Wiko | Die Projektcontrolling Experten

whitepaper_wiko_webDMS_20150608.pdf (MR)

                                                                  wiko | Die Projektcontrolling Experten
                                           White paper | wiko® DMS Dokumenten Management System im Web/Cloud

white paper | wiko webDMS

                                       Das webbasierende Dokumenten-Management-System (webDMS) von wiko
                                       befindet sich zur Zeit in der Entwicklung. Hier erhalten Sie bereits einen Ein-
                                       blick in die zukünftigen Funktionen:

                                       Einlesen von Dokumenten (aus Scanner, Foto oder eMail)

                                       Ablage / Automatische Zuordnung zum Projekt
1010010110101010          abcabcbac
1010100110101010          babcbabcab

                                       Weiterverarbeitung/OCR-Text- & Fotoerkennung
01010101010101010         babcbabcca
10101010110100101         bacbabcbab
1010101010101001          cbacbabcbb
10101010010101010         bacbabcbac
10101010101010101         babcabcaac

      1010010110101010
      1010100110101010

                                       Umwandlung in Adobe®-PDF
      0101010101010101
      01010101011010010
      11010101010101001
      10101010010101010
      10101010101010101

                                       Volltextsuche (automatische Verschlagwortung/Tagging)

                                       eMail-Einbindung

                                       Berechtigungen / Check-Out von Dokumenten / Bearbeiten / Löschen

                                       Versionierung / Erstellung neuer Dokumente

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     Eingang der Dokumente
     Scanner

     Die Subunternehmer-Rechnung kommt per Post. Die Posteingangsstelle scannt die
     Rechnung ein. Die gescannten Dateien werden in einem Dokumenteneingangsordner
     auf dem Server abgelegt, z. B. X://Scans

     wiko webDMS prüft automatisch, ob neue eingescannte Dokumente im Scannerabla-
     gepfad (z. B. X://Scans) vorhanden sind.

     Wenn ja, dann liest wiko webDMS das Dokument automatisch ein. Im Prozess werden
     Texte automatisch erkannt (OCR), das Dokument mit Suchbegriffen versehen (Tag-
     ging/Suchbegriffe), in das portable Format PDF umgewandelt und dann in der Da-
     tenbank gespeichert. Der Dokumenten-Dateiname wird gemäß der voreingestellten
     Richtlinien erstellt. Parallel dazu wird das Originaldokument ebenfalls abgelegt.

     Weiterhin wird im Index der internen Web-Suchmaschine ein Eintrag vorgenommen,
     so daß hierüber das Dokument ganz leicht anhand des Volltextes oder der Tags (Such-
     begriffe) gefunden werden kann.

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     Eingang der Dokumente
     Dokument vom Fileserver

     Das Dokument wirdvom Fileserver ausgewählt (Drag & Drop). Die Zuordnung zu ei-
     ner Adresse und/oder einem Projekt erfolgt manuel.

     Beim Import liest wiko webDMS das Dokument automatisch ein. Im Prozess wer-
     den Texte automatisch erkannt (OCR), das Dokument mit Suchbegriffen versehen
     (Tagging/Suchbegriffe), in das portable Format Adobe ®-PDF umgewandelt und dann
     in der Datenbank gespeichert. Der Dokumenten-Dateiname wird gemäß der vorein-
     gestellten Richtlinien erstellt.

     Parallel dazu wird das Originaldokument ebenfalls abgelegt.

     Weiterhin wird im Index der internen Web-Suchmaschine ein Eintrag vorgenommen,
     so daß hierüber das Dokument ganz leicht anhand des Volltextes oder der Tags (Such-
     begriffe) gefunden werden kann.

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     Eingang der Dokumente
     Dokument aus eMail (.eml-Dateien)

     wiko Web/Cloud ruft die eMails für jeden Mitarbeiter zentral ab. Aus den eMail-Ein-
     gängen generiert das wiko webDMS automatisch ein Vorschlagsliste mit mögli-
     chen Adresse, Ansprechpartner und Projekten. Der Ansprechpartner wird aus der
     eMailadresse ermittelt, die Adresse ist diesem Ansprechpartner zugeordnet. Aus
     dem Betreff wird anhand der Projektnummer und dem Projekt hinterlegten Schlag-
     worten das Projekt ermittelt. Nach eventueller Korrektur wird das Original-eMail
     in das wiko webDMS eingebunden. Dabei wird der eMailtext separat von den An-
     hängen gespeichert. Im weiteren Prozess werden Texte automatisch erkannt (OCR),
     das Dokument mit Suchbegriffen versehen (Tagging/Suchbegriffe), in das portable
     Format PDF umgewandelt und dann in der Datenbank gespeichert. Der Dokumen-
     ten-Dateiname wird gemäß der voreingestellten Richtlinien erstellt. Parallel dazu
     wird das Originaldokument ebenfalls abgelegt. Weiterhin wird im Index der internen
     Web-Suchmaschine ein Eintrag vorgenommen, so daß hierüber das Dokument ganz
     leicht anhand des Volltextes oder der Tags (Suchbegriffe) gefunden werden kann.

     eMail-Sender, die nicht automatisch import werden sollen (z.B. Newsletter, private
     eMails), können speziel markiert werden, so dass sie beim nächsten Import unbe-
     rücksichtigt bleiben.

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     Suchkriterien
     Schlagworte/Tags

     Jedem Dokument können beliebig viele Schlagworte (Tags) zugeordnet werden.
     Neben Kriterien wie:

      • Projekt
      • Adresse
      • Ansprechpartner
     können eine ganze Reihe von Kriterien angelegt werden, z. B.:

      • Dokumententyp
      • Ein-/Ausgang
      • Datum
      • Merkmale aus eigen definierten Katalogen
      • Prioritäten
      • uvm.

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     Suchkriterien
     Dokumentensuche

     Volltextsuche: beim Einlesen der Dokumente wird immer eine Textkomponente er-
     zeugt. Neben der automatischen Verschlagwortung (Auto-tagging) können verschie-
     dene eigene Suchbegriffe (Tags) angegeben werden.
     ADG Stadtwerk 201517-W2

     Hier z. B. Firma Kurzbezeichnung „ADG“, Auszug aus „Projektname“ und „Projektnr.“

     In der Ergebnisanzeige werden die betroffenen Textausschnitte mit farblicher Hin-
     terlegung angezeigt. Eine PDF-Vorschau zu jedem Dokument ist möglich.

     Kriteriensuche/auch Barcode: Hier können alle vergebenen Kriterien und Schlag-
     worte ausgewählt werden.

     In der Ergebnisanzeige werden die betroffenen Textausschnitte mit farblicher Hin-
     terlegung angezeigt. Eine PDF-Vorschau zu jedem Dokument ist möglich.

     Barcodeerkennung: Barcodes können erkannt und zum Dokument abgelegt werden.

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     Workflows
     Es können jedem Dokument hinterlegte Workflows (z. B. Freigabeprozesse, Rech-
     nungsprüfung) zugeordnet werden. Dabei wird z. B. festgelegt, wer die Dokumente
     bis wann geprüft haben muss. Die Freigabe/nicht Freigabe wird begründet und in der
     Datenbank abgelegt.

     Rechteverwaltung
     Jedes Dokument kann bestimmten Benutzergruppen und/oder Benutzern zugeord-
     net werden. Die dynamische Rechteverwaltung ist hierbei integriert. Die Rechte
     werden unterschieden zwischen

      • Nur ansehen
      • Bearbeiten
      • Löschen

     Löschen bedeutet hier: „nicht mehr aktiv im System sichtbar“. Auch nach dem „Lö-
     schen“ bleibt ein Dokument in der Datenbank gespeichert.

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     Dokumentenerzeugung
     In wiko webDMS können neue Dokumente direkt aus der Projektstruktur, der Ad-
     resse oder aus dem Bereich Ansprechpartner heraus generiert werden. Die Daten
     aus Projekt, Andresse oder Ansprechpartner werden an frei definierbare Microsoft ®
     Word®-Dokumente (Dokumentenvorlagen) übergeben und das Dokument automa-
     tisch im wiko webDMS abgelegt. OCR-Erkennung, PDF-Erzeugung und Verschlag-
     wortung laufen im Hintergrund automatisch ab.

     PDF-Vorschau ist möglich für die Formate: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt

     Dokumentenbearbeitung
     Ein Dokument kann entweder nur zur ANSICHT oder zur BEARBEITUNG herunter-
     geladen werden (wenn die Berechtigung hierfür vorliegt!) Bei der reinen „Ansicht“
     wird nur das Datum, der Anwender sowie die Dokumenten ID zu Dokumentations-
     zwecken (logging) gespeichert. Wer hat wann welches Dokument zur Ansicht herun-
     tergeladen.

     Bei der „Bearbeitung“ wird ein sog. Check-out (evtl. mit Kommentar) durchgeführt.
     Das Dokument wird heruntergeladen und kann lokal bearbeitet werden. In dieser
     Zeit ist das Dokument für andere Benutzer nur zur „Ansicht“ verfügbar, da es ausge-
     checkt wurde.

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     Fortsetzung Dokumentenbearbeitung
     Auch hier wird alles genau festgehalten (logging). Wann wurde das Dokument (ID)
     durch welchen Anwender heruntergeladen; Wann wurde das Dokument wieder
     hochgeladen; welche Änderungen wurden am Dokument vorgenommen.

     Beim Einchecken des Dokumentes wird die vorherige Version automatisch versio-
     niert, so dass eine Nachvollziehbarkeit der Änderungen möglich ist. Das vorherige
     (original) Dokument bleibt in jedem Fall physikalisch vorhanden!

     Das (neue) Dokument erhält einen neue Versionsnummer (ID). OCR-Erkennung,
     PDF-Erstellung und Verschlagwortung erfolgen zugleich. Ab hier steht das Doku-
     ment auch anderen Anwendern wieder „zur Bearbeitung“ zur Verfügung.

     Es können gleichzeitig mehrere Dokumente per Drag & Drop hochgeladen werden.
     Es wird dann anhand des Dateinamens geprüft, ob ggf. ein Dokument bereits vorhan-
     den bzw. „Ausgecheckt“ war. In diesem Fall öffnet sich der oben beschriebene Vor-
     gang für dieses Dokument.

     Bei mehreren Treffern muss manuell der jeweilige Vorgang ausgewählt werden.

     Anschließend werden alle Dokumente hochgeladen, verarbeitet und entsprechend
     freigegeben.

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     Auswertung/Logging
     Im Logbuch werden alle Öffnungen, Bearbeitungen und Änderungen genau doku-
     mentiert. Es ist daher nachvollziehbar: „wer hat wann was getan“.

     • Angesehen (Dokument ID, Benutzer, Datum)
     • Bearbeitet (Dokument ID, Benutzer, Datum des Auscheckens, Datum des neuehn
       Eincheckens/Uploads, Änderungen am Dokument/Versionierung)
     • Neuanlage eines Dokumentes (Dokument ID, Benutzer, Datum)
     • Löschen/Deaktivierung (Dokument ID, Benutzer, Datum)

     Filtermöglichkeiten: Datum von - bis, Projekt, Adresse, Anwender, Kriterien

wiko Bausoftware GmbH
  Fahnenberg Platz 1
    79098 Freiburg
 Tel: +49.761.13788-0
    www.wiko.de