Anleitung zur Erzeugung barrierefrei lesbarer Dokumente
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Anleitung zur Erzeugung barrierefrei lesbarer Dokumente
Inhaltsverzeichnis
I Vorwort ...........................................................................................................................III
II Tipps und Hinweise zur Erstellung barrierefrei lesbarer MS Word und PDF-Dokumente ...1
1 Dokumenteigenschaften eintragen (Word) ...................................................................1
1.1 Dokumenteninformationen ...................................................................................1
1.2 Dokumentensprache .............................................................................................1
2 Formatierungshinweise (Word) ....................................................................................2
2.1 Verwendung von Formatvorlagen ..........................................................................2
2.2 Sonstige Formatierungshinweise ..........................................................................5
3 Grafiken/Bilder mit Alternativtext versehen (Word) ......................................................9
4 Kontrastreiche Texterstellung (Word) ........................................................................ 10
5 Verwendung von Inhaltsverzeichnissen (Word) .......................................................... 10
6 Überprüfung der Barrierefreiheit (Word) .................................................................... 11
7 Umwandeln in ein PDF-Dokument ............................................................................. 12
8 Prüfung der Barrierefreiheit innerhalb des erzeugten PDFs ....................................... 13
III Barrierefrei lesbares PDF aus gescannter Datei erstellen............................................... 15
IV Erstellen/Einfügen einer digitalen Unterschrift .............................................................. 16
1 Unterschrift in ein MS Word-Dokument einfügen ....................................................... 16
2 Unterschrift in ein PDF-Dokument einfügen .............................................................. 16
V Mehrere PDFs zusammenführen .................................................................................... 18
VI Kopf- und Fußzeile in ein PDF einfügen .......................................................................... 19
Seite II
I Vorwort
Nachstehend werden Hilfestellungen beschrieben, wie Sie selbst einen Beitrag zur
Barrierefreiheit von Dokumenten leisten können. Es werden Tipps und Hinweise zur
Erstellung barrierefrei lesbarer Word- und PDF-Dokumente, zur Umwandlung von Scans in
maschinell lesbare Dokumente sowie zum nachträglichen Bearbeiten bereits bestehender
PDF-Dokumente gegeben.
Alle beschriebenen Tipps und Hinweise beziehen sich auf folgende Versionen von Microsoft
Word bzw. Adobe Acrobat:
• Microsoft Office 2010 (*.docx-Dateien)*
• Adobe Acrobat XI Pro
Für andere Versionen können sich Abweichungen ergeben.
Wurden bestehende Dokumente/Dokumentvorlagen mit einer Vorgängerversion von MS Office
erstellt und sind als *.doc/*.dot-Datei abgespeichert, müssen diese zunächst wie folgt in
eine *.docx/*.dotx-Datei konvertiert werden:
1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das noch keine *.docx/*.dotx-Datei ist.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern unter.
4. Wählen Sie unter Dateityp: Word-Dokument aus, wählen Sie den gewünschten
Speicherort und bestätigen Sie mit Speichern.
* bei der Anwendung von Microsoft Office 2010 kommt es bei der Umwandlung eines Word-
Dokumentes in ein PDF-Dokument zu einem Reihenfolgefehler von Text und Bildern. Dieser
Fehler führt dazu, dass Bilder zwar optisch an der richtigen Stelle im PDF-Dokument
angezeigt werden, aber bei Verwendung eines Vorleseprogramms am Beginn der Datei, d.h.
vor dem eigentlichen Text, stehen/vorgelesen werden. Bilder können somit von Menschen, die
auf ein Vorleseprogramm angewiesen sind, nicht oder nur sehr schwer der korrekten
Textpassage zugeordnet werden. Daher soll auf Bilder möglichst verzichtet werden.
Seite III
II Tipps und Hinweise zur Erstellung barrierefrei lesbarer MS Word
und PDF-Dokumente
1 Dokumenteigenschaften eintragen (Word)
Zunächst sollten die Dokumenteneigenschaften festgelegt werden, um das Dokument
mit allgemeinen Informationen näher zu beschreiben und ein verständliches Auslesen zu
gewährleisten. Die Dokumenteneigenschaften ermöglichen es Menschen, die auf ein
Vorleseprogramm angewiesen sind, eine Datei zu finden und zuzuordnen, ohne die Datei
selbst zu öffnen. Sie legen allgemeine Informationen wie z.B. einen Dokumententitel und
einen Autor sowie die Dokumentensprache fest. Zur Einstellung dieser Informationen
gehen Sie bei MS Word 2010 wie folgt vor:
1.1 Dokumenteninformationen
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf Informationen, um die Dokumenteigenschaften anzuzeigen.
3. Zum Hinzufügen oder Ändern von Informationen/Eigenschaften (Titel, Autor, etc.),
zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Information/Eigenschaft, die Sie ändern
möchten, und geben die gewünschten Informationen ein.
4. Klicken Sie erneut auf die Registerkarte Datei, um zu Ihrem Dokument
zurückzukehren. Alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden automatisch
gespeichert.
1.2 Dokumentensprache
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Sprache, um die Spracheinstellungen anzuzeigen.
Hier können nun die Standardsprache festgelegt sowie Sprachen hinzugefügt oder
gelöscht werden.
Seite 1
4. Klicken Sie erneut auf die Registerkarte Datei, um zu Ihrem Dokument
zurückzukehren.
Alternativ wird die Sprache in der unteren Leiste des Word-Dokuments angezeigt. Die
Sprache kann durch einen Klick auf die aktuell angezeigte Sprache geändert werden.
2 Formatierungshinweise (Word)
Um das Dokument barrierefrei lesbar zu gestalten, sollten weitere
Formatierungshinweise berücksichtigt werden, die technische Mängel hinsichtlich
Barrierefreiheit von vornherein minimieren. Ohne einem Einzelnen zu viel Arbeit
zuzumuten, können mit Hilfe der folgenden Tipps und Hinweise Dokumente erzeugt
werden, die für Menschen mit Sehbeeinträchtigung oder Blindheit leicht zugänglich sind.
2.1 Verwendung von Formatvorlagen
Alle Texte sollten unter Verwendung von Formatvorlagen erstellt werden. Verwenden Sie,
soweit möglich und vorhanden, Dokumentvorlagen der TU Dortmund (zu finden im
ServicePortal unter Dokumentvorlagen im Service Portal). Das Verwenden von
Seite 2
Formatvorlagen ist wichtig, da es ein einheitliches Schema erzeugt, so dass auch ein
Vorleseprogramm erkennt, ob es sich beispielsweise um eine Überschrift oder Fließtext
handelt.
Sollten Sie keine eigenen Formatvorlagen in einer Dokumentvorlage gesichert haben,
können Sie innerhalb des Word-Dokuments auf die Standardvorlagen zurückgreifen,
diese entsprechend anpassen oder neue Formatvorlagen erzeugen. Gehen Sie dazu wie
folgt vor:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Start.
2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts unterhalb des Menüpunktes Formatvorlagen ändern,
um die vorhandenen Formatvorlagen anzuzeigen.
3. Wählen Sie eine passende Formatvorlage aus.
Zum Ändern einer Formatvorlage zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die
entsprechende Formatvorlage und klicken Sie auf den Pfeil zum Öffnen des Drop-
Down-Menüs. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt Ändern….
Zum Hinzufügen einer neuen Formatvorlage klicken Sie auf das Symbol links unten
im Fenster Formatvorlagen.
Seite 3
In beiden Fällen wird nun ein Bearbeitungsfenster angezeigt. In diesem Fenster
können Sie nun alle gewünschten Einstellungen vornehmen (Schriftart, Schriftgröße,
Einzüge, Absätze usw.).
Haben Sie für sich eine umfassende/vollständige Sammlung an Formatvorlagen erstellt,
können Sie diese in einer Dokumentvorlage (.dotx-Datei) abspeichern, damit die
gewählten Einstellungen nicht verloren gehen können. Um alle erstellten Formatvorlagen
wieder verwenden zu können, müssen Sie neue Word-Dokumente nun nur noch mit
dieser Dokumentvorlage verknüpfen. Eine Dokumentvorlage erstellen Sie wie folgt:
1. Erstellen aller gewünschten Formatvorlagen wie oben beschrieben (idealerweise in
einem leeren Dokument oder maximal in einem mit Beispieltexten).
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern unter.
4. Wählen Sie unter Dateityp: Word-Vorlage aus, wählen Sie den gewünschten
Speicherort und bestätigen Sie mit Speichern.
Um diese Dokumentvorlage in ein aktuelles Word-Dokument einzubetten gehen Sie wie
folgt vor:
1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das mit der Dokumentvorlage verknüpft werden soll.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen.
4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Add-Ins.
5. Wählen Sie Verwalten: Vorlagen aus und bestätigen Sie mit Gehe zu….
Seite 4
6. Klicken Sie auf Anfügen, wählen Sie Ihre erstellte Dokumentvorlage aus und
bestätigen Sie mit OK.
2.2 Sonstige Formatierungshinweise
a) Bitte vermeiden Sie Leerzeilen (Abstände/Absätze durch Drücken der Enter-Taste).
Bitte verwenden Sie Absätze/Abstände mit voreingestellten Abständen. Diese
Einstellung dient der Vorlesefreundlichkeit, da ein Vorleseprogramm jede Leerzeile
mit den Worten „leer“ tatsächlich vorliest. Abstände stellen Sie im Idealfall schon in
der entsprechenden Formatvorlage ein:
Seite 5
Wenn Sie in Einzelfällen von der in der Formatvorlage hinterlegten Abstandsgröße
abweichen müssen/wollen, können Sie den Absatz/Abstand auch manuell anpassen,
ohne die Formatvorlage zu ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Gehen Sie auf die Registerkarte Start.
2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts unterhalb des Menüpunktes Absatz, um die
vorhandenen Absatzeinstellungen anzuzeigen.
3. Nehmen Sie die gewünschten Absatzeinstellungen vor (Vor der Zeile, Nach der
Zeile).
b) Bitte vermeiden Sie manuelle oder automatische Worttrennungen, da diese beim
Umwandeln in ein PDF zumeist nicht erkannt werden. Dies können sie wie folgt
einstellen:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout.
2. Klicken Sie auf Silbentrennung.
3. Wählen Sie keine aus.
c) Damit ein Vorleseprogramm eine Überschrift als solche erkennen kann, müssen
Überschriften entsprechend ausgezeichnet werden und in unterschiedlichen Ebenen
untergliedert werden (z.B. 1. Beilspielüberschrift Ebene 1, 1.1. Beispielüberschrift
Ebene 2 und so weiter). Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Markieren Sie den Text, der als Überschrift ausgezeichnet werden soll.
2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts unterhalb des Menüpunktes Formatvorlagen
ändern, um die vorhandenen Formatvorlagen anzuzeigen.
3. Wählen Sie eine entsprechende Überschrift-Formatvorlage aus z.B. Überschrift
1.
Alternativ gehen Sie wie folgt vor:
1. Markieren Sie den Text, der als Überschrift ausgezeichnet werden soll.
2. Wählen Sie die Tastenkombination Alt und 1 für eine Überschrift der Ebene 1, Alt
und 2 für eine Überschrift der Ebene 2 und so weiter.
d) Bitte verwenden Sie zum Erzeugen von Tabellen das Tabellentool von MS Word:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen.
2. Klicken Sie auf Tabelle.
Seite 6
3. Wählen Sie mit Hilfe der angegebenen Quadrate die gewünschte Tabellengröße
aus.
Sollten die angegebenen Quadrate für die gewünschte Tabellengröße nicht
ausreichen, klicken Sie auf „Tabelle einfügen…“ und geben Sie die gewünschte
Tabellengröße ein.
4. Zeichnen Sie die Kopfzeile der Tabelle als Überschrift aus. Gehen Sie dazu wie
folgt vor:
1. Markieren Sie alle Zellen der Kopfzeile.
2. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt
Tabelleneigenschaften aus.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeile.
4. Setzen Sie das Häkchen bei Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen.
5. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.
Anschließend muss zur Beschreibung der Tabelle im Menüpunkt
Tabelleneigenschaften unter der Registerkarte Alternativtext ein Tabellentitel und
eine aussagefähige Beschreibung angegeben werden.
e) Bitte vermeiden Sie zum Einrücken eines Textes die Leertaste. Bitte verwenden Sie
stattdessen die Tabulatortaste.
Alternativ können Sie einen Einzug für einen Text festlegen. Dazu gehen Sie wie folgt
vor:
1. Markieren Sie den Text, der eingerückt werden soll.
2. Wählen Sie die Registerkarte Start.
Seite 73. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Anzeige Absatz, um die Einstellungen
zu Absätzen und Einzügen anzuzeigen. Ebenfalls können Sie an dieser Stelle
nachträglich oder für Einzelfälle Absätze festlegen, die nicht bereits in
Formatvorlagen hinterlegt sind.
4. Wählen Sie die gewünschte Einzugseinstellung aus und bestätigen Sie mit OK.
f) Bitte vermeiden Sie es, Seitenumbrüche durch mehrmaliges drücken der Enter-
Taste zu erzeugen. Bitte verwenden Sie die Tastenkombination „Strg+Enter“ um
einen Seitenumbruch zu erzeugen.
Alternativ können Sie wie folgt vorgehen:
1. Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der ein Seitenumbruch erzeugt
werden soll.
2. Wählen Sie die Registerkarte Seitenlayout.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Umbrüche.
4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Seite.
g) Bitte fügen Sie Hyperlinks zu Webseiten oder ähnliches als aktive Verknüpfungen mit
aussagefähigem Alternativtext ein. Bitte gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der ein Hyperlink eingefügt werden
soll.
2. Wählen Sie die Registerkarte Einfügen.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Hyperlink.
4. Geben Sie bei Adresse (unten) den gewünschten Hyperlink ein.
5. Geben Sie bei Anzuzeigender Text eine aussagekräftige Beschreibung des Links
ein.
Seite 86. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
3 Grafiken/Bilder mit Alternativtext versehen (Word)
Da Grafiken innerhalb eines Textes von Menschen mit Sehbeeinträchtigung oder
Blindheit nicht wahrgenommen werden können, ist es wichtig, diese mit einer
aussagekräftigen Bildbeschriftung/Beschreibung zu versehen. Dazu gehen Sie wie folgt
vor:
1. Wählen Sie das zu beschreibende Bild aus.
2. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Grafik
formatieren….
3. Wählen Sie den Menüpunkt Alternativtext aus.
4. Fügen Sie eine aussagekräftige Bildbeschreibung ein und bestätigen Sie mit
Schließen.
Seite 9Darüber hinaus ist die Position des Bildes im Text zur Vorlesbarkeit von großer
Bedeutung. Bilder sollten stets im Format „Mit Text in Zeile“ eingefügt werden. Gehen
Sie dazu wie folgt vor:
1. Wählen Sie das zu beschreibende Bild aus.
2. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Größe und
Position….
3. Wählen Sie die Registerkarte Textumbruch aus.
4. Wählen Sie die Einstellung Mit Text in Zeile und bestätigen Sie mit OK.
4 Kontrastreiche Texterstellung (Word)
Für sehbeeinträchtigte Menschen, die Texte visuell wahrnehmen – gegebenenfalls mit
Hilfsmitteln, sind kontrastreiche Texte von sehr großer Bedeutung. Bevorzugt werden
daher schwarz-weiß-Kontraste. Vermieden werden sollen rot-grün, rot-orange, blau-
grün, etc. Kombinationen im Text. Das heißt, farbliche Hervorhebungen des Textes sollen
möglichst vermieden werden. Falls Sie Textstellen hervorheben wollen, verwenden Sie
Fettdruck. Auch auf die Verwendung von Kursivdruck und Unterstreichungen sollte
verzichtet werden, weil dadurch wesentliche Charaktereigenschaften eines Buchstabens
verdeckt werden können. Darüber hinaus sollten Texte stets linksbündig ausgerichtet
sein.
5 Verwendung von Inhaltsverzeichnissen (Word)
Inhaltsverzeichnisse dienen wie Überschriften zur Strukturierung, Orientierung und
Navigation durch ein Dokument. Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, bietet es
sich bei umfangreichen, gegliederten Texten an, Inhaltsverzeichnisse zu erstellen. Mit
MS Word können Inhaltsverzeichnisse automatisch erzeugt werden, welche nach
Konvertierung in ein PDF-Dokument eine aktive listenähnliche Navigation ermöglichen.
Grundlage dafür ist, dass Sie Ihr Dokument unter Verwendung von Formatvorlagen,
insbesondere von nummerierten Überschriften, erzeugt haben.
Zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der ein Inhaltsverzeichnis erzeugt werden
soll.
2. Wählen Sie die Registerkarte Verweise.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Inhaltsverzeichnis.
Seite 104. Klicken Sie auf den Menüpunkt Inhaltsverzeichnis einfügen.
5. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und bestätigen Sie mit OK.
6 Überprüfung der Barrierefreiheit (Word)
Bevor Sie aus einem Word-Dokument ein PDF erzeugen, sollte das Dokument auf
elektronische Mängel hinsichtlich der Barrierefreiheit überprüft werden. Zur
Überprüfung gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Informationen.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Auf Probleme überprüfen.
4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Barrierefreiheit überprüfen.
Seite 11Eventuelle Mängel werden nun rechts im Dokument in der Regel mit einer Begründung
und einem Verbesserungsvorschlag angezeigt, so dass die meisten Probleme schnell
behoben werden können.
7 Umwandeln in ein PDF-Dokument
Das unter Beachtung dieser Tipps und Hinweise erstellte und als *.docx-Datei
gespeicherte Word-Dokument kann nun als barrierefreies PDF gespeichert werden,
indem Sie wie folgt ein PDF erzeugen:
1. Wählen Sie die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Als Adobe PDF speichern.
3. Wählen Sie den Menüpunkt Optionen, setzen Sie bei allen Einstellungen das Häkchen
– außer bei „Kommentare konvertieren“, – und bestätigen Sie mit OK.
Seite 124. Geben Sie den gewünschten Speicherort an und bestätigen Sie mit Speichern.
Das so gespeicherte PDF-Dokument entspricht einem barrierefrei lesbarem und
archivierbarem Dokument (PDF/A-Datei). Wenn jedoch in dieser Datei "Datei bearbeiten"
angeklickt wird, wird die PDF/A-Datei in eine PDF/UA-Datei umgewandelt und ist nicht
mehr archivierbar. Dies kann nach Abschluss der Bearbeitung korrigiert werden, indem
die Datei als „Datei -> Speichern als… -> Archivierbare PDF-Datei (PDF/A)“ gespeichert
wird.
8 Prüfung der Barrierefreiheit innerhalb des erzeugten PDFs
Auch innerhalb des erstellten PDFs sollten nun die Dokumenteneigenschaften und die
Sprache nochmals überprüft bzw. korrekt eingestellt werden. Gehen Sie dazu im
geöffneten PDF-Dokument wie folgt vor:
1. Gehen Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Eigenschaften.
3. Gehen Sie auf die Registerkarte Beschreibung.
4. Geben Sie die notwendigen Informationen ein (Titel, Autor, etc.).
Seite 135. Gehen Sie auf die Registerkarte Erweitert.
6. Legen Sie unter Sprache die gewünschte Sprache fest und bestätigen Sie mit OK.
Abschließend sollte noch eine Prüfung der Barrierefreiheit innerhalb des PDFs
durchgeführt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Werkzeuge.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Aktionsassistent.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Barrierefrei machen.
4. Klicken Sie auf Anfang.
5. Bearbeiten Sie die einzeln aufgehenden Fenster entsprechend und starten Sie
anschließend die Prüfung.
Seite 14III Barrierefrei lesbares PDF aus gescannter Datei erstellen
Häufig werden Informationsschreiben, Begleitschreiben etc. als „Scan“ (zumeist PDF-
Dokumente) bereitgestellt, weil das Original handschriftlich unterzeichnet ist und die
unterzeichnete Version versendet werden soll. Diese gescannten Dokumente sind nicht
barrierefrei lesbar. Demnach sollte versucht werden, auf die Versendung eingescannter
Dateien zu verzichten und stattdessen aus dem „Scan“ ein maschinell lesbares Dokument zu
erzeugen und dann dieses zu versenden. Um aus gescannten Dokumenten barrierefrei
lesbare Dokumente zu erzeugen, gehen Sie in drei Schritten vor: erstens muss eine
Texterkennung in dem „Scan“ durchgeführt, zweitens muss das PDF in ein Word-Dokument
konvertiert und drittens muss dieses Word-Dokument unter Anwendung der o.g. Hinweise
formatiert und anschließend wie beschrieben als PDF gespeichert werden.
• Zur Durchführung einer Texterkennung in dem „Scan“ gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das gescannte PDF-Dokument, das in ein maschinell lesbares Dokument
umgewandelt werden soll.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Texterkennung.
4. Klicken Sie auf den Menüpunkt In dieser Datei.
5. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen unter Bearbeiten… vor und bestätigen
Sie mit OK.
Schließen Sie das PDF-Dokument frühestens nach dem nächsten Schritt.
• Um das PDF in ein Word-Dokument zu konvertieren gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern als….
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Microsoft Word.
4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Word-Dokument.
5. Wählen Sie den gewünschten Speicherort aus und bestätigen Sie mit Speichern.
Nun kann der Text im Word-Dokument unter Anwendung der o.g. Hinweise nachbearbeitet
werden. Sollten in der gescannten Datei Grafiken enthalten sein – gleiches gilt für
Unterschriften, müssen diese zunächst im konvertierten Word-Dokument gelöscht,
anschließend erneut separat eingescannt und dann wie oben beschrieben (siehe Kapitel I.3)
als Grafik in das konvertierte Word-Dokument eingefügt werden.
Seite 15IV Erstellen/Einfügen einer digitalen Unterschrift
1 Unterschrift in ein MS Word-Dokument einfügen
Bei Schreiben/Briefen, die mit MS Word erzeugt wurden und die keine handschriftliche
Unterschrift benötigen, um rechtswirksam zu werden (z.B. Schreiben zu reinen
Informationszwecken), kann in MS Word eine digitale Unterschrift eingefügt werden. Hierzu
benötigen Sie eine Bilddatei der einzufügenden Unterschrift. Dieses Bild können Sie dann an
der gewünschten Position platzieren (mit der Maus auf die gewünschte Stelle klicken ->
Reiter Einfügen -> Menüpunkt Grafik -> Grafik auswählen und mit Einfügen bestätigen). Die
Bilddatei einer Unterschrift erhalten Sie, wenn Sie die Unterschrift mit Hilfe eines Tablet-PCs
oder einem anderen Schreibprogramm digital erfassen (bevorzugte Vorgehensweisen) oder
ein Foto der Unterschrift machen.
2 Unterschrift in ein PDF-Dokument einfügen
Für Schreiben/Briefe, die als PDF-Dokumente vorliegen und die nicht händisch zu
unterzeichnen sind, um rechtswirksam zu werden (z.B. Schreiben zu reinen
Informationszwecken), kann mit Adobe Acrobat Professional eine digitale Unterschrift
erstellt und eingefügt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Ausfüllen und Unterschreiben.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Werkzeuge zum Ausfüllen und Unterschreiben.
3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts im Feld Unterschrift platzieren.
4. Klicken Sie auf Gespeicherte Unterschrift ändern.
5. Wählen Sie die gewünschte Art der Unterschriftserfassung und bestätigen Sie mit
Zustimmen.
Seite 166. Ziehen Sie die Unterschrift an die gewünschte Position und bestätigen Sie mit einem
Klick auf die linke Maustaste.
Seite 17V Mehrere PDFs zusammenführen
Häufig muss aus mehreren einzelnen barrierefrei lesbaren PDF-Dateien ein barrierefrei
lesbares Gesamt-PDF-Dokument erstellt werden, d.h. mehrere einzelne Dateien müssen
zusammengeführt werden. Damit die Barrierefreiheit bestehen bleibt, können mehrere
Dateien mit Adobe Acrobat Professional verknüpft werden, ohne diese erneut mit Word zu
bearbeiten oder sie manuell zusammenzufügen und zu kopieren/scannen. Dazu gehen Sie wie
folgt vor:
1. Öffnen Sie eines der zusammenzuführenden PDF-Dokumente.
2. Klicken Sie auf das Symbol für Seite aus anderer Datei einfügen oder drücken Sie die
Tastenkombination Umschalt+Strg+I.
3. Wählen Sie eine Datei aus, die mit der geöffneten Datei zusammengeführt werden
soll und bestätigen Sie mit Öffnen.
4. Wählen Sie die Position aus, an der die ausgewählte Datei eingefügt werden soll und
bestätigen Sie mit OK.
5. Wiederholen Sie die Schritte 2. ,3. und 4. solange, bis alle zusammenzuführenden
Dateien in einem Dokument vorhanden sind. Speichern Sie das „Gesamt-Dokument“
(Reiter Datei -> Menüpunkt Speichern unter… -> gewünschten Speicherort auswählen
und mit Speichern bestätigen).
Um ein lesbares Inhaltsverzeichnis für so zusammengefügte Dokumente nutzen zu können,
muss zuvor mit Word ein gemeinsames Inhaltsverzeichnis erstellt und anschließend mit der
gewünschten Datei verknüpft werden.
Seite 18VI Kopf- und Fußzeile in ein PDF einfügen
Häufig muss nachträglich in ein bestehendes barrierefrei lesbares PDF-Dokument eine Kopf-
und/oder Fußzeile eingefügt werden. Dies ist in Adobe Acrobat Professional problemlos
machbar, ohne die originalen Word-Dokumente vorliegen zu haben, diese bearbeiten zu
müssen oder eine Kopf- und Fußzeile manuell einzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das PDF-Dokument, in dem eine Kopf- und/oder Fußzeile eingefügt
werden soll.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Seiten.
4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Kopf- und Fußzeile in der Rubrik Seitenentwurf
bearbeiten.
5. Klicken Sie auf Kopf- und Fußzeile hinzufügen.
6. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor (Schriftart, Schriftgröße,
Kopfzeilentext, Fußzeilentext, etc.). Durch Klicken der Buttons Seite einfügen und
Datum einfügen, wird automatisch die gewünschte Information an der gewählten
Stelle eingefügt. Alle vorgenommenen Einstellungen können in der Vorschau
begutachtet werden.
7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Es besteht die Möglichkeit die gleiche Kopf- bzw. Fußzeile auf mehrere Dateien anzuwenden.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Klicken Sie im Einstellungsfeld Kopf- und Fußzeile hinzufügen (siehe Punkt 6.) Auf
mehrere anwenden.
2. Klicken Sie auf Datei hinzufügen….
3. Wählen Sie die gewünschten Dateien aus und bestätigen Sie mit OK.
4. Wählen Sie die gewünschten Ausgabeoptionen und bestätigen Sie erneut mit OK.
Seite 19Um eine Kopf- und/oder Fußzeile in einem PDF-Dokument zu bearbeiten bzw. zu ändern
gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Werkzeuge.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Seiten.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Kopf- und Fußzeile in der Rubrik Seitenentwurf
bearbeiten.
4. Klicken Sie auf Aktualisieren….
5. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und bestätigen Sie mit OK.
Seite 20Sie können auch lesen
