Anleitung Schulverwaltung ERP - Version für: Studierende Dozierende Assistierende Mentoren Januar 2013 - E-Campus.fernuni.ch

 
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Anleitung
Schulverwaltung ERP

           -
      Version für:

      Studierende
      Dozierende
      Assistierende
      Mentoren

      Januar 2013
Anleitung Schulverwaltung ERP - Version für: Studierende Dozierende Assistierende Mentoren Januar 2013 - E-Campus.fernuni.ch
Anleitung Schulverwaltung ERP                         Universitäre Fernstudien Schweiz

Version     Datum           Bemerkungen
0.1         27.01.2013      Überarbeitung/Anpassung aus Version für interne MA
0.2         31.01.2013      kleinere Anpassungen

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Verwendete Formatierungen

Fett und kursiv                                   sind alle Datensatzfelder, wie diese bei der
                                                  Eingabe angeschrieben sind.
Kursiv                                            sind alle Ablaufschritte in Workflows
«In Guillemets»                                   werden Tabs dargestellt:

                    Um Ihre Arbeit zu erleichtern finden Sie hier den einen oder anderen Tipp.
Tipp
                    Hier werden Sie auf etwas hingewiesen, was vielleicht anders funktioniert, als Sie
Achtung             im ersten Moment dachten.

                    OpenERP kontrolliert in vielen Fällen Ihre Eingabe und verhindert so automatisch
Wichtig             Fehler. Trotzdem gibt es einige Konventionen, die OpenERP (noch) nicht
                    kontrollieren kann. Hier müssen Sie besonders acht geben.

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1     Allgemeines (S/D/A/M) ................................................................................................ 6
    1.1        Login (S/D/A/M) ..................................................................................................... 7
    1.2        Einstellungen und Passwort ändern (S/D/A/M) ...................................................... 7
    1.3        Ansichten (S/D/A/M) .............................................................................................. 8
    1.4        Suchen und Filtern (S/D/A/M) ................................................................................. 8
    1.5        Lesezeichen (S/D/A/M) .......................................................................................... 8
    1.6        Pinnwände (D/A) .................................................................................................... 9
2     Schulverwaltung (S/D/A/M) ........................................................................................ 10
    2.1        Person (S/D/A/M) ................................................................................................. 10
      2.1.1         Tab «Kontakt» (S/D/A/M)............................................................................... 10
      2.1.2         Tab «Studien» (S/D/A/M) ............................................................................... 10
      2.1.3         Tab «Finanzen» (S/D/A/M) ............................................................................. 11
      2.1.4         Tab «Weitere Informationen» (D/A) ............................................................... 11
    2.2        Studium (S/D/A/M) ................................................................................................ 11
      2.2.1         Studien (S/D/A/M) ......................................................................................... 12
          a.        Workflow-Ablauf und Reports für Studien (S/D/A/M) ...................................... 12
          b.        Tab «Semesterbelegungen» (S).................................................................... 12
          c.        Tab «Beurlaubungen» (S) ............................................................................. 13
          d.        Tab «Reports» (S) ......................................................................................... 13
          e.        Tab «Zulassung» (S) ..................................................................................... 13
          f.     Tab «Arbeiten» (S/D/A/M)................................................................................. 13
          g.        Tab «Studienressourcen» (S) ........................................................................ 13
          h.        Tab «Modulanrechnungen» (S) ..................................................................... 13
          i.     Tab «Zweitimmatrikulation» (S) ........................................................................ 14
          j.     Tab « Frühere Immatrikulation in demselben Studienfach » (S) ....................... 14
      2.2.2         Semesterbelegungen (S) .............................................................................. 14
      2.2.3         Beurlaubungen (S) ........................................................................................ 14
      2.2.4         Modulbelegungen (S/D/A/M) ......................................................................... 15
          a.        Tab «Präsenzkontrollen» (S) ......................................................................... 16
          b.        Tab «Leistungskontrollen» (S/D/A) ................................................................ 16
      2.2.5         Präsenzkontrolle (S/D/A/M) ........................................................................... 17
      2.2.6         Studentenrechnungen (S) ............................................................................. 17
      2.2.7         Arbeiten (S/D/A) ............................................................................................ 18
      2.2.8         Studienreports (S) ......................................................................................... 18
    2.3        Studiengang (S/D/A/M) ........................................................................................ 20
      2.3.1         Moduldurchführungen (S/D/A/M)................................................................... 20
          a.        Tab «Lehrpersonen» ...................................................................................... 21
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          b.        Tab «Studierende» ......................................................................................... 22
          c.        Tab «Veranstaltungen» .................................................................................. 22
          d.        Tab «Studiengänge» ...................................................................................... 22
          e.        Tab «Kohorten» .............................................................................................. 22
          f.     Tabs «Modulabhängigkeiten» ............................................................................ 22
          g.        Tab «Vorlagen Leistungskontrollen» .............................................................. 23
          h.        Tab «Inhaltsinformationen» ............................................................................ 23
      2.3.2         Lehrpersonen (D/A/M) ................................................................................... 23
      2.3.3         Veranstaltungen (S/D/A/M)............................................................................ 23
          a.        Tab «Präsenzkontrollen» (S/D/A/M) ............................................................... 24
          b.        Tab «Studierende» (S/D/A) ............................................................................ 25
          c.        Tab «PUD/PUF» (S/M) ................................................................................... 25
      2.3.4         Vorlagen Leistungskontrollen (D/A) ............................................................... 26
      2.3.5         Stundenplanreport (S/D/A/M) ......................................................................... 26
      2.3.6         Report Modulbelegung (S) ............................................................................. 26
3     Personal (D/A/M) ....................................................................................................... 28
    3.1        Personalspesen (D/A/M)...................................................................................... 28
    3.2        Mitarbeitervergütung (D/A/M) .............................................................................. 29
      3.2.1         Entschädigung Mentoren/Tutoren (M) ............................................................ 29
      3.2.2         Mitarbeiterabrechnung (D/A/M) ..................................................................... 30

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1       Allgemeines                                                                                (S/D/A/M)

Dies ist die Anleitung der Business-Software Open-ERP von Universitäre Fernstudien
Schweiz in der Version für Studierende, Dozierende, Assistierende und Mentoren.
Nicht alle Personen werden in der Schulverwaltung ERP dieselben Rechte besitzen. In
Abhängigkeit der eigenen Funktion im Unternehmen wird jeder Person in der
Schulverwaltung ERP eine Rolle mit vordefinierten Rechten zugewiesen. So können z.B.
nur Lehrpersonen in ‚ihren‘ Veranstaltungen Präsenzkontrollen eintragen, aber nur die
Studierenden können alle ihre Noten einsehen (Lehrpersonen sehen nur die studentischen
Leistungen in ihren Modulen).
                    In dieser Anleitung werden alle Funktionalitäten der Schulverwaltung ERP
                    dokumentiert, welche von mind. einer der Adressatengruppen genutzt werden
                    kann. Es kann aber sein, dass Sie aufgrund der Ihnen zugewiesenen Rolle und
                    der damit verbundenen Rechte nicht alle Funktionen nutzen oder überhaupt auch
Achtung             nur sehen können.
                    Als Orientierungshilfe, welche Kapitel für Sie relevant sind, haben wir sämtliche
                    Kapitelüberschriften entsprechend gekennzeichnet:

                    S: Studierende:     D: Dozierende          A: Assistierende            M: Mentoren

Die Schulverwaltung ERP ist ein Datenbanksystem, d.h. sie verwaltet elektronische Daten.
Die Daten werden in Feldern hinterlegt. Viele dieser Felder stehen in Beziehungen
zueinander oder werden in unterschiedlichen Ansichten angezeigt. Dieser Umstand trägt
zum hohen Komplexitätsgrad des gesamten Systems bei. Die Vorteile liegen allerdings auf
der Hand. Ist ein Feldwert in einem Datensatz zu ändern, so muss dies nur einmal
angepasst werden. Der geänderte Wert erscheint danach in sämtlichen Ansichten, welche
das entsprechende Feld beinhalten.
In der Schulverwaltung ERP werden Sie auf unterschiedliche Typen von Feldern stossen.
Beachten Sie hierzu die folgende Übersicht:
Feldtyp                               Feld                            Inhärente Eigenschaften

Offenes Textfeld (einzeilig)                                          Freitext; Vorgaben nur, falls auf
                                                                      Feldebene        ein      Pflichtformat
                                                                      vorgegeben.
Offenes Textfeld (mehrzeilig)                                         Freitext; keine Vorgaben. Wird z.B. für
                                                                      allgemeine     Bemerkungen     benutzt.
                                                                      Formatierungen sind nicht möglich.

Verknüpfungsfeld                                                      Beziehen       sich    auf      anderswo
                                                                      eingetragene Werte. Ein Wert kann hier
                                                                      also nicht selber erstellt, sondern durch
                                                                      eine Verknüpfung ausgewählt werden.
Auswahlfeld (Drop down)                                               Eine    Wahlmöglichkeit       aus    einer
                                                                      vordefinierten Liste von Alternativen.
                                                                      Diese Liste ist fix.
Kontrollkästchen (Checkbox)                                           Ja/Nein-Kategorisierungs-Felder.
                                                                      Haken gesetzt entspricht dem Wert 1
                                                                      (ja), Haken nicht gesetzt dem Wert 0
                                                                      (nein).
Datumsfeld                                                            Datumsformat. Eingabe erfolgt via
                                                                      Tastatur oder Kalenderauswahl

Schaltfläche (Button)                                                 Speziell programmierte Felder. Mittels
                                                                      Mausklick auf die Schaltfläche wird ein
                                                                      bestimmter      vordefinierter  Vorgang
                                                                      ausgelöst, z.B. ein vordefinierter Filter
                                                                      aktiviert, ein Workflow-Prozess um eine
                                                                      Stufe weitergesetzt oder eine Eingabe
                                                                      gespeichert.

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Felder können verschiedene Eigenschaften aufweisen, wie zum Beispiel einen Standard-
Wert (default value) besitzen, verpflichtend auszufüllen sein (Pflichtfeld) oder zwingend
über ein bestimmtes Format verfügen.
Pflichtfelder erkennen Sie daran, dass diese blau/violett eingefärbt sind.

Bei einigen Feldern sind Hilfetexte hinterlegt. Die Hilfetexte sind standardmässig
verborgen. Als Platzhalter steht ein kleines ‚?‘-Symbol neben dem Feldnamen. Führen Sie
den Mauszeiger über das ‚?‘, um sich den hinterlegten Text anzeigen zu lassen. Hilfetexte
werden meist dann hinterlegt, wenn die Bedeutung eines Feldes nicht selbsterklärend ist
oder wenn ein spezieller Hinweis für das Ausfüllen des Feldes gegeben werden soll, z.B.
kann auf ein Pflichtformat hingewiesen werden.

1.1     Login                                                                              (S/D/A/M)

Die Systeme Schulverwaltung ERP, Moodle sowie das Webmail für Studenten/Dozenten
sind via AAI-Login und Single Sign-On verknüpft. Sobald Sie sich in den ersten Passwort-
pflichtigen Dienst angemeldet haben, müssen Sie sich für die anderen Dienste nicht mehr
erneut einloggen. Starten Sie Ihren Browser und geben Sie als URL http://erp.fernuni.ch
ein. Sie werden automatisch auf die Login Seite von AAI weitergeleitet. Wählen Sie als
Organisation „FS-CH“ aus und klicken auf „Auswählen“. Auf der nächsten Seite geben Sie
Ihre AAI-Benutzerangaben ein. Sie werden nun zur Schulverwaltung weitergeleitet und
sind gleichzeitig ebenfalls automatisch für alle anderen Dienste wie Moodle und E-Mail
eingeloggt.

1.2     Einstellungen und Passwort ändern                                                  (S/D/A/M)

                          Sie finden die Einstellungen oben rechts im Fenster.

Sprache: Wählen Sie hier die Sprache, in der Sie die Schulverwaltung bedienen möchten.
Passwort ändern: Wählen Sie Passwort ändern und geben Sie anschliessend Ihr altes
sowie das gewünschte neue Passwort ein und quittieren Sie Ihre Eingabe. Da es sich hier
um Ihr AAI-Passwort handelt, ist von der Änderung nicht nur die Schulverwaltung
betroffen, sondern alle andern AAI-fähigen Fernuni-Dienste ebenfalls wie das Studenten-
/Dozenten-E-Mail und die Lernplattform Moodle.
                    AAI (Authentifizierungs- und Autorisierungs- Infrastruktur) ist ein einheitliches
                    Authentifizierungsverfahren der Schweizer Hochschulen. Alle Mitglied dieses AAI-
                    Verbundes (Universitäten, Fachhochschulen, Bildungsinstitute, …) validieren den
                    Zugriff auf ihre passwort-geschützten Dienste und Ressourcen nach demselben
Wichtig             Standard. Für die Studierenden und Lehrpersonen bedeutet dies, dass sie mit
                    einem einzigen Benutzernamen und Passwort (dem AAI-Login) Zugriff auf
                    sämtliche für sie authentifizierten AAI-fähigen Dienste und Ressourcen der
                    Fernuni erhalten.

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1.3     Ansichten                                                                (S/D/A/M)

In vielen Feldern können Sie rechts oben zwischen folgenden Ansichten umschalten:

      Listenansicht: bietet die beste Übersicht über alle Datensätze.
      Formularansicht: erlaubt Ihnen einen einzelnen Datensatz zu bearbeiten.
      Seitenansicht: zeigt einen Datensatz an, ohne dass Sie ihn bearbeiten können.
Wenn Sie von der Listenansicht auf die Formular- oder Seitenansicht umschalten, werden
die Datensätze in der Reihenfolge der Liste angezeigt.
Wenn Sie in der Ansicht Formular sind und auf „Speichern“ klicken, kommen Sie auf die
zuletzt gewählte Ansicht zurück. Dies kann eine Liste oder eine Seite sein.

1.4     Suchen und Filtern                                                       (S/D/A/M)

In der Ansicht Liste werden standardmässig alle Datensätze (mit Ausnahme der inaktiven)
anzeigt. Sie können bestimmte Datensätze suchen, indem Sie in die Suchfelder oben die
gewünschten Kriterien eingeben. Sie können auch nur Teile eines Wortes eingeben, das
im Resultat vorkommen soll.

Teilweise existieren vordefinierte Filter, die es Ihnen erlauben, schnell nach gewissen
Kriterien zu suchen.

1.5     Lesezeichen                                                              (S/D/A/M)

                          Sicher benötigen Sie einzelne Menüpunkte öfter. Zu diesen
                          können Sie Lesezeichen anlegen. Klicken Sie hierzu auf den
                          Stern vor dem Titel.
                          Die Lesezeichen erscheinen oben links in der Kopfzeile. Ein
                          einfacher Klick öffnet dann direkt den entsprechenden
                          Menüpunkt.

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1.6     Pinnwände                                                                (D/A)

Pinnwände (‚Dashboards‘) dienen der schnellen Übersicht über die wichtigsten Daten und
werden angezeigt, wenn in den jeweiligen Hauptmenüpunkt gewechselt wird (z.B. nach
dem Klick auf „Finanzen“, „Schulverwaltung“ oder „Personal“). Pinnwände können aus
mehreren Objekten (Tabellen, Graphiken, …) bestehen. Diese Objekte können mit Klick
auf die Symbole      minimiert oder gelöscht werden. Durch Klick in die Titelzeile und
bewegen der Maus mit gedrückter Maustaste können die Objekte verschoben werden.
Durch den Knopf „Zurücksetzen“ wird der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt und
alle gelöschten Objekte werden wieder angezeigt.
Mit dem Knopf „Layout ändern“ können Sie die Anordnung der Spalten bestimmen.
Alle Einstellungen zur Pinnwand gelten nur für den           angemeldeten   Benutzer.
Veränderungen haben keinen Einfluss auf andere Benutzer.

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2       Schulverwaltung                                                           (S/D/A/M)

2.1     Person                                                                    (S/D/A/M)

In der Personendatenbank sind alle Personen, mit denen FS-CH in Kontakt steht,
hinterlegt, also Studierende, Lehrpersonen, interne Mitarbeiter, aber auch Lieferanten oder
Studieninteressierte.
Studierende und Lehrpersonen haben Einblick in ihre eigenen Personendaten,
Lehrpersonen zusätzlich in ausgewählte Felder ihrer eigenen Studierenden wie z.B. den
Kontaktangaben.
Grau hinterlegte Felder können nicht selber geändert werden, hierzu muss Kontakt mit
dem Studiensekretariat (Studierende) respektive der Personalabteilung (Lehrpersonen)
aufgenommen werden. Weiss hinterlegte Felder können hingegen selber editiert werden.
Das Feld Sprache legt die Sprache für Reports (Standarddokumente) an die Person fest.
Diese Auswahl kann von den Studierenden selbst bearbeitet werden.

2.1.1 Tab «Kontakt»                                                               (S/D/A/M)

                        Im Tab «Kontakt» können mehrere Adressen erfasst werden. Für
                        eine weitere Adresse klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Rechts können Sie zwischen den Adressen wechseln. Es sind vier Adresstypen möglich:
Privat-, Geschäfts-, Rechnungsadresse und ein Typ für alle anderen Adressen. Der
Adresstyp wird für die automatische Zustellung von Dokumenten verwendet.

2.1.2 Tab «Studien»                                                               (S/D/A/M)

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Hier kann das Studium einer Person eingesehen werden. Eine Person kann nacheinander
(oder theoretisch auch parallel) mehrere Studien belegen. So ist dies hier auch der
geeignete Ort, um die Studienhistorie der Person einzusehen. Der Tab wird nur angezeigt,
wenn bei der Person die Kategorie Studierende/r ausgewählt ist.

2.1.3 Tab «Finanzen»                                                           (S/D/A/M)

Im Tab Finanzen werden die Debitoren- und Kreditoreneigenschaften der Person sowie
Bankangaben durch die Finanzabteilung hinterlegt und gepflegt. Zudem kann hier die
Gesamtsumme der offenen Forderungen (Debitoren- und kreditorenlastig) eingesehen
werden.
Bei den Forderungen steht die Summe aller offenen Debitorenrechnungen gegenüber
dieser Person (also die Forderungen von FS-CH gegenüber Ihnen, in der Regel offene
Studienrechnungen bei Studierenden).
Bei den Verbindlichkeiten steht die Summe aller offenen Kreditorenrechnungen der
Person (also Ihre Forderungen gegenüber FS-CH, in der Regel offene Lohnkosten bei
Lehrpersonen).
Unter letztmaligem Ausgleich offener Posten sehen Sie das Datum der letzten
Finanztransaktion zwischen Ihnen und der FS-CH. Dieses Feld wird automatisch
ausgefüllt. So kann hier z.B. eingesehen werden, ob die Semestergebühren eines
Studierenden bereits beglichen worden sind.

2.1.4 Tab «Weitere Informationen»                                                  (D/A)

Unter CV-Seite können Sie eine Webadresse angeben, die auf Ihren Lebenslauf verlinkt,
d.h. also eine Verknüpfung herstellen zur CV-Seite der Stammuniversität. Dies betrifft
Dozenten, Assistenten und Mentoren.

2.2     Studium                                                                (S/D/A/M)

Bei einem Studium handelt es sich um eine Verknüpfung einer immatrikulierten Person zu
einem Studiengang. Hierzu gehören Studien zu eigenen Studiengängen oder
Partnerstudiengängen, zu Zertifikatskursen, momentan aktive wie auch frühere Studien,
Studien als Student wie auch als Gasthörer. Eine Person kann auch mehrere Studien
besitzen.
Studierende sehen die Angaben zu ihrem eigenen Studium (resp. falls vorhanden zu all
ihren bisherigen Studien bei FS-CH), Lehrpersonen sehen ausgewählte Angaben zu den
Studien der ihnen in einem Modul zugeteilten Studierenden.

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2.2.1 Studien                                                                   (S/D/A/M)

Bei vielen der Felder im Menüpunkt Studien handelt es sich um Verknüpfungen, das
heisst, die Daten werden nicht hier hinterlegt, sondern nur verknüpft und die Quellen
befinden sich in anderen Menüpunkten. Dies trifft zu auf die Felder Student (verweist auf
eine Person, siehe 2.1), Studiengang, Immatrikulation und Exmatrikulation, Kohorte
und Exmatrikulationsgrund.
Das Kontrollkästchen Gasthörer zeigt an, ob es sich um ein ordentliches universitäres
Studium (Kästchen deaktiviert) oder um eine Weiterbildung respektive um ein
Gasthörerstudium handelt (Kästchen aktiviert).
Das Feld Studiensemester gibt die Anzahl der Semester an, in denen der Student im
laufenden Studium regulär immatrikuliert war (inklusive dem laufenden Semester, aber
ohne allfällige Urlaubssemester).
Studienabschnitt gibt an, in welchem Teil des Studiums sich der Student befindet.
Das Feld ECTS-Punkte zeigt an, wie viele ECTS-Punkte der Student im vorliegenden
Studium bis anhin erworben hat.
Die Kontrollkästchen Parallele Immatrikulation und Anrechnungsantrag werden durch
den Studienanwärter im Rahmen der Online-Anmeldung gesetzt und aktivieren die
entsprechenden Tabs (2.2.1.i resp. 2.2.1.h).
a.      Workflow-Ablauf und Reports für Studien                                 (S/D/A/M)
Für Studien ist ein Ablauf programmiert, der vom ersten Kontakt (Online-Anmeldung) bis
zu Exmatrikuliert oder Anmeldung abgebrochen den Studienanwärter/Studenten auf der
ganzen Laufbahn begleitet.

In Abhängigkeit des Standes im Workflow-Ablauf werden diverse Reports angezeigt, die
für die Studierenden zugänglich sind und von Ihnen jederzeit ausgedruckt werden können.
So ist zum Beispiel der Report ‚Provisorische Zulassung‘ erst ab gleichnamigem Status
möglich, während dem eine „Exmatrikulationsbestätigung“ erst freigegeben wird, nachdem
der Studienkoordinator die entsprechende Freigabe zur Exmatrikulation gesetzt hat.
Die Liste aller verfügbaren Reports finden Sie unter Reports (2.2.11).
b.      Tab «Semesterbelegungen»                                                       (S)

Diese Tabelle dient der Übersicht aller bisherigen belegten Semester. Neben dem
Semester sehen Sie zudem auch den Semesterstatus (regulär immatrikuliert / beurlaubt)
sowie die Belegnummer der dem Semester zugehörigen Studentenrechnung.

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Dieselben Informationen finden Sie auch im Menüpunkt > Studium > Semesterbelegung.
Lesen Sie mehr dazu unter 2.2.2.
c.      Tab «Beurlaubungen»                                                             (S)

Diese Tabelle dient nur der Übersicht. Beurlaubungsgesuche werden durch den
Studierenden selber unter > Studium > Beurlaubungen angelegt und durch den
Studienkoordinator bearbeitet. Lesen Sie mehr dazu unter 2.2.3.
d.      Tab «Reports»                                                                   (S)

Wenn Reports zum Studium vorliegen respektive freigegeben worden sind, so erscheinen
diese hier als Schaltflächen und können als PDF heruntergeladen werden. Reports,
welche nur einzelne Semester (z.B. Immatrikulationsbestätigung) oder Module
(Leistungsbestätigung) betreffen, finden sich an andern Orten. Eine Auflistung aller
verfügbaren Reports und wo Sie diese in der Schulverwaltung finden, können Sie im
Kapitel 2.2.8 einsehen.
e.      Tab «Zulassung»                                                                 (S)

Hier können Sie das Datum Ihrer Zulassung zum Studium sowie Ihre entsprechende
Anmeldebestätigung einsehen
f.      Tab «Arbeiten»                                                           (S/D/A/M)
Diese Tabelle dient der Übersicht über all Ihre bisher im Studium erbrachten Arbeiten oder
besonderen Studienleistungen (z.B. Praktika). Lesen Sie mehr dazu unter 2.2.7.
g.      Tab «Studienressourcen»                                                         (S)

Diese Tabelle dient der Übersicht über all Ihre nicht AAI-fähigen Studienressourcen, inkl.
Zugangsdaten.
h.      Tab «Modulanrechnungen»                                                         (S)

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Ein Antrag auf Anrechnung bereits früher getätigter Leistungen wird durch den
Studienanwärter bereits im Rahmen der Online-Anmeldung erstellt. Fehlt ein solcher
Antrag, so bleibt dieser Tab verborgen. Der Studienkoordinator klärt gemeinsam mit dem
Dekan ab, ob auf den Antrag eingegangen werden kann und gewisse Module angerechnet
werden können. Je nach Entscheid wird der Report Negativer Anrechnungsentscheid resp.
Positiver Anrechnungsentscheid freigegeben (siehe Kapitel 2.2.8).
i.      Tab «Zweitimmatrikulation»                                                        (S)

Hier werden parallele, d.h. zurzeit aktive Immatrikulationen ausserhalb FS-CH angelegt.
j.      Tab « Frühere Immatrikulation in demselben Studienfach »                      (S)

Hier werden ehemalige, d.h. zurzeit nicht mehr aktive Immatrikulationen angelegt, die in
demselben Studienfach belegt wurden, für das nun eine Anmeldung vorliegt. Es geht hier
darum, zu dokumentieren, dass ein Studienanwärter nicht infolge Nichtbestehens von
Prüfungen bereits endgültig vom Studium im entsprechenden Fach ausgeschlossen
worden ist. Die Daten werden online durch den Studienanwärter bei der Anmeldung
ausgefüllt.

2.2.2 Semesterbelegungen                                                                  (S)

Bei einer Semesterbelegung handelt es sich um eine Verknüpfung einer Person mit
einem Studiengang und einem Semester also z.B. das Studium von Karl König in
Psychologie im Herbstsemester 2012. Das bedeutet, dass in jedem neuen Semester für
jeden Studenten eine neue Semesterbelegung angelegt wird.
Eine Semesterbelegung beinhaltet einen Semesterstatus (regulär immatrikuliert oder
beurlaubt). Je nach Status wird der Report Immatrikulationsbestätigung respektive
Beurlaubungsbestätigung verfügbar (vgl. Kapitel 2.2.8).
Jedes Semester wird eine Semesterrechnung erzeugt. Die Verbindung zu dieser
Rechnung steht im Feld Rechnungen zur Verfügung.

2.2.3 Beurlaubungen                                                                       (S)

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Beurlaubungsgesuche werden durch die Studierenden selber unter > Studium >
Beurlaubungen angelegt und durch den Studienkoordinator bearbeitet. Pro Gesuch sind
bis zu zwei Beurlaubungssemester möglich.
Sobald ein Student ein Gesuch auf Beurlaubung selbstständig ausgefüllt und die Eingabe
bestätigt hat, wird das Gesuch auf den Status ‚hängig‘ gesetzt und ist nicht mehr
bearbeitbar.
Sobald das Urlaubsgesuch durch den Studienkoordinator bearbeitet worden ist
(Statuswechsel auf ‚bestätigt‘ oder ‚zurückgewiesen‘), erhält der Student eine
automatische System-E-Mail zur Information.
Wenn der Koordinator den Urlaub akzeptiert, werden automatisch die Urlaubssemester
erstellt und die Rechnung für das erste Urlaubssemester generiert. Nach erfolgter
Bezahlung wird eine Beurlaubungsbestätigung freigeschalten.

2.2.4 Modulbelegungen                                                             (S/D/A/M)

Eine Modulbelegung bezeichnet die Verknüpfung einer Person mit einem Studiengang,
einem Semester und einem Studienmodul, also z.B. das Studium von Karl König in
Psychologie im Frühjahrssemester 2013, in dem er Modul M04 belegt. Jeder Student kann
somit zahlreiche Modulbelegungen besitzen, zum Teil sogar mehrere in einem Modul
(wenn er nämlich das Modul repetiert).
Das Feld Semesterbelegung bezeichnet den Studenten in einem bestimmten Semester.
Die Moduldurchführung bezeichnet die Austragung eines bestimmten Moduls in dem
gegebenen Semester.
ECTS-Punkte werden           automatisch   ausgefüllt,   sobald   das   Modul   erfolgreich
abgeschlossen ist.
Anwesenheiten bezeichnen die Anzahl der quittierten Anwesenheiten an den
Präsenzveranstaltungen der Moduldurchführung. Die Zahl wird durch das System
automatisch berechnet. Um zur Modulabschlussprüfung zugelassen zu werden, müssen
mindestens drei Präsenzveranstaltungen besucht worden sein, es sein denn, der Student
besitze für das betreffende Modul eine Veranstaltungsdispens.

Am Ende der Seite sehen Sie den Workflow zum Modulstatus von „Offen“ bis zu „Modul
erfolgreich abgeschlossen“. Damit wird der Student durch die Anmeldung an eine Prüfung
bis zum maximal dritten Versuch der Prüfung begleitet.
Im Falle von Modulanrechnungen ist in den betreffenden Modulen das Kontrollkästchen
Notenübernahme infolge Anrechnung gesetzt und die übernommenen Leistungen bei
Studienantritt bereits vorausgefüllt. Die entsprechenden Noten werden in den Reports
Notenblatt und Notenblatt nach erfolgreichem Abschluss speziell gekennzeichnet.

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   a. Tab «Präsenzkontrollen»                                                           (S)

Im Tab ‚Präsenzkontrollen‘ sehen Sie die Übersicht aller Veranstaltungen der betreffenden
Moduldurchführung und Ihr quittierter Anwesenheitsstatus. Einträge in schwarzer Farbe
bedeuten, dass die Anwesenheit noch nicht quittiert worden ist. ‚Präsenzkontrollen‘ finden
Sie auch als eigenen Menüpunkt unter Studium (vgl. Kapitel 2.2.5).
   b. Tab «Leistungskontrollen»                                                    (S/D/A)

Sämtliche Prüfungsnoten und weiteren Leistungskontrollen werden durch in den
Modulbelegungen im Tab Leistungskontrollen direkt durch die Lehrpersonen erfasst. Eine
Modulnote kann aus mehreren Teilnoten bestehen. In diesem Fall ist für jede Teilnote ein
eigener Eintrag zu erstellen und mit Name, Gewichtung und Note, sowie falls verfügbar mit
Datum, maximaler und erreichter Punktzahl zu ergänzen. Die Summe der Gewichtungen
aller Teilnoten muss zwingend 1.00 betragen. Die Modul- und Bolognanote wird unter
Berücksichtigung von Teilnoten und Gewichtung durch das System berechnet.
Ist die erste Modulnote genügend, so springt der Modulstatus beim nächsten Schritt
automatisch auf Modul erfolgreich abgeschlossen und die ECTS-Punkte werden dem
Studenten gutgeschrieben.
Ist die erste Modulnote hingegen ungenügend, so springt der Modulstatus auf Prüfung 1
nicht bestanden. Der Student hat anschliessend die Möglichkeit, selber zu bestimmen, ob
er die ungenügende Note unter Berücksichtigung des Reglements und insbesondere der
Bestimmungen über geltende Kompensationsmöglichkeiten stehen lassen oder einen
weiteren Prüfungsversuch in Angriff nehmen will. Er kann dies entscheiden, indem er die
Schaltfläche ‚Bestätigen‘ (für Fortsetzung mit 2. Prüfungsversuch) oder Modul erfolglos
‚abschliessen‘ (für Stehen lassen der ungenügenden Note) anwählt.

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Es sind maximal drei Prüfungsversuche möglich. Ist die Modulnote auch nach dem dritten
Prüfungsversuch noch ungenügend, so gilt das Modul als erfolglos abgeschlossen. Je
nach geltenden Kompensationsmöglichkeiten können die ECTS-Punkte dennoch
angerechnet werden.

Die Eingabe der Noten kann nur im Status „Zulassung Prüfung 1“ sowie „Anmeldung
Prüfung 2“ und „Anmeldung Prüfung 3“, erfolgen. Mittels Klick auf die Schaltfläche
„Anlegen“ können einzelne Leistungskontrollen eingetragen werden.
                    Damit nicht jede Leistungskontrolle für jeden Studenten erneut manuell mit
                    Namen, Datum und Gewichtung eingegeben werden muss, können
                    Lehrpersonen die Leistungskontrollen zuerst als Vorlage unter >Studiengang >
Tipp                Vorlagen      Leistungskontrollen        erfassen.     Danach      können      alle
                    Leistungskontrollen mittels Schaltfläche ‚Prüfungsvorlagen importieren‘ mit einem
                    Klick importiert und nur noch mit der Note und allenfalls erreichter Punktzahl
                    ergänzt werden.

                    Nach der Eingabe aller Noten müssen diese in einem zweistufigen Workflow
                    durch das Modulteam und den Studienkoordinator freigegeben werden (vgl. >
Wichtig             Studiengang > Moduldurchführung > Notenfreigabe). Erst nach der Freigabe wird
                    der Report Leistungsbestätigung freigeschalten und der Report Notenblatt
                    aktualisiert.

2.2.5 Präsenzkontrolle                                                                       (S/D/A/M)

Diese Ansicht dient zur Übersicht. Präsenzen sollten unter > Studiengang >
Veranstaltungen > Tab Präsenzkontrolle eingetragen werden (Kap. 2.3.4.a)

2.2.6 Studentenrechnungen                                                                           (S)

Hier werden alle Rechnungen an die Studenten inkl. Rechnungsdetails wie Fälligkeit oder
Status der Bezahlung aufgelistet. Jeder Student sieht seine eigenen Rechnungen.

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Wechselt man in die Formular- oder Seitenansicht, sind weitere Rechnungsdetails, inkl.
aller Rechnungspositionen einzusehen und die Rechnung kann als PDF geöffnet und
ausgedruckt werden. In der Online-Rechnung sehen Sie auch die Kontoangaben für die
Überweisung.

2.2.7 Arbeiten                                                                                  (S/D/A)

Hier werden Arbeiten (wie zum Beispiel propädeutische Arbeiten oder Bachelorarbeiten),
aber auch andere besondere Studienleistungen (z.B. Praktika, Exkursionen, etc.)
aufgeführt. Die Besonderheit dieser Leistungen besteht darin, dass sie zwar einem Modul
zugeordnet werden können, aber nicht unbedingt müssen. Sobald die Arbeit
abgeschlossen und sämtliche geforderten Finalisierungsarbeiten durch den Betreuer
erfolgt sind (z. B. Note vergeben und Gutachten erstellt), so kann die Arbeit durch den
Studienkoordinator als abgeschlossen freigegeben werden (Feld Abgeschlossen?).
Diese Freigabe hat zur Folge, dass die Betreuungsentschädigung (sofern für den Typ der
Studienleistung zutreffend) für die im Feld Betreuer hinterlegte Person automatisch im
Rahmen des nächstfolgenden ordentlichen Zahlungslaufes ausgelöst wird.

2.2.8 Studienreports                                                                                (S)

Bei Reports handelt es sich um System-generierte Standarddokumente, die sich – sofern
bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind – jederzeit abrufen, lokal auf dem Computer
speichern und ausdrucken lassen. Welche Reports sich unter welchen Bedingungen
abrufen lassen und wo in der Schulverwaltung Sie diese finden, ist in der folgenden
Übersicht aufgelistet.
Immatrikulations- und Exmatrikulationsreports
Report            Definitive Zulassung (Studierende)
Beschreibung      Definitiver Zulassungsbescheid zum aktuellen Studium
Bedingungen       -Gültige und ausreichende Anmeldung zum Studium
                  -Zahlungseingang der Semestergebühr für das erste Studiensemester
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Studien > Tab Reports
Adressaten        Studierende

Report            Definitive Zulassung (Gasthörer)
Beschreibung      Definitiver Zulassungsbescheid zur Belegung der aktuell belegten Module (Gasthörer)
Bedingungen       Positiv beurteilte Anmeldung zu für Gasthörer offenen Modulen
                  -Zahlungseingang der Gasthörergebühren für das erste Studiensemester
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Studien > Tab Reports
Adressaten        Gasthörer

Report            Positiver Anrechnungsentscheid
Beschreibung      Bestätigung, dass in früherem Studium erbrachte Leistungen zumindest teilweise
                  angerechnet werden können.
Bedingungen       -zum Zeitpunkt der Studienanmeldung eingegangenes Gesuch um Anrechnung
                  bereits früher erbrachten Leistungen.
                  -positive Beurteilung des Gesuchs, d.h. Anrechnung mind. eines Studienmoduls
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Studien > Tab Reports
Adressaten        Studierende

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Report            Negativer Anrechnungsentscheid
Beschreibung      Entscheid, dass früher erbrachte Leistungen nicht angerechnet werden können
Bedingungen       -zum Zeitpunkt der Studienanmeldung eingegangenes Gesuch um Anrechnung
                  bereits früher erbrachten Leistungen.
                  -negative Beurteilung des Gesuchs, d.h. keine Anrechnung von Studienmodulen
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Studien > Tab Reports
Adressaten        Studierende

Report            Exmatrikulationsbestätigung
Beschreibung      Bestätigung der erfolgten Exmatrikulation aus dem Studium mit Angabe des Grundes
                  (studentisches Begehren, erfolgreicher Abschluss), exkl. Exmatrikulationen von Amtes
                  wegen
Bedingungen       -Schriftlich deponiertes Begehren auf Exmatrikulation oder erfolgreicher Abschluss
                  des Studiums gemäss Studienordnung
                  -Exmatrikulationsfreigabe durch Studienkoordinator
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Studien > Tab Reports
Adressaten        Studierende

Prüfungs- und Notenreports
Report            Leistungsbestätigung
Beschreibung      Bestätigung der Abschlussnote in einem belegten Modul inkl. allfällig erbrachter
                  Teilnoten.
Bedingungen       -alle Modulleistungen erbracht, d.h. Modulstatus: Modul erfolgreich abgeschlossen /
                  Modul erfolglos abgeschlossen / Prüfung 1,2,3 nicht bestanden
                  -Resultate durch Lehrpersonen und Studienkoordinator freigegeben
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Modulbelegungen > Tab Report
Adressaten        Studierende

Report            Gasthörerzertifikat
Beschreibung      Bestätigung der Abschlussnote in einem belegten Modul im Status Gasthörer inkl.
                  allfällig erbrachter Teilnoten.
Bedingungen       -alle Modulleistungen erbracht, d.h. Modulstatus: Modul erfolgreich abgeschlossen /
                  Modul erfolglos abgeschlossen / Prüfung 1,2,3 nicht bestanden
                  -Resultate durch Lehrpersonen und Studienkoordinator freigegeben
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Modulbelegungen > Tab Report
Adressaten        Gasthörer

Report            Notenblatt
Beschreibung      Übersicht aller erfolgreich abgeschlossener Studienmodule inkl. Noten und ECTS-
                  Punkte
Bedingungen       -
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Studien > Tab Reports
Adressaten        Studierende

Report            Bestätigung Abschluss 1. Studienteil
Beschreibung      Abschlussbestätigung des 1. Studienteils inkl. Übersicht aller abgeschlossenen
                  Module
Bedingungen       Freigabe/Bestätigung des Abschlusses durch Studienkoordinator
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Studien > Tab Reports
Adressaten        Studierende

Report            Notenblatt nach erfolgreichem Abschluss
Beschreibung      Übersicht aller erfolgreich abgeschlossener Studienmodule bei Studienabschluss inkl.
                  Noten und ECTS-Punkte sowie Bestätigung des Studienabschlusses
Bedingungen       180 ECTS-Punkte erworben und Freigabe des Abschlusses durch Studienkoordinator

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Adressaten        Studierende

Semester- und Veranstaltungsreports
Report            Immatrikulationsbestätigung
Beschreibung      Bescheinigung der Semesterimmatrikulation im Status regulär immatrikuliert
Bedingungen       -Semesterimmatrikulation im Status regulär immatrikuliert
                  -Zahlungseingang der Semestergebühr
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Semesterbelegungen > Tab Reports
Adressaten        Studierende

Report            Beurlaubungsbestätigung
Beschreibung      Bescheinigung der Semesterimmatrikulation im Status beurlaubt
Bedingungen       -Semesterimmatrikulation im Status beurlaubt
                  -Zahlungseingang der Urlaubsgebühr
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Beurlaubungen
Adressaten        Studierende

Report            Dispensbescheinigung Präsenzveranstaltungen
Beschreibung      Bescheinigung der Aufhebung der Präsenzpflicht in einem bestimmten Modul oder
                  Semester unter Nennung alternativer Kompensationsleistungen
Bedingungen       Dispensgesuch positiv beurteilt (ist durch alternative Leistungen zu kompensieren)
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Semesterbelegungen > Tab Reports
Adressaten        Studierende

Report            Teilnahmebescheinigung für Gasthörer
Beschreibung      Bestätigung der Modulbelegung als Gasthörer (ohne Abschluss)
Bedingungen       Modul belegt, aber nicht abgeschlossen
Pfad              Schulverwaltung > Studium > Modulbelegungen > Tab Report
Adressaten        Gasthörer

Report            Teilnahmebestätigung Mentorenveranstaltungen
Beschreibung      Bestätigung der Teilnahme an einer Mentorenveranstaltung
Bedingungen       -Teilnahme an einer Mentorenveranstaltung
                  -zugeordneter Student oder Zahlungseingang der Veranstaltungsgebühr
Pfad
Adressaten        Studierende Partnerstudiengänge

2.3      Studiengang                                                                            (S/D/A/M)

2.3.1 Moduldurchführungen                                                                       (S/D/A/M)

Eine Moduldurchführung bezeichnet die Verknüpfung eines Moduls mit einem Semester,
bezeichnet also die konkrete Durchführung eines Moduls zu einem spezifischen Zeitpunkt.

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Dies vor Augen wird auch klar, dass die allermeisten Modulinformationen hier auf Ebene
Moduldurchführungen hinterlegt sind. Von Durchführung zu Durchführung kann sich
praktisch alles ändern: Die Studierenden (immer), die Lehrpersonen (gelegentlich), die
Veranstaltungsdaten (immer), die Modulinhalte (gelegentlich), usw. … sogar die Anzahl
der vergebenen ECTS-Punkte kann theoretisch ändern.
Die hier angegebenen ECTS-Punkte werden den Studenten übertragen, sobald sie ein
Modul bestanden oder durch Kompensation erworben haben.
Die Wahl des Feldes Modulwiederholung zeigt an, in welchen Semestern das Modul
angeboten wird.
Die beiden Felder Zielgruppentyp und Semester Zielgruppe bilden eine Einheit und
geben an, Studierende in welchen Studiensemestern oder ab welchem Studiensemester
das Modul gemäss Rahmenstudienplan belegen.
Das Kontrollkästchen Offen für Gasthörer gibt an, ob wenn auch Gasthörer der
Moduldurchführung zugeordnet werden können. Andernfalls ist die Moduldurchführung nur
immatrikulierten Studierenden zugänglich.
Das Feld Belegungstyp kennzeichnet, ob ein Modul im Rahmen eines Studiengangs
zwingend belegt werden muss oder nicht. Folgende Alternativen existieren:
   Pflichtfach: im Rahmen eines Studiums zwingend zu belegen
   Wahlpflichtfach: aus einer Liste von Modulen sind – abhängig von einer Belegungsregel – einige
    davon zu belegen.
   Wahlfach: Modul kann frei gewählt werden (ohne Belegungsregel)
Das Feld Studienabschnitt kennzeichnet, welchem Teil eines Studiengangs ein Modul
zugehörig ist.
Die beiden Kontrollkästchen schliesslich Modulfreigabe und Publizieren auf Webseite
sind nur für den Studienkoordinator von Relevanz.

Unten auf der Seite findet sich der Bereich ‚Notenfreigabe'. Erst wenn nach Eingabe der
studentischen Noten eine doppelte Freigabe erfolgt ist (Freigabe 1 durch das Modulteam:
alle Noten wurden durch das Modulteam vollständig eingegeben und kontrolliert; Freigabe
2 durch den Studienkoordinator: die Noteneingabe ist plausibel), werden die Noten fixiert
und für die Studierenden zugänglich. Freigabe 2 löst ein automatisches Informations-E-
Mail an alle teilnehmenden Studenten aus, dass die Noten verfügbar sind.
    a. Tab «Lehrpersonen»

Im Tab «Lehrpersonen» werden die Lehrpersonen der Moduldurchführung, also Dozent
und Assistent, festgelegt. Grundsätzlich ist es möglich, mehr als eine Person als Dozent
und/oder Assistent zuzuweisen. Die beiden Daten (Datum Beginn, Datum Ende) sind nur
dann ausgefüllt, falls eine Person ihre Stelle entweder erst nach Semesterbeginn antritt

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oder bereits frühzeitig beendet. Sind die Felder leer, so werden automatisch die
akademischen Semesterdaten gesetzt.
   b. Tab «Studierende»

Im Tab «Studierende» werden alle der Moduldurchführung zugeordneten Studierenden
angezeigt.
   c. Tab «Veranstaltungen»

Im Tab «Veranstaltungen» werden alle der Moduldurchführung                   zugeordneten
Veranstaltungen angezeigt. Details hierzu finden Sie im Kapitel 2.3.4.

   d. Tab «Studiengänge»

Es ist möglich, eine Moduldurchführung mehreren Studiengängen zuzuordnen. Diese
Zuordnungen würden im Tab «Studiengänge» administriert.
   e. Tab «Kohorten»

Im Tab «Kohorten» wird festgelegt, welche Studienkohorten gemäss Rahmenstudienplan
der Moduldurchführung zugeordnet werden.
   f. Tabs «Modulabhängigkeiten»

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Sollen vor dem Besuch dieses Moduls bereits andere Module belegt oder abgeschlossen
worden sein (z.B. wenn das Modul auf ein anderes aufbaut), so werden die vorher zu
belegenden resp. abzuschliessenden Module in den Tabs «Modulabhängigkeiten belegt»
resp. «Modulabhängigkeiten abgeschlossen» aufgelistet. Werden bei der Zuweisung eines
Studenten diese vordefinierten Abhängigkeiten verletzt, wird dem Studienkoordinator ein
entsprechender Warnhinweis angezeigt.
   g. Tab «Vorlagen Leistungskontrollen»

In jeder Moduldurchführung können Vorlagen für Leistungskontrollen erstellt werden,
welche den Prozess der Noteneingabe erleichtert. In diesem Tab ist die Übersicht dieser
Vorlagen ersichtlich. Definiert werden die Vorlagen der Leistungskontrollen im
gleichnamigen Menüpunkt (vgl. Kapitel 2.3.5).
   h. Tab «Inhaltsinformationen»

2.3.2 Lehrpersonen                                                                 (D/A/M)

In dieser Tabelle werden alle Verknüpfungen von Lehrperson und Moduldurchführung
aufgelistet. Jede Lehrperson sieht jedoch nur die eigenen Moduldurchführungen.

2.3.3 Veranstaltungen                                                            (S/D/A/M)

In dieser Tabelle werden sämtliche Veranstaltungen aus eigenen Studiengängen wie auch
die Mentorenveranstaltungen der Partnerstudiengänge aufgeführt. Sowohl Studierende
wie auch Lehrpersonen sehen nur die eigenen Veranstaltungen.
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Eine Veranstaltung besitzt einen Veranstaltungsnamen, Datums-, Zeit-, und
Raumangaben. Das Feld Typ gibt an, um was für eine Veranstaltung es sich handelt. Für
die Berechnung der Prüfungszulassung aufgrund der Anwesenheit (siehe Kapitel 2.2.4)
werden nur Veranstaltungen des Typs Präsenzveranstaltung hinzugezogen.
Das Feld Moduldurchführung ist für eigene Studiengänge zentral, weil dadurch alle
Studenten, die das Modul belegen, mit der Veranstaltung verknüpft werden.
Die zahlreichen Schaltflächen sind für den Prozess der Präsenzkontrolle durch die
Lehrpersonen wichtig und werden im folgenden Abschnitt erläutert.

   a. Tab «Präsenzkontrollen»                                                        (S/D/A/M)

In dieser Tabelle werden alle Studierenden aufgelistet, für die während der Veranstaltung
eine Präsenzkontrolle durchgeführt werden muss.
Der Prozess der Präsenzkontrolle wird durch die Lehrpersonen durchgeführt, also durch
den Dozenten oder Assistenten bei Veranstaltungen eigener Studiengänge resp. durch die
Mentoren bei Veranstaltungen der Partnerstudiengänge.
Für die Präsenzkontrolle gilt es, die beiden Veranstaltungstypen zu unterscheiden:
      Veranstaltungen der eigenen Studiengänge:
Zu diesen Veranstaltungen können sich die Studierenden nicht anmelden, sondern gelten
automatisch durch die Modulbelegung als angemeldet. Sie erscheinen deshalb im Tab
‚Studierende‘ (siehe auch Abschnitt b. Tab ‚Studierende‘). Die Liste im Tab
Präsenzkontrolle hingegen ist zu Beginn noch leer. Wird die Präsenzkontrolle
durchgeführt, so sind zuerst alle Studierenden, von denen die Präsenz erwartet wird, in die
Tabelle zu laden. Dies wird erreicht durch Klick auf die Schaltfläche ‚Studierende
importieren‘.
      Mentorenveranstaltungen (Veranstaltungen zu Partnerstudiengängen)
Es handelt sich um freiwillige Veranstaltungen, zu denen sich die Studierenden Online
anmelden können. Die Online-Anmeldung bewirkt, dass der angemeldete Student bereits
automatisch in der Tabelle Präsenzkontrolle erscheint. Da diese Veranstaltungen jedoch
keiner Moduldurchführung zugeordnet sind, bleibt die Tabelle im Tab ‚Studierende‘ (siehe
Abschnitt b. Tab ‚Studierende‘) leer.

Sobald alle Studierenden im Tab Präsenzkontrolle aufgeführt sind, kann der
Anwesenheitsstatus von jedem Student einzeln gesetzt werden. Dies erfolgt, indem der
betreffende Student in der Tabelle angewählt und anschliessend das korrekte
Kontrollkästchen ausgefüllt wird. Um den Prozess zu beschleunigen, kann mittels
Schaltfläche ‚Alle Studierende auf anwesend setzen‘ genau dies umgesetzt werden, um
anschliessend nur noch die abwesenden Studierenden nachzutragen.
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Nachdem alle Studierenden korrekt als an- oder abwesend quittiert worden sind, ist die
Präsenzkontrolle mittels gleichnamiger Schaltfläche zu bestätigen. Dadurch ändert der
Status der Veranstaltung von ‚Offen‘ auf ‚Bestätigt‘.
                    Das korrekte und schnelle (nicht bis zum Schluss des Semesters warten!)
                    Ausfüllen der Präsenzkontrolle ist deshalb äusserst wichtig, weil die Anwesenheit
Wichtig             der Studierenden als Voraussetzung für deren Berechtigung zur
                    Prüfungsteilnahme gilt.

                    Das Ausfüllen der Präsenzen im Schulverwaltungssystem ist während der
                    Veranstaltung wahrscheinlich kaum praktikabel. Drucken Sie deshalb (nachdem
                    die Studierenden in die Tabelle Präsenzkontrolle importiert worden sind) die
Tipp                Präsenzliste aus, die ebenfalls auf dieser Seite zu finden ist. Diese bietet Platz
                    für die Unterschriften der Studierenden. Lassen Sie diese während der
                    Veranstaltung zirkulieren und übertragen die Resultate nach der Veranstaltung.

   b. Tab «Studierende»                                                                        (S/D/A)

In der Tabelle ‚Studierende‘ erscheinen alle der Moduldurchführung zugeordneten
Studierenden, also beispielsweise auch solche, die eine Präsenzveranstaltungsdispens
besitzen oder sich das Modul anrechnen lassen können.
   c. Tab «PUD/PUF»                                                                             (S/M)

Der Tab ‚PUD/PUF‘ hat ausschliesslich Relevanz für Veranstaltungen, welche
deutschsprachige und frankophone Partnerstudiengänge betreffen (Mentoren- und
Tutorenveranstaltungen). Da solche Veranstaltungen über keine zugehörige

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Moduldurchführung verfügen, werden alle relevanten Informationen hier auf Ebene der
Veranstaltung hinterlegt.
Bei den Veranstaltungen der Partnerstudiengänge, wo die Anzahl eingegangener
Anmeldungen den Ausschlag über Durchführung oder Absage gibt, wird der Entscheid
über Durchführung oder Absage der Veranstaltung in einem Workflow hinterlegt: Zu
Beginn ist noch offen, ob eine Veranstaltung auch wirklich stattfinden wird. Kurz vor
Durchführung der Veranstaltung wird dann entschieden, ob die Veranstaltung durchgeführt
(Schaltfläche Bestätigt) oder aufgrund zu weniger Anmeldungen abgesagt (Schaltfläche
Abgesagt) werden wird. Beide Statuswechsel haben die Generierung eines System-E-
Mails an alle angemeldeten Personen zur Folge.

2.3.4 Vorlagen Leistungskontrollen                                                 (D/A)

Damit nicht jede Leistungskontrolle für jeden Studierenden manuell mit Namen, Datum
und Gewichtung eingegeben werden muss, können Sie hier die in einer
Moduldurchführung aktiven Leistungskontrollen als Vorlage erfassen. Derart gespeicherte
Vorlagen können anschliessend bei der Noteneingabe bei jedem Studierenden (unter >
Studium > Modulbelegungen > Tab Leistungskontrollen, Kap. 2.2.4.b) direkt eingelesen
werden.

2.3.5 Stundenplanreport                                                        (S/D/A/M)

Neben den unter 2.2.8 beschriebenen Studienreporten können sich Studierende und
Lehrpersonen im Hauptmenüpunkt Reporte ihren Stundenplan sowie Studierende
zusätzlich ihre Abfolge der Modulbelegungen (nächstes Kapitel) anzeigen lassen.

Als Basis kann entweder ein Studiengang oder die eigene Person eingeben werden.
(A) Wird als Basis ein Studiengang gewählt, so wird die Semesterangabe zum Pflichtfeld.
Module und Kohorte schränken den Stundenplan weiter ein, müssen aber nicht
angegeben werden.
(B) Wird als Basis eine Person gewählt, so ist anschliessend ebenfalls ein Semester zu
wählen. Module und Kohorte können in diesem Fall nicht ausgewählt werden. Mit dieser
Option können Sie den persönlichen Stundenplan für Studenten und Lehrpersonen
ausdrucken.

2.3.6 Report Modulbelegung                                                           (S)

Auf der Basis der Eingabe von Studiengang und Kohorte können sich Studierende eine
Übersicht all ihrer Modulbelegungen anzeigen lassen.

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3       Personal                                                                (D/A/M)

3.1     Personalspesen                                                          (D/A/M)

Personalspesen finden Sie unter Personal > Personalspesen. In der Tabellenansicht
sehen Sie die Übersicht all Ihrer bisherigen Speseneingaben. Um einen neuen
Spesenantrag zu erfassen, klicken sie auf „Anlegen“.

Feld-                Erklärung
Bezeichnung
Mitarbeiter        Name
Beschreibung       z.B. Spesen Oktober, Veranstaltung XY, Sitzung in XY etc.
Datum              Datum der Erfassung der Spesen
Währung            gemäss Beleg auswählen
Abteilung          die Abteilung, der die Spesen verrechnet werden, z.B. Zentrale
                   Dienste
Um die eigentlichen Spesen zu erfassen klicken sie auf Spesenpositionen „Anlegen“.

Feld-                Erklärung
Bezeichnung
Bemerkung            Erscheint automatisch, wenn das Produkt (siehe unten) ausgewählt
                     wird
Produkt              Hier wird die Spesenart ausgewählt, z.B. Reisespesen etc.
Preis/ME:            Preis pro Mengeneinheit: CHF-Betrag bei km-Entschädigung 0.70
Mengen
ME                   Mengeneinheit: kommt automatisch bei der Auswahl des Produktes,
                     z.B. km, Stück
Konto                Bei der Auswahl des Produktes erscheint das Konto automatisch
Datum
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Kostenstelle         Bei der Auswahl des Produktes erscheint die Kostenstelle
                     automatisch

Eine Spesenposition kann ein bereits erfasstes Produkt betreffen. Sind die Felder beim
Produkt hinterlegt, werden Bemerkungen, ME (Mengeneinheit), Preis/ME, Konto und
Analytisches Konto (Kostenstelle) schon ausgefüllt. In diesem Fall ist nur noch die
Menge anzupassen. Es ist nicht zwingend, dass ein Produkt gewählt wird. Ohne Produkt
sind die Felder aber manuell auszufüllen.
Nach der Eingabe der Position klicken Sie auf „speichern und neu“, wenn noch mehrere
Positionen erfasst werden sollen, andernfalls auf „speichern und beenden“. Auch im Menu
Personalspesen nochmals speichern.
Sie müssen Ihre Spesen belegen. Die Belege können Sie einscannen und als Anhang
hinzufügen, entweder unter jeder Spesenposition oder – wenn alle Belege in demselben
Dokument hinterlegt sind – auch eine Ebene höher direkt im Spesenantrag.
Kontrollieren Sie Ihren Spesenantrag und geben Sie anschliessend den Antrag frei. Nach
der Bewilligung des Spesenantrages wird im System direkt eine Kreditorenrechnung im
Status “offen“ erstellt und bei der nächsten Transaktionsperiode vergütet.

3.2     Mitarbeitervergütung                                                    (D/A/M)

3.2.1 Entschädigung Mentoren/Tutoren                                                 (M)

Mentoren und Tutoren sind im Gegensatz zu Dozierenden und Assistierenden nicht in
einem Arbeitsverhältnis mit fixem Monatslohn angestellt, sondern werden nach
geleistetem Aufwand entschädigt.
Entschädigungen für Mentoren/Tutoren finden Sie unter Personal > Mitarbeitervergütung >
Entschädigungen Mentoren/Tutoren. In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht all
Ihrer bisherigen Entschädigungseingaben. Um einen neuen Antrag auf Mentoren/Tutoren-
Entschädigung zu erfassen, klicken sie auf „Anlegen“.

Füllen Sie das Formular entsprechend Ihren Aufwänden aus. Erstellen Sie mehrere
Anträge für unterschiedliche Lohnarten und/oder Veranstaltungen (Speichern & Neu).
Sobald Sie alle Eingaben gemacht haben, wählen Sie speichern und Beenden, was Sie
zurück auf die Tabellenansicht bringt.

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Anleitung Schulverwaltung ERP                          Universitäre Fernstudien Schweiz

Kontrollieren Sie die gemachten Eingaben und geben Sie Ihren Antrag auf Entschädigung
mittels Schaltfläche ‚Entschädigung fertig‘ frei. Nach der Bewilligung des Antrages wird im
System direkt eine Kreditorenrechnung im Status “offen“ erstellt und bei der nächsten
Transaktionsperiode vergütet.

3.2.2 Mitarbeiterabrechnung                                                          (D/A/M)

Die Mitarbeiter-Abrechnung kann unter > Personal > Mitarbeitervergütung >
Mitarbeiterabrechnung“ ausgedruckt werden.
Die Mitarbeiterabrechnung kann durch Klick auf das Drucker-Icon rechts in der Tabelle als
PDF-Dokument geöffnet und bei Wunsch ausgedruckt werden.

Anleitung ERP (Stud/Doz/Ass/Men)          01.02.13                                Seite 30/30
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