Ausschreibung Veranstaltungsmanagement Am Puls 2019-2020
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Ausschreibung Veranstaltungsmanagement Am Puls 2019–2020
Seit dem Jahr 2007 veranstaltet der FWF (www.fwf.ac.at) die Vortrags- und Diskussionsreihe Am
Puls. Dabei werden fünfmal im Jahr FWF-geförderte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler (in
Folge „Erstsprecher/innen“) eingeladen, gemeinsam mit einer Person aus der Praxis (in Folge
„Zweitsprecher/innen“) spannende, aktuelle und gesellschaftlich relevante Themen aus dem Bereich
der Wissenschaft vorzutragen. Seit 2017 wird Am Puls auch Video-dokumentiert, siehe
www.fwf.ac.at/de/news-presse/veranstaltungsrueckblick/. Der FWF evaluiert das Format Am Puls
alle zwei Jahre intern und entscheidet in der Folge über dessen Fortführung.
Am-Puls-Vorträge werden von den Sprecher/inne/n in der Regel unentgeltlich gemacht, lediglich
Reise- und Hotelkosten werden vom FWF übernommen. Die renommierten Sprecher/innen
berichten bei Am Puls aus ihrem Arbeitsalltag, über neue Methoden und Erkenntnisse und vermitteln
dabei die Bedeutung ihrer wissenschaftlichen Arbeiten bzw. ihrer praktischen Anwendung in der
bzw. für die Gesellschaft. Die Themen der Reihe spiegeln dabei die Vielfalt der vom FWF geförderten
Projekte aus der Grundlagenforschung wider. Im Anschluss an die beiden Vorträge findet zunächst
ein moderiertes Gespräch statt, im Anschluss besteht für das Publikum die Möglichkeit, Fragen an die
Vortragenden zu stellen bzw. mit ihnen die Thematik zu diskutieren.
Am Puls wird in der Regel mind. sechs Wochen im Voraus angekündigt und intensiv beworben. Dies
erfolgt auf mehreren Ebenen via Newsletter, Spezial-E-Mail, Flyer, Ansprache von
Interessensgruppen, Schulkooperationen etc., wobei auf allen Ebenen auch mittels einer Erinnerung
nachgestoßen wird. Auch wenn es bei Am Puls mittlerweile einen gewissen „Stammkundenanteil“
von ca. 15 Prozent gibt, so setzt sich das Publikum bei jeder Veranstaltung neu zusammen. Das
Anmeldemanagement läuft zentral über eine Stelle.
Das Veranstaltungsformat selbst wurde seit 2007 mit großem Aufwand kontinuierlich auf- und
ausgebaut, was sich nicht zuletzt in der stetig steigenden Publikumsnachfrage äußerte. Auf der Suche
nach einer neuen, größeren und gleichzeitig außergewöhnlichen Location wurde der FWF mit dem
Theater Akzent fündig; seit dem Jahr 2015 findet Am Puls dort statt. Das Theater bietet Platz für bis
zu 450 Personen (350pax Parterre plus 100pax Galerie). Die Veranstaltung selbst wird zudem in
Gebärdensprache übersetzt. Der Aufbau am Veranstaltungstag beginnt im Theater um 16 Uhr, die
Vortragenden kommen üblicherweise gegen 17 Uhr. Die Kartenausgabe startet spätestens um 17
Uhr, ab 17:30 ist Saaleinlass für das Publikum, ab 18 Uhr ist Beginn. Die beiden Impulsvorträge
dauern je 10 bis 15 Minuten. Im Anschluss finden die moderierte Diskussion (ca. 30 Minuten) und das
Gespräch mit dem Publikum (ca. 45 Minuten) statt. Danach steht den Gästen noch ein Gratis-
Getränkebuffet offen, welches – so wie das Theater – bis 22 Uhr geöffnet hat. Die Moderation ist
extern besetzt und wird vom FWF organisiert.
I. Ausschreibungsinhalt
Für den Veranstaltungszeitraum 2019 bis 2020 (je fünf Veranstaltungen, somit insgesamt zehn
Veranstaltungen) sucht der FWF Unterstützung im Bereich des Veranstaltungsmanagements (siehe
Punkt II „Leistungen Auftragnehmer“), wobei der FWF in sämtlichen Belangen Weisungs- bzw.
Letztentscheidungsrecht hat. Es ist zu bedenken, dass die Planungsarbeiten bzw. erste
Umsetzungsschritte bereits wesentlich früher, nämlich ab Sommer 2018, gesetzt werden müssen.
Die hauptverantwortliche Person des AN darf in der Zeit der Zusammenarbeit grundsätzlich nicht
wechseln. Kommt es dennoch auf Seiten des AN zu einem zwingend erforderlichen
Projektleiterwechsel, so ist dieser mind. drei Monate davor dem FWF bekanntzugeben und eröffnet
dem FWF ein einseitiges und außerordentliches Kündigungsrecht für die verbleibende
Vertragslaufzeit. Dieses Recht besteht ab Bekanntgabe des Projektleiterwechsels bis einen Monat
nach der auf die Bekanntgabe folgenden Am-Puls-Veranstaltung.
Ausschreibung Veranstaltungsmanagement Am Puls 1/6II. Leistungen Auftragnehmer (AN)
Weiter unten (siehe Punkt IV „Anmerkungen“) finden sich zu einigen Punkten nähere Erläuterungen.
1) Schnittstelle zu Sprecher/inne/n
2) Einladungsorganisation beider Sprecher/innen
3) Terminkoordination Veranstaltungsort Sprecher/innen (entsprechend Punkt a; s.u.)
4) Abstimmung der Inhalte beider Sprecher/innen (entsprechend Punkt d; s.u.)
5) Organisation der termingerechten Verfügbarkeit der Sprecherpräsentationen (mind. zwei
volle Werktage vor Veranstaltung)
6) Weiterleitung der Sprecherpräsentationen an Gebärdendolmetschservice (entsprechend
Punkt e; s.u.) sowie an den FWF
7) Redaktion und Freigabe durch die/den Sprecher/in des Einladungsflyer-Textes sowie der
beiden Sprecherfotos für den Flyer
8) Organisation eines Druck-PDF des Einladungsflyers sowie des Plakats und Weiterleitung an
FWF (entsprechend Punkt 7)
9) Erstellung der Begrüßungsfolie
10) Erweiterung des „Am Puls“-E-Mail-Verteilers für den FWF
11) Redaktion & Versand der E-Mail-Einladung
12) Recherche und Bewerbung der Veranstaltung über eigene E-Mail-Verteiler des AN
13) Bewerbung der Veranstaltung bei Journalist/inn/en in Österreich
14) Recherche und individuelle Bewerbung von Interessensgruppen
15) Ausbau und Pflege der Schulpartnerschaften
16) Kontaktschnittstelle bei Journalistenanfragen (bspw. für ein Vorabinterview)
17) Anmeldungsmanagement und Beantwortung von Anfragen
18) Briefing der Sprecherin bzw. des Sprechers (entsprechend Punkt 4 bzw. d; s.u.)
19) Organisation der technischen Anforderungen sowie Technikabstimmung mit beiden
Sprecher/inne/n im Vorfeld sowie vor Ort
20) Betreuung vor Ort
21) Versand von Unterlagen und Informationen nach der Veranstaltung auf Anfrage
III. Leistungen FWF
Folgende Leistungen werden vom FWF erbracht. Hier ist vom AN zu beachten, dass es bei nahezu
allen angeführten Punkten und Bereichen entsprechenden Akkordierungsbedarf zwischen dem FWF
und dem AN gibt, wobei auch hier der FWF Weisungs- bzw. Letztentscheidungsrecht hat.
a) Nennung der Terminslots übers Jahr
b) Themenentscheidung
c) Sprecherentscheidung
d) Vorgabe der Vorstellung, in welche Richtung der Vortrag der/des Sprecher/in gehen sollte
e) Organisation eines Gebärdendolmetschservices
f) Beauftragung einer Grafik-Agentur für die grafische Layoutierung und Erstellung des Flyers,
der Plakate sowie der Begrüßungsfolie
g) Gestaltung der Vorlage des Einladungsflyers und Weiterleitung an AN
h) Ankündigung und Bewerbung der Am-Puls-Veranstaltung auf der FWF-Website sowie über
den FWF-Kalender-Newsletter und Twitter (FWF-Seite)
i) Druck des Einladungsflyers (entsprechend Punkt 8; s.o.)
j) Organisation des Versands (Bündelung und Rayonsortierung) des Einladungsflyers (~ 23.000
Stück) an vom FWF vorgegebene Postsprengel (Versandkosten werden vom FWF getragen)
k) Organisation Loungemöbel für Bühne und Organisation des Getränkebuffets
l) Organisation von Reise und Unterkunft der Sprecherin bzw. des Sprechers
m) Organisation der Bühnenmoderation der Veranstaltung
Ausschreibung Veranstaltungsmanagement Am Puls 2/6n) Organisation von Fotograf/in und Video-Team
o) Schnittstelle zum Theater Akzent in Angelegenheiten, die nicht unter die Leistungen des AN
fallen
IV. Anmerkungen
Ad 1 & 2) Die Auswahl der Themen und Sprecher/innen fällt allein durch den FWF. Der FWF gibt dem
AN in der Folge bis Ende September bekannt, welche Themen und Sprecher/innen für das
kommende Jahr ausgewählt wurden und – so erforderlich – in welche (grobe) Richtung die Vorträge
der Sprecher/innen gehen sollten. Die identifizierten Erstsprecher/innen können dabei immer ein
FWF-gefördertes Projekt vorweisen. Nach der Entscheidung des FWF ist es die Aufgabe des AN, die
Terminverfügbarkeit zwischen dem Theater Akzent und den Sprecher/innen zu koordinieren und auf
das Jahr aufzuteilen. Dieser Prozess darf ab Kenntnisnahme der Themen und Sprecher/innen
maximal sechs Wochen in Anspruch nehmen. Dabei übernimmt der AN die Kontaktaufnahme mit den
potenziellen Sprecher/innen, informiert sie über das Am-Puls-Konzept und brieft sie bzgl. der
Stoßrichtung und stellt nach Möglichkeit sicher, dass sie unentgeltlich an der Veranstaltung
teilnehmen. Dabei ist mitzubedenken und an die/den Sprecher/in klar zu kommunizieren, dass es
sich bei Am Puls nicht um eine wissenschaftliche Veranstaltung handelt, sondern um ein
Wissenschaftskommunikationsformat und eine Diskussionsveranstaltung, bei der vom Laien bis
zur/zum Fachkollegin/Fachkollegen jeder mitreden und -diskutieren können muss. Dementsprechend
allgemein verständlich und konzis muss der Vortrag von der/dem Sprecher/in gestaltet werden.
Sofern vom FWF kein/e Zweitsprecher/in benannt wird, sind vom AN von den jeweiligen
Erstsprecher/inne/n Empfehlungen einzuholen und an den FWF zu kommunizieren. Die/Der
Zweitsprecher/in sollte mit der/dem Erstsprecher/in insofern harmonieren, als sich ein reibungsloser
Auftritt ergibt. Nach einer allfälligen Bestätigung durch den FWF (erfolgt innerhalb einer Woche) ist
die/der Zweitsprecher/in dann zu kontaktieren. Im Falle von Absagen von Sprecher/innen
(unabhängig ob Erst- oder Zweitsprecher/innen) ist in jedem Fall Rücksprache mit dem FWF zu halten
bzw. dessen Entscheidung (erfolgt innerhalb einer Woche) zu Ersatzsprecher/inne/n einzuholen. Der
AN hat – außer es liegt ein klar zuordenbares Verschulden des FWF vor – ohne Verrechnung von
Mehraufwänden so lange (Ersatz-)Sprecher/innen zu kontaktieren, bis eine Zusage erfolgt.
Erfahrungsgemäß kommen Absagen allerdings nur in seltenen Einzelfällen vor.
Ad 2 & 3) Vom Theater werden zwei Termine pro Veranstaltungs-Slot genannt (in Ausnahmefällen
nur ein Termin).
Ad 7 & 8) Vom FWF wird eine Grafik-Agentur mit der grafischen Layoutierung und Erstellung des
Flyers, der Plakate sowie der Vorlage für die Begrüßungsfolie beauftragt. Die Kontaktkoordinaten
erhält der AN vom FWF. In Folge hat sich der AN direkt mit der Grafik-Agentur kurzzuschließen, um in
Folge ein fertiges Druck-PDF des Flyers bzw. der Plakate an den FWF schicken zu können. Vom FWF
wird – zusammen mit der Übermittlung der Flyer-Vorlage – auch ein Zeilenumfang für den Flyer
vorgegeben. Der Text soll eine leicht und allgemein verständliche Zusammenfassung der zentralen
Aussagen des Vortrags der beiden Sprecher/innen sein und ist vom AN nach Einholung von Inputs bei
den Sprecher/inne/n nach o. a. Kriterien zu erstellen und bis hin zu einer Freigabe abzustimmen. Der
fertige und freigegebene Text ist vom AN an die Grafik-Agentur spätestens zehn Wochen vor der
Veranstaltung zu übermitteln. Ebenso sind bis dahin jeweils einzelne, druckfähige und „Freisteller-
taugliche“ Bilder der beiden Sprecher/innen inkl. der schriftlichen Abklärung der Bildrechte an die
Grafik-Agentur zu übermitteln.
Ad 9) Die Begrüßungsfolie (.pptx) ist vom AN entsprechend der Vorlage zu erstellen.
Ad 10) Der Am-Puls-E-Mail-Verteiler soll vom AN kontinuierlich erweitert werden. Der Am-Puls-E-
Mail-Verteiler bleibt dabei Eigentum des FWF, eine anderweitige Nutzung durch den AN ist sowohl
während des Vertragsverhältnisses als auch danach nicht zulässig. Während einer Veranstaltung hat
Ausschreibung Veranstaltungsmanagement Am Puls 3/6es der AN zu ermöglichen, dass sich das Publikum in den Am-Puls-E-Mail-Verteiler einträgt, wobei
dies vom AN DSGVO-konform zu koordinieren ist. Die neu hinzukommenden E-Mail-Adressen sind
dem FWF in einem vom FWF vorgegebenen Format bzw. Form in einer Excel-Datei vom AN
gemeinsam mit der DSGVO-konformen Einverständniserklärung zu übermitteln. Sollten während des
Vertragsverhältnisses weitere gesetzlich vorgeschriebene Anforderungen hinzukommen, so sind
diese vom AN ohne Verrechnung eines Mehraufwands zu gewährleisten.
Ad 12) Der AN hat daneben auch über eigene E-Mail-Verteiler, welche er zur Verfügung hat, Am Puls
zu bewerben. Dieser Verteiler verbleibt im alleinigen Eigentum des AN. Im zu legenden Angebot sind
die Verteilergröße und der Verteileraufbau des Agenturverteilers anzugeben.
Ad 13) Im zu legenden Angebot sind die Verteilergröße und der Verteileraufbau des
Journalistenverteilers anzugeben.
Ad 15) Die individuelle Bewerbung von Interessensgruppen hat themenspezifisch und für jede
einzelne Am-Puls-Veranstaltung neu zu erfolgen. Im Zuge der Veranstaltungsbewerbung (bzw. bei
Aufforderung jederzeit) ist dem FWF eine vollständige Auflistung jener Interessensgruppen (Name
der Interessensgruppe, Kontaktkoordinaten) zu übermitteln, die vom AN identifiziert und kontaktiert
wurden, wobei eine Größenordnung von 30 bis 50 kontaktierten Interessensgruppen vorausgesetzt
wird. Diese münden erfahrungsgemäß in zahlreichen (bis zu 1.000) neuen E-Mail-Kontakten.
Ad 16) Der FWF unterhält derzeit zwei aktive Schulkooperationen mit dem Theresianum bzw. der Sir-
Karl-Popper-Schule. Die Kontakte zur Direktion werden vom FWF zur Verfügung gestellt. Die laufende
Betreuung bzw. der Ausbau (zumind. eine weitere Schule mit Beginn eines Jahres) ist vom AN zu
erbringen (ab 01/2019: drei; ab 01/2020: vier).
Ad 12, 13, 14 & 15) Anspruch und Ziel jeder Am-Puls-Veranstaltung ist es, das Theater Akzent voll
ausgelastet zu bespielen (i.e. 450 pax). Unter Berücksichtigung der „No-Show-Rate“ wird dies
erfahrungsgemäß ab einem Anmeldestand von ca. 600 Personen erreicht. Dieser Anmeldestand
sollte u. a. über E-Mail-Einladungen, Flyer-Versand, Interessensgruppen-Ansprache sowie die
Schulpartnerschaften erreicht werden. Hier ist der AN in der Pflicht, diesen Anmeldestand mit
maximalem Engagement zu erreichen. Die Erfahrungen der vergangenen Jahre haben gezeigt, dass
neben dem Versand eines E-Mail-Reminders v.a. im Bereich der Interessensgruppen-Ansprache, z.B.
über persönliches in Kontakt treten, dieses Ziel erreicht werden kann. Der AN hat den FWF ab Beginn
der Bewerbung wöchentlich, bzw. auf sein Verlangen jederzeit, über den aktuellen Anmeldestand zu
informieren. Spätestens eine Woche nach jeder Am-Puls-Veranstaltung ist dem FWF eine Excel-Liste
zu übermitteln, aus der die Anmeldezahl sowie die Anzahl der tatsächlich anwesenden Personen
hervorgehen.
Ad 17) Zentrale Anmeldestelle ist (mind.) eine Person beim AN, wobei eine Erreichbarkeit über E-Mail
und Telefon von Montag bis Donnerstag (9–17 Uhr) sowie Freitag (9–15 Uhr) für den Zeitraum der
Anmeldung (mind. sechs Wochen vor Veranstaltungstermin) zu garantieren ist. Anmeldungen zu Am
Puls haben eine persönliche Anmeldebestätigung vom AN (im Namen des FWF) zu erhalten.
Ad 19) Vom AN sind mit beiden Sprecher/inne/n die technischen Anforderungen im Vorfeld zu klären
und am Veranstaltungstag vor Ort sicherzustellen. Dies beinhaltet auch die Bereitstellung eines
Laptops (für die beiden Präsentationen sowie die Begrüßungsfolie) sowie weitere Bedarfe (bspw.
Laserpointer, Presenter o.Ä.), sofern sie nicht über das übliche bzw. erwartbare Ausmaß hinausgehen
und nicht vom Theater Akzent gestellt werden können, ohne zusätzliche Verrechnung durch den AN.
Ausschreibung Veranstaltungsmanagement Am Puls 4/6Ad 20) Vom AN sind grundsätzlich immer mind. vier Personen (inkl. der hauptverantwortlichen
Person) für die Betreuung vor Ort zu stellen. Die Aufgaben des AN im Rahmen der Betreuung vor Ort
umfassen folgende Punkte:
- Ab 16 Uhr:
o Technikabstimmung
Test und Sicherstellung des fehlerfreien Ablaufs der Präsentationen sowie
der Begrüßungsfolie (auf dem Laptop bzw. in Abstimmung mit dem Theater-
Personal)
Abnahme der Lounge-Möbel (werden von externer Firma angeliefert) im
Backstage-Bereich sowie Abstimmung mit dem Theater-Personal bzgl.
Setting
- Ab 17 Uhr:
o Kartenausgabe: hier sind immer drei Personen seitens des AN vorzusehen
o Betreuung der Sprecher/innen: hier hat die hauptverantwortliche Person des AN
dafür Sorge zu tragen, die Sprecher/innen optimal zu servicieren bzw. den FWF zu
unterstützen (z.B. Bereitstellung von Getränken in der Künstlergarderobe bzw. auf
der Bühne etc.)
- Ab ca. 18:45 Uhr:
o Betreuung des Gesprächs mit dem Publikum: hier sind mind. vier Personen seitens
des AN zur Verteilung der Handmikrofone zu stellen
V. Projektbudget & Konzept
Das Projektbudget beträgt max. 9.500 € (exkl. USt.) pro Veranstaltung, somit für zehn
Veranstaltungen (2019/20) in Summe maximal 95.000 € (exkl. USt.). Das Angebot des AN darf diese
Summe nicht übersteigen.
Für die Realisierung der oben angeführten Punkte ist im Angebot ein glaubwürdiges und
nachvollziehbares Konzept anzuführen, welches die einzelnen Leistungen des AN näher beschreibt
(inkl. einer Schätzung des jeweiligen Stundenaufwands). Darüber hinaus ist ein verbindlicher
Stundensatz anzugeben, zu dem allfällige, vom FWF angeordnete und nicht vom Vertrag gedeckte
Zusatzleistungen vom AN erbracht werden.
Auch hat das Konzept zwingend darzulegen, mit welchen Mitteln die angestrebte Anmeldezahl von
rund 600 Personen und damit schlussendlich ein volles Haus erreicht werden soll.
Das Konzept kann (muss aber nicht) auch weiterführende und/oder alternative Ideen enthalten, wie
Am Puls weiter ausgebaut und/oder optimiert werden kann, ohne allerdings das Projektbudget
insgesamt zu überschreiten. Die Überlegungen können dabei auch die Bewerbung selbst beinhalten.
VI. Sonderregelungen
Der Auftrag wird an einen Anbieter für zwei Jahre (2019 und 2020), also für insgesamt zehn
Veranstaltungen vergeben. Der abzuschließende Vertrag wird aufseiten des FWF ein
außerordentliches Kündigungsrecht (Kündigungsfrist zwei Monate) vorsehen, sollte die Besucherzahl
wiederholt (mind. zwei Veranstaltungen innerhalb eines Jahres) deutlich unter den Anforderungen
(i.e. unter 350 Personen) liegen.
Bei Veranstaltungen, die von weniger als 250 Teilnehmer/inne/n besucht werden, hat der FWF das
Recht auf eine Preisminderung um 1.000 € (exkl. USt.) pro Veranstaltung. Ausgenommen davon sind
Veranstaltungen, die durch die Einwirkung höherer Gewalt von weniger Teilnehmer/inne/n besucht
werden.
Ausschreibung Veranstaltungsmanagement Am Puls 5/6VII. Auftragsvergabe & Ausschreibungsmodalitäten
Die Auftragsvergabe erfolgt unter Berücksichtigung des angebotenen Preises sowie des vorgelegten
Konzepts bzw. des Gesamteindrucks des Angebots.
Angebote müssen via Email (maximal zulässige Größe 9 MB!) an Marc Seumenicht, Leiter
Öffentlichkeitsarbeit und Wissenschaftskommunikation FWF (marc.seumenicht@fwf.ac.at) bis
spätestens 20. Juli 2018 mit dem Betreff „Veranstaltungsmanagement Am Puls“ geschickt werden.
Die Auftragsvergabe wird voraussichtlich bis Ende Juli 2018 stattfinden.
Die Entscheidung über die Auftragsvergabe trifft die Leitung der FWF-Öffentlichkeitsarbeit in
Absprache mit dem FWF-Präsidium.
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