Benutzerhandbuch für Live Office - SAP BusinessObjects Business Intelligence Document Version: 4.0 Support Package 7 2013-10-02
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
SAP BusinessObjects Business Intelligence Document Version: 4.0 Support Package 7 - 2013-10-02 Benutzerhandbuch für Live Office
Inhaltsverzeichnis
1 Informationen zu diesem Dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.1 Zielgruppe dieses Dokuments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
1.2 Änderungen am Dokument. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
2 Erste Schritte mit Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1 Live Office-Inhalte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
2.1.1 Live Office-Begriffe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1.2 Live Office-Objekttypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
2.2 Verbinden mit der BI-Plattform. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
2.3 Aktualisieren von Inhalten aus früheren Versionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3.1 Aktualisieren von Inhalt aus früheren Live-Office-Versionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
2.4 Live Office-Symbolleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.5 Live-Office-Multifunktionsleistenmenü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.6 Live Office-Bereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
2.7 Live Office-Kontextmenü. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.8 Festlegen von Live Office-Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.8.1 Festlegen von allgemeinen Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.8.2 Festlegen von Ansichtsoptionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.8.3 Festlegen von BI-Plattform-Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.8.4 Festlegen von Optionen für den Live-Office-Assistenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3 Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1 Einfügen von Crystal Reports-Inhalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1.1 Starten des Live Office-Einfügeassistenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
3.1.2 Einfügeassistent: Dokument auswählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
3.1.3 Einfügeassistent: Parameterwerte angeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.1.4 Einfügeassistent: Daten auswählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.1.5 Einfügeassistent: Filter festlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
3.1.6 Einfügeassistent: Zusammenfassung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
3.3 Ändern von Crystal Reports-Inhalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.3.1 Hinzufügen von benutzerdefinierten Inhalten zu Live Office-Objekten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.3.2 Bearbeiten von Feldern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.3.3 Ändern von Filtern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.4 Zugreifen auf gesicherte Datenbanken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
4 Arbeiten mit Web Intelligence-Inhalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.1 Einfügen von Web Intelligence-Inhalt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.1.1 Starten des Live Office-Einfügeassistenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
4.1.2 Einfügeassistent: Dokument auswählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.1.3 Einfügen assistentenspezifischer Schlüsseldatumsangaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
2 vorbehalten. Inhaltsverzeichnis4.1.4 Einfügeassistent: Abfragekontexte angeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
4.1.5 Einfügeassistent: Aufforderungswerte angeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
4.1.6 Einfügeassistent: Daten auswählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.1.7 Einfügeassistent: Zusammenfassung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.2 Ändern von Schlüsseldatumswerten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.3 Hinzufügen weiterer Web Intelligence-Berichtbestandteile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
5 Arbeiten mit Abfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.1 Einfügen von Abfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.1.1 Starten des Live Office-Einfügeassistenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.1.2 Einfügeassistent: Universum auswählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.1.3 Einfügeassistent: Abfrage festlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
5.1.4 Einfügeassistent: Abfragekontext angeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.1.5 Einfügeassistent: Eingabeaufforderungswerte angeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.1.6 Einfügeassistent: Zusammenfassung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.2 Ändern von Abfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.2.1 So ändern Sie eine Abfragedefinition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.2.2 Ändern des Abfragekontexts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.2.3 Ändern von Schlüsseldatumswerten in Abfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
6 Verwenden des Live Office-Bereichs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
6.1 Allgemeine Informationen zum Live Office-Bereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
6.2 Durchsuchen des Repositorys von SAP BusinessObjects Business Intelligence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
6.3 Verwenden von Favoriten des Live Office-Assistenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52
6.3.2 Anzeigen von Live Office-Favoriten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6.3.3 Durchsuchen von Live Office-Favoriten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6.3.4 Löschen von Live Office-Favoriten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
6.3.5 Umbenennen von Live Office-Favoriten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
6.4 Anzeigen verwandter Objekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
6.4.1 Anzeigen verwandter Objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
6.5 Einfügen von Dokumenten in E-Mail-Nachrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
6.5.1 Einfügen von Dokumentverknüpfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
6.5.2 Einfügen von Dokumenten in Live Office-Objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
6.6 Verknüpfen von Objekten mit Outlook-Aktivitäten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
6.7 Vorgeschlagene Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
6.7.1 Zugreifen auf vorgeschlagene Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
7 Senden von Excel-Daten an SAP BusinessObjects Explorer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
8 Arbeiten mit Live Office-Objekten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
8.1 Regenerieren von in Objekten verwendeten Daten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
8.1.1 Manuelles Regenerieren von Live Office-Objekten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
8.1.2 Konfigurieren von Optionen zur Datenregenerierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Inhaltsverzeichnis vorbehalten. 38.2 Ändern von Live Office-Objekteigenschaften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
8.2.1 Konfigurieren von Objekteigenschaften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
8.2.2 Verbinden mit einem anderen System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
8.2.3 Ändern von Eingabeaufforderungs- und Parametereinstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
8.3 Veröffentlichen von Dateien in SAP BusinessObjects Business Intelligence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66
8.3.1 Veröffentlichen von Office 2003-Dokumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
8.3.2 Veröffentlichen von Office 2007-Dokumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
8.3.3 Anzeigen veröffentlichter Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
8.4 Kopieren von Live Office-Objekten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
8.4.1 Kopieren von Live-Office-Objekten ohne Datenkonnektivität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
8.5 Lokales Speichern von Live Office-Daten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
8.6 Öffnen lokaler Dokumente ohne Datenkonnektivität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
8.8 Hinzufügen von Sicherheit zu Dokumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
8.8.1 Verbergen von Daten in Dokumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
9 Fehlerbehebung in Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
9.1 Aktivieren der Protokollierung für Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
9.1.1 Konfigurieren der Protokollierung für Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
9.1.2 Beispiele für Live Office-Protokolldateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
9.2 Fehlerbehebung in Live Office-Komponenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
9.2.1 Live-Office-Menü fehlt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
9.2.2 Objektregenerierung fehlgeschlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
9.2.3 Objektsortier- und Filtereinstellungen fehlen nach der Regenerierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
9.2.4 Zugriff auf Universum verweigert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
9.2.5 Größenbeschränkungen für Live Office-Objekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
10 Referenz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
10.1 Abwärtskompatibilität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
10.1.1 Nicht unterstützte Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
4 vorbehalten. Inhaltsverzeichnis1 Informationen zu diesem Dokument
Willkommen beim Benutzerhandbuch für SAP BusinessObjects Live Office. Mit Live Office können Sie
Geschäftsinformationen abrufen, Abfragen erstellen, Berechnungen durchführen und Antworten auf
Geschäftsfragen freigeben, ohne komplexe Datenbanksprachen und -strukturen verstehen zu müssen. Darüber
hinaus können Sie aktuelle Daten aus SAP Crystal Reports oder Web Intelligence in Microsoft®-Office-Dokumente,
-Arbeitsblätter, -E-Mails und -Präsentationen einbetten.
Dieses Handbuch enthält umfassende Informationen und Verfahren, mit deren Hilfe Sie die folgenden
Geschäftsaufgaben aus der Microsoft Office-Anwendungsumgebung heraus ausführen können:
● Abfragen und Zusammenfassungsberichte auf der Grundlage von in SAP BusinessObjects Business
Intelligence gespeicherten Echtzeitinformationen erstellen.
● Vorhandene Abfragen und Berichtsobjekte anzeigen, ändern und regenerieren.
● Ergebnisse sicher für Kollegen über das Web oder das Intranet freigeben.
1.1 Zielgruppe dieses Dokuments
Dieses Dokument richtet sich an geschäftliche Benutzer von Microsoft-Office-Anwendungen, die Daten von SAP
BusinessObjects Business Intelligence in der Microsoft-Office-Anwendungsumgebung verwenden möchten. Gute
Kenntnisse in Microsoft Office Excel, Word, Outlook und PowerPoint sowie Grundkenntnisse im Umgang mit der
BI-Plattform werden vorausgesetzt.
1.2 Änderungen am Dokument
Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht der wichtigsten Dokumentänderungen.
Version Datum Beschreibung
SAP BusinessObjects 4.0 November 2010 Erste Veröffentlichung dieses
Dokuments.
SAP BusinessObjects 4.0 FP3 März 2012 Aktualisiert für das SAP
BusinessObjects 4.0 FP3-Release.
SAP BusinessObjects 4.0 SP4 Juni 2012 Aktualisiert für das SAP
BusinessObjects 4.0 SP4-Release.
SAP BusinessObjects 4.0 SP7 August 2013 Aktualisiert für das SAP
BusinessObjects 4.0 SP7-Release.
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Informationen zu diesem Dokument vorbehalten. 52 Erste Schritte mit Live Office
SAP BusinessObjects Live Office( Live Office) ist ein Addon für Microsoft Office-Anwendungen, mit dem Sie
Zugriff auf aktuelle Informationen haben, die in SAP BusinessObjects Business Intelligence gespeichert sind.
Mit Live Office können Sie Inhalte aus Web Intelligence-, Crystal Reports- und Universumsabfragen in Ihre
Microsoft Office-Dokumente (PowerPoint, Word, Excel oder Outlook) einfügen. Beim Einfügen eines Objekts wird
außerdem ein Verweis auf den SAP BusinessObjects Business Intelligence-Speicherort eingefügt. Wenn Sie das
Dokument später in der Microsoft Office-Anwendung öffnen, können Sie die Objekte regenerieren und so die
aktuellen Daten in Ihrem Dokument anzeigen.
Hinweis
Diese Version von Live Office bietet keine Unterstützung von SAP Crystal Reports für Enterprise. Außerdem
unterstützt Live Office nur ältere Universen (.UNV), die mit dem Universe-Design-Tool erstellt wurden, sowie
Web Intelligence-Dokumente, die mit diesen älteren Universen erstellt wurden. Universen, die mit dem
Information-Design-Tool erstellt wurden (.UNX), und Web Intelligence-Dokumente auf der Basis dieser
Universen werden in dieser Version von Live Office nicht unterstützt. Diese Version der Software unterstützt
außerdem keine Web Intelligence-Dokumente auf der Basis von BEx Query-Daten, auf die der Zugriff direkt
erfolgt.
Hinweis
Um Live Office verwenden zu können, müssen Sie außerdem eine Verbindung zur BI-Plattform herstellen
können und Zugriff auf die Daten im System haben. Wenn Sie nicht über die entsprechenden
Datenzugriffsberechtigungen verfügen, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
2.1 Live Office-Inhalte
Bevor Sie beginnen, mit Crystal Reports- oder Web Intelligence-Inhalten in Live Office zu arbeiten, sollten Sie
verstehen, wie Live Office-Inhalte funktionieren.
Zugehörige Links
Live Office-Begriffe [Seite 6]
Live Office-Objekttypen [Seite 8]
2.1.1 Live Office-Begriffe
Um zu verstehen, wie Sie Ihre geschäftskritischen Fragen mit Live Office-Daten beantworten können, sollten Sie
mit nachfolgenden Schlüsselbegriffen vertraut sein:
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
6 vorbehalten. Erste Schritte mit Live OfficeBerichtsobjekte Ein Bericht ist ein von Ihnen erstelltes Dokument, das Ihre Daten in Form von Tabellen, Diagrammen und Grafiken enthält. Über ein Berichtsobjekt werden die Daten für den Bericht bereitgestellt. In Live Office arbeiten Sie mit Berichtsobjekten, da diese mit den neuesten Inhalten verknüpft sind, die in den Datenbanken gespeichert sind. Wenn ein Bericht mit Crystal Reports oder dem Web Intelligence-Designer erstellt wird, können die enthaltenen Informationen aus mehreren Datenbanken stammen. Das Berichtsobjekt gibt Daten aus der oder den zugrunde liegenden Datenquellen zurück, entweder auf Abruf aus der Datenbank oder in Abhängigkeit von den ausgewählten Regenerierungsoptionen. Berichtsinstanzen Bei einer Berichtsinstanz handelt es sich um eine Version des Berichtsobjekts, die von SAP BusinessObjects Business Intelligence erstellt wird, wenn Benutzer das Quelldokument ändern oder Berichte zeitgesteuert verarbeiten. Jede Instanz enthält Daten, die zum Zeitpunkt der Verarbeitung des Quellberichts aktuell sind. Im Wesentlichen handelt es sich bei einer Berichtsinstanz um ein Berichtsobjekt, das Berichtsdaten aus einer oder mehreren Datenbanken enthält. Berichtsobjekte sind in der Regel so konzipiert, dass Benutzer mehrere Instanzen mit abweichenden Merkmalen zeitgesteuert verarbeiten können. Wenn Benutzer ein Berichtsobjekt mit Parametern ausführen, können sie beispielsweise eine Instanz zeitgesteuert verarbeiten, die Berichtsdaten einer bestimmten Abteilung enthält, und eine andere, die Daten einer anderen Abteilung enthält. Dies ist möglich, obwohl beide Instanzen ihren Ursprung im selben Berichtsobjekt haben. Berichtbestandteile Berichtbestandteile sind Bereiche eines Berichts, die isoliert vom Rest der Berichtsseite angezeigt werden. Genauer ausgedrückt sind Berichtbestandteile Objekte, die Hyperlinks verwenden, um von einem Quellberichtsobjekt auf ein Live Office-Zielobjekt zu verweisen. Berichtbestandteile enthalten Objekte wie Text oder Diagramme. Parameter In Crystal Reports ist ein Parameter eine Frage, die Sie beantworten, bevor Sie einen Bericht erstellen. Durch die von Ihnen eingegebenen Informationen bzw. die Art der Antwort wird festgelegt, welche Informationen im Bericht angezeigt werden. So könnte ein Parameter in einem von Vertriebsmitarbeitern verwendeten Bericht nach einer Vertriebsregion fragen. Anschließend würde dieser Bericht die Ergebnisse für die angegebene Region ausgeben, anstatt die Ergebnisse für alle Regionen zu liefern. Parameter sind vergleichbar mit Web Intelligence- Eingabeaufforderungen. Parameter können obligatorisch oder optional sein. Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 7
Eingabeaufforderungen
In Web Intelligence ist eine Eingabeaufforderung ein dynamischer Filter, durch den bei jedem Regenerieren der
Berichtsdaten eine Frage angezeigt wird. Sie beantworten Eingabeaufforderungen, indem Sie vor dem
Regenerieren der Daten die Werte eingeben oder auswählen, die Sie anzeigen möchten. Eingabeaufforderungen
sind vergleichbar mit Crystal Reports-Parametern. Eingabeaufforderungen können obligatorisch oder optional
sein.
Universum
Ein Universum ist die Abstraktion einer Datenbank, bei der Daten für Geschäftsbenutzer in allgemein
verständlicher Form präsentiert werden. Universen sind Zusammenstellungen von Datenobjekten, die die einer
Datenbank verfügbaren Informationen repräsentieren. Geschäftsbenutzer von Web Intelligence und Crystal
Reports können eine Verbindung zu einem Universum aufbauen und darüber Abfragen in einer Datenbank
ausführen. So kann eine Datenbank beispielsweise ein Universum für Umsatzdaten und ein anderes für
Kundendienstdaten enthalten. Benutzer können unter Verwendung der Objekte im Universum Datenanalysen
ausführen und Berichte erstellen, ohne dass sie die zugrunde liegenden Datenstrukturen in der Datenbank sehen
bzw. Kenntnisse darüber besitzen müssen. Universen werden von Universumdesign-Experten erstellt.
Kontext
Ein Universumkontext gibt an, welche Art von Geschäftsfragen durch dieselben Universumobjekte beantwortet
werden. So könnte ein Universum für Umsatzdaten einen Kontext für Filialumsätze und einen anderen Kontext für
Partnerumsätze enthalten.
Da Kontexte eventuell Objekte gemeinsam verwenden, die im selben Universum vorhanden sind, können Sie
durch Angabe eines Universumkontextes dafür sorgen, dass Ihre Abfrage die richtigen Daten abruft. Beispiel:
Daten zu Ausgaben vom Spesenkonto eines Mitarbeiters sind in derselben Datenbank gespeichert wie Ausgaben
für die Vermarktung eines Produkts. Wenn Sie den richtigen Universumkontext wählen, werden die
entsprechenden Spesen abgerufen. Achten Sie also beim Auswählen eines Universums darauf, dass eventuell
mehrere Universumkontexte zur Wahl stehen.
Hinweis
Kontexte werden vom Systemadministrator definiert.
2.1.2 Live Office-Objekttypen
Live Office unterstützt drei Datenobjekttypen: Crystal Reports, Web Intelligence und Universumsabfragen. In der
folgenden Tabelle ist für die einzelnen Datentypen angegeben, ob Live Office Felder und Berichtsteile (z.B.
Diagramme und Text) unterstützt.
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
8 vorbehalten. Erste Schritte mit Live OfficeHinweis
Eingebettete Crystal Reports-Unterberichte werden nicht unterstüzt.
Live Office-Inhaltstyp Felder Berichtbestandteile
Crystal Reports Ja Ja
Web Intelligence Nicht anwendbar Ja
Universumsabfrage Ja Nicht anwendbar
2.2 Verbinden mit der BI-Plattform
Um Live Office für den Zugriff auf Unternehmensdaten zu verwenden, muss eine Verbindung mit dem Repository
von SAP BusinessObjects Business Intelligence hergestellt werden, in dem die Dokumente gespeichert sind.
Wenn Sie Live-Office-Objekte von einer Microsoft-Office-Anwendung aus suchen, hinzufügen, anzeigen, ändern
oder veröffentlichen möchten, werden Sie aufgefordert, sich bei der BI-Plattform anzumelden, falls dies nicht
bereits erfolgt ist.
Sie können Live Office so konfigurieren, dass automatisch eine Verbindung mit SAP BusinessObjects Business
Intelligence hergestellt wird, sobald Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook oder Word geladen wird. Live
Office unterstützt die Einzelanmeldung für die BI-Plattform. Ist die Einzelanmeldung aktiviert, wenn Benutzer
Berichtsdaten anfordern, greift Live Office mithilfe ihrer Anmeldedaten für SAP BusinessObjects Business
Intelligence auf die Datenquelle zu und setzt keine anderen Anmeldedaten voraus.
2.2.1 Anmelden bei SAP BusinessObjects Business
Intelligence
Sie können Ihre Anmeldedaten eingeben, um einmalig eine Verbindung mit einem CMS (Central Management
Server) von SAP BusinessObjects Business Intelligence herzustellen, oder weitere Optionen auswählen, um sich
bei jedem Öffnen der Microsoft-Office-Anwendung unter Verwendung dieser Anmeldedaten automatisch
anzumelden.
1. Öffnen Sie eine Microsoft Office-Anwendung.
2. Klicken Sie in der Live-Office-Multifunktionsleiste auf Live Office Anwendungsoptionen .
3. Wählen Sie im Dialogfeld Optionen die Registerkarte Enterprise aus, und geben Sie folgende Informationen
ein:
Option Beschreibung
Angegebene Anmeldekriterien Wählen Sie diese Option aus, wenn beim Start der Microsoft-Office-Anwendung
verwenden unter Verwendung dieser Informationen automatisch eine Verbindung zwischen Live
Office und der BI-Plattform hergestellt werden soll.
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 9Option Beschreibung
Benutzername Geben Sie Ihren Anmeldenamen für die BI-Plattform ein.
Kennwort Geben Sie Ihr Kennwort für die BI-Plattform ein.
Webdienst-URL Geben Sie den Serverpfad für den Webdienst von SAP BusinessObjects Business
Intelligence ein, mit dem eine Verbindung hergestellt werden soll, oder überprüfen
Sie den Serverpfad. Beispiel: http://businessobjects02:8080/
dswsbobje/services/Session.
System Geben Sie das Central Management Server (CMS) ein, mit dem eine Verbindung
hergestellt werden soll, oder überprüfen Sie es, z.B. businessobjects01.
Authentifizierungsmethode Wählen Sie die Methode zum Überprüfen Ihrer Anmeldedaten aus.
Einzelanmeldung bei Active Wenn aktiviert, verwendet Live Office diese Anmeldedaten zur
Directory aktivieren Verbindungsherstellung mit der Datenquelle, wann immer der Benutzer
Berichtsdaten anfordert. Eine weitere Anmeldung ist nicht erforderlich. Weitere
Informationen zur Einzelanmeldung finden Sie im Administratorhandbuch für SAP
BusinessObjects Business Intelligence im SAP Help Portal.
4. Klicken Sie auf Anmelden.
Live Office stellt anhand der angegebenen Einstellungen eine Verbindung mit SAP BusinessObjects Business
Intelligence her.
2.2.2 Herstellen einer Verbindung mit einem anderen CMS
Wenn die Live-Office-Objekte, auf die Sie zugreifen müssen, in einem anderen Repository von SAP
BusinessObjects Business Intelligence gespeichert sind als dem, mit dem Sie aktuell verbunden sind, können Sie
die Webdienst-URL und die Systemeinstellungen ändern, um sich am erforderlichen Central Management Server
(CMS) anzumelden.
1. Klicken Sie im Menü Live Office auf Optionen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Enterprise.
3. Geben Sie die Informationen für den neuen CMS in die Felder System und Webdienst-URL ein.
Wenn das einzufügende Web-Intelligence-Dokument sich z.B. auf einem CMS mit dem Namen
businessobjects01 befindet, geben Sie den folgenden Text in das Feld Webdienst-URL ein:
http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/Session
2.3 Aktualisieren von Inhalten aus früheren Versionen
Diese Version von Live Office ist kompatibel mit früheren Versionen und ermöglicht ein Upgrade von Inhalten auf
die aktuelle Live-Office-Version.
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
10 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office2.3.1 Aktualisieren von Inhalt aus früheren Live-Office-
Versionen
1. Öffnen Sie das Microsoft-Office-Dokument mit dem Inhalt, der in einer früheren Version von Live Office
erstellt wurde.
2. Klicken Sie auf Alle regenerieren, und melden Sie sich gegebenenfalls an SAP BusinessObjects Business
Intelligence an.
Sie werden aufgefordert, ein Upgrade durchzuführen.
3. Klicken Sie auf OK, um das Dokument in die aktuelle Version von Live Office zu konvertieren.
2.4 Live Office-Symbolleiste
In Microsoft Office 2003-Anwendungen steht die SAP BusinessObjects Live Office-Symbolleiste in Microsoft
Excel, PowerPoint, Word und Outlook zur Verfügung. Sie ermöglicht in Outlook den schnellen Zugriff auf die
Standardbefehle zum Erstellen und Ändern von Live-Office-Objekten in diesen Programmen sowie zum Ausführen
von Abfragen im Repository von SAP BusinessObjects Business Intelligence.
Die Symbolleiste enthält die folgenden Schaltflächen:
Schaltfläche Beschreibung
Crystal Reports-Inhalt einfügen
Weitere Informationen zu den Objekten, die eingefügt werden können, finden
Sie unter Einfügen von Crystal Reports-Inhalten [Seite 21].
Web Intelligence-Inhalt einfügen
Weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Einfügen
von Web Intelligence-Inhalt [Seite 31].
Universumsabfrage einfügen
Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Einfügen von
Abfragen [Seite 37].
Aus Repository öffnen
Öffnet die Microsoft Office-Dokumente (Excel, Word oder PowerPoint) über
den Repository-Explorer und ermöglicht Ihnen, veröffentlichte Dokumente,
Crystal Reports-Berichte oder Web Intelligence-Dokumente zum Einfügen
auszuwählen. Siehe Anzeigen veröffentlichter Dokumente [Seite 68].
Im Repository speichern
Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Veröffentlichen
von Dateien in SAP BusinessObjects Business Intelligence [Seite 66].
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 11Schaltfläche Beschreibung
Neu im Repository speichern
Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Veröffentlichen
von Dateien in SAP BusinessObjects Business Intelligence [Seite 66].
Alle Objekte regenerieren
Aktualisiert die Daten aller Objekte im Dokument anhand Ihrer Quellberichte.
Eigenschaften für alle Objekte öffnen
Öffnet das Dialogfeld "Objekteigenschaften", in dem Sie Objekteigenschaften
festlegen können.
Öffnen-Optionen
Öffnet das Dialogfeld Optionen, in dem Sie Einstellungen für Live Office
konfigurieren können.
Gehe zu Objekt
Ermöglicht die Navigation zu einem Live Office-Objekt im Dokument.
Auswahl durchsuchen
Lädt die aktuelle Auswahl aus Microsoft Excel nach SAP BusinessObjects
Explorer hoch, damit Sie die Daten weiter durchsuchen können.
Arbeitsblatt durchsuchen
Lädt das aktuelle Excel-Arbeitsblatt nach SAP BusinessObjects Explorer hoch,
damit Sie die Daten weiter durchsuchen können.
Hilfe
Ruft die Onlinehilfe für Live Office auf.
2.4.1 Anzeigen oder ausblenden der Live-Office-Symbolleiste
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste, und wählen Sie SAP BusinessObjects Live Office.
Sie können die Symbolleiste auch ein- oder ausblenden, indem Sie zu Ansicht Symbolleisten
navigieren.
Die Symbolleiste wird angezeigt bzw. ausgeblendet.
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
12 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office2.5 Live-Office-Multifunktionsleistenmenü
In Microsoft-Office-2007-Anwendungen ist das Multifunktionsleistenmenü von SAP BusinessObjects Live Office
verfügbar. Es unterstützt Sie beim Erstellen und Ändern von Berichten sowie beim Ausführen von Abfragen zur
Klärung Ihrer Geschäftsfragen.
Die Symbolleiste enthält die folgenden Schaltflächen:
Schaltfläche Beschreibung
Crystal-Reports-Inhalt einfügen
Weitere Informationen zu den Objekten, die eingefügt werden können, finden
Sie unter Einfügen von Crystal Reports-Inhalten [Seite 21].
Web-Intelligence-Inhalt einfügen
Weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Einfügen
von Web Intelligence-Inhalt [Seite 31].
Universumsabfrage einfügen
Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Einfügen von
Abfragen [Seite 37].
Gehe zu Objekt
Ermöglicht die Navigation zu einem Live Office-Objekt im Dokument.
Objekt ändern
Ändern Sie das Objekt, indem Sie Zeilen und Spalten einfügen oder löschen,
das Objekt löschen oder weitere Daten aus der gleichen Berichtsquelle
hinzufügen.
Objekt regenerieren
Aktualisiert die Daten für das ausgewählte Objekt gegen die Quellberichte.
Alle Objekte regenerieren
Aktualisiert die Daten aller Objekte im Dokument anhand Ihrer Quellberichte.
Aktuelle Auswahl an SAP BusinessObjects Explorer senden
Lädt die aktuelle Auswahl aus Microsoft Excel nach SAP BusinessObjects
Explorer hoch, damit Sie die Daten weiter durchsuchen können.
Aktuelles Arbeitsblatt an SAP BusinessObjects Explorer senden
Lädt das aktuelle Excel-Arbeitsblatt nach SAP BusinessObjects Explorer hoch,
damit Sie die Daten weiter durchsuchen können.
Snapshot erstellen
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 13Schaltfläche Beschreibung
Speichert eine statische Version des Dokuments, um die aktuellen Live-
Office-Daten festzuhalten.
Im Repository speichern
Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Veröffentlichen
von Dateien in SAP BusinessObjects Business Intelligence [Seite 66].
Neu im Repository speichern
Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Veröffentlichen
von Dateien in SAP BusinessObjects Business Intelligence [Seite 66].
Aus Repository öffnen
Öffnet den Repository Explorer, über den Sie einzufügende veröffentlichte
Dokumente, Crystal Reports-Berichte oder Web Intelligence-Dokumente
auswählen können. Siehe Anzeigen veröffentlichter Dokumente [Seite 68].
Objekteigenschaften
Öffnet das Dialogfeld Live-Office-Objekteigenschaften, sodass Sie
Objekteigenschaften festlegen können.
Alle Objekte regenerieren
Aktualisiert die Daten aller Objekte im Dokument anhand Ihrer Quellberichte.
Weitere Informationen finden Sie unter Regenerieren von in Objekten
verwendeten Daten [Seite 58].
Anwendungsoptionen
Öffnet das Dialogfeld Optionen, in dem Sie Einstellungen für Live Office
konfigurieren können.
Objekt im Webbrowser anzeigen
Hilfe
Ruft die Onlinehilfe für Live Office auf.
Informationen über Live Office
2.6 Live Office-Bereich
In Microsoft Outlook unterstützt Sie Live Office bei der Steigerung der Produktivität, indem es früheres
Benutzerverhalten erfasst, organisiert und verarbeitet und ein Beziehungsnetz zwischen E-Mail-Inhalten,
Geschäftsaktivitäten, Personen und Dokumenten aufbaut. Auf der Grundlage dieses Beziehungsnetzes kann Live
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
14 vorbehalten. Erste Schritte mit Live OfficeOffice passende Inhalte vorschlagen, wenn ein Benutzer eine E-Mail-Nachricht öffnet oder schreibt. Die Benutzer
verwalten das Beziehungsnetz und sehen vorgeschlagene Inhalte im Live Office-Assistenten.
Hinweis
Der Live Office-Assistent ist in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint nicht verfügbar.
Im Live-Office-Assistenten haben Benutzer die Möglichkeit, das Repository von SAP BusinessObjects Business
Intelligence zu durchsuchen und Dokumente in E-Mail-Nachrichten einzufügen. Darüber hinaus können Benutzer
im Live Office-Assistenten Dokumente zu einer Favoritenliste für einen späteren einfachen Zugriff hinzufügen,
Dokumente mit E-Mail-Nachrichten verknüpfen, um ein Beziehungsnetz in Live Office aufzubauen, und eine Liste
der vorgeschlagenen Dokumente anzeigen, die auf dem vorhandenen Beziehungsnetz basieren.
Wenn eine E-Mail-Nachricht in Microsoft Outlook geöffnet ist, erscheint der Live Office-Assistent rechts neben
dem E-Mail-Nachrichtenfenster.
Hinweis
Sie können die Live Office-Optionen so konfigurieren, dass der Live Office-Assistent nicht automatisch
angezeigt wird, wenn Sie eine Nachricht öffnen. Wenn bei einem geöffneten E-Mail-Nachrichtenfenster der Live
Office-Assistent nicht sichtbar ist, können Sie ihn über das Live Office-Menü öffnen, indem Sie auf Office-
Assistenten ein-/ausblenden klicken.
Zugehörige Links
Verwenden des Live Office-Bereichs [Seite 51]
2.6.1 Ein-/Ausblenden des Live-Office-Assistenten
Beim Öffnen oder Verfassen einer E-Mail-Nachricht wird der Live Office-Bereich standardmäßig rechts neben
dem Nachrichtenfenster angezeigt. Wenn Sie den Assistenten ausblenden, behält Live Office diese Einstellung für
alle Nachrichten bei, bis Sie festlegen, dass der Assistent wieder eingeblendet werden soll.
Hinweis
Wenn Sie den Live-Office-Assistenten ausblenden, können Sie die Live-Office-Assistentenoptionen so
einstellen, dass der Assistent trotzdem eingeblendet wird, oder dass eine Nachricht angezeigt wird, wenn Sie
eine E-Mail-Nachricht öffnen, die verknüpfte oder vorgeschlagene Objekte enthält. Weitere Informationen
finden Sie unter Festlegen von Optionen für den Live-Office-Assistenten [Seite 19].
1. Wenn der Live Office-Assistent sichtbar ist, führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um ihn
auszublenden:
○ Klicken Sie in der Überschriftenleiste des Live Office-Assistenten auf die Schaltfläche Fenster schließen.
○ Klicken Sie im Menü Live Office auf Live Office-Assistenten ein-/ausblenden.
2. Wenn der Live Office-Assistent ausgeblendet ist, klicken Sie im Menü Live Office auf Live Office-Assistenten
ein-/ausblenden.
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 152.7 Live Office-Kontextmenü
Darüber hinaus ist Live Office mit einem Kontextmenü zum Arbeiten mit Live-Office-Objekten ausgestattet. Wenn
Sie in einem Microsoft-Office-Dokument mit der rechten Maustaste auf ein Live-Office-Objekt klicken, wird das
Kontextmenü geöffnet. Um eine Aufgabe in der Liste auszuführen, klicken Sie auf ein beliebiges verfügbares
Element.
Wenn Sie Live Office einrichten, können Sie im Kontextmenü festlegen, ob nur die Live-Office-Optionen, sowohl
Live-Office- als auch Microsoft-Optionen oder nur Microsoft-Optionen angezeigt und Live-Office-Optionen
ausgeschlossen werden sollen. Weitere Informationen zum Konfigurieren des Kontextmenüs finden Sie unter
Festlegen von allgemeinen Optionen [Seite 16].
2.8 Festlegen von Live Office-Optionen
Sie können mehrere Optionen festlegen, die bestimmen, wie Live Office eine Verbindung zu SAP BusinessObjects
Business Intelligence herstellt, und wie Live Office in verschiedenen Microsoft-Office-Anwendungen dargestellt
wird und arbeitet. Für Microsoft Outlook können Sie auch die Optionen für den Live Office-Bereich festlegen.
Beim Festlegen von Live Office-Optionen werden die Einstellungen nur auf die Microsoft-Anwendung angewendet,
die Sie gerade verwenden. Dies ermöglicht das Festlegen unterschiedlicher Live Office-Optionen für Word, Excel,
PowerPoint und Outlook.
Das Dialogfeld Optionen enthält vier Registerkarten:
● Allgemein – Abrufen allgemeiner Optionen für Kontextmenüs, Regenerierungsoptionen,
Eingabeaufforderungen und Meldungen
● Ansicht – Festlegen von Optionen für die Formatierung von Live Office-Objekten in der Microsoft-Anwendung
● Bereich – Festlegen von Optionen für den Live-Office-Bereich in Microsoft Outlook
● BI-Plattform – Festlegen von Verbindungsoptionen für SAP BusinessObjects Business Intelligence.
2.8.1 Festlegen von allgemeinen Optionen
1. Öffnen Sie das Microsoft Office-Produkt, für das Sie die Live Office-Optionen festlegen möchten.
2. Klicken Sie auf Live Office Anwendungsoptionen .
3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Allgemein, und legen Sie folgende Optionen fest:
Option Beschreibung
Kontextmenü Das Kontextmenü wird angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Live Office-
Objekt in einem Microsoft Office-Dokument klicken. Wählen Sie eine Option, um festzulegen,
wie das Kontextmenü im Office-Produkt angezeigt wird:
○ -Menü ersetzen— die Anwendungsoptionen für Word, Excel oder
PowerPoint stehen im Kontextmenü nicht zur Verfügung.
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
16 vorbehalten. Erste Schritte mit Live OfficeOption Beschreibung
○ Zum -Menü hinzufügen— Sowohl die Anwendungs- als auch die Live Office-
Optionen stehen im Kontextmenü zur Verfügung.
○ Nur -Menü verwenden— Die Live Office-Optionen stehen im Kontextmenü
nicht zur Verfügung.
Meldung vor Wenn eine Zelle in Microsoft Excel Live Office-Daten enthält, und Sie versuchen, andere
Überschreiben von Live Daten in die Zelle einzugeben, wird eine Warnmeldung angezeigt.
Office-Zellen
Beim Binden von Wenn ein Live Office-Objekt in einem Microsoft Excel-Dokument an eine Zelle gebunden ist
Zelländerungen Live und sich die Zellbindung ändert, wird das Objekt automatisch regeneriert und aktualisiert.
Office-Objekt
regenerieren
Beim Öffnen von Beim Öffnen eines Microsoft Office-Dokuments werden die in das Dokument eingefügten
Dokument Live Office- Live Office-Objekte regeneriert und mit den aktuellen Daten aus der BI-Plattform aktualisiert.
Objekt regenerieren
Mit Live Office- Wenn Sie diese Option auswählen, und ein Live Office-Objekt in eine Microsoft Office-
Konnektivität kopieren Anwendung kopiert wird, wird die Serverkonnektivität beibehalten.
und einfügen
Falls Sie Dokumente mit eingebetteten Live Office-Objekten verteilen und gleichzeitig
Sicherheit beim Datenzugriff gewährleisten möchten, können Sie die Verbindung zwischen
den Objekten in den Office-Anwendungen und der BI-Plattform trennen.
Um die Verbindung kopierter Objekte von Daten in der BI-Plattform zu trennen, deaktivieren
Sie diese Option.
Achtung
Wenn die Objektverbindungen getrennt sind, können die Objekte keine Verbindung mehr
über Live Office herstellen, und die Informationen im Objekt werden nicht aktualisiert.
Beim Regenerieren Wenn Sie diese Option auswählen, aktualisiert das Live Office-Objekt Formeln automatisch,
Formeln so aktualisieren, wenn Zellen hinzugefügt oder entfernt werden.
dass Zellen
eingeschlossen/ Heben Sie die Auswahl für diese Option auf, um die Original-Formel und -Werte
ausgeschlossen werden beizubehalten.
Meldung Klicken Sie auf Wiederherstellen, um alle Warnmeldungen zu aktivieren, die Sie durch
Auswahl von Diese Meldung nicht mehr anzeigen im Dialogfeld mit der Fehlermeldung
deaktiviert haben.
2.8.2 Festlegen von Ansichtsoptionen
1. Öffnen Sie die Microsoft Office-Anwendung.
2. Klicken Sie auf Live Office Anwendungsoptionen .
3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die RegisterkarteAnsicht und legen folgende Optionen fest:
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 17Option Beschreibung
Berichtbestandteil mit Wählen Sie diese Option aus, um die Berichtsformateinstellungen (Schriftart, Farbe usw.)
Berichtsformat einfügen einzuschließen, wenn Berichtsdaten in das Office-Dokument eingefügt werden. Wenn diese
Option nicht ausgewählt ist, werden nur die Berichtsdaten eingefügt.
Filter als Kommentare Wählen Sie diese Option aus, wenn Crystal-Reports-Feldobjekte in Microsoft Excel Filter
anzeigen aufweisen und Sie die Filter als Kommentare in der Spaltenüberschrift für das Feld anzeigen
möchten.
Benutzer warnen, wenn Bei Wahl dieser Option wird in Microsoft Word und Outlook ein Warndialogfeld angezeigt, um
ein zeitintensiver Vorgang Benutzer darüber zu informieren, dass ein umfangreicher oder zeitaufwändiger Vorgang
stattfindet ausgewählt wurde. Benutzern wird auch die Möglichkeit gegeben, die Auswirkung auf die
Leistung zu reduzieren, indem die für den Vorgang abgerufene Datenmenge beschränkt
wird.
Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie festlegen, wie viele Zellen von einem Vorgang
betroffen sein müssen, bevor dieses Dialogfeld ausgelöst wird.
Standardzellenwerte Legt die Standardfehlermeldungen und Zeichenfolgen fest, die in den Zellen Ihres
Dokuments angezeigt werden, wenn keine Daten verfügbar sind. Geben Sie einen
Standardwert in folgende Felder ein:
○ Keine Daten: Geben Sie den zu verwendenden Wert ein, wenn die Zelle keine Daten
enthält. Der Standardwert ist leer.
○ Datenfehler: Geben Sie den zu verwendenden Wert ein, wenn die Zelldaten einen Fehler
enthalten. Der Standardwert ist #DataError
○ Verborgene Daten: Geben Sie den zu verwendenden Wert ein, wenn die Zelldaten
verborgen sind. Der Standardwert ist #Concealed
Spaltenüberschrift Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um die Informationen festzulegen, die in
Spaltenüberschriften für eingefügte Objekte angezeigt werden:
○ Feldname
○ Feldbeschreibung
○ Beide
2.8.3 Festlegen von BI-Plattform-Optionen
1. Öffnen Sie das Microsoft-Office-Produkt, für das Sie die Live-Office-Optionen festlegen möchten.
2. Klicken Sie auf Live Office Anwendungsoptionen .
3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die RegisterkarteEnterprise und legen folgende Optionen fest:
Option Beschreibung
Angegebene Wählen Sie diese Option, um die automatische Anmeldung bei dem angegebenen Speicherort
Anmeldekriterien zuzulassen.
verwenden
Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen ein, der für die Anmeldung beim Repository verwendet werden
soll.
Kennwort Geben Sie das Kennwort ein, das für die Anmeldung beim Repository verwendet werden soll.
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
18 vorbehalten. Erste Schritte mit Live OfficeOption Beschreibung
Webdienst-URL Geben Sie die Webadresse für den Webdienstserver ein, der auf das Repository zugreift.
Verwenden Sie das folgende Format: http://:/
/services
Hierbei ist der Systemname, die Portnummer
der Name der für den Webdienst konfigurierten Webanwendung.
System Geben Sie den Namen des Systems oder den localhost ein.
Authentifizierung Die vom Webdienst verwendete Authentifizierungsmethode. Bei Eingabe der Webdienst-URL
werden die auf dem angegebenen Server verfügbaren Optionen der Liste hinzugefügt.
Windows-Active- Wenn die Einzelanmeldung (SSO; Single Sign-On) auf der BI-Plattform konfiguriert ist, wählen Sie
Directory- diese Option aus, um die Einzelanmeldung für Live Office zuzulassen. Wenn die Einzelanmeldung
Einzelanmeldung aktiviert ist und Benutzer Berichtsdaten anfordern, greift Live Office mithilfe ihrer BI-Plattform-
aktivieren Anmeldedaten auf die Datenquelle zu und setzt keine anderen Anmeldedaten voraus.
Geben Sie die URL Wenn SAP BusinessObjects Explorer auf einem anderen System als die BI-Plattform
zum Senden der implementiert ist, legen Sie über diese Option die Webadresse zum Versenden von Live-Office-
Daten an SAP Daten an SAP BusinessObjects Explorer fest.
BusinessObjects
Explorer an. Verwenden Sie das folgende Format: http://:/explorer
Hierbei steht für den Systemnamen und für die Portnummer.
OpenDocument- Die OpenDocument-URL bietet eine Standardmöglichkeit zum Öffnen von Dokumenten oder
URL zur Berichten, die auf der BI-Plattform veröffentlicht wurden. Um Objekte in einem Webbrowser
Objektanzeige im anzuzeigen, geben Sie die in der BI-Plattform festgelegte OpenDocument-URL an.
Webbrowser
Wenn Ihr System einen Reverse Proxy verwendet, geben Sie die URL des Reverse Proxys an.
Beispiel: http://:/
/opendoc/openDocument.jsp
Dabei steht für den Reverse-Proxy-Server,
für den Listen-Port des Reverse Proxys und
für das virtuelle Verzeichnis des BI-Launchpads.
Bevorzugtes Die Einstellung des Anzeigegebietsschemas wirkt sich auf das Anzeigeformat für Datum, Uhrzeit
Gebietsschema und Zahlen von Live Office-Objekten aus.
Hinweis
Die Anzeigegebietsschema-Einstellung ist für Crystal Reports-Feldobjekte nicht verfügbar.
2.8.4 Festlegen von Optionen für den Live-Office-Assistenten
1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2. Klicken Sie auf Live Office Optionen .
3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Bereich und legen folgende Optionen fest:
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 19Option Beschreibung
Zuordnung Geben Sie die Anzahl Tage ein, für die die Zuordnung zwischen Objekten und Nachrichten
beibehalten werden soll. Klicken Sie auf Entfernen, um Zuordnungen zu entfernen, die älter als
die angegebene Anzahl Tage sind.
Suchen Legt die Anzahl der Elemente fest, die auf einer einzelnen Seite des Suchergebnisbereichs
angezeigt werden.
Benachrichtigung Falls der Live-Office-Assistent geschlossen ist, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit eingefügten,
zugeordneten oder vorgeschlagenen Live-Office-Objekten auswählen, kann die Software eine
Benachrichtigung bereitstellen. Um Benachrichtigungen zu aktivieren, können Sie eine oder
beide der folgenden Optionen auswählen:
○ Im E-Mail-Benachrichtigungsfenster den Live Office-Assistenten öffnen: Wenn Sie diese
Option auswählen, wird der Live-Office-Assistent angezeigt, wenn eine E-Mail mit Live-
Office-Inhalt in einem eigenen Fenster geöffnet wird.
○ In der Nachrichtenliste und im Lesebereich eine Desktopbenachrichtigung anzeigen: Wenn
Sie diese Option auswählen, wird eine Desktopbenachrichtigung angezeigt, wenn eine E-
Mail mit Live-Office-Inhalt in der Nachrichtenliste ausgewählt wird.
Benutzerdaten in den Wenn Sie zuvor Live-Office-Daten, einschließlich Favoriten und Verknüpfungen, exportiert
Live-Office- haben, können Sie sie in den Live-Office-Assistenten importieren.
Assistenten
importieren Hinweis
Durch den Import von Benutzerdaten werden die aktuellen Live-Office-Benutzerdaten
ersetzt. Vorhandene Verknüpfungen, die sich nicht in der importierten Datei befinden, und
importierte Verknüpfungen für E-Mail-Nachrichte, die sich nicht im aktuellen Posteingang
befinden, gehen verloren. Die Live-Office-Favoriten werden zusammengeführt, Elemente mit
Konflikten werden jedoch durch die importierten Daten überschrieben.
Benutzerdaten aus Sie können Live-Office-Benutzerdaten, einschließlich Favoriten und Verknüpfungen, als
dem Live-Office- Sicherung exportieren. Wenn Sie neu installieren oder die Daten auf eine frühere Version
Assistenten zurücksetzen müssen, können Sie die exportierten Daten mithilfe der Schaltfläche Importieren
exportieren importieren.
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
20 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office3 Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten
Mit Live Office können Sie in den Microsoft-Office-Anwendungen, die Sie täglich nutzen, auf die leistungsstarken,
benutzerfreundlichen und zuverlässigen Funktionen von SAP Crystal Reports zugreifen und so fundierte
Geschäftsentscheidungen treffen. Durch einfaches Zeigen und Klicken mit der Maus können Sie in Microsoft
Office Excel, Word, Outlook oder PowerPoint problemlos regionale Vertriebstrends überwachen oder
vierteljährliche Umsatzzahlen analysieren und diese Analyse zur besseren Entscheidungsfindung gemeinsam mit
Ihren Kollegen nutzen.
Mit Live Office legen Sie Ihren geschäftskritischen Entscheidungen Daten zugrunde, von denen Sie sicher sein
können, dass sie aktuell, zuverlässig und auf Abruf von der Datenbank leicht regenerierbar sind. Datengenauigkeit
ist kein Problem mehr.
Mit dem Live-Office-Einfügeassistenten können Sie Crystal-Reports-Berichtbestandteile oder -felder in Microsoft-
Office-Dokumente einfügen.
Hinweis
In dieser Version von Live Office wird SAP Crystal Reports für Enterprise nicht unterstützt.
3.1 Einfügen von Crystal Reports-Inhalten
Crystal Reports-Inhalte können über das Live Office-Menü oder über die Live Office-Symbolleiste eingefügt
werden. Bei beiden Methoden wird der Live-Office-Einfügeassistent gestartet, der Sie beim Auswählen eines
Berichts, beim Auswählen von Crystal-Reports-Datenobjekten und beim Einfügen dieser Objekte in Microsoft-
Excel-, PowerPoint-, Outlook- oder Word-Anwendungen als Live-Office-Objekte unterstützt.
3.1.1 Starten des Live Office-Einfügeassistenten
1. Öffnen Sie ein Microsoft-Office-Dokument, und positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der das Live-
Office-Objekt eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie auf Live Office Einfügen Crystal-Reports-Inhalt (in einer Microsoft-Office-2003-
Anwendung) oder auf Live Office Crystal Reports (in einer Microsoft-Office-2007-Anwendung).
Der daraufhin geöffnete Live-Office-Einfügeassistent führt Sie durch das Einfügen eines Crystal-Reports-
Objekts. Falls Sie sich noch nicht bei SAP BusinessObjects Business Intelligence angemeldet haben, werden
Sie jetzt dazu aufgefordert.
Zugehörige Links
Anmelden bei SAP BusinessObjects Business Intelligence [Seite 9]
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten vorbehalten. 213.1.2 Einfügeassistent: Dokument auswählen
Auf der Seite Dokument auswählen wird das Repository von SAP BusinessObjects Business Intelligence
angezeigt, über das Sie zu dem gewünschten Bericht navigieren können. Es werden alle Crystal-Reports-Berichte
angezeigt, auf die Sie zugreifen können, einschließlich in Veröffentlichungen enthaltene Berichte.
Um eine Berichtsinstanz in Live Office einzufügen, muss die Instanz im Repository der BI-Plattform gespeichert
sein. Direkt an BI-Posteingänge gesendete Instanzen sind nicht im Repository gespeichert und können nicht in
Live Office eingefügt werden.
Tipp
Sie können auch mit der Suchfunktion nach Titel und Schlüsselwort, Inhalt oder allen Feldern suchen, um einen
bestimmten Bericht schnell zu finden. Wenn Sie in Microsoft Outlook Inhalte in eine E-Mail importieren,
verwendet die Suchfunktion standardmäßig eine Inhaltssuche, die auf der Betreffzeile der E-Mail basiert.
Hinweis
Wenn Sie einen geschützten Bericht auswählen, der eine Datenbankanmeldung voraussetzt, werden Sie zur
Eingabe Ihrer Anmeldedaten für die Datenbank aufgefordert. Siehe Zugreifen auf gesicherte Datenbanken
[Seite 30].
3.1.2.1 Navigieren zu Dokumenten im Repository
1. Führen Sie auf der Seite "Dokument auswählen" des Live-Office-Einfügeassistenten einen der folgenden
Schritte aus, um zur gewünschten Datei zu navigieren:
○ Um die Strukturansicht in eine Ordnerliste zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner anzeigen
( ) aus.
○ Um die Strukturansicht in eine Liste der Kategorien zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien
anzeigen ( ).
○ Um die in einer Veröffentlichung enthaltenen Berichte anzuzeigen, doppelklicken Sie in der Ordnerliste
auf die Veröffentlichungsinstanz.
○ Um die Liste der im Repository verfügbaren Objekte zu aktualisieren, klicken Sie auf die Schaltfläche
Regenerieren ( ).
○ Um nach einem bestimmten Bericht zu suchen, wählen Sie in der Symbolleiste das zu durchsuchende
Feld in der Liste "Feld" aus, geben den zu suchenden Begriff in das Feld "Suchen" ein und klicken auf die
Schaltfläche Suchen.
○ Um die Liste der verfügbaren Objekte in den Suchergebnissen zu sortieren, klicken Sie auf die Überschrift
der Spalte, nach der sortiert werden soll.
○ Um eine Liste der vorgeschlagenen Berichte in Microsoft Outlook anzuzeigen, klappen Sie den Ordner
Vorschläge auf.
Tipp
Die im Ordner Vorschläge enthaltenen Elemente hängen von dem für die Nachricht eingegebenen
Betreff ab.
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte Benutzerhandbuch für Live Office
22 vorbehalten. Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten○ Um einen kürzlich in Live Office erstellten oder geänderten Bericht zu suchen, erweitern Sie den Ordner
Zuletzt verwendet.
2. Wählen Sie einen Bericht aus, und klicken Sie auf Weiter.
Falls das ausgewählte Objekt Parameter enthält, wird die Seite Parameterwerte geöffnet. Andernfalls wird die
Seite Daten auswählen geöffnet.
3.1.3 Einfügeassistent: Parameterwerte angeben
Die Seite Parameterwerte angeben wird geöffnet, wenn der ausgewählte Bericht Parameter enthält.
Auf der Seite Parameterwerte angeben können Sie die für den Bericht zu verwendenden Parameter festlegen. Die
für einen Bericht definierten Parameter können obligatorisch oder optional sein. Für obligatorische Parameter
müssen Sie Werte festlegen, bevor Sie fortfahren. Optionale Parameterwerte können später festgelegt werden.
Parameter können zum Füllen dynamischer Auswahllisten verwendet werden. Beispielsweise könnte bei einem
Berichtsobjekt “Aktivitäten nach Standort”, das ein Vertriebsmanager zur Überwachung regionaler
Vertriebsaktivitäten heranziehen kann, der Bericht einen Parameter namens “Region auswählen” mit der
Werteliste “Ost” und “West” enthalten.
Nachdem Sie den Bericht als ein Live Office-Objekt eingefügt haben, können Sie die Liste der Parameterwerte an
bestimmte Zellen in Ihrem Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt binden und problemlos aktualisieren. Informationen
zur Parameterbindung sowie zum Ändern von Parameterwerten finden Sie im Abschnitt Ändern von
Eingabeaufforderungs- und Parametereinstellungen [Seite 63].
3.1.3.1 Festlegen von Parameterwerten
1. Geben Sie auf der Seite "Parameterwerte angeben" für jeden definierten Parameter den Parameterwert an.
Hinweis
Sie können auch für optionale Parameter keine Werte festlegen.
2. Klicken Sie auf Weiter.
Daraufhin wird die Seite Daten auswählen geöffnet.
3.1.4 Einfügeassistent: Daten auswählen
Die Seite "Daten auswählen" im Live-Office-Einfügeassistenten ermöglicht Ihnen die Auswahl der Bestandteile
oder Felder des Berichts, die in das Live-Office-Objekt eingeschlossen werden sollen. Um zwischen der
Bestandteile-Ansicht und der Felder-Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltflächen Zu Feldern wechseln
und Zu Berichtbestandteilen wechseln.
Zugehörige Links
Auswählen von Berichtbestandteilen als Datensatz [Seite 24]
Benutzerhandbuch für Live Office © 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte
Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten vorbehalten. 23Sie können auch lesen
