaubsdomizil, Ferienwohnung)
deren Entscheidungen unrechtmäßig beeinflussen könnten. • Der Bauträger, der zugleich Kreditnehmer des Kon-
Vor allem sind Geldzuwendungen, Geschenke oder andere zerns ist, verkauft an den Mitarbeiter eine Eigen-
Vergünstigungen an Amtsträger zu unterlassen, die in tumswohnung offensichtlich unter dem marktübli-
irgendeiner Form als unzulässige Beeinflussung, Beste- chen Verkaufspreis.
chung oder Korruption ausgelegt werden könnten. Jeder • Der Kunde gewährt dem Mitarbeiter ein Darlehen.
Mitarbeiter des Konzerns unterliegt den Regelungen der • Der Bauunternehmer und Kunde des Konzern bie-
lokalen Gerichtsbarkeit. Jede Form von politischen Spenden tet unentgeltliche Arbeiten im Hause des Mitarbei-
im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit ist im Konzern ters an.
grundsätzlich unerwünscht. • Eine Firma, die vom Konzern größere Aufträge er-
halten hat, stellt für privat erbrachte Werksleistun-
gen gegenüber dem begünstigten Mitarbeiter desKonzerns keine oder eine zu niedrige (Schein-) vereinbarten Handelsgepflogenheiten. Der Konzern bevor-
Rechnung. zugt und begrüßt Lieferanten und Zulieferer, die auf Na-
• Annahme von Provisionen für die Vermittlung von chhaltigkeit ausgerichtet sind und nicht im Konflikt mit unse-
Geschäften zwischen Kunde und Konzern ren eigenen ethischen Standards stehen.
• Einladung einer Kundenfirma zur Präsentation mit
aufwendigem Begleitprogramm bei Übernahme Ist im Einzelfall zweifelhaft, ob eine Vorteilsannahme vorlie-
sämtlicher Kosten des Transfers gen könnte, so sollte der Mitarbeiter den einschlägigen
• Ein Kunde schließt mit einem Mitarbeiter im Hin- Sachverhalt seinem Vorgesetzten bzw. dem Compliance
blick auf seine Position im Konzern einen Berater- Officer offenlegen; dies schließt den Verdacht der Vor-
vertrag mit entsprechenden Vergütungszusagen. teilsannahme aus und verhindert Abhängigkeit. Mit der vor-
Unzulässig sind insbesondere auch Strohmanngeschäfte herigen Offenlegung wird der Verdacht der Vorteilsannahme
und sonstige Umgehungsgeschäfte, bei denen von vornherein ausgeräumt.
Vergünstigungen oder Vorteile in verdeckter Form zuge-
wendet werden. Der Mitarbeiter darf insbesondere auch 4.8. Offenlegung bei geschäftlicher Verflechtung
keine Zuwendungen für Angehörige oder sonstige Dritte Ist der (Ehe-)Partner oder ein naher Angehöriger des Mitar-
fordern oder annehmen. Eine Vorteilsannahme kann auch beiters nach dessen zumutbarer Kenntnis bei einem Kunden
dann vorliegen, wenn der Vorteil nicht vom Kunden des geschäftlich oder gesellschaftsrechtlich beteiligt (in der Re-
Konzerns selbst, sondern auf dessen Veranlassung durch gel ab einer Beteiligung von 5% am Grundkapital), so hat
einen Dritten gewährt wird. der Mitarbeiter die Art der Beziehung gegenüber seinem
Vorgesetzten und gegenüber dem Compliance Officer of-
4.7.1. Bestechung fenzulegen, damit gewährleistet wird, dass Kredit- und sons-
Kein Mitarbeiter des Konzerns darf direkt oder indirekt tige Entscheidungen des Konzerns durch nicht involvierte
Bestechungsgelder anbieten. Jegliche Anfrage nach Mitarbeiter getroffen werden.
Bestech-ungsgeldern im privaten oder geschäftlichen Be-
reich muss abgelehnt und umgehend dem Vorgesetzten
gemeldet werden. Der Konzern beteiligt sich nicht an 5. Geldwäscheprävention
Geschäften, bei denen der begründete Verdacht besteht, Ein wesentlicher Bestandteil unserer Prozesse zur
dass Bestechung eine Rolle spielt. Bekämpfung von Geldwäsche ist es, sicherzustellen, dass
uns die wahre Identität unserer Kunden bekannt ist. Der
4.7.2. Vorteilsgewährung Vertriebsleiter der jeweiligen Abteilung ist letztlich dafür
Der Konzern erwartet, dass weder Mitarbeiter des Konzerns verantwortlich, dass alle Anforderungen zum Thema „Kenne
noch Mitarbeiter unserer Geschäftspartner oder sonstige in deinen Kunden“ (KYC = Know-Your-Customer -Prinzip)
den Geschäftsprozess involvierte Dritte in irgendeiner Weise erfüllt werden, und dass die (Ursprungs-) Quelle des
Geldzahlungen oder andere Leistungen an öffentliche Stel- zugrunde liegenden Vermögens der Kunden offengelegt ist
len vergeben, um Verwaltungsprozesse zu beschleunigen und den Anforderungen genügt. Die Prozesse des Konzerns
oder zu vereinfachen. Sollte an Mitarbeiter wegen solcher zur Bekämpfung von Geldwäsche basieren im Wesentlichen
Zahlungen herangetreten worden sein oder sollten Mitar- auf drei Prinzipien:
beiter von solchen Zahlungen wissen, muss dies umgehend • Gründliche Sammlung und Prüfung der Kundenda-
dem zuständigen Vorgesetzten gemeldet werden. Diese ten, also „Kenne deinen Kunden”.
Richtlinie wird auch für unsere Lieferanten, Kunden, • Sensibilisierung und Training der Mitarbeiter. Im
Geschäftspartner, Verwaltungsangestellte, alle öffentlichen Zuge ihres Einführungstrainings werden alle neuen
Stellen und sonstigen Interessengruppen angewandt. Mitarbeiter auf ihre Verpflichtungen im Zusammen-
hang mit Geldwäsche sensibilisiert. Entsprechend
4.7.3. Lieferanten und Zulieferer den jeweiligen Anforderungen werden regelmäßig
Bei allen Aktivitäten bemüht sich der Konzern um Fairness, verpflichtende Auffrischungstrainings mit den Mitar-
Transparenz und Ehrlichkeit, auch in Bezug auf Preise, beitern durchgeführt.
Lizenzen und Verkaufsrechte. Als Gegenleistung für Wert, • Interne Berichtsprozesse: Ein Verdacht auf Geld-
Qualität, Wettbewerbsfähigkeit und Zuverlässigkeit pflegt wäsche muss vom Mitarbeiter direkt dem Geld-
der Konzern zu seinen Lieferanten langfristige stabile Be- wäschebeauftragten gemeldet werden. Der Geld-
ziehungen. Der Konzern bezahlt pünktlich entsprechend derwäschebeauftragte prüft den Fall und meldet ihn 7. Bankgeheimnis, Datenschutz und vertrauliche Informati-
gegebenenfalls an die zuständigen Behörden. onen
Innerhalb der gesetzlichen, behördlichen und durch interne
Nähere Informationen finden sich in der Anweisung Geldwä- Vorschriften festgelegten Grenzen pflegen wir eine offene
scheprävention des Konzerns. Kommunikation mit allen Beteiligten und tauschen Informa-
tionen untereinander aus.
6. Marktmissbrauch (Insiderinformation und Marktmanipu-
lation) Dabei muss beachtet werden, dass weder während der
Es ist ein klarer Verstoß gegen die Richtlinien des Konzerns, Dauer eines Mitarbeiterverhältnisses noch nach dessen
wenn ein Mitarbeiter in marktmissbräuchliche Aktivitäten Beendigung Mitarbeiter vertrauliche Geschäftsinformatio-
verwickelt ist. In einem solchen Fall unterliegt der Mitarbeiter nen, die sie infolge ihrer Berufsausübung erlangt haben, an
sofortigen Disziplinarmaßnahmen, die eine Beendigung des Externe weitergeben oder direkt oder indirekt zu ihrem Vor-
Arbeitsverhältnisses zur Folge haben können. teil nutzen dürfen. Ein Mitarbeiter darf auch nicht die
Abwicklung von Geschäften, die zu den Aufgaben des Kon-
6.1. Insiderhandel zerns gehören, über Dritte – wie zum Beispiel Ehegatten,
Konkrete Informationen, die sich direkt oder indirekt auf ein Bekannte, Versicherungsagenturen und Makler etc. – veran-
oder mehrere Finanzinstrumente oder deren Herausgeber lassen; es ist insbesondere unzulässig, dabei Kenntnisse
beziehen und die nicht veröffentlicht wurden, jedoch sehr aus Kundengeschäften zu verwerten. Innerhalb des Un-
wahrscheinlich im Falle einer Veröffentlichung einen we- ternehmens, zwischen den Abteilungen und Geschäftsein-
sentlichen Einfluss auf die Kurse dieser Finanzinstrumente heiten, informieren und kommunizieren die Mitarbeiter im
oder damit zusammenhängende Derivate haben würden, Rahmen der gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und internen
dürfen nicht weitergegeben werden. Alle Mitarbeiter sind Reglementierungen auf offene Art und Weise.
verpflichtet, weitergehende Richtlinien zum Insiderhandel an
ihrem jeweiligen Einsatzort zu befolgen. Des Weiteren sind die Mitarbeiter verpflichtet, sich an die
Datenschutzverordnungen und sonstige gesetzliche und
6.2. Marktmanipulation interne Regelungen im Zusammenhang mit vertraulichen
Transaktionen oder Handelsaufträge, die oder schützenswerten Informationen zu halten. Dies betrifft
• falsche oder irreführende Signale hinsichtlich dem An- jegliche persönliche Information, die die Identität einer Pri-
gebot, der Nachfrage oder dem Kurs von Finanzins- vatperson offenlegen könnte. Die Mitarbeiter haben eine
trumenten geben könnten Vertrauensstellung inne, wenn sie mit persönlichen Informa-
• durch das Handeln einer oder mehrerer Personen den tionen umgehen, und sie stellen sicher, dass diese Daten
Kurs von einem oder mehreren Finanzinstrumenten nur zweckgebunden verwendet werden. Unsere Regelungen
auf ein unnatürliches oder künstliches Niveau festle- zum Datenschutz verbieten die Weitergabe von persönli-
gen sind unzulässig, chen Daten an unberechtigte Dritte.
• es sei denn, die handelnden Personen können darle- Informationen an Dritte dürfen ausschließlich in den folgen-
gen, dass die Gründe für ihr Handeln legitim sind und den Fällen weitergegeben werden:
diese Transaktionen oder Handelsaufträge nachwei- wenn die betreffende Partei eine entsprechende Erlaubnis
slich zu anerkannten Marktbedingungen im betreffen- erteilt hat
den regulierten Markt durchgeführt wurden. wenn der Konzern bzw. eine Konzerngesellschaft gesetzlich
dazu verpflichtet ist bzw. eine Offenlegungspflicht vorliegt
Darüber hinaus dürfen Transaktionen oder Han- wo es die Situation erfordert, zum Beispiel in einer Gerichts-
delsgeschäfte, die mittels Scheingeschäften oder irgendei- verhandlung oder vergleichbaren Situationen
ner anderen Form von Betrug oder Verschleierung erstellt im Zuge der Auftragsdatenverarbeitung
wurden sowie Informationen via Medien, Internet oder an-
Das Thema Datenschutz ist Bestandteil eines jeden Mitar-
dere Kommunikationsmedien, die möglicherweise falsche
beitervertrages. Die Mitarbeiter werden regelmäßig zum
oder irreführende Signale in Bezug auf Finanzinstrumente
Thema Datenschutz geschult. Jeder Verstoß gegen diese
geben könnten, nicht in Umlauf gebracht werden.
Regelungen des Datenschutzes kann disziplinarische
Konsequenzen haben.8. Nachhaltigkeit/Umweltverantwortung
Der Konzern hat sich dazu verpflichtet, seine Geschäfte Der Konzern toleriert keine Form der ungerechten Behan-
nachhaltig und umweltverträglich abzuwickeln und Umwel- dlung oder Diskriminierung von Mitarbeitern. Bei der Aus-
trisiken, die bei seiner Geschäftstätigkeit entstehen könnten, wahl und der weiteren Entwicklung unserer Mitarbeiter sind
zu identifizieren. Der Konzern ist sich dessen bewusst, dass wir der Chancengleichheit verpflichtet, ohne nach Alter,
bestimmte Ressourcen limitiert sind und dass damit verant- Behinderung, ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht,
wortungsbewusst umgegangen werden muss. Der Konzern Schwangerschaft, Religion, Zivilstand oder sonstiger Merk-
handelt so wirtschaftlich wie möglich bei seinem Energie- male zu diskriminieren. Wir beurteilen unsere Mitarbeiter
und Rohstoffbedarf. Er ist sich dessen bewusst, dass na- aufgrund ihrer Leistung und geben ihnen ein aufrichtiges
chhaltige und verantwortungsbewusste Geschäftspraktiken und faires Feedback.
nicht nur positive Auswirkungen auf die Umwelt haben, son-
dern auch wirtschaftliche Vorteile bieten. Jeder Mitarbeiter soll, wenn nötig, Probleme am Arbeitsplatz
Der Konzern ist ein Wirtschaftsunternehmen, das darauf ohne Befürchtung von Nachteilen für sich selbst ansprechen
abzielt, seinen Eigentümern eine nachhaltige und adäquate können. Der Konzern pflegt eine offene Unternehmenskul-
Rendite auf ihre Investition zu erwirtschaften. Die Kriterien tur, die die Einbindung der Mitarbeiter in den Entschei-
für Kredit- und Investitionsentscheidungen sind vorwiegend dungsfindungsprozess in angemessenem Umfang unter
wirtschaftlicher Natur. Sie beziehen aber auch eine ganze Wahrung der Diskretion vorsieht. Wir stellen sicher, dass
Reihe von Sozial- und Umweltfaktoren mit ein. angemessene Verfahren im Konzern existieren, um Pro-
bleme am Arbeitsplatz vertraulich und so schnell wie
Der Konzern erstellt derzeit zwar keinen expliziten Um- möglich einer Lösung zuzuführen.
weltbericht, wir haben uns aber dennoch zum Ziel gesetzt,
den Energie- und Rohstoffbedarf unserer Standorte und 11. Umsetzung
operativen Einheiten zu minimieren, um somit einen aktiven Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, sich mit dem Inhalt
Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. und den Bestimmungen dieses Kodex vertraut zu machen
und den hier aufgeführten Standards Folge zu leisten.
9. Sozialverantwortung
Der Konzern bekennt sich zu seiner sozialen Verantwortung. Jegliche absichtliche Zuwiderhandlung gegen die Bestim-
Großen Wert legen wir auf das nachhaltige Wirtschaften. mungen dieses Kodex kann ernsthafte Konsequenzen ha-
Unseren Umgang mit unseren Mitarbeitern und das Verhal- ben und zu Disziplinarmaßnahmen führen, die auch die
ten unserer Mitarbeiter soll ethischen Anforderungen voll Beendigung des Arbeitsverhältnisses bedeuten können.
entsprechen. Unsere Mitarbeiter können sich – gerade in Wenn einem Mitarbeiter bewusst wird, dass er die hier
Anbetracht der hohen professionellen Anforderungen – aufgeführten Standards unbeabsichtigt verletzt hat, sollte er
darauf verlassen, dass wir sie in ihrer fachlichen, beruflichen umgehend seinen Vorgesetzten und den Compliance Officer
und persönlichen Entwicklung unterstützen. Wir streben informieren. Jeder Vorfall wird individuell geprüft.
danach, unseren Mitarbeitern ein gesundes und sicheres
Arbeitsumfeld zur Verfügung zu stellen. 12. Vertrauliche Meldungen (Whistleblowing)
Unsere Verantwortung als Teil der Gesellschaft nehmen wir Jede Organisation trägt das Risiko, dass Fehler gemacht
sehr ernst. Ein Beispiel hierfür sind die Aktivitäten unserer werden oder Opfer betrügerischer Handlungen zu werden
Stiftungen sowie das freiwillige Engagement unserer Mitar- und dass Betrug oder anderes illegales Handeln vorkommt.
beiter. Jegliche unerwünschte Handlung dieser Art wird sowohl aus
wirtschaftlichen Gründen wie aufgrund der gesetzlichen
10. Mitarbeiter Verpflichtung zur Abwehr betrügerischer Handlungen im
Der Konzern respektiert alle Menschen unabhängig von weiteren Sinne vom Konzern sehr ernst genommen. Unter
Alter, Geschlecht, Rasse, sozialem Hintergrund, Fähigkei- anderem versteht der Konzern darunter:
ten, sexueller Ausrichtung oder Religion und fördert • Verhalten, welches das Ansehen des Konzerns be-
entsprechend der Möglichkeit die Diversität der Mitarbeiter. einträchtigt
Der Konzern achtet die Menschenwürde, Menschenrechte • Zuwiderhandlung gegen Regelungen und interne
und die Privatsphäre. Der Konzern sichert zu, dass Mitar- Anweisungen des Konzerns
beiter stets mit Fairness, Würde und Respekt behandelt
• kriminelle Handlungen oder zivilrechtliche unerlaub-
werden. te Handlungen und Vertragsverletzungen• Gefährdung von Gesundheit oder Sicherheit
• absichtliche Verschleierung von unerwünschten
Handlungen
Bei einem Verdacht auf Fehlverhalten sollte der Mitarbeiter
seinen direkten Vorgesetzten, Abteilungsleiter oder Bereich-
sleiter informieren, der diese Meldung nach Erhalt an den
Compliance Officer weiterleitet. Der Mitarbeiter kann auch
jeden Compliance Officer oder den Konzern Compliance
Officer direkt kontaktieren.
Der Compliance Officer wird eine Untersuchung durchführen
mit dem Ziel, festzustellen, ob es sich um ein Fehlverhalten
handelt. Der Compliance Officer wird das Untersuchungser-
gebnis der berichtenden Person, den untersuchten Perso-
nen, dem Leiter der Revision, dem Vorstand oder Niederlas-
sungsleiter und gegebenenfalls externen Behörden mittei-
len, die prüfen müssen, ob aufgrund der Feststellungen
Konsequenzen gezogen werden müssen.
Da ein Fehlverhalten für die Beteiligten disziplina-
rische/arbeitsrechtliche Folgen haben könnte, ist der Bereich
Personal einzubinden, sobald beschlossen wird, eine Unter-
suchung durchzuführen.
Jede vertrauliche Meldung (Whistleblowing) wird vertraulich
behandelt, und die Identität des meldenden Mitarbeiters wird
nur preisgegeben, wenn es nicht zu vermeiden ist. Es wird
jedoch Fälle geben, die ohne eine Aufdeckung der Identität
der meldenden Person nicht gelöst werden können. Der
Konzern wird keinerlei Benachteiligung der meldenden Per-
sonen tolerieren.
Die interne Revision wird die Bestimmungen dieses Kodex
und ihre Einhaltung im Rahmen ihrer Revisionstätigkeiten
prüfen. Jede Abweichung von dem Kodex wird dem verant-
wortlichen Vorgesetzten berichtet.
Kontakt und weiterführende Hinweise sind auf der Homepa-
ge der Deutschen Pfandbriefbank AG hinterlegt
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