Checkliste für den Moderator von Online-Meetings - BVMW
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Checkliste für den Moderator von Online-Meetings
1
Checkliste für die Durchführung und Nachbereitung eines Online-Meetings
VORBEREITUNGEN n Teilnehmer einladen und ggf. den Zugang zum Meeting
erklären, Teilnehmer sollten 5 bis 10 Minuten vorher mit dem
n Festlegen, welches Programm/Tool genutzt werden kann/ Einloggen beginnen, um etwaige Probleme vor dem Meeting
soll (siehe Übersicht auf Seite 4) zu beheben.
n Programm/Tool ausprobieren und eigene Technik testen n Festlegen, ob Bild/Video und/oder Ton genutzt werden
—> Bandbreite beachten ggf. mittels Speedtest vorbereiten, sollen. (Vorabeinstellungen in den Host-Einstellungen evtl.
eventuell Kinder bitten, kein Streaming in der Zeit vorzuneh- konfigurieren).
men, im schlimmsten Fall Video ausschalten, damit der Ton
stabil bleibt n Bei „Neulingen“ unter den Teilnehmern fragen, ob die Tech-
nik funktioniert und ggf. Hilfestellung leisten. Telefon bereit-
n Je nach Gruppengröße und Ziel vorab klären, um Konzept halten, um parallel Dinge zu klären.
festzulegen:
Welche Art von Besprechung (Präsentation, Brainstor- n Im Home-Office ggf. Schild aufhängen „Bitte nicht stören“.
E
n
in Web-Meeting sollte am besten nicht länger als zwei ming Session, Konferenz, etc.)
Stunden dauern. n Welche Art von Präsentation (ein Moderator oder meh- n Fokus auf Inhalt legen (Wenn das Meeting eigentlich eine
Empfehlung: Gesamtdauer 60 -75 Minuten mit einer rere Co-Moderatoren, Sprecher, Gäste, etc.) Präsenz-Veranstaltung sein sollte: überlegen, was gekürzt
fünfzehnminütigen Pause nach 30 Minuten. n Rollierende Agenda mit Möglichkeit, sich gezielt in werden kann.).
Umfangreiche Meetings, wie ganztägige Sitzungen, wie einen Themen einzuklinken oder feststehende Agenda mit An-
Stundenplan einteilen. Jeder kommt und geht wie er möchte. wesenheitspflicht für alle? n Bei Arbeit mit Präsentationen: Wenig Inhalt auf die Folien
schreiben (nur Stichpunkte), den Rest mündlich erläutern, im
Mit dem Fall des Privacy Shield Abkommens ist die DSGVO- n Anregung: Einen „Experten“ im Unternehmen für Online- Nachgang ggf. dafür Handout mit mehr Infos bereitstellen.
konforme Verarbeitung von Daten über US-Unternehmen Meetings definieren, der sich über aktuelle Tools informiert,
aktuell nur bedingt möglich. Grund dafür ist der sog. „Cloud als Ansprechpartner bei Problemen hilft und Kollegen schult, n Modelle oder Inhalte nacheinander in Präsentationen „er-
Act“, ein US-Gesetz, das alle US-Unternehmen und deren wenn neue Tools eingeführt wurden. scheinen“ lassen (ggf. mit Animationen arbeiten). Das kön-
Tochterfirmen auch im Ausland verpflichtet, an US-Behörden nen Teilnehmer leichter erfassen.
anlasslos gespeicherte Kundendaten herauszugeben. Es ist n Je nach Art des Meetings vorab bereits Aufgaben vertei-
dabei nicht maßgeblich, wo die Firmensitze der Töchter bzw. len: n Gegebenenfalls andere Dokumente, die genutzt werden
die Standorte der Server sind. n Eine Person, die sich um die Technik kümmert und sollen, vorbereiten und so ablegen, dass sie leicht zu finden
Wenn über den Einsatz von Online-Meeting-Tools entschie- sind.
telefonisch erreichbar ist.
den wird, sollte also die Schutzwürdigkeit der Meeting-Inhal-
n Ein Helfer für Chat/Umfragen/Quizzes etc.
te berücksichtigt werden.
n Eine Person, die moderiert.
n Eine oder mehrere Personen, die inhaltlich sprechen.
2
WÄHREND DES ONLINE-MEETINGS
n Regeln/Gebote für das Meeting besprechen/vorstellen
(diese ggf. bereits bei Einladung mitsenden) alle anderen
Programme auf dem PC ausschalten (bessere Internetleis-
tung, keine Ablenkung, Datenschutz).
n Wer nicht redet, macht sein Mikro aus (Vermeidung von
Hintergrundgeräuschen). Achtung, vor Beitrag wieder ein-
schalten!
n Wortmeldungen durch „digitales Handheben“ anzeigen,
damit diese vom Moderator koordiniert werden können.
n Bei Gruppen bis ca. 10 Personen: Jeden einmal zu einem
bestimmten Thema zu Wort kommen lassen (kann auch als
Technik-Check genutzt werden).
n Vielredner zügeln – Schläfer wecken z.B. durch Nutzung n Auf Kamerahintergrund achten (ggf. virtueller Hinter- n Je nach Themen (und wenn das Tool es zulässt), kann
der Chatfunktion: die Teilnehmer auffordern, zwei Sätze in grund, benötigt jedoch, vor allem bei mobiler Einwahl, in Kleingruppen in extra „Räumen“ („Breakout Rooms“) ge-
den Chat zu schreiben und erst auf Kommando gleichzeitig sehr viel Speicher- und Übertragungskapazität). arbeitet werden.
abzusenden (Vorteile: Chat Protokoll beilegen; alle zur Teil-
nahme animieren; Aufmerksamkeit durch bewusste Unter- n Gute Beleuchtung, Kamera eingeschaltet lassen (Es ist
brechung fördern). angenehmer, mit einem Gesicht statt mit einer Namens- PAUSEN
anzeige zu sprechen.).
n Auf Etikette und wertschätzenden Umgang miteinander n Auf Anfangspünktlichkeit nach der Pause Wert legen.
achten: n Agenda und zeitliche Dauer vorstellen und darauf gele-
n Eigene/s Outfit/Optik prüfen (dem Unternehmen ent- gentlich hinweisen. n Fortsetzen, auch wenn noch nicht alle zurück sind.
sprechend, kontrastreich zum Hintergrund, auch „unten-
rum“ passend (falls während Meeting oder Pause mit ein- n Bei kleinen Gruppen und mit Video kann man sich die Zu- n Anregung: Uhr/Countdown auf den Bildschirm legen,
geschalteter Kamera aufgestanden wird). stimmung/Ablehnung per Kamera abholen. damit alle die gleiche Zeit haben, wann es weitergeht3
n Mikro und Kamera ausschalten. n Bei größeren Gruppen eine Videokamera, die auf den spre- n Jour Fixe mit der Geschäfts- / Team- / Abteilungsleitung:
chenden Teilnehmer schwenkt, anschaffen. Neues aus der Leitung / Zentrale
n Hintergrundgeräusche eliminieren (z. B. Lüfter / Fenster
schließen etc.). n Z.B. Prezi als Powerpoint Alternative, da es interaktiver ist! n Hinweis für das Aufzeichnen von Video-Meetings: Sie be-
nötigen das Einverständnis aller Teilnehmer! Das können Sie
n Virtuellen Hintergrund einblenden (Bild vorbereiten/hoch- z.B. auch so regeln, indem Sie vorab bei der Einladung darü-
IDEEN ZUR AUFFRISCHUNG laden). ber informieren:
Achtung: „Wir werden diese Sitzung aufzeichnen, sollten sie
n Sich etwas zu trinken holen. n Chromacam (kann in jeder Kamera-Anwendung einen an- etwas dagegen haben, bitte nicht teilnehmen und den Orga-
deren Hintergrund einspielen) nisator vorab kontaktieren.“
n Sich mobilisieren (ggf. sich gemeinsam mobilisieren). Im Nachgang werden wir die Aufzeichnung allen Beteiligten
n Wonder (https://www.wonder.me/) zur persönlichen Inter- und solchen die noch dazu kommen zur Verfügung stellen.
n Zeit für Gespräche abseits der Themen oder mal aus dem aktion mit Teilnehmern.
Fester schauen.
n Miro (https://miro.com/) zur Online-Kollaboration auf vir-
tuellem Board.
NACHBEREITUNG DES MEETINGS
Hinweis zu Zoom: Bei Neuinstallation wird standardmäßig Kontakt
n Feedback am Ende – jeder sagt einen Satz. das Video aufgezeichnet, was datenschutzrechtlich proble- Christina Schäfer
matisch ist (DSGVO/Server in USA, fehlende Zustimmung Referentin für Arbeit und Soziales
n Eigenes Fazit ziehen (evtl. Feedbacktool nutzen oder auch der Teilnehmer „Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes“ christina.schaefer@bvmw.de
nur eine E-Mail). §201 StGB) 030 533206-187
—> In den Einstellungen abschalten bzw. vorherige Zustim-
Optionale Ideen: mung einholen! Stand: März 2021
n Wenn mehrere Leute in einem Raum zusammensitzen und
an einem Online-Meeting teilnehmen, bei allen außer bei ei-
nem das Mikro und den Lautsprecher ausschalten. Den einen WEITERFÜHRENDE IDEEN Autoren
Lautsprecher lauter stellen.
Austausch fördern: Im Namen der Kommission für Arbeit und Soziales:
n Bei größeren Gruppen in einem Raum, über USB eine „Ge- n Virtuelle Kaffee-Ecke: Immer zur selben Zeit am selben Mona Griesbeck — c+w careandwork GmbH
Hagen Wolfstetter — Te-Mo Service GmbH
sprächsspinne“ nutzen. Tag zum informellen Austausch für die Beschäftigten unter-
einander.4 MS Teams Skype BlueJeans Zoom Webex Gotomeeting Jitsi Meet Mikogo PC Visit Teamviewer Wire StarLeaf
Voraussetzung zur Nutzung - Abschluss eines AV-Vertrages https://support.starleaf.
nach DSGVO - Standardvertragsklauseln (europäische Unternehmen müssen Einhaltung hinterfragen / prüfen) com/legal-information/
- Einbindung evtl. Cookies in Consent-Tools starleaf-and-gdpr-
- Information der Kunden in der Datenschutzerklärung compliance/
Max. Anzahl Teilnehmer in einem Meeting 250 250 100 1000 3000 250 1000 25 25 25 (ab Q2 2021 100+, 300
Ende-zu-Ende verschlüsselt)
Breakout Sessions - Gruppenarbeit/ ja nein ja ja ja / max. 100 ja/? nein nein nein nein nein nein
max. TN Teilgruppensit-
zungen mit je
max. 100 TN
Dokumentenübertragung ja ja ja nein ja ja nein ja k.A. ja ja ja
Chat Moderator zu TN / TN zu TN k.A. k.A. ja/ja ja/ja k.A. ja/ja ja/ja ja/nein k.A. ja/ja ja/ja ja
Schnittstelle Zapier / Integromat ja nein nein ja ja ja nein nein nein nein tbd nein
Remote Steuerung ja k.A. ja ja ja ja ja ja ja ja nein nein
Virtueller Hintergrund ja ja ja ja ja k.A. k.A. k.A. nein nein nein ja
Plattformen Windows, MacOS, Linux, Android, iOS Windows, Windows, Windows, Windows, Windows, Web, Android, Windows, Windows, Windows, Windows, MacOS, Windows, MacOS,
MacOS, Linux, MacOS, Linux, MacOS, Linux, MacOS, Andro- MaxOS, Linux, iOS MacOS, MacOS MacOS, Linux, Linux,Android, iOS, Android, iOS, Linux,
Android, iOS, Android, iOS Android, iOS, id, iOS, Web Android, iOS, Android, iOS Android, iOS, Chrome OS, Web Web
Web Chrome OS, Web Chrome OS, Web,
BlackBerry Raspberry P
Unternehmenssitz USA USA USA USA USA USA USA (8x8 Inc.) Deutschland Deutschland Deutschland Schweiz/Deutschland UK/Deutschland
Plugins/Interoperabilität MS-Outlook MS-Outlook MS-Outlook MS-Outlook MS-Outlook MS-Outlook MS-Outlook, Skype k.A. k.A. MS-Outlook Q1 2021 MS Outlook, MS Teams,
Google und Google Calender, Azure
Microsoft AD, Okta, Onelogin
Account
Calendar
Kosten/Lizenzsystem ab 4,20€ - 19,70€ / Monat/Nutzer 1,60€ - 4,50€/ ab 9,40€/ ab 139,90€/ ab 14,25€ - ab 10,75€ - kostenlos/ ab 12 - 45€ ab 175 - 570€ ab 27,90 - ab 5€ pro Monat/Nutzer Mind. 5 Lizenzen,
Monat/Nutzer Monat/Host Jahr/Host 28,50€/Monat 14,3 €/Monat Open Source /Monat /Jahr 124,90€ ab 4,25€/User/Monat
/Host /Host /Monat oder 14,17€/Host/Monat
Integration Telefonanlage ja, je nach Linzenz. Kann aber auch Skype Windows Cloudbasierte
die Telefonanlage ablösen. oder Softphone, Telefonanlagen können
Connect eigene/ über einen SIP Trunk
individuelle integriert werden
Weiterent-
wicklungen,
da open
source
Verarbeitung innerhalb EU / EWR https://privacy.microsoft.com/de-DE/ https://zoom. https://jitsi. https:// https://wire.com/en/ DSGVO konform,
Datenschutzerklärung privacystatement us/privacy org/security/ www.mikogo.de/ legal/#dpa eine Datengerichts-
avv/ barkeitgarantie für
https:// Verarbeitung in der EU
www.mikogo.de/ ist vorhanden (https://
2020/09/16/ starleaf.com/de/
wie-du-mikogo- sicherheitscenter/)
datenschutzkonform-
verwendest/
Zugangsschutz Konferenz ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja, inkl. zusätzlicher
Absperrfunktion
Screensharing ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Erkennbarkeit des individuellen Nutzers ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Funktion: Alle stummschalten ja ja ja ja ja ja ja ja Q1 2021 ja
Whiteboard ja ja ja ja ja ja k.A. ja nein nein
Aufzeichnen der Konferenz ja ja ja ja ja ja ja ja ja jaSie können auch lesen
