Aktionsreihen: Die Gedankenstütze für regelmäßige Aufgaben und Termine
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prosozial GmbH
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Aktionsreihen: Die
Gedankenstütze für regelmäßige
Aufgaben und Termine
Das Programm erinnert Sie automatisch und nach
Ihrer Vorgabe an Geburtstage, macht Sie auf
regelmäßige Termine und Aufgaben aufmerksam, und
weist Sie auf alles Wiederkehrende hin, was Sie nicht
vergessen wollen. Wiedervorlagemappen waren
gestern: Nutzen Sie die Aktionsreihen im Programm!
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prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
INHALT
1. Vorwort ....................................................................................................................4
2. Aktionsreihen ..........................................................................................................4
2.1 Seriennachricht: einfach nur erinnern lassen ..................................................5
2.1.1 Anlegen einer Seriennachricht .........................................................................5
2.1.2 Felder der Aktionsreihe ....................................................................................6
2.1.2.1 Vordefinierte Zeitintervalle eintragen ...........................................................6
2.2 Vernetzt mit.........................................................................................................6
2.2.1 Aktionsreihe aus der Werkstatt „Mein Büro“ .....................................................7
2.2.2 Aktionsreihe aus einer Personenakte...............................................................8
2.2.3 Aktionsreihe aus einer Maßnahme...................................................................8
2.3 Serienaufgabe: regelmäßig etwas erledigen ....................................................9
2.3.1 Anlegen einer Serienaufgabe...........................................................................9
2.4 Serientermin: regelmäßig zu einer festen Zeit ...............................................10
2.4.1 Anlegen eines Serientermins .........................................................................10
2.4.1.1 Individuelles Zeitintervall eintragen............................................................11
2.4.1.1.1 Rollbalkenauswahl Tage .......................................................................13
2.4.1.1.2 Rollbalkenauswahl Wochen ..................................................................13
2.4.1.1.3 Rollbalkenauswahl Monate ...................................................................13
2.4.1.1.4 Rollbalkenauswahl Jahre ......................................................................14
2.4.1.2 Ganztägiges Zeitintervall eintragen (Ereignis) ...........................................15
2.5 zu beachtende Informationen mit einer Aktionsreihe vernetzen ..................16
3. Ihre angelegten Aktionsreihen im Programm .....................................................17
3.1 In „Mein Büro“ ..................................................................................................17
3.2 Liste und Grafiken ............................................................................................17
3.3 In der Personenakte .........................................................................................18
3.4 In einer Maßnahme ...........................................................................................18
4. Erledigtes „abhaken“ ...........................................................................................19
4.1 Erledigte Nachrichten „abhaken“ ...................................................................19
4.2 Erledigte Aufgaben „abhaken“........................................................................19
4.3 Erledigte Termine „abhaken“ ..........................................................................19
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5. Dokument-Änderungen: .......................................................................................20
Hinweis:
Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird in diesem Text nur die männliche Schreibweise verwendet.
Wir bitten alle lesenden Personen um Verständnis.
In Leitfäden wird viel von Schaltflächen geschrieben. Zum besseren Verständnis:
• ist der Name der Schaltfläche in Anführungszeichen geschrieben (z. B. „Nachricht senden“),
wird die Schaltfläche beschrieben.
• ist der Name der Schaltfläche in Anführungszeichen fett geschrieben (z. B. „Nachricht
senden“), ist in dem Leitfaden ein Klick auf eine Schaltfläche gemeint.
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prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
1. Vorwort
Sie möchten sich „kurz und schmerzlos“ daran erinnern lassen, jeden Morgen Ihren Eingangskorb
zu bearbeiten? Gleichzeitig wünschen Sie sich eine Erinnerung an den Geburtstag Ihrer Kollegin?
Diese Erinnerung soll so rechtzeitig sein, dass Sie noch genug Zeit haben, ein Geschenk zu
besorgen. Dann gibt‘s noch den monatlichen Berichtsreport, der auf keinen Fall vergessen werden
darf, und, und, und …
Zu unserem Arbeitsalltag gehört es, an unzählige kleine und große Dinge zu denken. Damit Sie all
das aber nicht ständig im Kopf haben müssen, und sich auf das „Tun“ konzentrieren können, haben
wir etwas zur Entlastung für Sie: die Aktionsreihen.
2. Aktionsreihen
Unter Aktionsreihen verstehen wir Tätigkeiten, die regelmäßig anstehen, z.B. jede Woche, einmal
im Jahr, quartalsweise oder auch jeden zweiten Donnerstag im Monat. Eine Aktionsreihe tragen Sie
nur einmal ein, und das Programm erinnert Sie zum gegebenen Zeitpunkt immer wieder daran.
Von Aktionsreihen sprechen wir immer dann, wenn es um Tätigkeiten geht, die sich regelmäßig
wiederholen. Wenn Sie zum Beispiel jeden Freitag die Planung für die nächste Woche machen
wollen. Oder wenn Sie jeden ersten Dienstag im Monat um 15 Uhr einen Termin für einen
Berichtsreport wahrnehmen wollen.
All das hat seinen Platz in den Aktionsreihen. Je nachdem, wie genau Sie erinnert werden möchten
bzw. wie Sie Ihre Aktionsreihe eingetragen haben, schickt Ihnen das Programm entweder eine
Nachricht, eine Aufgabe oder legt einen Termin für Sie an.
Müssen Sie jetzt bei jeder Eintragung entscheiden was Sie anlegen möchten? Nein, natürlich nicht!
Wir stellen Ihnen ein Formular zur Verfügung, und Sie tragen dort ein, was für Sie wichtig ist. Das
Programm macht dann selbstständig das Entsprechende daraus. Wie das genau geht, das erläutern
wir Ihnen hier im Leitfaden.
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2.1 Seriennachricht: einfach nur erinnern lassen
Sie möchten Sich automatisch zu einem wiederkehrenden Ereignis lediglich informieren lassen und
müssen dafür nichts erledigen, dann ist eine Seriennachricht die richtige Wahl.
2.1.1 Anlegen einer Seriennachricht
Um eine Seriennachricht anzulegen, sieben Sie in der Werkstatt „Mein Büro“ nach „Aktionsreihe“
und wählen dort unter der Navigationsgruppe „Wo ist was“ den Eintrag „..Aktionsreihe“ aus.
Bild 1: Neue Aktionsreihe anlegen
Die Anlage der Aktionsreihe öffnet sich in einer neuen Werkstatt.
Bild 2: Aktionsreihe in einer neuen Werkstatt
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prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
2.1.2 Felder der Aktionsreihe
Was bedeuten die einzelnen Felder und welche sind für eine Seriennachricht relevant?
Feldbezeichnung: Feldbeschreibung:
Rhythmus eintragen In welchem Rhythmus soll die Aktionsreihe im Eingangskorb erscheinen
Zum Startdatum, ab wann die Aktionsreihe beginnen soll
Tage vorher im Büro Für wie viele Tage im Voraus soll die Aktionsreihe angelegt werden
Letztmalig am Enddatum, wann soll die Aktionsreihe enden
Durchzuführen von Wer erhält die Aktionsreihe
Haben Sie die Felder „für“ und „bezüglich“ ausgefühlt, wird in dieser Personenakte und der
Maßnahme die Aktionsreihe auch angezeigt. Die Felder „erwartete Bearbeitungszeit“ und „für mich
vorher fällig“ sind für eine Seriennachricht nicht relevant und sind daher nicht auszufüllen.
2.1.2.1 Vordefinierte Zeitintervalle eintragen
Im Feld „Rhythmus eintragen“ haben Sie die Möglichkeit, im Rollbalken ein vordefiniertes
Zeitintervall auszuwählen:
werktäglich (Montag bis Freitag), täglich (Montag bis Sonntag), wöchentlich, monatlich,
quartalsweise, halbjährlich, jährlich
Bild 3: Vordefinierte Zeitintervalle
Die Einträge „individuell“ und „ganztägiges Ereignis“ sind bei Seriennachrichten nicht zu verwenden.
Mit einem Klick auf „Speichern“ oder „Verlassen“ wird die Seriennachricht angelegt und die
Aktivierung der Seriennachricht erfolgt über Nacht.
2.2 Vernetzt mit
Das Feld „Vernetzt mit“ dient dazu, eine Vernetzung zu z.B. einer Personenakte, Maßnahme,
Aufgabe oder anderen Hilfeakten herzustellen.
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2.2.1 Aktionsreihe aus der Werkstatt „Mein Büro“
Legen Sie eine Aktionsreihe in der Werkstatt „Mein Büro“ an, können Sie im Feld „Vernetzt mit“ nur
dann einen Eintrag auswählen, wenn noch weitere Werkstätten geöffnet sind.
Bild 4: Auswahl in „Vernetzt mit“ durch weitere offene Werkstätten
Haben Sie nur die Werkstatt „Mein Büro“ geöffnet, wird Ihnen im Feld „Vernetzt mit“ kein Eintrag zur
Auswahl angeboten.
Bild 5: Auswahl in „Vernetzt mit“ ohne Eintrag
Ein Filtern oder sieben ist im Feld „Vernetzt mit“ nicht möglich.
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prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
2.2.2 Aktionsreihe aus einer Personenakte
Legen Sie eine Aktionsreihe direkt aus einer Personenakte an, werden die Felder „Für“ und „vernetzt
mit“ vorausgefüllt.
Bild 6: Aktionsreihe aus einer Personenakte
2.2.3 Aktionsreihe aus einer Maßnahme
Legen Sie eine Aktionsreihe direkt aus einer Maßnahme an, werden die Felder „Für“, „bezüglich“
und „vernetzt mit“ vorausgefüllt.
Bild 7: Aktionsreihe aus einer Maßnahme
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2.3 Serienaufgabe: regelmäßig etwas erledigen
Sie möchten automatisch zu einem wiederkehrenden Ereignis oder ToDo eine Aufgabe erhalten,
dann ist eine Serienaufgabe die richtige Wahl.
2.3.1 Anlegen einer Serienaufgabe
Um eine Serienaufgabe anzulegen, gehen Sie wie schon in 2.1.1 Anlegen einer Seriennachricht
beschrieben vor.
Die Felder und Ihre Bedeutung sind identisch. Um eine Serienaufgabe zu erstellen, sind jedoch die
folgenden zwei Felder noch notwendig:
Feldbezeichnung: Feldbeschreibung:
erwartete Bearbeitungszeit Zeit, die zur Erledigung der Aufgabe eingeplant wird
für mich vorher fällig Wieviel Tage vorher soll die Aufgabe im Eingangskorb erscheinen
Damit aus der Aktionsreihe eine Serienaufgabe und keine Seriennachricht erstellt wird, hinterlegen
Sie im Feld „erwartete Bearbeitungszeit“ oder „für mich vorher fällig“ einen Eintrag. Dadurch erkennt
das Programm, dass es sich um eine Serienaufgabe handelt.
Bild 8: Serienaufgabe erstellen
Durch das Ausfüllen des Feldes „für mich vorher fällig“, wird die Serienaufgabe nicht nur im
Eingangskorb, sondern zusätzlich auch im IWA Bereich unter der Navigationsgruppe „Fällige
Aufgabe und Ziele“ angezeigt und zwar die Anzahl an Tage vorher, die hinterlegt sind.
Die Einträge „individuell“ und „ganztägiges Ereignis“ sind bei Serienaufgaben nicht zu verwenden.
Mit einem Klick auf „Speichern“ oder „Verlassen“ wird die Serienaufgabe angelegt und die
Aktivierung der Serienaufgabe erfolgt über Nacht.
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prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
2.4 Serientermin: regelmäßig zu einer festen Zeit
Sie möchten automatisch zu einem wiederkehrenden Ereignis einen Termin in Ihrem
Terminkalender erstellt bekommen, dann ist ein Serientermin die richtige Wahl.
2.4.1 Anlegen eines Serientermins
Um einen Serientermin anzulegen, gehen Sie wie schon in 2.1.1 Anlegen einer Seriennachricht
beschrieben vor.
Die Felder und Ihre Bedeutung sind identisch, jedoch wählen Sie im Feld „Rhythmus eintragen“ hier
den Eintrag „individuell“ oder „ganztägig“ aus.
Bild 9: Serientermin anlegen
10 © Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2020prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
2.4.1.1 Individuelles Zeitintervall eintragen
Möchten Sie einen individuellen Zeitintervall hinterlegen, wählen Sie den Eintrag „individuell“ aus.
Bild 10: Eintrag „individuell“ im Feld „Rhythmus eintragen“
Zwischen den Feldern „Textbaustein“ und „vernetzt mit“ wird der Abschnitt „regelmäßige Termine
erfassen“ eingeblendet.
Bild 11: Bereich „regelmäßige Termine erfassen“
© Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2020 11prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
Hierüber können Sie individuelle Einstellungen vornehmen:
Feldbezeichnung: Feldbeschreibung:
Anzahl Eine Zahl hinterlegen z.B. 2, für jede zweite Woche
Wochen Einträge Tage, Wochen, Monate, Jahre
ggfs. weiter Sollen Feiertage berücksichtigt werden? Wenn ja, wie
einschränken
Uhrzeit ab Um welche Uhrzeit soll der Termin beginnen
Uhrzeit bis Um welche Uhrzeit soll der Termin enden
Je nachdem welchen Eintrag Sie im Feld „Wochen“ auswählen, werden Ihnen unterschiedliche
Felder dazu angeboten.
Die Einträge der Rollbalkenauswahl „ggfs. weiter einschränken“ und ihre Bedeutung:
Feldbezeichnung: Feldbeschreibung:
außer Feiertags Aktionsreihe, die auf einen Feiertag fällt, wird dann nicht
berücksichtigt
außer Feiertags (dann Vortags) Aktionsreihe, die auf einen Feiertag fällt, wird am Vortag
ausgeführt
außer Feiertags (dann nächster Tag) Aktionsreihe, die auf einen Feiertag fällt, wird am
Folgetag ausgeführt
…einschränkung aufheben Aufhebung der Einschränkung
Bild 12: Rollbalkenauswahl „ggfs. weiter einschränken“
12 © Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2020prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
2.4.1.1.1 Rollbalkenauswahl Tage
Haben Sie in der Rollbalkenauswahl „Tage“ ausgewählt, stehen Ihnen lediglich die Felder für die
„Anzahl“, „ggfs. weiter einschränken“, „Uhrzeit ab“ und „Uhrzeit bis“ zu Verfügung.
Bild 13: Rollbalkenauswahl Tage
2.4.1.1.2 Rollbalkenauswahl Wochen
Haben Sie in der Rollbalkenauswahl „Wochen“ ausgewählt, stehen Ihnen die Felder für die „Anzahl“,
„ggfs. weiter einschränken“, „Montag bis Sonntag“ als Anklickfelder, „Uhrzeit ab“ und „Uhrzeit bis“
zu Verfügung.
Bild 14: Rollbalkenauswahl Wochen
2.4.1.1.3 Rollbalkenauswahl Monate
Haben Sie in der Rollbalkenauswahl „Monate“ ausgewählt, stehen Ihnen lediglich die Felder für die
„Anzahl“, „Uhrzeit ab“ und „Uhrzeit bis“ zu Verfügung. Zusätzlich haben Sie auch noch weitere
Einschränkungsfelder zur Verfügung. So können Sie z.B. hinterlegen, das am 1. Werktag eines
Monats der Termin erstellt werden soll.
Bild 15: Rollbalkenauswahl Monate
© Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2020 13prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
2.4.1.1.4 Rollbalkenauswahl Jahre
Haben Sie in der Rollbalkenauswahl „Jahre“ ausgewählt, stehen Ihnen lediglich die Felder für die
„Anzahl“, „Uhrzeit ab“ und „Uhrzeit bis“ zu Verfügung. Zusätzlich haben Sie auch noch weitere
Einschränkungsfelder zur Verfügung. So können Sie z.B. hinterlegen, dass am 1. eines bestimmten
Monats der Termin erstellt werden soll, z.B. für einen Geburtstag.
Bild 16: Rollbalkenauswahl Jahre
14 © Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2020prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
2.4.1.2 Ganztägiges Zeitintervall eintragen (Ereignis)
Möchten Sie einen ganztägigen Serientermin anlegen, wählen Sie im Feld „Rhythmus eintragen“
„ganztägiges Ereignis“ aus. Die Felder und Auswahlmöglichkeiten sind identisch mit dem Eintrag
„individuell“. Nur stehen Ihnen die Felder „Uhrzeit ab“ und „Uhrzeit bis“ nicht zur Verfügung, da es
sich ja um ein ganztägiges Ereignis handelt.
Bild 17: ganztägigen Serientermin anlegen
Wie bei der Auswahl „individuell“ stehen Ihnen in den Rollbalkeneinträgen zu „Wochen“ teilweise
unterschiedliche Felder zur Verfügung, siehe auch die Kapitel 2.4.1.1.1. Rollbalkenauswahl Tage
bis 2.4.1.1.4. Rollbalkenauswahl Jahre.
Mit einem Klick auf „Speichern“ oder „Verlassen“ wird der Serientermin angelegt und die
Aktivierung des Serientermin erfolgt über Nacht.
© Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2020 15prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
2.5 zu beachtende Informationen mit einer Aktionsreihe vernetzen
Informationen (z. B. Listen, Personenakten, Dokumente etc.), die in den aus der Aktionsreihe
entstehenden Nachrichten oder Aufgaben zu finden sein sollen, können mit einer Aktionsreihe
vernetzt werden. Dazu klicken Sie in der Aktionsreihe im Ribbon auf die Schaltfläche „zu
beachtende Informationen vernetzen“. Es werden Ihnen alle offenen Werkstätten als Eintrag zur
Auswahl angeboten.
Bild 18: zu beachtende Informationen mit einer Aktionsreihe vernetzen
Mit einem Klick auf einen Eintrag wird dieser mit der Aktionsreihe vernetzt und unter der
Navigationsgruppe „zu beachten“ angezeigt.
Bild 19: Zu beachtende Informationen einer Aktionsreihe.
Sobald aus der Aktionsreihe automatisch ein neuer Termin, eine neue Aufgabe oder Nachricht
erstellt wird, werden die zu beachtenden Informationen diesen mitgeliefert. Bei mitgelieferten
Unterlagen, die Sie öffnen und bei denen eine neuere Version vorhanden ist, werden Sie gefragt,
ob Sie die konkrete oder die neueste Version öffnen möchten.
16 © Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2020prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
3. Ihre angelegten Aktionsreihen im Programm
Sie haben erfolgreich eine neue Aktionsreihe angelegt und möchten sie nun noch einmal anschauen
oder verändern? Wo sind Ihre Aktionsreihen und die zugehörigen Nachrichten, Aufgaben und
Termine im Programm zu finden?
3.1 In „Mein Büro“
Aktionsreihen werden in der Werkstatt „Mein Büro“ im Navigationsbereich unter der
Navigationsgruppe „Hilfeakten“ angezeigt.
Bild 20: Aktionsreihen in der Werkstatt „Mein Büro“
3.2 Liste und Grafiken
Aktionsreihen können auch in einer Liste angezeigt werden. Sieben Sie dazu nach „Aktionsreihe“
und in der Navigationsgruppe „Listen und Grafiken“ wird Ihnen die Liste „Meine Aktionsreihen“
angezeigt. Mit einem Klick auf die Liste, öffnet sich diese in der Werkstatt „Mein Büro“.
Bild 21: Liste „Meine Aktionsreihen“
© Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2020 17prosozial – Aktionsreihen: Die Gedankenstütze im Programm
3.3 In der Personenakte
Haben Sie oder einer Ihrer Kollegen eine Aktionsreihe aus einer Personenakte heraus erstellt oder
im „für“ Feld eine Personenakte hinterlegt, wird im Navigationsbereich der entsprechenden
Personenakte unter der Navigationsgruppe „Aktionsreihe“ diese aufgeführt.
Bild 22: Aktionsreihe in der Personenakte
3.4 In einer Maßnahme
Haben Sie oder einer Ihrer Kollegen eine Aktionsreihe aus einer Maßnahme heraus erstellt oder im
„bezüglich“ Feld eine Maßnahme hinterlegt, wird im Navigationsbereich der entsprechenden
Maßnahme unter der Navigationsgruppe „Aktionsreihe“ diese aufgeführt.
Bild 23: Aktionsreihe in der Maßnahme
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4. Erledigtes „abhaken“
Damit Sie jederzeit einen Überblick über Ihre aktuellen, anstehenden Erinnerungen haben, denken
Sie bitte daran, Erledigtes als solches zu markieren.
4.1 Erledigte Nachrichten „abhaken“
Erledigte Nachrichten über „Nachricht archivieren“ archivieren.
Bild 24: Nachrichten über „Nachricht archivieren“ archivieren
4.2 Erledigte Aufgaben „abhaken“
Erledigte Aufgaben setzen Sie bitte auf „Erledigt“.
Bild 25: Aufgabe auf „Erledigt“ setzen
4.3 Erledigte Termine „abhaken“
Erledigte Termine setzen Sie bitte auf „durchgeführt“.
Bild 26: Termin auf „Durchgeführt“ setzen
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5. Dokument-Änderungen:
2020-04-22 Thomas Achatz Kapitel „Informationen mit einer Aktionsreihe
vernetzen“ hinzugefügt
2020-02-27 Thomas Achatz Tabellen bearbeitet
2019-10-11 Natalie Hof Änderung Titel und Beschreibung
2019-09-03 Thao Pham Freigabe
2019-08-29 Thomas Achatz Aktualisierung und allgemeingültig umgeschrieben
2014-11-03 Stefanie Ponstein Änderungen im 2. Kapitel
2014-09-02 Stefanie Ponstein Änderungen
2014-07-30 Angelika Hammes-Werle Überarbeitung und Erweiterung
2014-02-26 Manuela Boder-Kassubek Erstellung
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Titel: Foto: © S. Geissler/ pixelio.de
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