VIDEO RECORDING GUIDELINES 2021 - sepawa congress
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VIDEO RECORDING GUIDELINES 2021
General Guidelines Allgemeine Vorgaben
Presentation Time Vortragsdauer
Please make sure that you do not exceed your Bitte achten Sie darauf, Ihre max. Vortragszeit
presentation time. nicht zu überschreiten.
If the presentation time is exceeded, the presenta- Wenn die Vortragszeit überschritten wird, wird der
tion (recording) will be automatically terminated. Vortrag (das Recording) automatisch abgebrochen.
Q&A Q&A
Please note that the live Q&A option is not available Bitte beachten Sie, dass die Möglichkeit des Live-
with a video recording. However, you will have the Q&A bei einer Videoaufzeichnung nicht möglich ist.
opportunity to respond to questions within the Jedoch haben Sie innerhalb des Chats in I hrem
chat in your virtual lecture room. virtuellen Vortragsraum die Möglichkeit auf Fra
gen einzugehen.
Presentation Language Vortragssprache
The presentation language is English (the prepared Die Vortragssprache ist Englisch (die ausgearbeite-
presentation must also be in English). te Präsentation muss ebenfalls in englischer Spra-
che sein).
Aspect Ratio and Format Bildseitenverhältnis und Format
Both the video and the presentation should be cre- Sowohl das Video als auch die Präsentation sollte
ated/recorded in 16:9 or 4:3 a
spect ratio and saved im Seitenverhältnis 16:9 oder 4:3 erstellt/aufge-
as mp4. zeichnet und als mp4 gespeichert werden.
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Scientific Conference Forum for Innovation Exhibitor Slot
Presentation time: 30 minutes incl. 5 min. Q&A* Presentation time: 15 minutes incl. 5 min. Q&A Presentation time: 10:00 minutes
Video recording length: max. 25:00 minutes* Video recording length: max. 10:00 minutes Video recording length: max. 10:00 minutes
*Deviations possible, see the mail with the commitment to your presentation.
Gives exhibitors the chance to present themselves Offers exhibitors the chance to present a topic of
Is focused on innovative, factual and applied knowl- as well as their products. The focus here is mainly their choice within the presentation time.
edge and information and on the research aspect. on innovations and new developments of ingredi-
Therefore, we ask you to refrain from mentioning ents, processes, active agents and much more.
company, product and trade names both in the
presentation and in the accompanying documents.
Use the chemical name or INCI name for raw mate-
rials and active ingredients.
Vortragszeit: 30 Min. inkl. 5 Minuten Q&A* Vortragszeit: 15 Min. inkl. 5 Minuten Q&A Vortragszeit: 10:00 Minuten
Videoaufzeichnung: max. 25:00 Minuten* Videoaufzeichnung: max. 10:00 Minuten Videoaufzeichnung: max. 10:00 Minuten
*Abweichungen möglich, siehe Mail mit der Zusage zu Ihrem Vortrag.
Gibt Ausstellern die Chance, sich und ihre Produkte Bietet den Ausstellern die Chance innerhalb der Vor-
Fokussiert auf innovative, sachliche und anwen- vorzustellen. Der Fokus liegt hier im Wesentlichen tragszeit ein Thema Ihrer Wahl vorzustellen.
dungsbezogene Erkenntnisse und Informationen auf Innovationen und Weiterentwicklungen von
und hat das Augenmerk auf dem Aspekt der For- Inhaltsstoffen, Verfahren, Wirkstoffen und vielem
schung. Daher bitten wir Sie sowohl beim Vortrag mehr.
als auch in den dazugehörigen Unterlagen, auf die
Nennung von Firmen-, Produkt- und Handelsnamen
zu verzichten. Benutzen Sie für Roh- und Wirkstoffe
die chemische Bezeichnung oder INCI-Namen.
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Step 1: Schritt 1:
Technological Technische
Equipment Ausrüstung
1.1 Find a suitable software to record your video. 1.1 Suchen Sie sich eine geeignete Software zur
We have the following recommendations for you: Aufzeichnung Ihres Videos.
• PowerPoint Folgende Empfehlungen haben wir für Sie:
• ZOOM • PowerPoint
• OBS Studio • ZOOM
• Camtasia • OBS Studio
• and many more • Camtasia, u. v. m.
1.2 Image quality, camera and sound 1.2 Bildqualität, Kamera und Sound
• Your camera should have a high resolution and • Ihre Kamera sollte eine hohe Auflösung haben
the lens must be clean. Integrated cameras on und das Objektiv muss sauber sein. Dazu eig-
the PC or attached webcams are often suitable nen sich oft schon integrierte Kameras am PC
for this purpose oder angebrachte Webcams
• A good sound quality is really important. A clip- • Sehr wichtig ist eine gute Tonqualität. Zu emp-
on microphone or a headset with an integrated fehlen sind ein Ansteckmikro oder ein Headset
microphone are recommended. This way you mit integriertem Mikrofon. So vermeiden Sie
avoid noise and poor sound quality (built-in lap- Rauschen und eine schlechte Tonqualität (Ein-
top microphones are often not as good in terms gebaute Laptop-Mikrofone sind von der Qualität
of quality, but you can also test this to see if the oft nicht so gut, jedoch können Sie dies ebenfalls
quality is sufficient) testen, ob die Qualität ausreichend ist)
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Step 2: Schritt 2:
Prior the Recording / Vor der Aufnahme /
Location Location
• It is best to find a small quiet and furnished • Am besten suchen Sie sich einen kleinen ruhigen
room where there is as little reverberation and und möblierten Raum, in dem es möglichst we-
background noise as possible nig Hall- und Hintergrundgeräusche gibt
• The right background should be bright and • Der richtige Hintergrund sollte hell und mono
monochrome. A monochromatic wall, a screen, chrom sein. Eine einfarbige Wand, eine Lein-
Small and furnished room
a laboratory or even a bright hallway or a tidy wand, ein Labor oder auch ein heller Flur oder Kleiner und möblierter Raum
open-plan office or study are ideal for the shot ein aufgeräumtes Großraumbüro oder Arbeits-
• Avoid distracting elements, conspicuous ob- zimmer sind ideal für die Aufnahme
jects in the background. Large lettering or move- • Vermeiden Sie ablenkende Elemente, auffäl
ment behind a glass door will distract your au- lige Objekte im Hintergrund. Große Beschriftun-
dience gen oder Bewegungen hinter einer Glastür len-
• Also make sure the lighting conditions are good ken Ihr Publikum ab
so that you can be seen clearly in the shot and • Achten Sie auch auf gute Lichtverhältnisse,
the shot is not overexposed or underexposed sodass man Sie auf der Aufnahme gut sehen
• Make sure that there is no surrounding noise, kann und die Aufnahme nicht über- oder unter
as this can be difficult to filter out afterwards belichtet ist
• Achten Sie darauf, dass keine Umgebungs
geräusche vorhanden sind, da diese im Nach
hinein nur schwer herausgefiltert werden können
Large and unfurnished room
Großer und unmöblierter Raum
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Step 3: Schritt 3:
Recording Die Aufnahme
• Before you start recording, we recommend that • Bevor Sie mit der eigentlichen Aufnahme losle-
you record a short test recording. Have your gen, empfehlen wir, eine kurze Testaufnahme
presentation file ready, as well as the software, aufzuzeichnen. Halten Sie dazu Ihre Vortragsda-
camera and microphone tei bereit sowie die Software, Kamera und das
• Be sure to check that the sound is actually being Mikrofon
recorded and what the quality of the sound is • Unbedingt prüfen, ob der Ton tatsächlich aufge-
like. Are you speaking loudly enough? Can your nommen wird und wie die Qualität des Tons ist.
voice be heard clearly and distinctly? Also pay Sprechen Sie laut genug? Ist Ihre Stimme klar
attention to your speaking speed und deutlich zu hören? Achten Sie auch auf Ihre
• Drink plenty of water (non-carbonated) before Sprechgeschwindigkeit
recording – this avoids the risk of a scratchy • Trinken Sie vor der Aufnahme viel Wasser (ohne
throat Kohlensäure) – somit umgehen Sie die Gefahr ei-
• Make sure that you do not leave the field of view nes kratzenden Halses
of the camera and always keep an appropriate • Achten Sie darauf, dass Sie nicht den Bild
distance to the camera bereich der Kamera verlassen und immer einen
• Movements and/or gestures should be carried entsprechenden Abstand zur Kamera halten
out calmly. It is important that these are also in • Bewegungen und/oder Gestiken sollten ruhig
the image area of the camera ausgeführt werden. Wichtig ist, dass diese sich
• Look into the camera if possible auch im Bildbereich der Kamera befinden
• If there is brief background noise, speak the af- • Blick in die Kamera, wenn möglich
fected paragraph again • Bei kurzen Störgeräuschen sprechen Sie den
betroffenen Absatz erneut ein
Sample arrangement video / presentation
Beispielanordnung Video / Präsentation
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Step 4: Schritt 4:
After Recording Nach der Aufnahme
• Video file transfer: Please send your video file
to sepawaspeaker@sofw.com using Dropbox,
WeTransfer or similar by 01.09.2021
• Registration virtual congress: You will find fur-
ther information about this in your mail with the
confirmation of your presentation
• After the registration please update your
speaker profile as soon as you get the access
• Übertragung der Videodatei: Bitte senden Sie
Ihre Videodatei an sepawaspeaker@sofw.com
mittels Dropbox, WeTransfer oder ähnlichem bis
zum 01.09.2021
• Registrieren Sie sich zum virtuellen Kongress.
Weitere Infos dazu finden Sie in Ihrer Mail mit
der Zusage zu Ihrem Vortrag
• Aktualisieren Sie Ihr Sprecherprofil nach der
sepawaspeaker@sofw.com
data for the virtual event platform Registrierung, sobald Sie die Zugangsdaten von
uns für die virtuelle Event-Plattform erhalten ha-
ben
7Step 5: Schritt 5:
Day of the Tag des
Virtual Event virtuellen Events
• Please introduce yourself briefly before your • Bitte stellen Sie sich kurz vor Ihrem Vortrag im
presentation in the chat in your virtual lecture Chat in Ihrem virtuellen Vortragsraum vor.
room. This way, the participants know that you So wissen die Teilnehmer, dass Sie sich auch im
are also in the room and that you are available Raum befinden und Sie für Fragen bereitstehen
for questions • Bleiben Sie bitte die komplette Vortragsdauer
• Please remain in the room for the entire dura- über im Raum, um ggf. Fragen beantworten zu
tion of your presentation so that you can answer können
any questions • Sollten Sie selbst an dem Tag verhindert sein,
• If you are prevented from attending on the day bitten wir Sie, eine Vertretung zu organisieren,
of the presentation, please organise a substi sodass Fragen jederzeit beantwortet werden
tute so that questions can be answered at any können
time • Ihr Vortrag steht auch nach der Vortragszeit
• Your presentation will also be available to par- noch für einen weiteren Zeitraum den Teilneh-
ticipants for viewing in the virtual event for a fur mern zur nachträglichen Sichtung im virtuellen
ther period after the presentation has ended Event zur Verfügung
8Further Information
Further information about the congress and your
presentation will be sent to you by mail at regular
intervals. Please also check your spam folder regu-
Weitere Informationen
Weitere Infos zum Ablauf des Kongresses sowie Ih-
rem Vortrag erhalten Sie in regelmäßigen Abstän-
den per Mail. Bitte prüfen Sie ebenfalls regelmäßig
larly to avoid missing important information! Ihren Spam Ordner um wichtige Informationen sepawaspeaker@sofw.com
nicht zu verpassen!
Should you have any questions, you can contact
Mrs. Dettenrieder anytime under sepawaspeaker@ Sollten Sie Fragen haben, können Sie Fr. Detten-
sofw.com or by telephone under +49 (0) 8281- rieder jederzeit unter sepawaspeaker@sofw.com
79940-28. oder auch telefonisch unter +49 (0) 8281-79940-28
erreichen.
Have fun making the videos!
Viel Spaß bei der Erstellung des Videos!
+49 (0) 8281-79940-28
Pictures/Bilder © stock.adobe.com: p. 2 Andrey Popov, p. 4 Alexey
Achepovsky, One Pixel Studio, p. 5 denisismagilov, p. 6 Vadim Pastuh,
Elena Kratovich, p. 8 gzorgz; © Pixabay: p. 5 fancycrave1
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