Conduct Code of Der Bertelsmann Verhaltenskodex
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Code of
Conduct
Der Bertelsmann Verhaltenskodex
www.integrity.bertelsmann.de
Inhalt
1.0 Vorwort 4
2.0 Prinzipien 8
2.1 Grundsätzliche Anforderungen 10
2.1.1 Einhaltung geltenden Rechts 11
2.1.2 Offene Aussprache 12
2.1.3 Gegenseitiger Respekt und Vertrauen 13
2.1.4 Interessenkonflikte 14
2.1.5 Schutz des Unternehmensvermögens 15
2.2 Verantwortung 16
2.2.1 Menschenrechte 17
2.2.2 Gerechtes und gesundes Arbeitsumfeld 18
2.2.3 Umwelt- und Klimaschutz 19
2.3 Geschäftspartner und Dritte 20
2.3.1 Beziehungen zu Geschäftspartnern 21
2.3.2 Schutz vor Korruption und Bestechung 23
2.3.3 Fairer Wettbewerb 24
2.3.4 Umgang mit politischen Institutionen und Behörden 25
2.3.5 Produktsicherheit 26
3.0 Leitfaden zur Entscheidungsfindung 38
2.4 Inhalte, Informationen und Finanzen 28
2.4.1 Unabhängige Berichterstattung und Inhalteverantwortung 29 4.0 Bedenken ansprechen und Verstöße melden 42
2.4.2 Schutz geistigen Eigentums 30 4.1 Kontaktpersonen in Ihrem lokalen Arbeitsumfeld 46
2.4.3 Datenschutz 31 4.2 Kontaktpersonen im Bertelsmann Corporate Center 47
2.4.4 Finanzielle Integrität 33 4.3 Kommunikationssystem (Speakup-System) 48
2.4.5 Insiderhandel 34 4.4 Ombudsperson 49
2.4.6 Angaben über Produkte und Dienstleistungen 35 4.5 Meldepflicht für wesentliche Compliance-Verstöße 50
2.4.7 Nutzung und Sicherheit von IT-Systemen 36
2.4.8 Vertraulichkeit und Kommunikation 37 5.0 Weitere Informationen 52
2 | Fußzeile Fußzeile | 3
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
unternehmerische Verantwortung und Integrität sind feste Bestandteile der
Bertelsmann-Unternehmenskultur. Es ist unser Anspruch, unter Einhaltung
1.0
Vorwort
aller internen und externen Regeln geschäftlich erfolgreich zu sein.
Für uns als Vorstand hat Compliance höchste Priorität. Wir sind dabei auf Ihre
Unterstützung angewiesen. Nur miteinander können wir eine umfassende
Compliance gewährleisten. Wir sind uns dabei unserer Vorbildfunktion als
Mitglieder des Bertelsmann-Vorstands bewusst.
Gegenseitiger Respekt und Vertrauen bestimmen das Verhältnis zwischen
unseren Mitarbeitenden und zu unseren Geschäftspartnern. Wir dulden keine
Gesetzesverstöße und tolerieren weder Belästigung noch Diskriminierung.
Dieser Bertelsmann Code of Conduct enthält eine Reihe von Standards für
unser unternehmerisches Handeln, einen Leitfaden für das Treffen schwieriger
Entscheidungen und eine Übersicht der Kontaktpersonen, die für Fragen und
Bedenken zur Verfügung stehen. Wir alle bei Bertelsmann – Aufsichtsrat,
Vorstand, Mitarbeitende auf allen Ebenen – sind verpflichtet, die in diesem
Code festgelegten Grundsätze einzuhalten.
Bei Bertelsmann legen wir großen Wert auf unternehmerische Freiheit und Thomas Rabe Markus Dohle
Vorstandsvorsitzender von Chief Executive Officer von
vertrauen unseren Mitarbeitenden, mit dieser Freiheit verantwortungsvoll Bertelsmann und Chief Executive Penguin Random House
umzugehen. Problematische Sachverhalte offen anzusprechen ist ausdrücklich Officer der RTL Group
erwünscht. Es ist Aufgabe aller Führungskräfte, offen zu sein für Gespräche
über Unternehmenspraktiken, das Arbeitsumfeld, ihr eigenes Verhalten oder
das Verhalten anderer Mitarbeitenden.
Wenn Sie ein Problem haben oder einen Missstand bemerken, dann gibt es
immer eine Person, die Ihnen helfen kann – vor Ort oder über alternative
Kanäle, die in diesem Code of Conduct beschrieben werden.
Wir danken Ihnen, dass Sie durch Ihr persönliches Verhalten Ihren Beitrag
zur Compliance-Kultur bei Bertelsmann leisten.
Rolf Hellermann Immanuel Hermreck
Der Bertelsmann-Vorstand Finanzvorstand von Personalvorstand von
Bertelsmann Bertelsmann
4 | Vorwort Vorwort | 5
2.0
Prinzipien
Fußzeile | 9
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→
2.1.1
Einhaltung geltenden Rechts
2.1
• Die Einhaltung aller geltenden Gesetze • In einzelnen Ländern, Geschäfts-
und Vorschriften ist für uns selbstver- feldern oder Märkten bzw. gegenüber
ständlich. Nur so kann unser Geschäfts- Geschäftspartnern können strengere
erfolg weltweit gesichert werden. Vorschriften bestehen als jene, die in
Jeder Verstoß gegen geltende Gesetze diesem Verhaltenskodex beschrieben
oder Vorschriften kann sowohl für das sind. In solchen Fällen sind grund-
Grundsätzliche
Unternehmen als auch für Mitarbei- sätzlich die strikteren Vorschriften
tende schwerwiegende Folgen nach anzuwenden.
sich ziehen wie strafrechtliche Ahn-
dung, arbeitsrechtliche Konsequenzen, • Bestehen Zweifel an der rechtlichen
Anforderungen
Schadensersatz oder Rufschädigung. Angemessenheit einer Entscheidung,
muss die jeweils zuständige Rechts-
• Wir gehen allen Hinweisen auf Verstöße abteilung zurate gezogen werden bzw.
nach. Verstöße werden abgestellt und eine der Personen, die unter Ziffer 4
angemessene Konsequenzen gezogen. („Bedenken ansprechen und Verstöße
melden“) in diesem Verhaltenskodex
• Insbesondere Führungskräfte (Personen aufgeführt sind.
mit Budget- oder Personalverantwor-
tung) sind verpflichtet, die grund-
legenden Gesetze, Vorschriften und
Wir halten uns an geltendes
unternehmensinternen Regeln zu ken-
nen, die für ihren Verantwortungsbereich
Recht auf lokaler, nationaler
relevant sind. und internationaler Ebene.
10 | Fußzeile Prinzipien – Grundsätzliche Anforderungen | 11
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2.1.2 2.1.3
Offene Aussprache Gegenseitiger Respekt und Vertrauen
• Die offene Aussprache von Bedenken • Einschüchterungsversuche und Re- • Jede Person hat das Recht auf eine
trägt entscheidend dazu bei, dass Fehl- pressalien gegenüber Mitarbeitenden, gerechte, würdevolle und respektvolle Wir gehen respektvoll und
verhalten seltener auftritt bzw. frühzeitig die in gutem Glauben ein tatsächliches Behandlung. Wir bekennen uns zu vertrauensvoll miteinander um
erkannt und korrigiert wird. Wir ermu- oder vermutetes Fehlverhalten melden, Vielfalt, Inklusion und Chancengleich- und tolerieren weder Belästigung
tigen zu freiem und kritischem Denken werden nicht geduldet. „In gutem heit und stehen für ein Arbeitsumfeld,
noch Diskriminierung.
und legen Wert auf ein offenes Klima, Glauben“ bedeutet, dass die Person das von Respekt und Toleranz geprägt
in dem sich Mitarbeitende bedenkenlos überzeugt ist, dass die Darstellung ist und in dem alle wertgeschätzt
auch mit kritischen Sachverhalten an der Wahrheit entspricht, unabhängig werden. Sexuelle Belästigung, Dis-
ihre Vorgesetzten oder die Geschäfts- davon, ob eine spätere Untersuchung kriminierung, Rassismus, Mobbing, • Wir dulden keinerlei diskriminierendes
leitung wenden können. Führungskräfte diese Darstellung bestätigt oder nicht. Machtmissbrauch, Einschüchterung Verhalten aus Gründen der ethni-
ermutigen zur offenen Aussprache, oder Bedrohung und andere Formen schen Herkunft, der Nationalität, des
stehen ihren Mitarbeitenden zur Seite • Meldungen entgegen besserem Wissen von Belästigung werden nicht toleriert. Geschlechts, der sexuellen Orientierung
und gehen geäußerten Bedenken fair und mit dem Ziel, eine andere Person und Identität, der Schwangerschaft
und vorurteilsfrei nach. vorsätzlich falsch zu beschuldigen, stel- oder Elternschaft, des Familien-
len hingegen einen Compliance-Verstoß stands, des Alters, der Religion, der
mit entsprechenden Konsequenzen dar. Weltanschauung oder aufgrund von
Wir ermutigen unsere Mitarbei- Behinderungen oder aus anderen unter
tenden, Themen offen und ohne • Haben Mitarbeitende Vorbehalte, ihr ein Diskriminierungsverbot fallenden
Anliegen mit einer Kontaktperson im Gründen.
Sorge vor Repressalien anzu- lokalen Umfeld zu besprechen, oder
sprechen. Personen, die in gutem bleibt dies ohne Wirkung, können sie
Glauben Bedenken in Bezug sich jederzeit an eine der Personen
auf Vorgänge im Unternehmen wenden, die unter Ziffer 4 („Bedenken
äußern, dürfen deswegen keine ansprechen und Verstöße melden“)
in diesem Verhaltenskodex genannt
Nachteile erfahren. werden.
12 | Prinzipien – Grundsätzliche Anforderungen Prinzipien – Grundsätzliche Anforderungen | 13
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→
2.1.4 2.1.5
Interessenkonflikte Schutz des Unternehmensvermögens
• Im Arbeitsalltag können wir vor • Wir gehen verantwortungsbewusst mit
Wir legen mögliche oder tatsächliche geschäftliche Entscheidungssitua- Unternehmensvermögen jeder Art um, Wir gehen verantwortungsvoll
Interessenkonflikte offen und lösen tionen gestellt werden, in denen die z. B. mit Produkten, Arbeitsmitteln, IT- mit Unternehmenseigentum und
diese schnellstmöglich. Interessen des Unternehmens im Ausstattung oder geistigem Eigentum. anderen Vermögenswerten des
Widerspruch zu unseren persönlichen
Unternehmens um.
Interessen stehen. Interessenkonflikte • Unternehmensvermögen wird für
können dazu führen, dass Entscheidun- die vorgesehenen Geschäftszwecke
siehe auch Bertelsmann Richtlinie gen nicht mehr unbefangen im Sinne benutzt und nicht für persönliche
Antikorruption & Integrität
des Unternehmens getroffen werden. Zwecke, die unangemessen oder un-
zulässig sind.
• Mitarbeitende, die von einem mögli-
chen oder tatsächlichen Interessenkon- • Jede Form des Betrugs, der Untreue,
flikt betroffen sind, sind verpflichtet, ihre des Diebstahls, der Unterschlagung und
Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung der Steuerhinterziehung ist verboten,
davon rasch in Kenntnis zu setzen, um unabhängig davon, ob dadurch Unter-
eine schnelle Klärung herbeizuführen. nehmensvermögen oder das Vermögen
Dritter geschädigt wird.
14 | Prinzipien – Grundsätzliche Anforderungen Prinzipien – Grundsätzliche Anforderungen | 15
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→
2.2.1
Menschenrechte
2.2
• Wir achten die Menschenrechte, Per-
sönlichkeitsrechte und Würde unserer Wir bekennen uns zu den Grund-
Mitarbeitenden und aller Dritter. sätzen der allgemeinen Erklärung
der Menschenrechte und des Global
• Wir achten die Rechte auf Vereinigungs-
Compact der Vereinten Nationen.
freiheit und Kollektivverhandlungen
Wir erwarten, dass auch unsere
Verantwortung
in Übereinstimmung mit geltenden
Rechten und Bestimmungen. Lieferanten und Geschäftspartner
diese Werte teilen und sich zu
• Zwangsarbeit, Kinderarbeit, alle Formen deren Einhaltung verpflichten.
moderner Sklaverei und Menschen-
handel sowie jede Form der Ausbeutung
sind bei Bertelsmann verboten und wir
achten auf eine strikte Einhaltung ent-
sprechender Gesetze.
16 | Fußzeile Prinzipien – Verantwortung | 17
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→
2.2.2 2.2.3
Gerechtes und gesundes Arbeitsumfeld Umwelt- und Klimaschutz
• Wir halten uns an die Regelungen zur • Wir halten die Gesetze und Regeln zur • Wir halten uns an alle geltenden
Sicherung fairer Arbeitsbedingungen Arbeitssicherheit und zur Gesundheit Umweltvorschriften sowie an interne Der Schutz der Umwelt und des
einschließlich solcher zur Entlohnung, am Arbeitsplatz ein und sorgen für ein Umweltleitlinien, wie zum Beispiel zum Klimas bildet einen wesentlichen
zu Arbeitszeiten und zum Schutz der gesundes und gefahrenfreies Arbeits- Klimaschutz und zur Papierbeschaffung. Teil unserer unternehmerischen
Privatsphäre. umfeld unserer Mitarbeitenden. Verantwortung.
• Wir streben an, die Ressourcen- und
• Unsere Vergütungssysteme sind Energieeffizienz bei Herstellung und Ver-
konsistent und transparent. Sie trieb unserer Produkte und Dienstleistun-
gewährleisten eine markt-, funktions- gen zu steigern, negative Auswirkungen
und leistungsgerechte Entlohnung auf die Umwelt zu minimieren und bis
unter Berücksichtigung geschäfts- 2030 Klimaneutralität zu erreichen.
spezifischer Eigenheiten.
• Wir beschaffen und nutzen Ressourcen
wie Energie und Wasser verantwor-
tungsvoll.
Die Gewährleistung fairer Arbeits-
bedingungen sowie von Sicherheit
und Gesundheit am Arbeitsplatz
sind ein fester Bestandteil unserer
Unternehmenskultur.
18 | Prinzipien – Verantwortung Prinzipien – Verantwortung | 19Zurück zur
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→
2.3.1
Beziehungen zu Geschäftspartnern
2.3
• Unsere Geschäftspartner (z. B. Kunden, • Durch angemessene Maßnahmen stel-
Lieferanten, Vertreter und Beratungs- len wir sicher, dass durch Transaktio-
unternehmen) erwarten, dass sie sich nen mit Dritten nicht gegen geltende
auf Bertelsmann als rechtskonform Wirtschaftsembargos, Sanktionslisten
handelnden Geschäftspartner verlassen oder Vorschriften der Handels-,
können. Dies erfordert auch, dass wir Import- und Exportkontrolle oder zur
Geschäftspartner
mit unseren vertraglichen Verpflich- Bekämpfung der Terrorismusfinanzie-
tungen gegenüber unseren Geschäfts- rung verstoßen wird.
partnern vertraut sind.
• Wir kommen unseren Verpflichtungen
und Dritte
• Wir prüfen sorgfältig die Identität und zur Prävention von Geldwäsche nach
Integrität potenzieller Geschäftspartner. und minimieren durch sorgfältige
Wenn hierbei oder im Rahmen der Prüfungen von Dritten das allgemeine
späteren Zusammenarbeit ersichtlich Geldwäscherisiko.
wird, dass der Geschäftspartner unan-
gemessen oder illegal handelt, holen
wir unverzüglich den Rat der Integrity
& Compliance-Abteilung ein. Wir handeln integer in unseren
Geschäftsbeziehungen zu anderen
• Wir treffen unsere Einkaufsent- und erwarten auch von unseren
scheidungen fair und integer anhand Geschäftspartnern, dass sie sich
objektiver Kriterien wie Qualität, Preis,
Service, Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit,
an Recht und Gesetz halten.
technische Leistung, Vertragserfüllung,
Ressourcen- und Energieeffizienz
sowie Umweltverträglichkeit. Mehr dazu in der Bertelsmann
BeTrade Richtlinie.
20 | Fußzeile Prinzipien – Geschäftspartner und Dritte | 21Zurück zur
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→
2.3.2
Schutz vor Korruption und Bestechung
• Wir tolerieren keine Form von Beste- • Sowohl Spenden als auch Sponsoring-
chung und Bestechlichkeit, sei es von Aktivitäten sind grundsätzlich erlaubt,
Amtsträgern oder im Umgang mit dürfen jedoch nicht dazu genutzt
Geschäftspartnern. werden, widerrechtlich geschäftliche
Vorteile zu erlangen. Wir unterlassen
• Zuwendungen in der Form von Ein- jegliche Art der Verschleierung von
ladungen oder Geschenken sind nach Zuwendungen, die Korruptionsrisiken
bestimmten Maßgaben zulässig, wenn begründen könnte.
sie im Zusammenhang mit Werbe-
maßnahmen stehen oder dem Zweck
dienen, Geschäftsbeziehungen zu
fördern oder Produkte oder Dienst- Wir verurteilen jede Form von
leistungen zu präsentieren. Korruption und Bestechung.
• Solche Zuwendungen dürfen nur ange-
nommen oder gewährt werden, wenn Mehr dazu in den Bertelsmann-Richtlinien
sie einem berechtigten geschäftlichen Antikorruption und Integrität und Spenden,
Sponsoring & Mitgliedschaften.
Zweck dienen und nicht eine Gegenleis-
tung für einen unrechtmäßigen Vorteil
darstellen. Die Zuwendung darf keinen
unangemessen hohen Wert haben
und weder die Grenzen der Geschäfts-
üblichkeit noch den normalen Lebens-
standard der empfangenden Person
unverhältnismäßig überschreiten.
Bei der Annahme oder Vergabe von
Geschenken oder Einladungen müssen
die internen Regelungen, insbesondere
die Genehmigungsvorgaben, befolgt
werden.
22 | Fußzeile Prinzipien – Geschäftspartner und Dritte | 23Zurück zur
Übersicht
→
2.3.3 2.3.4
Fairer Wettbewerb Umgang mit politischen Institutionen und Behörden
• In fast allen Ländern sind Beziehungen • Geschäftliche Beziehungen zu staat- • Bei behördlichen Anfragen jeglicher Art
Wir bekennen uns zum Prinzip des und Absprachen mit Wettbewerbern, lichen Stellen unterliegen oftmals sind umgehend die lokale Geschäfts-
fairen Wettbewerbs. Wir sind der Lieferanten, und Vertriebs- oder Han- besonders strengen Anforderungen. Im leitung und die jeweils zuständige
Einhaltung des geltenden Kartell- delsunternehmen, die den fairen Wett- Umgang mit Regierungen und Behör- Rechtsabteilung einzuschalten.
und Wettbewerbsrechts verpflichtet bewerb beeinträchtigen, gesetzlich den handeln wir stets aufrichtig und
verboten. Dazu zählen z. B. Preisab- transparent und in Übereinstimmung • Sofern behördliche Genehmigungen
und suchen in kartell- und wett-
sprachen, die Aufteilung von Kunden mit geltendem Recht und unseren für das Unternehmen oder für Mitarbei-
bewerbsrechtlichen Fragen den Rat oder Verkaufsgebieten zwischen Wett- internen Vorgaben. Dies gilt z. B. für tende erforderlich sind, werden wir
der Bertelsmann-Rechtsabteilung. bewerbern, wettbewerbswidrige Kontakte mit Behörden im Alltags- in dem entsprechenden Geschäfts-
Boykotts sowie andere unlautere geschäft (für notwendige Lizenzen, bereich erst tätig, wenn wir diese
Wettbewerbsmethoden. Genehmigungen oder Vertragsab- erlangt haben. Sollte eine Genehmi-
Mehr dazu in der Bertelsmann-Richtlinie zur schlüsse), bei politischer Interessenver- gung entzogen werden oder auslaufen
Einhaltung kartellrechtlicher Vorschriften. • Verstöße unterbinden wir unverzüglich. tretung oder bei behördlichen Anfragen (einschließlich eventueller Übergangs-
(Auskunftsersuchen, behördliche Unter- fristen), so stellen wir die Tätigkeit bis
suchungen, Gerichtsverfahren). zur Wiedererlangung ein.
• Wir gewähren keine Sachgeschenke
an Amtsträger, begrenzen Einladungen
von Amtsträgern auf eine geringwertige Wir pflegen ein korrektes
Bewirtung und berücksichtigen vorab und rechtlich einwandfreies
die Beratungs- und Zustimmungserfor- Verhältnis zu allen Regierungs-
dernisse.
und Aufsichtsbehörden.
Mehr dazu in der Bertelsmann-Richtlinie
Antikorruption und Integrität.
24 | Prinzipien – Geschäftspartner und Dritte Prinzipien – Geschäftspartner und Dritte | 25Zurück zur
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→
2.3.5
Produktsicherheit
• Unser Anspruch ist es, unseren Kunden
Wir entwickeln und produzieren sichere und hochwertige Produkte von
sichere Produkte für unsere Kunden. einwandfreier Qualität zu bieten.
• Produkte dürfen weder Mängel noch
gefährliche Eigenschaften aufweisen,
welche die Gesundheit beeinträchtigen
oder Eigentum schädigen könnten.
26 | Prinzipien – Geschäftspartner und Dritte Fußzeile | 27Zurück zur
Übersicht
→
2.4.1
Unabhängige Berichterstattung und Inhalteverantwortung
2.4
• Insbesondere für die Geschäftsleitung
• Redaktionelle und journalistische
gilt, dass sie nicht versucht, die jour-
Unabhängigkeit ist die Grundlage
nalistischen Entscheidungen unserer
unserer Aktivitäten im Verlags-
Redaktionen zu beeinflussen oder sie
geschäft, in digitalen Medien, bei
in ihrer redaktionellen Freiheit einzu-
Fernsehen, Rundfunk und der Nach- schränken.
richtenberichterstattung insgesamt.
Inhalte,
• Wir sind uns bewusst, dass wir als • Die Redaktionen verpflichten sich zur
Medienunternehmen Einfluss auf die Achtung der Privatsphäre sowie zum
Meinungsbildung haben, und gehen korrekten und verantwortungsvollen
mit dieser Verantwortung sorgsam Umgang mit Informationen, Meinun-
Informationen
um. Dabei fühlen wir uns der Wahrheit gen und Bildern.
und größtmöglicher Transparenz in
unserer Berichterstattung verpflichtet. • Wir messen dem Schutz von Kindern
und Jugendlichen bei der Herstel-
• Wir können jederzeit, soweit dieses lung und Verbreitung unserer Inhalte
und Finanzen
gesetzlich vorgesehen ist, von dem hohe Bedeutung bei und halten uns
Zeugnis- und Auskunftsverweige- an entsprechende Vorschriften.
rungsrecht zum Schutz unserer Quel-
len Gebrauch machen. • Auch fiktionale Inhalte und Inhalte,
die der Unterhaltung dienen, können
• Wir nehmen intern keinen Einfluss meinungsbildend wirken. Wir sind uns
auf die journalistische Nachrichten- dieser Verantwortung bewusst und
berichterstattung und geben externer gehen sorgsam mit ihr um.
politischer oder wirtschaftlicher Ein-
flussnahme nicht nach.
Wir wahren redaktionelle und
• Wir lassen uns nicht durch externe
Zuwendungen, z. B. Presse- bzw. journalistische Unabhängigkeit und
Journalistenrabatte, in unserer jour- sind uns unserer Verantwortung
nalistischen Arbeit beeinflussen. für die von uns produzierten und
verbreiteten Inhalte bewusst.
• Wir halten uns an bestehende Regeln
zur Trennung von Werbung und
redaktionellen Inhalten.
28 | Fußzeile Prinzipien – Inhalte, Informationen und Finanzen | 29Zurück zur
Übersicht
→
2.4.2 2.4.3
Schutz geistigen Eigentums Datenschutz
• Der Schutz geistigen Eigentums ist • Als Verletzung geschützten geistigen • Bei der Erhebung, Speicherung, Ver-
für uns als Medienunternehmen von Eigentums gelten z. B. die Aufführung, arbeitung oder Übertragung personen- Wir beachten die geltenden
wesentlicher geschäftspolitischer Be- Verbreitung oder Ausstellung von bezogener Daten (z. B. Name, Adresse, Gesetze und Regeln, wenn wir
deutung. urheberrechtlich geschützten Werken Telefonnummer, Geburtsdatum, Infor- personenbezogene Daten und
ohne entsprechende Erlaubnis und mationen über den Gesundheits- Informationen erheben, speichern,
• Als geschütztes geistiges Eigentum die unerlaubte Vervielfältigung bzw. zustand) von Mitarbeitenden, Kunden
verarbeiten oder übertragen.
werden, unabhängig von ihrem kom- Verbreitung von Kopien geschützten oder anderen Dritten achten wir auf
merziellen Wert, alle Produkte geistiger geistigen Eigentums. größte Sorgfalt und strenge Vertrau-
Arbeit bezeichnet. Dazu gehören unter lichkeit sowie die Einhaltung geltender
Mehr dazu in der Bertelsmann
anderem literarische und journalisti- Gesetze und Regeln. Datenschutz-Richtlinie.
sche Werke, Musik, Filme, Fernseh-
programme, grafische Arbeiten und • Mitarbeitende, die mit personenbe-
Software sowie deren Komponenten. zogenen Daten umgehen, erhalten
Geistiges Eigentum ist durch Gesetze Beratung und Unterstützung durch die
(z. B. durch das Urheberrecht, durch zuständigen Rechtsabteilungen sowie
Marken- oder Patentrechte) oder als Datenschutzbeauftragten.
Geschäftsgeheimnis geschützt.
Wir respektieren und schützen
geistiges Eigentum jeglicher Art.
30 | Prinzipien – Inhalte, Informationen und Finanzen Prinzipien – Inhalte, Informationen und Finanzen | 31Zurück zur
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→
2.4.4
Finanzielle Integrität
• Geschäftstransaktionen und Unterlagen
unseres Unternehmens müssen korrekt Wir führen unsere Geschäfte, die
und ordnungsgemäß sein. Wir erfassen Aufbewahrung von Unterlagen
und dokumentieren alle Geschäftsvor- sowie die Finanzberichterstattung
gänge, Vermögenswerte und Verbind- ordnungsgemäß und transparent
lichkeiten in Übereinstimmung mit den
aus.
Regeln zur Finanzberichterstattung
der Bertelsmann SE & Co. KGaA und
gesetzlichen Anforderungen.
Mehr dazu in der Bertelsmann-
Konzernsteuerrichtlinie.
• Um die ordnungsgemäße Dokumen-
tation und Aufbewahrung von Unter-
lagen sicherzustellen, sind höchste
Genauigkeit und Vollständigkeit sowie
Verantwortungsbewusstsein bei allen
Geschäftsabläufen unverzichtbar.
• Für die Finanzbuchhaltung relevante
Dokumente dürfen nicht bewusst mit
falschen oder irreführenden Einträgen
versehen werden.
• Wir halten steuerliche Vorschriften ein
und erfüllen unsere steuerlichen Pflich-
ten. Bei Fragen wenden wir uns an die
Bertelsmann-Steuerabteilung.
32 | Fußzeile Prinzipien – Inhalte, Informationen und Finanzen | 33Zurück zur
Übersicht
→
2.4.5 2.4.6
Insiderhandel Angaben über Produkte und Dienstleistungen
• Es ist gesetzlich verboten, Insider- Gewinnsteigerungen und -einbrüche, • Wir machen in Bezug auf unsere
informationen beim Handel mit Wert- Großaufträge, Pläne zur Fusion oder Produkte und Dienstleistungen stets Wir machen im Marketing und in
papieren oder anderen handelbaren Übernahme eines Unternehmens, wahrheitsgetreue Angaben. der Werbung über unsere Produkte
Finanzinstrumenten zu verwenden bedeutende neue Produktentwicklun- und Dienstleistungen keine vorsätz-
sowie Insiderinformationen an andere gen oder Personalveränderungen in der • Durch falsche Angaben und irrefüh- lich irreführenden oder unwahren
für ebensolche Zwecke mitzuteilen. Unternehmensführung sein. rende Informationen über Produkte
Angaben.
und Dienstleistungen kann sowohl
• Insiderinformationen sind Informa- • Die Reichweite der Vorschriften zum unseren Kunden als auch unserer
tionen über öffentlich nicht bekannte Insiderhandel variiert von Land zu Reputation Schaden zugefügt werden.
Umstände, die im Falle ihres öffentli- Land. Mitarbeitende, die mit solchen Dies widerspricht unseren Grund-
chen Bekanntwerdens den Preis von Sachlagen konfrontiert werden, sollten sätzen und ist unzulässig.
Wertpapieren oder ähnlichen Finanzins- Rat und Unterstützung bei der jeweils
trumenten, oder deren Markt, erheblich zuständigen Rechtsabteilung einholen.
beeinflussen können. Beispiele für der-
artige Umstände können unter anderem
Wir halten uns an Gesetze zum
Insiderhandel sowie an die Unter-
nehmensrichtlinien zum Umgang
mit Insiderinformationen über unser
und andere Unternehmen.
Mehr dazu in der Bertelsmann-Richtlinie
Kapitalmarkt-Compliance.
34 | Prinzipien – Inhalte, Informationen und Finanzen Prinzipien – Inhalte, Informationen und Finanzen | 35Zurück zur
Übersicht
→
2.4.7 2.4.8
Nutzung und Sicherheit von IT-Systemen Vertraulichkeit und Kommunikation
• Im Geschäftsalltag werden regel- • Da sich digitale Informationen schnell • Vertrauliche Informationen sind nicht • Bei der Nutzung von sozialen Medien
mäßig IT-Systeme genutzt und Daten verbreiten und ohne Weiteres verviel- öffentliche Informationen, die nur sind wir uns unserer Verantwortung
verarbeitet. Hierbei sind geeignete fältigen lassen und praktisch unzer- für einen eingeschränkten Personen- für die Reputation des Unternehmens
Sicherheitsvorkehrungen (Passwör- störbar sind, achten wir sorgfältig auf kreis bestimmt sind und nicht zur bewusst, geben keine vertraulichen
ter, zugelassene Technologien und den Inhalt von E-Mails, Anhängen, internen Verbreitung oder externen oder sensiblen Informationen des
lizenzierte Software) erforderlich, die heruntergeladenen Dateien und Veröffentlichung. Dazu gehören Unternehmens weiter und respektie-
den Schutz geistigen Eigentums und gespeicherten Sprachmitteilungen. unter anderem Unterlagen, Berichte, ren die Privatsphäre anderer Bertels-
persönlicher Daten gewährleisten. Die Verträge, Finanzdaten, Personalin- mann-Mitarbeitenden sowie unserer
Missachtung notwendiger Sicherheits- • Wir verpflichten uns, die vom Unter- formationen, Untersuchungen, Rechts- Geschäftspartner.
maßnahmen kann schwerwiegende nehmen bereitgestellten IT-Systeme streitigkeiten, Gerichtsakten, kreative
Folgen haben, wie Datenverlust, Dieb- zur Erfüllung geschäftlicher Aufgaben Werke, geistiges Eigentum und • In Übereinstimmung mit der Bertels-
stahl personenbezogener Daten oder zu nutzen und nicht für persönliche Geschäfts- oder Produktpläne. mann One Voice Policy – Richtlinien
Verletzung des Urheberrechts. Zwecke, die unangemessen oder unzu- für öffentliche Äußerungen leiten wir
lässig sind. • Das Besprechen vertraulicher Infor- Medienanfragen unverzüglich an die
mationen in der Öffentlichkeit oder die Unternehmenskommunikation oder die
unbefugte Weitergabe von Informatio- jeweils zuständigen Pressestellen weiter.
Wir nutzen die IT-Systeme, die nen über das Unternehmen oder dessen
uns von unserem Unternehmen Kunden an Dritte stellen eine Verletzung • Bertelsmann-Mitarbeitende werden
zur Verfügung gestellt werden, zur der Vertraulichkeitsverpflichtungen dar unter der Berücksichtigung von Ver-
Erfüllung unserer Aufgaben und und können z. B. Kartellrechtsverstöße traulichkeiten umfassend, transparent
begründen. und aktuell über ihr Unternehmen
tragen zum Schutz dieser Systeme informiert.
und Geräte vor internem und • Insbesondere Mitarbeitende, die über
externem Missbrauch bei. Zugang zu besonders vertraulichen
Informationen (z. B. Informationen Wir schützen vertrauliche
aus den Bereichen Finanzen, Personal, Informationen vor unbefugter
Mehr dazu in der Bertelsmann-Richtlinie
Informationstechnologie und Informations-
Mitarbeitenden-Vertretungen, Recht, Weitergabe und Missbrauch
sicherheit. Unternehmenstransaktionen (M&A), und schützen die Reputation
Unternehmenskommunikation, Unter-
nehmensentwicklung oder Insiderinfor-
unseres Unternehmens in unseren
mationen über andere Unternehmen) öffentlichen Stellungnahmen.
verfügen, sind dazu verpflichtet, auf
strikte Vertraulichkeit – auch intern – zu
achten. Mehr dazu in der Bertelsmann One
Voice Policy – Richtlinien für öffentliche
Äußerungen.
36 | Prinzipien – Inhalte, Informationen und Finanzen Prinzipien – Inhalte, Informationen und Finanzen | 373.0 Leitfaden zur Entscheidungs- findung 38 | Fußzeile
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→
3.0
Kann ich die Entscheidung
Leitfaden zur Entscheidungsfindung gut mit dem eigenen
Gewissen vereinbaren?
Sollten Sie im Einzelfall einmal unsicher sein, ob eine Entscheidung im Einklang mit den
Anforderungen des Code of Conduct steht, überprüfen Sie sie anhand der folgenden Fragen.
Wenn Sie jede dieser Fragen mit „Ja“ beantworten können, ist Ihre Entscheidung vermutlich
vertretbar. Verbleiben im Hinblick auf eine dieser Fragen Zweifel, so wenden Sie sich an eine
der im nächsten Abschnitt genannten Kontaktpersonen.
Kann ich die Entscheidung
im besten Interesse des
Könnte ich meine Unternehmens und frei von
Entscheidung problemlos konkurrierenden eigenen
auch gegenüber Dritten Interessen fällen?
vertreten? Habe ich alle aus meiner
Sicht relevanten Belange
berücksichtigt und diese
angemessen abgewogen?
Kann ich davon ausgehen,
mich mit meiner
Entscheidung im Rahmen
der gesetzlichen und
internen Vorgaben zu
bewegen?
40 | Leitfaden zur Entscheidungsfindung Leitfaden zur Entscheidungsfindung | 414.0 Bedenken ansprechen und Verstöße melden 42 | Fußzeile
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→
4.0
Bedenken ansprechen und Verstöße melden
Bedenken über das Verhalten am Arbeits- halten ansprechen, dürfen deswegen
platz können häufig im konstruktiven keine Nachteile erfahren (siehe Ziffer 2.1.2
Dialog unter den Betroffenen oder mit „Offene Aussprache“). Bei der Bearbei-
Kontaktpersonen vor Ort gelöst werden. tung von Hinweisen werden die Rechte
Doch bei bestimmten Themen – insbe- aller Betroffenen gewahrt und bei der Ent-
sondere solchen, die illegale Geschäfts- scheidung über Disziplinarmaßnahmen auf
praktiken betreffen – kann es besser sein, Fairness, Angemessenheit, Vertraulichkeit
diese außerhalb des lokalen Arbeitsumfelds und ein transparentes Verfahren geachtet.
vertraulich anzusprechen.
Die folgenden Anlaufstellen stehen
Mitarbeitende, die in gutem Glauben ein sowohl Mitarbeitenden als auch Dritten
tatsächliches oder vermutetes Fehlver- zur Verfügung.
44 | Bedenken ansprechen und Verstöße melden Fußzeile | 45Zurück zur
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→
4.1 4.2
Kontaktpersonen in Ihrem lokalen Arbeitsumfeld Kontaktpersonen im Bertelsmann Corporate Center
Sie können sich an Personen in Ihrem lokalen Arbeitsumfeld wenden, um Fragen zu diesem Wenn Sie Ihre Bedenken nicht lokal ansprechen wollen oder Sie dort keine angemessene
Verhaltenskodex zu stellen oder Verstöße gegen den Verhaltenskodex oder Compliance- Unterstützung finden, dann können Sie Kontakt mit den Fachabteilungen im Bertelsmann
Richtlinien zu melden. Dies sind z. B.: Corporate Center aufnehmen, insbesondere mit der Integrity & Compliance-Abteilung. Dort
wird Ihr Anliegen unter dem Gebot der Vertraulichkeit und der Einhaltung aller anwendbaren
datenschutzrechtlichen Vorgaben bearbeitet. Allen Hinweisen auf mögliche Compliance-
• Ihre Vorgesetzten, Verstöße wird nachgegangen.
• Ihre Geschäftsleitung,
• Ihre lokalen Compliance Officer oder Compliance Manager,
Integrity & Compliance-Abteilung Rechtsabteilung
• Ihre Personal-, Rechts-, Finanz- oder Revisionsabteilung, Deutschland: +49 (0) 52 41-80-2192
• oder – wo vorhanden – Ihre Mitarbeitenden-Vertretungen. +49 (0) 52 41-80-76000 legal@bertelsmann.com
integrity@bertelsmann.de
www.integrity.bertelsmann.de
Rechtsabteilung – Kartellrecht
USA: +49 (0) 52 41-80-2192
Eine Liste mit Kontaktpersonen für einzelne Bertelsmann-Konzernunternehmen finden Sie +1 212 782-1057 antitrust@bertelsmann.com
im Bertelsmann Intranet. integrity@bertelsmann.com
www.integrity.bertelsmann.com
Personalabteilung
+49 (0) 52 41-80-41800
Revisionsabteilung corporateHR@bertelsmann.com
+49 (0) 52 41-80-72239
audit@bertelsmann.com
Steuerabteilung
+49 (0) 52 41-80-2237
Datenschutz tax@bertelsmann.com
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Unternehmenskommunikation
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CorporateComms@Bertelsmann.com
Die Anschrift dieser Abteilungen lautet einheitlich: Bertelsmann SE & Co. KGaA |
Carl-Bertelsmann-Straße 270 | 33311 Gütersloh | Deutschland | www.bertelsmann.de
46 | Bedenken ansprechen und Verstöße melden Bedenken ansprechen und Verstöße melden | 47Zurück zur
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4.3 4.4
Kommunikationssystem (Speakup-System) Ombudsperson
Zur Meldung von wesentlichen Verstößen gegen den Verhaltenskodex – insbesondere ille- Sie können sich auch an eine von Bertelsmann berufene externe Ombudsperson wen-
galen Geschäftspraktiken – steht Ihnen auch ein Kommunikationssystem zur Verfügung. den. Die Rolle der Ombudsperson ist es, Hinweisgebende als neutrale und unabhängige
Dieses System steht in mehreren Sprachen bereit und ist telefonisch und online erreichbar. Kontaktperson bei der Klärung eines Verdachts auf wesentliche Verstöße gegen den Ver-
Es erlaubt einen vertraulichen, durch spezielle Verschlüsselung gesicherten und auf Wunsch haltenskodex zu beraten und zu unterstützen. Die Ombudsperson behandelt die Kommu-
anonymen Dialog mit der Bertelsmann Integrity & Compliance-Abteilung. nikation mit den Hinweisgebenden vertraulich und gibt Sachverhalte sowie die Identität
der Hinweisgebenden nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Hinweisgebenden an das
www.hinweisgeben.de Unternehmen weiter.
Ombudsperson für Europa, Afrika,
Asien und Australien
(Sitz in Deutschland)
ombuds@hinweisgeben.de
Tel. +49 (0) 32-211 11 23 39
Gebührenfrei (nur aus Deutschland):
0800-664 7879 Annette Parsch, Ombudsperson
Ombudsperson für Nord- und Südamerika
(Sitz in den USA)
ombuds2@discussconcerns.com
Tel. +1 646-981-0753
Gebührenfrei (nur aus den USA):
877-278-0303
Dina Jansenson, Ombudsperson
48 | Bedenken ansprechen und Verstöße melden Bedenken ansprechen und Verstöße melden | 49Zurück zur
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4.5
Meldepflicht für wesentliche Compliance-Verstöße
Führungskräfte und Mitarbeitende, die aufgrund ihrer Position oder Organstellung eine
besondere Verantwortung für die Gewährleistung von Compliance tragen, sind ver-
pflichtet, konkrete Hinweise auf oder einen Anfangsverdacht bezüglich eines wesentlichen
Compliance-Verstoßes unverzüglich an eine geeignete Fachabteilung des Corporate
Center, insbesondere die Integrity & Compliance-Abteilung, zu melden. Alle weiteren
Mitarbeitenden sind hierzu aufgerufen.
Unter die Meldepflicht fallen zum Beispiel:
Generell ist ein Compliance-Verstoß
dann wesentlich und muss schon bei • Wirtschaftskriminelle Handlungen wie
Verdacht gemeldet werden, wenn er Korruption, Betrug, Untreue, Diebstahl,
dem Unternehmen einen erheblichen Unterschlagung,
wirtschaftlichen oder reputativen • Verstöße gegen das Kartellrecht oder
Schaden zufügen könnte. Außenwirtschaftsrecht,
• die Verletzung von Menschenrechten,
Mehr dazu in der Bertelsmann-Richtlinie zum
sexuelle Belästigung oder Verstöße
Umgang mit Hinweisen auf Compliance-
Verstöße. gegen Diskriminierungsgesetze,
• Verstöße, die zu einem Tätigwerden
einer Ordnungs- oder Strafverfol-
gungsbehörde (z.B. Aufsichtsbehörde,
Staatsanwaltschaft) führen könnten.
Wenn Sie sich im Einzelfall unsicher sind,
ob ein Compliance-Verstoß gemeldet
werden muss, sollten Sie die Integrity &
Compliance-Abteilung konsultieren.
50 | Bedenken ansprechen und Verstöße melden Fußzeile | 51Zurück zur
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Bertelsmann
5.0 Integrity & Compliance
Weitere Dieser Code of Conduct kann nicht alle Fragen beantworten, die sich in
Bezug auf Ihr Handeln bei Bertelsmann stellen können. Die allgemeinen
Regelungen des Code of Conduct werden daher in konzernweit geltenden
Informationen
Bertelsmann-Richtlinien weiter spezifiziert.
Diese Richtlinien sind im Bertelsmann Intranet zu finden unter
http://vorstandsrichtlinien.bertelsmann.de.
Die Bertelsmann Essentials finden Sie hier:
www.integrity.bertelsmann.de http://www.bertelsmann.de/unternehmen/grundwerte/essentials/
Weitere Informationen zum Code of Conduct und Integrity & Compliance
bei Bertelsmann finden Sie unter http://integrity.bertelsmann.de und im
Bertelsmann Intranet unter http://benet.bertelsmann.de/integrity&compliance.
Telefonisch oder via E-Mail steht Ihnen die Integrity & Compliance-
Abteilung zur Verfügung:
integrity@bertelsmann.de
Tel. +49 (0) 52 41-80-76000 (Deutschland)
Tel. +1 212 782-10 57 (USA)
52 | Weitere Informationen Weitere Informationen | 53Deutschland: Bertelsmann SE & Co. KGaA | Integrity & Compliance Carl-Bertelsmann-Straße 270 | 33311 Gütersloh Tel. +49 (0) 52 41-80-76000 integrity@bertelsmann.de | www.integrity.bertelsmann.de USA: Bertelsmann, Inc. | Integrity & Compliance 1745 Broadway | New York, NY 10019 Tel. +1 212 782-10 57 integrity@bertelsmann.com | www.integrity.bertelsmann.com 1/2022 | Deutsch
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