APP STATT PAPIER: Ein kleiner Betrieb hat große Pläne
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HARD- UND SOFTWARE APP STATT PAPIER: Ein kleiner Betrieb hat große Pläne Von analog zu digital – viele Handwerkschefs wollen ihre Abläufe modernisieren. Doch wie lassen sich Aktenordner und Zettelwirtschaft ersetzen? handwerk magazin hat einen achtköpfigen Betrieb für Arbeitssicherheit auf dem Weg in die Zukunft begleitet. Autorin Irmela Schwab Fotograf Jens Nieth HARD- UND SOFTWARE spezial 09/2021
»Unseren Arbeitsalltag hätte ich gerne einfacher und übersichtlicher.« Astrid Postel, Betriebschefin von SDL Postel, erledigt mit Mitarbeiterin Tanja Krütt die Büroarbeit.
A
Auf dem Schreibtisch von Astrid Pos-
tel türmen sich täglich Papierberge.
Rechnungen flattern herein, Mitarbei-
ter legen Auslagenbelege vor und no-
der eingekauften Software nutzen und
müssten die restlichen Arbeitsschritte
wieder über einzelne Programme lö-
sen, die jedoch untereinander nicht
wichtigsten Bereiche im Betrieb zu au-
tomatisieren? Der Anbieter pds aus
dem niedersächsischen Rotenburg ist
seit 1973 auf dem Markt und bietet
tieren auf den abgearbeiteten Liefer- kompatibel sind“, befürchtet sie. Software-Lösungen, die speziell auf
scheinen, welche Materialien für Ein Problem, das viele Handwerks- Handwerksbetriebe zugeschnitten
Kunden bestellt werden müssen. „Un- betriebe kennen. Sie wollen ihre Pro- sind. Um die optimale Lösung auszu-
seren Arbeitsalltag hätte ich gerne zesse digitalisieren, sorgen sich aber, wählen, führt pds zuallererst eine Be-
einfacher und übersichtlicher“, bei der Vielfalt an Optionen einen Irr- darfsanalyse durch: Welche Hard- und
wünscht sich die Geschäftsführerin weg einzuschlagen. handwerk maga- Software ist schon im Betrieb vorhan-
des achtköpfigen Betriebs für Arbeits- zin hat sich daher gemeinsam mit Ast- den? Welche Prozesse können von ana-
sicherheit SDL Postel im nordrhein- rid Postel von einem renommierten log auf digital übertragen werden?
westfälischen Lohmar. Die Firma Software-Hersteller unverbindlich be-
führt bundesweit sicherheitstechni- raten lassen. Wie kann es gelingen, die VIELE LÜCKEN IM ABLAUF
sche Dienstleistungen in Laboren von Die Postels haben für sich selbst und
Schulen, Universitäten, Krankenhäu- zwei Teilzeitkräfte bisher drei Büro-
sern und Industrieeinrichtungen Arbeitsplätze mit jeweils einem Desk-
durch. Während der Außendienst vor top-Computer von Hewlett Packard
Ort bei Kunden ist, kümmert sich die und Doppelbildschirmen von LG. Die
resolute Chefin um die überbordende vier Techniker, die im Bundesgebiet
Büroarbeit. „Der Verwaltungsauf- unterwegs sind, nutzen unterwegs je-
wand ist viel zu hoch“, klagt Astrid Der Betrieb SDL Postel weils einen Laptop von Dell, auf dem
Postel. Die Rheinländerin will das än- eine spezielle Sicherheitsprüfungs-
dern – noch in diesem Jahr. Gase, Dämpfe, Staub und Aerosole: Was Software läuft, sowie ein Tablet von
Maschinen und Geräte an Schadstoffen Samsung, das zur Navigation und
EINE LÖSUNG FÜR ALLES freisetzen, kann für Mitarbeiter in Kranken- Dateneingabe genutzt wird. In der Bü-
Doch welche Soft- und Hardware ist häusern sowie industriellen Einrichtungen ro-Verwaltung verwendet der Betrieb
für ihren Bedarf die richtige? Astrid schnell gesundheitsgefährdend werden. Die bisher zwei Tools: die Einsteiger-Soft-
Postel, die den Betrieb mit ihrem Mann speziell geschulten Handwerker im Betrieb ware Lexware Büro Easy plus 2021, um
Rainer, einem gelernten Tischler, SDL Postel in Lohmar überprüfen daher im Angebote, Aufträge und Rechnungen
führt, hat sich vor Monaten auf die Su- gesetzlich vorgeschriebenen Jahresturnus, zu erstellen sowie die Buchhaltung zu
che nach der perfekten Lösung bege- ob die Laborabzüge, die solche Stoffe aus der erledigen. Um fristgerecht Überwei-
ben. Sie engagierte einen IT-Experten, Luft leiten, noch sicher funktionieren. Ebenso sungen zu tätigen und die Finanzsitua-
um ein passendes Programm zu ent- sichern die Techniker Gefahrstoffschränke tion des Betriebs im Auge zu haben,
werfen, holte Angebote von Software- und führen im Bedarfsfall Reparaturen durch. verwenden die Postels die Banking-
Unternehmen ein und las Fachmagazi- Die Firma ist bundesweit tätig und zählt acht Software Starmoney. „Wir haben uns
ne. In handwerk magazin stieß sie auf Mitarbeiter: Neben den Geschäftsführern schon frühzeitig darum bemüht, unse-
die Serie „Digitalisierungsbarometer“. Astrid und Rainer Postel gibt es zwei Teilzeit- re einzelnen Abläufe zu digitalisieren“,
Insbesondere der Beitrag „Eine Soft- kräfte für Verwaltungsaufgaben sowie vier sagt Postel, die mit beiden Lösungen an
ware statt vieler Lösungen“ sprach sie Außendienst-Mitarbeiter, darunter gelernte sich sehr zufrieden ist.
an, und sie schrieb der Redaktion. „Da Elektriker und Klimatechniker.. Andererseits bestehen noch viele
bei uns die Digitalisierung ansteht, Lücken, die einen reibungslosen Ab-
raucht uns mittlerweile der Kopf“, lauf erschweren. Denn mit den beiden
schildert sie in ihrer E-Mail. „Wir su- Programmen können zwar viele, aber
chen nach einem Programm, das unse- eben nicht alle Arbeitsschritte erledigt
ren gesamten Workflow im Innen- und werden. „Einzelne Informationen zu
Außendienst abbilden kann.“ Aufträgen und Kundendaten müssen
Bei der Internet-Recherche wer- wir stets händisch übertragen und er-
den ihr meist die großen Software-Her- gänzen“, beschreibt die Chefin den zu-
steller angezeigt, die viel zu unflexibel Bundesweit unterwegs ist Rainer Postel sätzlichen Aufwand. Den soll künftig
sind. „Da würden wir nur die Hälfte .(li.) gemeinsam mit seinem Team. eine passende Software erledigen. >
HARD- UND SOFTWARE spezial 09/2021 Foto: privat
6WIR BRINGEN TRADITIONELLES HANDWERK IN DIE GEGENWART. UND MIT DATEV IST UNSERE BUCHHALTUNG UP TO DATE. In der Holzmanufaktur Rottweil kümmert man sich mit ganzem Herzen darum, historische Holzobjekte zu restaurieren. Mit den digitalen DATEV-Lösungen für das Rechnungswesen hat das Unternehmen jederzeit den Überblick über die aktuellen Geschäftszahlen und eine optimale Verbindung zu seiner Steuerberatung. Hermann und Adelina, Inhaber und Prokuristin HOLZMANUFAKTUR Rottweil GEMEINSAM-BESSER-MACHEN.DE
Die ideale Software: Checkliste von SDL Postel
Die Suche nach dem geeigneten Programm für die internen Prozesse erfordert viele
Vorüberlegungen. Beim Betrieb SDL Postel zählen etwa die Langlebigkeit des
Anbieters dazu sowie die sichere Speicherung der sensiblen Daten in einem Rechen-
zentrum in Deutschland.
Der Software-Anbieter befindet sich Die Software ist in der Lage, über oder unterwegs sind die Daten über ei-
schon länger am Markt, nimmt regel- Schnittstellen fehlerfrei auch mit nen geschützten Zugang (VPN-Tunnel)
mäßig zeitgemäße Updates vor und hat solide anderen Tools zu kommunizieren. abrufbar. Doch wenn die Bürokräfte
Zukunftsaussichten. aus dem Homeoffice arbeiten, geraten
Die Daten sind in einer Cloud die Abläufe ins Stocken. „Dann können
Die Software ist intuitiv bedienbar gespeichert, die an ein Rechenzentrum wir nicht auf alle Unterlagen in Papier-
und deckt alle Prozesse in einer in Deutschland angebunden ist. form zugreifen, die von uns ja zu-
Lösung ab, ohne zu viele Leistungen zu nächst händisch digitalisiert werden
inkludieren, die nicht in der Praxis benötigt Alle wichtigen Dokumente im Büro müssen“, stellt Astrid Postel fest. Doch
werden. sind auch papierlos abgebildet, damit das papierlose Büro, früher noch ein
die Büro-Mitarbeiter die täglich anfallenden „Kann“, ist in Corona-Zeiten längst
Ein persönlicher Ansprechpart- Arbeiten auch vom Homeoffice aus erledigen zum „Muss“ geworden.
ner ist möglichst rund um die Uhr können.
erreichbar, um bei technischen Problemen zu EINE APP FÜR DEN AUSSENDIENST
unterstützen. Innendienst und Außendienst Der Haken ist nicht nur das viele Pa-
können jederzeit gemeinsam in und pier, sondern auch die vielen Einzel-
Die anfallenden Miet-/ mit der Software-Lösung arbeiten. Jeder Mit- schritte, die einen perfekten Überblick
Kaufkosten sind fair, transparent arbeiter ist somit auf dem gleichen, aktuellen der Mitarbeiter voraussetzen und da-
und überschaubar. Informationsstand. her leicht durcheinandergeraten kön-
nen. So sieht es auch Jonas Jäger, Kun-
denberater beim Software-Anbieter
pds, der SDL Postel für diese Magazin-
Am besten mit einer einzigen cloudba- das Prüfprotokoll und leiten anschlie- geschichte exemplarisch berät, damit
sierten Lösung, die alle Daten zusam- ßend die Excel-Datei per E-Mail ans andere Firmen aus diesem Musterge-
menführt und über Schnittstellen Büro weiter. Manchmal landet statt- spräch ihren Nutzen ziehen können.
auch mit allen anderen Programmen dessen auch ein USB-Stick auf dem Als ersten Schritt empfiehlt er, den
kommuniziert. Schreibtisch. Die Abnahme durch die Austausch zwischen Büro und den
Kunden erfolgt ebenfalls manuell: Die Technikern unterwegs zu vereinfa-
VIELE AUFWENDIGE EINZELSCHRITTE Lieferscheine werden in ausgedruckter chen, zum Beispiel über eine App auf
Der typische Betriebsalltag bei den Pos- Form abgearbeitet und von den Kun- dem Smartphone oder Tablet. „Die An-
tels sieht so aus: Im Büro erstellen die den unterschrieben. Die Techniker le- wendung, die mit der Bürosoftware
Mitarbeiter Angebote für Ausschrei- gen auch diese Zettel einfach ins Büro. verbunden ist, präsentiert den Mitar-
bungen von Kunden meist öffentlicher Dort landen auch Tank- und Hotelquit- beitern im Außendienst sämtliche In-
Einrichtungen. Bei bestehenden War- tungen, die die Chefin in die Buchhal- formationen zum jeweiligen Kunden“,
tungsverträgen vereinbaren sie per tungssoftware überträgt. Im nächsten zeigt der Berater die Möglichkeiten
Outlook-Kalender Termine für die all- Schritt schreiben Postel und ihre Büro- auf. Auch Kartografie und Anfahrtsbe-
jährlichen Prüfungen oder anfallende hilfen auf Basis der Lieferscheine die schreibung gehören dazu. Klicken die
Reparaturen. Anschließend schreiben Rechnungen und exportieren diese – Außendienstler auf den Button „An-
sie das kalkulierte Angebot sowie den auf Kundenwunsch – zusätzlich im so- fahrt starten“, beginnt für sie automa-
späteren Auftrag und schicken sie an genannten Format X-Rechnung, das tisch der Arbeitstag. Die Zeiterfassung
den Kunden. Danach planen sie die seit November 2020 für öffentliche ist aktiviert.
Einsätze der Techniker samt Fahrrou- Aufträge gesetzlich vorgeschrieben ist. Die App hätte viele Vorteile: Nach
te. „Wenn ein Mitarbeiter in Berlin tä- Dann geht´s weiter mit der Zettel- getaner Arbeit vermerken die Techni-
tig ist, soll er nicht den weiten Weg bis wirtschaft. Das Büroteam wandelt alle ker dort nötige Reparaturen und Mate-
nach München fahren, sondern eine Dokumente in PDF-Formate um und rialbestellungen, die der Kunde direkt
Einrichtung in nächster Nähe aufsu- sichert sie auf einem Server im heimi- vor Ort beauftragen kann. Auch die
chen“, erklärt Astrid Postel. Danach schen Büro doppelt ab. Über einen geleistete Arbeit kann der Mitarbeiter
richtet die Betriebschefin auch die Bu- Speicher im Netzwerk (NAS-System) direkt in der App quittieren lassen.
chung der Hotels am Einsatzort aus. sind alle drei Büro-PC verbunden, so- Dazu unterschreibt der Kunde einfach
Vor Ort beim Kunden angelangt, dass alle Mitarbeiter auf die gleichen mit dem Finger auf dem Bildschirm.
bearbeiten die Techniker per Laptop Daten zugreifen können. Von zu Hause „Einen USB-Stick im Büro abzuliefern
HARD- UND SOFTWARE spezial 09/2021
8ist dann nicht mehr nötig“, erklärt Jä- die Spracheingabe. Hat der Techniker Material zu bestellen ist dagegen Chef-
ger die Vorzüge. Auch Quittungen von gerade nicht die Hände frei, um zu tip- sache. Um wiederkehrende Einkäufe
Reisen und andere Dokumente lassen pen, kann er seine Anmerkungen ein- zu beschleunigen, könnte Astrid Postel
sich abfotografieren und auf Finger- fach per Sprachnachricht übermitteln. einen kleinen Kniff anwenden, so Jä-
tipp ins Büro senden. Ist unterwegs Neue Hardware ist dazu nicht nötig: ger: „Über eine Anbindung über die
mal kein Internet vorhanden, werden Die schon vorhandenen Tablets lassen Schnittstelle IDS an den Online-Shop
die Daten gespeichert und abgesendet, sich problemlos mit der App bestü- eines Händlers können die Abläufe in
sobald wieder Empfang vorhanden ist. cken. „Einfacher in der Handhabe ist der Materialwirtschaft vereinfacht
„Apps sind die ausgelagerten digitalen aber ein Smartphone, mit dem zusätz- werden.“ Der Lohmarer Betrieb würde
Dienste der Handwerkersoftware im lich telefoniert werden kann“, rät Jä- seine betriebsinterne Software über
Büro“, sagt Jäger. „Daher sind Apps ger. Ob über Smartphone oder Tablet: eine Schnittstelle beispielsweise an den
ohne zugehörige Handwerkersoftware Die Außendienst-Mitarbeiter können Shop des Großhändlers Würth an-
nur bedingt empfehlenswert.“ per App einzelne Projekte mitsteuern schließen, der den Handwerksbedarf
und ihre Service-Leistungen selbst ge- von Arbeitskleidung bis Werkzeug ab-
VOM BEDARF ZUM ANGEBOT stalten. Über Zusatzfunktionen könn- deckt. „Das spart Kosten und reduziert
Bei pds ist wie bei vielen anderen mo- ten sie auch Materialbedarf melden Komplexität, weil Kundendaten und
dernen Programmen auch eine solche und aufs Lager zugreifen. „Für die Be- Artikelinformationen wie Preise und
App im Paket enthalten. Was Astrid dürfnisse von Frau Postel ist das jedoch Texte schon registriert sind“, sagt der
Postel besonders gut daran gefällt, ist nicht nötig“, findet der IT-Experte. Berater. >Förderungen für Digitalvorhaben
Um kleine und mittlere Unternehmen wie auch Handwerksbetriebe zukunftsfähig
aufzustellen, gewähren Bund und Länder immer mehr finanzielle Anreize. Neben
Bezuschussung bei den Anschaffungskosten von Hard- und Software werden auch Bera-
tungsleistungen durch IT-Experten subventioniert.
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Digital Jetzt: ERP-Digitalisierungs- und
Das Bundesministerium für Wirtschaft Innovationskredit:
und Energie (BMWi) unterstützt kleine KMU sowie Handwerk, Start-ups und
und mittlere Unternehmen (KMU) mit dem freie Berufe können den ERP-Digitalisierungs-
Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung und Innovationskredit der Kreditanstalt für
für KMU“. Das Programm will Firmen dazu Wiederaufbau (KfW) beantragen. Förderfähig
anregen, mehr in digitale Technologien sowie sind Investitionen und Betriebsmittel im
in die Qualifizierung ihrer Beschäftigten zu Zusammenhang mit Digitalisierungs- und »Über gestraffte
investieren. Der Förderzuschuss bemisst sich Innovationsvorhaben.
anteilig an den Investitionskosten des Abläufe wird
4
Unternehmens: So bekommen Firmen mit bis MID-Invest:
zu 50 Beschäftigten bis zu 40 Prozent ihrer Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), der Büroauf-
Investitionskosten erstattet. die erstmalig in Hard- und Software
investieren wollen, werden in den einzelnen wand auf circa
2
Go-digital: Bundesländern außerdem über regionale
Über das Förderprogramm Go-digital des Programme finanziell bezuschusst. Zum Beispiel ein Drittel
BMWi bekommen Firmen der Nordrhein-Westfalen: Dort erhalten KMU über das
gewerblichen Wirtschaft und aus dem Förderprogramm „Mittelstand Innovativ & Digital“ reduziert.«
Handwerk Beratungsunternehmen zur Seite MID-Invest des Ministeriums für Wirtschaft,
gestellt, die gemeinsam mit ihnen eine digitale Innovation, Digitalisierung und Energie des Jonas Jäger, Berater beim IT-Hersteller pds,
Strategie entwickeln. Dabei wird die Hälfte der Landes Nordrhein-Westfalen (MWIDE) einen legt SDL Postel ein Angebot für eine vernetzte
anfallenden Kosten übernommen. Bonus von bis zu maximal 25.000 Euro. Lösung im Innen- und Außendienst vor.
Im Bereich der Buchhaltung unterstüt- schweren Überschwemmungen in der fand sie die Idee verlockend, sich eine
zen integrierte DATEV-Schnittstellen Region. Um die Daten aus der Cloud eigene Software programmieren zu las-
bei der digitalen Zusammenarbeit mit jederzeit im Trockenen zu haben, ar- sen. Doch von solch einer Sonderanfer-
dem Steuerberater. Ergänzend dazu beitet pds mit der Terra Cloud der IT- tigung ist sie nun abgekommen. „Das
kann SDL Postel Kontoauszüge und Firma Wortmann aus dem ostwestfäli- kann schnell in einer Sackgasse mün-
Zahlungsinformationen mit dem be- schen Hüllhorst zusammen. den“, meint sie – und sagt, warum:
reits vorhandenen Banking-Programm Am Ende der ausführlichen Bera- „Wenn der IT-Dienstleister mal nicht
digital austauschen. „Über die so ge- tung runzelt Astrid Postel die Stirn: mehr zur Verfügung steht, kennt sich
strafften Abläufe wird der Aufwand „Was soll das Ganze kosten?“ Der Bera- keiner mit dem Programm aus.“ Daher
der Betriebsverwaltung bei der Firma ter von pds bietet ihr zwei Varianten will sie sich für ein Profi-Programm ei-
Postel auf circa ein Drittel reduziert“, an: Entweder der Betrieb kauft die nes etablierten Anbieters entscheiden.
verspricht der Experte. Handwerker-Software für einmalig Ob von pds oder einem anderen Anbie-
1.400 Euro oder mietet das Programm ter, weiß sie noch nicht. Astrid Postel
DATENSICHERHEIT FÜR BEHÖRDEN zum Preis von monatlich 119 Euro. Die zieht die Augenbrauen hoch und lä-
Weil die Stammkunden von SDL Pos- Preise gelten jeweils pro Arbeitsplatz. chelt den Berater verschmitzt an: „Das
tel, darunter viele Bundesbehörden Auf den ersten Blick scheint der Kauf müssen wir noch mal richtig ausver-
und Institutionen, hohe Datensicher- die bessere Wahl zu sein: Nach gut ei- handeln.“ hm
heit erfordern, legt die Betriebsinha- nem Jahr wäre die Anschaffung günsti- irmela.schwab@handwerk-magazin.de
berin großen Wert auf ein zweifach ger. Doch zusätzliche Wartungspreise
abgesichertes Rechenzentrum, vor- und Aufpreise für einzelne Zusatzbau-
zugsweise im Inland. Bisher haben die steine treiben die Kosten in die Höhe
Postels ihre Daten auf einem internen (siehe Seite 11). Weil die Lizenz zudem
Server abgelegt, der bei einem Ausfall jährlich kündbar ist, blieben die Pos- Mehr zum Thema Prozess-Digitalisierung:
wichtige Betriebsdaten verlieren tels flexibel. Wie Betriebe die passende Lösung für sich finden
könnte. Wie real die Gefahr ist, erleb- Der Betriebschefin ist durch die Be- können
ten viele Firmen Mitte Juli bei den ratung vieles klar geworden: Zunächst handwerk-magazin.de/prozessdigitalisierung
HARD- UND SOFTWARE spezial 09/2021 Fotoo: pds
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