Alfasoft Online Demo Day 2020 (April 23)

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EndNote Q&A

Frage: Wie geht das mit den Fußnoten?
Antwort: Fußnoten machen Sie mit Hilfe von Word. Die Fußnote erstellen Sie, indem Sie auf dem Reiter
Verweise den Befehl Fußnote einfügen wählen. Word erstellt dann im Text die Fußnotennummer und
setzt den Cursor an das untere Ende der Seite, dort fügen Sie dann das Zitat aus EndNote ein.
EndNote enthält viele Styles zur Formatierung von Fußnoten wie etwa Chicago.

Frage: Warum wird bei Löschen einer Referenz nicht automatisch die Reihenfolge adaptiert? Als
Mac-Userin muss ich immer "Update References" durchführen.
Antwort: Bitte prüfen Sie einmal, ob instant Formatting eingeschaltet ist. Instant Formatting sorgt dafür, dass
EndNote Ihr Dokument regelmäßig überprüft und aktualisiert. Ist Instant Formatting ausgeschaltet, müssen Sie auf
Update Citations and Bibliography klicken oder Instant Formatting wieder einschalten.

Frage: Werden direkte Zitate mit Angabe von Seitenzahlen noch behandelt?
Antwort: Seitenangaben machen Sie mit Hilfe von Edit and Manage Citations. Am einfachsten ist es, wenn Sie die
Seitenzahlen unter Suffix eintragen. Wenn Sie die Zeile Cited Pages verwenden möchten, muss ihr Output Style für
die In-Text Citations einen Zusatz zu den Cited Pages enthalten.

Frage: Gehen Sie bei der Suchfunktion in Endnote auch auf die Regeln von und/oder-
Verknüpfungen ein? Bsp: Jahr 2017 oder 2018 oder 2018 und Any Field enthält Stichwort 1 oder
Stichwort 2? Die einfache Verknüpfung ist selbsterklärend, die Kombination ist mir nicht klar.
Antwort: EndNote arbeitet die Verknüpfungen in Reihenfolge der Eingabe in der Suchmaske ab. Sie müssen in
Ihrem Beispiel mit der OR-Verknüpfung beginnen. Das Ergebnis können Sie dann mittels AND mit einem weiteren
Eintrag verknüpfen, ein weiteres OR wird aber nicht wie gewünscht verarbeitet. Die Lösung ist; erst mittels OR die
Jahreszahlen zu kombinieren, dann die Einträge in der Suchmaske zu löschen, die Option Search Showing
References zu wählen und die beiden Stichworte verbunden mit AND zu suchen.

Frage: Jedes Mal, wenn ich Word öffne bzw. schließe erscheint diese Meldung, nachdem ich in
den Systemeinstellungen ein Häkchen unter Datenschutz gesetzt habe. Übrigens bei einem
MacBook.
Antwort: Die Meldung liegt uns jetzt leider nicht vor, bitte versuchen Sie dies über unseren Support
(support.alfasoft.com) zu klären.

Frage: Wie kann ich die Reihenfolge der angezeigten Namen ändern?
Antwort: Im Falle der Übersicht mit allen Referenzen in EndNote, indem Sie auf die Spaltenüberschrift Author
klicken, die Liste wird dann auf- bzw. absteigend sortiert. Die Reihenfolge der Autorennamen im EndNote-
Datensatz können Sie allenfalls durch Copy and Paste ändern.

Frage: Mich würde interessieren, welche WORD Funktionen auch in PAGES funktionieren?
Antwort: Fast alle außer der Integration sind nicht so entwickelt wie für Word. Wir empfehlen dringend,
stattdessen Word zu verwenden.

Frage: "Autor" ist gelegentlich keine Person, sondern eine Organisation, Stiftung, Behörde etc.
Das wird dann im Text seltsam abgekürzt (Anfangsbuchstaben der Wörter des Namens). Kann ich
in diesen Fällen etwas tun um den Namen beim Zitieren korrekt wiedergeben zu lassen.
Antwort: Definieren Sie den Namen für eine Organisation, indem Sie mit einem Komma enden: "Volkswagen AG,".

Frage: Die manuell in Word nachbearbeitete Referenzliste setzt sich immer wieder in den
Anfangszustand zurück, sobald eine neue Referenz eingefügt wurde. Kann man dies ausstellen?
Und kann man im Fließtext statt Autorennamen + Jahreszahl auch eine Referenznummer [1]
einfügen lassen?
Antwort: Eine Referenznummer erhalten Sie, indem Sie eine nummerischen Output Style wie etwa Numbered oder
Vancouver wählen, die meisten Styles der Kategorie Medical sind übrigens nummerische Styles.
Wenn Sie verhindern möchten, dass die manuell bearbeitete Referenzliste wieder von EndNote „überarbeitet“
wird, erstellen Sie eine Kopie des Dokuments, in der Sie mit Convert Citations and Bibliography/ Convert to Plain
Text die von EndNote in Word erstellten Feldfunktonen in reinen Text umwandeln. Sie sollten dies allerdings
immer nur in einer Kopie des Dokuments tun, da EndNote die zuvor in diesem Dokument eingefügten Zitate nicht
mehr erkennen kann und bei erneuter Einfügung eines weiteren Zitats ein neues Literaturverzeichnis erstellen
würde.

Frage: Können Sie bitte auch etwas zum Teilen mit anderen, z.B. dem Doktorvater, erzählen?
Antwort: Am einfachsten ist das Teilen, wenn beide eine aktuelle EndNote-Version und ein damit verbundenes
Konto bei EndNote Online haben. Der Besitzer der EndNote Library (derjenige, der sie teilen möchte)
synchronisiert seine EndNote Library in sein EndNote Online-Konto und kann anschließend mit dem Befehl Share
(in EndNote im Menü File) andere zum Teilen (dies nennt man in EndNote Library Sharing) einladen. Nach
Annahme der Einladung können die zum Teilen eingeladenen die EndNote Library mit dem Befehl Open Shared
Library im Menü File in EndNote öffnen.

Frage: Wie kann ich in EndNote einstellen, dass bei der Suche nicht zuerst nach Author, Year,
Title gesucht wird, sondern standardmäßig in allen Feldern (Any Field)?
Antwort: Im Suchfenster unter "Option" können Sie die Standardeinstellung festlegen.

Frage: Guten Tag, in meiner Word-Version fehlt der Reiter EndNote. Wo finde ich ihn?
Antwort: Wir haben in unserer KnowledgeBase einen Beitrag zu CWYW und EndNote. Sie können die Anleitung
nutzen und die Anbindung in Word wiederherstellen: https://support.alfasoft.com/hc/en-
us/categories/360000111937-EndNote

Frage: Wie kann man aus Ref (2–5) z. B. Ref 4 löschen?
Antwort: Wenn Sie in der Symbolleiste auf "Edit and Manage Citations" klicken, stehen Ihnen alle Zitate zur
Verfügung und Sie können das zu löschende Zitat löschen,

Frage: Wie kann ich EndNote und NVivo für meine Forschungsarbeit kombinieren?
A: Wir haben ein gutes Video, das die Möglichkeiten zeigt:
https://support.alfasoft.com/hc/de/articles/360006148418-Literaturanalyse-mit-EndNote-und-NVivo

Frage: Also, wenn ich Chicago nutze, dann müssten in Word eigentlich Fußnoten gezeigt werden.
A: Ja und nein. Die Fußnoten sind eine Word-Funktion und müssen über Word eingefügt werden. Das Zitat / die
Referenz wird dann von Ihnen mit EndNote in die Fußnote eingefügt.

Frage: 2 Fragen: Sind alle Metadaten von X9 mit anderen Referenz-Managern z.b. Jabref
kompatibel? 2. Sind die PDF-Annotationen in X9 kompatibel zum Acrobat-Iso-Standard, können
also in Acrobat ohne Verluste geöffnet werden?
Antwort: 1.: Sie können die Daten im RIS-Format exportieren. Wenn also andere Systeme RIS unterstützen, dann
ja.
Antwort 2.: Ja, das sollte funktionieren.

Frage: Sie sagten, aus Word heraus wird eine Referenz in allen Libraries gesucht. Ist es denn
nicht mehr so, dass man möglichst nur eine Library haben soll?
Antwort: Wir empfehlen weiterhin, nur eine Library zu haben. Wenn Sie jedoch mehrere Libraries verwenden,
durchsucht Endnote alle geöffneten Libraries.

Frage: Kann man alle Suchbefehle mit einem Shortcut löschen?
Antwort: Sie können in der Suchmaske alle Einträge auf den Standard (den Sie selber festlegen können)
zurücksetzen, dazu wählen Sie in der Suchmaske Options/ Restore Default.

Frage: Wie fügt man Zitate ein, die im Text auch noch auf die Seitenzahlen verweisen , z.B. nötig
bei wörtlichen Zitaten? Bei mir hatte das nicht geklappt, obwohl ich die Seitenzahlen angegeben
hatte, liegt das am verwendeten Output-/Zitierstyle?
Antwort: Wir empfehlen, auf das Zitat zu klicken und dann das "Edit and Manage Citations" in der EndNote-
Symbolleiste zu verwenden. Hier können Sie die Seiten im Präfix- oder Suffix-Feld hinzufügen.
Die Angabe "Pages" wird nur von wenigen Output Styles verwendet.

Frage: Sind beim Editieren von Output-Styles auch bedingte Änderungen möglich. Z.B. wenn
Sprache De, dann Hrsg. statt Eds.
Antwort: Der Style kann entweder die deutschen oder die englischen Zusätze enthalten, eine Ergänzung in
Abhängigkeit von der Sprache der Publikation ist nicht möglich.

Frage: Ich hätte Interesse am Import von PDF-Büchern und möchte gerne eine automatische
Referenz erstellen lassen. Funktioniert das bei Endnote?
Antwort: Dies kann nur automatisiert werden, wenn die Bücher eine DOI-Nummer haben.

Frage: Gibt es ein Tastaturkürzel, um das Suchfeld zu leeren? Also nicht "Restore default"
Antwort: Leider nein.

Frage: Wie gehe ich bei der manuellen Eingabe mit Aufsätzen und deren Autoren um, die in
Sammelbänden von einem oder mehreren Herausgebern erschienen sind? Ich kann ja nur
entweder den Autor bei der Auswahl Generic oder den Editor bei der Auswahl Edited Book
eingeben.
Antwort: Den gesamten Sammelband geben Sie als Edit Book ein, der Herausgeber des Sammelbandes steht dann
im Feld Editor. Einen einzelnen Aufsatz aus dem Sammelband geben Sie als Book Section ein, im Feld Author
tragen Sie dann die Autoren des Kapitels und im Feld Editor den Herausgeber des Sammelbandes ein.

Frage: Muss die Travelling Library als separate Library mit geschickt werden oder sind die Daten
in Word integriert?
Antwort: Nein, die Travelling Library ist namentlich im Word-Dokument ... wenn die Referenzen mit EndNote
formatiert sind.

Frage: Wie kann ich Endnote auf dem Arbeitscomputer und Endnote auf dem privaten Computer
synchronisieren, damit er die geleichen Zitate verwendet?[
Antwort : Wenn Sie die in Endnote integrierte Synchronisierungsfunktion verwenden, können Sie auf beiden
Computern dieselbe EndNote Library verwenden und alle Änderungen werden zwischen beiden Computern
synchronisiert.

Frage: Wie kann man verhindert, dass eine bereits vorhandener Datensatz irrtümlich nochmals
aus einer Datenbank geladen wird?
Antwort: Wenn Sie die Referenzen importieren, können Sie Endnote anweisen, keine Duplikate zu importieren.
Denken Sie daran, dass einige Informationen, die sich zwischen den Daten unterscheiden, keine Duplikate mehr
sind und trotzdem importiert werden.
Dies lässt sich jedoch leicht mit der Funktion Find Duplicates im Menü References in EndNote beheben.

Frage: Was geschieht, wenn Daten in mehreren verschiedenen Libraries abgelegt sind? Muss
man dann jeweils die verschiedenen Libraries öffnen und schließen oder sucht EndNote über
mehrere Libraries hinweg.
Antwort: EndNote sucht in allen offenen Libraries. Wir empfehlen jedoch, wenn möglich nur eine Bibliothek zu
verwenden.

Frage: Standardmäßig setzt Endnote das Literaturverzeichnis ans Dokumentende. Wie kann ich
das Verzeichnis an beliebiger Stelle einfügen?
Antwort: Es gibt einige Tricks, um dies zu erreichen, aber es ist keine Funktion von EndNote. Am besten schneiden
Sie das Verzeichnis einfach aus und fügen es im Dokument n der gewünschten Stelle ein. Übrigens können Sie den
Output Style auch anweisen, nach jedem Abschnittswechsel im Dokument ein Literaturverzeichnis zu erstellen.

Frage: Kann ich nachträglich, wenn ich bereits zitiert habe, in EndNote Änderungen des Zitats
vornehmen, die dann auch in Word übernommen werden? Zum Beispiel nachträgliche Änderung
des Journalname, der zuvor nur als Abkürzung gespeichert war?
Antwort: Noch besser ist, dass Sie eine Termliste in Endnote laden können und EndNote dann automatisch die
abgekürzten Journalnamen für Sie ändert. Dies ist eines der Dinge, die wir normalerweise in unserem Training
zeigen.

Frage: Für später: Wie kann ich unter Mac in der EndNote-Library mehrere Dateien zur Zitierung
auswählen, wenn sie nicht direkt untereinander stehen? Ich kann einen Block markieren aber
nicht verstreut angeordnete.
Antwort: Mit der CMD-Taste können Sie auf dem Mac mehrere Zeilen auswählen.

Frage: Können Referenzen aus der Travelling-Library in die eigene Library importiert werden?
Antwort: Ja, in der Symbolleiste befindet sich eine Schaltfläche mit den Einstellungen, unter der Sie die Travelling
Library exportieren können.

Frage: Zusatzfrage: Wie kann ich meine Bibliothek teilen und besteht dann die Möglichkeit
parallel in der Library zu arbeiten? Sprich jeder hat dann auch jederzeit den aktuellsten Stand
der Daten?
Antwort: Ja, mithilfe der in EndNote integrierten Freigabefunktion können Sie die Bibliothek freigeben. Sie können
auch entscheiden, ob der Benutzer Lese- und / oder Schreibzugriff haben soll.

Frage: Kann ich in EndNote eine Bibliographie, die ich als Word- oder PDF-Datei habe, scannen,
um die dort aufgelisteten Titel in Endnote zu importieren? Bei längeren, fertigen Bibliographien
möchte ich ja nicht für jeden einzelnen Titel händisch eine Internetsuche veranstalten.
Antwort: Wenn Sie ein mit EndNote formatiertes Dokument und Live-Referenzen haben, können Sie diese
exportieren. Sie können aber auch einmal den Service unter http://git.macropus.org/citation-finder/ ausprobieren.
Dort fügen Sie aus der Zwischenablage eine Literaturliste ein, lassen nach den Referenzen suchen und können sie,
falls sie gefunden werden, direkt in EndNote übernehmen.

Frage: Kann man auch Tweets in Endnote einfügen?
Antwort: Es gibt keinen speziellen Reference Type für Tweets, aber prinzipiell können Sie auch Tweets eintragen,
wenn nötig würden Sie die Datenbankstruktur in EndNote anpassen und um den Reference Type Tweed ergänzen,
wir werden diese Frage in den schriftlichen Fragen und Anworten noch etwas genauer beantworten.

Frage: Wie kann ich erreichen, dass Titel von Journals in Endnote nicht als Akronym, sondern als
vollständiger Titel gespeichert werden?
Antwort: Sie können die Journal Names in Feld Journal und Alternate Journal erfassen. Wenn Sie in PubMed
suchen, wird Ihnen meist die Abkürzung in das Feld Journal und der volle Name in das Feld Alternate Journal
geladen. Wichtig ist hier die Journal Termliste (Tools/ Term Lists), in der neben dem vollen Namen die Abkürzung
hinterlegt ist, denn diese versetzt EndNote dann wiederum in die Lage, je nach Anforderungen gemäß der Angaben
im Output Style die Abkürzung und den vollen Namen auszugeben.

Frage: Wie kommen die Unterschiede der Treffer zwischen der Online-Suche aus Endnote
heraus (z.B. PubMed) und der Suche direkt auf der Website zustande? Ist damit die Suche mit
Endnote nicht zuverlässig?
Antwort: Das hängt mit den Einschränkungen der Suchmaske in EndNote zusammen, Ihre Eingabe dort entspricht
nicht völlig der auf der PubMed Website. Wenn Sie das an einem Beispiel beispielhaft einmal mit uns anschauen
möchten, wenden Sie sich mit dem Beispiel über unser Support System (support.alfasoft.com) einmal an uns.

Frage: Wenn Sie ein mit EndNote formatiertes Dokument und Live-Referenzen haben, können
Sie diese exportieren. — Wie mache ich das, mit einem Word-Dokument?
Antwort: In den EndNote-Befehlen in Word gibt es dazu den Befehl Export to EndNote/Export Traveling Library.

Frage: Welche anderen Formate (RIS, BiBTeX, ...) kann EndNote auch verarbeiten? Wäre hilfreich
für Fälle, in denen diese Formate, aber nicht EndNote angeboten werden.
Antwort: RIS ist immer gut, dafür wird die Import Option Reference Manager RIS verwendet, BiBTeX würde ich
nicht verwenden.

Frage: Wie kann man mit EndNote im Katalog der DNB-Deutsche Nationalbibliothek (Frankfurt,
Leipzig) recherchieren? Gibt es einen dafür passenden Import-File?
Antwort: Leider nein, die Daten können mit Feldbezeichnungen ausgegeben, für dieses Format müsste man sich in
EndNote einen Importfilter erstellen. Hinsichtlich Einzügen ist das von der Deutschen Bibliothek ausgegebene
Format mit Feldbezeichnungen relativ heikel.

Frage: Gibt es eine Möglichkeit, Artikel nach Rating zu suchen bzw. Rangpoints?[Bettina Hüttl]
Antwort: Sie können in der Suchmaske das Feld Rating auswählen und dann nach 1-5 Sternchen suchen. Das setzt
natürlich voraus, dass Sie das Feld Rating in EndNote auch immer mit entsprechendem Inhalt versehen haben.

Frage: Wie speichere ich die dazugehörige PDF (Volltext) von der gefundenen Publikation in
Endnote.
Antwort: Sie können die PDF per Drag and Drop direkt auf den Datensatz ziehen oder Sie wählen aus dem Menü
References den Befehl File Attachments/ Attach File, wählen dann die PDF aus und hängen sie an.