Das digitale Serviceportal für Kunden von Win-CASA

Das digitale Serviceportal für Kunden von Win-CASA
Welche Vorteile bietet das Portal zum Veröffentlichen von Dokumenten, Terminen und Nachrichten
für Mieter und Eigentümer in einem geschützten Bereich im Internet?

      Sie stellen den Eigentümern und Bewohnern im Internet wichtige Neuigkeiten und
       Dokumente rund um die Uhr zur Verfügung.
      Weniger telefonische Nachfragen, weil sich Eigentümer und Bewohner auch im Internet
       informieren können
      Kosten und Zeit sparen, da der aufwändige Versand von Dokumenten, Formularen oder
       Informationen an Eigentümer oder Bewohner entfällt
      Alle Daten aus einer Quelle, keine Aufwändige Synchronisation mit Lösungen von
       Fremdanbietern erforderlich

Im speziell eingerichteten Administrationsbereich für Verwalter können Sie wichtige Termine und
Mitteilungen pro Objekt oder objektübergreifend veröffentlichen. Hier können Sie auch Ihr
Firmenlogo hochladen, die Mitarbeiter der Verwaltung mit Foto anlegen, ein Foto pro Objekt
hochladen und anklicken, welche Formulare (z.B. Schadensmeldung, Schlüsselbestellung) zur
Verfügung gestellt werden sollen. Siehe “1. Portal aus Sicht des Hausverwalters“ ab Seite 2.

Mit der Portalanwendung von Win-CASA übertragen Sie die jeweils aktuellsten Objektdaten und
dazugehörige Adressen. Damit erstellen und sperren Sie per Mausklick Zugänge für die Mieter und
Eigentümer. Die freigegebenen Dokumente im Dokumenten- und Nachweismanagement von Win-
CASA können hier ebenso zur Ansicht für alle oder individuelle Mieter/Eigentümer hochgeladen
werden. Siehe „2. Portalanwendung von Win-CASA“ ab Seite 7.

Wie die Bewohner oder Eigentümer die für sie hinterlegten Daten im Portal sehen, erfahren Sie in
„3. Portal aus Sicht der Bewohner/Eigentümer“ ab Seite 19.

                 Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                                   1

1. Portal aus Sicht des Hausverwalters

Anmeldung:
Nachdem Sie Ihre E-Mail mit den Zugangsdaten von uns erhalten haben, können Sie sich mit
Ihrer E-Mail-Adresse und dem selbst vergebenen Passwort unter
www.meineverwaltung24.de anmelden.

               Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                       2

Objektverwaltung:
Wichtiger Hinweis: Laden Sie zuerst Objekte aus Win-CASA mit der lokalen Portalanwendung hoch.
Siehe „2. Portalanwendung von Win-CASA“.

Nach der erfolgreichen Anmeldung, befinden Sie sich nun in dem Register
,,Objektverwaltung‘‘ des Portals. Hier haben Sie die Möglichkeit, objektübergreifende
Mitteilungen und Termine anzulegen. Für jeden Eigentümer oder Bewohner mit einem
Zugang zu dem Portal, sind diese Mitteilungen und Termine sofort nach dem Login auf Ihrer
Pinnwand ersichtlich.
Das Software24-Logo in den Bildschirmfotos ist nur ein Platzhalter und wird durch das Logo Ihrer
Hausverwaltung ersetzt, sobald Sie dieses hochladen.

Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, Mitteilungen und Termine nur für ein einzelnes
Objekt zur Verfügung zu stellen. Hierzu klicken Sie auf das ,,Drop-Down-Menü‘‘ neben
Objektverwaltung und wählen anschließend das gewünschte Objekt aus. Falls Sie eine große
Anzahl von Objekten in Ihrem Portal verwalten, können Sie in dem freien Feld mit dem
Lupensymbol schnell und einfach das gewünschte Objekt suchen und auswählen.

                 Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                                   3

Hier können Sie nun zusätzlich ein Bild des Objekts hochladen. Dieses Bild wird den
Bewohnern/Eigentümern unter deren Zugang auch angezeigt.

Mitarbeiterverwaltung:
In dem Register ,,Mitarbeiterverwaltung‘‘ haben Sie die Möglichkeit sich selbst und Ihre
Mitarbeiter anzulegen. Hierfür klicken Sie in der Menüleiste auf das Plus-Symbol (+) und es
öffnet sich die Maske zur Anlage eines neuen Mitarbeiters. Geben Sie hier nun alle
benötigten Informationen an und bestätigen Sie dies anschließend mit einem Klick auf
,,Übernehmen‘‘. Optional können Sie ein Foto des entsprechenden Mitarbeiters hochladen.
Um ein Foto hochzuladen, klicken Sie auf das Symbol in der Spalte ,,Foto‘‘ und Sie können
nun über den Explorer das gewünschte Bild auswählen und hochladen.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                              4

Nach der Anlage können die Mitarbeiterdaten natürlich jederzeit bearbeitet oder gelöscht
werden. Neben jedem angelegten Mitarbeiter finden Sie die entsprechenden Schalter
hierfür.

Einstellungen:
Um in die Einstellungen zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol.
Hier können Sie die Nutzerdaten und Ihr Passwort ändern, diverse Formulare zur Verfügung
stellen und Ihr Logo für das Portal hochladen.
Mit einem Klick auf eines der Register, öffnet sich dieses und Sie können die gewünschten
Einstellungen vornehmen.
Unter dem Register ,,Formulare verwalten‘‘ finden Sie Klickfelder für die Formularvorlagen.
Wenn Sie das Klickfeld aktivieren (es wird ein Haken in das Feld gesetzt), stehen den
Bewohnern/Eigentümern die entsprechenden Formulare in deren Portalzugängen zur
Verfügung. Diese können anschließend unter dem Register ,,Anfragen‘‘ direkt von den
Bewohnern/Eigentümern ausgefüllt werden.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                              5

Abmeldung:
Sie werden in dem Portal nicht automatisch abgemeldet. Nach einer längeren Zeit ohne
Interaktion erfolgt ein automatischer Logout. Bitte denken Sie daran sich abzumelden oder
Ihren Rechner zu sperren damit das Portal vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Ein Klick auf
das letzte Symbol (rechte Seite) in der Menüleiste genügt und Sie sind sofort abgemeldet
und befinden sich wieder bei der Anmeldung

                   2. Portalanwendung von Win-CASA

Nachdem Sie Ihre E-Mail mit den Zugangsdaten (Benutzername und einem Link, wo Sie Ihr
Passwort vergeben können) von uns erhalten haben, klicken Sie auf den Link:
Vervollständigen Sie die Anmeldung indem Sie das Passwort zweimal bestätigen.

Nachdem Sie das Passwort bestätigt haben, können Sie Win-CASA öffnen.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                            6

Über folgenden, rot markierten Schalter im Screenshot, öffnen Sie die Anmeldemaske für die
Portalanwendung:

Geben Sie Ihren Benutzernamen (E-Mail Adresse) und Ihr Passwort ein und bestätigen Sie
mit dem Schalter „Login“.

Die Portalanwendung ist in mehrere Register aufgeteilt.

Register „Objekte und Adressen“
Schalter „Objekt hinzufügen“:

Fügt ein gewünschtes Objekt aus der Liste hinzu.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                         7

Das Objekt muss mittels linker Maustaste markiert werden. Mehrere Objekte können mit
Strg-Mausklick markiert werden. Über den Schalter „Auswählen“ erscheint das Objekt bzw.
die ausgewählten Objekte in der Lise und sind bereit zum Übertragen in das Portal.

Schalter: „Objekt zum Entfernen markieren“:

Markiert ein zu entfernendes Objekt in der Liste.

Schalter: „Entfernen Markierung rückgängig“:

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                          8

Zu entfernendes Objekt wird wieder aktiviert.
Hinweis: Das Objekt wird zunächst nur zum Entfernen markiert aber noch nicht aus dem
Portal entfernt.

Beschreibung der Symbole (Status):

   Hinzugefügtes- aber noch nicht übertragenes Objekt
   Zu entfernendes Objekt

   Übertragenes Objekt (aktuell im Portal vorhanden)

Schalter „Portal aktualisieren“:

Die Objekte mit dem Symbol „+“ werden auf das Portal übertragen, die mit dem „-„ Symbol
aus dem Portal gelöscht, falls Sie z.B. das Objekt nicht mehr verwalten.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie ein Objekt im Portal löschen, werden auch alle Zugänge der
dazugehörigen Mieter und Eigentümer gesperrt. Alle Dokumente, Nachrichten und Termine
für dieses Objekt werden auch gelöscht.

Schalter „Adresse hinzufügen“:

Fügt wahlweise für ein bestimmtes Objekten oder für alle Objekte eine Adresse hinzu, die
auf dem Portal zur Anzeige unter „Wichtige Kontakte“ erscheint. Fügen Sie hier auch die
Adresse und Kontaktperson der Hausverwaltung hinzu, den Hausmeister, die Beiräte und
Handwerker. Mieter oder Eigentümer sehen diese Adressen unter „Kontakte“ auf der
Pinnwand.

Schalter „Adresse entfernen“:

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                           9

Entfernt eine ausgewählte Adresse bei einem- oder allen Objekten.
Wichtiger Hinweis: Adressen werden sofort im Portal hinzugefügt oder entfernt.

Register „Dokumente“
Schalter „Übertragen“:

Alle zur Übertragung auf das Portal freigegebenen Dokumente (Häkchen "Das Dokument im
Internet veröffentlichen" in den Nachweisdaten ist angeklickt) werden in der Liste angezeigt.
Zum entfernen ausgewählte Dokumente werden aus der Liste entfernt, siehe Beschreibung
Schalter „Dokument entfernen“.
Tutorial: Dokumente für die Veröffentlichung auf dem Serviceportal freigeben:
Hierzu öffnen Sie in Win-CASA das Dokumenten- und Nachweismanagement.

Wählen Sie auf der linken Seite einen Ordner, indem Sie bereits Dokumente
hinzugefügt/gespeichert haben aus und klicken das gewünschte Dokument mit Doppelklick
an.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                           10

In dem folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, das Dokument für die Veröffentlichung
im Internet-Portal freizugeben.

Hier müssen Sie speziell darauf achten, ob Sie das Dokument einem bestimmten
Bewohner/Eigentümer zur Verfügung stellen möchten oder allen (Stichwort Datenschutz).
Enthält das Dokument Informationen für alle Bewohner, z.B. eine Hausordnung, geben Sie es
für das gesamte Objekt frei. Alle Bewohner mit Portalzugang sehen es. Ist das Dokument für
               Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                        11

einen bestimmten Bewohner oder Eigentümer bestimmt, wählen Sie diesen hier aus. Es ist
somit sichergestellt, dass nur der ausgewählte Bewohner oder Eigentümer das Dokument im
Portal sieht. Dokumente werden im Portal in Kategorien gruppiert. Das dient der besseren
Übersicht. Wählen Sie hier auch den Namen der Kategorie aus.

Nicht nur im Dokumenten/Nachweismanagement lassen sich Dokumente zur Übertragung
auf das Serviceportal übertragen.
Auch bei Abrechnungen/Wirtschaftsplänen lassen sich die Dokumente per Klick zur
Übertragung bereitstellen.
Hierzu gehen Sie bei der gewünschten Abrechnung oder dem Wirtschaftsplan bis kurz vor
die Dokumentenvorschau.
Wählen Sie einen Ordner indem Sie den Nachweis speichern möchten und setzen
anschließend den Haken bei „Im Internet-Portal veröffentlichen“.
Über den Schalter „Nachweise erstellen“ werden die Dokumente in dem
Nachweismanagement gespeichert und gleichzeitig für den Upload auf das Serviceportal
freigegeben.

               Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                        12

Über den zu Beginn erwähnten Schalter „Übertragen“ werden die Dokumente auf dem
Serviceportal veröffentlicht.
Schalter „Neu hochladen oder entfernen, Alle“:

Neu hochladen, entfernen: Es werden nur Dokumente angezeigt die über den Status „Neu
hochladen, entfernen“ verfügen.
Alle: Es werden alle Dokumente angezeigt.
Schalter „Sortiert“:

Die Spalten werden nach der eingestellten Option zuerst nach Status, Objekt und Kategorie
sortiert.
Weitere Auswahlmöglichkeiten haben Sie in dem Dropdownmenü.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                        13

Klickfeld „Gruppieren“:

Die Objekte werden in der Liste nacheinander sortiert.
Schalter „Dokument entfernen“:

Das markierte Dokument in der Liste wird für die Löschung markiert.
Schalter „entf. Rückgängig“:

Bei dem markierten Dokument wird der Status „Dokument entfernen“ aufgehoben.
Schalter „Vorschau“:

Das markierte Dokument wird in der Vorschau geöffnet.
Klickfeld „Autovorschau“:

Neben dem markierten Objekt wird die Autovorschau angezeigt.
Schalter „Vergrößern/Verkleinern“:

Bild in der Autovorschau wird vergrößert oder verkleinert.
Schalter „Im Explorer“:

Markierte Datei wird im Windows-Datei-Explorer angezeigt.
Klickfeld „Automatisch nach Übertragung“:

Bewohner/Eigentümer werden automatisch per E-Mail informiert, wenn ein neues
Dokument übertragen wurde.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                14

Register „Zugangsdaten verwalten“
Dropdownmenü „Status“:

Kein Zugang: Es werden nur Bewohner/Eigentümer angezeigt die keinen Zugang erhalten
haben.
Zugang: Es werden nur Bewohner/Eigentümer mit Zugang angezeigt.
Schalter Markiere:

Alle: Markiert alle Bewohner/Eigentümer in der Liste.
Keine: Die Markierung der Bewohner/Eigentümer wird aufgehoben.
Schalter Zugang erlauben:

Der/Die markierte(n) Bewohner/Eigentümer erhalten einen Zugang für das Serviceportal. Es
wird automatisch eine E-Mail mit Zugangsdaten an die Bewohner/Eigentümer gesendet.
Schalter Zugang sperren:

Der Zugang für den oder die markierten Bewohner/Eigentümer wird gesperrt. Die
Bewohner/Eigentümer werden automatisch per E-Mail informiert, dass Sie keinen Zugang
mehr zum Portal haben.
Dropdownmenü Objekt:

Bei der Auswahl „alle“ werden die Bewohner/Eigentümer von allen Objekten angezeigt.
Wenn Sie ein bestimmtes Objekt auswählen, werden nur die Bewohner/Eigentümer des
ausgewählten Objektes angezeigt.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                       15

Bei der Auswahl „alle“ und Miet- und WEG Objekten haben Sie zusätzlich noch die
Möglichkeit die Ansicht auf nur Bewohner oder nur Eigentümer zu beschränken.

Register „meineVerwaltung24.de“

Schalter meineverwaltung24.de im Browser starten:

Öffnet die Browseranwendung des Serviceportals.

Register „Hilfe“

Schalter Objekte im Portal:

Eine Liste mit den vorhandenen Objekten im Portal wird angezeigt. Es werden praktisch alle
Objektdaten aus dem Portal heruntergeladen. Dabei werden die Objekte im Portal mit der
Win-CASA Datenbank verglichen. Falls Sie in Win-CASA eine ältere Datensicherung
wiederhergestellt haben, wo Objekte noch nicht als „Im Portal“ markiert sind aber bereits im
Portal vorhanden sind, kann diese ältere Win-CASA Datenbank synchronisiert werden, so
dass der Status der Objekte im Portal und in der lokalen Datenbank wieder übereinstimmt.
Schalter Adressen im Portal:

Eine Liste mit den tatsächlich vorhandenen Adressen im Portal wird angezeigt. Auch hier
wird wie bei den Objekten der Status mit der lokalen Datenbank abgeglichen. Falls eine
frühere Datensicherung wiederhergestellt wurde und dadurch der lokale Status nicht mit
dem Status im Portal übereinstimmt.

                   Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                          16

Schalter Nachweisdokumente im Portal:

Eine Liste mit den tatsächlich vorhandenen Nachweisdokumenten im Portal wird angezeigt.
Auch hier wird wie bei den Objekten der Status mit der lokalen Datenbank abgeglichen. Falls
eine frühere Datensicherung wiederhergestellt wurde und dadurch der lokale Status nicht
mit dem Status im Portal übereinstimmt.

Schalter Zugänge im Portal:

Eine Liste aller Bewohner/Eigentümer die aktuell Zugang zum Portal haben. Auch hier wird
wie bei den Objekten der Status mit der lokalen Datenbank abgeglichen. Falls eine frühere
Datensicherung wiederhergestellt wurde und dadurch der lokale Status nicht mit dem Status
im Portal übereinstimmt.

               Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                         17

3. Portal aus Sicht der Bewohner / Eigentümer
Unter „2. Portalanwendung von Win-CASA“ haben Sie Zugangsdaten für Bewohner &
Eigentümer vergeben. Diese rufen www.meineVerwaltung24.de auf und loggen sich mit den
Zugangsdaten ein. In der „Pinnwand“ werden alle Informationen angezeigt, welche Sie als
Verwalter zuvor entweder im Verwalter-Login (siehe 1.) oder mit der Portalanwendung
(siehe 2.) hinterlegt haben:

               Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                     18

Bei „Mitteilungen“ können die Bewohner & Eigentümer aktuelle Mitteilungen einsehen,
welche die Mitarbeiter der Hausverwaltung zuvor pro Objekt oder objektübergreifend
anlegen können.

Unter „Kontakte“ sehen die Bewohner & Eigentümer wichtige Kontakte des Objektes. Diese
wurden zuvor in der Portal-Anwendung manuell als Adresse durch den Verwalter
hinzugefügt.

               Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                      19

In den „Terminen“ werden alle Termine zu dem Objekt oder objektübergreifend angezeigt,
welche von einem Mitarbeiter der Hausverwaltung eingetragen wurden.

Im Menüpunkt „Dokumente“ können die Bewohner & Eigentümer alle Dokumente
einsehen, welche Sie als Verwalter zur Verfügung stellen wie z. B. die Nebenkosten-
Abrechnung, die Hausordnung, eine Einladung zur WEG-Versammlung oder eine
Datenschutz-Verordnung. Die Dokumente werden im Dokumenten- und
Nachweismanagement von Win-CASA freigegeben.

                Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                      20

Im Menüpunkt „Anfragen“ können die Bewohner & Eigentümer Ihnen als Verwalter
Nachrichten wie z. B. Adressänderungen, Allgemeine Informationen, Schadensmeldungen
oder Schlüsselbestellungen übermitteln. Den Inhalt dieser Meldung erhalten Sie per E-Mail
auf das beim Verwalter hinterlegte E-Mail Konto. Anhänge (z.B. Fotos von Schäden bei einer
Schadensmeldung) können mit übertragen werden.

Über das Einstellungs-Symbol kann der Bewohner & Eigentümer sein Passwort abändern:

               Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, 83071 Stephanskirchen

                                                                                        21