Datenschutz im Unternehmen 4.0 - Transformation hin zu einer leistungsstarken, effizienten und nachhaltigen Datenschutzorganisation Deloitte Legal ...
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Datenschutz im Unternehmen 4.0 Transformation hin zu einer leistungsstarken, effizienten und nachhaltigen Datenschutzorganisation Deloitte Legal Webcast | 03. November 2021
Die Situation Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 2
Die Bedeutung des Datenschutzes wächst rasant. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 3
Datenschutz war nie wichtiger für das Tagesgeschäft. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 4
Und gleichzeitig fehlen Unternehmen Antworten
Die meisten Unternehmen haben inzwischen Datenschutzprojekte durchgeführt und
Anpassungen innerhalb ihrer Organisation vorgenommen. Gleichzeitig haben sie aber noch keine
Antwort auf die Frage, wie sie ihre Datenschutzorganisation leistungsstark, effizient und
zukunftsfähig machen können. +30%
mehr Wachstum im Jahr 2023
möglich für Unternehmen,
denen Kunden digital
Zu einem hohen Preis
vertrauen
Das Risiko schwerwiegender Nachteile einer Datenschutzverletzung wird immer realer und damit
größer angesichts der Aktivitäten der Aufsichtsbehörden, des Bewusstseins der Kunden für den
Schutz ihrer Daten und wettbewerblich motivierter Maßnahmen der Konkurrenz.
Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 5
Die Herausforderung Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 6
Datenschutzaufgaben werden meist in Einzelfällen abgearbeitet. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 7
Bei einem solchen Stückwerk geht der rote Faden zwischen diesen vielen Einzelfällen verloren. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 8
Fehlende Effizienz Geringere Qualität Fehlende Kontrolle Keine Nachhaltigkeit
Die einzelfallbezogene Ohne Standards, definierte Oft wird der Zustand der Ein Mangel an Kontrolle,
Erledigung von Prozesse und einheitliches, Datenschutzorganisation Effizienz und Qualität führt
Datenschutzaufgaben, das abgestimmtes Handeln nur über Excel-Listen, zu einer
manuelle Verwalten und kann angesichts der unübersichtliche Ordner- Datenschutzorganisation,
Nachhalten dieser Workload keine Strukturen und Teams die bestenfalls reaktiv ist.
Aufgaben, die mühsame zufriedenstellende Qualität nachgehalten. Datenschutz- Angesichts der sich ständig
Kommunikation mit den sichergestellt werden. Die Compliance wird dadurch ändernden Umstände im
Beteiligten sorgt für Qualität bleibt hinter den reine Vertrauenssache. Unternehmen wird eine
Ineffizienz und Frust. eigenen Erwartungen Kontrolle, (Gegen-)Steuern dauerhafte und
zurück. und Gestalten wird nahezu nachhaltige Datenschutz-
unmöglich. Compliance nie erreicht.
Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 9
Das sorgt für Frust. Und vermeidbare Risiken. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 10
Lösungsansätze Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 11
Lösungsansätze Dezentralisierung der Smarter Einsatz von Skalierbare Ressourcen Echtes Aufgabenerledigung Technologie - zu jeder Zeit Business Partnering Die Erledigung operativer Technologie muss Mehrwerte Datenschutzteams werden oft Werden die internen Aufgaben aus dem schaffen. Es reicht nicht, eine mit der Erledigung operativer Datenschutzexperten von den Datenschutz ist Software für wenige Datenschutzaufgaben repetitiven Aufgaben befreit, Gemeinschaftsaufgabe: Expertennutzer einzuführen. überfrachtet. Sie können dem können sie ihre Qualifikation Wissensträger, Es bedarf einer Plattform für Business nicht mehr beratend und Erfahrung einsetzen, um Datenschutzberater und die nahtlose Zusammenarbeit, beistehen. Lange Backlogs gemeinsam mit dem Business Business Owner liefern ihren Aufgabenverwaltung, entstehen. Mit – je nach Innovation möglich zu Beitrag und entlasten damit Dokumentation, Monitoring Arbeitsanfall – skalierbaren machen, mit einem proaktiv das Datenschutzteam. (Dashboard) über smarte Ressourcen, steigt die gestalteten und mitgedachten Bottlenecks werden Workflows und dynamische Effizienz, die Qualität und Datenschutz. vermieden. Auswahllisten. damit auch die Akzeptanz. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 12
The PrivacyManager by Deloitte Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 13
PrivacyManager by Deloitte
Deloitte Smarte Datenschutzorganisation
Privacy Professionals Datenschutzplattform 4.0
Skalierbar – jederzeit Benutzerfreundlich – für jede(n) Leistungsstark, effizient & nachhaltig
Datenschutzprofis von Deloitte Die Erledigung von Aufgaben, die Mit dem PrivacyManager by Deloitte wird
übernehmen anhand von erprobten Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Datenschutzorganisation und das
Standards, Templates und Prozessen
Aufgaben, arbeiten sie ab und kümmern
sich um ihre Erledigung. Sie sind direkte
+ die Dokumentation laufen reibungslos
über eine speziell für diesen Zweck
entwickelte Datenschutzplattform. Keine
= Unternehmen von der großen Vielzahl an
repetitiven Standardaufgaben entlastet.
Interne Datenschutzexperten und das
Ansprechpartner für das Business, um Rüstzeiten mehr, keine langen E-Mail- Business können sich auf das Wesentliche
schnell auf alle datenschutzrelevanten Verläufe und keine unproduktiven konzentrieren. Vorhandene Ressourcen
Themen zu reagieren. Sie unterstützen virtuellen Meetings. Die Plattform lernt können entsprechend ihres Mehrwerts
das interne Datenschutzteam und helfen mit und so wird die Aufgabenerledigung für das Unternehmen eingesetzt werden.
dem Management bei der Überwachung von Mal zu Mal einfacher.
der Einhaltung des Datenschutzes.
Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 14Unser Privacy-as-a-Service
Erkennen & Lösen Überwachen Skalierbare Workforce Chancen nutzen
Wir erkennen Wir schaffen einen Wir stellen qualifizierte, Am Ende geht es auch
datenschutzrechtlichen Zustand, der eine geschulte und erfahrene darum: Den Weg frei zu
Handlungsbedarf, gehen Überwachung, Steuerung Privacy Professionals bereit machen, Chancen der
die Aufgaben an, kümmern und Entwicklung der – nach Bedarf auch in Digitalisierung und der
uns um eine zeitnahe und Datenschutzorganisation in anderen Ländern und mit Zukunftstechnologien
vollständige Erledigung in Echtzeit erlaubt. Mit der multizisziplinären nutzen zu können. Wir
Zusammenarbeit mit den Kombination aus Fähigkeiten. Auf der arbeiten für dieses Ziel –
Wissensträgern, Business Datenschutzprofis und Grundlage von Standards, bei einer gleichzeitig
Ownern und dem internen Technologie kann jederzeit erprobten Prozessen und robusten und zeitgemäßen
Datenschutzteam. schnell und effizient Templates werden Datenschutz-Compliance.
reagiert werden. Aufgaben schnell und in
hoher Qualität erledigt.
Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 15Die Plattform Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 16
Nahtlose Zusammenarbeit Datenschutz Management erfordert die Mitwirkung von verschiedenen Seiten im gesamten Unternehmen. Die Plattform bietet einen zentralen Ort für diese Zusammenarbeit und damit eine echte Einbindung des Datenschutzes in das Unternehmen. Aufgaben werden bestimmten Personen zugewiesen, die für die Erledigung der Aufgaben verantwortlich sind. Alle Aktivitäten rund um die Aufgabenerledigung sind auf einen Blick erkennbar. Input und Feedback von den richtigen Stakeholdern, ob intern oder extern, können sofort eingeholt werden, indem man sie einfach zu einzelnen Aufgaben als Unterstützer hinzufügt. Die Kommunikation erfolgt an Ort und Stelle. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 17
Selbstlernende Workflows Intelligente Workflows ermöglichen es, die Schwarmintelligenz im Unternehmen zu nutzen. Mit dynamische Auswahllisten und Verknüpfungen werden bereits erfasste Informationen und Daten auch für zukünftige Aufgaben nutzbar gemacht. Intuitive Workflows führen die Nutzer:innen Schritt für Schritt durch alle Phasen der Aufgabenerledigung, die oft kompliziert und überwältigend sein kann. Die Einbindung anderer Mitarbeiter:innen, der einfache Zugriff auf relevante Daten und die direkte Kommunikation mit dem Datenschutzteam sorgen für Akzeptanz und Mitwirkung bei allen Beschäftigten. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 18
Für alle Bereiche des Datenschutzes Die Plattform deckt alle maßgeblichen Bereiche einer modernen und nachhaltigen Datenschutzorganisation ab. Vom Verarbeitungsverzeichnis bis hin zur Erfassung und Bearbeitung von Betroffenenanfragen. Jedes Modul wurde speziell entwickelt, um die schnelle Erledigung von Datenschutzaufgaben zu ermöglichen – mit umfangreichen Templates, Arbeitsabläufen und Prozessen, welche die Erledigung und Prüfung aller Datenschutzaufgaben ermöglichen. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 19
Integrierte Prüf- und Freigabeprozesse
Die Validierung aller abgeschlossenen Aufgaben durch einen Privacy Professional ist von entscheidender Bedeutung, um
sicherzustellen, dass aus Sicht des Datenschutzes alles abgedeckt ist. Die Prüfung und Genehmigung ist in die Plattform
integriert, damit diese für alle Aufgaben zentral verwaltet und nachgehalten werden können.
Wie Aufgaben über die Plattform erledigt werden:
Zu erledigen In Bearbeitung Prüfung Freigabe Kontrolle
Zuständige Personen Aufgaben werden Abgeschlossene Der Business Owner Fortschritt der
im Unternehmen unter der Aufgaben werden als gibt geprüfte Assets Bearbeitung,
werden für die Verantwortung des Assets zur Prüfung frei. Durch diesen Entwicklung von
Erledigung als Owners abgearbeitet übergeben. Schritt wird die Risiken, Datenflüsse
Verantwortliche – bei Bedarf unter Datenschutzprofis Übereinstimmung mit und die Auslastung
(Owner) bestimmt. Einbeziehung von werden bei ihrer den Geschäftszielen, - der Datenschutz-
weiteren Überprüfung durch grundsätzen und - organisation in
Unterstützern und automatisierte praktiken verschiedenen
Wissensträgern im Risikobewertungen gewährleistet. Bereichen kann über
Unternehmen. und -beurteilungen ein modernes
unterstützt. Dashboard überwacht
und gesteuert
werden.
Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 20Alles an einem Ort Herkömmliche Dokumentenmanagement- systeme sind nur begrenzt anwendbar und hilfreich für das Management von Datenschutz- Assets. Oftmals sehen sich Datenschutzteams daher einer Vielzahl an Versionen, unfertigen Dokumenten und Mark-ups ausgesetzt, ungewiss welches das jeweils aktuelle ist. Das Sortieren von Unterlagen und die damit verbundene Verwaltung ist kostspielig und zeitaufwändig. Mit der Plattform können alle Datenschutz-Assets im Unternehmen einfach über den Asset Space verwaltet, abgerufen und exportiert werden. Der Asset Space bietet schnellen Zugriff, intelligente Filterfunktionen und eine einfache gemeinsame Nutzung innerhalb des Unternehmens, mit verbundenen Unternehmen und Dritten. Gleichzeitig wird damit Dokumentations- und Rechenschaftspflichten entsprochen. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 21
Volle Transparenz & Kontrolle Ein übersichtliches und interaktives Dashboard mit vielen Funktionen ermöglicht die Überwachung und Steuerung der Einhaltung des Datenschutzes im Unternehmen in Echtzeit. Umfassende Compliance-Scores, Risikoindikatoren für jeden Bereich, Fortschrittsdokumentation und Aktivitäts-Tracker bieten umfassende Einblicke auf den Ist-Zustand auf einen Blick. Das Dashboard verfügt für jede Rolle im Unternehmen über die richtigen Berechtigungen und Kontrollfunktionen, die für die Steuerung einer effizienten Datenschutzorganisation benötigt werden. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 22
Lassen Sie uns anfangen. Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 23
Planung & Ressourcen
Bewertung des Zeitplan Mit dem On-
Aufwands ausarbeiten Boarding beginnen
Identifikation Modell für die
vorhandener Zusammenarbeit
Kapazitäten festlegen
Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 24Sprechen Sie uns gerne an
Dr. Tobias Fuchs Dr. Nikolai Wessendorf Kevin Kurth Maren Wienands
Partner | Head of Service Line Counsel | Digital Law Associate | Digital Law Privacy Consultant | Digital Law
Digital Law
tfuchs@deloitte.de nwessendorf@deloitte.de kkurth@deloitte.de mwienands@deloitte.de
+49 89 29036 6843 +49 89 29036 5235 +49 89 29036 5330 +49 89 29036 6108
Rosenheimer Platz 6 Rosenheimer Platz 6 Rosenheimer Platz 6 Rosenheimer Platz 6
81669 Munich 81669 Munich 81669 Munich 81669 Munich
Deloitte Legal 2021 PrivacyManager by Deloitte | Privacy at Scale 25Deloitte Legal means the legal practices of Deloitte Touche Tohmatsu Limited member firms, their affiliates or partner firms that provide legal services. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/de/UeberUns to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services; legal advisory services in Germany are provided by Deloitte Legal. Our global network of member firms and related entities in more than 150 countries and territories (collectively, the “Deloitte organization”) serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 330,000 people make an impact that matters at www.deloitte.com/de. This communication contains general information only, and none of Deloitte Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH or Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte organization”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No representations, warranties or undertakings (express or implied) are given as to the accuracy or completeness of the information in this communication, and none of DTTL, its member firms, related entities, employees or agents shall be liable or responsible for any loss or damage whatsoever arising directly or indirectly in connection with any person relying on this communication. DTTL and each of its member firms, and their related entities, are legally separate and independent entities.
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