Der perfekte Projektauftraggeber? Erfolgsfaktor Senior management! - Fachgruppenabend 28. April 2021 18:15, online Tobias Kreutter, Festo SE & Co ...
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Der perfekte Projektauftraggeber? Erfolgsfaktor Senior management! Fachgruppenabend 28. April 2021 18:15, online Tobias Kreutter, Festo SE & Co. KG Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 1
Tobias Kreutter IT-PMO bei Festo GPM Fachgruppe „PM goes Boardroom“ • Seit 1997 bei Festo www.festo.com • Seit 2015 bei der GPM aktiv www.pm-goes-boardroom.de Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 2
Go to menti.com and use the code 8729 2869 https://www.menti.com/ckqfhj5knt Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 3
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Agenda: Der perfekte Projektauftraggeber?" Erfolgsfaktor Seniormanagement Vorstellung Festo und “PM goes Boardroom” Proaktive Governance vs. reactive Zähmung Wetten dass…der perfekte Auftraggeber Gruppenarbeit und Ergebnisspräsentation Feedback mit 5-Finger Methode Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021
Festo in public perception: Bionic learning network Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021
Core Business: Factory Automation and Didactic Electric Drives Valve Terminals Pneumatic Drives Process Automation Didactic Air Preparation Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021
Festo – An independent privately held company > 33.000 Products > 300.000 Customers > 20.000 Employees 176 Countries ~3,0 Billion EURO Revenue 2020 .COM Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Die Fachgruppe „PM goes Boardroom“, I www.pm-goes-boardroom.de I Regelmäßige Artikel in der PMaktuell von und über die Fachgruppe, siehe z.B. aus 2020/03 I Regelmäßige Veranstaltungen und Vorträge Seite 10 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Erfolgsfaktor Governance I Projekterfolg ist mehr als nur Projektmanagementerfolg I Steigende Projektmanagementreife → PM Verantwortung in Aufbauorganisation → Governance! Seite 11 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Projekterfolg vs. Projektmanagementerfolg I Projektlebenszyklus: nur ein Teil des Investitionslebenszyklus (bzw. Business Case) I Zuständigkeitswechsel während Investitionslebenszyklus → Niemand ist letztlich verantwortlich I Evaluation der Performance von Projekten vs. von Business Cases I Erfolgsfaktor: Beherrschung der Projektvorphase >>> der Projektnachphase (in der aber der Nutzen entstehen sollte) Seite 12 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Aufgaben – Befugnisse – Verantwortlichkeiten eines LA Senior Management (lt. PM² „Appropriate Governance Gremium“) Strategie Projekt Auftrag Initiative Auftraggeber Projekt- /Lenkungsausschuss Leitung - Idee Projekt Tagesgeschäft Projektmanagement-Erfolg Projekt-Erfolg Auf Basis Projektauftrag: Auf Basis Business Case • in Zeit, in Budget, in Scope • Nutzen erzeugt, tangible + intangible • Qualität der Lieferobjekte • Mehrwert erreicht • wichtige Stakeholder sind • E=QxA zufrieden Ergebnis = Qualität x Akzeptanz Projektleitung → Projektumsetzung (Responsible) unterstützen Auftraggeber / Lenkungsausschuss → Nutzen und (Accountable) Mehrwert erzielen! Seite 13 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Erwartungen von und an den LA Senior Management (lt. PM² „Appropriate Governance Body“) regelt und tritt bei Bedarf (z.B. große Projekte) explizit auf Projektauftraggeber / Lenkungsausschuss Projektleitung / Projektteam Seite 14 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Steigende Projektmanagementreife Steigende Projektmanagementreife I Steigerung von PM-Maturity → immer stärker den nicht-PM-Core verbessern. I Je höher die PM Reife umso mehr muss in gute Governance investiert werden. I Nicht so PM affine Bereiche in Organisationen sind heute besonders gefordert und müssen ihr PM Know-how verbessern. I Auch Rollenbilder außerhalb des PMs sollten angepasst werden. Ist das Management „Too cool for school“? I Neue (agile) Vorgehensmodelle fordern nicht nur Entwicklungsteams, sondern auch vermehrt andere Stakeholder (z.B. Auftraggeber) Know-how aufzubauen, sich stärker einzubringen bzw. sich zu verändern. Seite 15 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Ebenen und Rollen der Projekt Governance Business Governing Appropriate Governance Body (AGB) Layer z.B. Geschäfts- oder Bereichsleitung Steering Projekt-Lenkungsausschuss Layer (Decision) Project Support Directing Projekt- P.-Auftragnehmer Layer Auftraggeber (Leitungsfunktion) Managing Business Projektleitung Layer (Action) Management Performing Business Vertreter Projektteam Layer z.B. User nach: PM² Methodology Guide der Europäischen Kommission, S. 23 Seite 16 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Benchmark -Tool Frageblöcke: I Organisatorische Rahmenbedingungen I Zusammenarbeit im LA I Verhältnis PAG/LA – Projekt I Verhältnis PAG/LA – Organisation www.pm-goes-boardroom.de Seite 18 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Benchmark -Tool Seite 19 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung Diskussionspunkte I Unterscheidung Projekterfolg vs. Projektmanagementerfolg – Verantwortliche? I Aufbauorganisation Linie vs. Projekt(orientierte) Organisation - Strukturen? I Governance in IT-Projekten proaktiv und selbstbewusst durchsetzen – Hindernisse? I IT als Treiber von Change (Prozesse, Informationstechnologie, Agilität, …) - wer ist für Change verantwortlich? I Ausbildungsprogramme für Management „Too cool for school“ I … Seite 20 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
Fachgruppe PM goes Boardroom Impuls – Proaktive Governance vs. Reaktive Zähmung …. I …wie versuchen wir nun dieses Wissen bei Festo zu nutzen? I Checkliste = Big Picture = Der perfekte Auftraggeber/LA Seite 21 Fachgruppe PM goes Boardroom, Workshop 25.03.2021, www.gpm-ipma.de KNOW-HOW
The perfect Project Ordering Party /Steering member – only a vision? Power PjM IQ EQ Excellent PjM knowledge PL and understanding of PjM 24/7 emergency hotline, methods, tools, processes continuous communication Ordering party High EQ -emotional intelligence- Provides resources PROJECT (and high IQ) Provides budget Fully supports the project, PL e.g. gets benefit of project Immediately decisions ? ! CRISIS, CONFLICTS, Support and coach PROBLEMS Project Manager Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 22
vision Special Thanks to all members of the IPMA DACH (GPM, spm, pma) Fachgruppe “PM goes Boardroom” >>> Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 23
- EDITION … man durch ein 5- Minuten Interview den Projekterfolg voraussagen kann Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 24
TOP, DIE WETTE GILT! Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 25
The perfect Project Ordering Party /Steering member – only a vision? Power PjM IQ EQ Excellent PjM knowledge PL and understanding of PjM 24/7 emergency hotline, methods, tools, processes continuous communication Ordering party High EQ -emotional intelligence- Provides resources PROJECT (and high IQ) Provides budget Fully supports the project, PL e.g. gets benefit of project Immediately decisions ? ! CRISIS, CONFLICTS, Support and coach PROBLEMS Project Manager Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 26
Wette Wette gewonnen verloren Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 27
Wetten Dass... ? ☺ Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 28
Wetten Dass... ? Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 29
Standard meets Reality ➔ das theoretische Wissen ist vorhenden = grünes Template, oder? Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 30
Problems! ➔ Actions? Care about the Project #ToCoolForSchool Management mindset ? How to qualify ? and culture change. Senior Management and ? ? Steering members? Is your HR committed? Maturity of your organization regarding: #Thinking in yearly slices > yearly individual targets #”Only” IT part in focus – not the whole project Project serves line #Benefit Management vs. #StandardMeetsReality – Bureaucratism? Line serves project #Strategy > Portfolio > Program > Project > Subproject Today? Tomorrow? Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 31
Diskussionspunkte in kleinen Gruppen Fragestellungen heute - • Do‘s and Don‘ts? • Erfolgreiche Ausbildungsprogramme mit Zielgruppe Senior Management • Agil?! Was ändert sich in Bezug auf Governancerollen (Senior Management) • … Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 32
Feedback Welcome! 5-Finger Methode Daumen: Was war und ist besonders gut? Zeigefinger: Was möchte ich mitteilen? Mittelfinger: Was war und ist nicht gut? Ringfinger: Wie läuft es auf der Teamebene, im sozialen Umfeld? Kleiner Finger: Was ist zu kurz gekommen? Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 33
Lesetipp ;-) aus der nächsten PMAktuell (2/2020) erscheint im Mai Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 34
Fachgruppen Abende Steinbeis-Transferzentrum IT-Projektmanagement Nächsten Termine der Fachgruppe: Zum Aufruf des - 17.5.03.2021: Hr. Mehrschad Zaeri Feedback-Formulars hybrides Projektdesign, Praxisbericht bitte QR-Code mit Handy scannen oder Link im Und was macht das STZ-ITPM sonst noch so… Jetzt im Handel: Chat folgen - 19.5.21 Start Lehrgang IPMA Level C/B - 10.6.21 Start Lehrgang IPMA Level D/Basiszertifikat - 15.9.21 Start Lehrgang IPMA Level D/Basiszertifikat Der Film zum Lehrgang: - https://www.youtube.com/watch?v=hLGKYZxu6QM Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021
Questions? Just ask! Now or later …see also http://ordering.party Feedback Welcome! Thank you ☺ Tobias Kreutter, Festo SE & Co. KG Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 36
Backup Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 37
Controlling = Planning - Monitoring – Steering ➔ Project controlling incl. hard AND soft facts Making decisions and initiate Providing of measures to achieve the planning- and Soft facts: planning- and target data target data Stakeholder, Steering Planning Risks, Quality, Mile intangible benefit, … Important: Stones Closed loop also for Hard facts: benefit and the desired * Budgets, €, $, impact of the project necessary! Resources, efforts, time, Monitoring Work progress, Recording of the actual data, Target- / actual data comparison, measurable benefits Variance analysis, prediction * Milestones like monthly reporting, steering meetings, classical project milestones after a phase, etc… Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 38
Qualification Program ProjectManagement@Festo Project Management qualification for Application of Project Project • Project Manager, Management methods Management • Project team members (e.g. iterative/agile, practice sequential/waterfall…) AND !!! and concepts to ensure • Managers project success by Knowledge excellent Project Management Attitude & Motivation Skill & Qualification Effectively takes on a Project leadership role in a Leadership temporary project (nondisciplinary) (outside of a formal disciplinary ➔2 Project Management competences for employee development relationship) Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 39
Status quo: Looks like an organisational topic, a culture topic ! Success factor is to have people with competences in all 3 ➔ Lets check the standards!! dimensions of the triangle #Strategy > Portfolio > Program > Project > Subproject ? Strategy without implementation generates no value, no benefit !! Planed programs derived from the strategy are implemented via projects in a portfolio PPM Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 40
Organisation Terms & Definitions Project portfolio Multi project management: Project portfolio Program ➔ see DIN 69909 & DIN 69901 Program Project Program Project Project Project Project Project Project Project Project Project Project Project portfolio Program Program Project Project Project Project Project Project Project Project Project Project Project Program Project Project Project Project Project Program Project Project Project Project Project Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 41
Multi project management … Terms & Definitions … organizational and procedural frame for the management of several, individual projects (DIN 69909) according to DIN Project portfolio … … summary of projects and programs in a differentiated area of responsibility for permanent superordinate planning and controlling purposes (DIN 69909) Program … … quantity of projects that are interconnected, pursue a common superordinate goal and end at the latest with the achievement of the target (DIN 69909) Project … ... Projects which are essentially characterized by the uniqueness of the conditions as a whole. Example: Target, temporal, financial, personnel or other limitations, project-specific organization (DIN 69901) Project management office … ... cross-project support task for the implementation and optimization of project management systems as well as operational support for projects and those involved in a projects (DIN 69901) Project office … … to a single project related function that provides support for the project (DIN 69901) Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 42
Qualification Program ProjectManagement@Festo General concept with 3 categories and 4 target groups in the context of Project Management Project Management …inhouse by external Soft skills* IT specific topics …by internal Trainer Trainer Line Manager Setting up a Steering ✓ Different Roles of a ° Trainings offered from and Project Org. (½ day) Manager in P. (2 days)* Global IT for Global IT A/B Project Manager • Lessons Learned IPMA Certification • Lead in Matrix Org* • Agile development (½ day), D-C-B Level (x days) • …* e.g. SCRUM, DevOps • Introduction to • Cloud native C/D Project Manager Project manager • Presentations* • Demand Mgmt. Agility (1day) ✓ Training (5 days)* ✓ • Leading teams, …* • Ticket System • IT processes Project team member, Project Mgmt compact ° • DISG* • Releasemgmt. everyone (½ day) ✓ • Communication* ✓ ✓ • … *Standard Festo Academy seminar ✓ Training in EN already available °covered in other qualification concepts by the Festo Academy Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 43
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Thesis 1. Agile methods are not efficient, Agile methods are effective Lean and Six Sigma are efficient but (in general) not innovative 2. There is NO such thing as an 'Agile project'. There are only 'projects'. 3. Agile roles are not people. The roles are fulfilled by people. 4. There are ordering parties and (end) users. 5. Be serial in the large, and iterative in the small. #LimitWIP – Work in progress, Backlog 6. Agile mindset helps also in line and ‘waterfall projects’ 7. Be as Agile as needed, Speak Agile, but also speak ‘organization’. 8. ‘Celebrate failure’ as a way to openly discuss mistakes and accelerate learning. 9. SCRUM is a product development method, no PjM Method 10. Perfect team size is 7 (+-2) - don’t mix team with department/line responsibility Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 45
Team size 7±2 Communication ways with … Communication ways 12 Members ➔ 66 11 Members ➔ 55 10 Members ➔ 45 The more members a Team has the 9 Members ➔ 36 more communication ways are 8 Members ➔ 28 available for interactions. 7 Members ➔ 21 6 Members ➔ 15 5 Members ➔ 10 4 Members ➔ 6 ∗ −1 > 9 to many Communication ways Communication ways = 2 < 5 to much Overhead/Admin ➔ Don‘t mix team with department! Tobias Kreutter Fachgruppenabend 28. April 2021 46
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