Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts - im Rahmen der Programmperiode des Europäischen Hilfsfonds für das Jahr 2021
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Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts im Rahmen der Programmperiode des Europäischen Hilfsfonds für das Jahr 2021
1 Inhaltliche Informationen 1.1 Ausgangslage Das Sozialministerium vergibt seit Sommer 2015 im Rahmen der Umsetzung des Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen Schulstartpakte an SchülerInnen in Mindestsicherungshaushalten. Bislang gelangten ca. 250.000 Pakete zur Verteilung. Im Rahmen von bereits erfolgten Calls wurde für die operative Verteilung der Schulstartpakete eine Partnerorganisation für jeweils 3 Jahre ermittelt (2015 bis 2017 und 2018 bis 2020). Grundsätzlich endet die reguläre Förderperiode mit Ende des Jahres 2020. Aufgrund der COVID-19-Krise hat die Europäische Kommission den Mitgliedstaaten zur Bewältigung der Pandemiefolgen zusätzliche Mittel zur Verfügung gestellt („React“- Mittel), die keiner nationalen Kofinanzierung bedürfen. Von diesen Fondsmittel profitiert auch der Europäische Hilfsfonds, wodurch die Förderperiode jedenfalls um ein Jahr verlängert. Aus diesem Grund ruft die Verwaltungsbehörde für den Europäischen Hilfsfonds im Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz (BMSGPK) geeignete Projektträger auf, ein Konzept zur operativen Umsetzung für das Jahr 2021 einzureichen. 1.2 Hintergrund Der Europäische Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen1 verfolgt das Ziel, den sozialen Zusammenhalt in der Union zu fördern. Erreicht werden soll dies unter anderem durch die unentgeltliche Verteilung von materieller Unterstützung für die am stärksten benachteiligten Personen in den einzelnen Mitgliedstaaten. Die materielle 1 Verordnung (EU) Nr. 223/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. März 2014 zum Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen (im Folgenden: FEAD-VO) Seite 2 Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts
Unterstützung umfasst beispielsweise Nahrungsmittel, Bekleidung oder andere für den
persönlichen Gebrauch bestimmte Dinge.
Der Schulbeginn im Herbst, der nach Schätzungen von ExpertInnen mit einem
Kostenaufwand von bis zu 300 Euro pro Schulkind einhergehen kann, trifft Haushalte mit
Mindestsicherungs- bzw. Sozialhilfebezug finanziell besonders stark.
Zum Aufwand für die Finanzierung von Schulartikeln kommen dabei noch Ausgaben wie
Elternbeiträge, Werkbeiträge, Schulausflüge etc. oder Ausgaben für neue Bekleidung oder
Sportartikel. Aus diesem Grund hat sich Österreich entschieden, die Fonds-Mittel für die
Verteilung von Schulstartpaketen zu verwenden.
Die Schulstartpakete wurden erstmals vor Schulbeginn 2015 an SchülerInnen aller
Altersstufen, die in Mindestsicherungshaushalten leben, verteilt. Die FEAD-VO
bezeichnet diese Personen als „EndempfängerInnen“. Das Projekt wurde von den Familien
bislang sehr gut angenommen (Inanspruchnahme von zuletzt rund 85%). Die qualitativen
Auswertungen der Fragebögen zeigen einen hohen Zufriedenheitsgrad der
EndempfängerInnen mit der Maßnahme.
Es ist daher geplant, die Aktion auch in der verlängerten Programmperiode im Jahr 2021
fortzusetzen.
Dafür stehen rund 6 Mio. Euro zur Verfügung. 5% dieser Summe sind gedeckelt für
technische Hilfe (wie z.B: Kosten für den Betrieb einer Datenbank, sonstige externe
Dienstleistungen). Der Rest entfällt auf den Ankauf der Schulstartpakete sowie die
Förderung der Partnerorganisation für die Verteilung der Pakete.
1.3 Partnerorganisation
Partnerorganisationen sind gemäß Art. 2 Abs. 3 der FEAD-VO
„öffentliche Stellen und/oder gemeinnützige Organisationen, die die Nahrungsmittel
und/ oder die materielle Basisunterstützung direkt oder über andere
Partnerorganisationen – gegebenenfalls unter Anwendung flankierender Maßnahmen
– an die am stärksten benachteiligten Personen vergeben oder Maßnahmen
durchführen, die unmittelbar auf die soziale Inklusion dieser Personen abzielen, und
Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts Seite 3deren Vorhaben von der Verwaltungsbehörde gemäß Artikel 32 Absatz 3 Buchstabe b
ausgewählt wurden.“
Diese Partnerorganisation kann die Verteilung der Schulstartpakete komplett selbst
durchführen oder dafür auch mit anderen gemeinnützigen Organisationen eine
Kooperationsvereinbarung schließen, um einen niederschwelligen Zugang zu den Paketen
für die EndempfängerInnen in ganz Österreich sicherzustellen.
Die Partnerorganisation ist die Vertragspartnerin des Sozialministeriums. Die
Verantwortung für den reibungslosen Ablauf der Verteilung gegenüber der
Verwaltungsbehörde trägt die Partnerorganisation, mit der der Fördervertrag geschlossen
wird. Allfällige Kooperationspartner der führenden Partnerorganisation sind
gleichermaßen zur Einhaltung der Auflagen und des Fördergegenstandes aus dem
Fördervertrag verpflichtet.
Seite 4 Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts2 Beschreibung der nachgefragten
Aktivität
2.1 Inhalt
Unterstützung bei der Bestellung der Schulstartpakete und Verteilung
an die EndempfängerInnen
Die in Frage kommenden Haushalte im Mindestsicherungs- oder Sozialhilfebezug mit
SchülerInnen (ca. 52.000 SchülerInnen, Stand: August 2020) werden von den Ländern im
Sommer jeden Jahres mit einem Schreiben über die Aktion informiert (1. Tranche Juli, 2.
Tranche August). Diesem Schreiben wird ein Antragsformular, ein Infoblatt und ein
Katalog zur erleichterten Auswahl der Pakete samt Adressenverzeichnis (Kontaktstellen)
der Partnerorganisation beigefügt. Mit diesen Unterlagen werden die Personen die
Partnerorganisation aufsuchen, um dort ihre Bestellungen abzugeben. Die Haushalte
konnten zuletzt aus 9 verschiedenen Paketen (Schulmaterialien, Schultasche, Rucksäcke,
Handarbeitskoffer etc.) wählen.
Die Partnerorganisation hat dabei folgende Kernaufgaben:
• Prüfung, ob die bestellende Person mit dem Adressaten des Schreibens der Länder
ident ist (anhand von Lichtbildausweisen)
• Entgegennahme der Bestellungen
• Eintragung der Bestellungen in eine Datenbank (und elektronische Versendung der
Bestellung an den Händler)
• Übernahme der Lieferungen des Händlers
• Aushändigung der Schulstartpakete an die BestellerInnen (durch Kontrolle des
Abholscheines und des Lichtbildausweises)
• Dokumentation aller Schritte in einer Datenbank
• Kommunikation mit den EndempfängerInnen (z.B. Kontaktaufnahme bei
Nichtabholung 2 Wochen nach Schulbeginn)
• Allenfalls Auslieferung der Schulstartpakete in Einzelfällen an die EndempfängerInnen,
wenn z.B. ein Schulstartpaket aus besonderen Umständen nicht abgeholt werden
kann
Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts Seite 5• Retournieren der nicht abgeholten Schulstartpakete an den Händler (Inventarisierung
der Restbestände)
• Kommunikation mit dem Händler bei Reklamationsanfragen
Betrieb einer Telefon-Hotline
Beantwortung typischer Fragen zum Ablauf der Aktion, nächstgelegene Ortsstelle,
Öffnungszeiten, Inhalte der Schulstartpakete.
eventuell Befragung der EndempfängerInnen
Den EndempfängerInnen ist ein Fragebogen auszuhändigen, der einzusammeln und an
eine von der Verwaltungsbehörde namhaft gemachte Evaluierungsfirma zu übermitteln
ist.
Mehrjährige Archivierung von Papierakten
(Aufbewahrung iSd Art. 51 der FEAD-VO)
Dies betrifft das Antragsformblatt, den Gutschein der Länder und den/die Abholschein/e
pro antragstellende Familie; allenfalls Kopien der Lichtbildausweise. Beginn und Ende der
Aufbewahrungsfrist für die jeweiligen Bestelljahre werden durch die Verwaltungsbehörde
gesondert bekannt gegeben.
Flankierende Maßnahme
In der FEAD-VO ist vorgesehen, dass mit der Verteilung der Sachgüter auch flankierende
Maßnahmen einhergehen müssen. Diese flankierenden Maßnahmen zielen gem. Art. 2
Abs. 11 der FEAD-VO darauf ab, soziale Ausgrenzung zu beseitigen und/oder sozialen
Notlagen durch mehr Hilfe zur Selbsthilfe und auf dauerhaftere Weise abzuhelfen.
Im Operationellen Programm Österreich für den FEAD (unter: www.schulstartpaket.at)
ist folgende flankierende Maßnahme definiert:
Die flankierende Maßnahme wird 2-stufig umgesetzt:
Seite 6 Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts1. Erarbeitung einer Broschüre mit bundesländerspezifischen Informationen zu
Beratungsstellen, Einrichtungen und sonstigen Stellen, die Angebote zur Verbesserung
der sozialen Teilhabe bereitstellen (Sozialmärkte, vergünstigte Freizeitaktivitäten,
Energieberatungsstellen, etc). Diese Broschüre ist jährlich zu aktualisieren.
Besonderes Augenmerk ist dabei Angeboten für SchülerInnen zu widmen (z.B
kostenloser Nachhilfeunterricht, Hinweise zu typischen Schuldenfallen wie Handy und
Shopping etc.)
2. Anlässlich der Paketbestellung in den Verteilstellen wird die Broschüre ausgehändigt
und es erfolgt bei Bedarf im Zuge eines Beratungsgesprächs eine Orientierung und
Hinführung zu den in der Broschüre beschriebenen Diensten und Einrichtungen.
Für die flankierende Maßnahme, die an allen Verteilstellen durchgeführt wird, wird eine
Pauschalsumme iSd Art. 26 Abs. 2 lit e der FEAD-VO gewährt.
Teilnahme an Steuergruppensitzungen (Jour fixes)
Leitfaden für die MitarbeiterInnen
Es ist ein Qualitätsleitfaden für die operativ tätigen MitarbeiterInnen/Freiwilligen zu
entwickeln und von diesen anzuwenden, um die ordnungsgemäße Umsetzung der
Maßnahme in den jeweiligen Verteilstellen zu gewährleisten. Dieser Qualitätsleitfaden ist
der Verwaltungsbehörde jährlich vorzulegen und an Neuerungen anzupassen bzw. zu
aktualisieren.
2.2 Zugänglichkeit zu den Verteilstellen
Ziel ist eine niederschwellige Verteilung der Schulstartpakete, um Fahrtkosten oder
weite Wegstrecken sowie lange Wartezeiten für die EndempfängerInnen möglichst zu
vermeiden. Ein besonderes Augenmerk ist dabei auf die Situation in Wien zu richten, wo
rund 60% der in Frage kommenden EndempfängerInnen leben.
Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts Seite 7Orte der Leistungserbringung: Der/Die FörderwerberIn muss ein Konzept vorlegen, wie die Verteilung der Schulstartpakete umgesetzt werden soll. Mindeststandard ist, dass in den Bundesländern zumindest in jedem politischen Bezirk eine Verteilstelle eingerichtet wird. Die Anzahl der Verteilstellen richtet sich nach der Erreichbarkeit für die EndempfängerInnen. In Wien sind mindestens vier - mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichende - Verteilstellen einzurichten. Eine - zumindest temporäre - versperrbare Lagermöglichkeit für die vom Händler gelieferten Pakete muss vorhanden sein. Zur zielgerichteten Erarbeitung des Projektkonzepts: siehe Unterlagen im Anhang Verteilzeitraum, Öffnungszeiten: Die Öffnungszeiten der Verteilstellen für die Bestellung und Abholung der Schulstartpakete können - abhängig von der Anzahl der zu erwarteten Kundenkontakte - je nach Bezirk flexibel gestaltet werden. Jedoch sind insbesondere in Städten mit vielen begünstigten Familien wie Wien, Graz und Linz längere Öffnungszeiten zur Vermeidung von unangemessenen Wartezeiten notwendig. Den Familien sollte grundsätzlich ab Mitte Juli die Möglichkeit der Bestellung des Schulstartpaketes eröffnet werden (in Wien jedenfalls). Die Abholung der Schulstartpakete muss bis längstens 2 Wochen nach Schulbeginn möglich sein. Die ausgewählte Partnerorganisation muss der Verwaltungsbehörde bis spätestens 1. April jeden Jahres eine Liste mit den unveränderlichen Adressen, Telefonnummern und Öffnungszeiten sowie den Verteilzeitraum der jeweiligen Verteilstellen zur Verfügung stellen. Seite 8 Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts
3 Leistungen durch die FEAD-
Verwaltungsbehörde
• Bereitstellung der Datenbank (webbasiert)
• Beauftragung eines Lieferanten der Schulstartpakete
• Auswahl des Paketsortiments
• Ansprechstelle bei Problemen
• Öffentlichkeitsarbeit
• Bereitstellung des Fragebogens für die EmpfängerInnen der Schulstartpakete in
mehreren Sprachen
Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts Seite 94 Sonstiges
4.1 Förderfähige Kosten
Förderfähig sind folgende Ausgaben:
• die von der Partnerorganisation getragenen Verwaltungs-, Transport- und
Lagerkosten zum Pauschalsatz von 5% der Kosten für die angekauften
Schulstartpakete;
• Kosten für flankierende Maßnahmen zum Pauschalsatz von 5% der Kosten für die
angekauften Schulstartpakete.
Diese beiden Pauschalen werden mit Fonds-Mittel gefördert.
Bei Bedarf aus nationalen Mitteln: max. 5% der Kosten für die angekauften
Schulstartpakete.
Die Ausweisung eines angemessenen Eigenmittelanteiles in der Projektkalkulation wird
vorausgesetzt.
Diese Kosten sind pauschaliert, d.h. sie sind von der Partnerorganisation nicht
nachzuweisen.
4.2 Vertragszeitraum
Der Fördervertrag wird für den Verteilzeitraum 2021 geschlossen (1 Jahr).
4.3 Zahlungsplan
Bei Vertragsabschluss werden 100.000,- Euro als Teilzahlung überwiesen. Die Restzahlung
ist abhängig von der Ankaufssumme der Schulstartpakete und erfolgt unter
Berücksichtigung der geleisteten Teilzahlung nach Eingang und Abnahme der
Schlussrechnung des Händlers im 4. Quartal 2021.
Seite 10 Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts4.4 Einsatz von Freiwilligen
Werden zur Verteilung der Schulstartpakete ehrenamtliche MitarbeiterInnen eingesetzt,
so ist die Partnerorganisation zur Einhaltung von § 3 des Freiwilligengesetzes verpflichtet.
4.5 EDV Ausstattung der Verteilstellen; FEAD-Datenbank
Jede Verteilstelle hat über folgende Ausstattung zu verfügen:
• Ein oder mehrere PCs oder Laptops
− Gängiges Betriebssystem (PC mit Windows 8.1 oder 10 bzw. Linux, Mac mit
MacOS ab 10.13)
− Standardsoftware (Aktueller Browser wie Mozilla Firefox oder Google Chrome,
PDF-Reader)
• Internetanschlüsse ab 1.000 kBit/s
• Drucker,
• Allenfalls Scanner
Nur ProjektwerberInnen, die das Vorhandensein dieser Ausstattung zusichern, können im
Verfahren berücksichtigt werden.
Die EDV Ausstattung muss bis Anfang Juni 2021 einsatzfähig sein.
Die jeweiligen ProjektmitarbeiterInnen (bis zu den Verteilstellen) müssen an einer
verpflichtenden Einschulung in die Datenbank teilnehmen.
Datenbank:
Zur Projektabwicklung wird eine internetbasierte Datenbankanwendung zur Verfügung
gestellt. Alle Vorgänge wie die Bestellungen und die Dokumentation der Ausgabe der
Pakete müssen in der Datenbank erfasst werden.
Die Datenbank basiert auf dem IT-Begleitsystem Eureka2020 der Fa. ECG aus Berlin,
Deutschland. Es gilt österreichisches und deutsches Datenschutzrecht.
Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts Seite 11Die ProjektwerberIn ist verpflichtet, dem Sozialministerium Unregelmäßigkeiten und Schwierigkeiten bei der Anwendung der Datenbank unmittelbar mitzuteilen. Hinweis: Trotz Anwendung einer Datenbank besteht die Verpflichtung, die im Rahmen der Sachbearbeitung erforderlichen Dokumente in Papierform aufzubehalten. Beschreibung des Verteilverfahrens: Mittlerweile werden an die 80% der Pakete über eine so genannte Direktausgabe ausgehändigt. Alle größeren Verteilstellen mit entsprechender Lagerkapazität erhalten Vorablieferungen an Paketen vom Händler. Die begünstigten Familien können in diesen Verteilstellen das Paket beantragen und gleich mitnehmen. Dabei erfassen die Verteilstellen die Daten der Bestellenden und der SchülerInnen. Der Händler beobachtet im Hintergrund die Paketausgabe und liefert entsprechend nach. Bei den restlichen Verteilstellen (kleine Stellen) erfasst diese die Daten der Bestellenden und der SchülerInnen ebenfalls. Nach Abschluss der Bestellung wird diese dem Händler übermittelt. Vom Händler versandte Pakte werden in der Datenbank zur Warenannahme in der Verteilstelle gekennzeichnet. Die Verteilstelle kann bei einem unversehrten Paket den Eingang bestätigen und das Paket in der Datenbank als abholbereit markieren. Wird das Paket abgeholt, kann der Bestellvorgang in der Datenbank abgeschlossen werden. Bei dieser Verteilung haben die begünstigten Familien zweimal Kontakt zu den Verteilstellen. Screenshots zu den Datenfeldern der Datenbank sowie der IT-workflow für die Bestellungen finden sich in im Anhang. Seite 12 Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts
5 Auswahlverfahren
Auskünfte
Auskünfte zum Aufruf können schriftlich oder mündlich eingeholt werden. Technische
Anfragen sind zu richten an: Frau Suraya Kahraman (01/711 00/866362); inhaltliche
Fragen an: Frau Andrea Otter (01/711 00/866122); beide Sozialministerium, Abteilung
V/B/7.
Abgabe der Unterlagen
Das Projektkonzept mit den zugehörigen Nachweisen ist im Original (in Papierform) in 2-
facher Ausfertigung und elektronisch spätestens bis zum 1. Februar 2021, 12:00, an das
Sozialministerium Frau Suraya Kahraman (suraya.kahraman@sozialministerium.at) zu
übermitteln. Das beigefügte Antragsformblatt samt Formular Projektkalkulation ist zu
verwenden.
Beschreibung des Auswahlverfahrens
• Überprüfung des rechtzeitigen Eingangs der Förderanträge
• Prüfung des Leistungs- und Zeitplans (im Sinne des § 23 Abs. 1 der ARR 2014)
• Die Auswahlkriterien laut Punkt 3.3. des Operationellen Programms werden beachtet.
• Vorliegen aller geforderten Erklärungen und Nachweise (lt. Antragsformblatt FEAD)
wird geprüft.
• Aus den Prüfungen können Ergänzungs- und Korrekturaufforderungen an den/die
ProjektwerberIn resultieren.
• Nach Abschluss der Prüfungen wird der/die ProjektwerberIn aufgefordert, die
allfälligen Korrekturen unter Fristsetzung umzusetzen. Nach Durchführung der
Korrekturen liegt ein bewertbarer Antrag vor.
Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts Seite 136 Bewertungsverfahren
Nach Einlangen aller korrigierten Anträge nimmt eine Kommission aufgrund der
veröffentlichten Bewertungskriterien (s.u.) eine Beurteilung vor. Bei Unklarheiten kann die
Kommission weitere Auskünfte bei den ProjektwerberInnen einholen. Alternativ kann das
Sozialministerium die ProjektwerberInnen auch zu einer Präsentation ihres
Projektkonzeptes einladen.
Bei der Bewertung der vorliegenden Anträge werden
• die Erfüllung der strategischen und spezifischen Ziele des Calls
• sowie die spezifischen Bewertungskriterien berücksichtigt.
• Es wird eine Reihenfolge der Projektanträge erstellt.
• Der/die ProjektwerberIn mit der höchsten Punkteanzahl erhält den Fördervertrag.
• Die ProjektwerberInnen werden schriftlich über Zusage oder Absage ihres
Projektantrages informiert.
Beschwerden abgelehnter ProjektwerberInnen können an
marion.preszlauer@sozialministerium.at gerichtet werden.
Beschreibung der Bewertungskriterien
Bewertungskriterien in % Gewichtung in %
Qualität des Konzepts für die Verteilung der 12,5
Schulstartpakete allgemein
Qualität des Konzepts für die Verteilung der 30
Schulstartpakete in Wien
Qualität des Konzepts für die Verteilung der 15
Schulstartpakete in den Landeshauptstädten
Qualität des Konzepts für die Verteilung der 12,5
Schulstartpakete in den übrigen Bezirken
Qualifikation der Projektleitung 15
Qualität des Konzeptes der Broschüre/der 15
flankierenden Maßnahmen
Gesamt 100
Seite 14 Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts7 Indikativer Zeitplan von der Antragstellung bis zum Vertrag 1. Februar 2021: Schlusstermin für Einreichung des Förderantrages Mitte Februar 2021: Abschluss der Prüfungen sowie der Bewertungen und der Förderentscheidung Ende Februar/Anfang März 2021: schriftliche Information (Zusage/Absage) an die ProjektwerberInnen März 2021: Vertragsabschluss Sofort mit Vertragsabschluss: Beginn des Projektes Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts Seite 15
Anhänge • Antragsformular samt Formular Projektkalkulation • Anzahl der Bestellungen und Abholungen tageweise 2019 • Ausgegebene Pakete nach Verteilstellen 2020 • Muster Förderungsvertrag • Screenshots zu den Datenbankfeldern • PP-Folien aus der Informationsveranstaltung für interessierte Träger vom 3.12.2020 Seite 16 Aufruf zur Einreichung eines Projektkonzepts
Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz Stubenring 1, 1010 Wien +43 1 711 00-0 sozialministerium.at
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