Ausschreibung für die Austragung der greenmeetings und events Konferenz 2019, 2021 und 2023
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Ausschreibung für die Austragung der
greenmeetings und events Konferenz
2019, 2021 und 2023
Internationale Fachkonferenz für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement | www.greenmeetings-events.de
Zwei Initiatoren, ein gemeinsames
Ziel – Kompetenz Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit wirkt. technik, die umweltgerechte Beschaffung
von Produkten und Dienstleistungen, ein
Beim jährlichen Ranking der International gutes Abfallmanagement, Übernahme von
Congress & Convention Association (ICCA) Sozialverantwortung bis hin zu nachhaltigen
belegt Deutschland im Jahr 2017 zum 13. Mal Gastgeschenken. Auch die Kommunikation
in Folge europaweit den ersten Platz. Mit spielt eine wichtige Rolle.
aktuell über drei Millionen Veranstaltungen
und 394 Millionen Teilnehmern, liegt Deutsch- Um Transparenz in diese Themenvielfalt
land im weltweiten Vergleich erneut auf Rang nachhaltiger Veranstaltungen zu bringen,
zwei hinter den USA. Neben Kompetenzen in haben das GCB German Convention Bureau
Wissenschaft und Wirtschaft sowie Innova- e. V. und der EVVC Europäische Verband der
tionsgeist überzeugt Deutschland als Gast- Veranstaltungs-Centren e. V. gemeinsam die
geber besonders mit nachhaltigen Veranstal- „greenmeetings und events Konferenz“ ins
tungsangeboten. Leben gerufen.
Die Würdigung als führende europäische Bewusstsein schaffen
Tagungs- und Kongressdestination birgt
dabei eine gewisse Verantwortung für die Die Nachhaltigkeitskonferenz der Veran-
deutsche Veranstaltungsbranche, nimmt sie staltungswirtschaft sensibilisiert Akteure
doch in punkto Nachhaltigkeit eine Vorreiter- der Branche für Nachhaltigkeitsaspekte und
rolle ein. So attestieren Organisatoren und schafft ein breites Bewusstsein für umwelt-
Anbieter gleichermaßen, dass Veranstaltun- und sozialverträgliche Konzepte. Neben
gen inzwischen nur unter Berücksichtigung einem intensiven Erfahrungs- und Meinungs-
nachhaltiger Komponenten realisierbar sind, austausch bietet die greenmeetings und
nicht zuletzt um die erforderliche Transparenz events Konferenz ein großes Spektrum an
im Nachhaltigkeits-Report der Unternehmen Informationen rund um die neuesten Trends
zu gewährleisten. und Impulse in Sachen nachhaltiger Ver-
anstaltungsplanung. Handfeste Inhalte und
Nachhaltigkeit auf breiter Ebene Botschaften, die zum Handeln anregen sowie
namhafte Persönlichkeiten und Influencer,
Veranstaltungen wirken sich auf vielen ver- die sich der Nachhaltigkeit verschrieben
schiedenen Ebenen auf Umwelt, Wirtschaft haben, wie bspw. Dr. Dirk Gläser, UNWTO-
und das soziale Klima aus. In die Planung und Nachhaltigkeitsexperte (2017), Hannes
Organisation von Veranstaltungen sollten Jaennicke, Schauspieler und Umweltaktivist
daher frühzeitig ökologische, ökonomische (2015), Prof. Dr. Klaus Töpfer, Bundesumwelt-
als auch soziale Aspekte einbezogen werden. minister a.D. (2013) und Prof. Dr. Ernst Ulrich
Dazu zählt die nachhaltige Auswahl von ge- v. Weizsäcker (2011) sorgen dabei für positive
eigneten Veranstaltungsorten, ökologisches Resonanz und Öffentlichkeitswirkung.
Gebäudemanagement, grüne Unterbringungs-
möglichkeiten und Mobilitätsangebote, die
Umsetzung von innovativen Energie- und
Klimakonzepten, moderne Veranstaltungs-
2 | Konferenz
Meeting Experts Green Award
Im Rahmen der greenmeetings und events Ressourcenschonung, Nachhaltige Ver-
Konferenz wird der Meeting Experts Green anstaltung, Nachhaltige(s) VA-Centrum /
Award verliehen. Mit dieser Auszeichnung Location / Hotel, Nachhaltiges Personalma-
prämieren GCB und EVVC nachhaltige Projek- nagement und Nachhaltiges/r Unternehmen /
te aus der Tagungs- und Kongressbranche in Verband / Zusammenschluss.
den Kategorien Energiemanagement /
Für die Konferenz in den Jahren 2013, 2015
und 2017 hat das Bundesministerium für Um-
welt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit
(BMUB) die Schirmherrschaft übernommen.
3 | Award-Verleihung
Initiatoren
Das GCB German Convention Bureau e. V. Der Europäische Verband der Veranstal-
repräsentiert Deutschland als eine weltweit tungs-Centren e. V. repräsentiert rund 750
führende und nachhaltige Kongress- und Veranstaltungszentren, Kongresshäuser,
Tagungsdestination. Arenen und Special Event Locations jeder
Größenordnung in Deutschland, Österreich,
Das GCB unterstützt seine Mitglieder und der Schweiz, Italien und weiteren angrenzen-
Partner bei der internationalen und nationa- den europäischen Ländern.
len Vermarktung ihres Angebotes und fun-
giert als Impulsgeber der Branche. Neben diesen, durch derzeit mehr als 350 Mit-
gliedsbetriebe vertretenen Häusern, ergänzen
Die rund 200 Mitglieder repräsentieren über persönliche Mitglieder aus der Veranstal-
450 Betriebe und zählen zu den führenden tungswirtschaft, Ehrenmitglieder sowie rund
Hotels, Kongresszentren, Locations, städti- 70 Partnerunternehmen das breite Spektrum
schen Marketingorganisationen, Veranstal- des Verbandes und machen den EVVC so zum
tungsagenturen sowie Dienstleistern aus der vielseitigsten Kommunikationsnetzwerk der
deutschen Tagungs- und Kongressbranche. Branche.
Preferred Partner des GCB sind das Hamburg Wichtige Themen des Verbandes sind z. B. die
Convention Bureau und die KONGRESSHALLE Entwicklung der Aus- und Weiterbildung in
am Zoo Leipzig. Als Strategische Partner der Branche, die Erstellung branchenrelevan-
unterstützen die Deutsche Lufthansa, Deut- ter Kennzahlen sowie die Kommunikation mit
sche Bahn und die DZT Deutsche Zentrale für der Bundespolitik zur Vertretung der Interes-
Tourismus die Arbeit des GCB. sen der Veranstaltungsindustrie.
Online-Suche nach Tagungskapazitä- r www.evvc.org
ten, Newsletter, Deutschland-Guide,
Informationen zu Green Meetings, einen
CO2-Rechner für Veranstaltungen und
vieles mehr unter
r www.gcb.de
Die Durchführungsgesellschaft
Zur Erhöhung der Wahrnehmung der Tagungs- und neuen Betätigungsfeldes und nutzt die operativen,
Kongressbranche im medialen und politischen Umfeld wirtschaftlichen, finanziellen und professionellen Fähig-
vollziehen das GCB und der EVVC den Schulterschluss keiten beider Verbände zur optimalen und ressourcen-
bei bestimmten Schnittmengen ihrer Aufgaben und ent- schonenden Entwicklung dieses Bereichs. Neben der
scheiden sich durch die Gründung der Meeting Industry greenmeetings und events Konferenz betreut die
Service- und Event GmbH für ein projektbezogenes Meeting Industry Service- und Event GmbH die
Vorgehen von GCB und EVVC. Die Meeting Industry MEXCON - Meeting Experts Conference.
Service- und Event GmbH dient der Entwicklung eines
4 | InitiatorenAnforderungsprofil
greenmeetings und events Konferenz
2019, 2021, 2023
Für die nächsten drei Termine der green- RRkostenfreie Bereitstellung der erforderli-
meetings und events Konferenz sind wir auf chen Tagungsräumlichkeiten und öffentli-
der Suche nach einem renommierten und chen Flächen (Details S. 6)
nachhaltigen Veranstaltungsort, der in unser RRMobiliar für Lounge- und Medienbereich
Veranstaltungsprofil passt und Interesse da-
RRkostenfreie bzw. komplett gesponserte Tech-
ran hat, Teil einer thematisch hochaktuellen
nik (detaillierte Anforderung siehe S. 6-8)
Konferenz zu werden.
RRkostenfreies bzw. komplett gesponsertes,
Die Planung und Durchführung der Konferenz nachhaltiges Catering, inklusive Abendver-
erfolgt absolut umweltgerecht: Catering, anstaltung
Werbemittel, Logistik und Energieversorgung RROrganisation der Abendveranstaltung am
werden umweltfreundlich organisiert und ersten Veranstaltungstag (inkl. Rahmenpro-
sollten dem GCB Leitfaden für nachhaltige gramm)
Veranstaltungen entsprechen. Des Weiteren RRkostenfreies bzw. gesponsertes Gardero-
wird vorausgesetzt, dass der Veranstaltungs- benpersonal und falls nötig Ordnungs- und
ort sich nachweislich im Bereich Nachhal- Sicherheitspersonal
tigkeit engagiert und dies durch eine Zerti- RRZusammenarbeit und Organisation der
fizierung wie z. B. Green Globe, ISO 14001, Veranstaltung mit den ausschreibenden
Ökoprofit, das EMAS- oder Viabono-Siegel Verbänden
belegen kann.
RRAbstimmung mit der lokalen Hotellerie zur
Bereitstellung von ausreichenden Zimmer-
Mit der Bewerbung um die Ausrichtung der
kontingenten zu Sonderkonditionen
greenmeetings und events Konferenz der
kommenden Jahre verpflichten Sie sich fol- RRUmsetzung der Veranstaltung in Anlehnung
gende Aufgaben und Kosten zu übernehmen: an den Leitfaden des Umweltbundesamts für
die umweltgerechte Organisation von Veran-
staltungen (wird bei Anfrage versendet)
5 | AnforderunsprofilSponsoring/Finanzierung 2017 basieren und Änderungen möglich sind. Zur Ab-
stimmung von Details (Ablauf, Zeitplanung, technische
Anforderungen etc.) wird der Veranstalter Sie rechtzei-
Akquisition von Sponsoren zur Abdeckung der Kosten tig vorab besuchen.
für z. B. Technik, Catering ist in Abstimmung mit den
ausschreibenden Verbänden möglich. Bitte beachten
Sie, dass eine Akquisition von Ausstellern als zusätzli-
che Einnahmequelle nicht möglich ist. Da die Konferenz Termin
nachhaltig organisiert und durchgeführt werden soll, Der Termin für die greenmeetings und events Konferenz
müssen die Sponsoren entsprechend aufgestellt sein. 2019, 2021 und 2023 steht noch nicht fest. Wir freuen
Die formale und inhaltliche Organisation (Einladungen, uns über Ihre Terminvorschläge für einen Zeitraum im
Rücklaufkontrolle, Tagesordnungen, Namensschilder ersten Quartal dieser Jahre an zwei zusammenhängen-
etc.) verbleibt bei den ausführenden Verbänden. den Werktagen von Montag bis Donnerstag.
Bitte beachten Sie, dass die Anforderungen auf den
Erfahrungen der greenmeetings und events Konferenz
Anforderungen im Einzelnen
Raumprofil Technik Sessionräume
RRAuditorium für ca. 300-350 Teilnehmer RRLeinwände
RR5-8 Sessionräume für ca. 15-70 Personen RRLaptop und Beamer
RROrganisationsbüro RRMikrofone, Clipmikrofone
RRRegistrierungscounter mit Stromanschluss RRBeschallung
und Lan-Anschluss (für bis zu 4 Plätze) RRRednerpult mit Handmikrofon
RRFreifläche für Logistik und Catering im
Zentrum der Sessionräume und dem Audi-
torium
Dolmetschertechnik (nur
bei Bedarf)
Technik Auditorium RRDolmetscheranlage mit Kabine
RRSimultantechnik
RRVideotechnik: Leinwand, inkl. Softedge
RRFührungsanlagen sowie Mikrofon- und
Projektion (oder ähnlich) und Regie, 2x
Beschallungstechnik zur Übertragung der
Kameras mit Personal, Live-Regie und
Sprache im Saal und zu den Dolmetschern
Mischplatz
(inkl. entsprechende Anzahl an Kopfhörern)
RRAudiotechnik: Beschallung, Monitoring,
Mikrofonierung: Headsets 5x (Moderation
plus Interviewpartner), + Backup Handmi-
krofon
RRLichttechnik: Lichtpaket
RREinspielung von Präsentationen und Videos
RRMonitore Zeitanzeige und Vorschaubild
6 | AnforderungsprofilAbendveranstaltung mit Mobiliar
Awardverleihung RRBartresen für Interviewsituationen im
Auditorium
RRVideotechnik: Leinwand, inkl. Softedge
RRflexible Bestuhlung in den Sessionräumen
Projektion und Regie, 2x Kameras mit Per-
(für interaktive Formate)
sonal, Live-Regie und Mischplatz
RRStehtische und Sitzecken für den Catering-
RRAudiotechnik: Beschallung, Monitoring, bereich
Mikrofonierung: Headsets 2x (2x Moderati-
RRLoungemöbel für Speakers Corner und
on, Handmikros für Preisträger)
Medienlounge
RRLichttechnik: Lichtpaket, LED Spots für den RRgemischte Bestuhlung für die Abendveran-
Bühnenbereich und die Bühnenseiten, staltung
Verfolgerspots, Moving Heads
RRBartresen für Interviewsituationen
RRBackstagebereich (Get Together der Nomi-
Catering
nierten inkl. Sitzgelegenheiten, Ablage für RRKaffeepausen
Awards, Getränke usw.), RRMittagessen
RRBackstage Monitore für Live-Bild und PPT RRTagungsgetränke im Cateringbereich
RRMonitore Zeitanzeige und Vorschaubild, RRGetränke in den Tagungsräumen (nur
Monitorboxen Bühne Wasser)
RREssen und Getränke für die Abendveran-
staltung
Freifläche
RRca. 300 m2 netto Freifläche für Catering,
Aussteller und Speakers Corners/
Break-Out-Bereiche
RRFläche für eine Medienlounge
RRBasis-Ausstattung für Aussteller auf
Anfrage (Stehtisch, 2 Barhocker, Stroman-
schluss)
7 | AnforderunsprofilGenerell Nachhaltige Organisation
RRtechnische Betreuung in den Räumen Catering:
RRBestuhlung in den Räumen laut Vorgaben
RRregionales, saisonales und fleischreduzier-
des Veranstalters
tes Catering
RRBühnenelemente RRbei Zusammenarbeit mit einem externen
RRFlipcharts, Metaplanwände und Moderato- Caterer, Einbindung eines regionalen
renkoffer nach Bedarf Unternehmens, welches vorne aufgeführte
RRWifi im ganzen Gebäudekomplex verfügbar Anforderungen erfüllen kann
RRvor Ort: Beschriftung des Caterings zur,
für den Gast sichtbaren, Dokumentation,
Hotelkontingente welchen Ursprungs die Speisen sind
RRfür die Teilnehmer an der greenmeetings RRfair gehandelten Kaffee und Tee
und events Konferenz werden etwa RRkeine kleinen Portionseinheiten für Milch
250-300 Zimmer vom ersten auf den und Zucker
zweiten Veranstaltungstag benötigt. Das RRSoftdrinks in großen Gebinden
Selbstabruferkontingent in maximal 3
Hotels (Häuser müssen gewisse Nachhal-
tigkeitskriterien erfüllen, möglichst Mitglie- Transfer:
der des GCB oder Partner des EVVC) kann RReine Zusammenarbeit mit dem ÖPNV in
nach Ausstattung und Komfort preislich Form eines Kombitickets (Eintritt und ÖP-
gestaffelt sein, jedoch sollte ein reduzierter NV-Nutzung) ist wünschenswert
Preis angeboten werden (z. B. Expedien-
RRShuttles vom Hotel zu den verschiedenen
tenrate). Die Rückgabe des Zimmerkontin-
Veranstaltungsstätten, vorzugsweise Elek-
gents sollte gestaffelt bis kurz vor Veran-
trobusse bzw. Busse, die mit Bio Treibstoff
staltungsbeginn möglich sein
betrieben werden
RRfür die Referenten sollte außerdem ein
Kontingent von 10 kostenfreien Zimmern
zur Verfügung gestellt werden Ressourcen:
RRmöglichst papierarme Organisation und
Durchführung der Veranstaltung, bei Ver-
wendung von Papier ist darauf zu achten,
dass es sich um Papier mit dem Label ‚Der
Blaue Engel‘ handelt
RRbei der Verwendung von Werbemitteln ist
ein reduzierter Gebrauch wünschenswert
RRkeine Verwendung von Schnittblumen bzw.
Pflanzen zur Einmalverwendung
8 | AnforderungsprofilProgramm-Entwurf
1. Kongresstag 2. Kongresstag
Bis 12:00 Anreise 09:00 – 09:30 Rückblick auf den ersten Kon-
12:00 – 13:00 Registrierung und Lunch gresstag
13:00 – 13:30 Kongresseröffnung: Begrüßung 09:45 – 11:15 parallele Fachforen, Site-Inspections
durch Vertreter der austragenden Stadt 11:15 – 11:45 Pause
bzw. der gastgebenden Location sowie 11:45 – 13:15 Wiederholung parallele Fach-
durch die Initiatoren foren, Site-Inspections
13:30 – 14:15 Keynote 13:15 – 14:15 Mittagessen
14:30 – 16:00 parallele Fachforen, Site-Inspections 14:15 – 15:00 Keynote
16:00 – 17:00 Pause 15:00 – 15:30 Konferenzabschluss und Ausblick
17:00 – 18:30 Wiederholung parallele Fach- Ab 15:30 Abreise
foren, Site-Inspections
ab 19:00 Verleihung des Meeting Experts Green Die Details zu den einzelnen Veranstaltungstagen wer-
Award und im Anschluss Abendveran- den nach einer erfolgreichen Bewerbung zugesendet.
staltung, Ausklang bei einem
Get-together
Ihre Vorteile als gastgebende Location
Multiplikationseffekt
Beziehungsmarketing
Networking - direkter Kontakt zu einer
interessanten Zielgruppe
Hohe Medienpräsenz (online & offline)
Große öffentliche Aufmerksamkeit
durch Teilnahme renommierter Redner
Imagegewinn
9 | Programm & VorteileBewerbung um die Ausrichtung der
greenmeetings und events
Konferenz
2019 2021 2023
Die Bewerbung kann über das folgende Formular oder in Form einer Be-
werbungsmappe in Ihrem Layout erfolgen. Eine vollständige Bewerbung
beinhaltet:
1 eine schlüssige Begründung für die Bewerbung zur Ausrichtung einer Konferenz in einem
nachhaltigen Kontext (max. 1.200 Zeichen)
2 die Beschreibung eines Gesamtkonzepts, welches dem Kontext, in dem die Veranstaltung
eingebettet ist, Rechnung trägt (max. 1.200 Zeichen)
10 | Bewerbungsformular3 Verfolgen Sie bestimmte CSR-Leitlinien in Ihrem Unternehmen? Falls ja, beschreiben Sie
uns diese bitte (max. 1.000 Zeichen)
4 Raumkonzept
Auditorium, max. Plätze: Reihe _____________ Parlament _____________
Freifläche (inkl. Cateringbereich in m2) ___________________________________________
Break-Out-Rooms/Sessionräume, Plätze: Raum 1 ____________ Raum 2 _______________
Raum 3 ____________ Raum 4 _______________
Raum 5 ____________ Raum 6 _______________
Raum 7 ____________ Raum 8 _______________
5 die Beschreibung der Freifläche (z. B. wo befindet sich diese, wie ist der Zugang von den
Tagungsräumen, usw.) (max. 600 Zeichen)
11 | Bewerbungsformular6 die Darstellung der Cateringsituation (z. B. wo findet das Catering statt in Bezug auf die
Freifläche und die Tagungsräume, woher wird das Catering (inkl. Getränke) bezogen, usw.)
(max. 600 Zeichen)
7 das Aufzeigen der Möglichkeiten für eine Abendveranstaltung (max. 1.200 Zeichen)
8 die Beschreibung der Hotelsituation (wie viele Hotels in welcher Kategorie befinden sich
in welcher Entfernung zum Veranstaltungsort) (max. 600 Zeichen)
12 | Bewerbungsformular9 Terminvorschläge
Datum 1 ________________ Datum 2 ________________ Datum 3 ________________
Bitte richten Sie Ihre vollständige Bewerbung bis spätestens 15. September 2017 an:
RRRaphaela Herbst
Meeting Industry Service- und Event GmbH
Kaiserstraße 53
60329 Frankfurt
RRTelefon: 069 242930-20
RRFax: 069 24293026
RRE-Mail: info@greenmeetings-events.de
RRWeb: www.greenmeetings-events.de
Absender:
Firma ________________________________________________________
Name, Vorname ________________________________________________________
Straße ________________________________________________________
PLZ, Ort ________________________________________________________
Telefon ________________________________________________________
Fax ________________________________________________________
E-Mail ________________________________________________________
Alle genannten Kriterien der Ausschreibung für die Durchführung der greenmeetings und
events Konferenz können von uns erfüllt werden. Wir bewerben uns hiermit offiziell um die
Ausrichtung der greenmeetings und events Konferenz und übernehmen alle o. g. Kosten.
Datum Unterschrift
13 | BewerbungsformularKontakt Raphaela Herbst Meeting Industry Service- und Event GmbH Kaiserstraße 53 60329 Frankfurt Telefon: 069 242930-20 Fax: 069 242930-26 E-Mail: info@greenmeetings-events.de Web: www.greenmeetings-events.de Eine Initiative von:
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