Bedienhinweis Grundlegende Einstellungen in - perbit.cloud
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Bedienhinweis
Grundlegende
Einstellungen
in
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Inhalt
1 ALLGEMEIN ....................................................................................................................4
1.1 WERTE EINER AUSWAHLBOX PFLEGEN ........................................................................................................... 4
1.1.1 DATENSATZ HINZUFÜGEN ......................................................................................................... 5
1.1.2 DATENSATZ FÜR DIE AUSWAHL IN DER AUSWAHLBOX SPERREN .................................................... 7
1.1.3 DATENSATZ FÜR DIE VERWENDUNG IN BESTIMMTEN FUNKTIONEN KENNZEICHNEN ........................ 7
1.1.4 DATENSATZ LÖSCHEN............................................................................................................... 8
2 GRUNDLEGENDE EINSTELLUNGEN .....................................................................................9
2.1 FEIERTAGSZUORDNUNG BEIM MITARBEITER ................................................................................................... 9
2.2 EINORDNUNG DES MITARBEITERS................................................................................................................ 10
2.2.1 VORGESETZTER, PERSONALSACHBEARBEITER UND HIERARCHIEEBENE ....................................... 11
2.2.2 FIRMA, BEREICH, ABTEILUNG, KOSTENSTELLE, TEAM, FUNKTION, MANDANT.............................. 11
2.2.2.1 ABTEILUNG ............................................................................................................ 12
2.2.2.2 TEAM .................................................................................................................... 13
2.2.2.3 FUNKTION.............................................................................................................. 13
2.2.2.4 MANDANT .............................................................................................................. 14
2.3 VERTRAGSDATEN ....................................................................................................................................... 15
2.3.1 AKTIV-/PASSIV-SCHLÜSSEL ................................................................................................... 15
2.3.2 ARBEITSZEIT.......................................................................................................................... 16
2.3.3 MITARBEITERTYP ................................................................................................................... 16
2.4 DOKUMENTENVERWALTUNG........................................................................................................................ 17
3 BESONDERE BEREICHE .................................................................................................. 19
3.1 ABWESENHEITEN ....................................................................................................................................... 19
3.1.1 FEIERTAGSVERWALTUNG ........................................................................................................ 19
3.1.2 ANZAHL TAGE OHNE ARBEITSUNFÄHIGKEITSBESCHEINIGUNG EINSTELLEN................................... 22
3.1.3 PROZESSEINSTELLUNGEN....................................................................................................... 22
3.1.4 JAHRESABSCHLUSS ............................................................................................................... 27
3.2 WEITERBILDUNGSMAßNAHMEN ................................................................................................................... 28
3.3 ORGANIGRAMM .......................................................................................................................................... 30
3.4 LOHN UND GEHALT .................................................................................................................................... 31
3.4.1 LOHNVORBEREITUNG ............................................................................................................. 31
3.4.2 ENTGELTENTWICKLUNG.......................................................................................................... 32
3.4.3 LOHNKONTO .......................................................................................................................... 35
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3.5 SERIENBRIEFE ........................................................................................................................................... 36
3.5.1 MITARBEITER ........................................................................................................................ 36
3.5.2 BEWERBER ........................................................................................................................... 37
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1 Allgemein
Dieses Dokument gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Einstellungen, die für einen
reibungslosen Ablauf in perbit notwendig sind. In den Bedienhinweisen zu den
unterschiedlichen Funktionen wird an den entsprechenden Stellen ebenfalls auf die
notwendigen Einstellungen hingewiesen.
1.1 Werte einer Auswahlbox pflegen
In sehr vielen Formularen können Sie mittels einer Auswahlbox die Daten komfortabel
eingeben. Die Werte der Auswahlbox wiederrum sind – bis auf wenige Ausnahmen (z.B. Aktiv-
Passiv-Schlüssel, Staatsangehörigkeit) – editierbar. Falls ein Wert fehlt oder nicht korrekt
bezeichnet ist, nehmen Sie diesen in die Tabelle auf bzw. korrigieren ihn.
Beispiel 1:
Sie haben den Tab Sprachen und Ausland im Formular Qualifikationsdaten (Dashboard-
Eintrag Qualifikationsdaten in der Dashboard-Gruppe Personalentwicklung bzw. Menüpunkt
Personalentwicklung -> Formulare -> Qualifikationsdaten) geöffnet und möchten nun für einen
Mitarbeiter die Sprache Rumänisch erfassen. Wenn Sie in die letzte leere Zeile der Spalte
„Sprache“ klicken, wird eine Auswahlbox angezeigt. Hier fehlt allerdings die Sprache
„Rumänisch“.
Klicken Sie auf den Button .
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Es öffnet sich ein Pop-up
Fenster, in dem Sie die
nötige Ergänzung in der
Tabelle Sprache vorneh-
men können.
Wählen Sie Speichern,
um Ihre Einträge zu fixie-
ren. Danach schließen
Sie das Pop-up-Fenster
über das Symbol im
Kopf des Fensters.
Alternativ können Sie
beide Schritte gleichzei-
tig durchführen, indem
Sie nach erfolgter Ände-
rung auf das klicken.
Die Änderung wird ge-
speichert und das Fens-
ter geschlossen.
Mittels des Buttons „Ab-
brechen“ wird das Fens-
ter ohne Datenspeiche-
rung geschlossen.
In den meisten Fällen er-
kennen Sie eine editier-
bare Tabelle an dem Icon
hinter dem
Eingabefeld.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter ist Mitglied einer Krankenversicherung, die noch nicht in der Auswahlbox
enthalten ist.
Klicken Sie auf das Icon hinter dem Eingabefeld „Krankenkasse“ und nehmen Sie im sich
öffnenden Pop-up den Namen der Krankenkasse in die Tabelle auf (Dashboard-Eintrag
Mitarbeiterdaten II in der Dashboard-Gruppe Mitarbeiter bzw. Menüpunkt Mitarbeiter ->
Formulare -> Mitarbeiterdaten II).
1.1.1 Datensatz hinzufügen
Wenn Sie die Tabelle um einen neuen Datensatz erweitern möchten, klicken Sie in die letzte,
leere Zeile. Die Zeile wird farbig umrandet und am Anfang der Zeile erscheint das Symbol .
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Tragen Sie die fehlende Krankenkasse ein und
speichern Sie Ihren Eintrag ab. Nun ist in der Spalte
„Details“ auch ein entsprechender Eintrag vorhanden.
Über diese Weiterleitung können Sie detaillierte
Angaben (z.B. Adresse, Telefonnummer,
Ansprechpartner) zu der neuen Krankenkasse
eintragen.
Alternativ können Sie auch durch einen Klick mit der
rechten Maustaste in die letzte Zeile einen neuen
Datensatz erzeugen. Wählen Sie „Neuer Datensatz“.
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1.1.2 Datensatz für die Auswahl in der Auswahlbox sperren
In den Referenztabellen haben Sie die Möglichkeit, einen Datensatz zu sperren. Aktivieren Sie
dazu auf der rechten Seite des gewählten Eintrags die Checkbox „ungültig“.
Der Datensatz ist nun in der Auswahlbox
nicht mehr enthalten, kann aber
problemlos wieder „reaktiviert“ werden.
Entfernen Sie dazu das „Häkchen“ wieder.
1.1.3 Datensatz für die Verwendung in bestimmten Funktionen kennzeichnen
In einigen Tabellen können Sie ein Kennzeichen vergeben, um die Verwendung auf bestimmte
Funktionen/Module zu begrenzen. In den Auswahlboxen auf den Formularen zur
Dateneingabe ist die Selektion dann entsprechend eingeschränkt, sodass nur die
Auswahlmöglichkeiten erscheinen, bei denen die jeweilige Checkbox aktiviert ist.
Beispiel Tabelle „Dokumentart“:
In dieser Tabelle können Sie außerdem festlegen, ob das Dokument für den Mitarbeiter
sichtbar sein soll.
Siehe auch 2.3 Dokumentart
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Beispiel Tabelle „Zielart“ (Funktion „Zielvereinbarungen“- Eintrag von Mitarbeiter-, Gruppen-
Unternehmensziele):
1.1.4 Datensatz löschen
Um einen Datensatz aus einer Referenztabelle zu löschen,
markieren Sie diesen und klicken auf die rechte Maustaste. Wählen
Sie „Datensatz löschen“.
Hinweis
Es empfiehlt sich, aktuell nicht benötigte Einträge
in den Tabellen nicht zu löschen, sondern mit dem
Hinweis ungültig zu versehen. So erscheinen Sie
nicht unnötigerweise in der Auswahlbox, können
aber problemlos wieder „reaktiviert“ werden (siehe
1.1.2 Datensatz für die Auswahl in der Auswahlbox
sperren).
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2 Grundlegende Einstellungen
2.1 Feiertagszuordnung beim Mitarbeiter
Für jeden Mitarbeiter legen Sie als Personalsachbearbeiter individuell fest, welche Feiertage
bei der Berechnung der Abwesenheiten berücksichtigt werden sollen.
Diese Feiertagszuordnung (Pflichtfeld) definieren Sie im Formular „Mitarbeiterdaten I“
(Dashboard-Eintrag Mitarbeiterdaten I in der Dashboard-Gruppe Mitarbeiter bzw. Menüpunkt
Mitarbeiter -> Formulare -> Mitarbeiterdaten I).
Durch die Feiertagszuordnung beim Mitarbeiter werden die für dieses (Bundes-)Land unter
dem Menüpunkt Abwesenheiten -> Feiertage verwalten definierten Feiertage in den Kalender
des Mitarbeiters übernommen (siehe 3.1.1 Feiertagsverwaltung).
Wenn in der Auswahlliste eine Zuordnung fehlt, können Sie diese neu anlegen. Klicken Sie
dazu auf das Symbol hinter dem Eingabefeld.
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Die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter wird angezeigt.
2.2 Einordnung des Mitarbeiters
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, müssen Sie die Einordnung des Mitarbeiters
pflegen. Dies gilt auch, wenn die Mitarbeiterdaten über den Standardimport in das perbit-
System importiert wurden. Falls diese Daten nach dem Import vorhanden sind, wurden sie
über einen für Ihr Unternehmen individuell erstellen Import eingelesen.
Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Einordnung:
In den entsprechenden Tabs legen Sie Firma, Bereich, Abteilung, Kostenstelle, Team und
Funktion des Mitarbeiters fest.
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2.2.1 Vorgesetzter, Personalsachbearbeiter und Hierarchieebene
Die Angabe des Vorgesetzten ist für viele Funktionen in perbit wichtig. So wird diese Angabe
z.B. für die Darstellung des Organigramms benötigt (siehe 3.2 Organigramm) und ist für die
Prozesseinstellungen von Bedeutung (siehe 3.1.3 Prozesseinstellungen).
Der hier ausgewählte Personalsachbearbeiter wird u.a. bei der Erstellung eines Serienbriefes
herangezogen (siehe auch 3.4 Serienbriefe) und ist ebenfalls für die Prozesseinstellungen
wichtig (siehe 3.1.3 Prozesseinstellungen).
Eine eventuelle Kennzeichnung als Stabsstelle ist wiederrum für die Darstellung des
Organigramms des Unternehmens notwendig.
Die Hierarchieebene hat hier nur informative Bedeutung (siehe 3.2 Organigramm).
2.2.2 Firma, Bereich, Abteilung, Kostenstelle, Team, Funktion, Mandant
In den Tabs Firma, Bereich, Abteilung, Kostenstelle, Team und Funktion erfassen Sie die
entsprechenden Daten für den Mitarbeiter.
Beispielhaft wird hier die Definition der Firma erläutert:
Klicken Sie in die erste freie Zeile und wählen Sie in der Auswahlbox die Firmennummer. Die
Bezeichnung wird automatisch angezeigt. Es ist auch die umgekehrte Reihenfolge möglich:
Auswahl der Firmenbezeichnung, die Spalte „Nummer“ wird automatisch gefüllt.
Tragen Sie nun ein, ab wann der Mitarbeiter der Firma angehört. Falls der Mitarbeiter befristet
eingestellt ist, können Sie auch dies bereits erfassen.
Die in der Auswahlbox angezeigte Firma bzw. Firmennummer pflegen Sie in der Tabelle
„Firma“. Klicken Sie dazu auf den Button „Firma“:
Mit einem Klick auf Details können weitere Angaben erfasst werden:
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Bei der Bearbeitung der Tabs „Abteilung“, „Team“, „Funktion“ und „Mandant“ müssen noch
weitere Einstellungen beachtet werden. Diese werden auf den folgenden Seiten erläutert.
2.2.2.1 Abteilung
Nach der Zuordnung zu Firma und Bereich erfassen sie auf die gleiche Weise die Abteilung
des Mitarbeiters. Diese Information wird auch im Organigramm verwendet (siehe 3.2
Einstellungen Organigramm).
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In der Tabelle „Abteilung“ legen Sie außerdem den Abteilungsleiter fest. Diesen wählen Sie
mittels der Auswahlbox aus, die sich öffnet, sobald Sie die Spalte anklicken.
Hinweis beim Einsatz des Recruitings
Die hier eingestellten Abteilungsleiter haben
besondere Zugriffsrechte im Recruiting. Neu
angelegte Führungskräfte müssen diesbezüglich
von unserem Support einmalig berechtigt werden
(service@perbit.cloud).
2.2.2.2 Team
Auf die gleiche Art können Sie hinterlegen, welchem Team der Mitarbeiter zugeordnet ist. Die
hier hinterlegte Teamzuordnung wird bei der Darstellung des Organigramms verwendet, falls
keine Abteilung gepflegt ist (siehe 3.2 Einstellungen Organigramm).
2.2.2.3 Funktion
Des Weiteren definieren Sie die Funktion(en) des Mitarbeiters. Im Beispiel ist Herr Abel
sowohl als „Sachbearbeiter“ als auch als „Ersthelfer“ im Unternehmen tätig.
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Über den Button „Grund Funktions-
änderung“ legen Sie mögliche
Gründe für eine Änderung der Funk-
tion fest. Dies können z.B. Umstruk-
turierung oder Weiterbildung sein.
Die hier definierten Gründe werden
dann in der Auswahlbox der Spalte
„Grund Funktionsänderung“ in der
Tabelle „Funktion(en) des Mitarbei-
ters“ angezeigt.
Über den Button „Funktion“ im Formular „Einordnung des Mitarbeiters im Unternehmen“
gelangen Sie zur gleichnamigen Tabelle, in der Sie alle in Ihrem Unternehmen möglichen
Funktionen erfassen. Hier legen Sie auch fest, ob es sich, wie im Beispiel „Ersthelfer“, um
eine betriebliche Zusatzfunktion handelt. Aktivieren sie hierzu in der Tabelle die Checkbox in
der Spalte „Betriebliche Zusatzfunktion“. Außerdem können Sie eine Beschreibung der
Funktion hochladen sowie eine Bemerkung hinterlegen.
2.2.2.4 Mandant
Im Tab „Mandant“ können Sie die Mandantenhistorie des Mitarbeiters einsehen und bei Bedarf
ändern. Einen Wechsel auf einen anderen Mandanten müssen Sie unter dem Menüpunkt
„Mitarbeiterdaten I“ vornehmen.
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2.3 Vertragsdaten
Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Vertragsdaten tragen Sie die Arbeitszeit,
den Aktiv-Passiv-Schlüssel und den Mitarbeitertyp ein.
2.3.1 Aktiv-/Passiv-Schlüssel
Wenn ein Mitarbeiter neu angelegt wird (Menüpunkt „Mitarbeiterdaten I“), erhält er zunächst
den Aktiv-Passiv-Schlüssel „Aktiv“.
Im Tab „Aktiv-/Passiv-Historie“ können Sie den Status bearbeiten. Hier ist der Inhalt der
Auswahlbox fest vorgegeben und kann nicht editiert werden.
Über den Button „Aktiv/Passiv-Schlüssel“ können Sie einsehen, welche Status lizenzpflichtig
sind und damit eine Anmeldung der betreffenden Benutzer ermöglichen:
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Die Tabelle ist nicht veränderbar.
2.3.2 Arbeitszeit
Legen Sie die Arbeitszeit des Mitarbeiters fest:
2.3.3 Mitarbeitertyp
Erfassen Sie den Mitarbeitertyp.
Die Inhalte der Auswahlbox können Sie über den Button „Mitarbeitertyp“ editieren. Hier legen
Sie auch fest, ob es sich beim entsprechenden Mitarbeitertyp ggf. um einen Azubi oder einen
Angestellten handelt.
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2.4 Dokumentenverwaltung
Eine weitere wichtige Einstellung betrifft die Dokumentenverwaltung (Dashboard-Eintrag
Dokumentenverwaltung in der Dashboard-Gruppe Mitarbeiter bzw. Menüpunkt Mitarbeiter ->
Formulare -> Dokumentenverwaltung).
Über den Button können Sie die Tabelle „Dokumentart“ pflegen. Alle hier
erfassten Dokumentarten können dann in der Auswahlbox ausgewählt werden.
Durch das korrekte „Abhaken“ der Spalten „betrifft Mitarbeiter“ und „betrifft Bewerber“
ordnen Sie die Dokumentarten der Mitarbeiter- sowie der Bewerberverwaltung (Recruiting)
zu. In den Auswahlboxen auf den Formularen zur Dateneingabe ist die Auswahl dann
entsprechend eingeschränkt, sodass nur die Dokumentarten angezeigt werden, bei denen die
jeweilige Checkbox aktiviert ist. Damit der Eintrag in beiden Modulen erscheint, müssen beide
Checkboxen aktiviert werden.
Bei Verwendung des Recruiting-Moduls werden neben der Bezeichnung der Dokumentart die
für das Parsing der Bewerbung notwendigen Bezeichnungen angezeigt (Bezeichnung
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Parsing). Achtung: Diese Dokumentarten dürfen nicht gelöscht werden, da sonst das Einlesen
und Parsen von Lebensläufen nicht richtig funktioniert (Funktion CVlizer).
Außerdem können Sie mittels der Checkbox „Sichtbar für Mitarbeiter“ festlegen, ob ein
Dokument der Mitarbeiterverwaltung für den Mitarbeiter selbst sichtbar sein soll.
Über die Checkbox „Info an Mitarbeiter“ legen Sie fest, ob der Mitarbeiter über ein neues
Dokument der entsprechenden Dokumentart benachrichtigt werden soll.
Beim Einsatz der Akte kann hier festgelegt werden, welche Dokumentart automatisiert in die
Akte übertragen und ggf. nach der Übertragung gelöscht werden soll. Kategorie und
Unterkategorie der Dokumentart in der Akte können hinterlegt werden.
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3 Besondere Bereiche
3.1 Abwesenheiten
Um die Abwesenheiten eines Mitarbeiters korrekt berechnen und darstellen zu können, sind
einige besondere Einstellungen zu beachten.
3.1.1 Feiertagsverwaltung
Bevor Sie beginnen, Abwesenheiten der Mitarbeiter zu erfassen, legen Sie fest, welche
Feiertage bei der Berechnung der Abwesenheiten generell berücksichtigt werden sollen. Auch
später sind jederzeit Änderungen möglich; die Abwesenheiten werden dann entsprechend neu
berechnet.
ACHTUNG
Bei Änderungen an der Feiertagszuordnung
und/oder den dazugehörigen Feiertagen für die be-
troffenen Mitarbeiter muss ein Jahresabschluss
durchgeführt werden (siehe 3.1.4 Jahresab-
schluss).
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Sie öffnen den Feiertagskalender über den Menüpunkt Abwesenheiten -> Feiertage verwalten.
Das Dialogfenster „Feiertage verwalten“ wird geöffnet.
Hier wählen Sie die Feiertagszuordnung aus.
Wählen Sie hier das Jahr, für
das die Feiertage gültig sind. Zur
Auswahl stehen das aktuelle, Die Bezeichnung des Feiertags wird auto-
das vorherige und das folgende matisch eingetragen oder bei einem neuen
Jahr. Feiertag von Ihnen selbst vergeben.
Bei den automatisch eingetragenen In diesen Spalten legen Sie fest, welche
Feiertagen erscheinen die fest an ein Feiertage in der ausgewählten Region gelten.
Datum gebundenen Feiertage mit Dabei können Sie den Zeitraum des Feiertags
dem Icon und die beweglichen begrenzen (vormittags, nachmittags,
jährlich). Wenn Sie einen Termin als jährlich
mit dem Icon . Die von Ihnen
markieren, wird er beim Jahresabschluss für
selbst eingetragenen Feiertage
das folgende Jahr automatisch eingetragen.
werden mit dem Icon dargestellt.
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Wenn Sie die Feiertage neu
definieren, können Sie auf
vorbereitete Feiertagskalen-
der zugreifen:
Hinweis
Die vordefinierten Feiertage
sind NICHT löschbar!
Um einen solchen Feiertag
zu deaktivieren, können Sie
die zeitliche Zuordnung
rückgängig machen. Klicken
Sie dazu einfach auf den
„angehakten“ Button „vor-
mittags“ bzw. „nachmittags“.
Achtung
Im Normalfall ist es nicht notwendig für das Folgejahr
Feiertage zu definieren, da beim Jahresabschluss die
Feiertage automatisch für das auf das ausgewählte
Jahr folgende Jahr fortgeschrieben werden.
Wenn Sie dennoch für das folgende Jahr Änderungen
einpflegen möchten, achten Sie bitte darauf, dass die
Länderzuordnung zur Feiertagszuordnung passt.
Beispiel: Wenn Sie als Land „Österreich“ auswählen,
kann die Feiertagszuordnung nicht „Baden-
Württemberg“ sein. Die Folge wäre, dass jeder
Mitarbeiter, bei dem die Feiertagszuordnung „Baden-
Württemberg“ eingetragen ist, die Feiertage von
Österreich in seinem Kalender abgebildet und bei der
Berechnung der Abwesenheiten berücksichtigt
werden.
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3.1.2 Anzahl Tage ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einstellen
Über den Dashboard-Eintrag Übersicht Krankmeldungen in der Dashboard-Gruppe
Abwesenheiten bzw. den Menüpunkt Abwesenheiten -> Formulare ->Übersicht
Krankmeldungen haben Sie Einblick in die Krankmeldungen eines Mitarbeiters:
Neben Zeitraum, Tageszeit, Grund (Krank, Kind krank oder Arztbesuch) und die Anzahl der
Krankheitstage zeigt diese Tabelle an, ob für eine bestimmte Krankmeldung eine
Bescheinigung erforderlich ist.
Die Anzahl der Tage, für die die Mitarbeiter keine/eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
benötigen, legen Sie über den Button fest.
Es öffnet sich die Tabelle „Anzahl Tage ohne Bescheinigung“:
Im obigen Beispiel ist nur für eine eintägige Krankmeldung (Grund: Krank) keine
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich. Für einen Arztbesuch oder die Abwesenheit
aufgrund eines kranken Kindes muss der Mitarbeiter eine Bescheinigung vorlegen.
3.1.3 Prozesseinstellungen
Im Formular „Einstellungen Abwesenheitsantrag“ (Menüpunkt Abwesenheiten -> Formulare
-> Prozesseinstellungen) hinterlegen Sie die für den automatisierten Abwesenheitsantrag
notwendigen Vorgaben.
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Einstellungen zum Mitarbeiter
Vorgesetzter und Personalsachbearbeiter sind bereits vorbelegt. Beide Felder dienen hier
reinen Informationszwecken und haben auf die hier vorgenommenen Einstellungen keine
Auswirkungen.
Pro Mitarbeiter kann die Anzahl der Genehmigungsstufen angegeben werden. Standardmäßig
durchläuft der Urlaubsantrag eine Genehmigungsstufe. Wenn das Feld nicht belegt ist (z.B.
bei einem neuen Mitarbeiter) gilt die Standardeinstellung.
Der Antragsteller wählt selbstständig aus, an wen der Antrag gehen soll. Dafür stehen
automatisch der Vorgesetzte sowie jeder Mitarbeiter, bei dem die Checkbox „Mitarbeiter steht
zusätzlich zum Vorgesetzten/Abweichenden Genehmiger für alle Mitarbeiter als Genehmiger
zu Auswahl“ gesetzt ist, zur Verfügung.
Im Tab „Zugeordnete Mitarbeiter“ erhalten Sie einen Überblick darüber, für welche
Beschäftigte der angezeigte Mitarbeiter (hier: Hildegard Adamschiek) als 1. oder 2.
Genehmiger eingestellt ist:
Im Beispiel ist Frau Adamschiek für die Mitarbeiterin Angelika Keller sowie den Mitarbeiter
Otto Karlo die 1. Genehmigerin (und somit als Genehmiger im Abwesenheitseintrag bereits
eingetragen).
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Für eine große Anzahl an Mitarbeitern kann Frau Adamschiek allerdings als Genehmigerin
eines Abwesenheitsantrags aus der Auswahlbox ausgewählt werden (Mitarbeiter des 2.
Genehmigers).
Standardeinstellung: 1 Genehmiger
Im unteren Beispiel werden Herr Barsch als Vorgesetzter sowie Frau Adamschiek als
Personalsachbearbeiterin angezeigt, welche auch als abweichende 2. Genehmigerin
eingetragen ist.
ACHTUNG: Wird das Formular für einen Mitarbeiter aufgerufen, ist hier u.U. keine Eintragung
sichtbar, d.h. es gilt die Standardeinstellung mit einer Genehmigungsstufe!
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Wenn Herr Stein einen
Abwesenheitsantrag stellt, sieht er,
dass bereits sein Vorgesetzter Herr
Barsch als Genehmiger eingetragen
ist. Außerdem kann er als Genehmiger
auch Herrn Otto und Frau Adamschiek auswählen. Beide sind durch die Aktivierung der
Checkbox „Mitarbeiter steht zusätzlich zum Vorgesetzten/Abweichenden Genehmiger für alle
Mitarbeiter als Genehmiger zu Auswahl“ als mögliche Genehmiger bei allen Mitarbeitern
gesetzt. Die Checkbox dient somit dazu, ausgewählte Mitarbeiter als Genehmiger für die
Abwesenheiten freizuschalten (z.B. Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder aus der
Geschäftsführung).
Sobald Herr Stein seinen Abwesenheitsantrag stellt, erhält der von ihm ausgewählte
Genehmiger eine E-Mail als Benachrichtigung und eine Aufgabe in seiner Aufgabenliste, dass
er den Antrag von Wolfgang Stein bearbeiten soll.
Abweichende Genehmigungsstufen
Abweichend vom Standard können Sie festlegen, dass es für einen Mitarbeiter „0“ oder „2“
Genehmigungsstufen geben soll. In diesem Fall tragen Sie diese unter „Abweichende Anzahl
Genehmigungsstufen“ ein.
Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen: 0
Ein Geschäftsführer wird keinen Genehmiger für den Urlaubsantrag benötigen. Daher setzen
Sie hier die abweichende Anzahl Genehmigungsstufen auf „0“:
Als weitere mögliche Genehmigerin ist in diesem Beispiel Frau Adamschiek eingetragen,
welche auch die zuständige Personalsachbearbeiterin ist.
Bei der Antragstellung kann der Geschäftsführer Herr Otto dann wählen zwischen zwei
Genehmigern: Frau Adamschiek und sich selbst. Dass er sich auch selbst auswählen kann,
liegt daran, dass er als Genehmiger für alle Mitarbeiter gesetzt ist (Checkbox „Mitarbeiter
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steht zusätzlich zum Vorgesetzten/Abweichenden Genehmiger für alle Mitarbeiter als
Genehmiger zu Auswahl“).
Falls er Frau Adamschiek als Genehmigerin auswählt, erhält diese allerdings KEINE Aufgabe
(Abwesenheitsantrag bearbeiten) und auch KEINE E-Mail, da die abweichende Anzahl von 0
Genehmigungsstufen eingestellt ist. Ebenso erhält natürlich Herr Otto keine Aufgabe bzw. E-
Mail. Der Urlaub wird sofort als bereits genehmigt in seinen Kalender eingetragen.
Der gleiche Ablauf wird auch bei einer Stornierung eingehalten. Auch dann werden KEINE
Aufgabe und KEINE E-Mail erzeugt, da die Genehmigungsstufe „0“ eingetragen ist.
Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen: 2
Wenn eine zweite Genehmigungsstufe durchlaufen werden soll, nimmt perbit automatisch den
Personalsachbearbeiter (bei der Einordnung des Mitarbeiters hinterlegt, siehe 2.1.1
Vorgesetzter, Personalsachbearbeiter und Hierarchieebene). Für die 1. und 2.
Genehmigungsstufe können Sie pro Mitarbeiter eine Alternative angeben, welche die
Voreinstellung überschreibt.
Im obigen Beispiel wird im Falle eines Urlaubsantrags zunächst der 1. Genehmiger, Hans
Peter Dahlmeier, per E-Mail über den Abwesenheitsantrag von Frau Keller benachrichtigt.
Ebenso erhält er eine entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste.
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Nach der Genehmigung des Antrags durch Herrn
Dahlmeier wird der Urlaub als teilgenehmigt in den
Kalender der Antragstellerin eingetragen. Außerdem
wird Sie per E-Mail darüber benachrichtigt, dass ihr
Urlaub teilgenehmigt ist.
Erst wenn der 1. Genehmiger den Antrag genehmigt hat, erhält der 2. Genehmiger die
Aufgabe, den Antrag zu bearbeiten. Beim Klick auf die Aufgabe öffnet sich das
Antragsformular. Hier sieht Herr Bitter, der als 2. Genehmiger in den Einstellungen zum
Abwesenheitsantrag eingetragen ist, dass der Urlaub bereits durch den 1. Genehmiger, Hans
Peter Dahlmeier, teilgenehmigt wurde.
Hinweis
Auch wenn zwei Genehmigungsstufen gesetzt sind,
erhält im Falle eine Stornierung nur der 1.
Genehmiger die Aufgabe den Stornierungsantrag zu
bearbeiten.
3.1.4 Jahresabschluss
In perbit müssen einige Felder korrekt gepflegt sein, da sie beim Jahresabschluss zur
Berechnung des neuen und des Resturlaubs gebraucht werden:
Feld Wo? Zweck
• Geburtsdatum Formular Um den Urlaubsanspruch
„Mitarbeiterdaten I“ aufgrund des Lebensalters
zu bestimmen
• Eintrittsdatum bzw. Formular Für den Urlaubsanspruch
Rechn. Eintritt „Mitarbeiterdaten I“ aufgrund der Betriebs-
zugehörigkeit
• Grundurlaub Formular Der Grundurlaub wird für
„Abwesenheiten“ jeden Mitarbeiter beim
(Abwesenheiten -> Jahresabschluss aus dem
Formulare -> Kalender, Eintrag fürs Vorjahr
Urlaubskonto) übernommen. Für neue
Mitarbeiter wird der hier
eingetragene Grundurlaub
verwendet.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob diese Felder korrekt gepflegt worden sind, empfehlen
wir, dies vor dem Jahresabschluss zu überprüfen.
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3.2 Weiterbildungsmaßnahmen
Wenn Sie mit perbit die Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter verwalten (ab
professional-Edition möglich), werden diese Abwesenheiten sowohl in der
mitarbeiterbezogenen sowie der mitarbeiterübergreifenden Kalenderansicht abgebildet. Die
Anzeige kann pro Teilnehmerstatus aktiviert werden. Wählen Sie dazu den Dashboard-Eintrag
Weiterbildung in der Dashboard-Gruppe Personalentwicklung bzw. den Menüpunkt
Personalentwicklung -> Formulare -> Weiterbildung. Im Formular „Weiterbildung“ werden
alle Weiterbildungsmaßnahmen des Mitarbeiters inklusive des Zeitraums der Kosten und des
Status des Teilnehmers angezeigt.
Klicken Sie auf Details, um sich weitere Angaben einer Maßnahme anzeigen zu lassen.
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Über den Button hinter dem Eingabefeld „Status Teilnehmer“ gelangen Sie zur Tabelle
„Status Teilnehmer“. Hier legen Sie durch (De)Aktivieren der Checkbox „Nicht in Kalendern
anzeigen“ fest, ob die Weiterbildung im Kalender abgebildet werden soll.
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3.3 Organigramm
Das Organigramm ist die „Landkarte des Unternehmens“. Es wird durch die Vorgesetzten-
Beziehung generiert.
Im Formular „Einordnung des Mitarbeiters im Unternehmen“ tragen Sie den Vorgesetzten des
Mitarbeiters ein und setzen ggf. das Kennzeichen „Stabsstelle“.
Die Hierarchieebene hat hier nur informative Bedeutung und ist für die Darstellung des
Mitarbeiters im Organigramm ohne Bedeutung. Unterschiedliche Hierarchieebenen können
bestehen, wenn Mitarbeiter zwar den gleichen Vorgesetzten haben, allerdings auf
unterschiedlichen Hierarchieebenen stehen.
Firma, Bereich, Abteilung, Team und Funktion des Mitarbeiters hinterlegen Sie ebenfalls hier
(siehe 2.1 Einordnung des Mitarbeiters).
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Hier ist die Angabe der aktuellen Abteilung bzw. (wenn diese nicht gepflegt ist) des aktuellen
Teams und die Funktion des Mitarbeiters für die Darstellung des Organigramms erforderlich.
Darüber hinaus sollten für eine vollständige Darstellung der Daten im Organigramm folgende
Daten im Formular „Mitarbeiterdaten I“ gepflegt werden: Telefon, E-Mail-Adresse,
Eintrittsdatum, Passbild.
Hinweis
Bei den Mitarbeiterdaten I gibt es mehrere
Datenschutzcheckboxen:
Wenn die Checkbox „Passbild auf Reports
ausblenden“ aktiviert ist, wird das Bild des
Mitarbeiters weder im Organigramm noch auf Reports
angezeigt.
Wenn die Checkbox „E-Mail auf Reports ausblenden“
aktiviert ist, erscheint die dienstliche E-Mailadresse
weder im Organigramm noch auf Reports. Dies ist
insbesondere dann interessant, wenn Mitarbeiter
keine dienstliche E-Mailadresse haben. In diesem Fall
kann die Checkbox aktiviert und im Feld „E-Mail Büro“
die private E-Mailadresse eingetragen werden. So
kann der Mitarbeiter sich mit seiner privaten E-
Mailadresse in perbit registrieren bzw. die perbit-App
nutzen, ohne dass diese im Organigramm sichtbar ist.
Ggf. können die Mitarbeiter im Self-Service eintragen,
ob Ihr Passbild verborgen werden soll. In diesem Fall
ist zunächst die Zustimmung der Personalabteilung
notwendig, bevor die Einstellung greift.
3.4 Lohn und Gehalt
3.4.1 Lohnvorbereitung
Unter diesem Menüpunkt bzw. Dashboard-Eintrag können Sie Änderungen der Stammdaten
zum Mitarbeiter (z.B. Adresse, Kontonummer, Steuerklasse), die ab einem bestimmten Datum
gültig sind, eintragen. Diese werden zum angegebenen Datum automatisch in die Stammdaten
übertragen. Dies kann vor Ablauf des Stichtags für jede Änderung manuell unterbunden
werden (Deaktivierung der Checkbox „Kopiert in Stammdaten). Die Ausgabe der Änderungen
in Listformat ist unter dem Menüpunkt „Reports“ möglich (beispielsweise für den
Steuerberater).
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Es können gehaltsrelevante Änderungen eingetragen werden, um beispielsweise einmalige
Zahlungen (z.B. Provisionen, Reisekostenerstattungen, Abfindungen) oder
Tarifgruppenaufstiege zu dokumentieren. Das Feld „Beschreibung“ ist ein Pflichtfeld. Hier
eingetragene Betragsänderungen erscheinen dann stichtagsbezogen in der Liste
„Lohnvorbereitung Entgeltentwicklung“ als „Sonstige Änderungen“. Die Daten sind
zusätzliche Informationen zu den im Bereich Vergütung eingetragenen Entgeltänderungen
und werden nicht automatisch übertragen.
Ggf. tragen die Mitarbeiter im Self-Service selbstständig Ihre Änderung ein (Eigene Daten ->
Persönliche Daten -> Private Daten ändern). In diesem Fall werden die Änderungen an das
Personalbüro übermittelt und müssen durch einen Personalsachbearbeiter bestätigt werden.
Nach erfolgter Bestätigung werden die Daten zunächst hier im Bereich Lohnvorbereitung
gespeichert und zu dem bei der Änderung hinterlegten Datum in die Stammdaten
übernommen.
3.4.2 Entgeltentwicklung
Pro Mitarbeiter können 15 Beträge für die Entgeltentwicklung je Gültigkeitsdatum
mandantenabhängig erfasst und deren Bezeichnungen angepasst werden (z.B. Nachtarbeit,
Prämie usw.).
Im Formular „Übersicht Betragseinstellungen“ (Lohn und Gehalt -> Einstellungen ->
Betragseinstellungen) werden die Bezeichnungen für die Beträge definiert:
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Wählen Sie auf der linken Seite den Mandanten aus und passen Sie die Betragsbezeichnungen
an.
Unter dem Menüpunkt „Anzahl Zahlungen“ (Lohn und Gehalt -> Einstellungen) legen Sie die
Anzahl der jährlichen Zahlungen je Mitarbeitertyp fest:
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Hinweis
Nachdem Sie die Betragseinstellungen verändert
haben, sollten Sie die Vergütung über den Button
neu berechnen. Die
veränderten Einstellungen werden dann in die
Vergütung übernommen.
Bei Nutzung des Lohnkontos kann dies einige Minuten
in Anspruch nehmen.
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3.4.3 Lohnkonto
Die folgenden Anpassungen müssen nur durchgeführt werden, wenn das Lohnkonto (mit
Schnittstelle) eingesetzt wird!
Hinweis
Beim Einsatz des Lohnkontos wird ein individuelles
Coaching durchgeführt.
Beim Einsatz des Lohnkontos wird eine individuelle Schnittstelle zum Lohn- und
Gehaltsprogramm konfiguriert. Mit Hilfe der Schnittstelle werden monatlich die tatsächlich
abgerechneten Lohnarten in perbit übernommen.
Um aus der eingelesenen Datei ein monatliches und kumuliertes Lohnkonto zu bilden, kann
variabel eingestellt werden, welche Lohnarten in welches Betragsfeld fließen sollen.
Standardmäßig können bis zu 20 Betragsfelder definiert werden, in die jeweils eine oder
mehrere Lohnarten einlaufen können.
Über das Icon im Formular „Übersicht Betragseinstellungen“ (Einstellungen -> Beträge)
werden die Einstellungen für das jeweilige Betragsfeld vorgenommen:
Hier ordnen Sie dem Betragsfeld Lohnarten zu. Damit die jeweilige Lohnart im Lohnkonto
aufsummiert wird, müssen Sie die Checkbox „Für Lohnkonto“ aktivieren. Wenn die
Entgeltentwicklung aus den importierten Lohnarten generiert wird, steuern sie über die
Checkbox „Für Entgeltentwicklung“, ob diese Lohnart auch für die Entgeltentwicklung
berücksichtigt werden soll.
Über den Button „Lohnarten“ kann die gleichnamige Tabelle aufgerufen werden. Hier
definieren Sie die Lohnarten:
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Hinweis
Nachdem Sie die Betragseinstellungen verändert
haben, sollten Sie die Vergütung über den Button
neu berechnen. Die
veränderten Einstellungen werden dann in die
Vergütung übernommen.
Bei Nutzung des Lohnkontos kann dies einige Minuten
in Anspruch nehmen.
3.5 Serienbriefe
Damit in den Serienbriefen die Grußformel korrekt angezeigt wird, muss die Zuordnung zu
einem Sachbearbeiter definiert sein.
3.5.1 Mitarbeiter
Für den Mitarbeiter definieren Sie dies unter dem Menüpunkt „Einordnung“ (siehe 2.2.1
Vorgesetzter, Personalsachbearbeiter und Hierarchieebene):
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3.5.2 Bewerber
Für den Bewerber wird der Sachbearbeiter automatisch aus dem bei der
Stellenausschreibung angegebenen Sachbearbeiter ermittelt. Im Formular Bewerbungen
(Dashboard-Eintrag Bewerberdaten in der Dashboard-Gruppe Recruiting bzw. Menüpunkt
Recruiting -> Formulare -> Bewerberdaten, Tab Bewerbungen, Weiterleitung Details, Tab
Status/Bewertung) kann diese Zuordnung manuell geändert werden.
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