Vorstellung des elektronischen Vergabesystems & praktische Tipps für die elektronische Vergabeg - WKO

Vorstellung des elektronischen
Vergabesystems & praktische
         Tipps für die
    elektronische Vergabe
                       g

                                          Wirtschaftskammer Niederösterreich,, 4.4.019

                                                                            vemap Einkaufsmanagement GmbH
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Rückblick

2010: EU-Kommission definiert e-Beschaffung im
Grünbuch 2010
   e-Beschaffung ist ein Überbegriff für die Ablöse
   papier-gestützer
   p p     g        Verfahren … über die gesamte
                                            g
   Beschaffungskette: von der Veröffentlichung der
   Ausschreibung, Bereitstellung der
   A
   Ausschreibungsunterlagen,
         h ib          l       Ei
                               Einreichung
                                    i h    von
   Angeboten, Bewertung, Zuschlag, Bestellung, bis zur
   Fakturierung und Bezahlung.
                    Bezahlung

                     © 2019 vemap – all rights reserved        2

Rückblick

April 2013: Endgültiger Bericht der EU Expertengruppe zu
eProcurement (eTEG-Gruppe) ua: Unterstützung einer
neuen Generation von eVergabe-Plattformen = KEINE
MEDIENBRÜCHE!
„Systeme für die elektronische Submission sollten relevante
Informationen zunehmend als strukturierte Inhalte gestalten, um
allen Beteiligten
(AG & AN) die
Wiederverwendung
bereits erfasster
Daten zu
ermöglichen“

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Seit 18.10.2019 – eVergabe verpflichtend

Wie war der Zeitplan für die Umsetzung der e-Vergabe?

■ daher ausschließlich elektronische Kommunikation in
   Vergabeverfahren
      g             ab 18.4.2017
■ Frist erstreckbar für zentrale Beschaffungsstellen bis
  18 4 2017
  18.4.2017
■ für sonstige Auftraggeber bis 18.10.2018

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Seit 18.10.2019 – eVergabe verpflichtend

Was muss elektronisch abgewickelt werden?
Artikel 22 Abs 1 VergabeRLklassischer Bereich (RL 2014/24/EU):
„Die Mitgliedstaaten gewährleisten, dass die gesamte Kommunikation und der
gesamte Informationsaustausch […], insbesondere die elektronische Einreichung
von Angeboten, unter Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel […]
erfolgen “
erfolgen.“
 Elektronische Bekanntmachungen
 Elektronische Kommunikation mit Interessenten,, Bewerbern
  und Bietern
 Elektronische Teilnahmeanträge
 Elektronische Angebote

Verarbeitung, Bewertung der Angebote und interne Kommunikation
des Auftraggebers nicht verpflichtend elektronisch (Erw52)
                                                   (Erw52), aber….
                                                            aber

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Seit 18.10.2019 – eVergabe verpflichtend

               Wenn schon ändern, dann richtig!
                      Denn nur dann:

Einsparungen zwischen 5 und 20 %
Beispiel Portugal:
Nutzung elektronischer Vergabeverfahren sowohl im Ober- als auch im
Unterschwellenbereich bereits seit 2009 verpflichtend.
Als Ergebnis der ersten Analyse nach der Umsetzung, konnte, im Vergleich zu einer
parallelen Studie aus 2007,
                      2007 bereits festgestellt werden,
                                                werden dass sich die Anzahl der
Vergabeverfahren fast verfünffacht hatte und die Beschaffungspreise um mehr als
15% gesunken sind.

http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/modernising_rules/executive-summary_de.pdf

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Dokumentenorientiert versus Datenorientiert

    DOKUMENTENORIENTIERT                                                 DATENORIENTIERT
 AG stellt Verfahrensunterlagen als                    AG legt Verfahren über einen definierten,
  Dokumente zur Verfügung                                rechtsicheren Prozess am Portal an
 Bieter laden sich die Dokumente                       AG legt alle Informationen fest, die vom
  herunter bzw.
            bzw druckt diese aus                         Bieter auszufüllen sind – elektronisch am
 Dokumente werden vom Bieter                            Portal
 ausgefüllt und wieder hochgeladen                      AG stellt Verfahrensunterlagen nur zum
 AG laden sich nach der Öffnung die                    „Lesen“ zum Download zu Verfügung, alles
  D k
  Dokumente  t je
               j Bi
                  Bieter
                     t wieder
                         i d hherunter
                                     t                   I f
                                                         Informationen
                                                                 ti      wie
                                                                          i Preis,
                                                                             P i Subunternehmer,
                                                                                   S b t       h
                                                         Zuschlagskriterien,… - werden als Daten
                                                         am Portal abgefragt
                                                        Bieter wird durch einen Prozess durch die
                                                         Angebotserstellung geführt und muss alle
                                                         Informationen direkt im System eingeben –
                                                         nur wenn alle Daten vorhanden, kann das
                                                         Angebot
                                                             g      abgegeben
                                                                      g g      werden
                                                        AG hat nach der Öffnung alle Informationen
                                                        in entsprechender Übersicht wie
                                                        Preisvergleich, Fragenkataloge,.. Zur
                                                        Verfügung
                                                        Verfügung.

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Dokumentenorientiert versus Datenorientiert

    DOKUMENTENORIENTIERT                                                DATENORIENTIERT
NACHTEILE                                             VORTEILE
 Keine Vorteile gegenüber einer                       Verfahren wird über einen definierten,
  Papierausschreibung (gleiche                          rechtsicheren Prozess angelegt. Sowohl
  Fehlerquellen)                                        AG als Bieter müssen dem Prozess
 Keine Überprüfung der Daten und der                   einhalten.
  Prozesse                                             Bieter müssen alle Informationen direkt im
 Keine Erhöhung der Rechtsicherheit                    System eingeben und die Eingaben
 AG muss alle Überprüfungen
                 Ü               und                    werden auf Vollständigkeit geprüft
  Auswertungen selber machen (z.B. Preis-              Das Portal stellt sicher, das nur jene Bieter
  vergleich)                                            abgeben können, die alle Informationen
 AG Daten können nicht weitergegeben
                                g g                     gelesen haben.
                                                        g
  werden (z.B. Subunternehmer an BUAK)                 Bei der Öffnung werden alle Informationen
 Keine Kosteneinsparung in der Abwicklung              automatisiert in das Protokoll übermittel.
 Da keine zeitliche Einsparung, werden                Alle Auswertungen stehen automatisch zu
  weiterhin nur Verfahren in der OS                     Verfügung: Preisvergleiche auf
  elektronisch gemacht und nicht komplett               Positionsebene, Fragenkataloge,..
  auf einen elektronische Vergabeprozess für           Daten werden über eine Schnittstelle an
  alle Vergaben – auch Direktvergaben –                 BUAK (Subunternehmer) und an data.gv
  umgestellt
  umgestellt.                                           übermittelt
                                                       Verfahren können kopiert werden
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Rückblick - vemap

• Software (ASP) seit 2000 auf dem Markt
• Seit 1.2.2006
       1 2 2006 nach BVergG
• Abwicklung aller Verfahren (inkl. Auktionen)
• Zwischenstand bis 31.12.2018:
    > 180 eigene Beschaffungsportale
    > 300 Auftraggeber
    > 37.000 elektronische Vergabeverfahren ( nur BVergG)
    > 183.000
      183 000 elektronische
               l kt   i h A Angebote
                                b t

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Statistiken vemap

Anzahl Verfahren

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Wie findet man Vergabeverfahren mit Bekanntmachung?

■ Amtsblatt des Landes Niederösterreich
http://www.noe.gv.at/noe/Ausschreibungen-
Liegenschaften/Ausschreibungen-Liegenschaften.html
   g                         g      g

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Wie findet man Vergabeverfahren mit Bekanntmachung?

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Wie findet man Vergabeverfahren mit Bekanntmachung?

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Wie findet man Vergabeverfahren mit Bekanntmachung?

■ www.data.gv.at
https://ausschreibungen.usp.gv.at/

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Eigenes Beschaffungsportal – Land Niederösterreich

                  http://noe.vemap.com

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Eigenes Beschaffungsportal

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Was kann abgewickelt werden?

Markterkundung
Direktvergabe (Preisanfrage)
Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung
Offenes Verfahren
Nicht offenes Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung
Nicht offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung
Wettbewerbe (auch anonymisiert)
Rahmenvereinbarungen
Ab f aus Rahmenvereinbarungen
Abrufe   R h       i b
Dynamische Beschaffungssysteme & Prüfsysteme
Elektronische Auktionen ((inkl. Mehrfachauktion & Bestbieterprinzip)
                                                            p     p)

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Was kann abgewickelt werden ?

 alle Auftragsarten:
      Bau-, Liefer – und Dienstleistungsaufträge
 Zuschlagsprinzip:
     Billigstbieter (Preis ist einziges Zuschlagskriterium)
     Bestbieter (individuelle Bewertungsformeln inkl. Berechnung)
Alle Verfahrensarten inkl. folgender Möglichkeiten:
     Losvergabe
     Abgabe mit ÖNORM-Datenträger
                   Ö                   (inkl. Überprüfung
                                              Ü            auf Fehler)
     Auf- und Abschlagsverfahren
     Alternativ- und Variantenangebote
                                 g
     Teilangebote
     Rahmenvereinbarungen
     Abrufe aus Rahmenvereinbarungen (erneuter Aufruf zum Wettbewerb)
     Anonymisierte Abgabe und Bewertung (z.B. für Architekturwettbewerbe)
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Prozess einer Ausschreibung

                                                                                & Amtsblätter
                            Stammdaten

                        Upload der Unterlagen
Verfahren wird am                                           Bekanntmachung                      Bewerbungen/
                         Leistungsverzeichnis                  am Portal                         Einladungen
 System angelegt
                         Auswahl Formblätter

                           Auswahl Bieter

 Elektronische       Elektronische              Übersicht in                Elektronische        Online Fragen-
Angebotsöffnung     Angebotsabgabe               Echtzeit                     Infomails          beantwortung

 Automatisches       Preisvergleich          Eignungsnach-                  Beheben von         Berechtigung für
Öffnungsprotokoll    per Mausklick          weise nachreichen                 Mängeln            Prüfer/Planer

 Archivierung/        Zuschlags-            Vergabebericht/                 Elektronische           Angebots-
  V
  Vergabeakt
        b kt         entscheidung
                          h id                 F i b
                                               Freigabe                        A ki
                                                                               Auktion               prüfung
                                                                                                       üf

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Die elektronische Abgabe

Was benötigt man für die elektronische Abgabe?
 PC/Laptop mit Internetanschluss
 MS Office – Programm zum Lesen der Ausschreibungsunterlagen
 Ausfüllen des Leistungsverzeichnisses:
    • Schnittstelle zu ÖNORM-Programmen (AUER,
                                             (AUER ABK,…)
                                                    ABK )
    • Excel-Datei
    • Direkteingabe am Portal
 Nutzung angebotener Online-Formblätter
                        Online Formblätter
 Elektronische Signatur
     Signaturkarte (eCard,…) inkl. Kartenlesegerät oder Slot
     Handysignatur (kein
                      (   Kartenlesegerätä nötig)
                                             ö )
     Signatursoftware (Kostenlos am Portal)
     (Signatorendienst)

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Auftraggeber - Verfahren anlegen

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Auftraggeber - Formblätter

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Bieter – Menüpunkt: Formblätter

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Bieter – Menüpunkt: Formblätter

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Bieter – Menüpunkt: Formblätter

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Auftraggeber – Leistungsverzeichnis

                       LV kann auf 3 schieden Arten angelegt
                       werden:
                       • Mit einem ÖNORM-Datenträger (AUER,
                         ABK,…) inkl. Überprüfung auf Fehler für z.B.:
                         Bauausschreibungen
                       • Import einer Excel-Datei
                       • Direkteingabe am Portal

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Bietersicht – Angebot erstellen

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Bietersicht – Angebot erstellen

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Bietersicht – Angebot abgeben

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Bietersicht – Angebot abgeben

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Auftraggeber – Angebotsübersicht

 § 89 Abs 4: Identität der Unternehmer, die die zur Verfügung gestellten
Ausschreibungsunterlagen abgerufen haben, Mitarbeitern des öffentlichen Auftraggebers oder der vergebenden Stelle, die
an der Durchführung des Vergabeverfahrens beteiligt sind oder Einfluss auf den Ausgang des Verfahrens nehmen können,
nicht preisgegeben werden
                   werden.

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Auftraggeber – Angebotsöffnung

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Auftraggeber – Angebotsöffnung

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Auftraggeber – autom. Preisvergleich

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Auftraggeber – Prüfung

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Auftraggeber – Vergabebericht

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Auftraggeber – Zuschlagsentscheidung

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NEU ab 1.3.2019

Ab 1.3.2019 kommen zwei neue Verpflichtungen
                                p        g dazu:
 BUAK
 Die Subunternehmer müssen bei Vergaben
                                  g     ab 100.000 ((brutto !)) an
 die BUAK gemeldet werden.
 DATA.GV.AT
 Bekanntmachungen und Bekanntgaben sind ausschließlich an
 www.data.gv.at zu übermitteln. Und: Auftraggeber im
 Vollziehungsbereich des Bundes müssen alle Bekanntgaben ab
 50.000 melden.

 Durch die datenorientierte Lösung gibt es für beide Punkte eine
 Schnittstelle direkt in der Software!

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NEU ab 1.3.2019

 Ab 1.3.2019 – Meldepflicht an Baustellendatenbank
 Daten die im Subunternehmerformblatt eingetragen werden, werden
 über die Schnittstelle an die BUAK gemeldet
                                    gemeldet.

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Auftragnehmer – ACHTUNG!

   Wie kann man ein Angebot
                          g     angeben?
                                  g
     Welche Anforderungen hat die Plattform?
     Datenträger, Online Formblätter, Fragenkataloge,..
     Testausschreibung
       T t      h ib
   Wo muss ich ein Angebot abgeben?
     Wer ist der Auftraggeber
   Elektronische Signatur
     Wer hat eine Signaturmöglichkeit
                      g        g        im Unternehmen?
     Rechtsgültige Unterfertigung!!
     Weiß ich mein Passwort?
   Z t ll d
    Zustelladresse – ist
                     i t das
                         d die
                             di richtige
                                 i hti Person
                                          P
     Vertretung/Urlaub
   Fristen!
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Vorteile - Auftraggeber

 Optimierter & transparenter Ablauf aller Verfahren
 Weniger Fehler durch vorgegebene Abläufe
 Vereinfachte Prüfung der Angebote: wie z.B.Preisvergleich per
 Mausklick (keine Rechenfehler oder unvollständige Angebote)
 Verbesserter Einsatz der Ressourcen (Zeitersparnis)
 BVergG (idgF) und interne Vorgaben werden eingehalten
 lückenlose Dokumentation der gesetzlichen Anforderungen
 Preisreduktion
 Keine
  K i Medienbrüche
        M di b ü h
 Vergabehoheit bleibt bei Ihnen
 Automatische Auswertungen und Übermittlung an BUAK & Data.gv
                                                       Data gv
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Vorteile - Auftragnehmer

   Weniger Fehler wegen vorgegebener Abläufe – man wird
    z.B.: auf fehlende Unterlagen hingewiesen
   P M
    Per     il wird
         Mail   i d man übüber alle
                                ll ÄÄnderungen/
                                      d       /
    Berichtigungen/Fragen informiert
   Papierloses Vergabeverfahren (Nachhaltigkeit!)
   Online übers Internet = Keine
    Anfahrtswege/Botendienste mehr = mehr Zeit für die
    B b it
    Bearbeitung    d
                   der A
                       Angebote
                            b t
   Dokumentierte Gleichbehandlung
   Transparente
           p         Vergabeprozesse
                         g    p
   Einfacher und leichter Zugang zu Vergabeverfahren für
    alle Anbieter (KMU!)

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Kontakt

                       Mag. Christiane Toppler
                       Geschäftsführung g
                       vemap Einkaufsmanagement GmbH
                       Telefon: +43 1 315 79 40 – 14
                       E-Mail: c.toppler@vemap.com
                               c toppler@vemap com
                       www.vemap.com

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